Теми статей
Вибрати теми статей
Сортувати за темами

MS Office 2007: початок роботи

Редакція БК
Бухгалтер&Ком'пютер Січень, 2009/№ 1
Друк
Стаття

MS Office 2007: початок роботи

 

img 1 

Знайомство з Office 2007 ми почнемо з основного бухгалтерського інструменту — MS Excel. Сьогодні я хочу зупинитися на трьох моментах: як правильно встановити програму, які особливості її нового інтерфейсу, як настроїти деякі параметри, щоб із самого початку підвищити ефективність своєї роботи. Таке різноманіття в побудові матеріалу має єдину мету — якнайшвидше пройти загальні питання та приступити до практичної роботи.

Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Існує думка, що встановлення MS Office — заняття для кваліфікованого фахівця у сфері комп'ютерної техніки і пересічному користувачу воно не під силу. Дивно, але ця точка зору є типовою навіть для тих бухгалтерів, які постійно працюють з комп'ютером та добре його опанували. Я ж переконаний, що встановити і настроїти MS Office має навчитися кожен користувач. Це так само необхідно, як уміти покласти папір у принтер чи змінити ампулу в авторучці. Ви ж не запрошуватимете для цього досвідченого фахівця? Тим більше, що процес установлення дуже простий. У ньому немає жодних підводних каменів. Головне — розуміти, які можливості вам потрібні, які компоненти MS Office за них відповідають, що краще відключити, щоб не заважало роботі. З цього ми й почнемо наше знайомство з MS Office 2007.

 

Як установити і що вибрати

Будь-яке встановлення полягає в тому, щоб вставити диск, викликати програму інсталяції, указати їй параметри та очікувати завершення роботи. Не є винятком і MS Office. Більше того, вам навіть програму викликати не доведеться. Достатньо вставити настановний DVD у пристрій, і Windows самостійно знайде інсталятор та викличе його. Той, у свою чергу, почне послідовно пропонувати вам виконати певні дії з установлення MS Office. Усю процедуру розбито на кілька етапів. Вони майже ідентичні в усіх редакціях Office 2007, від базової до Enterprise. Дещо відрізняються тільки перші два етапи, але це не має принципового значення.

На самому початку установлення Office 2007 запропонує вам увести 25-значний ключ реєстрації програми (рис. 1). Цю дію можна й відкласти. Але я раджу вказати ключ відразу. Знаходимо ключ (він може бути на футлярі компакт-диска, на упаковці чи в сертифікаті автентичності). У вікні на рис. 1 вводимо його значення. Натискуємо на «

Продолжить».

img 2

З’явиться вікно з текстом ліцензійної угоди. Уважно читаємо текст. Ставимо позначку «

Я принимаю условие того соглашение». Натискуємо на «Продолжить».

На наступному етапі інсталятор запропонує вибрати тип установлення. З’явиться вікно, в якому є дві кнопки: «

Установить» і «Настройка» (рис. 2).

img 3

Варіант «

Установити» означає, що Office 2007 буде переписано на комп’ютер у складі, прийнятому за умовчанням. Нічого страшного в цьому немає, можна зупинити свій вибір і на такому варіанті. Але я раджу все ж таки настроїти склад прикладних програм самому. Так надійніше, і якість установлення буде кращою. Тому клацаємо по кнопці «Настройка» — відкриється вікно, як на рис. 3. Якщо до цього моменту програма встановлення не вимагала від нас практично жодних дій, то у вікні на рис. 3 є де розгорнутися. У центральній частині вікна показано докладний склад прикладних програм MS Office, розбитий на групи. Кожна група описує окрему програму. Наприклад, Access, Excel, Word тощо. Група складається з декількох складових. Скажімо, до групи Excel входять: «Надстройки», «Поддержка программирования NET», «Пример» тощо. Деякі з них, у свою чергу, можуть дробитися на дрібніші частини. Інакше кажучи, усі компоненти MS Office показано як багаторівневий список (рис. 3). Деякі елементи у списку підсвічуються сірим. Це означає, що вони встановлюються не в повному обсязі, частково. Якщо назва жодної групи не підсвічується, усі її компоненти буде переписано на комп’ютер. Компоненти, позначені червоним хрестиком, не встановлюватимуться. Наше завдання — вибрати зі списку те, що буде потрібно, і відключити все зайве.

