Excel 2007: работа с файлами
 | Прежде чем продолжить знакомство с Excel 2007, хочу сказать пару слов о структуре курса. Его особенность в том, что мы не публикуем книгу или обширное учебное пособие, где полнота и последовательность изложения характеризует качество продукта. У нас другая задача — как можно быстрее освоить тот минимальный набор возможностей, который позволит перейти к решению практических задач. Иными словами, обеспечить своего рода быстрый старт в мир бухгалтерских вычислений. Но после того как этот старт состоится, мы расширим горизонты и познакомим вас с инструментами MS Office 2007 подробнее. Сегодня мы займемся работой с файлами. Тема на первый взгляд не бухгалтерская, но без нее ни одному пользователю не обойтись. По ходу работы с файлами нам придется заглянуть и в параметры Excel 2007. Но наша главная задача — узнать, насколько соблюдена преемственность в разных версиях программы, нет ли здесь для бухгалтера подводных камней. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Сегодня речь пойдет об операциях над рабочей книгой Excel и настройке некоторых параметров, которые имеют непосредственное к этому отношение.
Рабочая книга Excel
Файл в Excel принято называть
рабочей книгой. Операции с рабочей книгой сосредоточены в главном меню кнопки «Офис». К отдельным операциям этого меню можно обратиться через панель быстрого запуска или с помощью «горячих» клавиш.
Создание рабочей книги
При запуске Excel автоматически создает рабочую книгу с именем «
Книга1». Это имя сохранится до тех пор, пока вы не измените его при сохранении файла на диск. Создать рабочую книгу можно и в ручном режиме. Для этого щелкните на кнопке «Офис». Раскроется главное меню Excel (рис. 1). Из него выберите пункт «Создать». На экране появится окно «Создание рабочей книги», изображенное на рис. 2. В левой части окна показан список групп шаблонов, доступных на вашем компьютере или в сети Интернет («Пустые и последние», «Установленные шаблоны», «Мои шаблоны…», «Из существующего документа» и т. д.). Каждая группа может объединять целый набор шаблонов определенного типа. Щелкаем на любой строке списка — в центральной части окна появится подробный перечень элементов. По умолчанию Excel предлагает пункт «Пустые и последние». Среди элементов этой группы обязательно присутствует шаблон «Новая книга» (рис. 2). Делаем на нем двойной щелчок левой кнопкой мыши. В рабочей области Excel появится пустая таблица. Если в текущем сеансе работы с Excel это первое создание рабочей книги, то ее имя будет «Книга1». Далее нумерация идет по возрастанию («Книга2», «Книга3» и т. д.). 
При создании рабочей книги удобно пользоваться комбинацией клавиш «
Ctrl+N». Ее особенность состоит в том, что в этом случае Excel не предлагает пользоваться шаблоном. Рабочая книга формируется автоматически на основе элемента «Новая книга».Важно! Если вы собираетесь пользоваться шаблонами для создания документа, действуйте только через главное меню системы. Чтобы проигнорировать работу с шаблонами, используйте комбинацию «
Ctrl+N».В центральной части окна «
Создание рабочей книги» могут быть доступны несколько разновидностей шаблонов. На рис. 2 к таким шаблонам относятся «Расписание уроков (с будильником)», «СоставПравУкраины». Это означает, что в предыдущих сеансах они были использованы при создании рабочих книг. Выделяем любой шаблон однократным щелчком мыши. В правой части окна можно увидеть схематическое изображение будущего документа. Двойным щелчком на иконке шаблона создаем документ. 
Совет
Если вы не ограничены в доступе к Интернету, посмотрите шаблоны из группы «Microsoft Office Online». Лично я обнаружил там для себя несколько очень полезных документов.Операция создания рабочей книги в Excel ничего не записывает на жесткий диск. Она только открывает окно с пустым документом. По окончании работы Excel предложит сохранить данные на жесткий диск.
И последнее. Если вам нравится работать с панелью инструментов, вы можете поместить иконку создания файла в панель быстрого запуска. Сделать это очень просто. В правой части панели расположен значок «Настройка панели быстрого запуска». Его изображение напоминает значок выпадающего списка. Щелкните на нем левой кнопкой мыши. Раскроется меню, из него выберите пункт «Создать». На панели появится новый элемент для создания документа.
