Excel 2007: форматирование ячеек (часть 2)
 | Завершая тему форматирования ячеек в Excel 2007, нам осталось познакомиться с методами выравнивания данных, выполнения заливок и назначения границ. Сами по себе эти возможности не несут особой функциональной нагрузки. Однако без них практически невозможно создать более-менее сложный бухгалтерский документ. Но это не все. Любую разновидность форматирования можно применить по условию, анализируя данные в ячейках или их отклонения от заданных величин. Форматы можно с успехом задействовать в инструментах контекстного поиска и замены, чтобы визуально выделить искомые значения или сделанные изменения. И в этом смысле любые средства форматирования становятся важной составляющей частью инструментов для анализа и контроля данных в Excel. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Сегодня мы продолжим знакомство со способами форматирования ячеек в Excel 2007. Это означает, что нам опять понадобится окно «
Формат ячеек». Только теперь речь пойдет о выравнивании, шрифтах, заливках, границах и защите ячеек.
В
ыравнивание данныхДля выравнивания данных в Excel 2007 предусмотрена отдельная группа иконок «
Выравнивание» на вкладке «Главная» основного меню программы (рис. 1). В группе 11 элементов, вот вкратце их назначение в порядке «слева-направо» и «сверху-вниз». 
Первые три иконки отвечают за вертикальное выравнивание данных. Они называются «
По верхнему краю», «По нижнему краю», «По середине». Эффект от такого выравнивания заметен только в том случае, когда высота строки достаточно велика, т. е. когда между данными и границей ячейки есть определенный зазор по высоте. По умолчанию данные в Excel выравниваются по нижней границе ячейки.При работе с широкими таблицами (а в бухгалтерской практике их предостаточно) ширина колонок становится одним из критических параметров. Например, чтобы разместить широкую таблицу на печатном листе, колонки приходится делать узкими. В этом случае неизбежно возникает проблема, связанная с длинными текстами в таких колонках. Основным способом ее решения является изменение направления текста. В группе «
Выравнивание» изменить направление позволяет иконка «Ориентация» (рис. 1). Щелчок на иконке раскрывает список из шести значений (рис. 2): «Текст против часовой стрелки», «Текст по часовой стрелке», «Вертикальный текст», «Повернуть текст вверх», «Повернуть текст вниз», «Формат выравнивания ячейки». Первые пять элементов изменяют ориентацию содержимого ячейки с горизонтальной на вертикальную. Последний раздел в списке раскрывает окно «Формат ячеек» на вкладке «Выравнивание», где представлены все параметры выравнивания в полном объеме. 
Последняя иконка в первом ряду называется «
Перенос текста» (рис. 1). Ее имеет смысл применять, когда ширина колонки не позволяет отобразить данные в одну строку. Таких примеров сколько угодно. Практически в любой шапке документа вы столкнетесь с ситуацией, когда текст в ячейке придется разбить на части и напечатать в несколько строк. Иконка работает как переключатель. Первый щелчок левой кнопкой включает режим переноса. Повторный щелчок — отключает его.Совет!
Разбить текст в ячейке на несколько строк можно вручную. Для этого нужно войти в режим редактирования и на месте предполагаемого переноса нажать комбинацию «Alt+Enter». Я советую использовать эту возможность в крайнем случае. Лучше ограничьтесь автоматическим переносом текста по словам. В этом случае при изменении ширины колонок Excel попытается сам вписать длинный текст в размеры ячейки. Если же перенос сделан вручную, при изменении ширины ячейки все действия придется повторить.Вторая строка группы «
Выравнивание» начинается с трех иконок для горизонтального выравнивания данных: «Выровнять текст по левому краю», «По центру», «Выровнять текст по правому краю». Названия говорят сами за себя, пояснения тут не нужны. Правда, относительно горизонтального выравнивания есть один комментарий.Совет!
