Вместо вороха бумаг — новый документов Маг
 | Почему одни предприятия развиваются стремительно и зарабатывают много, а другие — вяло и мало? — вопрос, который неизменно актуален и в период стабильности, и тем более в период кризиса. Как некоторым удается удержать клиентов, несмотря на окружающий спад деятельности, в то время как иные теряют их даже на пике развития экономики? Связано ли это с документооборотом на предприятии, со скоростью обработки информации? Если да, то есть ли способы достичь желаемого результата, и насколько быстро? Именно об этом наш сегодняшний разговор. Итак, электронные системы оптимизации документооборота: быстро, удобно, эффективно. Дмитрий АЛЕКСЕЙЧИК, консультант «Б & К» |
Скорость реакции → сумма прибыли
Документ — это основной источник информации в работе предприятия. А поскольку информация может носить совершенно разный характер, соответствующих ей документов тоже существует огромное количество. Платежки для оформления расчетных операций, приказы о приеме новых сотрудников, служебные записки, сводные ведомости и, наконец, отчеты о результатах деятельности за целый год — вот далеко не полный перечень документации на предприятии. Да, много. Причем в процессе работы тот или иной документ может требоваться неоднократно разным сотрудникам. Маршрут движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется «документооборот».
По данным компании Xerox, до 60 % времени сотрудников в организациях расходуется на поиск необходимых бумаг. Поэтому чем быстрее документ отыщется и сможет «пройти» свой маршрут, тем быстрее предприятие обслужит клиентов и тем больше будет их количество и, естественно, сумма прибыли.
Приведем несколько фактов, красноречиво свидетельствующих о том, как связано количество документов на предприятии с результатом деятельности:
— внедрение системы «работы с колес» (меньше затрат и меньше документов) в западных фирмах позволило перейти на качественно новый уровень развития бизнеса, минимизировать затраты, оставаясь при этом конкурентоспособными, и соответственно получить больший процент прибыли;
— скорость обработки заказов особенно актуальна в сфере торговли. Ведь чем больше заказов предприятие сможет принять и за день оформить на складе, чем более скоординированной будет работа кладовщиков, операторов и бухгалтерии, тем существеннее будут ежедневные обороты продаж и, как следствие, сумма прибыли увеличится на несколько порядков (при той же величине первоначально вложенных средств);
— автоматизация управления документооборотом приводит к увеличению производительности управления на 30 — 40 %;
— большое количество внутренних документов тормозит скорость реакции предприятия на изменения рынка (например, изменение цен, валютных курсов и т. п.).
Но допустимо ли для ускорения работы сокращать количество формируемых документов? Не совсем так. Избыток информации, безусловно, не позволяет руководителю быстро принять решение, но ее недостаток, в свою очередь, не позволяет достичь оптимального решения. Как же быть? Ответ лежит на поверхности: нужно
обеспечить необходимое количество информации, затратив минимум времени. Реализовать этот принцип и призваны системы электронного документооборота (далее — СЭД). Ведь с помощью СЭД все «этапы» движения документа, которые ранее осуществлялись путем хождения с документом от одного работника к другому, теперь реализуются с помощью средств сетевой связи (ПК). Ниже на схеме (рис. 1) приведен пример движения документа в СЭД.
Два пути
Итак, ускорение документооборота — это оптимизация работы. Как же достичь ускорения документооборота? Сделать это можно двумя способами в зависимости от того, каковы начальные условия на предприятии.
Первый подходит для тех фирм, в которых практически все документы ведутся вручную, т. е. на бумажных носителях, и тогда начинать нужно с внедрения СЭД. Второй способ универсальный: он подходит как для более «продвинутых» организаций, в которых СЭД уже используется, так и для «бумажных» предприятий. Заключается данный способ в использовании новейших технических устройств, которые позволяют почти мгновенно преобразовать бумажный документ в электронный и наоборот (это быстродействующие сканеры, принтеры, факсы и прочее).
СЭД: Как определиться?
