Ms Office 2007: начало работы
 | Знакомство с Office 2007 мы начнем с основного бухгалтерского инструмента — Ms Excel. Сегодня я хочу остановиться на трех моментах: как правильно установить программу, каковы особенности ее нового интерфейса, как настроить некоторые параметры, чтобы с самого начала повысить эффективность своей работы. Такое разнообразие в построении материала преследует единственную цель — как можно быстрее пройти общие вопросы и приступить к практической работе. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Бытует мнение, что установка MS Office — занятие для квалифицированного специалиста в области компьютерной техники. Рядовому пользователю оно не по плечу. Удивительно, но эта точка зрения типична даже для тех бухгалтеров, которые постоянно работают с компьютером и хорошо им владеют. Я же убежден, что установить и настроить Ms Office должен научиться каждый пользователь. Это так же необходимо, как уметь положить бумагу в принтер или сменить ампулу в авторучке. Вы же не будете звать для этого опытного специалиста?.. Тем более что процесс установки очень прост. В нем нет никаких подводных камней. Главное — понимать, какие возможности вам нужны, какие компоненты MS Office за них отвечают, что лучше отключить, чтобы не мешало работе. С этого мы и начнем наше знакомство MS Office 2007.
Как установить и что выбрать
Любая установка заключается в том, чтобы вставить диск, вызвать программу инсталляции, указать ей параметры и ожидать завершения работы… Не является исключением и
MS Office. Более того, вам даже программу вызывать не придется. Достаточно вставить установочный DVD в устройство — Windows сам найдет инсталлятор и вызовет его. Тот, в свою очередь, начнет последовательно предлагать вам сделать определенные действия по установке Ms Office. Вся процедура разбита на несколько этапов. Они почти идентичны во всех редакциях Office 2007, от базовой до Enterprise. Немного отличаются только первые два этапа, но это не имеет принципиального значения.В самом начале установки Office 2007 предложит вам ввести 25-значный ключ регистрации программы (рис. 1). Это действие можно и отложить. Но я советую указать ключ сразу. Находим ключ (он может быть на футляре компакт-диска, на упаковке или в сертификате подлинности). В окне на рис. 1 вводим его значение. Нажимаем «
Продолжить». 
Появится окно с текстом лицензионного соглашения. Внимательно читаем текст. Ставим пометку «
Я принимаю условие того соглашения». Нажимаем «Продолжить».В следующем этапе инсталлятор предложит выбрать тип установки. Появится окно, в котором есть две кнопки — «
Установить» и «Настройка» (см. рис. 2 на с. 43). 
Вариант «
Установить» означает, что Office 2007 будет переписан на компьютер в составе, который принят по умолчанию. Ничего страшного в этом нет, можно остановить свой выбор и на таком варианте. Но я советую все же настроить состав приложений самому — так надежнее и качество установки будет лучше. Поэтому щелкаем «Настройка», откроется окно, как на рис. 3. Если до настоящего момента программа установки не требовала от нас практически никаких действий, то в окне на рис. 3 есть где развернуться. В центральной части окна показан подробный состав приложений MS Office. Он разбит на группы. Каждая группа описывает отдельную программу, например Access, Excel, Word и т. д. Группа состоит из нескольких составляющих. Скажем, в группу Excel входят: «Надстройки», «Поддержка программирования NET», «Пример» и т. п. Какие-то из них, в свою очередь, могут дробиться на более мелкие части. Иными словами, все компоненты Ms Office представлены как многоуровневый список (рис. 3). Некоторые элементы в списке подсвечены серым цветом. Это означает, что они устанавливаются не в полном объеме, а частично. Если название группы никак не подсвечено, все ее компоненты будут переписаны на компьютер. Компоненты, которые помечены красным крестиком, устанавливаться не будут. Наша задача — выбрать из списка то, что будет нужно, и отключить все лишнее. 