При работе с таблицами обращайте внимание на способ выравнивания данных. По умолчанию все числа Excel выравнивает по правому краю. Текст в ячейках он выравнивает по левому краю. По этому признаку вы легко обнаружите ситуацию, когда числовые данные в ячейки введены как текст. При попытке выполнить арифметические операции с такими данными Excel будет выдавать сообщение об ошибке.Справа от горизонтального выравнивания расположены две иконки для создания отступов: «
Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Каждое нажатие на эту иконку смещает содержимое ячейки влево или вправо на фиксированное расстояние. Такая возможность удобна при работе с текстом, когда на листе Excel нужно напечатать структурированный список с отступами. Кроме того, в некоторых ситуациях фиксированные отступы слева или справа помогут отформатировать таблицу, в которой находятся числовые данные с разным количеством разрядов.Совет!
Чтобы сдвинуть содержимое ячейки влево (уменьшить отступ), используйте комбинацию «Ctrl+Alt+Shift+Tab». Сдвиг вправо (увеличить отступ) удобно делать комбинацией «Ctrl+Alt+Tab».При форматировании таблиц часто возникает потребность в объединении нескольких ячеек в одно целое. Примером такой ситуации может быть создание общего заголовка над несколькими колонками таблицы. Объединение помогает в тех случаях, когда в ячейку ограниченной ширины нужно вставить длинный текст. Тогда имеет смысл объединить несколько ячеек по вертикали (горизонтали), ввести текст и задать параметры его переноса по словам. Для объединения ячеек в группе «
Выравнивание» предусмотрена отдельная иконка «Объединить и поместить в центре». Щелчок на этой иконке раскрывает меню из четырех пунктов (рис. 3). Первые три предназначены для объединения ячеек. Четвертый пункт — для отмены операции объединения. Чтобы воспользоваться инструментом объединения, нужно сделать так: 
1. Выделить блок ячеек. Это могут быть диапазон строк, столбцов и даже блок ячеек произвольной формы.
2. Щелчком на иконке «
Объединить и поместить в центре» раскрыть меню, как на рис. 3.3. Из меню выбрать нужный вариант объединения и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.
Важно!
При объединении блока ячеек с данными Excel может стереть часть этих данных. Это неудивительно. Ведь результатом объединения является всего одна ячейка. В нее можно записать одно значение данных, в то время как в исходном блоке из группы ячеек (перед объединением) вполне могли уживаться несколько разных значений. Например, если вы объединяете блок прямоугольной формы, то Excel сохранит единственное значение из левой верхней ячейки этого блока.Настало время взглянуть на весть спектр возможностей по выравниванию данных в ячейках Excel. Для этого щелкаем на специальном значке в нижнем правом углу группы «
Выравнивание». Раскроется окно «Формат ячеек». Причем в этом окне сразу будет активной закладка «Выравнивание» (рис. 4). 
Первыми в окне расположены два списка для горизонтального и вертикального выравнивания. Список выравнивания по горизонтали содержит восемь вариантов. Вертикальное выравнивание предлагает пять способов расположения данных. Подробно описывать каждый способ нет смысла. Остановлюсь на тех вариантах, которые чаще других применяются в практике бухгалтера.
Горизонтальное выравнивание «
по значению» хорошо работает в большинстве случаев. Здесь числа выравниваются по правой стороне ячейки, текст — по левой стороне.Вариант «
по левому краю (отступ)» удобен, когда вы хотите выровнять числа по левому краю, но с отступом от границы ячейки. Так данные намного лучше читать. Величину отступа можно указать в специальном поле справа от списков «по горизонтали» и «по вертикали». Аналогичным образом работает выравнивание «по правому краю (отступ)». Только в этом случае отсчет отступов начинается справа. Выравнивание в стиле «по центру» популярно при разработке шапок документов. Если вам нужно заполнить всю ширину ячейки определенным символом, обратитесь к выравниванию «с заполнением». Вот как это работает.1. Откройте лист Excel, наберите в ячейку любой символ. Например, «
_» (подчеркивание).2. Примените к ячейке выравнивание «
с заполнением».Вся ширина ячейки будет заполнена введенным символом.
Совет
Применять выравнивание «с заполнением» удобно при разработке бланков, когда нужно создать горизонтальные линии на месте будущих значений. В качестве заполнителя в данном случае можно использовать, например, символ «_» (подчеркивание).На мой взгляд, бухгалтеру следует обратить внимание на способ выравнивания «
по центру выделения». Он работает так:1. Откройте лист Excel, наберите в ячейку любой текст.