img 4

У вихідному стані інформація про склад кожної прикладної програми є згорнутою. Щоб розкрити її, клацаємо мишею по значку «

+» (його розташовано ліворуч від рядка з назвою програми). Праворуч від значка «+» бачимо іконку із зображенням списку. Клацаємо по ній лівою кнопкою миші. Розкриється меню дій, склад якого залежить від типу елемента. Зазвичай пункти меню такі:

— «

Запускать с моего компьютера» — програму чи настройку буде повністю переписано на жорсткий диск;

— «

Запускать все с моего компьютера» — цей пункт характерний для групи; якщо його вибрати, інсталятор проставить прапорець «Запускать с моего компьютера» для всіх елементів групи;

— «

Устанавливать при первом вызове» — означає, що певну частину програми не буде переписано на жорсткий диск, але використовувати її буде можна; як тільки ви звернетеся до цього компонента, MS Office запропонує встановити інсталяційний DVD та скопіює файли, яких не вистачає, на комп’ютер;

— «

Компонент недоступен» — дозволяє повністю відмовитися від будь-яких можливостей MS Office і не встановлювати їх на жорсткий диск.

Тепер є сенс розглянути основні складові. Я зроблю це на прикладі MS Office в редакції Enterprise. Для цього є дві причини. По-перше, я користуюся цією редакцією. По-друге, у варіанті Enterprise запропоновано максимальну кількість прикладних програм, тому можна подивитися на параметри кожної з них.

Я вважаю за краще встановлювати максимальні можливості Office. Для цього є сенс включити всі можливості пакета і потім вибірково відмовитися від деяких із них. Давайте так і зробимо. Клацаємо по списку в рядку «

Microsoft Office». Вибираємо з меню «Запускать все с моего компьютера». З усіх компонент сіре підсвічування має зникнути. Тепер розглянемо кожну групу:

— «

База данных MS Access»: пропоную залишити всі компоненти цієї групи, можуть стати у пригоді;

— «

MS Office Excel»: у підгрупі «Надстройки» я відключаю «Пересчет в евро» та відмовляюся від установлення компоненти «Примеры»;

— «

MS Office Groove»: це засіб для створення загальних областей при роботі над проектами, його можна або відключити повністю, або залишити. Я раджу залишити;

— «

Microsoft Office InfoPath» — засіб створення електронних форм. Якщо ви вирішили його залишити, то в групі «Поддержка программирования.NET» можна відмовитися від установлення опції «Пакет инструментов Visual Studio для приложений»;

— «

Microsoft Office OneNote»: пропоную залишити повністю. Дуже цікава програма, до якої ми обов’язково повернемося;

— «

Microsoft Office Outlook»: теж пропоную залишити всі його компоненти. Органайзер та поштовик ще нікому не заважали;

— «

Microsoft Office PowerPoint» — засіб для створення електронних презентацій. Для бухгалтера PowerPoint не є основним інструментом. Залишити його чи ні — вирішуйте самі. Але якщо вирішили залишити, то включіть підтримку «Надстройка организационных диаграмм для приложений Microsoft Office». Корисна можливість, що іноді може стати у пригоді. Наприклад, якщо при підготовці бізнес-плану потрібно буде «розмалювати» структуру підприємства і цю роботу доручать зробити вам. Саме тут інструмент створення «оргдіаграм» капітально заощадить час та сили;

