Excel 2007: форматування комірок (частина 2)
 | Завершуючи тему форматування комірок в Excel 2007, нам залишилося ознайомитися з методами вирівнювання даних, виконання заливок та призначення меж. Самі по собі ці можливості не несуть особливого функціонального навантаження. Однак без них практично неможливо створити більш-менш складний бухгалтерський документ. Але це не все. Будь-який різновид форматування можна застосувати за умовою, аналізуючи дані в комірках або їх відхилення від заданих величин. Формати можна успішно задіювати в інструментах контекстного пошуку та заміни, щоб візуально виділити шукані значення або зроблені зміни. І в цьому сенсі будь-які засоби форматування стають важливим складником інструментів для аналізу та контролю даних в Excel. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Сьогодні ми продовжимо знайомство зі способами форматування комірок в Excel 2007. Це означає, що нам знову знадобиться вікно «Формат ячеек». Тільки тепер ітиметься про вирівнювання, шрифти, заливки, межі та захист комірок.
Вирівнювання даних
Для вирівнювання даних в Excel 2007 передбачено окрему групу іконок «
Выравнивание» на вкладці «Главная» основного меню програми (рис. 1). У цій групі — 11 елементів. Стисло наведемо їх призначення в порядку «зліва-направо» та «зверху-вниз». 
Перші три іконки відповідають за вертикальне вирівнювання даних. Вони називаються «
По верхнему краю», «По нижнему краю», «По середине». Ефект від такого вирівнювання помітний тільки у випадку, коли висота рядка досить велика, тобто коли між даними та межами комірки є деякий «зазор» по висоті. За умовчанням дані в Excel вирівнюються по нижній межі комірки.При роботі з широкими таблицями (а в бухгалтерській практиці їх предостатньо) ширина колонок стає одним з критичних параметрів. Наприклад, щоб розмістити широку таблицю на друкарському аркуші, колонки доведеться робити вузькими. У цьому випадку неминуче виникає проблема, що пов’язана з довгими текстами в таких колонках. Основним способом її вирішення є зміна напряму тексту. У групі «
Выравнивание» змінити напрям дозволяє іконка «Ориентация» (рис. 1). Клацання по іконці розкриває список із шести значень (рис. 2): «Текст против часовой стрелки», «Текст по часовой стрелке», «Вертикальный текст», «Повернуть текст вверх», «Повернуть текст вниз», «Формат выравнивания ячейки». Перші п’ять елементів змінюють орієнтацію вмісту комірки з горизонтальної на вертикальну. Останній розділ у списку розкриває вікно «Формат ячеек» на вкладці «Выравнивание», де наведено всі параметри вирівнювання. 
Остання іконка в першому ряду називається «
Перенос текста» (рис. 1). Її має сенс застосовувати, коли ширина колонки не дозволяє відображати дані в один рядок. Таких прикладів скільки завгодно. Практично в будь-якій шапці документа ви зіткнетеся з ситуацією, коли текст у комірці доведеться розбити на частини та надрукувати в декілька рядків. Іконка працює як перемикач. Перше клацання лівою кнопкою включає режим перенесення. Повторне клацання — відключає його.Порада
Розбити текст у комірці на декілька рядків можна вручну. Для цього потрібно ввійти до режиму редагування і на місці передбачуваного перенесення натиснути комбінацію «Alt+Enter». Я раджу використовувати цю можливість у крайньому випадку. Краще обмежтеся автоматичним перенесенням тексту по словах. У цьому випадку при зміні ширини колонок Excel сам вписуватиме довгий текст у розміри комірки. Якщо ж перенесення зроблене вручну, при зміні ширини комірки всі дії доведеться повторити.Другий рядок групи «
Выравнивание» починається з трьох іконок для горизонтального вирівнювання даних: «Выровнять текст по левому краю», «По центру», «Выровнять текст по правому краю». Назви говорять самі за себе, пояснення тут не потрібні. Щоправда, відносно горизонтального вирівнювання є один коментар.Порада
При роботі з таблицями звертайте увагу на спосіб вирівнювання даних. За умовчанням усі числа Excel вирівнює по правому краю. Текст у комірках він вирівнює по лівому краю. За цією ознакою ви легко виявите ситуацію, коли числові дані до комірок уведено як текст. При спробі виконати арифметичні операції з такими даними Excel видаватиме повідомлення про помилку.Праворуч від горизонтального вирівнювання розташовано дві іконки для створення відступів: «
