Как управлять бухгалтерскими итогами
Объясните, пожалуйста, в доступной форме, что такое «бухгалтерские итоги» в «1С: Бухгалтерии 7.7» и почему появляется сообщение «На текущую дату бухгалтерские итоги не рассчитаны!». Конечно, я знаю, что нужно делать в таких случаях (меню «Операции
→ Управление бухгалтерскими итогами»), но до конца не понимаю, зачем это нужно и что при этом происходит в программе. А когда чего-то не понимаешь, отсутствует уверенность в правильности своих действий при работе с программой.
Валентина Н., г. Харьков
Отвечает
Сергей КАМЕНСКИЙ, консультант «Б & К», г. Харьков
Все бухгалтерские программы можно поделить на две группы: те, которые сохраняют в информационной базе (далее — ИБ) только проводки, и те, которые вместе с проводками сохраняют еще и итоговые данные по счетам. Ведение учета в программах первой группы напоминает мемориально-ордерную форму бухгалтерского учета. Чтобы построить отчет, нужно проанализировать все зафиксированные в мемориальных ордерах проводки. Для построения нового отчета приходится выполнять эту операцию снова.
«1С: Бухгалтерия» принадлежит ко второй группе программ. В ее ИБ сохраняется информация не только о документах, операциях и сделанных ими проводках, но и бухгалтерские итоги — сальдо и обороты по счетам и субконто. В этом «1С: Бухгалтерия» напоминает журнально-ордерную форму бухгалтерского учета.
При учете вручную в журналах-ордерах и ведомостях каждый день подводят промежуточные итоги. При сведении Главной книги используют итоговые данные из журналов-ордеров и ведомостей. Объем вычислительной работы при использовании журнально-ордерной формы бухгалтерского учета не уменьшается. Тем не менее она распределяется на протяжении учетного периода более равномерно.
Когда вы даете команду провести документ или операцию, одновременно с регистрацией в ИБ проводок автоматически пересчитываются и бухгалтерские итоги. «1С: Бухгалтерия» сохраняет остатки и обороты по счетам с детализацией по субконто и обороты между синтетическими счетами без учета аналитики. Бухгалтерские итоги сохраняются ежемесячно.
Обновление бухгалтерских итогов несколько замедляет работу компьютера, но пользователя это совсем не раздражает, ведь когда вы даете команду «1С: Бухгалтерии» провести документ, вы психологически готовы к тому, что компьютер должен выполнить определенную работу. То есть он может на некоторое время «задуматься». Зато когда вы попросите у программы сведенный отчет, он будет готов максимум через секунду. А все потому, что для его построения программа использует уже готовые итоговые данные. Кстати, название «1С» как раз и означает «одна секунда».
Заметим, что и в «мемориально-ордерной» идеологии построения бухгалтерской программы есть свои сильные стороны. В первую очередь это гибкость системы отчетов. В некоторые программы даже включен конструктор отчетов, чтобы бухгалтер смог разработать новую форму отчета самостоятельно, без программирования. А недостаток — медленное построение отчетов — практически исчез с повышением мощности ПК и развитием технологий баз данных.
Управление бухгалтерскими итогами
Итак, что делать, если, запустив «1С: Бухгалтерию», в окне сообщений вы видите предупреждение «
На текущую дату бухгалтерские итоги не рассчитаны!»? Например, такое предупреждение, скорее всего, появится при первом запуске демо-базы ООО «Добро» (рис. 1). 
Как же так? Ведь немного выше шла речь об автоматическом расчете бухгалтерских итогов «на лету», при вводе каждой проводки. Как же объяснить сообщение, что итоги не рассчитаны?
А дело вот в чем. Для хранения остатков и оборотов по синтетическим счетам и объектам аналитики программа создает в ИБ файл
1sbkttl.dbf, для хранения оборотов между синтетическими счетами — файл 1sbkttlc.dbf. Пример ООО «Добро» охватывает диапазон операций по 31.03.2003 г. Именно по I квартал 2003 года включительно в этом файле зарегистрированы итоги. Но ведь вы запустили программу более поздней датой. «1С: Бухгалтерия» определила, что места для итогов за II квартал 2003 года и следующие кварталы не отведены, и просит вас расширить диапазон дат вправо.Выберите из главного меню команду «
Операция → Управление бухгалтерскими итогами»*. Откроется окно, показанное на рис. 2.* В сетевых версиях программы устанавливать дату расчета бухгалтерских итогов можно только в монопольном режиме. —
Примеч. ред. 