Открытие документа
Чтобы открыть существующий файл в рабочей области Excel, нужно прочитать его с диска. Для этого щелкаем на кнопке «
Офис». Из главного меню Excel выбираем «Открыть» (рис. 1).Важно!
Справа от основного меню расположен список недавно открытых документов. Щелчок на любом имени из этого списка загружает документ в рабочую область Excel.На экране появится окно «
Открытие документа», изображенное на рис. 3. Состав элементов этого окна практически такой же, как и в Excel 2003. Слева расположена область с папками быстрого доступа. Это «Рабочий стол», «Мои документы», «Мой компьютер», «Сетевое окружение». Отдельного комментария заслуживает папка «Recent»: в ней расположены ссылки на последние используемые файлы. Щелчок левой кнопкой мыши на любой папке быстрого доступа раскрывает ее оглавление. Оно находится в центральной части окна.Чтобы просмотреть все папки на вашем компьютере, нужно обратиться к полю «
Папка». Щелкаем на нем левой кнопкой мыши — раскроется список доступных устройств (жестких дисков, оптических или USB-накопителей). Щелчок на устройстве открывает его оглавление. Щелчок на папке оглавления раскрывает ее содержимое. Щелчок на файле загружает его в Excel.Справа от поля «
Папка» расположена небольшая панель инструментов из пяти иконок. Первая слева — это возврат на один шаг «назад». Например, я открыл папку «Мои документы», в ней раскрыл папку «Бухгалтерские расчеты». Теперь, чтобы вернуться в «Мои документы», достаточно нажать иконку возврата к предыдущему уровню. Справа от кнопки возврата расположена иконка «Переход на один уровень вверх». Ее изображение выглядит как папка со стрелкой, направленной вверх (рис. 3). Щелчок на этой кнопке означает переход из текущей папки к каталогу верхнего уровня. Например, если я нахожусь в папке «Бухгалтерские расчеты», которая находится внутри каталога «Мои документы», кнопка «Переход на один уровень вверх» сделает активной папку «Мои документы». 
Совет
Для перехода к каталогу верхнего уровня пользуйтесь комбинацией клавиш «Alt+2».Действия кнопок «Переход на один уровень вверх» и «Возврат на шаг назад» очень похожи, но отличие между ними есть. Кнопка «Переход на один уровень вверх» перемещает вас строго по дереву каталогов, в то время как переход назад отслеживает историю перемещения по папкам компьютера. Например, вы находились внутри папки «Договора» на диске «С:» и из этой папки перешли на «Бухгалтерские расчеты» внутри папки «Мои документы». Кнопка «Переход на один уровень вверх» сделает активным каталог верхнего уровня (т. е. папку «Мои документы»), в то время как кнопка возврата на шаг назад выполнит переход на каталог «Договора» диска «С:».
Назначение оставшихся трех элементов панели инструментов мы рассмотрим чуть позже.
Открыть документ, находящийся в списке оглавления, можно тремя способами:
— двойным щелчком мыши;
— щелчком мыши выделить документ и щелкнуть на кнопке «Открыть»;
— щелчком мыши выделить документ и нажать кнопку «Enter».
Лично мне нравится последний вариант. Держа мышь в левой руке, я выделяю элемент и правой рукой нажимаю «Enter».
Из окна «Открытие документов» можно загрузить сразу несколько файлов. Для этого нужно их выделить в списке и затем открыть обычным способом. Вот два способа выделить группу файлов.