Уменьшить отступ» та «Увеличить отступ». Кожне натиснення на ці іконки зміщує вміст комірки вліво чи вправо на фіксовану відстань. Така можливість зручна при роботі з текстом, коли на листі Excel потрібно надрукувати структурований список з відступами. Крім того, у деяких ситуаціях фіксовані відступи зліва чи справа допоможуть відформатувати таблицю, в якій знаходяться числові дані з різною кількістю розрядів.Порада
Щоб зрушити вміст комірки вліво (зменшити відступ), використовуйте комбінацію «Ctrl+Alt+Shift+Tab». Зрушення вправо (збільшити відступ) зручно робити комбінацією «Ctrl+Alt+Tab».При форматуванні таблиць часто виникає потреба в об’єднанні декількох комірок в одне ціле. Прикладом такої ситуації може бути створення загального заголовка над декількома колонками таблиці. Об’єднання допомагає у випадках, коли до комірки обмеженої ширини потрібно вставити довгий текст. Тоді має сенс об’єднати декілька комірок по вертикалі (горизонталі), увести текст та задати параметри перенесення його по словах. Для об’єднання комірок у групі «
Выравнивание» передбачено окрему іконку «Объединить и поместить в центре». Клацання по цій іконці розкриває меню з чотирьох пунктів (рис. 3). Перші три призначено для об’єднання комірок. Четвертий пункт — для відміни операції об’єднання. Щоб скористатися інструментом об’єднання, потрібно зробити так: 
1. Виділити блок комірок. Це можуть бути діапазон рядків, стовпців та навіть блок комірок довільної форми.
2. Клацанням по іконці «
Объединить и поместить в центре» розкрити меню, як на рис. 3.3. Із меню вибрати потрібний варіант об’єднання та клацнути по ньому лівою кнопкою миші.
Важливо!
При об’єднанні блока комірок з даними, частину цих даних Excel може стерти. Це не дивно. Адже результатом об’єднання є всього одна комірка. До неї можна записати одне значення даних, тоді як у вихідному блоці з групи комірок (перед об’єднанням) цілком могли вживатися декілька різних значень. Наприклад, якщо ви об’єднуєте блок прямокутної форми, то Excel збереже єдине значення з лівої верхньої комірки цього блока.Настав час поглянути на весь спектр можливостей щодо вирівнювання даних у комірках Excel. Для цього клацаємо по спеціальному значку в нижньому правому кутку групи «
Выравнивание». Розкриється вікно «Формат ячеек». Причому в цьому вікні відразу буде активною закладка «Выравнивание» (рис. 4). 
Першими у вікні розташовано два списки для горизонтального та вертикального вирівнювання. Список вирівнювання по горизонталі містить вісім варіантів. Вертикальне вирівнювання пропонує п’ять способів розташування даних. Докладно описувати кожний спосіб немає сенсу. Зупинюся на тих варіантах, які частіше за інші застосовуються у практиці бухгалтера.
Горизонтальне вирівнювання «
по значению» добре працює в більшості випадків. Тут числа вирівнюються по правому боку комірки, текст — по лівому боку.Варіант «
по левому краю (отступ)» зручний, коли ви бажаєте вирівняти числа по лівому краю, але з відступом від межі комірки. Такі дані набагато краще читати. Величину відступу можна зазначити у спеціальному полі праворуч від списків «по горизонтали» та «по вертикали». Аналогічно працює вирівнювання «по правому краю (отступ)». Тільки в цьому разі відлік відступів починається справа. Вирівнювання у стилі «по центру» популярно при розробці шапок документів. Якщо вам потрібно заповнити всю ширину комірки певним символом, зверніться до вирівнювання «с заполнением». Ось як це працює.1. Відкрийте лист Excel, наберіть у комірці будь-який символ. Наприклад, «
_» (підкреслення).2. Застосуйте до комірки вирівнювання «
с заполнением».Усю ширину комірки буде заповнено введеним символом.
Порада
Застосовувати вирівнювання «с заполнением» зручно при розробленні бланків, коли потрібно створити горизонтальні лінії на місці майбутніх значень. Як заповнювач у цьому випадку можна використовувати, наприклад, символ «_» (підкреслення).На мій погляд, бухгалтеру слід звернути увагу на спосіб вирівнювання «
по центру выделения». Він працює так:1. Відкрийте лист Excel, наберіть у комірці будь-який текст.
