Навигация по таблице Excel 2007
 | Сегодня объектом нашего внимания будет таблица Excel. Сама по себе она не претерпела существенных изменений: те же строки, колонки, ячейки. Правда, их количество увеличилось… А это значит, что теперь бухгалтер может обрабатывать по-настоящему много информации. В новом Excel разобраться с файлом из нескольких сотен тысяч проводок — вполне реальная задача. Но как только речь заходит о таких объемах, на первый план выступают методы работы. И речь идет не только об инструментах. Даже операции выделения и копирования больших блоков таблицы имеют свою специфику. Исходя из этого мы и построим наше обсуждение: знакомясь с организацией и правилами работы с таблицей Excel 2007, основной упор сделаем на бухгалтерскую специфику, т. е. на эффективные приемы работы с большими объемами данных. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Прежде всего определимся с целями и задачами. Чтобы уверенно работать в Excel, нужно в первую очередь овладеть способами перемещения по рабочему листу, приемами выделения блоков, их заполнения, копирования и перемещения. Нас в этом смысле будет интересовать не столько банальное выделение мышью и последующее копирование в буфер обмена, сколько приемы работы с большими фрагментами электронных таблиц. То есть с такими объемами данных, которые реально встречаются в практической работе бухгалтера. Выработать набор таких приемов и будет нашей конечной целью. А для тех, кто только осваивает работу в Excel, мы вкратце приведем основные положения по организации таблиц.
Таблица Excel 2007
Программа Excel работает с объектами, которые принято называть «электронные таблицы». Таблица состоит из рабочих листов. Каждый лист содержит ячейки, организованные в строки и столбцы (колонки). Колонки обозначены буквами латинского алфавита (от «
A» до «XFD»), строки пронумерованы арабскими цифрами от 1 до 1048576. Таким образом, на каждом листе Excel расположено 17179869184 ячеек.Местоположение ячейки определяется ее
адресом. Адрес ячейки — это буквенный идентификатор колонки и номер строки, на пересечении которых она расположена (рис. 1). Например, ячейка в столбце «С» и строке «1» имеет адрес «С1», ее соседка справа «D1», соседка снизу — «C2». Такой стиль адресации ячеек принято называть стилем «А1».
MS Excel 2007 поддерживает еще один стиль адресации ячеек — по номеру колонки и строки (так называемый стиль ссылок «R1C1»). В нем адрес ячейки состоит из номера строки («R», от англ. row — строка) и столбца («C», от англ. column — колонка). Таким образом, адрес левой верхней ячейки таблицы можно написать как «A1» или «R1C1». Адрес следующей ячейки в той же колонке — это «A2» или «R1C2» и т. д.
При работе с Excel обычно используют стиль ссылок «А1». Интуитивно он более понятен. Возможно, сказывается ассоциация с игрой в морской бой… Что касается стиля «R1C1», он хорош при разработке макросов. Кроме того, стиль «R1C1» устанавливается при импортировании документов из программы «1С: Бухгалтерии 7.7» в Excel.
Совет
В любой момент вы можете переключить тип адресации рабочего листа. Щелкаем на кнопке «Офис», затем — на «Параметры Excel». Откроется окно настроек, в левой части окна расположен список разделов. Щелчком мыши выбираем «Формулы» (рис. 2). В правой части находим параметр «Стиль ссылок «R1C1»». Отключаем этот флажок, адресация на листе будет в стиле «A1». 
В любой момент одна ячейка является активной (текущей) (рис. 1). Она обведена рамкой. В текущую ячейку можно записать текст, число, формулу, гиперссылку. Если в ячейку написать формулу, Excel вычислит ее, а в таблице покажет результат обработки.
