Як управляти бухгалтерськими підсумками
Поясніть, будь ласка, у доступній формі, що таке «бухгалтерські підсумки» в «1С:Бухгалтерії 7.7» і чому з’являється повідомлення «На текущую дату бухгалтерские итоги не рассчитаны!». Звичайно, я знаю, що потрібно робити в таких випадках (меню «Операции → Управление бухгалтерскими итогами»), але не зовсім розумію, навіщо це потрібно і що при цьому відбувається у програмі. А коли чогось не розумієш, відсутня упевненість у правильності своїх дій при роботі з програмою.
Валентина Н., м. Харків
Відповідає
Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К», м. Харків
Усі бухгалтерські програми можна поділити на дві групи: ті, що зберігають в інформаційній базі (далі — ІБ) лише проводки, і ті, які разом з проводками зберігають ще й підсумкові дані по рахунках. Ведення обліку в програмах першої групи нагадує меморіально-ордерну форму бухгалтерського обліку. Щоб побудувати звіт, потрібно проаналізувати всі зафіксовані в меморіальних ордерах проводки. Для побудови нового звіту доводиться виконувати цю операцію знову.
«1С:Бухгалтерія» належить до другої групи програм. В її ІБ зберігається інформація не лише про документи, операції та виконані ними проводки, а й про бухгалтерські підсумки — сальдо й обороти по рахунках і субконто. Цим «1С:Бухгалтерія» нагадує журнально-ордерну форму бухгалтерського обліку.
При обліку вручну в журналах-ордерах та відомостях щодня підбивають проміжні підсумки. При зведенні Головної книги використовують підсумкові дані з журналів-ордерів та відомостей. Обсяг обчислювальної роботи при використанні журнально-ордерної форми бухгалтерського обліку не зменшується. Однак вона рівномірніше розподіляється протягом облікового періоду.
Коли ви даєте команду провести документ чи операцію, одночасно з реєстрацією в ІБ проводок автоматично перераховуються і бухгалтерські підсумки. «1С:Бухгалтерія» зберігає залишки та обороти по рахунках з деталізацією по субконто й обороти між синтетичними рахунками без урахування аналітики. Бухгалтерські підсумки зберігаються щомісяця.
Оновлення бухгалтерських підсумків дещо уповільнює роботу комп’ютера, але користувача це зовсім не дратує. Адже коли ви даєте команду «1С:Бухгалтерії» провести документ, ви психологічно готові до того, що комп’ютер має виконати певну роботу, тобто він може на деякий час «замислитися». Зате коли ви попросите у програми зведений звіт, він буде готовий максимум через секунду. А все тому, що для його побудови програма використовує вже готові підсумкові дані. До речі, назва «1С» якраз і означає «одна секунда».
Зауважимо, що і в «меморіально-ордерній» ідеології побудови бухгалтерської програми є свої сильні аспекти. Це насамперед гнучкість системи звітів. До деяких програм навіть включено конструктор звітів, щоб бухгалтер зміг розробити нову форму звіту самостійно, без програмування. А недолік — повільна побудова звітів — практично зник з підвищенням потужності ПК та розвитком технологій баз даних.
УПРАВЛІННЯ БУХГАЛТЕРСЬКИМИ ПІДСУМКАМИ
Отже, що робити, коли після запуску «1С:Бухгалтерії» у вікні повідомлень ви бачите попередження «
На текущую дату бухгалтерские итоги не рассчитаны!» Наприклад, таке попередження, найімовірніше, з’явиться при першому запуску демо-бази ТОВ «Добро» (рис. 1). 
Чому ж це так? Адже йшлося про автоматичний розрахунок бухгалтерських підсумків «на льоту», при введенні кожної проводки. Як же пояснити повідомлення, що підсумки не розраховано?
А справа ось у чому. Для зберігання залишків та оборотів по синтетичних рахунках і об’єктах аналітики програма створює в ІБ файл
1sbkttl.dbf, для зберігання оборотів між синтетичними рахунками — файл 1sbkttlc.dbf. Приклад ТОВ «Добро» охоплює діапазон операцій по 31.03.2003 р. Саме по I квартал 2003 року включно в цьому файлі зареєстровано підсумки. Але ж ви запустили програму пізнішою датою! «1С:Бухгалтерія» визначила, що місця для підсумків за II квартал 2003 року і наступні квартали не відведено, і просить вас розширити діапазон дат праворуч.Виберіть із головного меню команду «
Операция → Управление бухгалтерскими итогами»*. Відкриється вікно, показане на рис. 2.* У мережевих версіях програми встановлювати дату розрахунку бухгалтерських підсумків можна лише в монопольному режимі. —
Прим. ред. 
