Навігація по таблиці Excel 2007
 | Сьогодні об’єктом нашої уваги буде таблиця Excel. Сама по собі вона не зазнала істотних змін. Ті самі рядки, колонки, комірки. Щоправда, їх кількість збільшилася. А це означає, що тепер бухгалтер може обробляти по-справжньому багато інформації. У новому Excel розібратися з файлом із декількох сотень тисяч проводок — цілком реальне завдання. Але як тільки мова заходить про такі обсяги, на перший план виступають методи роботи. І йдеться не лише про інструменти. Навіть операції виділення та копіювання великих блоків таблиці мають свою специфіку. Виходячи з цього ми і побудуємо наше обговорення: знайомлячись з організацією та правилами роботи з таблицею Excel 2007, основний упор зробимо на бухгалтерську специфіку, тобто на ефективні прийоми роботи з великими обсягами даних. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Насамперед визначимося з цілями та завданнями. Щоб упевнено працювати в Excel, потрібно насамперед опанувати способи переміщення по робочому аркушу, прийоми виділення блоків, їх заповнення, копіювання та переміщення. Нас у цьому розумінні цікавитиме не стільки банальне виділення мишею та подальше копіювання до буфера обміну, скільки прийоми роботи з великими фрагментами електронних таблиць. Тобто з такими обсягами даних, які реально зустрічаються у практичній роботі бухгалтера. Виробити набір таких прийомів і буде нашою кінцевою метою. А для тих, хто лише освоює роботу в Excel, стисло дамо й основні положення щодо організації таблиць.
Таблиця Excel 2007
Програма Excel працює з об'єктами, які прийнято називати «електронні таблиці». Таблиця складається з робочих листів. Кожний лист містить комірки, організовані в рядки та стовпці (колонки). Колонки позначено літерами латинської абетки (від «
A» до «XFD»), рядки пронумеровано арабськими цифрами від 1 до 1048576. Отже, на кожному листі Excel розташовано 17179869184 комірок.Місце розташування комірки визначається її
адресою. Адреса комірки — це літерний ідентифікатор колонки та номер рядка, на перетині яких вона розташована (рис. 1). Наприклад, комірка у стовпці «С» рядка «1» має адресу «С1», її сусідка праворуч — «D1», сусідка знизу — «C2». Такий стиль адресації комірок прийнято називати стилем «А1». 
MS Excel 2007 підтримує ще один стиль адресації комірок — за номером колонки та рядка (так званий стиль посилань «
R1C1»). У ньому адреса комірки складається з номера рядка («R», від англ. row — рядок) та стовпця («C», від англ. column — колонка). Отже, адресу лівого верхнього елемента таблиці можна написати як «A1» або «R1C1». Адреса наступної комірки в тій же колонці — це «A2» або «R1C2» тощо.При роботі з Excel зазвичай використовують стиль посилань «
А1». Інтуїтивно він зрозуміліший. Можливо, позначається асоціація з грою в морський бій. Щодо стилю «R1C1», він зручний при розробці макросів. Крім того, стиль «R1C1» установлюється при імпортуванні документів із програми «1С: Бухгалтерія 7.7» до Excel.Порада
У будь-який момент ви можете переключити тип адресації робочого листа. Клацаємо по кнопці «Офис», потім — по «Параметры Excel». Відкриється вікно настройок, у лівій частині якого розташовано список розділів. Клацанням миші вибираємо «Формулы» (рис. 2). У правій частині знаходимо параметр «Стиль ссылок «R1C1»». Відключаємо цей прапорець, адресація на листі буде в стилі «A1». 
У будь-який момент одна комірка є
активною (поточною, рис. 1). Вона обведена рамкою. До поточної комірки можна записати текст, число, формулу, гіперпосилання. Якщо до комірки записати формулу, Excel обчислить її, а в таблиці покаже результат обробки.
Переміщення по робочому листу
Будь-яка дія з даними так чи інакше пов'язана з переміщенням покажчика поточної комірки по робочому листу. Тому набір прийомів для такої навігації дуже важливий. Почнемо з простого. Щоб перемістити покажчик поточної комірки, можна використовувати мишу чи навігаційні клавіші: стрілки «
↓», «↑», «→», « ← », «PgUp», «PgDn». Клацання лівою кнопкою миші по будь-якій комірці таблиці робить цю комірку активною. «Стрілки» зміщують покажчик на одну комірку у відповідному напрямі. Кнопки «PgUp», «PgDn» переміщають покажчик активної комірки на один екран вгору чи вниз.На практиці бухгалтеру доводиться мати справу з ВЕЛИКИМИ таблицями. Робота з ними має свою специфіку. Щоб переконатися в цьому, досить кілька разів перегорнути табличку на декілька тисяч рядків, користуючись «стрілками» або клавішами «
PgUp», «PgDn». Дія, відверто кажучи, гнітюча. Щоб спростити цю роботу, я пропоную взяти на озброєння декілька простих прийомів:— швидко перейти в лівий верхній
кут листа (до комірки «A1») можна поєднанням клавіш «Ctrl+Home»;— клавіша «
Home» перемістить активну комірку на початок поточного рядка;— комбінація «
Ctrl+End» поставить активну комірку у правий нижній кут таблиці. Зазвичай це остання комірка з даними.У роботі бухгалтера особливе місце займають регулярні таблиці, або так звані бази даних. Вони характеризуються тим, що рядки в таких таблицях мають однорідну структуру. Прикладом бази даних може бути, скажімо, список бухгалтерських проводок. Однорідність такої таблиці виражається в тому, що в її колонках знаходяться дані одного типу: рахунок дебету, рахунок кредиту, кількість, сума. Для роботи з базами в Excel використовують спеціальні прийоми, у тому числі й методи навігації. Я настійно рекомендую не лише прочитати їх опис, а й виконати на практиці. Результат ваших зусиль не забариться позначитися.
А попрактикуємося ми на прикладі фрагмента накладної, зображеної на рис. 3. У ній в окремій колонці показано товари, потім одиниці виміру щодо кожного товару. Далі йдуть колонки «
Кол-во», «Цена», «Сумма». Отже, приступимо. 
Щоб переміститися у таблиці на один
блок комірок, використовуйте комбінацію клавіш «Ctrl+ "стрелка"». Наприклад, «Ctrl+→» означає « перейти на один блок праворуч». Комбінація «Ctrl+» перемістить активну комірку на один блок вгору тощо. Під «блоком» у цьому випадку розуміють послідовність заповнених чи порожніх комірок.Синонімами цих гарячих клавіш є комбінації «
End,→», «End, ↑», «End,↓», «End, ← ». У цьому випадку клавішу «End» та навігаційну «стрілку» потрібно натискувати послідовно , одну за одною!Важливо!
Для користувачів програми Word хочу запропонувати таку аналогію щодо роботи клавіш «Ctrl+→», «Ctrl+ ← » в Excel. У Word навігаційні клавіші «→, ← » зміщують курсор у тексті на один символ убік. В Excel аналогом такого символу є комірка. Тому «стрілки» переміщують покажчик активної комірки на одну позицію ліворуч чи праворуч. Безперервна послідовність символів у Word утворює слово. Клавіші «Ctrl+→», «Ctrl+ ← » у цій програмі переміщує курсор за словами. В Excel аналогом слова є безперервний блок заповнених (або порожніх) комірок. Відповідно комбінації «Ctrl+→», «Ctrl+ ← » зміщують покажчик на початок чи кінець цього блока.Роботу описаних комбінацій клавіш краще закріпити на прикладі:
— відкрийте Excel, наберіть фрагмент таблиці, як на рис. 3;
— поставте покажчик активної комірки на «A1»;
— натисніть «Ctrl+↓» або «End,↓». Активна комірка «перестрибне» вниз до адреси «А4». Це — межа заповненого діапазону комірок, тобто кінець заповненого блока за колонкою «А»;
— натисніть «Ctrl+→» або «End,→». Покажчик переміститься до останньої заповненої комірки в поточному рядку . На рис. 3 це буде адреса «F4»;
— знову натискуємо «Ctrl+↓» або «End,↓». Покажчик миттєво став на останню заповнену комірку у стовпці «F» (її адреса «F7»);
— натискуємо «Ctrl+ ← », покажчик перестрибне через блок з порожніх комірок та зупиниться на «B7»;
— якщо тепер натиснути комбінацію «End,↓», ви стрибнете на останню комірку робочого листа.