— «

Microsoft Office Publisher» — це невелика видавнича система. Як і більшість програм Microsoft, вона максимально наближена до користувача, хоча, за ідеєю, прикладні програми такого класу «гостро заточені» на професіоналів у сфері верстки та оброблення текстів. Я залишаю цю програму в повному обсязі, і ось чому. Основне завдання «Microsoft Office Publisher» — зробити неординарну, красиву верстку документа. Наприклад, узяти текст з Word і підготувати у вигляді буклета, рекламного аркуша, що складається гармошкою, тощо. Створення візитних карток, проспектів, вітальних листівок, календарів — усе це функції «Microsoft Office Publisher». З моєї точки зору, незаперечною перевагою цієї програми є наявність багатьох шаблонів. І навіть якщо з погляду прискіпливого професіонала ці шаблони не є шедевром комп’ютерного дизайну, вони дозволяють звичайному користувачу верстати документ цілком пристойної якості. Причому зробити це швидко і самостійно! Погодьтеся, приваблива можливість — отримати документ із пристойним дизайном буквально одним клацанням миші. А більше в цьому плані часто нічого й не потрібно. Крім того, до «Microsoft Office Publisher» закладено дуже солідну систему для підбору колірного оформлення документів. Тому вирішуйте самі. Якщо ви зможете одного разу витратити півдня на опанування найелементарніших дій у «Microsoft Office Publisher», якщо час від часу вам доводиться створювати оригінально оформлені документи, установіть цю програму. Причому зробіть це в повному обсязі — від кількості встановлених шаблонів та колірних схем залежать різноманітність оформлювальних можливостей та легкість їх застосування;

— «

Microsoft Office Word» — без коментарів, я встановлюю його в повному обсязі;

— «

Общие средства Office»: у групі «Многоязыковая поддержка» можна відмовитися від компоненти «Японский шрифт»... Уважно перегляньте групу «Средства проверки правописания». Там подано мови «Русский», «Украинский», «Английский», «Немецкий». На самому початку ми включили установлення всіх компонент Office. Тому для кожної мови активними є: «Модули оптического распознавания текста», «Поиск всех словоформ», «Проверка орфографии и грамматики», «Расстановка переносов», «Тезаурус». Я раджу відключити «Модули оптического распознавания текста». Для вирішення таких завдань є більш просунуті інструменти. Крім того, відключіть мови, що не застосовуються. Перевірка їх орфографії уповільнює роботу.

Переходимо до групи «

Средства Office»: тут зібрано універсальні можливості, доступні в різних програмах Office 2007. Тут я звичайно відмовляюся від «Microsoft Office Document Imaging» (сканування та оптичне розпізнавання тексту), редактора сценаріїв, служби розміщення web-вузлів.

Завершивши вибір параметрів, можна переглянути закладки «

Расположние файлов» і «Сведения о пользователе». На першій можна зазначити папку, куди буде встановлено Office 2007. На другій закладці вводимо свої прізвище, ім’я, по батькові. Ці дані зберігатимуться у властивостях документа. Завершивши роботу над параметрами, натискуємо на «Продолжить». Усе, залишається очікувати завершення процесу установлення.

 

Вікно програми

Пакет установлено. Час починати перше знайомство. Тим більше, що здорова цікавість — чудовий стимул для плідної роботи. Почнемо з головної програми для бухгалтера — MS Excel. Наше завдання — подивитися на інтерфейс Excel, проаналізувати його структуру та відмінності від попередніх версій. Деталі та особливості роботи в цій програмі ми досліджуватимемо пізніше на конкретних прикладах.

Викликаємо «

Пуск → Программы → Microsoft Office → Microsoft Office Excel 2007». З’явиться вікно, як на рис. 4 (див. на с. 45).

img 5

Як бачимо, воно несуттєво відрізняється від класичного вікна Windows. Біля вікна Excel є заголовок, в якому показано ім’я відкритого файлу. У правому верхньому куті розташовано три кнопки управління: закриття, розгортання/згортання вікна та закриття програми. Коли вікно Excel згорнуте (займає частину екрана), можна змінювати його розміри та переміщати його по екрану. Щоб змінити розмір вікна, потрібно:

— поставити курсор на межу вікна, щоб покажчик миші набув форми двоспрямованої стрілки;

— утримуючи ліву кнопку натисненою, розтягти вікно до потрібного розміру; переміщаючи вертикальну межу, можна зробити вікно ширшим або вужчим; переміщаючи нижню межу, можна змінити висоту вікна; розтягуючи вікно за кут, можна пропорційно змінювати його розміри за шириною та висотою. Поки що нічого нового.

Ліворуч на рядку заголовка розташовано кнопку з написом «

Офис» і невелику панель інструментів, так звану панель швидкого запуску. Це — нові елементи. Щодо панелі інструментів, думаю, усе зрозуміло. На ній знаходяться найпотрібніші кнопки роботи з Excel: збереження файлу, скасування останньої дії, повтор останньої дії, створення нового документа. Кнопка «Офис» із логотипом Windows активізує єдине меню програми. Але про це дещо пізніше.