В исходном состоянии информация о составе каждого приложения свернута. Чтобы раскрыть ее, щелкаем мышью на значке «
+» (он находится слева от строки с названием программы). Справа от значка «+» видим иконку с изображением списка. Щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Раскроется меню действий. Его состав меню зависит от типа элемента. Обычно пункты меню такие:— «
Запускать с моего компьютера»: программа или настройка будет полностью переписана на жесткий диск;— «
Запускать все с моего компьютера»: этот пункт характерен для группы; если его выбрать, инсталлятор проставит флажок «Запускать с моего компьютера» для всех элементов группы;— «
Устанавливать при первом вызове»: означает, что какая-то часть программы не будет переписана на жесткий диск, но использовать ее будет возможно; как только вы обратитесь к этому компоненту, Ms Office предложит установить инсталляционный DVD и скопирует недостающие файлы на компьютер;— «
Компонент недоступен»: позволяет полностью отказаться от каких-то возможностей Ms Office и не устанавливать их на жесткий диск.Теперь имеет смысл пройтись по основным составляющим. Я сделаю это на примере Ms Office в редакции Enterprise. На то есть две причины. Во-первых, я пользуюсь этой редакцией. Во-вторых, в варианте Enterprise представлено максимальное количество приложений, поэтому можно посмотреть на параметры каждого из них.
Я предпочитаю устанавливать возможности Office по максимуму. Для этого имеет смысл включить все возможности пакета и затем выборочно отказаться от некоторых из них. Давайте так и поступим. Щелкаем на списке в строке «
Microsoft Office». Выбираем из меню «Запускать все с моего компьютера». Со всех компонент серая подсветка должна исчезнуть. Теперь пройдемся по каждой группе:«
База данных Ms Access» — предлагаю оставить все компоненты этой группы: могут пригодиться.«
Ms Office Excel» — в подгруппе «Надстройки» я отключаю «Пересчет в евро» и отказываюсь от установки компоненты «Примеры».«
Ms Office Groove» — это средство для создания общих областей при работе над проектами, которые можно или отключить целиком, или оставить. Я советую оставить.«
Microsoft Office InfoPath» — средство создания электронных форм. Если вы решили его оставить, то в группе «Поддержка программирования.NET» можно отказаться от установки «Пакет инструментов Visual Studio для приложений».«
Microsoft Office OneNote» — предлагаю оставить целиком. Очень интересное приложение, к которому мы обязательно вернемся.«
Microsoft Office Outlook» — тоже предлагаю оставить все его компоненты. Органайзер и почтовик еще никому не мешали.«
Microsoft Office PowerPoint» — средство для создания электронных презентаций. Для бухгалтера PowerPoint не является основным инструментом. Оставить его или нет — решайте сами. Но если решили оставить, то включите поддержку «Надстройка организационных диаграмм для приложений Microsoft Office». Полезная возможность, которая иногда может понадобиться. Например, если при подготовке бизнес-плана потребуется «разрисовать» структуру предприятия и эту работу поручат сделать вам… Вот тут инструмент создания «оргдиаграмм» капитально сократит время и силы.«
Microsoft Office Publisher» — это небольшая издательская система. Как и большинство приложений Microsoft, она максимально приближена к пользователю, хотя по идее приложения такого класса «остро заточены» на профессионалов в области верстки и обработки текстов. Я оставляю эту программу в полном объеме. И вот почему. Основная задача «Microsoft Office Publisher» — сделать неординарную, красивую верстку документа. Например, взять текст из Word и подготовить в виде буклета, рекламного листа, который складывается гармошкой, и т. п. Создание визитных карточек, проспектов, поздравительных открыток, календарей — все это удел « Microsoft Office Publisher». С моей точки зрения, неоспоримым преимуществом этой программы является наличие массы шаблонов. И даже если с точки зрения придирчивого профессионала эти шаблоны не являются шедевром компьютерного дизайна, они позволяют обычному пользователю сверстать документ вполне приличного качества. Причем сделать это быстро и самому! Согласитесь, заманчиво получить документ с приличным дизайном буквально одним щелчком мыши. Зачастую в этом плане более ничего и не нужно. Кроме того, в «Microsoft Office Publisher» заложена очень приличная система для подбора цветового оформления документов. В общем, решайте сами. Если вы сможете однажды потратить полдня на освоение самых элементарный действий в «Microsoft Office Publisher», если время от времени вам приходится создавать оригинально оформленные документы — установите это приложение. Причем сделайте это в полном объеме — от количества установленных шаблонов и цветовых схем зависит разнообразие оформительских возможностей и легкость их применения.«
