Теми статей
Обрати теми

Excel 2007: робота з файлами

Редакція БК
Стаття

Excel 2007: робота з файлами

 

img 1

Перш ніж продовжити знайомство з Excel 2007, хочу сказати кілька слів про структуру курсу. Його особливість полягає в тому, що ми не публікуємо книгу чи обширний навчальний посібник, де повнота і послідовність викладу характеризує якість продукту. У нас інше завдання — щонайшвидше освоїти той мінімальний набір можливостей, який дозволить перейти до вирішення практичних завдань. Інакше кажучи, забезпечити свого роду швидкий старт у світ бухгалтерських обчислень. Але після того, як цей старт відбудеться, ми розширимо горизонти та познайомимо вас з інструментами Ms Office 2007 докладніше. Сьогодні ми розглянемо роботу з файлами. Тема на перший погляд не бухгалтерська, але без неї жодному користувачу не обійтися. Під час роботи з файлами нам доведеться заглянути і в параметри Excel 2007. Але наше головне завдання — дізнатися, наскільки дотримано наступність у різних версіях програми. Чи немає тут для бухгалтера підводних каменів.

Микола КАРПЕНКО,

канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Сьогодні йтиметься про операції над робочою книгою Excel та настройки деяких параметрів, що мають до цього безпосереднє відношення.

 

Робоча книга Excel

Файл в Excel прийнято називати робочою книгою. Операції з робочою книгою зосереджені в головному меню кнопки «

Офис». До окремих операцій цього меню можна звернутися через панель швидкого запуску або за допомогою гарячих клавіш.

 

Створення робочої книги

При запуску Excel він автоматично створює робочу книгу з ім’ям «

Книга1». Це ім’я збережеться доти, доки ви не зміните його при збереженні файлу на диск. Створити робочу книгу можна й у ручному режимі. Для цього клацніть по кнопці «Офис». Розкриється головне меню Excel (рис. 1). З нього виберіть пункт «Создать». На екрані з’явиться вікно «Создание рабочей книги», наведене на рис. 2. У лівій частині вікна показано список груп шаблонів, доступних на вашому комп’ютері або в мережі Інтернет («Пустые и последние», «Установленные шаблоны», «Мои шаблоны…», «Из существующего документа» тощо). Кожна група може об’єднувати цілий набір шаблонів певного типу. Клацаємо по будь-якому рядку списку, в центральній частині вікна з’явиться детальний перелік елементів. За умовчанням Excel пропонує пункт «Пустые и последние». Серед елементів цієї групи обов’язково присутній шаблон «Новая книга» (рис. 2). Робимо на ньому подвійне клацання лівою кнопкою миші. У робочій області Excel з’явиться порожня таблиця. Якщо в поточному сеансі роботи з Excel це перше створення робочої книги, її ім’я буде «Книга1». Далі нумерація йде за збільшенням («Книга2», «Книга3» тощо).

img 2

При створенні робочої книги зручно користуватися комбінацією клавіш «

Ctrl+N». Її особливість полягає в тому, що в цьому випадку Excel не пропонує користуватися шаблоном. Робоча книга формується автоматично на основі елемента «Новая книга».

Важливо!

Якщо ви збираєтеся користуватися шаблонами для створення документа, дійте лише через головне меню системи. Щоб проігнорувати роботу з шаблонами, використовуйте комбінацію «Ctrl+N».

У центральній частині вікна «

Создание рабочей книги» можуть бути доступні декілька різновидів шаблонів. На рис. 2 до таких шаблонів належать «Расписание уроков (с будильником)», «СоставПравУкраины». Це означає, що на попередніх сеансах вони були використані при створенні робочих книг. Виділяємо будь-який шаблон одноразовим клацанням миші. У правій частині вікна можна побачити схематичне зображення майбутнього документа. Подвійним клацанням на іконці шаблона створюємо документ.

img 3

Порада

Якщо ви не обмежені в доступі до Інтернету, перегляньте шаблони з групи «Microsoft Office Online». Особисто я виявив там для себе декілька дуже корисних документів.

Операція створення робочої книги в Excel нічого не записує на жорсткий диск. Вона лише відкриває вікно з порожнім документом. Після закінчення роботи Excel запропонує зберегти дані на жорсткий диск.