Способ 1:
— щелкнуть левой кнопкой мыши на первом элементе;
— удерживая клавишу «
Shift», щелкнуть на последнем элементе группы.Способ 2:
— щелкнуть левой кнопкой мыши на первом элементе;
— удерживая клавишу «
Shift», нажимать навигационные клавиши «Стрелка вверх» или «Стрелка вниз», пока не будет выделена вся группа.Когда группа файлов выделена, нажимаем «
Открыть» или клавишу «Enter».Описанные приемы выделяют группу из рядом стоящих элементов списка оглавления, но загружаемые файлы могут быть расположены в оглавлении как угодно. В этом случае вместо «
Shift» удерживайте нажатой клавишу «Ctrl». Теперь последовательными щелчками мыши вы сможете выделить группу из произвольно расположенных файлов. Когда выделение блока закончено, нажмите «Enter» или щелкните на кнопке «Открыть».Совет
Когда файлов много, искать нужный документ становится сложно. Ограничить область поиска можно через параметр «тип файлов:». По умолчанию он имеет значение «Все файлы Excel», и в большинстве случаев это устраивает. Щелкните левой кнопкой мыши на этом параметре. Раскроется список из шести позиций. Среди них будут «Все», «Все файлы Excel», «Файлы Excel», «Все веб-страницы», «Файлы XML», «Текстовые файлы». Выберите, например, «Файлы XML». Список элементов в области оглавления ограничится только документами указанного типа.
Сохранение документа
Прежде чем завершить работу с документом и закрыть Excel, информацию нужно обязательно записать на жесткий диск. Для этого в главном меню Excel предусмотрены два пункта «
Сохранить» и «Сохранить как…» (рис. 1). Их работа зависит от того, каким способом был получен текущий документ.Если файл был сформирован командой «
Создать», при записи его на жесткий диск Excel обязательно предложит указать имя файла и папку, в которой его сохранить. В этом случае нет никакой разницы между пунктами «Сохранить» и «Сохранить как…» — всегда появится окно, изображенное на рис. 4. 
По своей структуре это окно практически идентично диалогу открытия файла. Слева расположены папки для быстрого доступа. В центре окна — подробное оглавление. В верхней части находится список для навигации по папкам жесткого диска и панель инструментов. Но есть два существенных отличия. Первое — вместо кнопки «
Открыть» расположена кнопка «Сохранить», второе — при сохранении файла мы обязательно заполняем поле «Имя файла». Без имени файла не существует. Итак, при первом сохранении файла мы выбираем папку, в которую хотим записать документ, в поле «Имя файла» печатаем название документа и нажимаем «Сохранить» или клавишу «Enter».Принципиально отличается ситуация, когда исходный документ уже был сохранен на диске и загружен в Excel по команде «
Открыть». В этом случае у файла уже есть имя. Тогда кнопка «Сохранить» обновит документ, т. е. запишет новые данные взамен существующих. Чтобы сохранить данные под другим именем или в другой папке, нужно воспользоваться функцией «Сохранить как…». В этом случае откроется окно «Сохранение документа», в нем выбираем папку и указываем НОВОЕ имя файла. Теперь на диске будет сохранена старая версия документа и обновленная (с другим именем).Важно! На практике новые документы часто формируют «по образцу», т. е. открывают существующий файл, заполняют новыми данными и сохраняют его. Например, открывают отчет за первый квартал текущего года, заполняют данными по второму кварталу и записывают их на диск. При такой работе всегда есть опасность потерять исходный документ. Случайное нажатие кнопки «
Сохранить» безвозвратно уничтожит исходную информацию: новый документ заменит предыдущий. Чтобы этого не произошло, СРАЗУ после открытия исходного документа пересохраните его с новым именем (или в другой папке) по команде «Сохранить как…». Теперь все обновления будут произведены с вновь созданной копией документа.
Форматы сохранения документов
MS Excel 2007 поддерживает 24 формата для записи данных из рабочей книги. Они перечислены в списке «
Тип файла:» в окне «Сохранение документа». Среди них есть «Книга Excel», «Книга Excel с поддержкой макросов», «Двоичная книга Excel», «Книга Excel 97-2003», «XML-данные» и т. д. Конечно, большинство из этих вариантов используют редко. В то же время на некоторые особенности стоит обратить внимание.В пакете MS Office 2007 используется новый формат для хранения данных. Это коснулось и программы MS Excel. По умолчанию свои данные Excel 2007 пишет в формате «
Книга Excel». Эти файлы имеют расширение «*.xls». Они НЕсовместимы с форматами более ранних версий программы. То есть, записав рабочую книгу в «родном» формате Excel 2007, вы не сможете открыть ее в Excel 2003. Тем более вы не сможете сделать это в более ранних версиях программы. Конечно, в этом есть свои неудобства, но наверняка должны быть и преимущества. Начнем с последних.Создайте файл, используя комбинацию «
Ctrl+N». Нажмите клавишу «End», а затем «стрелка вниз» (или комбинацию «Ctrl+стрелка вниз»). Обратите внимание на количество строк в документе (оно составляет 1 048 576, в то время как максимальный размер рабочей книги в предыдущих версиях программы составлял 65 536 строк).Важно!
Количество строк в рабочей книге увеличилось в 16 раз!Посмотрим на количество колонок. В ранних версиях программы максимальное количество колонок составляло 256. В новой редакции размер рабочей книги ограничен 16 384 колонками — прирост в 64 раза. Конечно, Excel не является базой данных. По большому счету он не предназначен для обработки таких гигантских объемов информации. И все же для бухгалтера возможность оперировать такими таблицами является большим преимуществом. В моей практике, например, не раз возникали ситуации, когда база бухгалтерских проводок превышала 65 000 строк. В этом случае данные приходилось обрабатывать по частям, а затем вручную совмещать полученные результаты. Ничего хорошего в этом нет. В Excel 2007 я беспроблемно обработал файл размером 65 4219 строк. Да, сортировки и итоги при этом формировались медленно, но они РАБОТАЛИ! В ранних версиях программы сделать это было практически невозможно.
Новый формат файла отличается не только максимальными размерами. В Excel 2007 есть ряд новых возможностей, которые отсутствуют в старых версиях программы. В основном они касаются обычного и условного форматирования документов. Если вы будете пользоваться этими возможностями, данные придется сохранять в новом формате. В любом случае при сохранении файла MS Excel проанализирует потенциальные проблемы и выдаст об этом сообщение.
Пару слов относительно выбора формата файлов. Если вы окончательно перешли на Office 2007, если он установлен на всех компьютерах, где вам приходится работать, смело пользуйтесь преимуществами нового формата. Воздержаться от него придется в тех случаях, когда нужно обеспечить преемственность данных, если вы активно обмениваетесь файлами со своими коллегами, переносите данные с одного рабочего места на другое и обрабатываете их разными версиями MS Excel. Здесь разумнее остановить свой выбор на формате «
Книга Excel 97-2003». Для того чтобы закрепить такое решение, откорректируйте параметры программы. Для этого нажмите кнопку «Офис». Раскроется главное меню (рис. 1). В нижнем правом углу окна с элементами меню расположена кнопка «Параметры Excel». Щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Откроется окно настроек, изображенное на рис. 5. Щелчком мыши выбираем раздел «Сохранение». В правой части окна находим параметр «Сохранять файлы в следующем формате:». Щелчком мыши раскрываем этот список, выбираем вариант «Книга Excel 97-2003» и нажимаем «ОК». Теперь свои файлы Excel будет записывать в формате, который совместим с ранними версиями программы. 
Сервис окна «Проводник»
Окно открытия и сохранения файлов в Excel — своего рода Проводник Windows в миниатюре. В этом окне можно не только выбирать файлы для открытия или сохранения. В нем можно выполнять некоторые действия с файловой системой. На эти возможности мне хотелось бы обратить ваше внимание. К сожалению, на практике ими пользуются нечасто. Но по моему опыту работать с файловой системой прямо из приложения очень удобно. Приведу конкретный пример. Недавно мне понадобилось собрать информацию о ценах на продукцию и затем обработать ее по определенной схеме. Данные я брал из Интернета, в основном это были прайсы в формате MS Excel. То есть по сути работа была такая: я заходил на сайт, находил ссылку на прайс, открывал его в Excel, просматривал. Если прайс был мне нужен, сохранял на диск. По ходу работы некоторые прайсы нужно было раскладывать по разным папкам. В большинстве случаев для этого привлекают программу «Проводник» (или другой файловый менеджер Windows). В нем создают папки, куда затем пишут файлы. Но создать папку можно и прямо в программе Excel! Для этого служит специальная иконка на панели инструментов (рис. 6). Щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Раскроется окно «
Создание папки». В нем единственный параметр — «Имя». Вводим название и нажимаем «ОК». Excel создаст папку в текущем каталоге и сразу же войдет в нее. Остается указать имя файла и нажать кнопку «Сохранить». 