Сегодня на отечественном рынке насчитывается масса СЭД — от простых и дешевых (удобны для частных предпринимателей и малых предприятий) до разветвленных и дорогостоящих (рассчитаны на применение в солидных компаниях, крупных корпорациях иди холдингах). Как же выбрать из них именно ту, которая подойдет для Вашего предприятия? В целом оценить СЭД навскидку можно по следующим
критериям:— обеспечивает ли СЭД ввод и регистрацию документов (вручную или с применением сканера; если есть сканер, то предусмотрено ли распознавание отсканированных документов), передачу их из отдела в отдел, создание отчетов;
— предусмотрена ли в СЭД возможность установления сроков передачи документов, напоминания о необходимости подготовки очередного документа, списка заданий, календаря и прочее;
— есть ли возможность установить связи документов друг с другом, ссылки на другой документ;
— как организован поиск документа в СЭД, по каким реквизитам, обязательно ли их вводить полностью. Важно, чтобы можно было задать поиск по частичному совпадению слова, при этом результат поиска не должен быть ни избыточным, ни нулевым, есть ли возможность просмотреть все связанные с найденным документы;
— предусмотрено ли ведение архива и работа с архивными документами;
— позволяет ли СЭД ограничить права доступа к документам для различных категорий пользователей;
— существует ли возможность шифрования электронных документов;
— есть ли возможность наложения на документ электронной цифровой подписи (ЭЦП);
— существует ли возможность настроить систему в соответствии с потребностями предприятия без участия разработчика (изменить справочные данные, шаблоны документов или отчетов, сроки их составления и передачи, подкорректировать интерфейс пользователя и др.);
— есть ли связь СЭД с Интернетом, в частности можно ли отправлять/получать электронные документы посредством электронной почты;
— предоставляет ли разработчик программы услуги по ее установке и обучению персонала, производит ли систематическую поддержку пользователя, обновляет ли свой продукт, какую плату взимает за обслуживание и обновление;
— сколько стоит программный продукт.
При тестировании СЭД по перечисленным критериям следует иметь в виду особенности работы того предприятия, для которого выбирается СЭД. Если оно крупное, то соответственно СЭД должна уметь максимум, если же небольшое, то от нее потребуется наличие только базовых функций. Пользуясь таким принципом, вы сможете найти оптимальное соотношение «цена — качество СЭД» именно для вашей фирмы.
Но нужно учитывать, что увесистые и многофункциональные СЭД, во-первых, очень дорогостоящие, а во-вторых (что более важно), сложны в использовании. Эффективно их применять могут разве что огромные организации с большой службой компьютерной поддержки, которая сможет обучить персонал работе в конкретной многофункциональной СЭД.
Поэтому сейчас расскажем о СЭД, с которой можно начать знакомство с принципами работы СЭД. Основными ее достоинствами являются доступность и функциональность. К тому же программа является
полностью бесплатной, без каких либо ограничений по количеству записей, рабочих мест или времени. Скачать программу электронного документооборота «Регистрации документов организации» можно на официальном сайте компании — http: //www.araxgroup.ru. Дистрибутив программы займет до 10 Мб на Вашем жестком диске, а установленная программа потребует около 20 Мб, что по современным меркам совсем немного.
Возможности и установка программы
С помощью программы «
Регистрации документов организации» Вы можете осуществлять учет входящей и исходящей корреспонденции и внутренних документов (приказов, распоряжений и т. д.) организации. Существует возможность ведения нескольких организаций.Принципы работы данной СЭД следующие. При внесении документа в журнал создается его карточка. В карточке документа заполняются нужные поля, в случае необходимости может быть назначен ответственный за выполнение такого документа. Если документ должен быть выполнен к определенному сроку, то установите отметку о выдаче напоминания при загрузке программы. К записи о документе можно добавить приложение (как текстовое, так и графическое). В процессе работы предусмотрена возможность распечатывать журналы и отчеты.
Кроме того, есть возможность
настроить права доступа к журналам документов для каждого конкретного пользователя. Это очень важно, так как поможет соблюсти конфиденциальность информации. И еще немаловажный нюанс: программа реализует режим работы в сети.Процесс установки
программы достаточно прост. При первом запуске Вы увидите следующее диалоговое окно (рис. 2).
На данном этапе необходимо указать, в какую офисную программу будут отправлены отчеты в процессе работы. Если на Вашем компьютере используется Microsoft Word, следует выбрать пункт «
MS Office», если Microsoft Word не установлен — выбираем «OpenOffice.org». Далее желательно установить флажок напротив «Не показывать в дальнейшем», чтобы каждый раз при запуске не выполнять лишние действия при закрытии окна «Информация». Нажимаем «ОК» и переходим к окну программы (рис. 3).
Основную часть окна программы занимает разлинеенная белая область — это таблица окна «
Журнал регистрации документов». В таблице внутренние документы представлены в виде полосы с текстом. Верхняя последовательность слов — название столбцов. Нижняя последовательность символов и слов характеризует внутренние документы. Нажатие на заголовок упорядочивает таблицу по соответствующему столбцу. Желтым цветом выделяется внутренний документ, который вы поставили на контроль. Стоит отметить, что в программе можно выполнять копирование/вставку в любых полях таблицы и текстовых полях с помощью привычных горячих клавиш «Ctrl+C» — копирование — и «Ctrl+V» — вставка.Перед началом работы необходимо заполнить реквизиты организации в меню «
Сервис — Организации», как показано на рис. 4.