2. Выделите несколько ячеек по горизонтали (в пределах текущей строки).
3. Примените к ячейке выравнивание «
по центру выделения».В данном случае Excel ячеек не объединит, но текст отцентрирует в пределах выделенного блока.
Переходим к параметрам вертикального выравнивания. Всего в Excel их пять. Из них на практике обычно применяют три: «
по верхнему краю», «по центру» и «по нижнему краю» (работает по умолчанию).Совет
Чтобы придать таблице аккуратный вид, выравнивайте тексты в заголовках строк и числовые данные в колонках таблицы по верхнему краю. Человеческий глаз остро реагирует на любые погрешности в вертикальном выравнивании! Иногда в названиях строк таблицы содержатся длинные тексты. В этом случае высота строк таблицы может оказаться большой. В таких таблицах можно выровнять тексты в заголовках строк по верхнему краю, а числовые значения в таблице отцентрировать по вертикали и по горизонтали. Тогда числа будут располагаться в центре ячеек, таблица приобретет вполне профессиональный вид.Ниже списков с параметрами выравнивания расположены три важных флажка:
1) «
переносить по словам». Когда он включен, Excel разбивает длинный текст на слова и пытается разместить их в пределах заданной ширины колонки. Длинный текст при этом может занимать несколько строк, высота ячейки увеличивается, ширина колонки остается неизменной. Форматирование с переносом по словам в бухгалтерской практике применяют очень часто. Большинство бланков отчетности нельзя создать без такого способа форматирования;2) «
автоподбор ширины». Этот параметр на практике применяется редко. Его задача — автоматически регулировать ширину колонок в зависимости от введенных данных в текущую ячейку. Чем больше число вы ввели и чем длиннее текст в ячейке, тем шире получится колонка. На практике алгоритм работы данного параметра несколько сложнее. Если ширина колонки регулировалась вручную, Excel будет подбирать не ширину столбца, а масштаб отображения данных в текущей ячейке. Не хочу обобщать, но лично я параметр «автоподбор ширины» на практике не применил ни разу;3) «
объединение ячеек» — объединяет несколько ячеек в одну. Для работы этого параметра нужно предварительно выделить блок. Флажок «объединение ячеек» — очень важный параметр для работы бухгалтера.Список «
направление текста:» в реальной работе практически не нужен. Направления «слева-направо» для составления бухгалтерской отчетности более чем достаточно… А вот на группу параметров «Ориентация» стоит обратить внимание! В нее входят три параметра. Слева расположена прямоугольная область с надписью «текст». Щелчок левой кнопкой на этой области меняет направление текста. Если до щелчка направление было «слева-направо», то после щелчка оно станет «сверху-вниз». Справа в группе находится прямоугольная область с текстом «надпись» и метками для определения углов поворота. Этот параметр позволяет выбрать угол наклона содержимого ячейки. Параметр «Ориентация» часто применяют при создании сложных шапок в документах с большим количеством колонок. Основная проблема при создании таких документов — вписать длинные тексты в ячейки ограниченной ширины, чтобы весь документ поместился на странице. Обычно проблема осложняется еще и тем, что для узких колонок практически не работает перенос текста по словам. Когда слово не помещается в колонке, Excel разрывает его в произвольном месте, от чего сильно страдает внешний вид и читабельность таблицы. Кардинальный подход к решению этой проблемы — включить параметр переноса по словам и установить ориентацию содержимого ячейки в направлении «90 градусов». В этом случае сократить ширину колонок можно за счет увеличения высоты строк. Поворот содержимого расположит текст вертикально, поэтому перенос слов будет ориентироваться не на ширину колонки, а на высоту строки. Увеличивая высоту строки, можно добиться нормального размещения текста в ячейке, обеспечить корректные переносы слов и при этом сохранить неизменной ширину колонок документа.