Освоїти описану техніку зовсім нескладно. Потрібно лише трохи попрактикуватися на реальних даних. Трохи зусиль, і ви не уявлятимете, як раніше обходилися без таких зручних прийомів швидкої навігації по великих таблицях.
Інструмент «Найти и выделить»
В Excel є спеціальний інструмент для переміщення по комірках робочого листа. Його зручно використовувати в тих випадках, коли точно відома адреса комірки, яку потрібно зробити поточною. Звернутися до інструмента «
Найти и выделить» можна через іконку, на стрічці «Главная» (рис. 4). 
Клацаємо по іконці лівою кнопкою миші. Відкриється меню, як на рис. 4. Вибираємо пункт «
Перейти…». Excel запропонує заповнити вікно, наведене на рис. 5. У цьому вікні нас цікавить поле «Ссылка:». Сюди вводимо адресу цільової комірки, наприклад «B200», та натискуємо «ОК». Покажчик активної комірки миттєво переміститься до «B200». 
Важливо!
Звернутися до інструмента «Найти и выделить» можна за комбінацією «Ctrl+G».Робота з інструментом «Найти и выделить» має важливу перевагу. Вона полягає в тому, що у вікні «Перейти к:» Excel відстежує історію переходів. Тому можна буквально одним рухом миші попасти на один із популярних елементів вашої таблиці. Для цього досить знайти адресу у списку та виконати на ній подвійне клацання.
Порада
Працюючи над таблицею, придивіться до її структури та передбачуваної послідовності переходів. Може виявитися, що вам доведеться постійно переміщатися між певними комірками, які розташовані досить далеко одна від одної. У цій ситуації скористайтеся засобом «Найти и выделить». Відразу виконайте перехід між комірками. У вікні «Перейти к:» Excel запам’ятає їх адреси. Тепер ви зможете використовувати ці адреси як мітки для швидкого переміщення до певних ділянок робочого листа.
Робота з блоками
Щоб виконати дію з групою комірок, їх потрібно об’єднати у блок. Виділення блока — найпопулярніша операція при роботі в Excel. Тому чим більше прийомів роботи з блоками ви вивчите, тим продуктивнішою буде робота.
Блок в Excel — це декілька комірок на робочому листі, які утворюють прямокутну область (або кілька областей). Одна комірка теж є різновидом блока.. Виділити блок на робочому листі можна за допомогою миші або клавіатури.
Виділення блока за допомогою миші
Щоб виділити мишею область на робочому листі, слід діяти так:
— поставити активну комірку на початок передбачуваного блока;
— утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, протягти покажчик миші до протилежного кута блока;
— відпустити кнопку миші. Виділений блок буде позначено кольором.
ЩЩоб відмінити виділення блока, досить клацнути мишею в будь-якому місці робочого листа або перемістити активну комірку навігаційними клавішами.
ППрацюючи з реальними даними, часто доводиться оперувати великими блоками робочого листа. Наприклад, цілими рядками та стовпцями.
Щоб виділити всю колонку, слід клацнути мишею посередині її заголовка (рис. 6). Таким же способом можна виділити і весь рядок, клацнувши в області заголовка рядків.
Важливо!