новый документ
Работа с программой не вызовет никаких сложностей. Для примера давайте рассмотрим, как создать
внутренний документ. Для этого перейдите на вкладку «Внутренние» в основном окне программы. Для добавления нового поручения нажмите кнопку «Добавить пункт» — откроется окно «Внутренний документ» (рис. 5).
Поля заполняются сверху вниз. Поле «
Номер Документа» заполняется автоматически как порядковый номер, «Дата Документа» также заполняется автоматически (берется текущая системная дата Windows). При нажатии кнопки «Файл» рядом с полем «Тип документа» откроется окно «Выбор типа документа» (рис. 5).В поле «
Распространяется на» указывают, на кого распространяется действие этого документа — на организацию или отдельный отдел. В этой же форме можно указать инициатора документа, исполнителя и название (например, приказ, распоряжение или служебная записка).В текстовое поле «
Содержание» вводят текст документа или комментарии к нему. На конечном этапе создания документа вводим дату контроля. Это позволит при запуске программы получать уведомления о необходимости проконтролировать выполнение условий документа. Уведомления начинают появляться за 3 дня до указанной даты контроля. Завершают редактирование карточки ее распечаткой либо сохранением в журнал. Отчет создается автоматически на основе введенных данных (рис. 6).
В программе предусмотрена возможность экспортировать документы в Excel. Также весьма полезна возможность архивации баз данных для их сохранности. Сохранив копию базы данных программы, например на CD-диске или флэш-накопителе, Вы будете уверены, что даже в результате серьезной поломки компьютера имеется возможность восстановить данные из архива. Вызывается эта полезная функция в меню «
Сервис — Резервное копирование базы».При желании в программе можно использовать ряд справочников, таких как сторонние организации, сотрудники, исполнители, местонахождения, наименования внутренних документов и т. д. Все они доступны из панели «
Справочники», которая находится в главном меню программы «Регистрация документов организации». Таким образом, мы имеем бесплатный и удобный инструмент для учета документации на небольшом предприятии.
Чтобы СЭД была эффективной
В заключение важно обратить внимание на следующее: как бы ни была удобна и продумана СЭД, нужно помнить о том, что
положительный эффект она может дать только при выполнении определенных условий, а именно:— разработаны перечень документов, которые планируется обрабатывать с помощью СЭД, и шаблоны, по которым будут создаваться указанные документы;
— четко распределены обязанности по созданию и обработке конкретных документов между каждым из сотрудников. Поскольку требования СЭД могут отличаться от устоявшихся правил бумажного документооборота, важно кратко и доходчиво разъяснить их работникам;
— ограничены права доступа к документам;
— обеспечен контроль за действиями исполнителей (работников);
— обеспечена эффективная мотивация (стимул) у самих сотрудников переходить к СЭД;
— ведется электронный архив документов (т. е. надежно хранятся резервные копии).
СКАНЕР В ПОМОЩНИКИ
Следует отметить, что для успешной работы с документацией одного программного обеспечения недостаточно. Все чаще возникает потребность в сканировании накопившихся архивов и технической документации. Это позволяет значительно
сократить объем бумажных документов на предприятии, а также обеспечить к ним массовый доступ. Успешный перевод документации в электронный вид невозможен без использования скоростных сканеров. Существует целый ряд моделей специализированных сканеров документов. Они проводят быструю оцифровку Ваших документов в полуавтоматическом режиме.Бумажные документы, проходя сканирование, превращаются в электронные копии, и при работе с ними владелец информации получает все преимущества электронной обработки данных. Электронные копии при хранении занимают намного меньше места, не теряются, не портятся и могут быть мгновенно найдены по запросу с любого рабочего места, подключенного к локальной сети (или к сети Интернет), что очень удобно.
Вот, собственно говоря, и все, что мы хотели рассказать об ускорении документооборота. С каждым годом количество СЭД растет. Тем не менее, разобравшись с принципами работы хотя бы одной из них, не составит труда в дальнейшем освоить новую разработку в данной сфере. А вот в том, что применение СЭД сегодня — преимущество, а завтра — объективная необходимость, сомневаться уже не приходится. Достаточно хотя бы сравнить опыт предприятий десятилетней давности по использованию компьютеров с тем, что происходит сейчас, ведь даже налоговая принимает отчетность в электронном виде. Более того, нельзя стоять на месте: внедрив СЭД, нужно повышать ее отдачу. В этом помогут новейшие сканеры и принтеры (правда, при их выборе тоже следует оценивать соотношение «выгода — стоимость»).
Надеемся, что с помощью представленной информации вы легко сделаете свой бизнес успешнее и оставите конкурентов далеко позади. Удачи!