Параметры шрифтов
Для управления шрифтами на ленте меню «
Главная» предусмотрена специальная группа «Шрифт» (рис. 1). Она состоит из 10 иконок. В верхнем ряду расположены списки для выбора гарнитуры и размера шрифта. Затем следуют две иконки: «Увеличить шрифт» и «Уменьшить шрифт».Установка гарнитуры и размера символов заключается в обычном выборе значений из списка. Здесь никаких проблем нет и быть не может. Щелчок на иконке «
Увеличить шрифт» действует так. Для символов размером от 8 до 11 пунктов каждый щелчок увеличивает их на 1 пункт. Для символов 12 и более пунктов каждый щелчок увеличивает размер шрифта на 2 пункта. Иконка «Уменьшить шрифт» действует аналогично, только в обратном направлении: каждый щелчок уменьшает размер символов.В нижнем ряду группы находится шесть инструментов (рис. 1). Вначале расположены иконки для назначения полужирного начертания символов, для форматирования курсивом и с подчеркиванием. Они обозначены символами «
B», «I», «U». Из этих трех иконок одна снабжена списком допустимых вариантов. Это иконка форматирования с подчеркиванием. Щелкаем на значке раскрытия списка. Появится меню из двух пунктов: «Подчеркивание» и «Двойное подчеркивание». Для работы этих вариантов более чем достаточно.Две иконки группы «
Шрифт» из трех оставшихся к параметрам шрифтов отношения не имеют. Одна из них — «Все границы» — позволяет задать обрамление ячеек. Вторая иконка — «Цвет заливки» — влияет на цвет фона ячеек. О параметрах границ и заливок мы поговорим позже.Последняя иконка группы «
Шрифт» предназначена для выбора цвета символов. Она называется «Цвет текста» (рис. 1). Из всего многообразия один из цветов является текущим. Он виден на основном изображении иконки «Цвет текста» (рис. 1). Щелчок мышью присваивает выделенному блоку именно этот цвет. В правой части иконки расположен значок раскрытия списка. Щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Появится окно диалога, изображенное на рис. 5. В верхней части окна расположена палитра, характерная для текущей темы Excel 2007. Однократный щелчок на любом элементе этой палитры меняет текущий цвет и присваивает его ячейке (или ячейкам). Ниже находятся набор стандартных цветов Windows и последние используемые цвета. Кнопка «Другие цвета…» раскрывает доступ ко всем возможным вариантам цветового оформления символов (рис. 6). Окно диалога состоит из двух закладок. На одной из них в компактной форме показаны все цвета палитры. Эта закладка называется «Обычные». Рядом с ней расположена закладка «Спектр». На ней можно выбрать цвет из непрерывной палитры, как показано на рис. 6. 
Для подробной настройки параметров шрифта в Excel 2007 предусмотрено специальное окно. Чтобы раскрыть его, щелкаем на значке «
Формат ячеек: шрифт», который расположен в правом нижнем углу группы «Шрифт». Этот значок выглядит как небольшой прямоугольник со стрелкой (рис. 1). Появится окно, изображенное на рис. 7. В нем представлены все доступные возможности по настройке шрифтов. В окне находится шесть групп параметров. В левой части расположен список с названием «Шрифт». Здесь мы выбираем гарнитуру символов. Правее есть список «Начертание». Его элементами являются «Обычный», «Курсив», «Полужирный», «Полужирный курсив». В правом верхнем углу расположен список «Размер:» для выбора величины символов. Все эти параметры доступны и через ленту «Шрифт» главного меню программы. 
Список «
Подчеркивание» в окне «Формат ячеек» представлен полнее, чем на ленте форматирования «Шрифт», хотя это непринципиально. Никаких особенных возможностей здесь нет. В списке пять значений: «Одинарное, по значению», «Двойное, по значению», «Одинарное, по ячейке», «Двойное, по ячейке». Значением по умолчанию является «Нет».Выбрать цвет символов можно из списка «
Цвет:». Щелчок на этом списке раскрывает окно, аналогичное изображенному на рис. 5. Действия по выбору цвета в данном случае такие же, как при работе с иконкой выбора цвета символов на ленте форматирования шрифтов.Дополнительные параметры, которые можно установить только в окне «
Формат ячеек», сосредоточены в группе «Видоизменение» (рис. 7). Таких параметров три: «зачеркнутый», «надстрочный» и «подстрочный». Думаю, их действие понятно из названия.На закладке «
Шрифт» окна «Формат ячеек» нам осталось рассмотреть всего один флажок — «Обычный». Щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Все параметры шрифта приобретут значения, установленные по умолчанию. Это очень удобная возможность. Особенно в тех случаях, когда изменение формата не дало ожидаемого результата, а исходное форматирование ячеек вы не запомнили.
Границы ячеек
Границы — важная часть форматирования документа в Excel. От правильного назначения границ во многом зависит не только внешний вид таблицы, но и легкость восприятия данных. Умелое и умеренное (!) использование различных способов подчеркивания способно придать ничем не примечательному документу вид вполне профессионального отчета. Для назначения границ на ленте меню «
Главная» в группе «Шрифт» предусмотрена специальная иконка «Все границы» (рис. 1). Щелчок на иконке раскрывает список, изображенный на рис. 8. В верхней части этого списка предложены 13 вариантов нанесения линий для выделенных ячеек рабочего листа. На мой взгляд, здесь все просто. Достаточно один раз воспользоваться инструментом — и все станет ясно. Для примера сделайте так: 
1) выделите блок с «
B1» по «C3»;2) щелкните на кнопке «
Все границы», затем на «Нижняя граница» (рис. 8). На нижней стороне ячеек «B3:C3» появится тонкая линия;3) не снимая выделения, раскройте список «
Все границы» и щелкните на одноименной строке «Все границы». У всех ячеек в диапазоне «B3:C3» появится левая, верхняя, правая и нижняя границы;4) не снимая выделения, раскройте список «
Все границы» и щелкните на строке «Нет границы». Excel сотрет границы у ячеек в блоке «B3:C3»;5) щелкните на любой ячейке рабочего листа, чтобы отменить выделение блока;
6) раскройте список «
Все границы» и щелкните на строке «Граница рисунка». Указатель мыши примет форму карандаша;7) удерживая левую кнопку мыши, обведите на рабочем листе блок из нескольких ячеек;
8) отпустите кнопку мыши. Вокруг обведенного блока появится изображение границы;
9) раскройте список «
Все границы» и щелкните на строке «Сетка по границе рисунка». Указатель мыши примет форму карандаша;10) удерживая левую кнопку мыши, обведите на рабочем листе несколько ячеек;
11) отпустите кнопку мыши. Все ячейки блока будут разлинеены подобно таблице;
12) раскройте список «
Все границы» и щелкните на строке «Цвет линии». Появится окно с палитрой для выбора цвета линий (рис. 5);13) щелчком на палитре выберите цвет линии. Указатель примет форму
карандаша;14) удерживая левую кнопку мыши, проведите этим карандашом по любой
границе блока ячеек на рабочем листе (левой, правой, верхней или нижней). Обведенные границы будут прорисованы линиями;15) удерживая нажатой левую кнопку мыши, обведите блок ячеек на рабочем листе. В данном случае инструмент «
Цвет линии» отработает как «Граница рисунка»: все ячейки блока будут разлинеены подобно сетке таблицы;16) раскройте список «
Стереть границу» и щелкните на строке «Сетка по границе рисунка». Указатель мыши примет форму ластика;17) поставьте указатель на любую границу ячейки рабочего листа;
18) щелкните левой кнопкой мыши — граница исчезнет;
19) удерживая нажатой левую кнопку мыши, обведите блок ячеек на рабочем листе. Границы у ячеек выделенного блока пропадут;
20) раскройте список «
Другие границы» и щелкните на строке «Вид линии». Появится окно для выбора типа линий для рисования границ (рис. 9); 
21) щелчком мыши выбираем из списка любой вариант. С этого момента этот тип линии станет текущим и будет использоваться при работе с любым инструментом иконки «
Другие границы»;22) раскройте список «
Все границы» и щелкните на пункте меню «Другие границы». Появится окно «Формат ячеек», в котором будет активна закладка «Граница» (рис. 10). 
В этом окне Excel предлагает воспользоваться тремя группами параметров: «
Линия», «Все» и «Отдельные». В группе «Линия» можно выбрать для рисования один из 14 типов линий, а также их цвет. Эти возможности мы уже рассмотрели. В группе «Все» находятся три иконки. Вариант «Нет» отключает линии в блоке. Щелчок на иконке «Внешние» нарисует границы вокруг выделенного блока. Щелчок на иконке «Внутренние» разлинеит весь блок.Переходим к группе «
Отдельные». Здесь находятся самые богатые возможности создания границ у ячеек рабочего листа. Параметры этой группы состоят из небольшого окна и восьми кнопок. Щелчок на любой кнопке включает определенную границу, например: верхнюю, вертикальную, нижнюю, горизонтальную, правую и т. д. Есть и другой вариант включить нужную границу — щелкнуть левой кнопкой на любой стороне окна в группе параметров «Отдельные». Например, щелчок на левой стороне окна нарисует у выделенного блока ячеек границу слева. Повторный щелчок на этой границе отключит ее. Щелчок на воображаемой диагонали включит линии, расположенные по диагонали ячеек выделенного блока. Вот все основные инструменты создания границ. Переходим к заливкам.
Использование заливок
Под термином «заливка» в Excel понимают назначение фона ячейкам рабочего листа. Заливки в практике оформления деловых бланков применяют нечасто. Но там, где это уместно, заливки позволяют не только существенно улучшить внешнее оформление документа, но и упростить его заполнение. Например, заливкой можно отметить те ячейки листа, в которые не следует вводить данные.
Заливки в Excel бывают двух видов: цветные и узорные. Цветную заливку можно присвоить ячейке кнопкой «
Цвет заливки» из группы «Шрифт» (рис. 1). Щелчок на иконке раскрывает окно выбора цветов, аналогичное изображенному на рис. 5. Оно состоит из палитры и кнопки выбора произвольного цвета. Это кнопка называется «Другие цвета». В окне работы с цветами (рис. 5) выбираем вариант оформления из стандартной палитры и нажимаем «ОК». Указанный цвет станет текущим.Секрет
В Excel 2007 улучшен механизм отображения результатов форматирования ячеек. В первую очередь это касается результатов назначения цвета символов и фона ячеек. Выделите блок на рабочем листе. Щелкните на значке «Цвет заливки». Расположите окно так, чтобы видеть ячейки выделенного блока. Перемещайте указатель мыши по палитре «Цвета темы» от одного цвета к другому. Блок на рабочем листе Excel 2007 будет показывать разными цветами, отслеживая перемещения указателя. Щелчок на выбранном цвете присвоит его выделенному блоку. Такой способ работы удобен при выборе цветового оформления таблицы.Обычно возможностей иконки «
Цвет заливки» хватает для назначения цвета ячейкам. Но иногда этого мало, и требуется получить доступ ко всем параметрам заливок. Тогда нужно воспользоваться окном «Формат ячеек».Нажимаем «
Ctrl+Shift+F» — появится окно, как на рис. 11. Щелкаем на закладке «Заливка». Перед нами все способы настройки фона ячеек. В левой части окна — стандартная палитра. Здесь можно выбрать цвет фона, щелкнув мышью на любом квадратике стандартной или расширенной палитры. Кнопка «Другие цвета» раскрывает специальный диалог настройки цвета. Форма такого диалога показана на рис. 6. В нем можно выбрать цвет из полной палитры или по цветовому спектру. 
Кнопка «
Способы заливки» используется редко. Она раскрывает диалог настройки так называемых градиентных заливок. При использовании такой заливки цвет фона может меняться и плавно переходить от одного значения к другому. В Excel можно определить до двух цветов и указать 17 возможных направлений цветового градиента. Так, заливка может выполняться «слева-направо», «сверху-вниз», по диагонали, от центра и т. д.Справа в окне «
Формат ячеек» находятся два поля со списком: «Цвет узора:» и «Узор». Они позволяют внедрить в качестве фона ячейки не цвет, а рисунок. На мой взгляд, заливка узором — один из самых выразительных способов оформления ячеек. Щелкаем на списке «Узор:». Раскроется окно из 16 возможных вариантов (рис. 11). Щелчок на любом варианте выбирает узор. Щелчок на списке «Цвет узора» раскрывает палитру цветов. Выбирая значение из палитры, мы определяем цвет линий узора. Фоном узора будет текущий цвет фона ячейки. Изменить его можно через группу параметров «Цвет фона:».