Через панель инструментов можно не только создать, но и удалить файл или папку. Чтобы воспользоваться этой возможностью, нужно выделить один или группу файлов и нажать кнопку «
Удалить». Крайняя справа иконка с выпадающим списком (рис. 6) предназначена для настройки вида оглавления в центральной части окна. Всего есть восемь вариантов: «Эскизы», «Рядом», «Значки», «Список», «Таблица», «Свойства», «Просмотр», «Веб-представления». Я советую взять на вооружение такие варианты:— «
Таблица» (перечень файлов и папок будет показан в виде списка, один элемент занимает одну строку, в ней видно имя файла, дата создания (иногда это очень важно!), объем занимаемой памяти);— «
Список» (самое компактное представление, в оглавлении видны только имена файлов);— «
Просмотр» (элементы оглавления организованы в список, но в правой части окна Excel показывает содержимое файла в режиме предварительного просмотра; этот способ представления очень удобен при визуальном поиске файлов).В нижней части окна открытия или сохранения файла расположена кнопка «
Сервис». Ее назначение зависит от того, открываем мы файл или записываем его. Начнем с операции открытия файла. Вначале выделяем файл, затем щелкаем мышью на кнопке «Сервис». Раскроется меню из пяти пунктов:— «
Удалить» (удаляет выделенный файл с диска);— «
Переименовать…» (изменяет имя файла);— «
Подключить сетевой диск…» (позволяет назначить букву для сетевого диска);— «
Печать» (отправляет файл на печать);— «
Свойства» (показывает информацию о файле (сведения о доступе, авторе, назначении документа и т. д.)).Из перечисленных разделов наибольший интерес для практической работы представляют «
Удалить, «Печать» и «Переименовать».В режиме сохранения файлов состав меню кнопки «
Сервис» другой. Здесь, помимо «Удалить», «Переименовать…», «Подключить сетевой диск…», «Свойства», мы видим такие пункты:— «
Параметры Веб-документа» (этот параметр актуален при импортировании данных для работы в Интернете);— «
Сжать рисунки» (обрабатывает все рисунки в документе для того, чтобы он занимал меньше памяти; в некоторых случаях эффект от этой работы весьма заметен);— «
Общие параметры…». На этом моменте нужно остановиться подробнее.После вызова общих параметров открывается окно, изображенное на рис. 7. В нем можно указать пароли для открытия файла и для его изменения. Здесь же можно установить флажок «
Рекомендовать доступ только для чтения». В этом случае содержимое документа будет защищено от случайного изменения, так как Excel не даст обновить файл — новые данные придется записывать только с другим именем. Если установить флажок «Всегда делать резервную копию», то после сохранения файла его предыдущий вариант тоже останется на диске. Найти эту копию нетрудно: ее имя начинается фразой «Резервная копия», далее следует название исходного файла, а заканчивается оно расширением «.xlk». Если вы случайно обновили файл и сразу же заметили это, предыдущие данные всегда можно получить из его копии. 
Завершив работу с рабочей книгой Excel, ее нужно закрыть. Сделать это можно через главное меню кнопки «
Офис», обратившись к пункту «Закрыть».Думаю, вопрос по работе с файлами в Excel 2007 можно считать закрытым. Главное, что мы выяснили, — это полная преемственность в данных с предыдущими версиями программы. Скажу по себе: в течение нескольких месяцев активной работы с Excel 2007 я сохранял файлы в формате Excel 2003. Многие документы сохраняю в этом формате и до сих пор. За все время ни разу не возникло проблемы несовместимости данных или форматов. Главное — четко понимать, что полная совместимость возможна только в том случае, если вы не пользуетесь специфическими возможностями Excel 2007 — изысканным форматированием и большими таблицами. В следующий раз мы начнем работать с листами рабочей книги. Нашей задачей будет на конкретных примерах освоить приемы создания и форматирования таблиц с учетом специфики бухгалтерской работы.
Жду ваших вопросов, писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