Виділяючи рядок або колонку, стежте за формою покажчика миші! У середній частині заголовка він набуває форми стрілки. У цей момент і слід натискувати на ліву кнопку. Коли курсор перебуває на межі стовпців (або рядків), він набуває форми двоспрямованої стрілки. Якщо в цей момент натиснути ліву кнопку миші та потягти, зміниться ширина стовпця або висота рядка.Виділити декілька рядків або стовпців можна так:
— клацанням по заголовку виділяємо рядок (колонку);
— утримуючи ліву кнопку миші, перетягуємо покажчик так, щоб обвести декілька суміжних рядків або колонок;
— відпускаємо клавішу миші.
ЩЩоб виділити всю таблицю, клацніть мишею по прямокутній області в місці перетинання підписів рядків та стовпців (рис. 6). Така операція дуже важлива. Її можна використовувати, наприклад, якщо потрібно швидко прибрати кольоровий фон у всіх комірок листа, змінити їх шрифт тощо.
Порада
Працюючи мишею, можна виділити блок неправильної форми (так званий «незв’язний» набір комірок). Для цього слід утримувати клавішу «Ctrl» та звичайним способом послідовно обвести декілька діапазонів (утримуючи ліву кнопку миші).
Виділення блока за допомогою клавіатури
Миша не завжди ефективна при роботі з великими таблицями. Це особливо помітно, якщо розмір блока набагато більше видимої області екрана. Щоб виділити такий блок, потрібно довго обводити його мишею. Зробити це безпомилково практично неможливо. Обов’язково вийде зачепити декілька зайвих комірок. Та й часу на скролінг листа при роботі з мишею витрачається багато. Уявіть собі, що вам знадобилося виділити блок із декількох тисяч рядків. Ви стаєте на першу комірку блока. Натискуєте ліву кнопку миші і, утримуючи її, тягнете покажчик униз. Excel почне «прокручувати» таблицю, ви стежите за номерами рядків, що мелькають на екрані, втрачаєте пильність і… промахуєтеся позицій так на 20. Використання клавіатури (особливо — спеціальних поєднань клавіш!) принципово змінює справу.
Порада
Для швидкого і точного виділення блоків використовуйте клавіатуру! Позначення блока за допомогою клавіатури — це та сама навігація по робочому листу, але при натиснутій клавіші «Shift».Щоб виділити блок з клавіатури, потрібно при переміщенні активної комірки утримувати натиснутою клавішу «
Shift». Наприклад, спробуйте змістити покажчик активної комірки за допомогою стрілок « ↓ ,↑, → ,← », утримуючи «Shift». По шляху переміщення Excel виділить блок. Помилитися тут неможливо: точність визначення блока — одна комірка.Утримуючи «
Shift»», перегорніть таблицю кнопками «PgUp», «PgDn». Одночасно з перегортанням Excel виділить блоки робочого листа за розміром екрана.І, звісно ж, не можна не пригадати про прийоми навігації у великих таблицях.
Приклад 1
Відкрийте файл з прикладом накладної (рис. 3). Повторіть описані прийоми навігації при натиснутій клавіші «
Shift», а саме:— поставте активну комірку на адресу «
A1»»» («Ctrl+Home»);— натисніть «
Shift+Ctrl+↓» або «Shift+End,↓». Excel виділить блок від «A1» до «А4». Зауважте: для діапазону комірок у декілька десятків тисяч рядків ця операція займе рівно стільки ж часу;— натисніть «
Shift+Ctrl+→» або «Shift+End,→». Ви розширите блок до комірки «F4»»;— натисніть «
Shift+Ctrl+↓» або «Shift+End,↓». Блок розширився до «F7».Приклад 2
У колонці «
A»», починаючи з першого рядка, записано 950 довільних значень. Щоб виділити всі заповнені комірки від «А1» до «A950», потрібно:— установити активну комірку в «
А1», натиснути «Ctrl + Home»;—— натиснути «
Shift+Ctrl+↓» і готово!Прийомів виділення блоків за допомогою клавіатури багато. Перелічувати докладно всі можливі варіанти, звичайно, немає сенсу. Але деякі, найбільш популярні комбінації клавіш я все ж зазначу.