Microsoft Office Word» — без комментариев; я устанавливаю его в полном объеме.«
Общие средства Office» — в группе «Многоязыковая поддержка» можно отказаться от компоненты «Японский шрифт»... Внимательно просмотрите группу «Средства проверки правописания». Там представлены языки «Русский», «Украинский», «Английский», «Немецкий». В самом начале мы включили установку всех компонент Office. Поэтому для каждого языка активны: «Модули оптического распознавания текста», «Поиск всех словоформ», «Проверка орфографии и грамматики», «Расстановка переносов», «Тезаурус». Я советую отключить «Модули оптического распознавания текста». Для решения таких задач есть более продвинутые инструменты. Кроме того, отключите неиспользуемые языки: проверка их орфографии замедляет работу.Переходим к группе «
Средства Office». Здесь собраны универсальные возможности, доступные в разных программах Office 2007. Тут я обычно отказываюсь от «Microsoft Office Document Imaging» (сканирование и оптическое распознавание текста), редактора сценариев, службы размещения веб-узлов.Завершив выбор параметров, можно пройтись по закладкам «
Расположение файлов» и «Сведения о пользователе». На первой можно указать папку, куда будет установлен Office 2007. На второй закладке вводим свою фамилию, имя, отчество. Эти данные будут храниться в свойствах документа. Завершив работу над параметрами, нажимаем « Продолжить». Все, остается ждать завершения процесса установки.
Окно программы
Пакет установлен. Пора начинать первое знакомство. Тем более что здоровое любопытство — прекрасный стимул для плодотворной работы. Начнем с главного приложения для бухгалтера — Ms Excel. Наша задача — взглянуть на интерфейс Excel, проанализировать его структуру и отличия от предыдущих версий. Детали и особенности работы в этой программе мы будем исследовать позже на конкретных примерах.
Вызываем «
Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007». Появится окно, как на рис. 4. 
Как видим, оно несущественно отличается от классического окна Windows. У окна Excel есть заголовок, в котором показано имя открытого файла. В правом верхнем углу расположены три кнопки управления: закрытие, разворачивание/сворачивание окна и закрытие программы. Когда окно Excel свернуто (занимает часть экрана), можно менять его размеры и перемещать его по экрану. Чтобы изменить размер окна нужно:
— поставить курсор на границу окна, чтобы указатель мыши принял форму двунаправленной стрелки;
— удерживая левую кнопку, растянуть окно до нужного размера; перемещая вертикальную границу, можно сделать окно шире или уже; перемещая нижнюю границу, можно изменить высоту окна; растягивая окно за уголок, можно пропорционально изменять его размеры по ширине и высоте. Пока ничего нового.
Слева на строке заголовка расположена кнопка с надписью «
Офис» и небольшая панель инструментов, так называемая панель быстрого запуска. Это — новые элементы. Насчет панели инструментов, думаю, все понятно. На ней находятся самые нужные кнопки работы с Excel: сохранение файла, отмена последнего действия, повтор последнего действия, создание нового документа. Кнопка «Офис» с логотипом Windows активизирует единственное меню программы. Но об том чуть позже.Теперь нужно решить, как побыстрее перейти к практической работе с
Excel 2007. Для этого я думаю поступить так. Вначале выборочно рассмотреть те приемы и инструменты, которые представляют наибольший интерес независимо от характера задачи. Причем сделать это ВКРАТЦЕ, не вдаваясь в детали. Только самое основное. То, что понадобится буквально на первых шагах работы с программой. Затем мы сможем перейти к практическим примерам и уже на их основе ознакомиться с подробностями.А понадобятся нам три вещи: общая структура интерфейса (на уровне «где искать?»), работа с окнами, масштабом документа и горячими клавишами. Повторю: тонкости нас пока не интересуют, оставим это на будущее. Мы должны рассмотреть только ключевые моменты. Вспомнить, как это реализовано в
Excel 2003, оценить возможные проблемы при переходе на новый интерфейс и пути их решения. Приступим.
