Электронные таблицы Google на службе у бухгалтера и аудитора

Электронные таблицы Google на службе у бухгалтера и аудитора

 

Недавно знакомый аудитор поделился следующей проблемой. Регулярно выезжая на проверки к клиентам в другие города, он работает с их информационными базами: формирует отчеты в бухгалтерской программе (чаще всего попадается «1С» разных версий) и экспортирует в Excel. Бывает, что нужно привлечь к работе коллег, оставшихся в головном офисе аудиторской фирмы: разослать им файл, а потом свести результаты работы всех воедино. Согласитесь, при большом объеме данных эта задача — сама по себе не из легких, не говоря уже о том, что важно не запутаться в разных версиях файла. Решить эту проблему поможет один из сервисов популярного интернет-портала Google — «Документы Google», а точнее, его табличный редактор Spreadsheets. Юрий ЦЫГАНОК, главный редактор, сертифицированный бухгалтер-практик (CAP)

 

В свое время на страницах «Б & К» были в общих чертах описаны возможности сервиса «Документы Google» (см. «Б & К», 2008, № 3, 4). Этот интернет-сервис находится по адресу

http://docs.google.com и подобно обычному пакету офисных программ содержит в себе табличный редактор, текстовый редактор и средство создания электронных презентаций. То есть в ряду случаев «Документы» (будем называть их так для краткости) в состоянии заменить тот же MS Office, который к тому же стоит немалых денег. Впрочем, здесь нужно сделать оговорку: «Документы» не предназначены для оформления документов, полностью готовых к выводу на печать. Конечно, распечатать таблицу или текст можно (и команда такая в меню имеется), но вот создать печатный бланк, каждая ячейка которого должна иметь на бумаге строго заданную ширину и высоту, — вряд ли (для этого набранный текст или таблицу лучше перенести в обычный офисный пакет и уже там смакетировать и распечатать).

Зато у «Документов» есть несомненное преимущество — возможности совместной работы. Чтобы организовать работу нескольких человек над одним и тем же документом или электронной таблицей, вам больше не придется рассылать файлы по электронной почте, а затем, получив обратно результаты труда коллег, сверять их и сводить результаты работы воедино. Достаточно дать доступ к документу или электронной таблице Google всем своим коллегам, которые имеют к нему отношение (для этого они должны быть зарегистрированы в бесплатной почтовой службе Gmail), и тогда несколько человек одновременно, находясь в разных местах, смогут заполнять электронную таблицу, вводить свои данные и выполнять вычисления. Такую возможность высоко оценят аудиторы, работающие на выезде у своих клиентов и нуждающиеся в том, чтобы к работе с данными клиента привлечь своих коллег, оставшихся в офисе. Не говоря уже о том, что любой пользователь может работать со своими таблицами и документами везде, где есть компьютер с доступом к Интернету, не занимаясь постоянным копированием на флешку и переносом файлов с места на место, а также не пытаясь судорожно вспомнить, та ли это версия документа. В «Документах» вам всегда доступна одна версия вашего документа — самая последняя, и при этом с историей всех изменений.

Но давайте обо все по порядку. Вначале, проводя аналоги со знакомым всем MS Excel, я расскажу, как создать в «Документах» новую электронную таблицу, заполнить ее данными, внести формулы и провести вычисления. Затем — как перенести электронную таблицу с отчетом из «1С: Бухгалтерии». А в следующем номере пользователям, которые нуждаются в средствах коллективной работы, поясню, как предоставить доступ к электронной таблице другим пользователям и наладить совместную работу. Наконец, покажем, как выгрузить результаты коллективной работы в «Документах» во внешний файл, например, в формате того же Excel. Итак…

 

Создание новой электронной таблицы

Приступая к созданию новой электронной таблицы, предполагаем, что вы уже не новичок в использовании сервисов

Google и у вас уже есть там аккаунт (учетная запись). Выяснить, есть ли он у вас, очень просто. Если у вас есть бесплатный почтовый ящик на сервисе Gmail.com (например, buhgalter@gmail.com), значит, у вас уже есть и аккаунт для доступа ко всем остальным сервисам Google, включая «Документы».

В таком случае заходим на страницу

http://docs.google.com любым доступным вам способом — то ли непосредственно введя этот адрес в адресную строку, то ли через список сервисов Google в самом верху страницы. Во втором случае, если вы еще не использовали «Документы», то, скорее всего, вам нужно будет открыть страницу со списком всех сервисов (ссылка «Еще — Все продукты >>») и уже из него выбрать то, что вам нужно.

Предположим, что вы сделали это, и теперь перед вами главная страница сервиса «Документы» (рис. 1).

Жмем кнопку «

Новый» (она расположена слева вверху, под логотипом Google) и в открывшемся ниспадающем списке выбираем тип документа, который хотим создать. Чтобы создать новую электронную таблицу, нужно выбрать «Spreadsheet» (а если же вам нужно создать текстовый документ, выберите «Document»; если электронную презентацию — «Presentation»).

В результате будет создана новая пустая электронная таблица с надписью «

Несохраненная таблица». Можете сразу же приступать к работе с ней.

 

Ввод данных и вычисления

Электронная таблица Google Spreadsheets по своей структуре очень похожа на привычный

MS Excel.

Изначально в новой электронной таблице только один рабочий лист — его ярлычок «

Лист1» вы обнаружите на привычном месте, слева внизу под таблицей. Значок «стрелка вниз» справа от названия листа открывает возможные варианты действия с листом («Удалить», «Создать копию», «Переименовать», «Защита листа», «Сдвинуть вправо>>», «<<Сдвинуть влево»). А слева в углу находится кнопка «Добавить лист».

Сам рабочий лист представляет собой заготовку таблицы размером 20 столбцов (

A…T) на 100 строк. Ячейки таблицы, как и в Excel, адресуются в стиле «A1», но в отличие от последнего нельзя задать стиль ссылок «R1C1», при котором столбцы, как и строки, нумеруются цифрами (впрочем, большинству пользователей это и не нужно). При необходимости строки и столбцы можно добавлять.

Что примечательно: первую строку Google по умолчанию предлагает использовать для заголовков колонок таблицы. Поэтому эта строка зафиксирована, а линейка прокрутки действует только начиная со второй строки. Если же в вашей таблице ряды данных должны быть расположены не по столбцам, а по строкам, то можно зафиксировать первую колонку с заголовками — вертикальный разделитель разместить между столбцами «

A» и «B» (а горизонтальный, если он не нужен, поднять выше, над строкой 1, — там он станет неактивным).

Ввод данных и формул в ячейки таблицы также аналогичен MS Excel. Чтобы что-либо ввести в ячейку, ее следует сделать активной («подсветить» ячейку мышью либо перейти к ней навигационными клавишами со стрелками) и начать ввод.

Если вы хотите ввести формулу, то вначале следует вести в ячейку знак равенства «

=». Далее следует математическое или логическое выражение, которое может использовать ссылки на другие ячейки. Если нужно сослаться на другой рабочий лист, то имя листа и ячейки на ней разделяются восклицательным знаком «!». Например, ссылка на ячейку А1 листа «Лист1» выглядит следующим образом: «=Лист1!A1».

Как видите, основные правила работы с электронными таблицами в Google такие же, как и в MS Excel, поэтому подробно на них останавливаться нет смысла. А вот что отличается, так это названия вычислительных функций. Поэтому для вашего удобства ниже приведена таблица соответствия финансовых и некоторых других, наиболее часто востребованных функций MS Excel и Google Spreadsheets.