У цьому вікні повідомляється, що розрахунок підсумків установлено по I квартал 2003 року. У нижньому полі пропонується розширити діапазон розрахунку на наступний квартал. Не розмінюватимемося на дрібниці, установимо розрахунок на 10 років уперед. Для цього клацатимемо мишею по кнопці з направленою вгору стрілкою доти, доки у вікні не з’явиться напис «
1 Квартал 2013». Потім клацнемо мишею по кнопці «Установить расчет». Програма продублює підсумкове сальдо станом на 01.04.2003 р. на всі наступні місяці. Пізніші рухи по рахунках у демо-базі не зареєстровані. Отже, підсумки за оборотами за всі наступні місяці будуть нульовими. При реєстрації проводок пізнішими датами програма реєструватиме породжені ними обороти та автоматично змінюватиме сальдо за кожен місяць по I квартал 2013 року включно.Установивши діапазон розрахунку підсумків на десятиріччя вперед, ми збільшили розміри файлів з бухгалтерськими підсумками разів у п’ять і додали комп’ютеру роботи з їх поточного оновлення. У версії «1С:Бухгалтерії», призначеній для одного користувача, це жодних проблем не створює, але в мережевих версіях може помітно збільшитися трафік (кількість даних, що пересилаються через мережу в одиницю часу). До речі, можна встановлювати розрахунок підсумків не лише вперед, а й назад у часі. Застосуємо розумний компроміс, «відкотивши» розрахунок назад, по IV квартал поточного року включно.
Кнопка «
Полный пересчет итогов» дозволяє заново розрахувати підсумки за всіма операціями, зареєстрованими з найбільш ранньої дати (тобто від дати введення залишків) по період, зазначений у вікні «по:». Файли 1sbkttl.dbf і 1sbkttlc.dbf буде побудовано наново, за інформацією про зареєстровані проводки.Важливо!
Повний перерахунок підсумків виконують при відновленні інформаційної бази після збоїв.Ознакою того, що в ІБ стався збій і бухгалтерські підсумки не актуальні, можуть бути розбіжності в даних двох різних звітів, які мають видавати однакові цифри. Наприклад, якщо не збігаються сальдо по рахунку та сумарне сальдо по всіх субконто цього рахунка.
ІНТЕРВАЛ ВИВЕДЕННЯ ПІДСУМКІВ
Побудова кожного стандартного звіту починається з установлення діапазону дат, за який цей звіт буде виведено. У «1С:Бухгалтерії» можна вказати загальний для всіх звітів інтервал побудови, що застосовуватиметься за умовчанням. Доцільно встановити поточний місяць або квартал. Цей інтервал можна з часом змінити для кожного звіту окремо.
Для встановлення діапазону виведення підсумків виберіть у головному меню команду «
Сервис → Параметры». У вікні «Настройка параметров системы», що відкрилося, перейдіть на закладку «Бухгалтерские итоги» (рис. 3, див. с. 20). Структура полів цієї закладки зрозуміла з рисунка. Поля заповнюють зліва направо. 
У першому зверху полі виводиться поточний період підбиття підсумків. Перемикачі в лівій частині вікна дозволяють установити квартал, місяць, день або довільний інтервал виведення підсумків (тоді «1С:Бухгалтерія» використовуватиме тимчасовий набір підсумків). Середній вертикальний ряд полів дозволяє вибрати конкретний квартал, місяць або день. Для встановлення інтервалу передбачено два поля вибору дат. Ті поля введення, в яких можна вказувати день, мають кнопки виклику календаря. Крайній правий ряд полів дозволяє застерегти, що дані у звітах мають виводитися наростаючим підсумком з початку: року, кварталу або місяця відповідно.
Якщо клацнути мишею по кнопці «
Применить», установлений інтервал виведення підсумків стане активним, але вікно не закриється. На рис. 3 (див. с. 20) ця кнопка не активна, оскільки інтервал виведення звітів не змінювався. Кнопка «ОК» закриває вікно з прийняттям змін, а кнопка «Отменить» — без прийняття.
Ось, власне кажучи, і вся премудрість управління бухгалтерськими підсумками. Упевнені, що тепер «1С:Бухгалтерія» не турбуватиме вас своїми попередженнями про те, що підсумки не розраховано.