Новое меню Excel
Как и в предыдущих версиях
Excel, главное меню расположено в верхней части окна. Оно состоит из семи пунктов: « Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные», «Рецензирование», «Вид». Отличия от верси- 2003 кардинальные.Каждый элемент главного меню связан с так называемой ЛЕНТОЙ. Лента представляет собой набор иконок, через которые можно получить доступ ко всем командам и настройкам Excel. Ленты расположены сразу под главным меню. Иконки на ленте собраны в тематические группы. Состав иконок зависит от выбранного пункта меню. Для примера щелкаем левой кнопкой на элементе «
Главная». Этому разделу соответствует лента из семи тематических групп (рис. 5). Группа «Буфер обмена» объединяет основные операции редактирования: «Вырезать», «Копировать», «Вставить», «Формат по образцу». Щелчок левой кнопкой на другом элементе текстового меню сменит состав иконок. Так, для меню «Вставка» лента будет состоять из таких разделов: «Таблицы», «Иллюстрации», «Диаграммы», «Связи», «Текст». 
Под лентами находятся адресная строка и строка формул. Здесь показан адрес текущей ячейки и ее содержимое. Основную часть окна занимает область рабочего листа. Эти элементы Excel не претерпели значительных перемен. Слегка изменился их внешний вид, но в целом все осталось по-прежнему. Внизу экрана видим ярлычки листов, статусную строку и панель для определения масштаба документа. Вот, собственно, и все относительно структуры окна.
Хочу обратить внимание на любопытный факт. В редакции Office 2003 разработчики Microsoft активно использовали так называемые динамические меню. В этом режиме перед глазами находились только те элементы, которые активно применялись в последнее время. Остальная часть интерфейса была за кадром, т. е. была скрыта. В своих публикациях я советовал отказаться от такой возможности, поскольку переменчивый характер интерфейса, на мой взгляд, не способствовал продуктивной работе. В Office 2007 динамических меню практически нет. Их заменили ленты, состав иконок на лентах изменить можно, но в процессе работы он остается постоянным. Значит, мы с вами были на правильном пути.
Что выше главного меню…
Здесь, в левой части заголовка окна, расположены два новых элемента: кнопка «
Office» и панель быстрого запуска. С панелью мы уже знакомы, посмотрим на кнопку «Office». Щелкаем на ней левой клавишей мыши. Раскроется меню, изображенное на рис. 6. По назначению оно напоминает меню «Файл» пакета Office 2003. Большинство действий этого меню действительно связаны с операциями над файлами: создание, сохранение, печать т. д. Подробно эти действия мы рассмотрим в следующей статье. А сейчас обратите внимание на левый нижний угол окна. Там находятся две кнопки «Параметры Excel» и «Выход из Excel». Щелкаем на параметрах. Откроется окно, в его левой части будут перечислены 9 категорий: «Основные», «Формулы», «Правописание», «Сохранение», «Дополнительно», «Настройка», «Надстройки» «Центр управления безопасностью», «Ресурсы». Каждая из них открывает доступ к определенной группе параметров. 
Важно! В Excel 2003 доступ к параметрам осуществлялся через меню «Сервис ® Параметры». Окно настроек состояло из 13 закладок. Теперь закладок меньше. Но это не означает, что сократилось число параметров. Настроек стало больше. Просто они лучше упорядочены.