Перемещение по рабочему листу
Любое действие с данными так или иначе связано с перемещением указателя текущей ячейки по рабочему листу. Поэтому набор приемов для такой навигации очень важен. Начнем с простого. Чтобы переместить указатель текущей ячейки, можно использовать мышь или навигационные клавиши — стрелки «←», «↑», «
↓», «→», «PgUp», «PgDn». Щелчок левой кнопкой мыши на любой клетке таблицы делает эту ячейку активной. Стрелки сдвигают указатель на одну ячейку в соответствующем направлении. Кнопки «PgUp», «PgDn» перемещают указатель активной ячейки на один экран вверх или вниз.На практике бухгалтеру приходится иметь дело с БОЛЬШИМИ таблицами. Работа с ними имеет свою специфику. Чтобы убедиться в этом, достаточно пару раз пролистать табличку на несколько тысяч строк, пользуясь «стрелками» или клавишами «
PgUp», «PgDn». Действие, откровенно говоря, удручающее… Чтобы упростить эту работу, я предлагаю взять на вооружение несколько простых приемов:— быстро перейти в
левый верхний угол листа (к ячейке «A1») можно сочетанием клавиш «Ctrl+Home»;— клавиша «
Home» переместит активную ячейку в начало текущей строки;— комбинация «
Ctrl+End» поставит активную ячейку в правый нижний угол таблицы. Обычно это последняя ячейка с данными или ее окрестности.В работе бухгалтера особое место занимают регулярные таблицы, или так называемые
базы данных. Они характеризуются тем, что строки в таких таблицах имеют однородную структуру. Примером базы данных может быть, скажем, список бухгалтерских проводок. Однородность такой таблицы выражается в том, что в ее колонках находятся данные одного типа: счет дебета, счет кредита, количество, сумма. Для работы с базами в Excel используют специальные приемы, в том числе и методы навигации. Я настоятельно рекомендую не только прочитать их описание, но и проделать на практике. Результат ваших усилий не замедлит сказаться.А попрактикуемся мы на примере фрагмента накладной, изображенной на рис. 3. В ней в отдельной колонке показаны товары, затем единицы измерения по каждому товару. Далее следуют колонки «
Кол-во», «Цена», «Сумма». Итак, приступим. 
Чтобы переместиться по таблице на один
блок ячеек, используйте комбинацию клавиш «Ctrl+ “стрелка”». Например, «Ctrl+ → » означает «перейти на один блок вправо». Комбинация «Ctrl+» переместит активную ячейку на один блок вверх и т. д. Под блоком в данном случае понимают последовательность заполненных или пустых ячеек.Синонимами этих горячих клавиш являются комбинации «
End,→», «End,↑», «End,↓ », «End,← ». В данном случае клавишу «End» и навигационную «стрелку» нужно нажимать последовательно, одну за другой!Важно!
Для пользователей программы Word хочу предложить такую аналогию относительно работы клавиш «Ctrl+ → », «Ctrl+ ← » в Excel. В Word навигационные клавиши «→,← » сдвигают курсор в тексте на один символ в сторону. В Excel аналогом такого символа является ячейка. Поэтому «стрелки» перемещают указатель активной ячейки на одну позицию влево или вправо. Непрерывная последовательность символов в Word образует слово. Клавиши «Ctrl+ →», «Ctrl+ ← » в этой программе перемещает курсор по словам. В Excel аналогом слова является непрерывный блок заполненных (или пустых) ячеек. Соответственно комбинации «Ctrl+ → », «Ctrl+ ←» сдвигают указатель на начало или конец этого блока.Работу описанных комбинаций клавиш лучше закрепить на примере:
— откройте Excel, наберите фрагмент таблицы, как на рис. 3;
— поставьте указатель активной ячейки на «
A1»;— нажмите «
Ctrl+↓ » или «End,↓ ». Активная ячейка перепрыгнет вниз до адреса «А4». Это — граница заполненного диапазона ячеек, т. е. конец заполненного блока по колонке «А»;— нажмите «
Ctrl+ → » или «End,→». Указатель переместится до последней заполненной ячейке в текущей строке. На рис. 3 это будет адрес «F4»;— опять нажимаем «
Ctrl+ ↓» или «End,↓ ». Указатель мгновенно стал на последнюю заполненную ячейку в столбце «F» (ее адрес «F7»);— нажимаем «
Ctrl+ ← ». Указатель перепрыгнет через блок из пустых ячеек и остановится на «B7»;— если теперь нажать комбинацию «
End,↓», вы прыгнете на последнюю ячейку рабочего листа.Освоить описанную технику совсем несложно. Нужно только немного попрактиковаться на реальных данных. Немного усилий, и вы не будете себе представлять, как раньше обходились без таких удобных приемов быстрой навигации по большим таблицам.
Инструмент «Найти и выделить»
В Excel есть специальный инструмент для перемещения по ячейкам рабочего листа. Его удобно использовать в тех случаях, когда точно известен адрес ячейки, которую нужно сделать текущей. Обратиться к инструменту «
Найти и выделить» можно через иконку на ленте «Главная» (рис. 4). 