Тепер потрібно вирішити, як швидше приступити до практичної роботи з Excel 2007. Для цього я думаю зробити так. Спочатку вибірково розглянути прийоми та інструменти, що становлять найбільший інтерес незалежно від характеру завдання. Причому зробити це СТИСЛО, не вдаючись у подробиці, тільки найістотніше — те, що знадобиться буквально на перших кроках роботи з програмою. Потім ми зможемо перейти до практичних прикладів і вже на їх основі знайомитися з подробицями.

А знадобляться нам три речі: загальна структура інтерфейсу (на рівні «де шукати?»), робота з вікнами, масштабом документа і гарячими клавішами. Повторю: нюанси нас поки що не цікавлять, залишимо це на майбутнє. Ми мусимо розглянути лише ключові моменти. Пригадати, як це реалізовано в Excel 2003, оцінити можливі проблеми при переході на новий інтерфейс та шляхи їх вирішення. Почнемо.

 

Нове меню ЕxСel

Як і в попередніх версіях Excel, головне меню розташоване у верхній частині вікна. Воно складається із 7 пунктів: «

Главная», «Вставка», «Разметка страницы», «Формулы», «Данные», «Рецензирование», «Вид». Відмінності від версії 2003 — кардинальні.

Кожен елемент головного меню пов’язаний з так званою СТРІЧКОЮ. Вона являє собою набір іконок, через які можна отримати доступ до всіх команд і настройок Excel. Стрічки розташовано безпосередньо під головним меню. Іконки на стрічці зібрано в тематичні групи. Склад іконок залежить від вибраного пункту меню. Для прикладу: клацаємо лівою кнопкою по елементу «

Главная». Цьому розділу відповідає стрічка із семи тематичних груп (рис. 5 на с. 46). Група «Буфер обмена» об’єднує основні операції редагування: «Вырезать», «Копировать», «Вставить», «Формат по образцу». Клацання лівою кнопкою по іншому елементу текстового меню змінить склад іконок. Так, для меню «Вставка» стрічка складатиметься з таких розділів: «Таблицы», «Иллюстрации», «Диаграммы», «Связи», «Текст».

img 6

Під стрічками знаходяться адресний рядок та рядок формул. Тут показано адресу поточної комірки та її вміст. Основну частину вікна займає область робочого листа. Ці елементи Excel не зазнали значних змін. Злегка змінився їх зовнішній вигляд, але в цілому все залишилося, як і раніше. Унизу екрана бачимо ярлики листів, статусний рядок і панель для визначення масштабу документа. Ось, власне, і все щодо структури вікна.

Хочу звернути увагу на цікавий факт. У редакції Office 2003 розробники Microsoft активно використовували так звані динамічні меню. У цьому режимі перед очима знаходилися лише ті елементи, які активно застосовувалися останнім часом. Решта інтерфейсу була «за кадром», тобто була прихованою. У своїх публікаціях я радив відмовитися від такої можливості, оскільки мінливий характер інтерфейсу (на мій погляд) не сприяв продуктивній роботі. В Office 2007 «динамічних» меню практично немає. Їх замінили стрічки, склад іконок на стрічках змінити можна, але у процесі роботи він залишається постійним. Отже, ми з вами були на правильному шляху.

 

що знаходиться над головним меню

Тут (у лівій частині заголовка вікна) розташовано два нові елементи: кнопку «

Office» та панель швидкого запуску. З панеллю ми вже знайомі, подивимося на кнопку «Office». Клацаємо по ній лівою клавішею миші. Розкриється меню, зображене на рис. 6. За призначенням воно нагадує меню «Файл» пакета Office 2003. Більшість дій цього меню дійсно пов’язана з операціями над файлами: створення, збереження, друкування тощо. Докладно ці дії розглянемо в наступній статті. А тепер зверніть увагу на лівий нижній кут вікна. Там знаходяться дві кнопки — «Параметры Excel» та «Выход из Excel». Клацаємо по параметрах. Відкриється вікно, в лівій частині якого буде подано 9 категорій («Основные», «Формулы», «Правописание», «Сохранение», «Дополнительно», «Настройка», «Надстройки» «Центр управления безопасностью», «Ресурсы»). Кожна з них відкриває доступ до певної групи параметрів.

img 7

Важливо!