І останнє. Якщо вам подобається працювати з панеллю інструментів, ви можете помістити іконку створення файлу на панель швидкого запуску. Зробити це дуже просто. У правій частині панелі розташований значок «

Настройка панели быстрого запуска». Його зображення нагадує значок випадного списку. Клацніть по ньому лівою кнопкою миші. Розкриється меню, із нього виберіть пункт «Создать». На панелі з’явиться новий елемент для створення документа.

 

Відкриття документа

Щоб відкрити існуючий файл у робочій області Excel, потрібно прочитати його з диска. Для цього клацаємо по кнопці «

Офис». З головного меню Excel вибираємо «Открыть» (рис. 1).

Важливо!

Праворуч від основного меню розташований список нещодавно відкритих документів. Клацання по будь-якому імені з цього списку завантажує документ до робочої області Excel.

На екрані з’явиться вікно «

Открытие документа», наведене на рис. 3. Склад елементів цього вікна практично такий же, як в Excel 2003. Ліворуч розташована область з папками швидкого доступу. Це «Рабочий стол», «Мои документы», «Мой компьютер», «Сетевое окружение». На окремий коментар заслуговує папка «Recent»: у ній розташовані посилання на останні файли, що використовувалися. Клацання лівою кнопкою миші по будь-якій папці швидкого доступу розкриває її вміст. Він знаходиться в центральній частині вікна.

Щоб переглянути всі папки на вашому комп’ютері, потрібно звернутися до поля «

Папка». Клацаємо по ньому лівою кнопкою миші, розкриється список доступних пристроїв (жорстких дисків, оптичних або USB-накопичувачів). Клацання по пристрої відкриває його зміст. Клацання по папці змісту розкриває її вміст. Клацання по файлу завантажує його до Excel.

Праворуч від поля «

Папка» розташована невелика панель інструментів із п’яти іконок. Перша зліва — це повернення на один крок назад. Наприклад, я відкрив папку «Мои документы», у ній розкрив папку «Бухгалтерские расчеты». Тепер, щоб повернутися в «Мои документы», досить натиснути іконку повернення до попереднього рівня. Праворуч від кнопки повернення розташована іконка «Переход на один уровень вверх». Її зображення виглядає як папка зі стрілкою, спрямованою вгору (рис. 3). Клацання по цій кнопці означає перехід з поточної папки до каталогу верхнього рівня. Наприклад, якщо я знаходжуся в папці «Бухгалтерские расчеты», яка знаходиться всередині каталогу «Мои документы», кнопка «Переход на один уровень вверх» зробить активною папку «Мои документы».

img 4

Порада

Для переходу до каталогу верхнього рівня користуйтеся комбінацією клавіш «Alt+2».

Дія кнопок «Переход на один уровень вверх» та «Возврат на шаг назад» дуже схожа. Але відмінність між ними є. Кнопка «Переход на один уровень вверх» рухається точно за деревом каталогів. Тоді як перехід назад відстежує історію переміщення по папках комп’ютера. Наприклад, ви знаходилися усередині папки «Договора» на диску «С:». З цієї папки перейшли на «Бухгалтерские расчеты» усередині папки «Мои документы». Кнопка «Переход на один уровень вверх» зробить активним каталог верхнього рівня (тобто папку «Мои документы»). У той час як кнопка повернення на крок назад виконає перехід на каталог «Договора» диска «С:».

Призначення трьох елементів панелі інструментів, що залишилися, ми розглянемо дещо пізніше.

Відкрити документ, що знаходиться у списку змісту, можна трьома способами:

— подвійним клацанням миші;

— клацанням миші виділити документ та клацнути по кнопці «Открыть»;

— клацанням миші виділити документ та натиснути на кнопку «Enter».

Особисто мені подобається останній варіант. Тримаючи мишу в лівій руці, я виділяю елемент, правою рукою натискую «Enter».

З вікна «Открытие документов» можна завантажити відразу декілька файлів. Для цього потрібно їх виділити у списку і потім відкрити звичайним способом. Ось два способи виділити групу файлів.

Спосіб 1.

— клацнути лівою кнопкою миші на першому елементі;

— утримуючи клавішу «Shift», клацнути на останньому елементі групи.

Спосіб 2.

— клацнути лівою кнопкою миші на першому елементі;

— утримуючи клавішу «Shift», натискувати навігаційні клавіші «Стрелка вверх» або «Стрелка вниз», поки не буде виділено всю групу.

Коли групи файлів виділено, натискуємо «Открыть» або клавішу «Enter».