В этом окне сообщается, что расчет итогов установлен по I квартал 2003 года. В нижнем поле предлагается распространить диапазон расчета на следующий квартал. Не будем размениваться на мелочи и установим расчет на 10 лет вперед. Для этого будем щелкать мышью по кнопке с направленной вверх стрелкой до тех пор, пока в окне не появится надпись «
1 квартал 2013». Потом щелкнем мышью по кнопке «Установить расчет». Программа продублирует итоговое сальдо по состоянию на 01.04.2003 г. на все следующие месяцы. Более поздние движения по счетам в демо-базе не зарегистрированы. Итак, итоги по оборотам за все следующие месяцы будут нулевыми. При регистрации проводок более поздними датами программа будет регистрировать созданные ими обороты и автоматически будет изменять сальдо за каждый месяц по I квартал 2013 года включительно.Установив диапазон расчета итогов на десятилетие вперед, мы увеличили размеры файлов с бухгалтерскими итогами раз в пять и прибавили компьютеру работы по их текущему обновлению. В версии «1С: Бухгалтерии», предназначенной для одного пользователя, это никаких проблем не создает, но в сетевых версиях может заметно увеличиться трафик (количество данных, пересылаемых через сеть в единицу времени). Кстати, можно устанавливать расчет итогов не только вперед, но и назад во времени. Применим разумный компромисс, «откатив» расчет назад по четвертый квартал текущего года включительно.
Кнопка «
Полный пересчет итогов» позволяет заново рассчитать итоги по всем операциям, зарегистрированным с наиболее ранней даты (т. е. от даты введения остатков) по период, указанный в окне «по:». Файлы 1sbkttl.dbf и 1sbkttlc.dbf будут построены заново, по информации о зарегистрированных проводках.Важно!
Полный пересчет итогов делают при восстановлении информационной базы после сбоев.Признаком того, что в ИБ произошел сбой и бухгалтерские итоги не актуальны, могут быть расхождения в данных двух разных отчетов, которые должны выдавать одинаковые цифры, например если не совпадают сальдо по счету и суммарное сальдо по всем субконто этого счета.
Интервал вывода итогов
Построение каждого стандартного отчета начинается с установления диапазона дат, за который он будет выведен. В «1С: Бухгалтерии» можно указать общий для всех отчетов интервал построения, который будет применяться по умолчанию. Целесообразно установить текущий месяц или квартал. Этот интервал можно со временем изменить для каждого отчета индивидуально.
Для установления диапазона вывода итогов выберите в главном меню команду «
Сервис → Параметры». В открывшемся окне «Настройка параметров системы» перейдите на закладку «Бухгалтерские итоги» (рис. 3 на с. 20). Структура полей этой закладки понятна из рисунка. Поля заполняют слева направо. 
В первом сверху поле выводится текущий период вывода итогов. Переключатели в левой части окна разрешают установить квартал, месяц, день или произвольный интервал вывода итогов (тогда «1С: Бухгалтерия» будет использовать временный набор итогов). Средний вертикальный ряд полей разрешает выбрать конкретный квартал, месяц или день. Для установления интервала предусмотрены два поля выбора дат. Те поля ввода, в которых можно указывать день, имеют кнопки вызова календаря. Крайний правый ряд полей разрешает указать, что данные в отчетах должны выводиться нарастающим итогом с начала года, с начала квартала или с начала месяца соответственно.
Если щелкнуть мышью по кнопке «
Применить», установленный интервал вывода итогов вступит в действие, но окно не закроется. На рис. 3 (см. с. 20) эта кнопка не активна, так как интервал вывода отчетов не изменялся. Кнопка «ОК» закрывает окно с принятием изменений, кнопка «Отменить» — без принятия.
Вот, собственно говоря, и вся премудрость управления бухгалтерскими итогами. Уверены, что теперь «1С: Бухгалтерия» не будет приводить вас в замешательство своими предупреждениями о том, что итоги не рассчитаны.