 

Некоторые функции MS Excel и их аналоги в Google Spreadsheets

Функция MS Excel	Функция Google Spreadsheets	Что делает
1	2	3
Финансовые
Чпс()	NPV (Ставка, значение_1, значение_2, ... значение_30)	Чистая приведенная стоимость инвестиции с учетом ряда периодических денежных потоков и ставки дисконта. Ставка — это ставка дисконта за период. Значение_1, значение_2, ... значение_30 — это значения, соответствующие вложениям и изъятиям
Всд()	IRR(значения, оценка)	Внутренняя норма прибыли на инвестиции. Значения соответствуют значениям движения денежных средств через равные промежутки времени. Хотя бы одно значение должно быть отрицательным (выплаты), и хотя бы одно значение должно быть положительное (прибыль). Значения — это массив значений. Оценка (необязательный параметр) — это расчетное значение. При наличии небольшого числа значений вычисление начнется только после указания начальной оценки
Пс()	PV(ставка, КОЛ_ПЕР, ПЛТ, БС, тип)	Текущая стоимость инвестиции, вытекающая из серии регулярных выплат. Ставка — это процентная ставка за период. КОЛ_ПЕР — это общее количество периодов выплат. ПЛТ — это регулярный платеж за период. БС (необязательный параметр) — это будущая стоимость, которая останется после совершения последней выплаты. Тип (необязательный параметр) определяет срок выплаты в начале (1) или в конце (0) периода
КПер()	NPER(ставка, ПЛТ, ТС, БС, тип)	Количество периодов для инвестиции исходя из периодических и постоянных платежей, а также постоянной процентной ставки. Ставка — это периодическая процентная ставка. ПЛТ — это постоянный платеж (аннуитет), выплачиваемый за каждый период. ТС — это текущая (денежная) стоимость последовательности платежей. БС (необязательный параметр) — это будущая стоимость, которая будет достигнута в конце последнего периода. Тип (необязательный параметр) определяет срок выплаты в начале (1) или в конце (0) периода
Ставка()	RATE(КОЛ_ПЕР, ПЛТ, ТС, БС, тип, оценка)	Постоянная процентная ставка за период аннуитета. КОЛ_ПЕР — это общее число периодов, в течение которых осуществляются выплаты (период выплаты). ПЛТ — это постоянный платеж (аннуитет), выплачиваемый за каждый период. ТС — это денежная стоимость в последовательности платежей. БС (необязательный параметр) — это будущая стоимость, которая будет достигнута на момент окончания периодических выплат. Тип (необязательный параметр) определяет срок выплаты в начале (1) или в конце (0) периода. Оценка (необязательный параметр) определяет предполагаемое значение процента в результате интерактивного вычисления
Плт()	PMT(ставка, КОЛ_ПЕР, ТС, БС, тип)	Периодический платеж по аннуитету согласно постоянным процентным ставкам. Ставка — это периодическая процентная ставка. КОЛ_ПЕР — это число периодов, в течение которых выплачивается аннуитет. ТС — это текущая (денежная) стоимость последовательности платежей. БС (необязательно) — это будущая стоимость, которую необходимо получить на окончание периодических платежей. Тип (необязательный параметр) определяет срок выплаты в начале (1) или в конце (0) периода
Математические, статистические, функции даты и прочие
Сумм()	SUM (число_1, число_2, ... число_30)	Складывает все числа в диапазоне ячеек. Число_1, число_2, ... число_30 — до 30 аргументов, сумму которых необходимо найти. Диапазон можно также ввести с помощью ссылок на ячейки
СуммЕсли()	SUMIF(диапазон, критерии, суммарный_диапазон)	Суммирует ячейки, определенные заданными критериями. Диапазон — это диапазон, к которому применяются критерии. Критерии — это ячейка, в которой отображается критерий поиска, или критерий поиска сам по себе. Суммарный_диапазон — это диапазон, значения в котором суммируются. Если он не указан, суммируются значения, найденные в диапазоне
СуммПроизв()	SUMPRODUCT(массив 1, массив 2, ...массив 30)	Перемножает соответствующие элементы в заданных массивах и выводит сумму таких произведений. Массив 1, массив 2, ... массив 30 — это массивы, соответствующие элементы которых нужно перемножить. Хотя бы один массив должен входитьв список аргументов. Если задан только один массив, суммируются все элементы массива
Счет()	COUNT(значение_1, значение_2, ... значение_30)	Подсчитывает количество чисел в списке аргументов. Текстовые значения не учитываются. Значение_1, значение_2, ... значение_30 — это значения или диапазоны для подсчета
СчетЕсли()	COUNTIF(диапазон, критерии)	Возвращает число элементов, соответствующих определенным критериям, в заданном диапазоне ячеек. Диапазон — это диапазон, к которому применяются критерии. Критерии — это критерии в виде числа или символа, по которым считаются ячейки
СчетЗ()	COUNTA(значение_1, значение_2, ... значение_30)	Подсчитывает количество значений в списке аргументов. Текстовые значения также учитываются, даже если они содержат пустые строки нулевой длины. Если аргумент является массивом или ссылкой, пустые ячейки внутри массива или ссылки не учитываются. Значение_1, значение_2, ... значение_30 — это до 30 аргументов, соответствующих значениям для подсчета
СчитатьПустоты()	COUNTBLANK(диапазон)	Возвращает число пустых ячеек. Диапазон — это диапазон ячеек, в котором необходимо подсчитать число пустых ячеек
Если()	IF (проверка, значение_тогда, значение_иначе)	Определяет правила проведения логической проверки. Проверка — это любое значение или выражение, которое может иметь значение ИСТИНА или ЛОЖЬ. Значение_тогда (необязательный параметр) — это значение, которое возвращается, если логическая проверка имеет значение ИСТИНА. Значение_иначе (необязательный параметр) — это значение, которое возвращается, если логическая проверка имеет значение ЛОЖЬ
Макс()	MAX (число_1, число_2, ... число_30)	Возвращает максимальное значение в списке аргументов. Число_1, число_2, ... число_30 — это числовые значения или диапазоны
Мин()	MIN (число_1, число_2, ... число_30)	Находит минимальное значение среди параметров
Округл()	ROUND(число, счет)	Округляет заданное число до определенного количества знаков после запятой согласно математическим правилам. Счет (необязательный параметр) — это число разрядов, до которого необходимо округлить заданное число. Если параметр счета отрицательный, округляется только целая часть числа. Она округляется до позиции, установленной счетом
Год(Дата), Месяц(), День()	YEAR(дата), MONTH(дата), DAY(дата)	Эти функции выделяют из даты номер года, месяца и дня. Например, значение «YEAR (“25.11.2007”)» равно «2007», «MONTH(“25.11.2007”)» равно «11», «DAY(“25.11.2007”)» равно «25». Кавычки в данном случае обязательны. Разумеется, в качестве параметра можно указать ячейку рабочего листа, в которой записана дата
Остат()	MOD(делимое, делитель)	Возвращает остаток после деления заданного числа на делитель. Делимое — это число, которое делится на делитель. Делитель — это число, на которое делится делимое.
Сегодня()	TODAY()	Возвращает текущую системную дату компьютера. Значение обновляется при перерасчете документа
Текст()	TEXT(число, формат)	Преобразует число в текст заданного формата. Число — это числовое значение, которое необходимо преобразовать. Формат — это текст, который определяет формат. Используются разделители десятичных и тысячных разрядов в зависимости от параметров языка, указанных в формате ячейки.
Впр()	VLOOKUP(критерий_поиска, массив, индекс, порядок_сортировки)	Выполняет вертикальный поиск со ссылкой на соседние ячейки справа. Если заданное значение содержится в первом столбце массива, значение возвращается в строку указанного столбца массива, определенную индексом. Критерий_поиска — это точное значение, по которому будет выполняться поиск в первом столбце массива. Массив — это ссылка, которая должна включать не менее двух столбцов. Индекс — это номер столбца в массиве, содержащем значение, по которому выполняется поиск. Первый столбец имеет номер 1. Порядок_сортировки (необязательный параметр) указывает, нужно ли сортировать первый столбец массива по возрастанию

　

Электронную таблицу со всеми ее данными и формулами, которую вы создадите, нужно сохранить. Но сохраняется она не на вашем компьютере, а непосредственно на сервере Google, там же, где вы с ней и работали. И поверьте, эти сервера много крат надежнее любого настольного компьютера. Для того чтобы сохранить таблицу, нужно в меню «

Файл» выбрать команду «Сохранить и закрыть» и в ответ на вопрос «Сохранить таблицу как:» ввести имя вашей таблицы. После этого вы сможете работать с ней везде, где есть компьютер с подключением к сети Интернет.

 

Загрузка в «Документы Google» существующих файлов

Если вам нужно работать в «Документах» с уже существующей электронной таблицей, документом или презентацией MS Office, то прежде всего их нужно загрузить в Google.

Есть определенные требования к типу и размеру файлов, которые можно загружать в «Документы». В частности, электронные таблицы должны иметь размер до 1 Мб и храниться в файлах Microsoft Excel (*.xls, *.xlsx) и OpenDocument (*.ods). Есть еще одни допустимый формат — текст с разделителями-запятыми (*.csv), но он распространен гораздо меньше.

Загрузить любой из таких файлов не составит труда. Для этого, находясь в главном меню «Документов», нужно нажать кнопку «

Загрузить» (рис. 1). Затем на следующей странице в секции «Загрузить файл» нужно нажать кнопку «Обзор», найти и выбрать нужный файл, а затем нажать здесь же кнопку «Загрузить файл» (рис. 3).

В результате ваш файл окажется в Google, пригодный для дальнейшей обработки или предоставления совместного доступа другим пользователям.

Команда загрузки файла доступна не только в главном меню «Документов», но и в каждом из приложений: табличном редакторе, текстовом редакторе и т. п. Для этой цели в меню «

Файл» есть команда «Импорт…». Если ее выбрать, появится окошко «Импорт файла» с предложением указать загружаемый файл. Достаточно найти и выбрать нужный файл, а после того как Google немного подумает и сообщит вам «Файл успешно импортирован», нажать на ссылку «Открыть сейчас».

 

перенос данных из
«1С: Бухгалтерии 7.7»

Как уже было сказано выше, возможности «Документов Google» по организации совместной работы с данными очень востребованы аудиторами (именно из такой потребности и родилась эта статья). Данные могут быть получены из любой бухгалтерской программы, позволяющей экспортировать их в файлы электронных таблиц. Есть такая возможность и в «1С: Бухгалтерии» различных версий. Начнем с версии 7.7.

Итак, в «1C» формируем нужный отчет, когда он готов, даем команду «

Файл — Сохранить как», вводим название файла (или соглашаемся с названием по умолчанию), место его сохранения и выбираем тип файла «Таблица Excel (*.xls)», после чего нажимаем кнопку «Сохранить».

В принципе можно экспортировать отчет и в текстовый формат *.txt, но тогда будут потеряны такие параметры форматирования, как размеры и начертание шрифтов, ширина колонок, границы и т. п. Если же вы выберете экспорт в формат «

HTML Документ (*.htm)», то потом в «Документах» сможете открыть его только в текстовом редакторе. Понятно, что в этом случае вы не сможете обрабатывать численные данные отчета. Так что наиболее предпочтительным форматом экспорта отчетов «1С» для дальнейшего использования в табличном редакторе Google SpreadSheets является именно формат Excel (*.xls).

Следующий нюанс, связанный с экспортом, заключается в том, что «1С: 7.7» сохраняет данные в формат Excel версии 5.0/95. Это очень старый формат, и при переносе в «Документы» тексты, набранные кириллицей, будут отображаться некорректно.

Чтобы избежать этого, необходимо открыть сохраненный файл в Excel и выполнить команду «

Файл — Сохранить как». В открывшемся окне вы убедитесь, что тип файла, в котором ваш отчет был сохранен по умолчанию, — «Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)». Нужно выбрать здесь более новый универсальный формат «Книга Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95 (*.xls)» (он идет следующим по порядку в ниспадающем списке типов файлов) и нажать кнопку «Сохранить».

Сохраненный таким образом файл можно смело загружать в табличный редактор Google Spreadsheets.

 

Перенос данных из «1С: Бухгалтерии 8.0»

Здесь почти все так же, как и в предыдущей версии, с небольшим отличием: для выгрузки сформированного отчета следует воспользоваться командой «

Файл — Сохранить копию…» (именно «Сохранить копию…», а не «Сохранить как…»), выбрав тип файла «Лист Excel (*.xls)».

Как и предыдущая версия, «1С: 8» сохраняет данные в формат Excel версии 5.0/95. Поэтому для правильного переноса кириллицы в табличный редактор Google Spreadsheets таблицу необходимо пересохранить в более новый универсальный формат «

Книга Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95 (*.xls)».

Порядок дальнейшей загрузки электронной таблицы в табличный редактор Google Spreadsheets идентичен описанному выше в подразделе о переносе данных из версии «1С: 7.7».

 

Перенос данных из «1С: Бухгалтерии 8.1»

В отличие от версии 8.0 в версии 8.1 уже на этапе экспорта отчета можно выбрать версию формата таблиц Excel: 95 или 97. Естественно, для наших с вами целей — переноса данных в табличный редактор Google Spreadsheets — нужно выбрать более поздний тип файла «

Лист Excel97 (*.xls)».

Порядок дальнейшей загрузки электронной таблицы в табличный редактор Google Spreadsheets идентичен описанному выше в подразделе о переносе данных из версии «1С: 7.7».

　

Предоставление совместного доступа

Как происходит процесс совместной работы?

Прежде всего вы открываете новый документ в «Документах Google» или пересылаете туда один из документов со своего компьютера. Как это сделать, описано выше.

После открытия файла необходимо зайти в раздел «

Совместный доступ», который находится в верхнем правом углу экрана. Откроется окно, изображенное на рис. 4.

Далее выбираете из своей адресной книги Gmail людей, которых хотите пригласить к работе, и отправляете им приглашения или просто вводите их адреса в поле «

Пригласить».

Перед отправкой нужно уточнить права приглашаемых: будут они соавторами или только читателями, смогут ли потом сами приглашать других пользователей (о возможных правах — чуть позже).

Приглашенные получают

письмо вида:

«

Вам предоставлен доступ к документу "журнал":

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=t55 evnzOr6KlR8VGDgfPaAA& inv=alexanlevin@gmail.com&t=8629511237735092161&guest

Этот документ не прилагается к письму, а хранится в Интернете, в службе "Документы Google". Чтобы открыть документ, перейдите по приведенной выше ссылке.»

Когда ваш коллега получит такое письмо, он поймет, что его приглашают к работе над документом, перейти к которому можно по указанной ссылке. Причем перейти по этой ссылке может не кто угодно, а только обладатель аккаунта (учетной записи) Google, указанного в свойствах этого документа. Остальным будет выдана ошибка. Так что, даже если письмо по ошибке придет постороннему человеку, он не сможет получить доступ к конфиденциальной информации (каковой, естественно, является бухгалтерская информация клиента, с которой работает аудитор).

 

Ну что ж, на сегодня достаточно. Полагаю, изложенного в статье достаточно, чтобы показать: Google Spreadsheet (да и вообще «Документы Google») является не только полноценным табличным редактором, но и инструментом коллективной работы с электронными таблицами. А такую возможность вам не предоставит ни один пакет офисных программ, будь то MS Office, OpenOffice или любой другой.