Описані прийоми виділяють групу з елементів списку змісту, що стоять поряд. Але файли, що завантажуються, може бути розташовано у змісті як завгодно. У цьому випадку замість «Shift» утримуйте натисненою клавішу «Ctrl». Тепер послідовними клацаннями миші ви зможете виділити групу з довільно розташованих файлів. Коли виділення блоку закінчено, натисніть «Enter» або клацніть по кнопці «Открыть».

Порада

Якщо файлів багато, шукати потрібний документ стає складно. Обмежити зону пошуку можна через параметр «тип файлов:». За умовчанням він має значення «Все файлы Excel», і здебільшого це влаштовує. Клацніть лівою кнопкою миші по цьому параметру. Розкриється список із шести позицій. Серед них будуть «Все», «Все файлы Excel», «Файлы Excel», «Все веб-страницы», «Файлы XML», «Текстовы файлы». Виберіть, наприклад, «Файлы XML». Список елементів в області змісту обмежиться лише документами зазначеного типу.

 

Збереження документа

Перш ніж завершити роботу з документом і закрити Excel, інформацію потрібно обов’язково записати на жорсткий диск. Для цього в головному меню Excel передбачено два пункти «

Сохранить» та «Сохранить как…» (рис. 1). Їх робота залежить від того, яким способом було отримано поточний документ.

Якщо файл було сформовано командою «

Создать», при записуванні його на жорсткий диск Excel обов’язково запропонує вказати ім’я файлу та папку, в якій його зберегти. У цьому випадку немає жодної різниці між пунктами «Сохранить» та «Сохранить как…», — завжди з’явиться вікно, зображене на рис. 4.

img 5

За своєю структурою це вікно практично ідентичне діалогу відкриття файлу. Ліворуч розташовані папки для швидкого доступу. У центрі вікна — докладний зміст. У верхній частині знаходиться список для навігації по папках жорсткого диска та панель інструментів. Але є дві істотні відмінності. Перша: замість кнопки «

Открыть» розміщено кнопку «Сохранить», і друга — при збереженні файлу ми обов’язково заповнюємо поле «Имя файла». Без імені файлу не існує. Отже, при першому збереженні файлу ми вибираємо папку, до якої маємо намір записати документ, у полі «Имя файла» друкуємо назву документа та натискуємо «Сохранить» або клавішу «Enter».

Принципово відрізняється ситуація, коли вихідний документ уже було збережено на диску і його завантажено в Excel за командою «

Открыть». У цьому випадку файл уже має ім’я. Тоді кнопка «Сохранить» оновить документ, тобто запише нові дані замість тих, що існують. Щоб зберегти дані під іншим ім’ям або в іншій папці, потрібно скористатися функцією «Сохранить как…». У цьому випадку відкриється вікно «Сохранение документа», у ньому вибираємо папку та вказуємо НОВЕ ім’я файлу. Тепер на диску буде збережено стару версію документа і оновлену (з іншим ім’ям).

Важливо!

На практиці нові документи часто формують «за зразком». Тобто відкривають існуючий файл, заповнюють новими даними та зберігають його. Наприклад, відкривають звіт за I квартал поточного року, заповнюють даними за II квартал та записують їх на диск. При такій роботі завжди є небезпека втратити вихідний документ. Випадкове натиснення кнопки «Сохранить» безповоротно знищить вихідну інформацію, — новий документ замінить попередній. Щоб цього не сталося, ВІДРАЗУ після відкриття вихідного документа перезбережіть його з новим ім’ям (або в іншій папці) за командою «Сохранить как…». Тепер усі оновлення буде проведено в новоствореній копії документа.

 

Формати збереження документів

Ms Excel 2007 підтримує 24 формати для запису даних із робочої книги. Їх перелічено у списку «

Тип файла:» у вікні «Сохранение документа». Серед них є «Книга Excel», «Книга Excel с поддержкой макросов», «Двоичная книга Excel», «Книга Excel 97-2003», «XML-данные» тощо. Звичайно, більшість з цих варіантів використовують рідко. Водночас на деякі особливості варто звернути увагу.

У пакеті Ms Office 2007 використовується новий формат для зберігання даних. Це стосується і програми Ms Excel. За умовчанням свої дані Excel 2007 записує у форматі «

Книга Excel». Ці файли мають розширення «*.xls». Вони НЕ сумісні з форматами більш ранніх версій програми. Тобто, записавши робочу книгу в «рідному» форматі Excel 2007, ви не зможете відкрити її в Excel 2003. Тим більше ви не зможете зробити це в більш ранніх версіях програми. Звичайно, у цьому є свої незручності. Але, напевно, мають бути і переваги. Почнемо з останніх.

