Регламентированные отчеты в «1С: Бухгалтерии 8»
Предприятие обязано с определенной периодичностью формировать финансовую, налоговую, статистическую и прочие виды отчетности. В «1С: Бухгалтерии» для формирования такой отчетности предназначены регламентированные отчеты. В преддверии составления годовой отчетности мы напомним основные принципы работы с регламентированной отчетностью с тем, чтобы вслед за этим в ближайших номерах перейти к конкретным вопросам составления годовой отчетности.
Вероника НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
Регламентированными называют такие отчеты, форма и порядок предоставления которых устанавливаются различными нормативными документами. К ним относятся формы финансовой и статистической отчетности, налоговые декларации и расчеты и пр. Поскольку отчетность регламентируется законодательством и часто изменяется, обновленный комплект таких отчетов для «1С: Бухгалтерии» выпускается ежеквартально. Обновления отчетов в восьмой версии, как правило, выходят вместе с обновлением конфигурации, хотя некоторые срочные обновления могут выходить в виде внешних отчетов.
Для работы со списком форм регламентированных отчетов (далее — РО) предназначен справочник «
Регламентированные отчеты» (меню «Отчеты → Регламентированные отчеты»). Нажав на кнопку в верхней командной панели «Справочник отчетов», мы тем самым откроем справочник «Регламентированные отчеты» (рис. 1). 
Справочник «Регламентированные отчеты» по умолчанию заполнен: в него включены все отчеты, входящие в поставку программного продукта. В справочнике хранение форм РО осуществляется в иерархическом списке: все отчеты организованы в группы по видам отчетности (финансовая, налоговая и другие), а внутри каждой группы — по отдельным формам отчетности.
Кнопки командной панели справочника позволяют управлять списком отчетов:
— «Скрыть» — убрать из списка ненужный отчет или группу отчета. Используется, если предприятие не представляет отчеты данного вида;
— «Восстановить» — показать ранее скрытые в списке формы отчетности. По нажатию этой кнопки список отчетов полностью восстанавливается в исходное состояние;
— «Новый» — открывает новый РО того вида, который выделен в списке отчетов;
— «Журнал отчетов» — открывает журнал РО (рис. 2), в котором хранятся все ранее введенные и сохраненные отчеты. То есть введенный и сохраненный РО — это отдельный документ. Из журнала отчетов можно открыть любой ранее сформированный отчет, внести в него изменения и сохранить заново с уже внесенными изменениями.
Остановимся на кнопке «Обновить» чуть подробней, для того чтобы понять процесс обновления регламентированных отчетов. Обновлять отчеты необходимо в том случае, когда объекты конфигурации, реализующие формы РО, обновлены или в конфигурацию добавлены новые формы отчетности. Нажав на кнопку «Обновить», мы тем самым откроем диалоговое окно для выбора обновляемых отчетов. Чтобы отчет обновился, напротив него должен быть установлен флажок (рис. 3).
Р
абота с регламентированным отчетомДля ввода нового РО необходимо найти в справочнике «
Регламентированные отчеты» строку с наименованием нужного отчета и дважды щелкнуть по ней мышью. При этом открывается специальное диалоговое окно, предназначенное для:— выбора периода формирования РО;
— автоматического определения формы РО в соответствии с выбранным периодом.
Кнопка «
Выбрать форму» (рис. 4) становится доступной, если РО может быть составлен по разным формам. В этом случае у пользователя появляется возможность выбора той редакции формы РО, которая не соответствует указанному отчетному периоду (если таковая существует). 
Изменить отчетный период в уже открытом отчете нельзя: если отчет не записан, можно отказаться от ввода отчета и вновь через стартовую форму открыть отчет за другой период.
РО по выбранной пользователем форме открывается после нажатия кнопки «ОК» в стартовой форме отчета. В открытом отчете автоматически будет установлен отчетный период, указанный в стартовой настройке.
Степень автоматизации заполнения отчетов разная для разных отчетов. Как минимум, в каждом отчете будут заполнены реквизиты вашей фирмы (полученные из справочника «Организации» и из сопутствующих регистров сведений), данные фондов и налоговых органов, куда сдаются отчеты.
Форма для составления РО содержит бланк отчета, а также диалог управления заполнением и печати текущего отчета. В верхней части диалога необходимо указать организацию, для которой составляется отчет. Если необходимо, изменить единицу измерения и точность вывода сумм в отчете, а также указать дату подписания отчета. В некоторых случаях в верхней и нижней части диалога могут располагаться и другие элементы.
Далее описано назначение некоторых управляющих элементов диалога:
— «Заполнить» — кнопка присутствует, если существует возможность автоматического заполнения по данным информационной базы. В этом случае отчет можно заполнить как вручную, так и автоматически;
— «Расшифровка» позволяет расшифровать суммы, содержащиеся в ячейках отчета. При этом показываются источники, из которых получена конкретная цифра (рис. 5 на с. 27). Функция расшифровки присутствует не во всех отчетах и только для ячеек, заполняемых автоматически информацией из базы (светло-зеленые);
— «Очистить» — при нажатии этой кнопки очищает все заполненные ранее ячейки формы;
— «Записать» — при нажатии этой кнопки в нижней части панели запоминается содержимое ячеек формы отчета.
Для печати отчета используется кнопка «Печать», расположенная в нижней командной панели (рис. 6 на с. 27). При нажатии на нее из выпадающего подменю можно выбрать одно из следующих действий:
— «Печать сразу» — печать отчета выполняется сразу без предварительного показа;
— «Показать бланк» — вывод отчета в отдельном окне в виде табличного документа с целью предварительного просмотра и редактирования. Отредактированный табличный документ можно сохранить в виде файла.
При предварительном просмотре документа в параметрах печати имеется возможность задать количество экземпляров печати и порядок печати листов, для чего служит флажок «Разобрать по копиям». Если флажок установлен, сначала буду печататься все листы одной копии отчета, затем — все листы следующей копии и т. д. При снятом флажке сначала будет напечатан первый выбранный лист в указанном количестве экземпляров, затем — второй, тоже в указанном количестве экземпляров и т. д.
Щелкнув по кнопке «Сохранить», можно сохранить выбранные листы в указанном каталоге (рис. 7); листы сохранятся в файлах формата табличных документов «1С: Предприятия 8» (формат *.mxl).
Кнопка «Перейти в родительский отчет (F12)», также расположенная на нижней командной панели, активизирует форму, из которой была открыта форма предварительного просмотра. В левом углу нижней командной панели отображаются количество выбранных листов и общее количество листов бумаги, требуемое для печати с учетом установленного количества копий.
Настройки страниц отчета
Для некоторых видов регламентированной отчетности, например для отчета «
Декларация о прибыли» (в заполненном виде), существует возможность «Настройки страниц» (рис. 8 на с. 28). Так, если отчет состоит из многих разделов, форма отчета реализована в виде диалога с закладками, а в верхней командной панели присутствует кнопка «Настройка страниц». По нажатию этой кнопки вызывается диалог настройки, в котором нужно указать, какие разделы отчета следует показывать на экране и выводить на печать. 
На печать выводятся все страницы отчета в соответствии с настройками печати в диалоге «Настройка страниц». Разделы для показа и вывода на печать можно указывать независимо, например раздел можно заполнить и спрятать в электронной форме, но при печати он может быть напечатан.
Если количество строк в какой-либо части отчета не оговорено заранее, то при составлении отчета могут потребоваться дополнительные строки в бланке, например для отчета «1-ДФ». В таких случаях предоставлена возможность включения в отчет неограниченного количества дополнительных групп строк. При выборе раздела отчета, где есть такая возможность, в нижней части диалога появляются кнопки «Добавить» и «Удалить» — соответственно для их добавления и удаления (рис. 9 на с. 29).
Вы, наверное, заметили, что ячейки регламентированных отчетов окрашены в разные цвета. Ячейки белого цвета не редактируются (как правило, это названия граф и строк отчета). Заполнение ячеек желтого цвета не автоматизировано, поэтому они всегда заполняются вручную. Ячейки светло-зеленого цвета могут быть заполнены автоматически по данным учетной информации, накопленной в информационной базе.
С помощью управляющих элементов диалога, расположенных в нижней части отчета, можно управлять заполнением таких ячеек. Для этого необходимо выбрать один из следующих вариантов:
— «не заполнять автоматически». При автозаполнении ячейка не заполняется и значение вводится вручную. При этом в текстовое поле справа можно ввести комментарий в ячейке. Он будет отображаться в виде всплывающей подсказки при наведении курсора мыши на прокомментированную ячейку;
— «заполнять автоматически с корректировкой» . Ячейка заполняется и автоматически и вручную. То есть автоматически значение рассчитывается по данным ИБ, а пользователь либо добавляет свое значение корректировки в поле в нижней части отчета (в этом случае в самой ячейке отображается сумма этих двух значений), либо правит значение в ячейке (в этом случае значение корректировки рассчитывается автоматически);
— «заполнить только автоматически и вручную не корректировать» — исходное состояние светло-зеленой ячейки. Значение, введенное в такую ячейку вручную, при автоматическом заполнении отчета будет очищено.
Ячейки зеленого цвета
вычисляются автоматически на основе данных, введенных в другие ячейки.
Журнал отчетов
Для работы с сохраненными РО предназначен журнал отчетов. На командной панели формы «
Регламентированная и финансовая отчетность» заслуживает внимания кнопка «Настройки». Она вызывает диалог для управления свойствами формы «Регламентированная и финансовая отчетность» и общими свойствами регламентированных отчетов (рис. 10 на с. 29). 
Журнал отчетов содержит все созданные регламентированные отчеты. Колонки журнала отображают наименование вида отчета, отчетный период, организацию, от имени которой составлен отчет, признак «Первичный/Корректирующий» и номер корректировки для тех отчетов, к которым нормативными актами предусмотрено предоставление исправительных отчетов, а также комментарий.
Выгрузка отчетов
Журнал выгрузки предназначен для работы с документами «
Выгрузка регламентированных отчетов». В нем находятся только документы выгрузки регламентированных отчетов. Колонки журнала отображают:— дату документа, она же дата выполнения выгрузки;
— период, за который выгружались регламентированные отчеты;
— организацию, от имени которой составлен отчет;
— комментарий.
Механизм выгрузки отчетов в электронном виде активизируется при нажатии на кнопку «
Выгрузить в формат ГНАУ (в файл *.xml)», расположенную на нижней командной панели формы каждого отчета, для которого предусмотрена такая выгрузка (рис. 11 на с. 30). При нажатии на эту кнопку на экране появится стандартное диалоговое окно сервисной обработки (данная сервисная обработка предусмотрена не для всех видов отчетов). 
Для выгрузки отчета необходимо указать каталог для его сохранения (рис. 12 на с. 30). Затем нажимаем кнопку «Сформировать электронные документы в формате ХML», после этого отчет в формате «.ХML» будет выгружен в указанный каталог.
Нажмем кнопку «Далее» — на экране появится диалоговое окно с напоминанием о том, что, не закрывая обработки, необходимо подписать сформированный отчет.
Подписав отчет, мы можем отправить его адресату, воспользовавшись либо обычным почтовым клиентом, либо встроенным в «1С» почтовым клиентом (его желательно настроить заранее).
Мы рассмотрели общие моменты составления регламентированной отчетности и готовы отвечать на ваши конкретные вопросы, связанные с составлением годовой отчетности в «1С: Бухгалтерии 8». Ждем ваших писем по адресу
bk@id.factor.ua или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успехов в работе!
