Теми статей
Обрати теми

Електронні таблиці Google на службі в бухгалтера та аудитора

Редакція БК
Стаття

 Електронні таблиці Google на службі в бухгалтера та аудитора

 

img 1 

Нещодавно знайомий аудитор поділився такою проблемою. Регулярно виїжджаючи на перевірки до клієнтів в інші міста, він працює з їх інформаційними базами: формує звіти в бухгалтерській програмі (найчастіше це «1С» різних версій) та експортує в Excel. Трапляється, що потрібно залучити до роботи колег, які залишилися в головному офісі аудиторської фірми: розіслати їм файл, а потім звести результати роботи всіх воєдино. Погодьтеся, при великому обсязі даних це завдання — саме по собі не з легких, не говорячи вже про те, що важливо не заплутатися в різних версіях файлу. Вирішити цю проблему допоможе один із сервісів популярного інтернет-порталу Google — «Документи Google», а точніше, його табличний редактор Spreadsheets.

Юрій ЦИГАНОК, головний редактор, сертифікований бухгалтер-практик (CAP)

 

Свого часу на сторінках «Б & К» було в загальних рисах описано можливості сервісу «Документи Google» (див. «Б & К», 2008, № 3, 4). Цей інтернет-сервіс знаходиться за адресою

http://docs.google.com та подібно до звичайного пакета офісних програм містить у собі табличний редактор, текстовий редактор та засіб створення електронних презентацій. Тобто в деяких випадках «Документи» (називатимемо їх так скорочено) у змозі замінити той же MS Office, який до того ж коштує чималі гроші. Утім, тут слід зробити застереження: «Документи» не призначено для оформлення документів, повністю готових до роздрукування. Звичайно, роздрукувати таблицю чи текст можна (і команда така в меню є), але створити друкарський бланк, кожна комірка якого повинна мати на папері точно задану ширину і висоту — навряд чи (для цього набраний текст або таблицю краще перенести до звичайного офісного пакета і вже там змакетувати та роздрукувати).

Зате в «Документів» є безперечна перевага — можливості спільної роботи. Щоб організувати роботу декількох чоловік над одним документом або електронною таблицею, вам більше не доведеться розсилати файли електронною поштою, а потім, отримавши результати праці колег, звіряти їх та зводити результати роботи воєдино. Достатньо надати доступ до документа або електронної таблиці Google усім своїм колегам, які мають до нього відношення (для цього їх має бути зареєстровано в безоплатній поштовій службі Gmail), і тоді декілька осіб одночасно, знаходячись у різних місцях, зможуть заповнювати електронну таблицю, вводити свої дані та виконувати обчислення. Таку можливість високо оцінять аудитори, які працюють на виїзді у своїх клієнтів та потребують, щоб до роботи з даними клієнта залучити своїх колег, які залишилися в офісі.

Не говорячи вже про те, що будь-який користувач може працювати зі своїми таблицями та документами скрізь, де є комп’ютер з доступом до Інтернету, не займаючись постійним копіюванням на флешку та перенесенням файлів з місця на місце, а також не намагаючись гарячково пригадати, чи та це версія документа. У «Документах» вам завжди доступна одна версія вашого документа — найостанніша, і при цьому з історією всіх змін.

Але давайте про все за порядком. Спочатку, проводячи аналогії із знайомим усім MS Excel, я розповім, як створити в «Документах» нову електронну таблицю, заповнити її даними, унести формули та провести обчислення. Потім — як перенести електронну таблицю зі звітом з «1С: Бухгалтерії». А в наступному номері користувачам, які потребують засобів колективної роботи, поясню, як надати доступ до електронної таблиці іншим користувачам та налагодити спільну роботу. Нарешті, покажемо, як вивантажити результати колективної роботи в «Документах» у зовнішній файл, наприклад, у форматі того ж Excel. Отже…

 

Створення нової електронної таблиці

Приступаючи до створення нової електронної таблиці, припускаємо, що ви вже не новачок у використанні сервісів Google і у вас уже є там акаунт (обліковий запис). З'ясувати, чи є він у вас, дуже просто. Якщо у вас є безоплатна поштова скринька на сервісі Gmail.com (наприклад,

buhgalter@gmail.com), це означає, що у вас уже є й акаунт для доступу до решти сервісів Google, включаючи «Документи».

У такому разі заходимо на сторінку

http://docs.google.com будь-яким доступним вам способом: чи то безпосередньо ввівши цю адресу до адресного рядка, чи то через список сервісів Google угорі сторінки. У другому випадку, якщо ви ще не використовували «Документи», то, найімовірніше, вам потрібно буде відкрити сторінку зі списком усіх сервісів (посилання «Еще — Все продукты >>») і вже з нього вибрати те, що вам потрібно.

Припустимо, що ви зробили це, і тепер перед вами головна сторінка сервісу «Документи» (рис. 1).

img 2

Натискуємо на кнопку «

Новый» (вона розташована ліворуч угорі, під логотипом Google) і у випадному списку, що відкрився, вибираємо тип документа, який маємо намір створити. Щоб створити нову електронну таблицю, слід вибрати «Spreadsheet» (а якщо потрібно створити текстовий документ, виберіть «Document», якщо електронну презентацію — «Presentation»).

У результаті буде створено нову порожню електронну таблицю з написом «

Несохраненная таблица». Можете відразу ж приступати до роботи з нею.

 

Уведення даних та обчислення

Електронна таблиця Google Spreadsheets за своєю структурою дуже схожа на звичний MS Excel.

Первісно в новій електронній таблиці тільки один робочий лист — його ярличок «

Лист1» ви виявите на звичному місці — ліворуч унизу під таблицею. Значок «стрілка вниз» праворуч від назви листа відкриває можливі варіанти дії з листом («Удалить», «Создать копию», «Переименовать», «Защита листа», «Сдвинуть вправо>>», «<<Сдвинуть влево»). А ліворуч у кутку знаходиться кнопка «Добавить лист».

img 3

Сам робочий лист являє собою заготовку таблиці розміром 20 стовпців (A…T) на 100 рядків. Елементи таблиці, як і в Excel, адресуються у стилі «

A1», але на відміну від останнього, не можна задати стиль посилань «R1C1», при якому стовпці, як і рядки, нумеруються цифрами (утім, більшості користувачів це і не потрібно). За необхідності рядки та стовпці можна додавати.

Зверніть увагу: перший рядок Google за умовчанням пропонує використовувати для заголовків колонок таблиці. Тому цей рядок зафіксовано, а лінійка прокрутки діє тільки починаючи з другого рядка. Якщо ж у вашій таблиці рядки даних має бути розташовано не за стовпцями, а за рядками, то можна зафіксувати першу колонку із заголовками — вертикальний роздільник розмістити між стовпцями «A» і «B» (а горизонтальний, якщо він не потрібний, підняти вище, над рядком 1 — там він стане неактивним).

Уведення даних та формул до елементів таблиці також аналогічне MS Excel. Щоб щось увести до комірки, її слід зробити активною («підсвітити» комірку мишею або перейти до неї навігаційними клавішами зі стрілками) та розпочати введення.

Якщо ви маєте намір ввести формулу, то спочатку слід увести до комірки знак рівності «

=». Далі йде математичний або логічний вираз, який може використовувати посилання на інші комірки. Якщо потрібно послатися на інший робочий лист, то ім’я листа та комірки на ньому розділяються знаком оклику «!». Наприклад, посилання на комірку А1 листа «Лист1» виглядає так: «=Лист1!A1».

Як бачите, основні правила роботи з електронними таблицями в Google такі самі, як і в MS Excel, тому докладно на них зупинятися немає сенсу. А от що відрізняється, так це назви обчислювальних функцій. Тому для зручності далі наведено таблицю відповідності фінансових та деяких інших найпопулярніших функцій MS Excel та Google Spreadsheets.

 

Деякі функції MS Excel та їх аналоги в Google Spreadsheets

Функція MS Excel

Функція Google Spreadsheets

Що робить

1

2

3

Фінансові

Чпс()

 

NPV (Ставка, значення_1, значення_2 ... значення_30)

 

Чиста приведена вартість інвестиції з урахуванням деяких періодичних грошових потоків та ставки дисконту. Ставка — це ставка дисконту за період. Значення_1, значення_2 ... значення_30 — це значення, що відповідають вкладенням та вилученням

Всд()

 

IRR(значення, оцінка)

 

Внутрішня норма прибутку на інвестиції. Значення відповідають значенням руху грошових коштів через рівні проміжки часу. Хоча б одне значення має бути від’ємним (виплати) і хоча б одне значення має бути додатним (прибуток). Значення — це масив значень. Оцінка (необов’язковий параметр) — це розрахункове значення. За наявності невеликої кількості значень обчислення почнеться тільки після зазначення початкової оцінки

Пс()

 

PV(ставка, КОЛ_ПЕР, ПЛТ, БС, тип)

 

Поточна вартість інвестиції, що випливає з серії регулярних виплат. Ставка — це відсоткова ставка за період. КОЛ_ПЕР — це загальна кількість періодів виплат. ПЛТ — це регулярний платіж за період. БС (необов’язковий параметр) — це майбутня вартість, яка залишиться після здійснення останньої виплати. Тип (необов’язковий параметр) визначає строк виплати на початку (1) або в кінці (0) періоду

КПер()

 

NPER(ставка, ПЛТ, ТС, БС, тип)

 

Кількість періодів для інвестиції, виходячи з періодичних та постійних платежів, а також постійної відсоткової ставки. Ставка — це періодична відсоткова ставка. ПЛТ — це постійний платіж (ануїтет), що виплачується за кожний період. ТС — це поточна (грошова) вартість послідовності платежів. БС (необов’язковий параметр) — це майбутня вартість, яку буде досягнуто в кінці останнього періоду. Тип (необов’язковий параметр) визначає строк виплати на початку (1) або в кінці (0) періоду

Ставка()

 

RATE(КОЛ_ПЕР, ПЛТ, ТС, БС, тип, оцінка)

 

Постійна відсоткова ставка за період ануїтету. КОЛ_ПЕР — це загальне число періодів, протягом яких здійснюються виплати (період виплати). ПЛТ — це постійний платіж (ануїтет), що виплачується за кожний період. ТС — це грошова вартість у послідовності платежів. БС (необов’язковий параметр) — це майбутня вартість, яку буде досягнуто на момент закінчення періодичних виплат. Тип (необов’язковий параметр) визначає строк виплати на початку (1) або в кінці (0) періоду. Оцінка (необов’язковий параметр) визначає передбачуване значення відсотка в результаті інтерактивного обчислення

Плт()

 

PMT(ставка, КОЛ_ПЕР, ТС, БС, тип)

 

Періодичний платіж за ануїтетом згідно з постійними відсотковими ставками. Ставка — це періодична відсоткова ставка. КОЛ_ПЕР — це кількість періодів, протягом яких виплачується ануїтет. ТС — це поточна (грошова) вартість послідовності платежів. БС (необов’язково) — це майбутня вартість, яку необхідно отримати на закінчення періодичних платежів. Тип (необов’язковий параметр) визначає строк виплати на початку (1) або в кінці (0) періоду

Математичні, статистичні, функції дати тощо

Сумм()

 

SUM(число_1, число_2, ... число_30)

 

Складає всі числа в діапазоні комірок. Число_1, число_2 ... число_30 — до 30 аргументів, суму яких необхідно знайти. Діапазон можна також ввести за допомогою посилань на комірки

 

СуммЕсли()

 

SUMIF(діапазон, критерії, підсумковий_діапазон)

 

Підсумовує комірки, визначені заданими критеріями. Діапазон — це діапазон, до якого застосовуються критерії. Критерії — це комірка, в якій відображується критерій пошуку, або критерій пошуку сам по собі. Підсумковий_діапазон — це діапазон, значення в якому підсумовуються. Якщо його не зазначено, підсумовуються значення, знайдені в діапазоні

 

СуммПроизв()

 

SUMPRODUCT(масив 1, масив 2, ...масив 30)

 

Перемножує відповідні елементи в заданих масивах та виводить суму таких добутків. Масив 1, масив 2 ... масив 30 — це масиви, відповідні елементи яких потрібно перемножити. Хоча б один масив має входити до списку аргументів. Якщо задано тільки один масив, підсумовуються всі елементи масиву

 

Счет()

 

COUNT(значення_1, значення_2 ... значення_30)

 

Підраховує кількість чисел в списку аргументів. Текстові значення не враховуються. Значення_1, значення_2 ... значення_30 — це значення або діапазони для підрахунку

 

СчетЕсли()

 

COUNTIF(діапазон, критерії)

 

Повертає число елементів, що відповідають визначеним критеріям, в заданому діапазоні комірок. Діапазон — це діапазон, до якого застосовуються критерії. Критерії — це критерії у вигляді числа або символу, за якими рахуються комірки

 

СчетЗ()

 

COUNTA(значення_1, значення_2, ... значення_30)

 

Підраховує кількість значень у списку аргументів. Текстові значення також ураховуються, навіть якщо вони містять порожні рядки нульової довжини. Якщо аргумент є масивом або посиланням, порожні комірки всередині масиву або посилання не враховуються. Значення_1, значення_2 ... значення_30 — це до 30 аргументів, що відповідають значенням для підрахунку

 

Считать Пустоты()

 

COUNTBLANK(діапазон)

 

Повертає число порожніх комірок. Діапазон — це діапазон комірок, в якому необхідно підрахувати число порожніх комірок

 

Если()

 

IF(перевірка, значення_тоді, значення_інакше)

 

Визначає правила проведення логічної перевірки. Перевірка — це будь-яке значення або вираз, що може мати значення ІСТИНА чи БРЕХНЯ. Значення_тоді (необов’язковий параметр) — це значення, яке повертається, якщо логічна перевірка має значення ІСТИНА. Значення_інакше (необов’язковий параметр) — це значення, яке повертається, якщо логічна перевірка має значення БРЕХНЯ

 

Макс()

 

MAX(число_1, число_2, ... число_30)

 

Повертає максимальне значення у списку аргументів. Число_1, число_2 ... число_30 — це числові значення або діапазони

 

Мин()

 

MIN(число_1, число_2, ... число_30)

 

Знаходить мінімальне значення серед параметрів

 

Округл()

 

ROUND(число, розрядність)

 

Округлює задане число до певної кількості знаків після коми згідно з математичними правилами. Розрядність (необов’язковий параметр) — це число розрядів, до якого необхідно округлити задане число. Якщо параметр розрядності від’ємний, округляється тільки ціла частина числа. Вона округляється до позиції, установленої розрядністю

 

Год(Дата), Месяц(), День()

 

YEAR(дата), MONTH(дата), DAY(дата)

 

Ці функції виділяють з дати номер року, місяця і дня. Наприклад, значення «YEAR (“25.11.2007”)» дорівнює «2007», «MONTH(“25.11.2007”)» дорівнює «11», «DAY(“25.11.2007”)» дорівнює «25». Лапки в цьому випадку обов’язкові. Зрозуміло, як параметр можна вказати комірку робочого листа, в якій записана дата

 

Остат()

 

MOD(ділиме, дільник)

 

Повертає залишок після ділення заданого числа на дільник. Ділиме — це число, яке ділиться на дільник. Дільник — це число, на яке ділиться ділиме

 

Сегодня()

 

TODAY()

 

Повертає поточну системну дату комп’ютера. Значення оновлюється при перерахунку документа

 

Текст()

 

TEXT(число, формат)

 

Перетворює число на текст заданого формату. Число — це числове значення, яке необхідно перетворити. Формат — це текст, який визначає формат. Використовуються роздільники десяткових і тисячних розрядів залежно від параметрів мови, зазначених у форматі комірки

 

Впр()

 

VLOOKUP(критерій_пошуку, масив, індекс, порядок_сортування)

 

Виконує вертикальний пошук з посиланням на сусідні комірки праворуч. Якщо задане значення міститься в першому стовпці масиву, значення повертається до рядка зазначеного стовпця масиву, визначеного індексом. Критерій_пошуку — це точне значення, за яким виконуватиметься пошук у першому стовпці масиву. Масив — це посилання, яке має включати не менше двох стовпців. Індекс — це номер стовпця в масиві, що містить значення, за яким виконується пошук. Перший стовпець має номер 1. Порядок_сортування (необов’язковий параметр) вказує, чи потрібно сортувати перший стовпець масиву за збільшенням