В Excel 2003 доступ до параметрів здійснювався через меню «Сервис ® Параметры». Вікно настройок складалося з 13 закладок. Тепер «закладок» менше. Але це не означає, що скоротилася кількість параметрів. Настройок стало більше, просто вони краще впорядковані.

Усі параметри нам поки що не потрібні, з ними ми попрацюємо пізніше. Важливо запам’ятати, де вони є та як ними скористатися. Наприклад, клацаємо по рядку «Дополнительно» у лівій частині вікна настройки параметрів. Праворуч з’явиться «розшифрування»: значний за обсягом список з докладними коментарями. Перегортаємо його до заголовка «Экран». Якщо ми хочемо приховати у вікні Excel рядок формул, знімаємо прапорець «Показывать строку формул». Декількома рядками нижче можна встановити режим відображення приміток, лінійок прокручування, ярликів листів тощо. Через групу параметрів «Настройка» можна повністю змінити панель швидкого запуску та закріплення гарячих клавіш. У цілому параметри Excel 2007 пропонують багатий вибір.

 

Стрічки проти панелей інструментів...

Стрічковий інтерфейс (головна «фішка» від розробників MS Office 2007) спричинив більшість розбіжностей між користувачами цього програмного продукту. Думок щодо переваг та недоліків нового інтерфейсу багато. Часом прямо протилежних, аж до повного заперечення пропонованих нововведень. Не випадково на ринку з’явився «замінник» меню для Office 2007, що реалізує в цій програмі інтерфейс «старого доброго» Office 2003. Упевнений, це помилкова постановка питання. Щоб зрозуміти і прийняти переваги нового підходу, потрібно просто в ньому розібратися, і зараз ми це зробимо. Наше перше завдання — зрозуміти механізм настроювання стрічок та панелі швидкого запуску MS Office 2007. Це можна зробити через параметри. Але зручніше користуватися правою кнопкою миші. Щоправда, працює вона специфічно, не так, як в Excel 2003.

Ставимо покажчик миші на вільному місці в області стрічки. Клацаємо правою кнопкою. Нічого не відбувається, контекстне меню не з’явилося. Це — одна з відмінностей Excel 2007. Клацання потрібно виконувати на конкретній іконці чи в області назви групи! Повторимо цю дію, з’явиться контекстне меню. Воно звичайно складається з чотирьох пунктів: «

Добавить на панель быстрого доступа...», «Настройка панели быстрого доступа...», «Разместить панель быстрого доступа под лентой», «Свернуть ленту» (рис. 7 на с. 47). Назви говорять самі за себе. Вважаю, що частіше за інших доводиться звертатися до інструментів «Добавить на панель быстрого доступа», «Настройка панели быстрого доступа...». Перший пункт додає вибрану кнопку (чи групу) на панель швидкого запуску. Розділ «Настройка панели быстрого доступа...» відкриває вікно з додатковими параметрами Excel. У вікні наведено два списки (рис. 8 на с. 48). Один включає всі доступні команди. Другий показує набір команд, що знаходяться на панелі швидкого запуску. Між списками є кнопки «Добавить» і «Удалить». За їх допомогою можна перенастроювати панель за декілька хвилин.

img 8

img 9

А от склад іконок на стрічці в Excel практично не змінюється. Так само, як не можна змінити й місцезнаходження стрічки на екрані. Особисто я обидва ці факти вважаю перевагами інтерфейсу Excel 2007. Усталена структура завжди сприяє швидкій роботі. Щоправда, володарі широкоформатних моніторів, які звикли розташовувати панелі інструментів по обидва боки основного вікна, можуть зі мною не погодитися.

 

ВиГЛЯд, масштаб ТА Управління вікнами

В Excel 2007 можна відкрити відразу кілька документів. Кожен з них буде розташовано в окремому вікні. Вікно документа має свої кнопки управління (згорнути, розгорнути, перемістити). Робота з ними така сама, як і в основному вікні Excel. Відмінність одна: зміна розмірів та переміщення вікна з відкритим документом можливі тільки в межах «головного» вікна програми.