2. Виділіть
декілька комірок по горизонталі (у межах поточного рядка).3. Застосуйте до комірки вирівнювання «
по центру выделения».У цьому випадку Excel комірок
не об’єднає, а тільки розташує текст по центру в межах виділеного блока.Переходимо до параметрів вертикального вирівнювання. Усього в Excel їх п’ять. Із них на практиці зазвичай застосовують три: «
по верхнему краю», «по центру» і «по нижнему краю» (працює за умовчанням).Порада
Щоб надати таблиці акуратного вигляду, вирівнюйте тексти в заголовках рядків та числові дані в колонках таблиці по верхньому краю. Людське око гостро реагує на будь-які погрішності у вертикальному вирівнюванні! Іноді в назвах рядків таблиці містяться довгі тексти. У цьому випадку висота рядків таблиці може виявитися великою. У таких таблицях можна вирівняти тексти в заголовках рядків по верхньому краю, а числові значення в таблиці відцентрувати по вертикалі та по горизонталі. Тоді числа розташуються в центрі комірок, таблиця набуде цілком професійного вигляду.Нижче списків з параметрами вирівнювання розташовано три важливі прапорці:
1) «
переносить по словам». Якщо його включено, Excel розбиває довгий текст на слова та намагається розмістити їх у межах заданої ширини колонки. Довгий текст при цьому може займати декілька рядків, висота комірки збільшується, ширина колонки залишається незмінною. Форматування з перенесенням по словах у бухгалтерській практиці застосовують дуже часто. Більшість бланків звітності не можна створити без такого способу форматування;2) «
автоподбор ширины». Цей параметр на практиці застосовується рідко. Його завдання — автоматично регулювати ширину колонок залежно від введених даних до поточної комірки. Чим більше число ви ввели, чим довше текст у комірці, тим ширшою вийде колонка. На практиці алгоритм роботи цього параметра дещо складніший. Якщо ширина колонки регулювалася вручну, Excel підбиратиме не ширину стовпця, а масштаб відображення даних у поточній комірці. Не хочу узагальнювати, але особисто я параметр «автоподбор ширины» на практиці не застосував жодного разу;3) «
объединение ячеек». Об’єднує декілька комірок в одну. Для роботи цього параметра потрібно попередньо виділити блок. Прапорець «объединение ячеек» — дуже важливий параметр для роботи бухгалтера.Список «
направление текста:» у реальній роботі практично не потрібний. Напрямку «зліва-направо» для складання бухгалтерської звітності більш ніж достатньо. А от на групу параметрів «Ориентация» варто звернути увагу! До неї входять три параметри. Ліворуч розташована прямокутна область з написом «текст». Клацання лівою кнопкою по цій області змінює напрям тексту. Якщо до клацання напрям був «зліва-направо», то після клацання воно стане «зверху-вниз». Праворуч у групі знаходиться прямокутна область з текстом «надпись» та мітками для визначення кутів повороту. Цей параметр дозволяє вибрати кут нахилу вмісту комірки. Параметр «Ориентация» часто застосовують при створенні складних шапок у документах з великою кількістю колонок. Основна проблема при створенні таких документів — вписати довгі тексти до комірок обмеженої ширини, щоб весь документ помістився на листі. Зазвичай проблема ускладнюється ще й тим, що для вузьких колонок практично не працює перенесення тексту по словах. Коли слово не поміщається в колонці, Excel розриває його в довільному місці, від чого дуже погіршується зовнішній вигляд та читабельність таблиці. Кардинальний підхід до вирішення цієї проблеми — включити параметр перенесення по словах та встановити орієнтацію вмісту комірки в напрямі «90 градусов». У цьому випадку скоротити ширину колонок можна за рахунок збільшення висоти рядків. Поворот вмісту розташує текст вертикально, тому перенесення слів орієнтуватиметься не на ширину колонки, а на висоту рядка. Збільшуючи висоту рядка, можна досягти нормального розміщення тексту в комірці, забезпечити коректні перенесення слів. І при цьому зберегти незмінною ширину колонок документа.
