Регламентовані звіти в «1С:Бухгалтерії 8»
Підприємство зобов’язане з певною періодичністю формувати фінансову, податкову, статистичну та інші види звітності. В «1С:Бухгалтерії» для формування такої звітності призначено Регламентовані звіти. Напередодні складання річної звітності нагадаємо основні принципи роботи з регламентованою звітністю, щоб слідом за цим у найближчих номерах перейти до конкретних питань складання річної звітності.
Вероніка НЕКРАСОВА, консультант «Б & К»
Регламентованими називають такі звіти, форма та порядок подання яких установлюються різними нормативними документами. До них належать форми фінансової та статистичної звітності, податкові декларації та розрахунки тощо. Оскільки звітність регламентується законодавством і часто змінюється, оновлений комплект таких звітів для «1С:Бухгалтерії» випускається щокварталу. Оновлення звітів у восьмій версії, як правило, виходять разом з оновленням конфігурації. Хоча деякі термінові оновлення можуть виходити у вигляді зовнішніх звітів.
Для роботи зі списком форм регламентованих звітів (далі — РЗ) призначено довідник «
Регламентированные отчеты» (меню «Отчеты → Регламентированные отчеты»). Натиснувши на кнопку у верхній командній панелі «Справочник отчетов», ми відкриємо довідник «Регламентированные отчеты» (рис. 1). 
Довідник «Регламентированные отчеты» за умовчанням заповнено: до нього включено всі звіти, що входять до поставки програмного продукту. У довіднику зберігання форм РЗ здійснюється в ієрархічному списку: усі звіти організовано у групи за видами звітності (фінансова, податкова та інші), а всередині кожної групи — за окремими формами звітності.
Кнопки командної панелі довідника дозволяють управляти списком звітів:
— «Скрыть» — прибрати зі списку непотрібний звіт або групу звіту. Використовується, якщо підприємство не подає звіти цього виду;
— «Восстановить» — показати раніше приховані у списку форми звітності. Після натиснення на цю кнопку список звітів повністю відновлюється у вихідному стані;
— «Новый» — відкривати новий РЗ того виду, який виділено у списку звітів;
— «Журнал отчетов» — відкривати журнал РЗ (рис. 2), в якому зберігаються всі раніше введені та збережені звіти, тобто введений та збережений РЗ — це окремий документ. Із журналу звітів можна відкрити будь-який раніше сформований звіт, унести до нього зміни і зберегти наново з уже внесеними змінами.
Зупинимося на кнопці «Восстановить» трохи докладніше, щоб зрозуміти процес оновлення регламентованих звітів. Оновлювати звіти необхідно в тому випадку, коли об’єкти конфігурації, що реалізують форми РЗ, оновлено або до конфігурації додано нові форми звітності. Натиснувши на кнопку «Восстановить», ми відкриємо діалогове вікно для вибору оновлюваних звітів. Щоб звіт оновився, напроти нього має бути встановлено прапорець (рис. 3).
РОБОТА З РЕГЛАМЕНТОВАНИМ ЗВІТОМ
Для введення нового РЗ необхідно знайти в довіднику «
Регламентированные отчеты» рядок з найменуванням потрібного звіту і двічі клацнути по ньому мишею. При цьому відкривається спеціальне діалогове вікно, призначене для:— вибору періоду формування РЗ;
— автоматичного визначення форми РЗ відповідно до вибраного періоду.
Кнопка «
Выбрать форму» (рис. 4) стає доступною, якщо РЗ може бути складено за різними формами. У цьому випадку в користувача з’являється можливість вибору тієї редакції форми РЗ, що не відповідає зазначеному звітному періоду (якщо така існує). 
Змінити звітний період у вже відкритому звіті не можна: якщо звіт не записано, можна відмовитися від уведення звіту і (знову через стартову форму) відкрити звіт за інший період.
РЗ за вибраною користувачем формою відкривається після натиснення на кнопку «ОК» у стартовій формі звіту. У відкритому звіті автоматично буде встановлено звітний період, зазначений у стартовій настройці.
Ступінь автоматизації заповнення звітів різний для різних звітів. Як мінімум, у кожному звіті буде заповнено реквізити вашої фірми (отримані з довідника «Организации» та із супутніх регістрів відомостей), дані фондів та податкових органів, куди здаються звіти.
Форма для складання РЗ містить бланк звіту, а також діалог управління заповненням і друкування поточного звіту. У верхній частині діалогу необхідно вказати організацію, для якої складається звіт. Також можна, якщо потрібно змінити одиницю виміру і точність виведення сум у звіті, а так зазначити дату підписання звіту. У деяких випадках у верхній та нижній частинах діалогу можуть розташовуватися й інші елементи.
Нижче описано призначення деяких управляючих елементів діалогу:
— «Заполнить» — кнопка наявна, якщо існує можливість автоматичного заповнення за даними інформаційної бази. У цьому випадку звіт можна заповнити як уручну, так і автоматично (рис. );
— «Розшифровка» — дозволяє розшифрувати суми, що містяться в комірках звіту. При цьому відображаються джерела, з яких отримано конкретну цифру (рис. 5). Функція розшифровки наявна не в усіх звітах і лише для комірок, що заповнюються автоматично інформацією з бази (світло-зелені);
— «Очистить» — при натисненні на цю кнопку очищаються всі заповнені раніше комірки форми;
— «Записать» — при натисненні на цю кнопку в нижній частині панелі вміст комірок форми звіту запам’ятовується.
Для друкування звіту використовується кнопка «Печать», розташована в нижній командній панелі. При натисненні на неї з випадаючого підменю можна вибрати одну з таких дій:
— «Печать сразу» — друкування звіту виконується відразу без попереднього показу;
— «Показать бланк» — виведення звіту в окремому вікні у вигляді табличного документа з метою попереднього перегляду і редагування. Відредагований табличний документ можна зберегти у вигляді файлу.
При попередньому перегляді документа в параметрах друкування є можливість задати кількість примірників друку і порядок печатки аркушів — для цього застосовується прапорець «Разобрать по копиям». Якщо прапорець встановлено, спочатку друкуватимуся всі аркуші однієї копії звіту, потім — усі аркуші наступної копії, тощо. При знятому прапорці спочатку буде надруковано перший вибраний аркуш у зазначеній кількості примірників, потім — другий, теж у зазначеній кількості примірників, і так далі.
Клацнувши по кнопці «Сохранить», можна зберегти вибрані аркуші в зазначеному каталозі (рис. 7); вони збережуться у файлах формату табличних документів «1С:Підприємства 8» (формат *.mxl).
Кнопка («Перейти в родительский отчет (F12)»), яка також розташована на нижній командній панелі, активізує форму, з якої було відкрито форму попереднього перегляду. У лівому кутку нижньої командної панелі відображаються кількість вибраних аркушів та загальна кількість аркушів паперу, потрібна для друкування, з урахуванням установленої кількості копій.
НАСТРОЙКИ СТОРІНОК ЗВІТУ
Для деяких видів регламентованої звітності, наприклад, для звіту «
Декларация о прибыли» (у заповненому вигляді) існує можливість «Настройки страниц» (рис. 8). Так, якщо звіт складається з багатьох розділів, форму звіту реалізовано у вигляді діалогу із закладками. А у верхній командній панелі наявна кнопка «Настройка страниц». При натисненні на цю кнопку викликається діалог настройки, в якому потрібно вказати, які розділи звіту слід показувати на екрані та виводити на друк. 
На друк виводяться всі сторінки звіту, відповідно до настройок печатки в діалозі «Настройка страниц». Розділи для показу та виведення на друк можна вказувати незалежно: наприклад, розділ можна заповнити і приховати в електронній формі, але його все одно може бути надруковано.
Якщо кількість рядків у якійсь частини звіту не застережена заздалегідь, то при складанні звіту можуть знадобитися додаткові рядки у бланку, наприклад, для звіту «1ДФ». У таких випадках існує можливість уключення до звіту необмеженої кількості додаткових груп рядків. При виборі розділу звіту, де є така можливість, у нижній частині діалогу з’являються кнопки «Добавить» і «Удалить» — відповідно для їх додавання та видалення (рис. 9).
Ви напевно помітили, що комірки регламентованих звітів мають різні кольори. Комірки білого кольору не редагуються (як правило, це назва граф та рядків звіту). Заповнення комірок жовтого кольору не автоматизоване, тому вони завжди заповнюються вручну. Комірки світло-зеленого кольору можуть заповнюватися автоматично за даними облікової інформації, накопиченої в інформаційній базі.
За допомогою управляючих елементів діалогу, розташованих у нижній частині звіту, можна керувати заповненням таких комірок. Для цього необхідно вибрати один із таких варіантів:
— «не заполнять автоматически» — при автозаповненні комірка не заповнюється і значення вводиться вручну. При цьому до текстового поля праворуч можна ввести коментар у комірці. Він відображатиметься у вигляді спливаючої підказки при наведенні курсора миші на прокоментовану комірку;
— «заполнять автоматически с корректировкой» — комірка заповнюється і автоматично, і вручну. Тобто автоматично значення розраховується за даними ІБ, а користувач або додає своє значення коригування (у полі в нижній частині звіту) — у цьому випадку в самій комірці відображається сума цих двох значень, або виправляє значення в комірці — у цьому випадку значення коригування розраховується автоматично;
— «заполнить только автоматически и вручную не корректировать» — вихідний стан світло-зеленої комірки. Значення, уведене до такої комірки вручну, при автоматичному заповненні звіту буде очищено.
Комірки зеленого кольору обчислюються автоматично на основі даних, уведених до інших комірок.
ЖУРНАЛ ЗВІТІВ
Для роботи зі збереженими РЗ призначено журнал звітів. На командній панелі форми «
Регламентированная и финансовая отчетность» заслуговує на увагу кнопка «Настройки». Вона викликає діалог для управління властивостями форми «Регламентированная и финансовая отчетность» та загальними властивостями регламентованих звітів (рис. 10). 
Журнал звітів містить усі створені регламентовані звіти. Колонки журналу відображають: найменування виду звіту, звітний період, організацію, від імені якої складено звіт, ознаку «Первичный/Корректирующий» та номер коригування для тих звітів, до яких нормативними актами передбачено подання виправних звітів, а також коментар.
ВИВАНТАЖЕННЯ ЗВІТІВ
Журнал вивантаження призначено для роботи з документами «
Выгрузка регламентированных отчетов». У ньому знаходяться лише документи вивантаження регламентованих звітів. Колонки журналу відображають:— дату документа, вона ж — дата виконання вивантаження;
— період, за який вивантажувалися регламентовані звіти;
— організацію, від імені якої складено звіт;
— коментар.
Механізм вивантаження звітів в електронному вигляді активізується при натисненні на кнопку «
Выгрузить в формат ГНАУ (в файл *.xml)», розташовану на нижній командній панелі форми кожного звіту, для якого передбачено таке вивантаження (рис. 11). При натисненні на цю кнопку на екрані з’явиться стандартне діалогове вікно сервісної обробки (цю сервісну обробку передбачено не для всіх видів звітів). 
Для вивантаження звіту необхідно вказати каталог для його збереження (рис. 12). Далі при натисненні на кнопку «Сформировать электронные документы в формате ХML» звіт у форматі «.ХML» буде вивантажено до зазначеного каталогу.
При натисненні на кнопку «Далее» на екрані з’явиться діалогове вікно з нагадуванням про те, що, не закриваючи обробку, необхідно підписати сформований звіт.
Підписавши звіт, ми можемо відправити його адресату, скориставшись або звичайним поштовим клієнтом, або вбудованим в «1С» поштовим клієнтом (його бажано настроїти завчасно).
Ми розглянули загальні моменти складання регламентованої звітності та готуємося відповідати на ваші конкретні запитання, пов’язані зі складанням річної звітності в «1С:Бухгалтерії 8». Чекаємо ваших листів на адресу
bk@id.factor.ua або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успіхів у роботі!