Все параметры нам пока не нужны, с ними мы поработаем позже. Сейчас важно запомнить, где они есть и как ими воспользоваться. Например, щелкаем на строке «Дополнительно» в левой части окна настройки параметров. Справа появится расшифровка: обширный список с подробными комментариями. Листаем его до заголовка «Экран». Если мы хотим скрыть в окне Excel строку формул, сбрасываем флажок «Показывать строку формул». Несколькими строчками ниже можно установить режим отображения примечаний, линеек прокрутки, ярлыков листов и т. п. Через группу параметров «Настройка» можно полностью изменить панель быстрого запуска и закрепление горячих клавиш. В целом, параметры
Ленты против панелей инструментов…
Ленточный интерфейс (главная фишка от разработчиков
Ms Office 2007) послужил причиной большинства разногласий между пользователями этого программного продукта. Мнений относительно преимуществ и недостатков нового интерфейса много. Подчас прямо противоположных, вплоть до полного отрицания предлагаемых новшеств. Не случайно на рынке появился «заменитель» меню для Office 2007, который реализует в этой программе интерфейс «старого доброго» Office 2003. Уверен, это ошибочная постановка вопроса. Чтобы понять и принять преимущество нового подхода, нужно просто в нем разобраться. И сейчас мы сделаем это. Наша первая задача — понять механизм настройки лент и панели быстрого запуска Ms Office 2007. Это можно сделать через параметры. Но удобнее пользоваться правой кнопкой мыши. Правда, работает она специфически, не так, как в Excel 2003.Ставим указатель мыши на свободном месте в области ленты. Щелкаем правой кнопкой. Ничего не происходит, контекстное меню не появилось. Это одно из отличий
Excel 2007. Щелчок нужно делать на конкретной иконке или в области названия группы! Повторим это действие — появится контекстное меню. Оно обычно состоит из четырех пунктов: « Добавить на панель быстрого доступа», «Настройка панели быстрого доступа…», «Разместить панель быстрого доступа под лентой», «Свернуть ленту» (см. рис. 7 на с. 47). Названия говорят сами за себя. Думаю, что чаще остальных приходится обращаться к инструментам «Добавить на панель быстрого доступа», «Настройка панели быстрого доступа…». Первый пункт добавляет выбранную кнопку (или группу) в панель быстрого запуска. Раздел «Настройка панели быстрого доступа…» открывает окно с дополнительными параметрами Excel. В окне представлены два списка (см. рис. 8 на с. 48): один включает все доступные команды, второй показывает набор команд, находящихся на панели быстрого запуска. Между списками есть кнопки « Добавить» и «Удалить». С их помощью можно перенастроить панель за несколько минут. 
А вот состав иконок на ленте в
Excel практически не изменяется. Так же как нельзя изменить и местоположение ленты на экране. Лично я оба этих факта отношу к преимуществам интерфейса Excel 2007. Устоявшаяся структура всегда способствует быстрой работе. Правда, обладатели широкоформатных мониторов, которые привыкли располагать панели инструментов по сторонам основного окна, могут со мной не согласиться…
Вид, масштаб и управление окнами
В Excel 2007 можно открыть сразу несколько документов. Каждый документ будет расположен в отдельном окне. Окно документа имеет свои кнопки управления (свернуть, развернуть, переместить). Работа с ними такая же, как в основном окне Excel. Отличие одно: изменение размеров и перемещение окна с открытым документом возможно только в пределах «главного» окна программы.
Закрывая окно документа, будет закрыт только этот документ. Завершив работу с Excel, закрываются все открытые в нем документы. При закрытии документа Excel проанализирует, нужно сохранять этот документ или нет. Если документ был изменен и требуется сохранение,
Excel предложит сделать это.В предыдущих версиях
Excel управление окнами и параметрами представления документа было распределено на два меню: « Вид» и «Окна». Определенная часть настроек была доступна только через установку параметров системы. В Excel 2007 кое-что упростилось. Теперь все параметры настройки вида и окна документа собраны в одном меню « Вид». Ему соответствует лента с пятью закладками (рис. 9). Первые четыре относятся непосредственно к способу представления документа, а именно: «Режим просмотра книги», «Показать или скрыть», «Масштаб», «Окно». Все параметры этих закладок пока нам не нужны. Остановимся только на основных моментах, которые потребуются в первую очередь. К ним я бы отнес: управление расположением окон на экране, фиксацию областей рабочего документа, изменение масштаба документа и способа его отображения. 
Начнем со способов отображения. На ленте они представлены группой «
Режимы просмотра книги». Здесь наибольший интерес представляют такие иконки:— «
Обычный»: предназначен для постоянной работы с документом (создание, просмотр, изменения). Многие пользователи работают только в этом режиме;— «
Разметка страницы»: показывает документ так, как он будет выглядеть на печати. В этом режиме хорошо видны границы страниц, они показаны специальными линиями. Поэтому работа в представлении «Разметка страницы» незаменима при компоновке таблиц перед печатью и при работе с колонтитулами.При распечатке многостраничного документа страницы принято нумеровать. Номера страниц
Excel располагает в так называемой области колонтитулов. В режиме разметки страницы колонтитулы становятся доступны для редактирования. В этом режиме они выглядят как текстовые поля, расположенные в верхней и нижней области страницы. Каждое поле разделено на три части: левую, центральную и правую. Щелчок в области колонтитула раскрывает специальную ленту для работы с ним. Например, чтобы вставить в колонтитул номер страницы, находим соответствующую иконку и щелкаем на ней.Подробно параметры этой ленты мы рассмотрим позже. Сейчас отметим, что в колонтитулах можно выводить не только номера страниц, но и другую информацию (рис. 10). Например, имя файла;
Секрет Вставьте в колонтитулы имя файла для текущего документа — и проблема поиска в компьютере электронной версии по имеющейся распечатке исчезнет навсегда.