Створіть файл, використовуючи комбінацію «

Ctrl+N». Натисніть клавішу «End», а потім «стрелка вниз» (або комбінацію «Ctrl+стрелка вниз»). Зверніть увагу на кількість рядків у документі, вона становить 1 048 576, тоді як максимальний розмір робочої книги в попередніх версіях програми складав 65536 рядків.

Важливо!

Кількість рядків у робочій книзі збільшилася в 16 разів!

Поглянемо на кількість колонок. У ранніх версіях програми максимальна кількість колонок становила 256. У новій редакції розмір робочої книги обмежено 16384 колонками. Приріст у 64 рази. Звичайно, Excel не є базою даних. Великою мірою його не призначено для обробки таких гігантських обсягів інформації. Та все ж для бухгалтера можливість оперувати такими таблицями є великою перевагою. У моїй практиці, наприклад, неодноразово виникали ситуації, коли база бухгалтерських проводок перевищувала 65000 рядків. У цьому разі дані доводилося обробляти частинами, а потім уручну поєднувати отримані результати. Нічого хорошого в цьому немає. У Excel 2007 я без проблем обробив файл розміром 654219 рядків. Так, сортування та підсумки при цьому формувалися повільно, але вони ПРАЦЮВАЛИ! У ранніх версіях програми зробити це було практично неможливо.

Новий формат файлу відрізняється не лише максимальними розмірами. В Excel 2007 є деякі нові можливості, які відсутні у старих версіях програми. Переважно вони стосуються звичайного та умовного форматування документів. Якщо ви користуватиметеся цими можливостями, дані доведеться зберігати в новому форматі. У будь-якому разі при збереженні файлу Ms Excel проаналізує потенційні проблеми і видасть про це повідомлення.

Кілька слів щодо вибору формату файлів. Якщо ви остаточно перейшли на Office 2007, якщо його встановлено на всіх комп’ютерах, де вам доводиться працювати, сміливо користуйтеся перевагами нового формату. Утриматися від нього доведеться у випадках, коли потрібно забезпечити наступність даних, — якщо ви активно обмінюєтеся файлами зі своїми колегами, переносите дані з одного робочого місця на інше та обробляєте різними версіями Ms Excel. Тут краще зупинити свій вибір на форматі «

Книга Excel 97-2003». Щоб закріпити таке рішення, відкоригуйте параметри програми. Для цього натисніть кнопку «Офис». Розкриється головне меню (рис. 1). У нижньому правому кутку вікна з елементами меню розташована кнопка «Параметры Excel». Клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Відкриється вікно настройок, зображене на рис. 5. Клацанням миші вибираємо розділ «Сохранение». У правій частині вікна знаходимо параметр «Сохранять файлы в следующем формате:». Клацанням миші розкриваємо цей список і вибираємо варіант «Книга Excel 97-2003» та натискуємо «ОК». Тепер свої файли Excel записуватиме у форматі, який сумісний з ранніми версіями програми.

img 6

 

Сервіс вікна «провідник»

Вікно відкриття та збереження фалів в Excel — свого роду Провідник Windows у мініатюрі. У цьому вікні можна не лише вибирати файли для відкриття або збереження. У ньому можна виконувати деякі дії з файловою системою. На ці можливості мені хотілося б звернути вашу увагу. На жаль, на практиці ними користуються нечасто. Але, за моїм досвідом, працювати з файловою системою прямо із додатка дуже зручно. Наведу конкретний приклад. Нещодавно мені знадобилося зібрати інформацію про ціни на продукцію і потім обробити її за певною схемою. Дані я брав із Інтернету, переважно це були прайси у форматі Ms Excel. Тобто, по суті, робота була така: я заходив на сайт, знаходив посилання на прайс, відкривав його в Excel, переглядав. Якщо прайс був мені потрібний, зберігав на диск. Під час роботи деякі прайси потрібно було розкладати за різними папками. Здебільшого для цього використовують програму «Провідник» (або інший файловий менеджер Windows). У ньому створюють папки, куди потім записують файли. Але створити папку можна і прямо в програмі Excel! Для цього призначено спеціальну іконку на панелі інструментів (рис. 6). Клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Розкриється вікно «

