Excel 2007: работа со стилями (часть 1)

Excel 2007: работа со стилями (часть 1)

 

Профессиональная работа с программой означает не только хорошее знание ее возможностей и особенностей использования отдельных инструментов. Отличительной чертой профессионала является умение быстро решать поставленную задачу, достигать цели за кратчайшее время и с минимумом усилий. В этом смысле работа со стилями таблиц и стилевое оформление диапазонов ячеек предоставляют в распоряжение бухгалтера возможности, которые трудно переоценить. Используя стили, можно буквально одним щелчком мыши превратить безликий фрагмент рабочего листа в аккуратно оформленный отчет и тут же применить к этому отчету мощные средства обработки данных Excel 2007. На мой взгляд, именно сочетание средств форматирования с возможностями обработки данных является той изюминкой, которая выгодно отличает Excel 2007 от предыдущих версий программы. В этой статье мы познакомимся с разновидностями стилей Excel 2007, приемами их использования и посмотрим, чем они могут быть полезны практикующему бухгалтеру. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

 

В большинстве офисных программ стили являются основным (и самым мощным!) инструментом быстрого форматирования документов. Понимая этот факт, разработчики MS Office существенно расширили и усовершенствовали возможности работы со стилями в Excel 2007. Безусловно, это является положительным моментом. Однако такое усовершенствование породило и определенную проблему. В Excel 2007 есть две разновидности стилей, за работу с которыми отвечают несколько инструментов, причем некоторые из этих инструментов тесно взаимосвязаны и в определенной степени дублируют друг друга. Поэтому, прежде чем перейти к конкретной работе, имеет смысл разобраться в этом вопросе, а именно:

— выяснить, какие разновидности стилей есть в Excel 2007;

— для чего их используют;

— какие инструменты отвечают за работу со стилями и как с ними работать. А начнем мы с определения.

 

Что такое стиль Excel 2007

Стиль — это поименованный набор параметров форматирования. Вместо того чтобы каждый раз щелкать по иконкам панели инструментов и форматировать ячейки рабочего листа вручную, вы создаете свой стиль и даете ему имя. Для этого стиля вы определяете все возможные параметры форматирования (характеристики шрифта, способ представления чисел, параметры границ ячеек, выравнивания, заливки и т. д.), причем делаете это

один раз при создании стиля. Затем, чтобы отформатировать фрагмент документа, вы просто присваиваете ему этот стиль.

На самом деле работа со стилями вполне логична и естественна для восприятия. Судите сами. Как вы ответите на вопрос о том, какой у вас автомобиль? Конечно, вы назовете марку машины. Вы не станете рассказывать, что у вас красный автомобиль высотой 1,5 метра с тонированными стеклами, багажником, четырьмя дверьми. Большинство таких параметров вытекает из

названия модели. Понятие «модель автомобиля» как обобщенный показатель аккумулирует в себе основной набор отличительных признаков вашей машины. Точно так и со стилями. Пользуясь обычными инструментами, мы форматируем документы по физическим признакам. Переходя к работе со стилями, мы начинаем оперировать логическими признаками (указываем «марку машины»). Мы не вводим каждый раз конкретные параметры форматирования — просто говорим Excel, на что должен быть похож документ.

Преимущества такого подхода очевидны. Форматировать документ с использованием стилей намного быстрее и удобнее: чтобы назначить стиль фрагменту электронной таблицы, достаточно одного щелчка мышью. При переформатировании документа вам не придется исправлять всю таблицу. Достаточно изменить

параметры стилей, а остальное Excel сделает сам!

 

Разновидности стилей в Excel 2007

В Excel 2007 предусмотрены две разновидности стилей: стили ячеек и набор стилей для оформления таблиц. Инструменты для работы с этими стилями представлены двумя иконками в группе «

Стили» раздела «Главная» основного меню программы (рис. 1). Иконка «Стили ячеек» открывает доступ к набору встроенных стилей для оформления ячеек или блоков на рабочем листе. Можно сказать, что это обычный инструмент работы со стилями. Здесь вы или выбираете имеющийся стиль или создаете свой собственный и затем используете его при оформлении рабочего листа. Иконка «Форматировать как таблицу» тоже работает со стилями, но она ориентирована на специфику представления данных в Excel. Думаю, на этом моменте нужно остановиться подробнее, чтобы устранить определенную путаницу в терминологии.

При работе с Excel информация часто представлена в форме регулярной таблицы, где в каждой колонке записаны однотипные данные. В справочной системе такую структуру разработчики назвали термином «таблица». На мой взгляд, такое определение неудачное, поэтому мы будем пользоваться названием «база данных».

Итак, в Excel базой данных называют таблицу из строк (

записей) с одинаковой структурой, которые по смыслу образуют единый информационный массив. В первой строке такой таблицы расположены заголовки колонок. Их принято называть полями базы данных. Ниже строки заголовков находятся записи с данными. Пустые имена полей в базе недопустимы. Пример базы данных Excel показан на рис. 2. Это реестр погашения задолженности сотрудниками предприятия. В данном случае полями являются «N», «Дата», «ФИО», «Выдано», «Возврат», «Остаток». Область данных начинается со второй строки таблицы.

Работа с базами данных для бухгалтера очень важна. Журналы проводок, главная книга, различные накопительные реестры — все это примеры баз данных, с которыми бухгалтер сталкивается постоянно. На практике бухгалтерские базы могут включать десятки тысяч записей. Для работы с такими объемами нужны специальные инструменты, и такие инструменты в Excel есть. Они сосредоточены в разделе главного меню «

Данные». Но сейчас речь пойдет не о них. Обработку данных мы со временем подробно рассмотрим в наших статьях, а сегодня речь пойдет об инструменте преобразования диапазона ячеек в базу данных с использованием специальных стилей. Таким инструментом как раз и является иконка «Форматировать как таблицу». Смысл ее работы такой:

1. Вы указываете Excel блок на рабочем листе и щелкаете на иконке «

Форматировать как таблицу».

2. Excel анализирует содержимое блока и, если это возможно, приводит его к формату базы данных. Например, внедрит в начало блока строку заголовков, защитив ее от случайного удаления. Названия колонок для заголовков Excel построит автоматически («

Столбец1», «Столбец2» и т. д.). В дальнейшем эти названия можно будет изменить.

3. Далее Excel предложит набор доступных

стилей оформления баз данных (таблиц). Эти стили отличаются от обычного форматирования ячеек. В стиле оформления таблиц есть не только сведения о шрифтах, границах и заливках — в них записаны также правила оформления заголовков, повторяющихся строк, итогов и т. п. Иными словами, стиль оформления таблиц объединяет несколько стилей форматирования ячеек и правила их применения к отдельным элементам базы данных.

Как и в случае с форматированием ячеек, вы можете пользоваться имеющимися вариантами или построить систему собственных стилей.

4. После выбора стиля Excel применит его ко всей базе и сразу же активизирует инструменты работы с данными. С их помощью вы сможете отсортировать строки таблицы, отобрать записи по заданному условию, вычислить итоги и т. п.

Важно!

Стилевое оформление таблиц обладает чертами обработки данных. В этом его главное отличие от работы с инструментом «Стили ячеек».

Итак, с теорией вопроса мы разобрались. Пора применить ее на практике. Начнем мы со стилей оформления ячеек.

　

Стили форматирования ячеек

Самый простой способ воспользоваться системой стилей — присвоить ячейкам рабочего листа

встроенный стиль. Мы проделаем это на примере таблицы, изображенной на рис. 2. К ней мы применим два варианта стилевого оформления: один — для заголовков, второй — для ячеек самой базы данных.

 

Применение стандартного стиля форматирования ячеек

Библиотека стандартных стилей Excel для оформления ячеек насчитывает 47 элементов. Посмотрим, как применить один из этих стилей к заголовкам таблицы, изображенной на рис. 2. Для этого делаем так:

1. Выделяем блок ячеек «

A1:F1».

2. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1). Откроется окно, изображенное на рис. 3.

3. Выбираем из предложенного списка стиль оформления. Я остановился на варианте «

Хороший». Текст заголовков станет темно-зеленого цвета на светло-зеленом фоне.

4.

Не снимая выделения, снова щелкаем на иконке «Стили ячеек».

5. Выбираем стиль «

Заголовок3». Тем самым мы применили к заголовкам таблицы еще один стиль. Текст в ячейках стал синего цвета, приобрел полужирное начертание, но остался на зеленом фоне.

Важно!

Последовательное применение стилей работает по принципу наложения параметров. Атрибуты, которые явно заданы в накладываемом стиле, имеют более высокий приоритет, чем уже имеющиеся параметры форматирования ячеек. Поэтому после применения стиля «Заголовок3» цвет символов в заголовках изменился (стал синим). А вот цвет заливки в стиле «Заголовок3» не указан, поэтому фон заголовков остался светло-зеленым.

Отформатируем оставшуюся часть таблицы, где записаны сведения о выплатах, возвратах и остатке задолженности. Для этого делаем так:

1. Выделяем блок начиная с «

D2:F2» и до конца таблицы.

2. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1). Откроется окно, изображенное на рис. 3.

3. Выбираем стиль «

Финансовый». Теперь таблица выглядит, как показано на рис. 4.

　

ОТМЕНА стиля форматирования ячеек

Скорее всего, вы заметили, что на панели работы со стилями нет кнопки «

Удалить». Возникает вопрос: как отменить стиль, присвоенный ячейкам рабочего листа? Ответ очень простой: ячейке нужно присвоить стиль «Обычный». Например, чтобы отменить форматирование ячеек в основной части таблицы на рис. 2, делаем так:

1. Выделяем блок начиная с «

A2:F2» до конца таблицы.

2. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1). Откроется окно, как на рис. 3.

3. Выбираем из списка стиль «

Обычный». Данные в табличной части приобрели параметры форматирования, заданные по умолчанию.

Важно!

Каждый раз, работая с документом Excel, вы обязательно пользуетесь стилями, даже если слышите о них впервые! Документа без стиля не бывает. Создавая новую таблицу, Excel присваивает ячейкам параметры форматирования по умолчанию. Эти параметры он берет из стиля «Обычный». Например, в моей версии программы этот стиль имеет такие характеристики: шрифт Arial Cyr, 10 пт., без рамок, без затенения, вертикальное выравнивание — по нижнему краю, горизонтальное выравнивание — обычное, числа представлены в формате «General» и т. д. Пользуясь стандартными средствами форматирования (через иконки на ленте «Главная»), вы не отменяете назначенный стиль, а просто добавляете к его описанию новые параметры. В этом смысле отменить работу стиля означает применить к ячейкам стиль, действующий по умолчанию.

Отменить действие стиля можно и другим способом — удалить его из палитры стилей. Как это сделать, мы посмотрим немного позже.

 

КОРРЕКТИРОВКА ПАРАМЕТРОВ СТИЛЯ форматирования ЯЧЕЕК

В данный момент в нашем распоряжении есть таблица, заголовки которой отформатированы в стилях «

Хороший» и «Заголовок3», а остальные ячейки — в стиле «Обычный». Наша задача — изменить внешний вид ячеек, откорректировав параметры стилей. Начнем с заголовков. Для этого делаем так:

1. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1). Откроется окно, изображенное на рис. 3.

2. Щелкаем правой кнопкой мыши на элементе «

Заголовок3».

3. Из контекстного меню (рис. 5) выбираем пункт «

Изменить...». Появится окно настройки параметров стиля, как на рис. 6.

 

4. В этом окне изменяем параметры (например, включаем флажок «

Заливка») и нажимаем «ОК».

Внимательно смотрим на таблицу: на рабочем листе ничего не изменилось!

Важно!

Группа флажков в окне «Стиль» (рис. 6) определяет, какие атрибуты форматирования будут действовать при наложении стиля. Значения этих параметров нужно задавать отдельно, воспользовавшись кнопкой «Формат». В данном случае через кнопку «Формат» мы должны выбрать способ заливки ячеек, а затем включить флажок «Заливка», чтобы действие этого параметра проявилось.

Повторим наши действия с учетом этого замечания.

1. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1). Откроется окно, изображенное на рис. 3.

2. Находим элемент «

Заголовок3» и щелкаем на нем правой кнопкой мыши.

3. Из контекстного меню (рис. 5) выбираем «

Изменить...».

4. В окне «

Стиль» (рис. 6) щелкаем на кнопке «Формат». Появится окно «Формат ячеек», как на рис. 7. Все элементы этого окна нам уже хорошо знакомы. Теперь нужно изменить заливку.

5. Щелкаем левой кнопкой мыши на закладке «

Заливка». Выбираем цвет и нажимаем «ОК», чтобы вернуться в окно работы с параметрами стиля (рис. 6).

6. В окне «

Стиль» включаем флажок «Заливка» и нажимаем «ОК».

Форматирование заголовков снова не поменялось!

Причина в том, что для заголовков мы применили не один, а два стиля. В данном случае для того, чтобы параметры стиля «Заголовок3» получили приоритет над параметрами стиля «Хороший», придется заново применить оформление «Заголовок3» к ячейкам «A1:F1»

Попробуем изменить параметры ячеек, отформатированных

одним стилем. В нашем примере это ячейки основной части таблицы, а изменить нам нужно параметры стиля «Обычный». Делаем так:

1. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1). Откроется окно, как на рис. 3.

2. Щелкаем правой кнопкой на элементе «

Обычный», из контекстного меню выбираем «Изменить...».

3. В окне «

Стиль» (рис. 6) щелкаем на кнопке «Формат». Появится окно «Формат ячеек».

4. Переходим на закладку «

Шрифт», выбираем размер символов «8 пт.».

5. Нажимаем «

ОК», чтобы вернуться в окно настройки параметров стиля (рис. 5).

6. В окне «

Стиль» включаем флажок «Шрифт» и нажимаем «ОК».

Шрифт в основной части таблицы платежей уменьшился, т. е. новые параметры стиля сработали.

Совет

Не присваивайте блоку ячеек рабочего листа более одного стиля. Несогласованность в параметрах может потребовать повторного форматирования документа после изменения характеристик стиля, и все преимущества работы со стилями сведутся к нулю.

 

Создание стиля форматирования ячеек

Если возможностей стандартных стилей недостаточно, вы можете создать свой собственный стиль форматирования ячеек. Проделаем это на примере таблицы на рис. 2. Мы создадим стиль с именем «

!Заг» и присвоим его ячейкам первой строки таблицы.

1. Выделяем блок «

A1:F1».

2. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек» (рис. 1).

3. В окне работы со стилями (рис. 3) выбираем «

Создать стиль ячейки...». Появится окно «Стиль», в котором стало доступно для редактирования поле «Имя стиля:».

4. Вводим в это поле название «

!Заг». Включаем нужные флажки в группе «Стиль включает». Я сделал активными все параметры этой группы (рис. 8).

5. Щелкаем на кнопке «

Формат». Появится окно «Формат ячеек».

6. В окне задаем параметры форматирования, как для обычной ячейки рабочего листа. Я выбрал шрифт полужирного начертания синего цвета.

7. Нажимаем «

ОК».

8. Вернувшись в окно «

Стиль», снова нажимаем «ОК».

9. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек». На палитре стилей появилась группа «Пользовательские», в которой находится только что созданный стиль «!Заг» (рис. 9).

10. Щелчком левой кнопки выбираем этот стиль, чтобы присвоить его ячейкам «

A1:F1».

 

Удаление стиля

Чтобы удалить стиль форматирования, нужно сделать так:

1. Щелчком на иконке «

Стили ячеек» открыть палитру стилей.

2. Найти нужный стиль и щелкнуть на нем правой кнопкой мыши.

3. Из контекстного меню (рис. 5) выбрать пункт «

Удалить».

Excel уберет стиль из палитры и

отменит его действие в пределах всей рабочей книги.

Важно!

При удалении стилей будьте внимательны: Excel выполняет эту операцию без предупреждения. Вернуть стили, воспользовавшись клавишей отмены, нельзя.

　

ДРУГИЕ ОПЕРАЦИИ со стилями

В контекстном меню работы со стилями нам осталось посмотреть на работу пунктов «

Применить», «Дублировать» и «Добавить коллекцию на панель быстрого доступа»:

— «

Применить» служит для назначения стиля выделенному блоку ячеек;

— «

Дублировать» позволяет получить копию имеющегося стиля. Щелчок на этом пункте открывает окно создания стиля, как на рис. 6. В нем Excel автоматически заполнит поле с названием стиля. Например, при копировании стиля «!Заг» это название будет «!Заг 2». Разумеется, в любой момент его можно откорректировать. Кроме того, в создаваемую копию Excel перенесет все параметры форматирования из оригинального стиля;

Совет!

Старайтесь не создавать новые стили с нуля. В большинстве случаев достаточно найти подходящий «прототип», скопировать его и откорректировать несколько параметров. В некоторых случаях это существенно сэкономит время.

— «

Добавить коллекцию на панель быстрого доступа». Щелчок на этом пункте контекстного меню включает иконку работы со стилями в области панели быстрого запуска. Она находится рядом с кнопками сохранения документа и отмены последнего действия. Если вы активно пользуетесь стилями, имеет смысл включить такую иконку.

 

Объединение стилей форматирования ячеек

При работе с документами важную роль приобретает единство их стилевого оформления. Удобно, когда в разных документах присутствует один и тот же набор стилей с одинаковыми параметрами. Однако добиться этого автоматически не удастся. Дело в том, что

созданные стили, а также изменения в характеристиках стандартных стилей Excel сохраняет только в пределах рабочей книги. Для решения проблемы разработчики Excel предусмотрели возможность объединять стили из разных рабочих книг в текущий документ. Смысл этого действия такой. Вы открываете несколько документов. Их стили становятся доступны для Excel. Затем переключаетесь в текущий документ и специальным инструментом переносите в него все имеющиеся стили.

В качестве примера мы сейчас создадим новую книгу и перенесем в нее стили форматирования ячеек из нашей базы данных (она записана на диске с именем «

БД»). Для этого делаем так:

1. Открываем файл «

БД».

2. Создаем новую рабочую книгу («

Ctrl + N»), в которой мы будем объединять стили.

3. Чтобы увидеть работу инструмента объединения стилей, изменим в новом документе характеристики стиля «

Обычный». Я указал для него размер символов «14 пт.».

4. Щелкаем на иконке «

Стили ячеек», затем на кнопке «Объединить стили...». Появится окно «Объединение стилей» (рис. 10).

5. В центральной части окна перечислены имена всех

открытых рабочих книг. У нас это одна строка с названием базы «БД».

6. Щелкаем на строке с названием документа левой кнопкой мыши. Станет доступна кнопка «

ОК».

7. Щелкаем на ней левой кнопкой мыши.

Excel начнет копирование стилей из книги «БД» в текущий документ.

Напомню, что в файле «

БД» мы изменили параметры стиля «Обычный», указав для него размер символов «8 пт.». Стиль с таким же именем есть и в новом документе, только параметры у этого стиля другие и размер символов мы указали «14 пт.». Excel проанализирует возможный конфликт и выдаст сообщение в виде окна, изображенного на рис. 11. Чтобы обновить параметры одноименных стилей в текущем файле, нажимаем кнопку «Да». Чтобы оставить параметры без изменения, нажимаем «Нет». Для отмены операции нажимаем «Отмена». В нашем примере мы воспользуется кнопкой «Да». В этом случае Excel заменит параметры стиля «Обычный», переопределив размер символов на «8 пт.». Чтобы убедиться в этом, достаточно ввести информацию на листе созданного файла и посмотреть на размер символов. Он равен «8 пт.», что и следовало ожидать.

На этом мы завершим знакомство со стилями оформления ячеек

Excel 2007 и в следующий раз перейдем к чрезвычайно полезному для бухгалтера вопросу — работе со стилями форматирования таблиц.

 

Жду ваших писем, предложений и замечаний на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru  или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!