Щелкаем на иконке левой кнопкой мыши. Откроется меню, как на рис. 4. Выбираем пункт «
Перейти…». Excel предложит заполнить окно, изображенное на рис. 5. В этом окне нас интересует поле «Ссылка:». Сюда вводим адрес целевой ячейки, например «B200», и нажимаем «ОК». Указатель активной ячейки моментально переместится в «B200». 
Важно!
Обратиться к инструменту «Найти и выделить» можно по комбинации «Ctrl+G».Работа с инструментом «Найти и выделить» имеет важное преимущество. Оно заключается в том, что в окне «Перейти к:» Excel отслеживает историю переходов, поэтому можно буквально одним движением мыши попасть на одну из популярных ячеек вашей таблицы. Для этого достаточно найти адрес в списке и выполнить на нем двойной щелчок.
Совет
Работая над таблицей, присмотритесь к ее структуре и предполагаемой последовательности переходов. Может оказаться, что вам придется постоянно перемещаться между определенными ячейками, которые расположены достаточно далеко друг от друга. В этой ситуации воспользуйтесь средством «Найти и выделить». Сразу выполните переход между ячейками. В окне «Перейти к:» Excel запомнит их адреса. Теперь вы сможете использовать эти адреса как метки для быстрого перемещения к определенным участкам рабочего листа.
Работа с блоками
Чтобы совершить действие с группой ячеек, их нужно объединить в блок. Выделение блока — самая популярная операция при работе в Excel. Поэтому чем больше приемов работы с блоками вы узнаете, тем продуктивнее будет работа.
Блок в Excel — это множество ячеек на рабочем листе, которые образуют прямоугольную область (или несколько областей).
Одна ячейка — тоже является разновидностью блока. Выделить блок на рабочем листе можно с помощью мыши или клавиатуры.
Выделение блока с помощью
мышиЧтобы выделить мышью область на рабочем листе, нужно сделать так:
— поставить активную ячейку на начало предполагаемого блока;
— удерживая нажатой левую кнопку мыши, протянуть указатель мыши до противоположного угла блока;
— отпустить кнопку мыши. Выделенный блок будет отмечен цветом.
Чтобы
отменить выделение блока, достаточно щелкнуть мышкой в любом месте рабочего листа или переместить активную ячейку навигационными клавишами.Работая с реальными данными, часто приходится оперировать большими блоками рабочего листа, например целыми строками и столбцами.
Чтобы выделить
всю колонку , нужно щелкнуть мышью посередине ее заголовка (рис. 6). Таким же способом можно выделить и всю строку, щелкнув в области заголовка строк. 
Важно!
Выделяя строку или колонку, следите за формой указателя мыши! В средней части заголовка он принимает форму стрелки — в этот момент и следует жать на левую кнопку. Когда курсор находится на границе столбцов (или строк), он принимает форму двунаправленной стрелки. Если в этот момент нажать левую кнопку мыши и потянуть, изменится ширина столбца или высота строки.Выделить несколько строк или столбцов можно так:
— щелчком на заголовке выделяем строку (колонку);
— удерживая левую кнопку мыши, перетаскиваем указатель так, чтобы обвести несколько смежных строк или колонок;
— отпускаем клавишу мыши.
Чтобы выделить всю таблицу, щелкните мышью на прямоугольной области в месте пересечения подписей строк и столбцов (рис. 6). Такая операция очень важна. Ее можно использовать, например когда нужно быстро убрать цветной фон у всех ячеек листа, изменить их шрифт и т. п.
Совет
Работая мышью, можно выделить блок неправильной формы (так называемый несвязный набор ячеек). Для этого нужно удерживать клавишу «Ctrl» и обычным способом последовательно обвести несколько диапазонов, удерживая левую кнопку мыши.
Выделение блока с помощью клавиатуры
Мышь не всегда эффективна при работе с большими таблицами. Это особенно заметно, если размер блока намного больше видимой области экрана. Чтобы выделить такой блок, нужно долго обводить его мышью. Сделать это безошибочно практически невозможно. Обязательно получится зацепить несколько лишних ячеек. Да и времени на скроллинг листа при работе с мышью уходит много. Представьте себе, что вам понадобилось выделить блок из нескольких тысяч строк. Вы становитесь на первую ячейку блока. Нажимаете левую кнопку мыши и, удерживая ее, тянете указатель вниз. Когда Excel начинает прокручивать таблицу, вы следите за мелькающими на экране номерами строк, теряете бдительность и… промахиваетесь позиций эдак на 20. Использование клавиатуры (в особенности специальных сочетаний клавиш!) принципиально меняет дело.
Совет
Для быстрого и точного выделения блоков используйте клавиатуру! Определение блока с помощью клавиатуры — это та же навигация по рабочему листу, но при нажатой клавише «Shift».Чтобы выделить блок с клавиатуры, нужно при перемещении активной ячейки удерживать нажатой клавишу «
Shift». Например, попробуйте сдвинуть указатель активной ячейки с помощью стрелок «↓,↑,→,←», удерживая «Shift». По пути перемещения Excel выделит блок. Ошибиться здесь невозможно: точность определения блока — одна ячейка.Удерживая «
Shift», пролистайте таблицу кнопками «PgUp», «PgDn». Одновременно с листанием Excel выделит блоки рабочего листа по размеру экрана.И конечно же, нельзя не вспомнить о приемах навигации в больших таблицах.
Пример 1
Откройте файл с примером накладной (рис. 3). Повторите описанные приемы навигации при нажатой клавише «
Shift», а именно:— поставьте активную ячейку на адрес «
A1» («Ctrl+Home»);— нажмите «
Shift+Ctrl+ ↓» или «Shift+End,↓ ». Excel выделит блок от «A1» до «А4». (Заметьте, что для диапазона ячеек в несколько десятков тысяч строк эта операция займет ровно столько же времени!);— нажмите «
Shift+Ctrl+ →» или «Shift+End,→ ». Вы расширите блок до ячейки «F4»;— нажмите «
Shift+Ctrl+↓ » или «Shift+End,↓ ». Блок распространился до «F7».Пример
2В колонке «
A» начиная с первой строки записаны 950 произвольных значений. Чтобы выделить все заполненные ячейки от «А1» до «A950», нужно:— установить активную ячейку в «
А1», нажав «Ctrl + Home»;— нажать «
Shift+Ctrl+↓» — и готово!Приемов выделения блоков с помощью клавиатуры много. Перечислять подробно все возможные варианты, конечно, нет смысла. Но некоторые, наиболее популярные комбинации клавиш я все же напишу:
1. Чтобы выделить
текущую колонку таблицы, нажмите «Ctrl+пробел».2. Чтобы выделить
текущую строку таблицы, нажмите «Shift+пробел».3. Чтобы выделить
блок от текущей ячейки до начала листа, нажмите сочетание клавиш «Shift+Ctrl+Home».Комбинация «
Ctrl+Shift+*» выделяет непрерывную область вокруг активной ячейки. В эту область попадает диапазон, ограниченный пустыми столбцами и строками.Выделить
блок от текущей до последней заполненной ячейки на листе можно комбинацией «Ctrl+Shift+End».Расширить имеющийся диапазон выделенного блока можно так:
— нажать и удерживать клавишу «
Shift»;— переместить активную ячейку любым доступным способом.
Отлаживать формулы в таблице мне помогают две комбинации: «
Ctrl+Shift+{» — выделить блок ВЛИЯЮЩИХ ячеек, «Ctrl+Shift+}» — выделить блок ЗАВИСИМЫХ ячеек.
Выделение клавиатурой блока неправильной формы
Такой блок состоит из множества разрозненно расположенных ячеек. Чтобы выделить его, необязательно пользоваться мышью — достаточно помнить о клавише «
F8».Нажмите «
F8» — Excel перейдет в режим выделения обычного блока.Важно!
Этот пункт в Excel 2007 можно пропустить и сразу начать с выделения блока.Обведите диапазон ячеек, используя навигационные клавиши.
Нажмите комбинацию «
Shift+F8», чтобы дополнить имеющееся выделение еще одним блоком таблицы.Повторите выделение нового блока. Это можно сделать обычным способом («стрелки» при нажатом «
Shift») или навигационными клавишами после предварительного нажатия «F8».Чтобы остановить выделение, повторно нажмите сочетание «
Shift+F8».Важно!