Коротко о защите ячеек
Потеря информации для бухгалтера — вещь недопустимая. Поэтому заботиться о сохранении данных нужно всегда, применяя для этого все имеющиеся средства. В Excel 2007 одним из таких средств является защита ячеек. Параметр защиты можно установить на закладке «
Защита» в окне «Формат ячеек». На закладке есть всего два флажка: «Защищаемая ячейка» (по умолчанию он включен) и «Скрыть формулы» (по умолчанию выключен). То есть при создании таблицы все ее ячейки Excel считает защищенными. Только защита эта изначально неактивна. Включить ее в работу можно так:1) щелкаем на кнопке «
Рецензирование» главного меню;2) в группе «
Изменения» щелкаем на иконке «Защитить лист». Excel покажет окно диалога, где будет предложено ввести пароль для внесения изменений в ячейки рабочего листа;3) вводим пароль и нажимаем «
ОК». Вместо иконки «Защитить лист» появится кнопка «Снять защиту листа».Теперь все изменения на рабочем листе будут заблокированы: Excel потребует ввести пароль и только после того станет возможным любое редактирование защищенных ячеек.
Кнопка «
Снять защиту листа» отменяет защиту ячеек, при попытке сделать это Excel также предложит ввести пароль.Важно!
Пароль может быть пустым. В этом случае для отмены защиты достаточно щелкнуть по иконке «Снять защиту листа» — и все. Я, например, обычно так и делаю.Теперь о флажке «
Скрыть формулы». Вызываем окно «Формат ячеек», включаем флажок и нажимаем «ОК». Через иконку «Защитить лист» активизируем защиту листа. Делаем текущей ячейку, в которой записана формула. Смотрим в строку формул. Она будет пустой, т. е. текст формулы в ней увидеть не удастся. Такой режим защиты в отдельных случаях очень полезен. Например, если в таблице записаны формулы распределения премиального фонда…Накопив определенный запас теоретических сведений, неплохо бы применить их на практике. Этим мы сейчас и займемся. А в качестве упражнения оформим фрагмент документа, изображенного на рис. 12.
В нем нам придется воспользоваться инструментами для создания границ, вертикального текста, центрирования данных по ширине выделенной области. Первое, что мы делаем, — вводим данные на рабочий лист. Содержимое ячеек таблицы показано в табл. 1.
Содержимое ячеек документа «
Ведомость…»| Адрес ячейки | Значение |
| 1 | 2 |
| A1 | Відомість |
| A2 | розподілу чисельності працівників, річного фактичного обсягу реалізованої продукції |
| A3 | (робіт, послуг) за видами економічної діяльності за 200_ рік* |
| A4 | Код виду економічної діяльності за КВЕД |
| B4 | Назва виду економічної діяльності |
| C4 | Середньооблікова кількість штатних працівників, осіб |
| D4 | Питома вага середньооблікової кількості штатних працівників по відповідному виду діяльності в загальній середньообліковій кількості штатних працівників, % |
| E4 | Обсяг реалізованої продукції, робіт, послуг (без ПДВ, акцизу), тис. грн. |
| F4 | Питома вага обсягу реалізованої продукції (робіт, послуг) по відповідному виду діяльності в загальному обсязі реалізованої продукції (робіт, послуг), % |
| A5, B5, …, F5 | Числа 1, 2, …, 6 |
| A9 | Всього: |
| D9 | 100 %, в окончательном документе здесь нужно поставить формулу суммирования значений «D6:D8» |
| F9 | 100 %, в окончательном документе здесь нужно поставить формулу суммирования значений «F6:F8» |
| B11 | Керівник |
| C12 | (підпис) |
| E12 | (прізвище та ініціали) |
| A13 | М. П. |
| B13 | Головний бухгалтер |
| C14 | (підпис) |
| E14 | (прізвище та ініціали) |
| B15 | «___»_____________200_ р. |
| B17 | Прийняв звіт |
| C18 | (підпис) |
| E18 | (прізвище та ініціали) |
| B19 | «___»_____________200_ р. |
Важно!
Печатая данные в таблицу, не старайтесь сразу обеспечить ее внешний вид. Никаких пропусков, пустых ячеек сейчас делать не нужно! Все оформление мы выполним с помощью форматов. На этом этапе главное — разместить все элементы будущего документа по отдельным ячейкам в соответствии с тем, как показано в табл. 1.Внешний вид рабочего листа после заполнения данными показан на рис. 13. Нестрашно, если часть введенных данных не видна и таблица выглядит некрасиво. Сейчас мы это устраним. Итак, приступаем к форматированию:
1. Выделяем ячейки «
A1:F1».2. Вызываем окно «
Формат ячеек» (щелчок правой кнопкой мыши, пункт «Формат ячеек» контекстного меню), переходим на закладку «Выравнивание».3. Параметр выравнивания «
по горизонтали:» ставим в положение «по центру выделения». Текст в «А1» выровнялся на всю ширину таблицы.4. Повторяем такое же форматирования для ячеек «
A2:F2», «A3:F3».5. Выделяем блок «
A4:F9». Щелкаем на иконке «Все границы» и выбираем способ форматирования «Все границы». Excel разлинеит указанный фрагмент рабочего листа.6. Щелкаем на иконке «
Все границы» и выбираем «Тип линии». Из раскрывшегося меню выбираем утолщенную непрерывную линию. Курсор примет форму карандаша.7. Удерживая левую кнопку мыши, обводим блок «
A4:F9». Вокруг блока появится утолщенная рамка.8. Теперь утолщенная линия является текущей при создании новых границ. Такие границы нам нужны в шапке и последней строке документа. Выделяем блок «
A4:F5».Удерживая «Ctrl», обводим блок «A9:F9».9. Раскрываем список границ и выбираем «
все границы».10. Выделяем ячейки «
A9:B9». Нажимаем «Ctrl+Shift+F», переходим на закладку «Выравнивание» (можно нажать «Ctrl+PgUp») и включаем флажок «объединение ячеек».11. Удерживая «
Ctrl», выделяем ячейки «A4», «C4», «D4», «E4», «F4».12. Щелкаем правой кнопкой мыши, пункт контекстного меню «
Формат ячеек…». Появится окно форматирования.13. Переходим на закладку «
Выравнивание».14. Включаем флажок «
переносить текст по словам», выравнивание по горизонтали и вертикали выбираем «по центру». В группе «Ориентация» указываем поворот текста на 90 градусов.15. Увеличиваем высоту четвертой строки, чтобы текст был полностью виден на экране.
16. Выделяем строку «
5». Щелкаем на иконке «Центрировать по горизонтали».17. Выделяем все ячейки с текстом «
підпис» и «(прізвище та ініціали)».18. Раскрываем окно форматирования на закладке «
Шрифт». Ставим флажок «надстрочный». Символы станут меньше и прижмутся к верхней границе ячейки.19. Выделяем ячейки «
C11», «E11:F11», «C13», «E13:F13», «C17», «E17:F17». Щелкаем на кнопке «Все границы» в группе инструментов «Шрифт». Из раскрывшегося меню выбираем вариант «Нижняя граница».20. Щелкаем на ячейке «
A13» с текстом «М.П.». Комбинацией «Ctrl+Shift+F» вызываем окно «Формат ячеек».21. Дважды нажимаем «
Ctrl+PgDn», чтобы попасть на закладку «Заливка».22. Щелкаем на кнопке выпадающего списка «
Узор», выбираем вариант «12,50 %-ый серый», щелкаем «ОК».Бланк готов, остается набрать расчетные формулы и сохранить его на диск.
Как видите, Excel 2007 предлагает бухгалтеру очень гибкие и богатые возможности для форматирования документов. С их помощью можно создавать бланки практически неограниченной сложности, оформлять документы на профессиональном уровне. Главное, что для этого нужно, — соблюдать умеренность и помнить:
обилие оформительских возможностей должно способствовать в первую очередь улучшению читабельности документа и легкости контроля данных при его заполнении. На этом мы завершим тему форматирования ячеек и в следующий раз приступим к важнейшему вопросу — использованию условного форматирования.
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