Создание папки». У ньому єдиний параметр — «Имя». Вводимо назву та натискуємо на «ОК». Excel створить папку в поточному каталозі і відразу ж увійде до неї. Залишається вказати ім’я файлу та натиснути на кнопку «Сохранить».

img 7

Через панель інструментів можна не лише створити, а й видалити файл або папку. Щоб скористатися цією можливістю, потрібно виділити один або групу файлів та натиснути на кнопку «

Удалить». Крайню справа іконку з випадним списком (рис. 6) призначено для настроювання вигляду змісту в центральній частині вікна. Усього є вісім варіантів: «Эскизы», «Рядом», «Значки», «Список», «Таблица», «Свойства», «Просмотр», «Веб-представления». Я раджу взяти на озброєння такі варіанти:

— «

Таблица», перелік файлів і папок буде наведено у вигляді списку, один елемент займає один рядок, у ньому видно ім’я файлу, дату створення (іноді це дуже важливо!), обсяг зайнятої пам’яті;

— «

Список», найкомпактніше зображення, у змісті видно лише імена файлів;

— «

Просмотр», елементи змісту організовано у список, але в правій частині вікна Excel показує вміст файлу в режимі попереднього перегляду; цей спосіб зображення дуже зручний при візуальному пошуку файлів.

У нижній частині вікна відкриття або збереження файлу розташована кнопка «

Сервис». Її призначення залежить від того, відкриваємо ми файл чи записуємо його. Почнемо з операції відкриття файлу. Спочатку виділяємо файл, потім клацаємо мишею по кнопці «Сервис». Розкриється меню із п’яти пунктів:

— «

Удалить», видаляє виділений файл з диска;

— «

Переименовать…», змінює ім’я файлу;

— «

Подключить сетевой диск…», дозволяє призначити літеру для мережевого диска;

— «

Печать», відправляє файл на друкування;

— «

Свойства», показує інформацію про файл (відомості про доступ, автора, призначення документа тощо).

У практичній роботі найчастіше використовуються розділи «

Удалить, «Печать», «Переименовать».

У режимі збереження файлів склад меню кнопки «

Сервис» інший. Тут, крім «Удалить», «Переименовать…», «Подключить сетевой диск…», «Свойства», ми бачимо такі пункти:

— «

Параметры Веб-документа», цей параметр актуальний при імпортуванні даних для роботи в Інтернеті;

— «

Сжать рисунки», обробляє всі рисунки в документі, щоб він займав менше пам’яті; у деяких випадках ефект від цієї роботи дуже помітний;

— «

Общие параметры…», на цьому моменті потрібно зупинитися докладніше.

Після виклику загальних параметрів відкривається вікно, наведене на рис. 7. У ньому можна зазначити паролі для відкриття файлу та для його зміни. Тут можна також встановити прапорець «

Рекомендовать доступ только для чтения». У цьому випадку вміст документа буде захищений від випадкової зміни, оскільки Excel не дасть оновити файл, — нові дані доведеться записувати лише з іншим ім’ям. Якщо встановити прапорець «Всегда делать резервную копию», то після збереження файлу його попередній варіант теж залишиться на диску. Знайти цю копію неважко: її ім’я починається фразою «Резервная копия», далі наведено назву вихідного файлу, а закінчується воно розширенням «.xlk». Якщо ви випадково оновили файл і відразу ж помітили це, попередні дані завжди можна отримати з його копії.

img 8

Завершивши роботу з робочою книгою Excel, її потрібно закрити. Зробити це можна через головне меню кнопки «

Офис», звернувшись до пункту «Закрыть».

Думаю, питання щодо роботи з файлами в Excel 2007 можна вважати закритими. Головне, що ми з’ясували, — це повна наступність у даних з попередніми версіями програми. Скажу за себе: протягом декількох місяців активної роботи з Excel 2007 я зберігав файли у форматі Excel 2003. Багато документів зберігаю в цьому форматі й досі. За весь час жодного разу не виникло проблеми несумісності даних або форматів. Головне, чітко розуміти, що повна сумісність можлива лише у випадку, якщо ви не користуєтеся специфічними можливостями Excel 2007, — вишуканим форматуванням та великими таблицями. Наступного разу ми почнемо працювати з листами робочої книги. Наше завдання — на конкретних прикладах освоїти прийоми створення та форматування таблиць з урахуванням специфіки бухгалтерської роботи.

 

Чекаю на ваші запитання, листи, пропозиції та зауваження на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum   Успішної роботи!
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі