Excel 2007: робота зі стилями (частина 1)
 | Професійна робота з програмою означає не лише хороше знання її можливостей та особливостей використання окремих інструментів. Відмітною рисою професіонала є вміння швидко вирішувати поставлене завдання, досягати мети за найкоротший час і з мінімумом зусиль. У цьому розумінні робота зі стилями таблиць і стильове оформлення діапазонів комірок надає бухгалтеру можливості, які важко переоцінити. Використовуючи стилі, можна буквально одним клацанням миші перетворити безликий фрагмент робочого листа на акуратно оформлений звіт і відразу застосувати до цього звіту потужні засоби оброблення даних Excel 2007. На мій погляд, саме поєднання засобів форматування з можливостями оброблення даних є тією родзинкою, що вигідно відрізняє Excel 2007 від попередніх версій програми. У цій статті ми познайомимося з різновидами стилів Excel 2007, прийомами їх використання та подивимося, чим вони можуть бути корисні практикуючому бухгалтеру. Микола КАРПЕНКО, канд. тех. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
У більшості офісних програм стилі є основним (і найпотужнішим!) інструментом швидкого форматування документів. Розуміючи це, розробники MS Office істотно розширили та вдосконалили можливості роботи зі стилями в Excel 2007. Безумовно, це є позитивним моментом. Однак таке вдосконалення викликало й певну проблему. В Excel 2007 є два різновиди стилів, за роботу з ними відповідають кілька інструментів. Причому деякі з цих інструментів тісно взаємозв’язані та певною мірою дублюють один одного. Тому перш ніж приступити до конкретної роботи, є сенс навести лад у цьому питанні, а саме:
— з’ясувати, які різновиди стилів є в Excel 2007;
— для чого їх використовують;
— які інструменти відповідають за роботу зі стилями та як з ними працювати. А почнемо ми з визначення.
Що таке стиль Excel 2007
Стиль — це пойменований набір параметрів форматування. Замість того щоб кожного разу клацати по іконках панелі інструментів та форматувати комірки робочого листа вручну, ви створюєте свій стиль, даєте йому ім’я. Для цього стилю ви визначаєте всі можливі параметри форматування: характеристики шрифту, спосіб зображення чисел, параметри границь комірок, вирівнювання, заливки тощо. Причому робите це один раз при створенні стилю. Потім, щоб відформатувати фрагмент документа, ви просто присвоюєте йому цей стиль.
Насправді робота зі стилями цілком логічна та природна для сприйняття. Судіть самі. Як ви відповісте на запитання, який у вас автомобіль? Звичайно, назвете марку машини. Ви не розповідатимете, що у вас червоний автомобіль заввишки 1,5 метра, з тонованими стеклами, багажником, чотирма дверима. Більшість таких параметрів випливають із назви моделі. Поняття «модель автомобіля» як узагальнений показник акумулює в собі основний набір відмітних ознак вашої машини. Точно так і зі стилями. Користуючись звичними інструментами, ми форматуємо документи за фізичними ознаками. Переходячи до роботи зі стилями, ми починаємо оперувати логічними ознаками (вказуємо марку машини). Ми не вводимо кожного разу конкретні параметри форматування, а просто «говоримо» Excel, на що має бути схожий документ.
Переваги такого підходу очевидні. Форматувати документ з використанням стилів набагато швидше і зручніше: щоб призначити стиль фрагменту електронної таблиці, достатньо одного клацання мишею. При переформатуванні документа вам не доведеться виправляти всю таблицю. Достатньо змінити параметри стилів, решту Excel зробить сам!
Різновиди стилів в Excel 2007
В Excel 2007 передбачено два різновиди стилів: стилі комірок і набір стилів для оформлення таблиць. Інструменти для роботи з цими стилями представлено двома іконками у групі «
Стили» розділу «Главная» основного меню програми (рис. 1). Іконка «Стили ячеек» відкриває доступ до набору вбудованих стилів для оформлення комірок чи блоків на робочому листі. Можна сказати, що це звичайний інструмент роботи зі стилями. Тут ви або вибираєте наявний стиль, або створюєте свій власний і згодом використовуєте його при оформленні робочого листа. Іконка «Форматировать как таблицу» теж працює зі стилями. Але вона орієнтована на специфіку зображення даних в Excel. Вважаю, на цьому моменті потрібно зупинитися докладніше, щоб усунути певну плутанину в термінології.
При роботі з Excel інформація часто зображується у формі регулярної таблиці, де в кожній колонці записано однотипні дані. У довідковій системі таку структуру розробники назвали терміном «таблиця». На мій погляд, таке визначення є невдалим. Тому ми користуватимемося назвою «база даних».
Отже, в Excel базою даних називають таблицю з рядків (записів
) з однаковою структурою, які за змістом утворюють єдиний інформаційний масив. У першому рядку такої таблиці розташовано заголовки колонок. Їх прийнято називати полями бази даних. Нижче за рядок заголовків знаходяться записи з даними. Порожні імена полів у базі неприпустимі. Приклад бази даних Excel показано на рис. 2. Це реєстр погашення заборгованості працівниками підприємства. У цьому випадку полями є «N», «Дата», «ФИО», «Выдано», «Возврат», «Остаток». Область даних починається з другого рядка таблиці.
Робота з базами даних для бухгалтера дуже важлива. Журнали проводок, головна книга, різні накопичувальні реєстри — усе це приклади баз даних, з якими бухгалтер стикається постійно. На практиці бухгалтерські бази можуть включати десятки тисяч записів. Для роботи з такими обсягами потрібні спеціальні інструменти, і такі інструменти в Excel є. Їх зосереджено в розділі головного меню «
Данные». Але оброблення даних ми з часом докладно розглянемо в наших статтях. Сьогодні ж ітиметься про інструмент перетворення діапазону комірок у базу даних з використанням спеціальних стилів. Таким інструментом якраз і є іконка «Форматировать как таблицу». Алгоритм її роботи такий:1) ви вказуєте Excel блок на робочому листі та клацаєте по іконці «
Форматировать как таблицу»;2) Excel аналізує вміст блока і, якщо це можливо, перетворює його до формату бази даних. Наприклад, запроваджує на початку блока рядок заголовків, захистивши його від випадкового видалення. Назви колонок для заголовків Excel побудує автоматично («
Столбец1», «Столбец2» тощо). Надалі ці назви можна буде змінити;3) далі Excel запропонує набір доступних стилів оформлення баз даних (таблиць). Ці стилі відрізняються від звичайного форматування комірок. У стилі оформлення таблиць є не лише відомості про шрифти, границі та заливки. У них записано правила оформлення заголовків, рядків, що повторюються, підсумків тощо. Інакше кажучи, стиль оформлення таблиць об’єднує кілька стилів форматування комірок та правила їх застосування до окремих елементів бази даних.
Як і у випадку з форматуванням комірок, ви можете користуватися наявними варіантами чи побудувати систему власних стилів;
4) після вибору стилю Excel застосує його до всієї бази та відразу ж активізує інструменти роботи з даними. За їх допомогою ви зможете відсортувати рядки таблиці, відібрати записи за заданою умовою, обчислити підсумки тощо.
Важливо!
Стильове оформлення таблиць має риси оброблення даних. І в цьому його головна відмінність від роботи з інструментом «Стили ячеек».Отже, з теорією питання ми розібралися. Час застосувати її на практиці. Почнемо зі стилів оформлення комірок.
Стилі форматування комірок
Найпростіший спосіб скористатися системою стилів — присвоїти коміркам робочого листа вбудований стиль. Ми виконаємо це на прикладі таблиці, зображеної на рис. 2. До неї ми застосуємо два варіанти стильового оформлення: один — для заголовків, другий — для комірок власне бази даних.
ЗАСТОСУВАННЯ СТАНДАРТНОГО СТИЛЮ ФОРМАТУВАННЯ КОМІРОК
Бібліотека стандартних стилів Excel для оформлення комірок налічує 47 елементів. Подивимося, як застосувати один із цих стилів до заголовків таблиці, зображеної на рис. 2. Для цього виконуємо такі дії:
1) виділяємо блок комірок «
A1:F1»;2) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1). Відкриється вікно, зображене на рис. 3;
3) вибираємо із запропонованого списку стиль оформлення. Я зупинився на варіанті «
Хороший». Текст заголовків набере темно-зеленого кольору на світло-зеленому тлі;4)
не знімаючи виділення, знову клацаємо по іконці «Стили ячеек»;5) вибираємо стиль «
Заголовок3». Цим ми застосували до заголовків таблиці ще один стиль. Текст у комірках став синього кольору, набув напівжирного зображення, але залишився на зеленому тлі.Важливо!
Послідовне застосування стилів працює за принципом накладення параметрів. Атрибути, явно задані у стилі, що накладається, мають вищий пріоритет, ніж уже наявні параметри форматування комірок. Тому після застосування стилю «Заголовок3» колір символів у заголовках змінився (став синім). А от колір заливки у стилі «Заголовок3» не зазначено. Тому тло заголовків залишилося світло-зеленим.Відформатуємо решту таблиці, де записано відомості про виплати, повернення та залишок заборгованості. Для цього виконуємо такі дії:
1) виділяємо блок, починаючи з «
D2:F2» і до кінця таблиці;2) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1). Відкриється вікно, зображене на рис. 3;3) вибираємо стиль «
Финансовый». Тепер таблиця виглядає, як показано на рис. 4.
СКАСУВАННЯ СТИЛЮ ФОРМАТУВАННЯ КОМІРОК
Найімовірніше, ви помітили, що на панелі роботи зі стилями немає кнопки «
Удалить». Виникає запитання, як скасувати стиль, присвоєний коміркам робочого листа? Відповідь дуже проста: комірці потрібно присвоїти стиль «Обычный». Наприклад, щоб скасувати форматування комірок в основній частині таблиці на рис. 2, виконуємо такі дії:1) виділяємо блок, починаючи з «
A2:F2» до кінця таблиці;2) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1). Відкриється вікно, показане на рис. 3;3) вибираємо зі списку стиль «
Обычный». Дані в табличній частині набули параметрів форматування, заданих за умовчанням.Важливо!
Кожного разу, працюючи з документом Excel, ви обов’язково користуєтеся стилями, навіть якщо чуєте про них уперше! Документа без стилю не буває. Створюючи нову таблицю, Excel присвоює коміркам параметри форматування за умовчанням. Ці параметри він бере зі стилю «Обычный». Наприклад, у моїй версії програми цей стиль має такі характеристики: шрифт Arial Cyr, 10 пт., без рамок, без затінювання, вертикальне вирівнювання — по нижньому краю, горизонтальне вирівнювання — звичайне, числа зображено у форматі «General» тощо. Користуючись стандартними засобами форматування (через іконки на стрічці «Главная»), ви не скасовуєте призначений стиль, а просто додаєте до його опису нові параметри. У цьому розумінні скасувати роботу стилю означає застосувати до комірок стиль, що діє за умовчанням.Скасувати дію стилю можна й іншим способом — видалити його з палітри стилів. Як це зробити, ми розглянемо трохи пізніше.
КОРИГУВАННЯ ПАРАМЕТРІВ СТИЛЮ ФОРМАТУВАННЯ КОМІРОК
Зараз у нашому розпорядженні є таблиця, заголовки якої відформатовано у стилях «
Хороший» та «Заголовок3», а решту комірок — у стилі «Обычный». Наше завдання — змінити зовнішній вигляд комірок, відкоригувавши параметри стилів. Почнемо із заголовків. Для цього виконуємо такі дії:1) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1). Відкриється вікно, зображене на рис. 3;2) клацаємо правою кнопкою миші по елементу «
Заголовок3»;3) із контекстного меню (рис. 5) вибираємо пункт «
Изменить…». З’явиться вікно настройки параметрів стилю, як на рис. 6;
4) у цьому вікні змінюємо параметри (наприклад, включаємо прапорець «
Заливка») і натискуємо на «ОК».Уважно дивимося на таблицю: на робочому листі нічого не змінилося!
Важливо!
Група прапорців у вікні «Стиль» (рис. 6) визначає, які атрибути форматування діятимуть при накладенні стилю. Значення цих параметрів потрібно задавати окремо, скориставшись кнопкою «Формат». У нашому випадку через кнопку «Формат» ми повинні вибрати спосіб заливки комірок, а потім включити прапорець «Заливка», щоб дія цього параметра проявилася.Повторимо наші дії з урахуванням цього зауваження:
1) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1). Відкриється вікно, зображене на рис. 3;2) знаходимо елемент «
Заголовок3», клацаємо по ньому правою кнопкою миші;3) з контекстного меню (рис. 5) вибираємо «
Изменить…»;4) у вікні «
Стиль» (рис. 6) клацаємо по кнопці «Формат». З’явиться вікно «Формат ячеек», як на рис. 7. Усі елементи цього вікна нам уже добре знайомі. Тепер потрібно змінити заливку;
5) клацаємо лівою кнопкою миші по закладці «
Заливка». Вибираємо колір і натискуємо на «ОК», щоб повернутися у вікно роботи з параметрами стилю (рис. 6);6) у вікні «
Стиль» включаємо прапорець «Заливка» та натискуємо на «ОК».Форматування заголовків знову не змінилося! Причина в тому, що для заголовків ми застосували не один, а два стилі. У нашому випадку для того, щоб параметри стилю «
Заголовок3» отримали пріоритет над параметрами стилю «Хороший», доведеться наново застосувати оформлення «Заголовок3» для комірок «A1:F1».Спробуємо змінити параметри відформатованих комірок одним
стилем. У нашому прикладі — це комірки основної частини таблиці, а змінити нам потрібно параметри стилю «Обычный». Виконуємо такі дії:1) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1). Відкриється вікно, показане на рис. 3;2) клацаємо правою кнопкою по елементу «
Обычный», із контекстного меню вибираємо «Изменить…»;3) у вікні «
Стиль» (рис. 6) клацаємо по кнопці «Формат». З’явиться вікно «Формат ячеек»;4) переходимо на закладку «
Шрифт», вибираємо розмір символів «8 пт.»;5) натискуємо на «
ОК», щоб повернутися у вікно настройки параметрів стилю (рис. 5);6) у вікні «
Стиль» включаємо прапорець «Шрифт» і натискуємо на «ОК».Шрифт в основній частині таблиці платежів зменшився, тобто нові параметри стилю спрацювали.
Порада
Не присвоюйте блоку комірок робочого листа більше одного стилю. Неузгодженість у параметрах може потребувати повторного форматування документа після зміни характеристик стилю. І всі переваги роботи зі стилями зведуться нанівець.
СТВОРЕННЯ СТИЛЮ ФОРМАТУВАННЯ КОМІРОК
Якщо можливостей стандартних стилів недостатньо, ви можете створити свій власний стиль форматування комірок. Виконаємо це на прикладі таблиці на рис. 2. Ми створимо стиль з ім’ям «
!Заг» і присвоїмо його коміркам першого рядка таблиці:1) виділяємо блок «
A1:F1»;2) клацаємо по іконці «
Стили ячеек» (рис. 1);3) у вікні роботи зі стилями (рис. 3) вибираємо «
Создать стиль ячейки…». З’явиться вікно «Стиль», в якому стало доступним для редагування поле «Имя стиля:»;4) уводимо до цього поля назву «
!Заг». Включаємо потрібні прапорці у групі «Стиль включает». Я зробив активними всі параметри цієї групи (рис. 8);
5) клацаємо по кнопці «
Формат». З’явиться вікно «Формат ячеек»;6) у ньому задаємо параметри форматування, як для звичайної комірки робочого листа. Я вибрав шрифт напівжирного зображення синього кольору;
7) натискуємо на «
ОК»;8) повернувшись у вікно «
Стиль», знову натискуємо на «ОК»;9) клацаємо по іконці «
Стили ячеек». На палітрі стилів з’явилася група «Пользовательские». У ній знаходиться щойно створений стиль «!Заг» (рис. 9);
10) клацанням лівої кнопки вибираємо цей стиль, щоб присвоїти його коміркам «
A1:F1».
ВИДАЛЕННЯ СТИЛЮ
Щоб видалити стиль форматування, потрібно виконати такі дії:
1) клацанням по іконці «
Стили ячеек» відкрити палітру стилів;2) знайти потрібний стиль і клацнути по ньому правою кнопкою миші;
3) із контекстного меню (рис. 5) вибрати пункт «
Удалить».Excel видалить стиль із палітри та скасує його дію в межах усієї робочої книги.
Важливо!
При видаленні стилів будьте уважні. Excel виконує цю операцію без попередження. Повернути стилі, скориставшись клавішею відкоту, не можна.
ІНШІ ОПЕРАЦІЇ зІ СТИЛЯМИ
У контекстному меню роботи зі стилями нам залишилося розглянути роботу пунктів «
Применить», «Дублировать», «Добавить коллекцию на панель быстрого доступа»:— «
Применить» — застосовується для призначення стилю виділеному блоку комірок;— «
Дублировать» — дозволяє отримати копію наявного стилю. Клацання по цьому пункту відкриває вікно створення стилю, показане на рис. 6. У ньому Excel автоматично заповнить поле з назвою стилю. Наприклад, при копіюванні стилю «!Заг» це буде назва «!Заг 2». Зрозуміло, у будь-який момент його можна відкоригувати. Крім того, до створюваної копії Excel перенесе всі параметри форматування з оригінального стилю;Порада!
Намагайтеся не створювати нові стилі з нуля. Здебільшого достатньо знайти відповідний «прототип», скопіювати його та відкоригувати декілька параметрів. У деяких випадках це істотно економить час.— «
Добавить коллекцию на панель быстрого доступа» — клацання по цьому пункту контекстного меню включає іконку роботи зі стилями в області панелі швидкого запуску. Вона знаходиться поруч із кнопками збереження документа і відкоту останньої дії. Якщо ви активно користуєтеся стилями, є сенс таку іконку включити.
ОБ’ЄДНАННЯ СТИЛІВ ФОРМАТУВАННЯ КОМІРОК
При роботі з документами важливої ролі набуває єдність їх стильового оформлення. Зручно, коли в різних документах наявний той самий набір стилів з однаковими параметрами. Однак досягти цього автоматично не вдасться. Справа в тому, що створені стилі, а також зміни в характеристиках стандартних стилів Excel зберігає тільки в межах робочої книги. Для вирішення проблеми розробники Excel передбачили можливість об’єднувати стилі з різних робочих книг до поточного документа. Сенс цієї дії такий. Ви відкриваєте кілька документів. Їх стилі стають доступні для Excel. Потім перемикаєтеся на поточний документ і спеціальним інструментом переносите до нього всі наявні стилі.
Як приклад ми зараз створимо нову книгу та перенесемо до неї стилі форматування комірок із нашої бази даних (її записано на диску з ім’ям «
БД»). Для цього виконаємо такі дії:1) відкриваємо файл «
БД»;2) створюємо нову робочу книгу («
Ctrl+N»). У ній ми об’єднаємо стилі;3) щоб побачити роботу інструменту об’єднання стилів, змінимо в новому документі характеристики стилю «
Обычный». Я вказав для нього розмір символів «14 пт.»;4) клацаємо по іконці «
Стили ячеек», потім — по кнопці «Объединить стили…». З’явиться вікно «Объединение стилей» (рис. 10); 
5) у центральній частині вікна перелічено імена всіх відкритих робочих книг. У нас це один рядок з назвою бази «
БД»;6) клацаємо по рядку з назвою документа лівою кнопкою миші. Стане доступною кнопка «
ОК»;7) клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Excel почне копіювання стилів із книги «
БД» до поточного документа.Нагадаю, що у файлі «
БД» ми змінили параметри стилю «Обычный», указавши для нього розмір символів «8 пт.». Стиль із таким самим ім’ям є і в новому документі, тільки параметри в цього стилю інші та розмір символів ми визначили «14 пт.». Excel проаналізує можливий конфлікт і видасть повідомлення у вигляді вікна, зображеного на рис. 11. Щоб оновити параметри однойменних стилів у поточному файлі, натискуємо на кнопку «Да». Щоб залишити параметри без зміни, натискуємо на кнопку «Нет». Для скасування операції натискуємо на клавішу «Отмена». У нашому прикладі ми скористаємося кнопкою «Да». У цьому випадку Excel замінить параметри стилю «Обычный», перевизначивши розмір символів на «8 пт.». Щоб переконатися в цьому, достатньо ввести інформацію на листі створеного файлу і подивитися на розмір символів. Він дорівнює «8 пт.», чого і слід було чекати. 
На цьому ми завершимо знайомство зі стилями оформлення комірок Excel 2007 і наступного разу перейдемо до надзвичайно корисного для бухгалтера питання — роботи зі стилями форматування таблиць.
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