Из блока неправильной формы нельзя исключить отдельные ячейки или диапазоны таблицы. Можно отменить только все выделение целиком.Завершая тему работы с блоками, скажу, что на практике вы можете с успехом комбинировать работу с мышью и клавиатурой. Например, щелкнуть левой кнопкой на первой ячейке блока. Затем, удерживая «
Shift», щелкнуть на последней ячейке блока.
Выделение блока инструментом «Найти и выделить»
Вернемся к окну, изображенному на рис. 5. Мы уже знаем, как перейти на нужный адрес, используя список «
Перейти к:». Если при этом держать нажатой клавишу «Shift», при перемещении активной ячейки Excel выделит блок. Если при конструировании таблицы вам приходится часто выделять одинаковые блоки, воспользуйтесь инструментом «Найти и выделить» и вспомните мой совет относительно «меток» в таблице.Но это не все. В левом нижнем углу окна (рис. 5) расположена кнопка «
Выделить…». Щелкаем на ней. Появится окно, изображенное на рис 7. В нем находятся 15 переключателей. С их помощью можно сформулировать условие выделения блока и затем применить его к таблице. Например, щелкаем на переключателе «Константы» и нажимаем «ОК». На листе Excel выделит все ячейки, где записаны числа и текст. Этим инструментом можно подсветить все формулы рабочего листа, пустые ячейки и т. д. 
Интересную возможность открывают пункты «
отличия по строкам» и «отличия по столбцам». С их помощью удобно, например, сравнивать данные. Параметры «влияющие ячейки» и «зависимые ячейки» выявляют внутренние взаимосвязи формул на рабочем листе. В одном из наших примеров мы коснемся их возможностей подробнее. А пока разберемся с вводом данных на рабочий лист.
Ввод и редактирование данных
Создавая таблицу, вам непременно понадобится ее модифицировать. В основном это будет касаться добавления строк, колонок или блока ячеек. Для таких действий в Excel предусмотрен специальный раздел «
Ячейки». Он расположен на ленте меню «Главная».
Вставка и удаление элементов таблицы
В разделе «
Ячейки» расположены три иконки: «Вставить», «Удалить» и «Формат» (рис. 8). Нас пока интересуют первые две. Начнем с добавления элементов. 
Щелкаем на иконке «
Вставить». Раскроется меню, как на рис. 9. Первые три пункта меню добавляют в таблицу соответствующий фрагмент: блок ячеек, строку (несколько строк) или колонку (несколько колонок). 
Количество добавляемых строк, колонок или ячеек зависит от размера выделенной области. Если таковой является текущая ячейка, Excel добавит одну строку или колонку. Если предварительно выделить блок из нескольких элементов, Excel добавит соответствующее количество строк или колонок на рабочий лист.
Важно!
Вставка выполняется с позиции активной ячейки. При вставке строк, столбцов и ячеек содержимое таблицы смещается.При добавлении Excel сам определит, что именно вы хотите внедрить на лист. Если предварительно был выделен блок строк, Excel добавит строки. Если был выделен блок колонок — столбцы. Никакого диалога при этом вестись не будет. Исключение составляет добавление
ячеек. Здесь Excel предложит сделать выбор параметров, как показано на рис. 10. Думаю, их действие понятно по названию. Так, чтобы добавить блок данных на рабочий лист и переместить имеющиеся ячейки вниз, выбираем «ячейки, со сдвигом вниз». Чтобы переместить их вправо, ставим переключатель в положение «ячейки, со сдвигом вправо» и т. д. Здесь же можно добавить целую строку или столбец. 
Чтобы
удалить ячейки, строки или столбцы, их нужно предварительно выделить. Затем перейти к разделу «Ячейки» меню «Главная» и щелкнуть на иконке «Удалить». Появится меню, как на рис. 11. Выбираем нужный раздел, щелкаем на нем мышью — и задача решена. 
Важно!
Часть пунктов меню может оказаться недоступной. Все зависит от формы выделенного блока. Например, если выделено множество колонок, то пунктом «Удалить строки с листа» воспользоваться не удастся.
Удаление данных с рабочего листа
Самый простой способ стереть данные — выделить блок ячеек и нажать кнопку «
Del».Важно!
Такой способ стирает только содержимое ячеек. Он не удаляет их форматирование и ряд специальных атрибутов. Например, до очистки текст в ячейке был красным. Вы стерли его нажатием «Del» и заносите новые данные. Они тоже будут красного цвета.Чтобы стереть все характеристики ячейки в Excel 2007, нужно обратиться к группе «
Редактирование». Для этого делаем так:— щелкаем меню «
Главная»;— находим группу «
Редактирование»;— щелкаем на иконке «
Очистить». Откроется меню, как на рис. 12; 
— выбираем пункт «
Очистить все».Кроме полной очистки, в окне на рис. 12 есть еще три пункта. Вариант «
Очистить формат» удаляет форматирование ячеек, но оставляет нетронутыми данные. Пункт «Очистить содержимое» эквивалентен нажатию «Del». Вариант «Очистить примечания» удаляет комментарии к ячейкам рабочего листа.Описанные способы очистки применяются достаточно редко, но помнить о них нужно. Например, при разработке таблиц я часто сопровождаю ячейки своими комментариями (своего рода «записки на память» о работе формул и т. д.). В какой-то момент эти комментарии начинают мешать. Если примечаний накопилось много, их удаление занимает немало времени: ведь придется вытирать комментарий для каждой ячейки! В этом случае пункт «
Очистить примечания» существенно сэкономит время.
Правая кнопка мыши
Большинство описанных действий по добавлению, удалению и очистке данных можно выполнить через правую кнопку мыши. Выделяем блок ячеек (строк или колонок). Щелкаем на нем правой кнопкой, появится контекстное меню, как на рис. 13. К рассмотренным действиями относятся три пункта:
— «
Вставить…»: добавляет строки, колонки или ячейки в зависимости от формы выделенного блока;— «
Удалить»: удаляет выделенный фрагмент электронной таблицы, форма диалога аналогична изображенной на рис. 10;— «
Очистить содержимое»: равносильно нажатию клавиши «Del».Обратите внимание, что в контекстном меню ячейки в Excel 2007 есть два пункта «
Вставить». Отличаются они только троеточием, но обозначают разные вещи: пункт «Вставить» внедряет содержимое буфера обмена на рабочий лист, в то время как «Вставить…» добавляет строки, колонки или ячейки к таблице.
Ввод данных
Все, что вводится с клавиатуры, попадает в активную ячейку. Чтобы завершить ввод данных, нужно нажать «
Enter» или одну из навигационных клавиш. Содержимое активной ячейки отображается в строке формул (она обозначена «fx», рис. 1). Excel на лету анализирует данные, которые вводятся в ячейку. Если они могут интерпретироваться как число, Excel автоматически присвоит ячейке общий формат. С данной ячейкой можно будет выполнять арифметические действия. Если данные могут интерпретироваться как дата, Excel присвоит ячейке формат даты. Если в ячейке записана формула, Excel вычислит ее и отобразит результат.Совет
По умолчанию целая и дробная часть числа в MS Excel отделяется запятой (если Windows не перенастроен на другой разделитель). Даты в Excel по умолчанию используют разделители «/» или «.» (точка). Потому значение «11.5» Excel воспримет как дату «11 мая». Ячейке с таким значением Excel присвоит формат даты. С этого момента все числа, которые будут попадать в такую ячейку, Excel попытается преобразовать в дату. Чтобы этого не происходило, нужно предварительно изменить параметры форматирования через группу «Число» меню «Главная».Excel 2007 располагает богатым арсеналом для быстрого наполнения данными рабочего листа. С большинством таких приемов мы познакомимся на практических примерах. Пока хочу напомнить об одном — одновременном заполнении данными нескольких рабочих листов. Делается это так:
— удерживаем нажатой клавишу «
Ctrl», выделяем несколько листов, последовательно щелкая по их ярлыкам левой кнопкой мыши;— заполняем данными рабочий лист. Введенная информация попадет параллельно на все выделенные листы. При этом Excel продублирует не только значения, но и формулы, и даже форматирование данных;
— закончив ввод информации, щелкните левой (или правой) кнопкой мыши по ярлыку любого листа, который не относится к группе.
Совет
Иногда одинаковые данные нужно одновременно ввести в каждый лист рабочей книги. Быстро выделить все листы в данном случае можно так. Щелкнуть правой кнопкой на ярлыке текущего листа. Из контекстного меню выбрать «Выделить все листы». Затем ввести данные. Чтобы отменить объединение листов, щелкаем на любом ярлычке правой кнопкой мыши, из контекстного меню выбираем «Разгруппировать листы». Теперь можно работать с каждым листом в отдельности.Редактирование данных
Редактировать можно только активную ячейку. Чтобы полностью заменить ее содержимое, достаточно просто ввести в ячейку новое значение. Оно заменит собой предыдущее. Чтобы
исправить содержимое активной ячейки, нужно:— нажать клавишу «
F2» (или дважды щелкнуть в ячейке мышью, или щелкнуть левой кнопкой мыши в строке формул);— отредактировать данные;
— закончить редактирование, нажав «
Enter» (а не навигационную клавишу!).При редактировании содержимого ячейки действуют те же правила, что при работе с обычным текстом. Стрелки «
®,¬» перемещают курсор на один символ, «Del» стирает символ справа от курсора, «Backspace» — слева от курсора. При редактировании содержимого ячейки можно использовать приемы быстрой навигации по тексту. Советую запомнить такие сочетания клавиш:| «Ctrl+ →» | — | переместить курсор вправо на одно «слово»; |
| «Ctrl+ ← » | — | сместить курсор влево на одно «слово»; |
| «Home» | — | перейти к началу строки; |
| «End» | — | перейти в конец строки. |
Использование этих комбинаций в сочетании с клавишей «
Shift» перемещает курсор и одновременно выделяет блок в текстовой строке. Например, чтобы двигаться по словам и попутно выделять блок символов, можно воспользоваться «Shift+Ctrl+ → », «Shift+Ctrl+ ← ». Клавиши «Shift+Home», «Shift+End» выделяют всю строку.Совет
Чтобы заменить фрагмент текста, удобно предварительно выделить его, а затем поверх напечатать новый текст или вставить его из буфера. Это избавит от необходимости стирать длинные строки кнопками «Del» или «Backspace».Приемы быстрой навигации по тексту экономят время при корректировке длинных формул и текстовых строк. Вот пример. Я хочу откорректировать содержимое ячейки, заменив текст «КомпьюТерра» на «Б & К». Текст составляет только
часть содержимого ячейки, поэтому ее придется редактировать. Представим, что курсор расположен в начале строки. У меня два варианта.Первый.
Клавишей «Del» стереть текст «КомпьюТерра». Для этого ее придется нажать 11 раз. Затем напечатать «Б & К» и нажать «Enter». Всего понадобится 15 нажатий на клавиатуру.Второй.
Нажать «Shift+End», чтобы выделить всю строку. Напечатать текст «Б & К» и нажать «Enter». Это займет 5 нажатий на клавиатуру. То есть в три раза меньше!Для завершения темы по вводу и редактированию данных приведу небольшой пример. Мне нужно создать таблицу, форма которой показана на рис. 14. В таблице есть сведения об объемах реализации по категориям товаров для четырех торговых точек (они обозначены «Маг 1», «Маг 2», «Маг 3» «Маг 4»). Данные нужны для каждого
квартала. Поэтому таблицу придется строить сразу в четырех экземплярах. Порядок работы будет такой: 
— открываем Excel 2007. Сразу же сохраняем файл, чтобы потом только обновлять его;
— если в документе три листа, щелкаем левой кнопкой на ярлыке добавления листов (находится в списке ярлыков справа);
— удерживая «
Ctrl», последовательно щелкаем левой кнопкой по ярлыкам, чтобы выделить четыре листа рабочей книги;— щелкаем на ячейке «
A1». Печатаем текст «Категория»;— переходим на «
A2». Печатаем «Оргтехника». Соответственно в «A3» будут «Канцтовары», в «А4» — «Светильники»;— допустим, в тексте «Оргтехника» мы допустили ошибку. Щелкаем левой кнопкой на ячейке «
A2». Нажимаем «F2» — откроется содержимое ячейки. Исправляем ошибку;— переходим на «
B1». Печатаем «Маг 1». Аналогично заполняем клетки «С1», «D1», «E1». Данные таблицы заполнять не будем: они для каждого квартала разные;— щелкаем на ярлыке любого листа, например «
Лист1». На нем видим только что созданную таблицу. Последовательно щелкаем на «Лист2», «Лист3», «Лист4». Везде обнаружим такие же данные.На этом мы закончим первое знакомство по работе с блоками, вводу и редактированию данных. В следующей статье мы начнем работать с формулами, определим самые продуктивные (и безошибочные!) способы создания формул, а заодно расширим свой кругозор дополнительными приемами заполнения рабочих листов.
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