— «Во весь экран»: в этом режиме Excel убирает лишние панели инструментов и освобождает максимум площади для работы с таблицей. Если режим очень удобен при работе на портативных ноутбуках с маленькой диагональю экрана.
Бухгалтер постоянно вынужден общаться с большими таблицами. Потому для него едва ли не самым полезным инструментом в управлении отображением является масштаб. В
Важно! Значение масштаба не изменяет документ. Масштаб влияет только на размер его отображения на экране.
Масштаб можно выбрать на специальной панели инструментов, которая расположена в правой нижней части окна
Совет К выбору масштаба отнеситесь тщательно. На удобство работы ничто не влияет больше, чем масштаб.
Бухгалтеру часто приходится сравнивать данные. Это могут быть разные документы или отдельные фрагменты одной большой таблицы. Для такой работы важно управлять расположением окон на экране. В
— «
Новое окно»: создает новое окно с пустым документом;— «
Упорядочить все»: активирует диалог, где можно выбрать один из четырех вариантов расположения окон: «Рядом», «Сверху вниз», «Слева направо», «Каскадом»; расположение нескольких окон в направлении «Рядом» очень удобно при работе на широкоформатном мониторе с большой диагональю экрана (20” и более);— «
Закрепить области»: влияет на процесс листания данных в окне. По этой команде часть документа как бы замораживается и при листании всегда остается на экране;— «
Разделить»: делит окно на несколько частей; в каждой части можно показать отдельные фрагменты документа, можно работать с ними независимо. Эта команда очень полезна при обработке больших таблиц;— «
Скрыть»: скрывает окно, убирает его с экрана;— «
Отобразить»: показывает скрытое ранее окно;— «
Перейти в другое окно»: показывает список загруженных документов, щелчок на любом имени выводит окно на передний план.Важно! Команда «Закрепить области» незаменима при работе с большими таблицами. Она позволяет зафиксировать шапку таблицы и всегда видеть при перелистывании документа.
Группа «
Показать или скрыть» на ленте «Вид» объединяет пять параметров. Все они представлены в форме флажков. С их помощью можно включить или убрать с экрана линейку, сетку, строку формул, заголовки, панель сообщений.
Работа с мышью и клавиатурой
Здесь я хочу обратить внимание в первую очередь на приемы эффективной работы. Эти советы мы публиковали в материалах по работе с
Клавиатура — основной инструмент взаимодействия с
Excel. Через нее не только вводят данные. Клавиатура предлагает самый быстрый способ работы с любой программой — горячие клавиши. Они нужны для выполнения определенной команды и представляют собой сочетания клавиш, которые нужно нажимать одновременно (реже — последовательно).Важно! В программе Excel 2007 разработчики сохранили практически все сочетания горячих клавиш, характерные для предыдущих версий программы. Это очень удобно. Если вы прислушались к нашим советам и активно пользуетесь клавиатурой, переход на Office 2007 не вызовет никаких затруднений: большинство действий вы сможете делать вообще не глядя на меню.
В
Таблица
Некоторые горячие клавиши
| № п/п | Сочетание клавиш | Команда |
| 1 | Ctrl + C (или Ctrl + Ins) | Копировать в буфер |
| 2 | Ctrl + V (или Shift + Ins) | Вставить из буфера |
| 3 | Ctrl + X (или Shift + Del) | Вырезать в буфер |
| 4 | Ctrl + Z | Отменить действие (откат) |
| 5 | Ctrl + S | Сохранить файл |
| 6 | Ctrl + N | Создать новый документ |
| 7 | Ctrl + O | Открыть документ |
| 8 | Ctrl + P | Печатать документ |
| 9 | Ctrl + F | Поиск информации в документе |
| 10 | Ctrl + H | Поиск и замена |
| 11 | CTRL+PAGE DOWN | Переход на следующий лист книги |
| 12 | CTRL+PAGE UP | Переход на предыдущий лист книги |
| 13 | CTRL+F6 | Переключить окно |
| 14 | CTRL+F4 | Закончить работу с Excel |
| 15 | CTRL+B | Выделить полужирным шрифтом |
| 16 | CTRL+I | Выделить курсивом |
| 17 | CTRL+U | Выделить подчеркиванием |
Конечно, все варианты помнить не нужно. Достаточно проанализировать свои действия, выбрать десяток-полтора самых ходовых комбинаций — и они обеспечат практически все ваши потребности. Возможны вопросы: для чего это нужно? чем полезны горячие клавиши? Прежде всего они полезны скоростью работы. Главное, что позволяют горячие клавиши, — выполнить действие ни на секунду не отвлекаясь от работы с таблицей. Например, мне понадобилось скопировать всю таблицу в буфер обмена. «
Ctrl+A», «Ctrl+С» — и задача решена! За это время даже дотянуться до мыши не удастся…Совет Изучите таблицу горячих клавиш. Выберите десяток комбинаций, которые вам максимально полезны. Научитесь пользоваться ими. И работать будете быстрее, и уставать меньше.
Для тех, кто не читал наши статьи по Excel 2003, буквально два слова про мышь. Разумеется, никаких особенностей работы с мышью в Office 2007 нет и быть не может. Левая кнопка выполняет действие. Ею можно выделить объект (навести указатель на объект и щелкнуть левой кнопкой), переместить его (выделить и, удерживая левую кнопку, перетащить на новое место), выполнить действие (двойным щелчком мыши). Щелчок правой кнопкой вызывает контекстное меню. В этом меню будут представлены основные варианты действий над выделенным объектом. Конечно, для каждого случая эти варианты разные.
Важно! Разработчики Ms Office 2007 сохранили состав контекстных меню для подавляющего большинства объектов. Если на первом этапе вам непривычен интерфейс 2007, вы не можете быстро в нем ориентироваться, почаще пользуйтесь правой кнопкой мыши. Так вы быстро попадете в знакомую среду.
И последнее, на мой взгляд, самое важное. Научитесь держать мышь в левой руке. Всегда. А при работе с Excel в особенности. Не обращайте внимания, что большинство коллег делают наоборот: людям свойственно ошибаться. Судите сами. Клавиатура построена под правую руку, т. е. при печати правая рука нагружена больше. Бухгалтер часто вводит цифровые данные. Для этого служит цифровая клавиатура. Печатают на этой клавиатуре тоже правой рукой. Вопрос: а где же тогда использовать левую руку? Обратите внимание, как непродуктивно построена работа, когда мышь находится в правой руке. Вам понадобилось ввести несколько чисел в разные участки таблицы. Вы берете мышь в ПРАВУЮ руку. Щелкаете в нужном месте таблицы. Отпускаете мышь. ПРАВОЙ рукой набираете данные на цифровой клавиатуре. Снова берете мышь в ПРАВУЮ руку, чтобы выделить следующую область листа… Когда мышь в левой руке, процесс идет вдвое быстрее. Левой рукой щелчок — правой печать. Левой рукой выделили объект — правой нажали «
Delete», чтобы удалить его. Возможно, поначалу держать мышь в левой руке будет непривычно. Это нужно пережить. Совсем немного времени — и у вас останется один вопрос: почему я не делал (а) этого раньше?Важно! Для работы левой рукой менять местами функции правой и левой кнопок мыши НЕ НУЖНО! Так проще оперировать мышкой и правой, и левой руками. Проверено на себе.
На этом я предлагаю закончить наше первое знакомство с Excel. Теперь вы сможете самостоятельно установить программу, настроить некоторые ее параметры. К следующему номеру мы подготовим новые сведения для работы с ней, снабдив их практическими примерами и секретами.
Жду ваших вопросов, писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