Параметри шрифтів
Для управління шрифтами на стрічці меню «
Главная» передбачено спеціальну групу «Шрифт» (рис. 1). Вона складається з 10 іконок. У верхньому ряду розташовано списки для вибору гарнітури та розміру шрифту. Праворуч від них розташовані іконки: «Увеличить шрифт» та «Уменьшить шрифт».Установлення гарнітури та розміру символів полягає у звичайному виборі значень зі списку. Тут жодних проблем немає і бути не може. Клацання по іконці «
Увеличить шрифт» діє так. Для символів розміром від 8 до 11 пунктів кожне клацання збільшує їх на 1 пункт. Для символів 12 і більше пунктів кожне клацання збільшує розмір шрифту на 2 пункти. Іконка «Уменьшить шрифт» діє аналогічно, тільки у зворотному напрямі: кожне клацання зменшує розмір символів.У нижньому ряду групи знаходяться шість інструментів (рис. 1). Спочатку розташовані іконки для призначення напівжирного зображення символів, для форматування курсивом та з підкресленням. Їх позначено символами «
B», «I», «U». Із цих трьох іконок одну забезпечено списком допустимих варіантів. Це іконка форматування з підкресленням. Клацаємо по значку розкриття списку. З’явиться меню з двох пунктів: «Подчеркивание» та «Двойное подчеркивание». Для роботи цих варіантів більш ніж достатньо.Дві із трьох іконок групи «
Шрифт», що залишилися, до параметрів шрифтів відношення не мають. Одна з них — «Все границы». Вона дозволяє задати обрамлення комірок. Друга іконка — «Цвет заливки», вона впливає на колір фону комірок. Про параметри меж та заливок поговоримо далі.Останню іконку групи «
Шрифт» призначено для вибору кольору символів. Вона називається «Цвет текста» (рис. 1). З усього різноманіття один із кольорів є поточним. Його видно на основному зображенні іконки «Цвет текста» (рис. 1). Клацання мишею присвоює виділеному блоку саме цей колір. У правій частині іконки розташовано значок розкриття списку. Клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. З’явиться вікно діалогу, зображене на рис. 5. У верхній частині вікна розташована палітра, що характерна для поточної теми Excel 2007. Одноразове клацання по будь-якому елементу цієї палітри змінює поточний колір та присвоює його комірці (або коміркам). Нижче знаходиться набір стандартних кольорів Windows та останні кольори, що використовувалися. Кнопка «Другие цвета…» розкриває доступ до всіх можливих варіантів колірного оформлення символів (рис. 6). Вікно діалогу складається з двох закладок. На одній із них у компактній формі показано всі кольори палітри. Ця закладка називається «Обычные». Поряд з нею розташована закладка «Спектр». На ній можна вибрати колір із безперервної палітри, як показано на рис. 6. 
Для точного настроювання параметрів шрифту в Excel 2007 передбачено спеціальне вікно. Щоб розкрити його, клацаємо по значку «
Формат ячеек: шрифт», який розташовано в правому нижньому кутку групи «Шрифт». Цей значок виглядає як невеликий прямокутник зі стрілкою (рис. 1). З’явиться вікно, зображене на рис. 7. У ньому наведено всі доступні можливості з настроювання шрифтів. У вікні знаходиться шість груп параметрів. У лівій частині розташовано список із назвою «Шрифт». Тут ми вибираємо гарнітуру символів. Праворуч від нього є список «Начертание». Його елементами є «Обычный», «Курсив», «Полужирный», «Полужирный курсив». У правому верхньому кутку розташовано список «Размер:» для вибору величини символів. Усі ці параметри доступні і через стрічку «Шрифт» головного меню програми. 
Список «
Подчеркивание» у вікні «Формат ячеек» повніший, ніж на стрічці форматування «Шрифт», хоча це непринципово. Жодних особливих можливостей тут немає. У списку п’ять значень: «Одинарное, по значению», «Двойное, по значению», «Одинарное, по ячейке», «Двойное, по ячейке». Значенням за умовчанням є «Нет».Вибрати колір символів можна зі списку «
Цвет:». Клацання по цьому списку розкриває вікно, аналогічне зображеному на рис. 5. У цьому випадку колір вибирається так само, як при роботі з іконкою вибору кольору символів на стрічці форматування шрифтів.Додаткові параметри, які можна встановити тільки у вікні «
Формат ячеек», зосереджено у групі «Видоизменение» (рис. 7). Таких параметрів три: «зачеркнутый», «надстрочный» та «подстрочный». Думаю, їх дія зрозуміла з назви.На закладці «
Шрифт» вікна «Формат ячеек» нам залишилося розглянути всього один прапорець — «Обычный». Клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. Усі параметри шрифту набудуть значень, установлених за умовчанням. Це — дуже зручна можливість. Особливо у випадках, коли зміна формату не дала очікуваного результату, а початкове форматування комірок ви не запам’ятали.