 

 

Електронну таблицю з усіма її даними та формулами, яку ви створите, слід зберегти. Але зберігається вона не на вашому комп’ютері, а безпосередньо на сервері Google, там же, де ви з нею і працювали. І повірте, ці сервери набагато надійніші за будь-який настільний комп’ютер. Щоб зберегти таблицю, потрібно в меню «

Файл» вибрати команду «Сохранить и закрыть» і у відповідь на запитання «Сохранить таблицу как:» увести ім’я вашої таблиці. Після цього ви зможете працювати з нею скрізь, де є комп’ютер з підключенням до мережі Інтернет.

 

Завантаження до «Документів Google» існуючих файлів

Якщо вам потрібно працювати в «Документах» з уже існуючою електронною таблицею, документом або презентацією MS Office, то насамперед їх потрібно завантажити до Google.

Є певні вимоги до типу та розміру файлів, які можна завантажувати до «Документів». Зокрема, електронні таблиці повинні мати розмір до 1 Мб та зберігатися у файлах Microsoft Excel (*.xls, *.xlsx) і OpenDocument (*.ods). Є ще один допустимий формат — текст з роздільниками-комами (*.csv), але він поширений значно менше.

Завантажити будь-який із таких файлів не трудно. Для цього, знаходячись у головному меню «Документів», потрібно натиснути на кнопку «

Загрузить» (рис. 1). На наступній сторінці в секції «Загрузить файл» потрібно натиснути на кнопку «Обзор», знайти та вибрати потрібний файл, а потім натиснути тут же на кнопку «Загрузить файл» (рис. 3).

img 4

У результаті ваш файл опиниться в Google, придатний для подальшої обробки або надання спільного доступу іншим користувачам.

Команда завантаження файлу доступна не тільки в головному меню «Документів», а й у кожному з додатків: табличному редакторі, текстовому редакторі тощо. Для цієї мети в меню «

Файл» є команда «Импорт…». Якщо її вибрати, з’явиться вікно «Импорт файла» з пропозицією вказати файл, що завантажується. Достатньо знайти та вибрати потрібний файл, а після того, як Google трохи подумає та повідомить вас «Файл успешно импортирован», натиснути на посилання «Открыть сейчас».

 

ПЕРЕНЕСЕННЯ ДАНИХ ІЗ «1С: БУХГАЛТЕРІЇ 7.7»

Як уже зазначалося, можливості «Документів Google» щодо організації спільної роботи з даними дуже потрібні аудиторами (саме з такої потреби і народилася ця стаття). Дані може бути отримано з будь-якої бухгалтерської програми, що дозволяє експортувати їх до файлів електронних таблиць. Є така можливість і в «1С: Бухгалтерії» різних версій. Почнемо з версії 7.7.

Отже, в «1C» формуємо потрібний звіт, і коли він готовий, даємо команду «

Файл — Сохранить как», вводимо назву файлу (або погоджуємося з назвою за умовчанням), місце його збереження та вибираємо тип файлу «Таблица Excel (*.xls)», після чого натискуємо на кнопку «Сохранить».

У принципі, можна експортувати звіт і в текстовий формат *.txt, але тоді буде втрачено такі параметри форматування, як розміри та зображення шрифтів, ширина колонок, межі тощо. Якщо ж ви виберете експорт у формат «

HTML Документ (*.htm)», то потім у «Документах» зможете відкрити його тільки в текстовому редакторі. Зрозуміло, що в цьому випадку ви не зможете обробляти числові дані звіту. Отже, найкращим форматом експорту звітів «1С» для подальшого використання в табличному редакторі Google SpreadSheets є саме формат Excel (*.xls).

Наступний нюанс, пов’язаний з експортом, полягає в тому, що «1С: 7.7» зберігає дані у формат Excel версії 5.0/95. Це дуже старий формат, і при перенесенні в «Документи» тексти, набрані кирилицею, відображатимуться некоректно.