ЩЩоб виділити поточну колонку таблиці, натисніть «
Ctrl+пробел».Щоб виділити
поточний рядок таблиці, натисніть «Shift+пробел».Щоб виділити
бблок від поточної комірки до початку листа, натисніть поєднання клавіш «Shift+Ctrl+Home».Комбінація «
Ctrl+Shift+*» виділяє безперервну область навколо активної комірки. До цієї області потрапляє діапазон, обмежений порожніми стовпцями та рядками.Виділити
бблок від поточної до останньої заповненої комірки на листі можна комбінацією «Ctrl+Shift+End».Розширити наявний діапазон виділеного блока можна так:
— натиснути та утримувати клавішу «
Shift»;— перемістити активну комірку будь-яким доступним способом.
ННалагоджувати формули в таблиці мені допомагають дві комбінації: «
Ctrl+Shift+{» — виділити блок ВПЛИВАЮЧИХ комірок, «Ctrl+Shift+}» — виділити блок ЗАЛЕЖНИХ комірок.
Виділення клавіатурою блока неправильної форми
Такий блок складається з декількох розрізнено розташованих комірок. Щоб виділити його, не обов’язково користуватися мишею — досить пам’ятати про клавішу «
F8»:— натисніть «
F8»», Excel перейде в режим виділення звичайного блока;Важливо!
Цей пункт в Excel 2007 можна пропустити та відразу почати з виділення блока.— обведіть діапазон комірок, використовуючи навігаційні клавіші;
— натисніть комбінацію «
Shift+F8», щоб доповнити наявне виділення ще одним блоком таблиці;— повторіть виділення нового блока. Це можна зробити звичайним способом («стрілки» при натиснутому «
Shift») або навігаційними клавішами після попереднього натиснення «F8»;— щоб зупинити виділення, повторно натисніть поєднання «
Shift+F8»».Важливо!
Із блока неправильної форми не можна виключити окремі комірки або діапазони таблиці. Можна відмінити лише все виділення цілком.Завершуючи тему роботи з блоками, зауважу, що на практиці ви можете з успіхом комбінувати роботу з мишею та клавіатурою. Наприклад, клацнути лівою кнопкою на першій комірці блока. Потім, утримуючи «
Shift»», клацнути на останній комірці блока.
Виділення блока інструментом «Найти и выделить»
Повернемося до вікна, зображеного на рис. 5. Ми вже знаємо, як перейти на потрібну адресу, використовуючи список «
Перейти к:». Якщо при цьому утримувати натиснутою клавішу «Shift»», при переміщенні активної комірки Excel виділить блок. Якщо при конструюванні таблиці вам доводиться часто виділяти однакові блоки, скористайтеся інструментом «Найти и выделить» та пригадайте мою пораду щодо міток у таблиці.Але це не все. У лівому нижньому кутку вікна (рис. 5) розташована кнопка «
Выделить…». Клацаємо по ній. З’явиться вікно, зображене на рис. 7. У ньому знаходяться 15 перемикачів. За їх допомоги можна сформулювати умову виділення блока і потім застосувати його до таблиці. Наприклад, клацаємо по перемикачу «Константы» та натискуємо «ОК». На листі Excel виділіть усі комірки, де записано числа та текст. Цим інструментом можна «підсвітити» всі формули робочого листа, порожні комірки тощо. 
Цікаву можливість відкривають пункти «
отличия по строкам» та «отличия по столбцам». За їх допомоги зручно, наприклад, порівнювати дані. Параметри «влияющие ячейки» та «зависимые ячейки» виявляють внутрішні взаємозв’язки формул на робочому листі. В одному з наших прикладів ми розглянемо ці можливості докладніше. А поки що розберемося з введенням даних до робочого листа.
Уведення та редагування даних
Створюючи таблицю, вам неодмінно знадобиться її модифікувати. Переважно це стосуватиметься додавання рядків, колонок чи блока комірок. Для таких дій в Excel передбачено спеціальний розділ «
Ячейки». Він розташований на стрічці меню «Главная».
Вставка Й видалення елементів таблиці
У розділі «
Ячейки» розташовано три іконки: «Вставить», «Удалить» та «Формат» (рис. 8). Нас поки що цікавлять перші дві. Почнемо з додавання елементів. 
Клацаємо по іконці «
Вставить». Розкриється меню, як на рис. 9. Перші три пункти меню додають до таблиці відповідний фрагмент: блок комірок, рядок (декілька рядків) або колонку (декілька колонок). 
Кількість рядків, колонок чи комірок, що додаються, залежить від розміру виділеної області. Якщо такою є поточна комірка, Excel додасть один рядок або колонку. Якщо попередньо виділити блок із декількох елементів, Excel додасть відповідну кількість рядків або колонок на робочий лист.
Важливо!
Вставка виконується з позиції активної комірки. При вставці рядків, стовпців та комірок вміст таблиці зміщується.При додаванні Excel сам визначить, що саме ви маєте намір запровадити на лист. Якщо попередньо було виділено блок рядків, Excel додасть рядки, якщо було виділено блок колонок — стовпці. Жодного діалогу при цьому не вестиметься. Виняток становить додавання комірок. Тут Excel запропонує зробити вибір параметрів, як показано на рис. 10. Гадаю, їх дія зрозуміла з назви. Так, щоб додати блок даних на робочий лист та перемістити наявні комірки вниз, вибираємо «
ячейки, со сдвигом вниз». Щоб перемістити їх праворуч, ставимо перемикач у положення «ячейки, со сдвигом вправо» тощо. Тут же можна додати цілий рядок або стовпець. 
Щоб
видалити комірки, рядки чи стовпці, їх потрібно попередньо виділити. Потім перейти до розділу «Ячейки» меню «Главная» та клацнути по іконці «Удалить». З’явиться меню, як на рис. 11. Вибираємо потрібний розділ, клацаємо по ньому мишею, і завдання вирішене. 
Важливо!
Частина пунктів меню може виявитися недоступною. Усе залежить від форми виділеного блока. Наприклад, якщо виділено декілька колонок, то пунктом «Удалить строки с листа» скористатися не вдасться.
Видалення даних з робочого листа
Найпростіший спосіб стерти дані — виділити блок комірок та натиснути кнопку «
Del»».Важливо!
Такий спосіб стирає лише вміст комірок. Він не видаляє їх форматування та деякі спеціальні атрибути. Наприклад, до очищення текст у комірці був червоним. Ви стерли його натисканням «Del» та заносите нові дані. Вони теж будуть червоного кольору.Щоб стерти всі характеристики комірки в Excel 2007, потрібно звернутися до групи «
Редактирование». Для цього робимо так:—— клацаємо по меню «
Главная»;— знаходимо групу «
Редактирование»;— клацаємо по іконці «
Очистить». Відкриється меню, як на рис. 12; 
— вибираємо пункт «
Очистить все».Крім повного очищення, у вікні на рис. 12 є ще три пункти. Варіант «
Очистить формат»» видаляє форматування комірок, але залишає неторканими дані. Пункт «Очистить содержимое» еквівалентний натисканню «Del». Варіант «Очистить примечания» видаляє коментарі до комірок робочого листа.ООписані способи очищення застосовуються відносно нечасто. Але пам’ятати про них потрібно. Наприклад, при розробці таблиць я часто супроводжую комірки своїми коментарями (свого роду «записки на згадку про роботу формул» тощо). В якийсь момент ці коментарі починають заважати. Якщо приміток накопичилося багато, їх видалення забирає чимало часу, адже видаляти доведеться коментар для кожної комірки! У цьому випадку пункт «
Очистить примечания» істотно заощадить час.
Права кнопка миші
Більшість описаних дій з додавання, видалення та очищення даних можна виконати через праву кнопку миші. Виділяємо блок комірок (рядків чи колонок). Клацаємо по ньому правою кнопкою, з’явиться контекстне меню, як на рис. 13. До розглянутих дій відносяться три пункти:
— «
Вставить…», додає рядки, колонки чи комірки залежно від форми виділеного блока;—— «
Удалить», видаляє виділений фрагмент електронної таблиці, форма діалогу аналогічна наведеній на рис. 10;—— «
Очистить содержимое», рівносильне натисненню клавіші «Del».Зверніть увагу: у контекстному меню комірки в Excel 2007 є два пункти «
Вставить»». Відрізняються вони лише трикрапкою, але позначають різні речі. Пункт «Вставить» запроваджує вміст буфера обміну на робочий лист. Тоді як «Вставить…»» додає рядки, колонки чи комірки до таблиці.
Уведення даних
Усе, що вводиться з клавіатури, потрапляє до активної комірки. Щоб завершити введення даних, слід натиснути «
Enter»» або одну з навігаційних клавіш. Вміст активної комірки відображається в рядку формул (її позначено «fx», рис. 1). Excel на льоту аналізує дані, які вводяться до комірки. Якщо вони можуть інтерпретуватися як число, Excel автоматично присвоїть комірці загальний формат. Із цією коміркою можна буде виконувати арифметичні дії. Якщо дані можуть інтерпретуватися як дата, Excel присвоїть комірці формат дати. Якщо до комірки записано формулу, Excel обчислить її та відобразить результат.Порада
За умовчанням ціла та дробова частини числа в MS Excel відділяються комою (якщо Windows не перенастроєно на інший роздільник). Дати в Excel за умовчанням використовують роздільники «/» або «.» (крапка). Тому значення «11.5» Excel сприйме як дату «11 травня». Комірці з таким значенням Excel присвоїть формат дати. З цього моменту всі числа, які потраплятимуть до такої комірки, Excel спробує перетворити на дату. Щоб цього не відбувалося, потрібно заздалегідь змінити параметри форматування через групу «Число» меню «Главная».Excel 2007 має у своєму розпорядженні багатий арсенал для швидкого наповнення даними робочого листа. З більшістю таких прийомів ми познайомимося на практичних прикладах. Поки що хочу нагадати про один — одночасне заповнення даними декількох робочих листів. Робиться це так:
— утримуючи натиснутою клавішу «
Ctrl», виділяємо декілька листів, послідовно клацаючи по їхніх ярликах лівою кнопкою миші;— заповнюємо даними робочий лист. Уведена інформація потрапить паралельно на всі виділені листи. При цьому Excel продублює не лише значення, а й формули, і навіть форматування даних;
—— закінчивши введення інформації, клацніть лівою (або правою) кнопкою миші по ярлику будь-якого листа, який не належить до групи.
Порада
Іноді однакові дані потрібно одночасно ввести до кожного листа робочої книги. Швидко виділити всі листи в цьому випадку можна так. Клацнути правою кнопкою по ярлику поточного листа. З контекстного меню вибрати «Выделить все листы». Потім ввести дані. Щоб відмінити об’єднання листів, клацаємо по будь-якому ярличку правою кнопкою миші, з контекстного меню вибираємо «Разгруппировать листы». Тепер можна працювати з кожним листом окремо.
Редагування даних
Редагувати можна лише активну комірку. Щоб замінити її вміст повністю, досить просто ввести до комірки нове значення. Воно замінить собою попереднє. Щоб виправити вміст активної комірки, потрібно:
— натиснути клавішу «
F2» (або двічі клацнути у комірці мишею, або клацнути лівою кнопкою миші в рядку формул);— відредагувати дані;
— закінчити редагування, натиснувши «
Enter» (але не навігаційну клавішу!).При редагуванні вмісту комірки діють ті самі правила, що і при роботі зі звичайним текстом. Стрілки «→ , ←
» переміщають курсор на один символ, «Del»» стирає символ праворуч від курсора, «Backspace» — ліворуч. При редагуванні вмісту комірки можна використовувати прийоми швидкої навігації по тексту. Раджу запам’ятати такі поєднання клавіш:| « Ctrl+→» | — | перемістити курсор праворуч на одне «слово»; |
| « Ctrl+ ← » | — | змістити курсор вліво на одне «слово»; |
| « Home» | — | перейти на початок рядка; |
| « End» | — | перейти в кінець рядка. |
Використання цих комбінацій у поєднанні з клавішею «
Shift» переміщає курсор і одночасно виділяє блок у текстовому рядку.. Наприклад, щоб рухатися по словах та попутно виділяти блок символів, можна скористатися «Shift+Ctrl+→», «Shift+Ctrl+ ← ». Клавіші «Shift+Home», «Shift+End» виділяють весь рядок.Порада
Щоб замінити фрагмент тексту, зручно заздалегідь виділити його, а потім поверх надрукувати новий текст або вставити його з буфера. Це звільняє від необхідності стирати довгі рядки кнопкою «Del» або «Backspace».Прийоми швидкої навігації по тексту заощаджують час при коригуванні довгих формул та текстових рядків. Ось приклад. Я хочу відкоригувати вміст комірки, замінивши текст «КомпьюТерра» на «Б & К». Текст складає лише
частину вмісту комірки, тому її доведеться редагувати. Уявимо, що курсор розташований на початку рядка. У мене два варіанти.Перший. Клавішею «
Del»» стерти текст «КомпьюТерра», для цього її доведеться натиснути 11 разів. Потім надрукувати «Б & К» та натиснути «Enter»». Усього знадобиться 15 натискань на клавіатуру.Другий. Натиснути «
Shift+End», щоб виділити весь рядок. Надрукувати текст «Б & К» та натиснути «Enter»». Це займе 5 натискань на клавіатуру. Тобто у три рази менше!Для завершення теми із введення та редагування даних наведу невеликий приклад. Мені потрібно створити таблицю, форму якої наведено на рис. 14. У таблиці є відомості щодо обсягів реалізації за категоріями товарів для чотирьох торговельних точок (їх позначено «Маг 1», «Маг 2», «Маг 3», «Маг 4»). Дані потрібні для кожного
кварталу. Тому таблицю доведеться будувати відразу в чотирьох примірниках. Порядок роботи буде такий: 
— відкриваємо Excel 2007. Відразу ж зберігаємо файл, щоб потім лише оновлювати його;
— якщо в документі три листи, клацаємо лівою кнопкою на ярличку додавання листів (знаходиться у списку ярличків праворуч);
— утримуючи «
Ctrl», послідовно клацаємо лівою кнопкою по ярличках, щоб виділити чотири листи робочої книги;— клацаємо по комірці «
A1». Друкуємо текст «Категорія»;— переходимо на «
A2». Друкуємо «Оргтехніка». Відповідно в «A3» буде «Канцтовари», в «А4» — «Світильники»;— припустимо, у тексті «Оргтехніка» ми допустили помилку. Клацаємо лівою кнопкою на комірці «
A2». Натискуємо «F2». Відкриється вміст комірки, виправляємо помилку;— переходимо на «
B1». Друкуємо «Маг 1». Аналогічно заповнюємо клітини «С1», «D1», «E1». Дані таблиці не заповнюватимемо — вони для кожного кварталу різні;— клацаємо на ярлику будь-якого листа, наприклад «
Лист1». На ньому бачимо щойно створену таблицю. Послідовно клацаємо на «Лист2», «Лист3», «Лист4». Скрізь виявимо такі ж дані.На цьому ми завершуємо перше знайомство з роботою з блоками, введенням та редагуванням даних. У наступній статті почнемо працювати з формулами, визначимо найпродуктивніші (і безпомилкові!) способи створення формул, а заразом розширимо свій кругозір додатковими прийомами заповнення робочих листів.
Чекаю на ваші листи, пропозиції та зауваженя на bk@id.factor.ua,
nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