Межі комірок
Межі — важлива частина форматування документа в Excel. Від правильного призначення меж багато в чому залежить не тільки зовнішній вигляд таблиці, а й легкість сприйняття даних. Уміле та помірне (!) використання різних способів підкреслення здатне надати нічим не примітному документу вигляд цілком професійного звіту. Для призначення меж на стрічці меню «
Главная» у групі «Шрифт» передбачено спеціальну іконку «Все границы» (рис. 1). Клацання по іконці розкриває список, зображений на рис. 8. У верхній частині цього списку запропоновано 13 варіантів нанесення ліній для виділених комірок робочого листа. На мій погляд, тут усе просто. Досить один раз скористатися інструментом і все стане зрозумілим. Для прикладу зробіть так: 
1. Виділіть блок з «
B1» по «C3».2. Клацніть по кнопці «
Все границы», потім по «Нижняя граница» (рис. 8). На нижньому боці комірок «B3:C3» з’явиться тонка лінія.3. Не знімаючи виділення, розкрийте список «
Все границы» та клацніть по однойменному рядку «Все границы». У всіх комірок у діапазоні «B3:C3» з’явиться ліва, верхня, права та нижня межі.4. Не знімаючи виділення, розкрийте список «
Все границы» та клацніть по рядку «Нет границы». Excel зітре межі в комірок у блоці «B3:C3».5. Клацніть по будь-якій комірці робочого листа, щоб
відмінити виділення блока.6. Розкрийте список «
Все границы» та клацніть по рядку «Граница рисунка». Покажчик миші набуде форми олівця.7. Утримуючи ліву кнопку миші, обведіть на робочому листі блок з декількох комірок.
8. Відпустіть кнопку миші. Навколо обведеного блока з’явиться зображення межі.
9. Розкрийте список «
Все границы» та клацніть по рядку «Сетка по границе рисунка». Покажчик миші набуде форми олівця.10. Утримуючи ліву кнопку миші, обведіть на робочому листі декілька комірок.
11. Відпустіть кнопку миші. Усі комірки блока буде розліновано подібно до таблиці.
12. Розкрийте список «
Все границы» та клацніть по рядку «Цвет линии». З’явиться вікно з палітрою для вибору кольору ліній (рис. 5).13. Клацанням на палітрі виберіть колір лінії. Покажчик набуде форми
олівця.14. Утримуючи ліву кнопку миші, проведіть цим «олівцем» по будь-якій
межі блока комірок на робочому листі (лівій, правій, верхній або нижній). Обведені межі буде «промальовано» лініями.15. Утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, обведіть блок комірок на робочому листі. У даному випадку інструмент «
Цвет линии» відпрацює як «Граница рисунка»: усі комірки блока буде розліновано подібно до сітки таблиці.16. Розкрийте список «
Стереть границу» та клацніть по рядку «Сетка по границе рисунка». Покажчик миші набуде форми гумки.17. Поставте покажчик на будь-яку межу комірки робочого листа.
18. Клацніть лівою кнопкою миші. Межа зникне.
19. Утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, обведіть блок комірок на робочому листі. Межі комірок виділеного блока зникнуть.
20. Розкрийте список «
Другие границы» та клацніть по рядку «Вид линии». З’явиться вікно для вибору типу ліній для рисування меж (рис. 9). 
21. Клацанням миші вибираємо зі списку будь-який варіант.
Із цієї миті цей тип лінії стане поточним та використовуватиметься при роботі з будь-яким інструментом іконки «Другие границы».22. Розкрийте список «
Все границы» та клацніть по пункту меню «Другие границы». З’явиться вікно «Формат ячеек», у якому буде активною закладка «Граница» (рис. 10). 
У цьому вікні Excel пропонує скористатися трьома групами параметрів: «
Линия», «Все» та «Отдельные». У групі «Линия» можна вибрати для рисування один із 14 типів ліній, а також їх колір. Ці можливості ми вже розглянули. У групі «Все» знаходяться три іконки. Варіант «Нет» відключає лінії у блоці. Клацання по іконці «Внешние» рисує межі навколо виділеного блока. Клацання по іконці «Внутренние» розлініє весь блок.Переходимо до групи «
Отдельные». Тут знаходяться найбагатші можливості створення меж у комірок робочого листа. Параметри цієї групи складаються з невеликого вікна та восьми кнопок. Клацання по будь-якій кнопці включає певну межу, наприклад: верхню, вертикальну, нижню, горизонтальну, праву тощо. Є й інший варіант включити потрібну межу: клацнути лівою кнопкою по будь-якому боку вікна у групі параметрів «Отдельные». Наприклад, клацання по лівому боку вікна нарисує у виділеного блока комірок межу зліва. Повторне клацання по цій межі відключить її. Клацання по уявній діагоналі включить лінії, розташовані по діагоналі комірок виділеного блока. Ось і всі основні інструменти створення меж. Переходимо до заливок.
Використання заливок
Під терміном «заливка» в Excel розуміють призначення фону коміркам робочого листа. Заливки у практиці оформлення ділових бланків застосовують нечасто. Але там, де це доречно, заливки дозволяють не тільки істотно поліпшити зовнішнє оформлення документа, а й спростити його заповнення. Наприклад, заливкою можна відзначити ті комірки листа, до яких не слід вводити дані.
Заливки в Excel бувають двох видів: кольорові та візерункові. Кольорову заливку можна присвоїти комірці кнопкою «
Цвет заливки» із групи «Шрифт» (рис. 1). Клацання по іконці розкриває вікно вибору кольорів, аналогічне до зображеного на рис. 5. Воно складається з палітри та кнопки вибору довільного кольору. Ця кнопка називається «Другие цвета». У вікні роботи з кольорами (рис. 5) вибираємо варіант оформлення зі стандартної палітри та натискуємо «ОК». Зазначений колір стане поточним.Секрет
В Excel 2007 покращено механізм відображення результатів форматування комірок. Насамперед це стосується результатів призначення кольору символів та фону комірок. Виділіть блок на робочому листі. Клацніть по значку «Цвет заливки». Розташуйте вікно так, щоб бачити комірки виділеного блока. Переміщайте покажчик миші по палітрі «Цвета темы» від одного кольору до іншого. Блок на робочому листі Excel 2007 набуватиме різних кольорів, відстежуючи переміщення покажчика. Клацання по вибраному кольору присвоїть його виділеному блоку. Такий спосіб роботи зручний при виборі колірного оформлення таблиці.Зазвичай можливостей іконки «
Цвет заливки» вистачає для призначення кольору коміркам. Але іноді цього замало і потрібно отримати доступ до всіх параметрів заливок. Тоді потрібно скористатися вікном «Формат ячеек».Натискуємо «
Ctrl+Shift+F», з’явиться вікно, як на рис. 11. Клацаємо по закладці «Заливка». Перед нами всі способи настроювання фону комірок. У лівій частині вікна — стандартна палітра. Тут можна вибрати колір фону, клацнувши мишею по будь-якому квадратику стандартної або розширеної палітри. Кнопка «Другие цвета» розкриває спеціальний діалог настроювання кольору. Форму такого діалогу показано на рис. 6. У ньому можна вибрати колір з повної палітри або за колірним спектром. 
Кнопка «
Способы заливки» використовується рідко. Вона розкриває діалог настроювання так званих градієнтних заливок. При використанні такої заливки колір фону може змінюватися та плавно переходити від одного значення до іншого. В Excel можна визначити до двох кольорів та вказати 17 можливих напрямів колірного градієнта. Так, заливка може виконуватися зліва-направо, зверху-вниз, по діагоналі, від центру тощо.Праворуч у вікні «
Формат ячеек» знаходяться два поля зі списком: «Цвет узора:» та «Узор:». Вони дозволяють запровадити як фон комірки не колір, а малюнок. На мій погляд, заливка узором — один із найвиразніших способів оформлення комірок. Клацаємо по списку «Узор:». Розкриється вікно з 16 можливих варіантів (рис. 11). Клацання на будь-якому варіанті вибирає узор. Клацання по списку «Цвет узора:» розкриває палітру кольорів. Вибираючи значення з палітри, визначаємо колір ліній узору. Фоном узору буде поточний колір фону комірки. Змінити його можна через групу параметрів «Цвет фона:».
Дещо про захист комірок
Втрата інформації для бухгалтера — річ недопустима. Тому піклуватися про збереження даних потрібно завжди, застосовуючи для цього всі наявні засоби. В Excel 2007 одним із таких засобів є захист комірок. Параметр захисту можна встановити на закладці «
Защита» у вікні «Формат ячеек». На закладці є всього два прапорці: «Защищаемая ячейка» (за умовчанням він включений) та «Скрыть формулы» (за умовчанням відключений). Тобто при створенні таблиці всі її комірки Excel вважає захищеними . Тільки захист цей первісно неактивний. Включити його можна так:1. Клацаємо по кнопці «
Рецензирование» головного меню.2. У групі «
Изменения» клацаємо по іконці «Защитить лист». Excel покаже вікно діалогу, де буде запропоновано ввести пароль для внесення змін до комірок робочого листа.3. Вводимо пароль та натискуємо «
ОК». Замість іконки «Защитить лист» з’явиться кнопка «Снять защиту листа».Тепер усі зміни на робочому листі буде заблоковано: Excel вимагатиме ввести пароль і тільки після того стане можливим будь-яке редагування захищених комірок.
Кнопка «
Снять защиту листа» відміняє захист комірок, при спробі зробити це Excel також запропонує ввести пароль.Важливо!
Пароль може бути порожнім. У цьому випадку для відміни захисту достатньо клацнути по іконці «Снять защиту листа» і все. Я, наприклад, зазвичай так і роблю.Тепер про прапорець «
Скрыть формулы». Викликаємо вікно «Формат ячеек», включаємо прапорець та натискуємо «ОК». Через іконку «Защитить лист» активізуємо захист листа. Робимо поточною комірку, в якій записано формулу. Дивимося в рядок формул: він буде порожнім, тобто текст формули в ньому побачити не вдасться. Такий режим захисту в окремих випадках дуже корисний. Наприклад, якщо в таблиці записано формули розподілу преміального фонду…Накопичивши певний запас теоретичних відомостей, непогано було б застосувати їх на практиці. Чим ми зараз і займемось. А як приклад оформимо фрагмент документа, зображеного на рис. 12.
У ньому нам доведеться скористатися інструментами для створення меж, вертикального тексту, центрування даних по ширині виділеної області. Перше, що ми робимо, — вводимо дані на робочий лист. Вміст елементів таблиці показано в таблиці.
Вміст комірок документа «
Ведомость…»| Адрес комірки | Значення |
| 1 | 2 |
| A1 | Відомість |
| A2 | розподілу чисельності працівників, річного фактичного обсягу реалізованої продукції |
| A3 | (робіт, послуг) за видами економічної діяльності за 200_ рік* |
| A4 | Код виду економічної діяльності за КВЕД |
| B4 | Назва виду економічної діяльності |
| C4 | Середньооблікова кількість штатних працівників, осіб |
| D4 | Питома вага середньооблікової кількості штатних працівників по відповідному виду діяльності в загальній середньообліковій кількості штатних працівників, % |
| E4 | Обсяг реалізованої продукції, робіт, послуг (без ПДВ, акцизу), тис. грн. |
| F4 | Питома вага обсягу реалізованої продукції (робіт, послуг) по відповідному виду діяльності в загальному обсязі реалізованої продукції (робіт, послуг), % |
| A5, B5, …, F5 | Числа 1, 2, …, 6 |
| A9 | Усього: |
| D9 | 100 %, в остаточному документі тут потрібно поставити формулу підсумовування значень «D6:D8» |
| F9 | 100 %, в остаточному документі тут потрібно поставити формулу підсумовування значень «F6:F8» |
| B11 | Керівник |
| C12 | (підпис) |
| E12 | (прізвище та ініціали) |
| A13 | М.П. |
| B13 | Головний бухгалтер |
| C14 | (підпис) |
| E14 | (прізвище та ініціали) |
| B15 | «___»_____________200_ р. |
| B17 | Прийняв звіт |
| C18 | (підпис) |
| E18 | (прізвище та ініціали) |
| B19 | «___»_____________200_ р. |
Важливо!
Друкуючи дані в таблицю, не намагайтеся відразу забезпечити її зовнішній вигляд. Жодних пропусків, порожніх комірок зараз робити не потрібно! Усе оформлення виконаємо за допомогою форматів. На цьому етапі головне — розмістити всі елементи майбутнього документа за окремими комірками відповідно до таблиці.Зовнішній вигляд робочого листа після заповнення даними показано на рис. 13. Не біда, якщо частину введених даних не видно і таблиця виглядає негарно. Зараз ми це виправимо. Отже, приступаємо до форматування.
1. Виділяємо комірки «
A1:F1».2. Викликаємо вікно «
Формат ячеек…» (клацання правою кнопкою миші, пункт «Формат ячеек» контекстного меню), переходимо на закладку «Выравнивание».3. Параметр вирівнювання «
по горизонтали:» ставимо в положення «по центру выделения». Текст в «А1» вирівнявся на всю ширину таблиці.4. Повторюємо таке саме форматування для комірок «
A2:F2», «A3:F3».5. Виділяємо блок «
A4:F9». Клацаємо по іконці «Все границы» та вибираємо спосіб форматування «Все границы». Excel розлінує зазначений фрагмент робочого листа.6. Клацаємо по іконці «
Все границы» та вибираємо «Тип линии». Із меню, що розкрилося, вибираємо потовщену безперервну лінію. Курсор набуде форми олівця.7. Утримуючи ліву кнопку миші, обводимо блок «
A4:F9». Довкола блока з’явиться потовщена рамка.8. Тепер потовщена лінія є поточною при створенні нових меж. Такі межі нам потрібні в шапці та останньому рядку документа. Виділяємо блок «
A4:F5».Утримуючи «Ctrl», обводимо блок «A9:F9».9. Розкриваємо список меж та вибираємо «
все границы».10. Виділяємо комірки «
A9:B9». Натискуємо «Ctrl+Shift+F», переходимо на закладку «Выравнивание» (можна натиснути «Ctrl+PgUp») та включаємо прапорець «объединение ячеек».11. Утримуючи «
Ctrl», виділяємо комірки «A4», «C4», «D4», «E4», «F4».12. Клацаємо правою кнопкою миші по пункту контекстного меню «
Формат ячеек…». З’явиться вікно форматування.13. Переходимо на закладку «
Выравнивание».14. Включаємо прапорець «
переносить текст по словам», вирівнювання по горизонталі та вертикалі вибираємо «по центру». У групі «Ориентация» вказуємо поворот тексту на 90 градусів.15. Збільшуємо висоту четвертого рядка, щоб текст було повністю видно на екрані.
16. Виділяємо рядок «
5». Клацаємо по іконці «Центрировать по горизонтали».17. Виділяємо всі комірки з текстом «
підпис» та «(прізвище та ініціали)».18. Розкриваємо вікно форматування на закладці «
Шрифт». Ставимо прапорець «надстрочный». Символи стануть менші та притиснуться до верхньої межі комірки.19. Виділяємо комірки «
C11», «E11:F11», «C13», «E13:F13», «C17», «E17:F17». Клацаємо по кнопці «Все границы» у групі інструментів «Шрифт». Із меню, що розкрилося, вибираємо варіант «Нижняя граница».20. Клацаємо по комірці «
A13» з текстом «М.П.». Комбінацією «Ctrl+Shift+F» викликаємо вікно «Формат ячеек…».21. Двічі натискуємо «
Ctrl+PgDn», щоб потрапити на закладку «Заливка».22. Клацаємо по кнопці випадного списку «
Узор», вибираємо варіант «12,50%-ый серый», клацаємо «ОК».Бланк готовий, залишається набрати розрахункові формули та зберегти його на диск.
Як бачите, Excel 2007 пропонує бухгалтеру дуже гнучкі та великі можливості для форматування документів. За їх допомогою можна створювати бланки практично необмеженої складності, оформляти документи на професійному рівні. Головне, що для цього потрібно, — дотримувати помірність та пам’ятати:
велика кількість оформлювальних можливостей має сприяти насамперед поліпшенню читабельності документа та легкості контролю даних при його заповненні. На цьому завершимо тему форматування комірок і наступного разу приступимо до найважливішого питання: використання умовного форматування.
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
