Поздравительная рассылка
 | Новый год не за горами, а вместе с ним все ближе и ближе предпраздничные заботы: елка, подарки, хлопушки, петарды… И конечно же, новогодние поздравления. Те самые поздравления, которых с таким нетерпением ждут друзья, коллеги, партнеры, заботливые инспекторы. Этот список у каждого главбуха более чем внушительный! Как с ним разобраться, как никого не пропустить? И тут самое время вспомнить о широких возможностях пакета MS Office, который мы добросовестно изучали весь уходящий год. Как вы, наверное, догадались, речь пойдет о рассылке праздничных поздравлений. Точнее, об автоматизации рассылки средствами MS Word. Решением этой задачи мы и займемся сегодня. Николай КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Организация рассылок относится к тем инструментам, которые бухгалтер использует нечасто. Эта работа характерна скорее для секретаря или офис-менеджера. Но в тот момент, когда такая потребность возникла, средства генерации писем в программе Word становятся просто незаменимыми. Судите сами: вместо того чтобы копировать десятки раз одно письмо через буфер обмена, перепечатывать в нем адреса, имена, инициалы, вы делаете так. Готовите компактный список для рассылки. Подключаете к этому списку текст (это может быть письмо, поздравление, приглашение и т. п.). Затем просто вызываете Мастер генерации писем, а все остальное Word сделает сам. Но здесь есть один подводный камень. Инструмент рассылки бухгалтер использует редко. Вспомнить на лету, как с ним работать, обычно не удается. А в результате… В результате идет в ход старый добрый буфер обмена со всеми вытекающими последствиями. А ведь проблемы нет никакой! Освежите в памяти основные моменты по работе с рассылками — и пару часов сэкономленного времени у вас в кармане. Только сделайте это заранее, например прочитав эту статью. В ней я напомню: что такое рассылка, как ее создать и какие при этом есть варианты. Итак, приступим.
Что такое рассылка
Для работы с рассылками в Word есть специальный инструмент — «Письма и рассылки». Основная задача этого инструмента — автоматически сгенерировать документы, подставляя в них переменную информацию из заранее подготовленного списка. Этот список может быть оформлен в виде базы данных Excel, в программе Access или прямо в текстовом процессоре. В базу данных рассылки вы заносите переменную информацию для будущего документа. Причем пишете ее именно в том виде, в котором она должна выглядеть в конечном письме. Состав базы данных (т. е. перечень полей) зависит от того, какие документы вы будете печатать. Например, если объектом рассылки являются договоры, то база данных будет включать реквизиты сторон, условия оплаты, особые условия и т. п. В пригласительной открытке переменной информацией является строка-обращение с указанием имени, отчества, названия подразделения и т. д.
Разумеется, кроме списка рассылки, вы набираете и сам документ. Изначально в этом документе не должно быть переменной информации, только ее постоянная часть. Когда все готово, вы обращаетесь к средству генерации рассылок. Указываете на файл с базой данных. Расставляете поля из базы по тексту документа и запускаете генерацию файла.
Word последовательно просматривает базу рассылки. Для каждой строки этой базы он сформирует отдельный документ, а в его поля подставит информацию из текущей записи. Таким образом, для каждого адресата получится свой индивидуальный документ, а все вместе они и представляют собой рассылку. Вот, собственно, и вся теория. Можно переходить к практической реализации.
Рассылки и «Мастер слияния»
Действия с рассылками находятся в меню «Сервис → Письма и рассылки». В нем есть четыре пункта: «Слияние…», «Показать панель инструментов слияния», «Конверты и наклейки», «Мастер писем…». Раздел «Показать панель инструментов слияния» включает соответствующую панель, где сосредоточены основные действия по настройке рассылки. В разделе «Конверты и наклейки» можно создавать и печатать конверты и наклейки с надписями и адресами. Пункт «Мастер писем…» предназначен для подготовки деловой корреспонденции по данным почтового клиента OutLook. Эти возможности нам пока не пригодятся хотя бы потому, что первые два пункта вообще не имеют отношения к рассылке и предназначены для подготовки документов без привязки их к внешней базе данных. А вот меню «Слияние…» — это как раз то, что нам нужно. Оно вызывает «Мастер слияния» документов. Работа с Мастером состоит из шести шагов:
1) определение типа документа;
2) выбор источника данных для создания рассылки (слияния);
3) подготовка списка получателей;
4) внедрение в текст документа полей слияния (адреса, строки приветствия и т. д.);
5) предварительный просмотр результатов слияния;
6) распечатка результатов слияния или передача их в новый документ для последующей доработки.
Работу с Мастером мы проведем на примере рассылки пригласительных открыток. Пример такой открытки показан на рис. 1. Сейчас в тексте этого документа представлена только постоянная часть приглашения. В нем не хватает важной детали — строки приветствия с указанием имени и отчества приглашенного. Эту информацию мы вставим из базы данных с помощью «Мастера слияния».
Работа с «Мастером слияния»
Чтобы начать работу с «Мастером слияния», делаем так:
1. Входим в меню «Сервис → Письма и рассылки → Слияние…». Появится окно, изображенное на рис. 2. В нем предлагается выбрать тип создаваемого документа.
2. Выбираем вариант «Письма». Нажимаем кнопку «Далее. Открытие документа» и переходим ко второму шагу работы с Мастером. Здесь нам нужно выбрать документ, для которого будет выполняться процедура слияния. Это может быть текущий (открытый) документ, шаблон или существующий документ на диске. У нас документ «Открытка» активен, он является текущим. Поэтому выбор очевиден.
3. Выбираем вариант «Текущий документ» (рис. 3).
4. Нажимаем «Далее. Выбор получатетелей». Попадаем на третий этап работы с Мастером (рис. 4 на с. 13). Здесь Word предложит выбрать тип получателя (или базы данных) для слияния. Это может быть один из трех вариантов: «Использование списка», «Контакты OutLook» и «Создание списка». Посмотрим вкратце, что это такое.
База данных в виде файла
Первый вариант в окне на рис. 4 — «Использование списка». Он предполагает, что у вас уже есть база данных рассылки. Она подготовлена заранее, оформлена в виде соответствующего файла и хранится на диске. Чтобы подключить ее к документу, нужно нажать кнопку «Обзор», появится окно Проводника Wіndows. В нем указываем маршрут к файлу базы данных и нажимаем «Далее. Создание письма».
Важно! По умолчанию Word считает, что база не просто записана на диск, но и зарегистрирована в Windows как источник данных. Поэтому в Проводнике он автоматически откроет папку с именем «Мои источники данных». Пусть это вас не смущает: в окне Проводника вы сможете подключить любую базу данных, которая подготовлена в подходящем формате. Обычно это формат Ms Excel или Ms Access. Достаточно найти файл на диске и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши. Если вы все же решили зарегистрировать свою базу как источник данных, лучше доверьте это дело администратору.
Б аза данных Outlook
Второй вариант выбора получателей в окне «Слияние» (рис. 4) — «Контакты OutLook». Он удобен в тех случаях, когда вы активно пользуетесь электронной почтой. Здесь ситуация такова.
Для работы с почтой часто используют так называемые почтовые клиенты. Основная задача почтового клиента — это загрузка сообщений с серверов на локальный компьютер, формирование базы данных полученной и отправленной корреспонденции и т. п. Одной из возможностей почтового клиента является организация адресной книги, которая представляет собой базу данных о ваших контактах. В ней можно хранить адреса, телефоны, e-mail, ICQ и т. п. Разумеется, эту базу можно использовать для организации рассылки.
Среди множества почтовых программ одной из самых популярных является OutLook от фирмы Microsoft. Она представлена в двух вариантах: сокращенном (OutLook Express) и полном (MS OutLook). О них мы не раз писали на страницах «Б & К». Поэтому вполне логично, что разработчики MS Word предусмотрели возможность выполнить слияние документов с использованием адресной книги своего же почтового клиента. Все, что для этого нужно, — установить флажок «Выбор получателей» в состояние «Контакты OutLook». Word автоматически найдет адресную книгу и подключит ее в качестве списка рассылки.
Важно! Некоторые версии Word не работают с адресной книгой OutLook Express, а воспринимают список контактов только от MS OutLook.
База данных как список Word
Последний вариант на рис. 4 — это «Создание списка». Его используют в тех случаях, когда заранее подготовленного списка рассылки нет и вы будете создавать этот список прямо в программе Word. Этот вариант работы мы и рассмотрим подробно. Делаем так:
1. Ставим флажок «Выбор получателей» в состояние «Создание списка».
2. Нажимаем кнопку «Создать» в центральной части окна «Слияние». Появится окно «Новый список адресов». В нем находится бланк с параметрами списка, изображенный на рис. 5. Несколько слов о назначении кнопок в окне создания списка рассылки. Кнопка «Удалить запись» стирает данные о текущем объекте базы. Кнопка «Найти запись» позволяет отыскать информацию по значению ключевого поля. Кнопку «Фильтр» используют, чтобы наложить условие на выборку записей из базы данных. В этом случае при слиянии Word будет использовать только отфильтрованные записи. Через кнопку «Настройка…» можно изменить состав базы — добавить новые поля, переименовать или удалить существующие. Здесь же можно изменить порядок следования полей. Мы на эти действия отвлекаться не будем. Оставляем все как есть и продолжим работу над рассылкой.
3. Заполняем поля в бланке на рис. 5. В качестве примера здесь заполнены всего три поля: «Обращение», «Имя» и «Организация».
4. Нажимаем кнопку «Создать запись». Повторяем эти действия до тех пор, пока не сформируем всю базу рассылки.
5. Завершив формирование списка, закрываем окно «Новый список адресов». Word откроет окно Проводника и предложит сохранить созданный список.
6. Выбираем папку для сохранения, вводим имя файла и нажимаем «ОК». На экране появится окно с результатами нашей работы. Оно выглядит, как показано на рис. 6.
7. В этом окне ставим галочки возле тех элементов, которые должны попасть в рассылку. В примере отмечены все записи в базе данных. Кнопки в нижней части окна на рис. 6 позволяют искать, корректировать, очищать записи. Мы этого делать не будем.
8. В окне «Получатели слияния» нажимаем «ОК», попадаем в окно документа Word.
9. Нажимаем кнопку «Далее. Создание письма». В правой части окна Word обновится окно диалога по созданию письма. Теперь оно, будет выглядеть, как на рис. 7.
10. В настоящий момент у нас доступен для работы документ Word. Мы можем напечатать текст письма (если его еще нет) и тут же вставить в него такие элементы, как «Блок адреса…», «Строка приветствия…» и т. д. (рис. 6). У нас письмо готово, поэтому сразу перейдем к вставке полей.
11. Становимся на первую строку в тексте документа перед символом «!» (рис. 1).
12. Нажимаем кнопку «Другие элементы» (рис. 7). Появится окно «Добавление поля слияния», изображенное на рис. 8. В этом окне перечислены все поля базы данных, а в верхней части находится единственный переключатель «Вставить:».
13. Ставим переключатель в положение «Поля базы данных». Это означает, что в основную часть документа мы будем вставлять поля из базы слияния. Причем делать это в произвольном порядке.
14. В списке «Поля:» выбираем «Обращение». Щелкаем на кнопке «Вставить».
15. Нажимаем кнопку «Закрыть», выходим из окна «Добавление поля слияния». Становится доступным текст документа в окне Word.
16. Печатаем пробел, чтобы сделать отступ от обращения до имени приглашенного.
17. Снова нажимаем кнопку «Другие элементы». Появится окно «Добавление поля слияния».
18. Выбираем строку «Имя» и нажимаем «Вставить».
19. Нажимаем кнопку «Закрыть», возвращаемся к тексту документа.
20. Нажимаем «Далее. Просмотр писем». Все поля по тексту Word заменил значениями . До настоящего момента мы видели только имена полей. Кроме того, изменилось окно слияния. Теперь оно стало выглядеть, как показано на рис. 9. В окне появился элемент управления «Получатель:». Он позволяет перелистывать записи в списке адресов и таким образом просмотреть состав будущего документа. Кнопкой «Найти получателя…» можно перейти к определенной записи в базе данных и сразу же оценить результат подстановки полей в текст документа. Кнопка «Исключить получателя» удаляет элемент из списка рассылки. Но самые интересные возможности, на мой взгляд, открывает кнопка «Изменить список».
21. Нажимаем ее. Появится окно «Получатели слияния», изображенное на рис. 6. С ним мы уже знакомы. В этом окне виден состав всей базы рассылки. Флажки в левой части записей означают, будет участвовать этот элемент в слиянии или нет. С помощью этих флажков можно сделать выборочное слияние документа по базе рассылки. Шесть кнопок внизу окна позволяют откорректировать список рассылки: выделить все элементы (включить их в слияние), очистить список, найти нужный элемент в списке, изменить его атрибуты и т. д.
22. Откорректировав параметры в окне «Получатели слияния», нажимаем «ОК». Возвращаемся в окно «Просмотр писем» (рис. 9).
23. В этом окне нажимаем «Далее. Завершение слияния». Попадаем в заключительное окно работы с Мастером слияния. В нем всего две кнопки: «Печать…» и «Изменить часть писем…».
24. Нажимаем «Изменить часть писем…». Word создаст новый документ, поместив в него приглашения для каждого сотрудника из списка рассылки. Фрагмент такого документа показан на рис. 10.
25. Проверяем полученный документ, чтобы убедиться в правильности слияния. Если ошибок нет, нажимаем «Печать…». Чтобы лишний раз просмотреть результат слияния, нажимаем «Изменить часть писем…». Word покажет письмо для рассылки в виде отдельного файла. Его можно сохранить или распечатать как обычный документ.
Подготовка списка рассылки средствами Мастера имеет некоторые ограничения. В основном они касаются структуры конечного документа. Для того чтобы получить максимальную гибкость, рекомендуется пользоваться панелью инструментов «Слияние» и контролировать весь процесс самостоятельно.
Работа с панелью инструментов «Слияние»
Первым делом включаем панель «Слияние» (если она в данный момент неактивна). Для этого щелкаем правой кнопкой мыши на любой панели инструментов, в появившемся списке ставим галочку возле пункта «Слияние». Для тех, кто предпочитает работать через меню, нужно войти в «Сервис → Письма и рассылки → Показать панель инструментов слияния». Появится панель, изображенная на рис. 11. Сейчас мы с ее помощью подготовим рассылку приглашения, пример которого показан на рис. 12. В текст этого поздравления мы внесли дополнительный элемент: номер места приглашенного в банкетном зале. А всего элементов, которые нужно подставить из базы данных, у нас три: место работы, обращение и номер места в зале. Информация о получателях для рассылки подготовлена в виде базы данных Excel, которая состоит из четырех колонок: «Фамилия», «ИО», «Отдел», «Место» (рис. 13). База хранится в файле с именем «Адр.xls». Открываем Word, загружаем документ с текстом поздравления. Как и в предыдущем случае, в тексте этого документа переменных полей нет. Нажимаем кнопку «Тип документа» (рис. 11), в окне «Тип основного документа» выбираем «Обычный документ Word». Теперь нужно присоединить базу данных. Нажимаем кнопку «Источник данных» (рис. 11). Появится окно «Проводника», в нем находим файл «Адр.xls» и загружаем его двойным щелчком мыши. Word перед загрузкой файла покажет в специальном окне список листов «Адр.xls» (рис. 14 на с. 17). Выбираем лист (в нашем случае — это «Лист1») и щелкаем на кнопке «ОК».
Важно! Обратите внимание на флажок «первая строка данных содержит заголовки столбцов». Он означает, что при обработке базы слияния первую строку списка Word обрабатывать не будет.
Нажимаем кнопку «Адресаты слияния». Word покажет содержимое базы данных «Адр.xls» в отдельном окне, как изображено на рис. 6. Проставляем галочки возле элементов базы, которые должны участвовать в слиянии. Завершив эту работу, нажимаем «ОК». Чтобы внедрить поля в документ, щелкаем на кнопке «Вставить поля слияния». Откроется окно, изображенное на рис. 15. Ставим указатель на нужное поле и нажимаем «Вставить». Поле появится в тексте документа.
Совет Я вставляю все поля в документ не выходя из окна «Добавление поля слияния», а именно ставлю указатель на нужное поле, щелкаю «Вставить», перехожу к следующему полю и повторяю эту процедуру нужное количество раз. После этого нажимаю «Закрыть» и затем расставляю поля по документу, оперируя с ними как с обычным текстом. А для того чтобы лучше видеть поля на фоне основного текста, щелкаю на кнопке «Затенение полей». Теперь все поля будут подсвечены серым.
Завершив расстановку полей, щелкаем на кнопке «Поля/Данные». Word покажет результат расстановки полей в документе (предварительный просмотр). Если все сделано правильно, нажимаем кнопку «Слияние в новый документ». Появится окно, в котором нужно указать диапазон записей для слияния. Возможны такие варианты: «Все», «Текущую запись», «с… по…». Выбираем «Все» и нажимаем «ОК». Word создаст новый документ и запишет в него результат слияния. Останется его распечатать обычным способом.
Инструмент генерации писем и рассылок может использоваться не только в «поздравительной» практике. Для бухгалтера — это мощное средство подготовки серийных документов: бланков, договоров, реестров и т. д. Поэтому умение пользоваться средством рассылки обязательно сослужит вам хорошую службу.
Ну что ж, осталось пожелать успешной подготовки к предстоящим новогодним праздникам. А если у вас есть вопросы, предложения или замечания по данной статье, пишите их на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum.