При закритті вікна документа буде закрито лише цей документ. Під час завершення роботи з Excel закриваються всі відкриті в ньому документи. При закритті документа Excel проаналізує, чи потрібно зберігати цей документ. Якщо його було змінено і потрібне збереження, Excel запропонує зробити це.

У попередніх версіях Excel управління вікнами та параметрами зображення документа було розподілено на двоє меню: «

Вид» і «Окна»». Певна частина настройок була доступна тільки через установлення параметрів системи. В Excel 2007 дещо спростилося. Тепер усі параметри настройки вигляду і вікна документа зібрано в одному меню «Вид»». Йому відповідає стрічка з п’ятьма закладками (рис. 9). Перші чотири належать безпосередньо до способу зображення документа. Це «Режимы просмотра книги», «Показать или скрыть», «Масштаб», «Окно». Усі параметри цих закладок нам поки що не потрібні. Зупинимося тільки на основних моментах, які знадобляться в першу чергу. До них я б відніс: управління розташуванням вікон на екрані, фіксацію областей робочого документа, зміну масштабу документа і способу його відображення.

img 10

Почнемо зі способів відображення. На стрічці їх показано групою «

Режимы просмотра книги». Тут найцікавішими є такі іконки:

— «

Обычный» — призначено для «постійної» роботи з документом (створення, перегляд, зміни). Багато хто з користувачів працюють лише в цьому режимі;

— «

Разметка страницы» — показує документ так, як він виглядатиме при друкуванні. У цьому режимі добре видно межі сторінок, їх показано спеціальними лініями. Тому робота в зображенні «Разметка страницы» є незамінною при компонуванні таблиць перед друкуванням та роботі з колонтитулами.

При роздрукуванні багатосторінкового документа сторінки прийнято нумерувати. Номери сторінок Excel розташовує в так званій області колонтитулів. У режимі розмітки сторінки колонтитули стають доступні для редагування. У цьому режимі вони виглядають як текстові поля, розташовані у верхній та нижній областях сторінки. Кожне поле поділене на три частини: ліву, центральну та праву. Клацання в області колонтитула розкриває спеціальну стрічку для роботи з ним. Наприклад, щоб вставити до колонтитула номер сторінки, знаходимо відповідну іконку та клацаємо по ній.

Докладно параметри цієї стрічки розглянемо пізніше, а поки що зауважимо: у колонтитулах можна виводити не лише номери сторінок, а й іншу інформацію (рис. 10). Наприклад, ім’я файлу;

img 11

Секрет

Вставте до колонтитулів ім’я файлу для поточного документа, і проблема пошуку в комп’ютері електронної версії за наявною роздруківкою зникне назавжди.

— «

Во весь экран» — у цьому режимі Excel вилучає «зайві» панелі інструментів та звільняє максимум площі для роботи з таблицею. Цей режим дуже зручний при роботі на портативних ноутбуках з маленькою діагоналлю екрана.

Бухгалтер постійно змушений стикатися з великими таблицями. Тому для нього навряд чи не найкориснішим інструментом в управлінні виглядом є масштаб. В Excel масштаб виражається у відсотках. Він може приймати ціле значення в діапазоні від 10 до 400 %. Для роботи з масштабом на стрічці меню «

Вид» передбачено окрему групу, що так і називається — «Масштаб». У ній є три іконки. Перша — «Масштаб». Клацаємо по ній лівою кнопкою. Розкриється вікно діалогу вибору масштабу документа, як показано на рис. 11. У ньому передбачено п’ять призначених значень масштабу, масштабування «за виділенням» та визначення довільного значення масштабу. Крім того, у групі масштабування є кнопка «100%», що встановлює відповідне значення масштабу. Праворуч від неї — іконка «Масштабировать выделенный фрагмент». Це дуже зручна можливість, коли потрібно швидко збільшити якийсь фрагмент робочої таблиці. Для цього достатньо обвести його мишею та клацнути по іконці «Масштабировать выделенный фрагмент». Excel добере масштаб так, щоб зазначена ділянка займала весь екран.

img 12

Важливо!

Значення масштабу не змінює документ. Масштаб впливає тільки на розмір його відображення на екрані.

Масштаб можна вибрати на спеціальній панелі інструментів, розташованій у правій нижній частині вікна Excel. Там же знаходиться і кнопка для зміни вигляду. Змінювати масштаб можна переміщенням горизонтального повзунка в напрямку «ліворуч-праворуч». Подвійне клацання по іконці з числовим значенням масштабу розкриває вікно настройок, як показано на рис. 5 (див. с. 46).

Порада

До вибору масштабу поставтеся ретельно. На зручність роботи ніщо не впливає більше, ніж масштаб.

Бухгалтеру часто доводиться порівнювати дані. Це можуть бути різні документи чи окремі фрагменти однієї великої таблиці. Для такої роботи важливо управляти розташуванням вікон на екрані. В Excel 2007 відповідні параметри розташовано у групі «Окно». Усього їх 11, ось основні з них:

— «Новое окно» — створює нове вікно з «порожнім» документом;

— «Упорядочить все» — активує діалог, де можна вибрати один із чотирьох варіантів розташування вікон: «Рядом», «Сверху вниз», «Слева направо», «Каскадом»; розміщення кількох вікон у напрямку «Рядом» дуже зручне при роботі на широкоформатному моніторі з великою діагоналлю екрана (20” і більше);

— «Закрепить области» — впливає на процес перегортання даних у вікні. За цією командою частина документа нібито «заморожується» і при перегортанні завжди залишається на екрані;

— «Разделить» — ділить вікно на кілька частин; у кожній частині можна показати окремі фрагменти документа, можна працювати з ними незалежно. Ця команда дуже корисна при обробленні великих таблиць;

— «Скрыть» — приховує вікно, прибирає його з екрана;

— «Отобразить» — показує приховане раніше вікно;

— «Перейти в другое окно» — показує список завантажених документів, клацання по будь-якому імені виводить вікно на передній план.

Важливо!

Команда «Закрепить области» є незамінною при роботі з великими таблицями. Вона дозволяє зафіксувати шапку таблиці та завжди бачити її при перегортанні документа.

Група «Показать или скрыть» на стрічці «Вид» об’єднує п’ять параметрів. Усі їх показано у формі прапорців. За їх допомогою можна включити або вилучити з екрана лінійку, сітку, рядок формул, заголовки, панель повідомлень.

 

Робота з мишею та клавіатурою

Тут я хочу звернути увагу насамперед на прийоми ефективної роботи. Ці поради ми публікували в матеріалах щодо роботи з Office 2003. Тепер є сенс їх частково нагадати та адаптувати до умов Office 2007. Тим більше, що все раніше викладене не лише зберегло, а й примножило свою актуальність.

Клавіатура — основний інструмент взаємодії з Excel. Через неї не тільки вводять дані. Клавіатура пропонує найшвидший спосіб роботи з будь-якою програмою — гарячі клавіші. Вони потрібні для виконання певної команди та являють собою поєднання клавіш, на які потрібно натискувати одночасно (рідше — послідовно).

Важливо!

У програмі Excel 2007 розробники зберегли практично всі поєднання гарячих клавіш, характерні для попередніх версій програми. Це дуже зручно. Якщо ви прислухалися до наших порад і активно користуєтеся клавіатурою, перехід на Office 2007 не викличе жодних труднощів — більшість дій ви зможете виконувати, узагалі не дивлячись на меню.

В Excel передбачено безліч комбінацій гарячих клавіш. Деякі з них показано в таблиці, і це тільки мізерна частина загального списку. Повний склад можна побачити в довідковій системі, звернувшись до неї через «

F1».

 

Таблиця

Деякі гарячі клавіші

№ з/п

Поєднання клавіш

Команда

1

Ctrl + С (або Ctrl + Ins)

Копіювати до буфера

2

Ctrl + V (або Shift + Ins)

Вставити з буфера

3

Ctrl + X (або Shift + Del)

Вирізати до буфера

4

Ctrl + Z

Скасувати дію (відкат)

5

Ctrl + S

Зберегти файл

6

Ctrl + N

Створити новий документ

7

Ctrl + O

Відкрити документ

8

Ctrl + P

Друкувати документ

9

Ctrl + F

Пошук інформації в документі

10

Ctrl + H

Пошук та заміна

11

CTRL + PAGE DOWN

Перехід на наступний аркуш книги

12

CTRL + PAGE UP

Перехід на попередній аркуш книги

13

CTRL + F6

Перемкнути вікно

14

CTRL + F4

Закінчити роботу з Excel

15

CTRL + B

Виділити напівжирним шрифтом

16

CTRL + І

Виділити курсивом

17

CTRL + U

Виділити підкресленням

 

Звичайно, всі варіанти пам’ятати не потрібно. Досить проаналізувати свої дії, вибрати десяток-півтора «найзастосовуваніших» комбінацій, і вони забезпечать практично всі ваші потреби. Можливі запитання: «Для чого це потрібно» та «Чим корисні гарячі клавіші?». Перш за все вони корисні швидкістю роботи. Головне, що дозволяють гарячі клавіші, — виконати дію, ні на секунду не відволікаючись від роботи з таблицею. Наприклад, мені знадобилося скопіювати всю таблицю до буфера обміну. «

Ctrl+A», «Ctrl+С» — і завдання вирішено! За цей час навіть руку до миші простягти не вдасться.

Порада

Вивчіть таблицю гарячих клавіш. Виберіть десяток комбінацій, які для вас максимально корисні. Привчіться користуватися ними. І працювати будете швидше, і втомлюватися менше.

Для тих, хто не читав наші статті з Excel 2003, буквально два слова про мишу. Зрозуміло, жодних особливостей роботи з мишею в Office 2007 немає й бути не може. Ліва кнопка виконує дію. Нею можна виділити об’єкт (навести покажчик на об’єкт і клацнути лівою кнопкою), перемістити його (виділити і, утримуючи ліву кнопку натисненою, «перетягти» на нове місце), виконати дію (подвійним клацанням миші). Клацання правою кнопкою викликає контекстне меню. У ньому буде подано основні варіанти дій над виділеним об’єктом. Звичайно, для кожного випадку ці варіанти різні.

Важливо!

Розробники MS Office 2007 зберегли склад контекстних меню для переважної більшості об’єктів. Якщо на першому етапі для вас незвичний інтерфейс 2007 і ви не можете швидко в ньому орієнтуватися, частіше користуйтеся правою кнопкою миші. Так ви швидко потрапите у знайоме середовище.

І останнє, на мій погляд — найважливіше. Привчіться тримати мишу в лівій руці. Завжди. А при роботі з Excel особливо. Не звертайте уваги, що більшість колег роблять навпаки — людям властиво помилятися. Судіть самі. Клавіатуру побудовано «під праву руку», тобто при друкуванні права рука навантажена більше. Бухгалтер часто вводить цифрові дані. Для цього використовується цифрова клавіатура. Друкують на цій клавіатурі теж правою рукою. Запитання: а де ж тоді використовувати ліву руку? Зверніть увагу, як непродуктивно побудовано роботу, коли миша знаходиться у правій руці. Вам знадобилося ввести кілька чисел до різних ділянок таблиці. Ви берете мишу в ПРАВУ руку. Клацаєте в потрібному місці таблиці. Відпускаєте мишу. ПРАВОЮ рукою набираєте дані на цифровій клавіатурі. Знову берете мишу в ПРАВУ руку, щоб виділити наступну область аркуша. Коли миша в лівій руці, процес відбувається вдвічі швидше. Лівою рукою клацання — правою друкування. Лівою рукою виділили об’єкт, правою натиснули на «

Delete», щоб видалити його. Можливо, спочатку тримати мишу в лівій руці буде незвично, але це потрібно пережити. Зовсім трохи часу — і у вас залишиться одне запитання: «Чому я не робив(ла) цього раніше?».

Важливо!

Для роботи лівою рукою змінювати місцями функції правої та лівої кнопок миші НЕ ПОТРІБНО! Так простіше оперувати мишкою і правою, і лівою руками. Перевірено на собі.

На цьому я пропоную закінчити наше перше знайомство з Excel. Тепер ви зможете самостійно встановити програму, настроїти деякі її параметри. А ми до наступного разу підготуємо нові відомості для роботи з нею, супроводивши їх практичними прикладами. І секретами.

 

Чекаю на ваші запитання, листи, пропозиції та зауваження на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa
Powered by
Factor Web Solutions
Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.
Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі