Вітальна розсилка
 | Незабаром Новий рік. А разом з ним усе ближче передсвяткові турботи — ялинка, подарунки, хлопавки, петарди... І звичайно ж, новорічні привітання. Ті самі привітання, на які з таким нетерпінням чекають друзі, колеги, партнери, дбайливі інспектори... Цей список у кожного головбуха ну дуже солідний! Як з ним розібратися, як нікого не пропустити? І тут саме час пригадати про багаті можливості пакета MS Office, який ми сумлінно вивчали весь поточний рік. Як ви, напевно, здогадалися, йтиметься про розсилання святкових привітань. Точніше, про автоматизацію розсилання засобами MS Word. Вирішенням цього завдання ми й займемося сьогодні. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Організація розсилок належить до інструментів, які бухгалтер використовує нечасто. Ця робота характерна скоріше для секретаря чи офіс-менеджера. Але в той момент, коли така потреба виникла, засоби генерації листів у програмі Word стають просто незамінними. Поміркуйте самі. Замість того, щоб копіювати десятки разів один лист через буфер обміну, передруковувати в ньому адреси, імена, ініціали, ви готуєте компактний список для розсилки. Підключаєте до цього списку текст (це може бути лист, привітання, запрошення тощо), а потім просто викликаєте Майстра генерації листів, а все інше Word зробить сам. Але тут є один підводний камінь. Інструмент розсилок бухгалтер використовує рідко. Миттєво пригадати, як з ним працювати, зазвичай не вдається. А в результаті… застосовується старий добрий буфер обміну. З усіма наслідками, що звідси випливають. Але ж немає ніякої проблеми! Освіжіть у пам’яті основні моменти роботи з розсилками — і кілька годин заощадженого часу у вас у кишені. Тільки зробіть це завчасно. Наприклад, прочитавши цю статтю. У ній я нагадаю: що таке розсилка, як її створити і які при цьому є варіанти. Отже, приступимо.
Що таке розсилка
Для роботи з розсилками у Word є спеціальний інструмент — «Письма и рассылки». Основне завдання цього інструменту — автоматично згенерувати документи, підставляючи в них змінну інформацію із завчасно підготовленого списку. Цей список може бути оформлено у вигляді бази даних Excel, у програмі Access чи безпосередньо в текстовому процесорі. До бази даних розсилки ви вносите змінну інформацію для майбутнього документа. Причому записуєте її саме в тому вигляді, як вона має виглядати в остаточному варіанті листа. Склад бази даних (тобто перелік полів) залежить від того, які документи ви друкуватимете. Наприклад, якщо об’єктом розсилки є договори, то база даних включатиме реквізити сторін, умови оплати, особливі умови тощо. У запрошувальній листівці змінною інформацією є рядок-звернення із зазначенням імені, по батькові, назви підрозділу тощо.
Зрозуміло, крім списку розсилки, ви набираєте й сам документ. Спочатку в цьому документі не повинно бути змінної інформації, тільки її постійна складова частина. Коли все готово, ви звертаєтеся до засобу генерації розсилок і вказуєте на файл із базою даних. Розставляєте поля з бази в тексті документа і запускаєте генерацію файлу.
Word послідовно переглядає базу розсилки. Для кожного рядка цієї бази він сформує окремий документ, а до його полів підставить інформацію з поточного запису. Таким чином, для кожного адресата вийде свій, індивідуальний документ, а всі разом вони і являють собою розсилку. Ось, власне, і вся теорія. Можна переходити до практичної реалізації.
Розсилки та «Мастер слияния»
Дії з розсилками знаходяться в меню «Сервис → Письма и рассылки». У ньому є чотири пункти: «Слияние…», «Показать панель инструментов слияния», «Конверты и наклейки», «Мастер писем…». Розділ «Показать панель инструментов слияния» включає відповідну панель, де зосереджено основні дії з настроювання розсилки. У розділі «Конверты и наклейки» можна створювати і друкувати конверти і наклейки з написами та адресами. Пункт «Мастер писем…» призначено для підготовки ділової кореспонденції за даними поштового клієнта OutLook. Ці можливості нам поки що не знадобляться, хоча б тому, що перші два пункти взагалі розсилки не стосуються та призначені для підготовки документів без прив’язки їх до зовнішньої бази даних. А от меню «Слияние…» — це якраз те, що нам потрібно. Воно викликає «Мастер слияния» документів. Робота з Майстром складається із шести кроків:
1) визначення типу документа;
2) вибір джерела даних для створення розсилки (злиття);
3) підготовка списку одержувачів;
4) упровадження до тексту документа полів злиття (адреси, рядки вітання тощо);
5) попередній перегляд результатів злиття;
6) роздрукування результатів злиття або передача їх до нового документа для подальшого доопрацювання.
Роботу з Майстром ми розглянемо на прикладі розсилки запрошувальних листівок. Приклад такої листівки показано на рис. 1. Зараз у тексті цього документа є лише постійна частина запрошення і не вистачає важливої деталі — рядка вітання із зазначенням імені та по батькові запрошеного. Цю інформацію ми вставимо з бази даних за допомогою пункту «Мастер слияния».
Робота з «Мастером слияния»
Щоб розпочати роботу з «Мастером слияния», виконуємо такі дії:
1) входимо до меню «Сервис → Письма и рассылки → Слияние…». З’явиться вікно, зображене на рис. 2. У ньому пропонується вибрати тип створюваного документа;
2) вибираємо варіант «Письма». Натискуємо на кнопку «Далее. Открытие документа» і переходимо до другого кроку роботи з Майстром. Тут нам потрібно вибрати документ, для якого виконуватиметься процедура злиття. Це може бути поточний (відкритий) документ, шаблон чи існуючий документ на диску. У нас документ «Открытка» активний, він є поточним. Тому вибір очевидний;
3) вибираємо варіант «Текущий документ» (рис. 3);
4) натискуємо на кнопку «Далее. Выбор получателей». Потрапляємо на третій етап роботи з Майстром (рис. 4 на с. 13). Тут Word запропонує вибрати тип одержувача (чи бази даних) для злиття. Це може бути один із трьох варіантів: «Использование списка», «Контакты OutLook» і «Создание списка». Подивимося стисло, що це таке.
БАЗА ДАНИХ У ВИГЛЯДІ ФАЙЛУ
Перший варіант у вікні на рис. 4 — «Использование списка». Він передбачає, що у вас уже є база даних розсилки, яка підготовлена завчасно, оформлена у вигляді відповідного файла та зберігається на диску. Щоб підключити її до документа, потрібно натискувати на кнопку «Обзор», з’явиться вікно Провідника Windows. У ньому вказуємо маршрут до файла бази даних і натискуємо на кнопку «Далее. Создание письма».
Важливо! За умовчанням Word вважає, що базу не просто записано на диску, а й зареєстровано у Windows як джерело даних. Тому в Провіднику він автоматично відкриє папку з ім’ям «Мои источники данных». Нехай це вас не бентежить: у вікні Провідника ви зможете підключити будь-яку базу даних, підготовлену у відповідному форматі. Зазвичай це формат MS Excel чи MS Access. Достатньо знайти файл на диску і клацнути по ньому лівою кнопкою миші. Якщо ви все-таки вирішили зареєструвати свою базу як джерело даних, краще довірте цю справу адміністратору.
БАЗА ДАНИХ OUTLOOK
Другий варіант вибору одержувачів у вікні «Слияние» (рис. 4) — «Контакты OutLook». Він зручний у тих випадках, коли ви активно користуєтеся електронною поштою. Тут ситуація така.
Для роботи з поштою часто використовують так званих поштових клієнтів. Основні завдання поштового клієнта — це завантаження повідомлень із серверів на локальний комп’ютер, формування бази даних отриманої та відправленої кореспонденції тощо. Однією з можливостей поштового клієнта є організація адресної книги , що є базою даних ваших контактів. У ній можна зберігати адреси, телефони, e-mail, ICQ тощо. Зрозуміло, цю базу можна використовувати для організації розсилки.
Серед множини поштових програм однією з найпопулярніших є Outlook від фірми Microsoft, що презентована у двох варіантах: скороченому (Outlook Express) та повному (MS OutLook). Про них ми не раз писали на сторінках «Б & К» (наприклад, у № 1 від 10 травня 2006 року). Тому цілком логічно, що розробники MS Word передбачили можливість виконати злиття документів з використанням адресної книги свого ж поштового клієнта. Усе, що для цього потрібно, — установити прапорець «Выбор получателей» у стан «Контакты Outlook». Word автоматично знайде адресну книгу і підключить її як список розсилки.
Важливо! Деякі версії Word не працюють з адресною книгою OutLook Express, а сприймають список контактів лише від MS OutLook.
БАЗА ДАНИХ ЯК СПИСОК WORD
Останній варіант на рис. 4 — це «Создание списка». Його використовують у тих випадках, коли завчасно підготовленого списку розсилки немає і ви створюватимете цей список безпосередньо у програмі Word. Цей варіант роботи ми й розглянемо докладно. Виконуємо такі дії:
1) ставимо прапорець «Выбор получателей» у стан «Создание списка»;
2) натискуємо на кнопку «Создать» у центральній частині вікна «Слияние». З’явиться вікно «Новый список адресов». У ньому знаходиться бланк із параметрами списку, зображений на рис. 5. Декілька слів про призначення кнопок у вікні створення списку розсилки. Кнопка «Удалить запись» стирає дані про поточний об’єкт бази. Кнопка «Найти запись» дозволяє відшукати інформацію за значенням ключового поля. Кнопку «Фильтр» використовують, щоб накласти умову на вибірку записів з бази даних. У цьому випадку при злитті Word використовуватиме лише відфільтровані записи. Через кнопку «Настройка…» можна змінити склад бази — додати нові поля, перейменувати чи видалити існуючі. Тут же можна змінити порядок дотримання полів. Ми на ці дії не відволікатимемося. Залишаємо все, як є, і продовжимо роботу над розсилкою;
3) заповнюємо поля у бланку на рис. 5. Як приклад тут заповнено лише три поля: «Обращение», «Имя» та «Организация»;
4) натискуємо на кнопку «Создать запись». Повторюємо ці дії доти, доки не сформуємо всю базу розсилки;
5) завершивши формування списку, закриваємо вікно «Новый список адресов». Word відкриє вікно Провідника та запропонує зберегти створений список;
6) вибираємо папку для збереження, уводимо ім’я файлу і натискуємо на «ОК». На екрані з’явиться вікно з результатами нашої роботи. Воно має вигляд, як показано на рис. 6;
7) у цьому вікні ставимо галочку біля тих елементів, що мають попасти в розсилку. У прикладі позначено всі записи в базі даних. Кнопки в нижній частині вікна на рис. 6 дозволяють шукати, коригувати, очищати записи. Ми цього не робитимемо;
8) у вікні «Получатели слияния» натискуємо на «ОК», потрапляємо у вікно документа Word;
9) натискуємо на кнопку «Далее. Создание письма». У правій частині вікна Word оновиться вікно діалогу щодо створення листа. Тепер воно матиме вигляд, як на рис. 7;
10) зараз у нас доступний для роботи документ Word. Ми можемо надрукувати текст листа (якщо його ще немає) і відразу вставити до нього такі елементи, як «Блок адреса…», «Строка приветствия…» тощо (рис. 6). У нас лист готовий, тому відразу перейдемо до вставки полів;
11) стаємо на перший рядок у тексті документа перед символом «!» (рис. 1);
12) натискуємо на кнопку «Другие элементы» (рис. 7). З’явиться вікно «Добавление поля слияния», зображене на рис. 8. У цьому вікні перелічено всі поля бази даних, а у верхній частині знаходиться єдиний перемикач «Вставить:»;
13) ставимо перемикач у положення «Поля базы данных». Це означає, що в основну частину документа ми вставлятимемо поля з бази злиття, причому робитимемо це в довільному порядку;
14) у списку «Поля:» вибираємо «Обращение». Клацаємо по кнопці «Вставить»;
15) натискуємо на кнопку «Закрыть», виходимо з вікна «Добавление поля слияния». Стає доступним текст документа у вікні Word;
16) друкуємо пропуск, щоб зробити відступ від звернення до імені запрошеного;
17) знову натискуємо кнопку «Другие элементы». З’явиться вікно «Добавление поля слияния»;
18) вибираємо рядок «Имя» і натискуємо на кнопку «Вставить»;
19) натискуємо на кнопку «Закрыть», повертаємося до тексту документа;
20) натискуємо на кнопку «Далее. Просмотр писем». Усі поля в тексті Word замінив значеннями. Досі ми бачили тільки імена полів. Крім того, змінилося вікно злиття. Тепер воно набуло вигляду, як показано на рис. 9. У вікні з’явився елемент управління «Получатель:». Він дозволяє «перегортати» записи у списку адрес і в такий спосіб переглянути склад майбутнього документа. Кнопкою «Найти получателя…» можна перейти до певного запису в базі даних і відразу ж оцінити результат підстановки полів до тексту документа. Кнопка «Отключить получателя» видаляє елемент зі списку розсилки. Але найцікавіші можливості, на мій погляд, відкриває кнопка «Изменить список»;
21) натискуємо на неї. З’явиться вікно «Получатели слияния», зображене на рис. 6. Із ним ми вже знайомі. У цьому вікні можна побачити склад усієї бази розсилки. Прапорці в лівій частині записів означають, чи братиме участь цей елемент у злитті. За допомогою цих прапорців можна зробити вибіркове злиття документа за базою розсилки. Шість кнопок унизу вікна дозволяють відкоригувати список розсилки: виділити всі елементи (включити їх до злиття), очистити список, знайти потрібний елемент у списку, змінити його атрибути тощо;
22) відкоригувавши параметри у вікні «Получатели слияния» , натискуємо на «ОК». Повертаємося у вікно «Просмотр писем» (рис. 9);
23) у цьому вікні натискуємо на кнопку «Далее. Завершение слияния». Потрапляємо у завершальне вікно роботи з Майстром злиття. У ньому лише дві кнопки: «Печать…» і «Изменить часть писем…»;
24) натискуємо на кнопку «Изменить часть писем…». Word створить новий документ, помістивши до нього запрошення для кожного працівника зі списку розсилки. Фрагмент такого документа показано на рис. 10;
25) перевіряємо отриманий документ, щоб переконатися у правильності злиття. Якщо помилок немає, натискуємо на «Печать…». Щоб ще раз переглянути результат злиття, натискуємо на кнопку «Изменить часть писем…». Word покаже лист для розсилки у вигляді окремого файлу. Його можна зберегти чи роздрукувати, як звичайний документ.
Підготовка списку розсилки засобами Майстра має певні обмеження. Вони переважно стосуються структури кінцевого документа. Для того щоб отримати максимальну гнучкість, рекомендується користуватися панеллю інструментів «Слияние» і контролювати весь процес самостійно.
Робота з панеллю інструментів
«Слияние»
Насамперед включаємо панель «Слияние» (якщо вона в поточний момент неактивна). Для цього клацаємо правою кнопкою миші по будь-якій панелі інструментів і у списку, що з’явився, ставимо галочку біля пункту «Слияние». Для тих, хто вважає за краще працювати через меню, увійдіть до меню «Сервис → Письма и рассылки → Показать панель инструментов слияния». З’явиться панель, зображена на рис. 11. З її допомогою ми підготуємо розсилку запрошення, приклад якого показано на рис. 12. До тексту цього привітання ми внесли додатковий елемент: номер місця запрошеного в банкетному залі. А всього елементів, які потрібно підставити з бази даних, у нас три: місце роботи, звернення та номер місця в залі. Інформацію про одержувачів для розсилки підготовлено у вигляді бази даних Excel, що складається з чотирьох колонок: «Фамилия», «ИО», «Отдел», «Место» (рис. 13). База зберігається у файлі з ім’ям «Адр.xls». Відкриваємо Word, завантажуємо документ із текстом привітання. Як і в попередньому випадку, у тексті цього документа змінних полів немає. Натискуємо на кнопку «Тип документа» (рис. 11), у вікні «Тип основного документа» вибираємо «Обычный документ Word». Тепер потрібно приєднати базу даних. Натискуємо на кнопку «Источник данных» (рис. 11). З’явиться вікно «Проводника», в якому знаходимо файл «Адр.xls» і завантажуємо його подвійним клацанням миші. Word перед завантаженням файлу покаже у спеціальному вікні список листів «Адр.xls» (рис. 14 на с. 17). Вибираємо лист, у нашому випадку — це «Лист1», і клацаємо по кнопці «ОК».
Важливо! Зверніть увагу на прапорець «первая строка данных содержит заголовки столбцов». Він означає, що при обробленні бази злиття перший рядок списку Word не оброблятиме.
Натискуємо на кнопку «Адресаты слияния». Word покаже вміст бази даних «Адр.xls» в окремому вікні, як зображено на рис. 6. Ставимо галочки біля елементів бази, які мають брати участь у злитті. Завершивши цю роботу, натискуємо на «ОК». Щоб упровадити поля в документ, клацаємо по кнопці «Вставить поля слияния». Відкриється вікно, зображене на рис. 15. Ставимо покажчик на потрібне поле і натискуємо на кнопку «Вставить». Поле з’явиться в тексті документа.
Порада Я вставляю всі поля в документ не виходячи з вікна «Добавление поля слияния», а саме: ставлю покажчик на потрібне поле, клацаю по кнопці «Вставить», переходжу до наступного поля і повторюю цю процедуру стільки, скільки це буде потрібно. Після цього натискую на кнопку «Закрыть» і потім розставляю поля в документі, оперуючи з ними, як зі звичайним текстом. А для того щоб краще бачити поля на тлі основного тексту, клацаю по кнопці «Затенение полей». Тепер усі поля підсвічуватимуться сірим.
Завершивши розставляння полів, клацаємо по кнопці «Поля/Данные». Word покаже результат розставляння полів у документі (попередній перегляд). Якщо все зроблено правильно, натискуємо на кнопку «Слияние в новый документ». З’явиться вікно, в якому потрібно вказати діапазон записів для злиття. Можливі такі варіанти: «Все», «Текущую запись», «с… по…». Вибираємо «Все» і натискуємо на «ОК». Word створить новий документ і запише до нього результат злиття. Залишиться його роздрукувати звичайним способом.
Інструмент генерації листів та розсилок може використовуватися не лише у «вітальній» практиці. Для бухгалтера — це потужний засіб підготовки серійних документів: бланків, договорів, реєстрів тощо. Тому вміння користуватися засобом розсилки обов’язково стане вам у пригоді.
Ну що ж, залишилося побажати успішної підготовки до майбутніх новорічних свят. А якщо у вас є запитання, пропозиції чи зауваження щодо цієї статті, надсилайте їх на форум редакції www.bk.factor.ua/forum.