Щоб уникнути цього, необхідно відкрити збережений файл в Excel та виконати команду «

Файл — Сохранить как». У вікні, що відкрилося, ви переконаєтеся, що тип файлу, в якому ваш звіт було збережено за умовчанням, — «Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls)». Потрібно вибрати тут новіший універсальний формат «Книга Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95 (*.xls)» (він іде наступним за порядком у випадному списку типів файлів) та натиснути на кнопку «Сохранить».

Збережений у такий спосіб файл можна сміливо завантажувати до табличного редактора Google Spreadsheets.

 

ПЕРЕНЕСЕННЯ ДАНИХ З «1С: БУХГАЛТЕРІЇ 8.0»

Тут майже все так само, як і в попередній версії, з невеликою відмінністю: для вивантаження сформованого звіту слід скористатися командою «

Файл — Сохранить копию…» (саме «Сохранить копию…», а не «Сохранить как…»), вибравши тип файлу «Лист Excel (*.xls)».

Як і попередня версія, «1С: 8» зберігає дані у формат Excel версії 5.0/95. Тому для правильного перенесення кирилиці до табличного редактора Google Spreadsheets таблицю необхідно перезберегти в новіший універсальний формат «

Книга Microsoft Excel 97-2003 и 5.0/95 (*.xls)».

Порядок подальшого завантаження електронної таблиці до табличного редактора Google Spreadsheets ідентичний описаному вище в підрозділі про перенесення даних з версії «1С: 7.7».

 

ПЕРЕНЕСЕННЯ ДАНИХ З «1С: БУХГАЛТЕРІЇ 8.1»

На відміну від версії 8.0 у версії 8.1 уже на етапі експорту звіту можна вибрати версію формату таблиць Excel: 95 або 97. Звичайно, для наших з вами цілей — перенесення даних до табличного редактора Google Spreadsheets — слід вибрати більш пізній тип файлу «

Лист Excel97 (*.xls)».

Порядок подальшого завантаження електронної таблиці до табличного редактора Google Spreadsheets ідентичний описаному вище в підрозділі про перенесення даних з версії «1С: 7.7».

 

Надання спільного доступу

Як відбувається процес спільної роботи?

Насамперед ви відкриваєте новий документ у «Документах Google» або пересилаєте туди один із документів зі свого комп'ютера. Як це зробити, уже описано.

Після відкриття файлу необхідно зайти до розділу «

Совместный доступ», який знаходиться у верхньому правому кутку екрана. Відкриється вікно, зображене на рис. 4.

img 5

Далі вибираєте зі своєї адресної книги Gmail осіб, яких маєте намір запросити до роботи, та відправляєте їм запрошення або просто вводите їх адреси в поле «

Пригласить».

Перед відправленням слід уточнити права запрошуваних: будуть вони співавторами або тільки читачами, чи зможуть потім самі запрошувати інших користувачів (про можливі права — дещо пізніше).

Запрошені одержують лист такого вигляду:

«

Вам предоставлен доступ к документу "журнал":

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=t55evnzOr6KlR8VGDgfPaAA&inv=alexanlevin@gmail.com&t=8629511237735092161&guest

Этот документ не прилагается к письму, а хранится в Интернете, в службе

"Документы Google". Чтобы открыть документ, перейдите по приведенной выше ссылке».

Коли ваш колега одержить такий лист, він зрозуміє, що його запрошують до роботи над документом, перейти до якого можна за зазначеним посиланням. Причому перейти за цим посиланням може не хто завгодно, а тільки власник акаунта (облікового запису) Google, зазначеного у властивостях цього документа. Решті буде видано помилку. Отже, навіть якщо лист помилково прийде сторонній людині, вона не зможе отримати доступ до конфіденційної інформації (якою, природно, є бухгалтерська інформація клієнта, з якою працює аудитор).

 

Ну що ж, на сьогодні досить. Вважаю, викладеного у статті достатньо, щоб показати — Google Spreadsheet (та і взагалі «Документи Google») є не лише повноцінним табличним редактором, а й інструментом колективної роботи з електронними таблицями. А таку можливість вам не надасть жоден пакет офісних програм, будь то MS Office, OpenOffice або будь-який інший.

App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі