СЕД замість купи паперів

Документ — це основне джерело інформації в роботі підприємства. А оскільки інформація може мати зовсім різний характер, то й документів, що їй відповідають, теж існує чимало: платіжки для оформлення розрахункових операцій, накази про прийняття нових працівників, службові записки, зведені відомості та, нарешті, звіти про результати діяльності за цілий рік — ось далеко не повний перелік документації на підприємстві. Так, багато. Причому у процесі роботи той чи інший документ може бути потрібний неодноразово різним працівникам. Маршрут руху документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення називається «документообіг».

За даними компанії Xerox, до 60 % часу працівників в організаціях витрачається на пошук необхідних паперів. Тому чим скоріше документ відшукається та зможе «пройти» свій маршрут, тим оперативніше підприємство обслужить клієнтів і тим більше буде їх кількість та, природно, сума прибутку.

Наведемо декілька фактів, що красномовно свідчать про те, як пов’язана кількість документів на підприємстві з результатом діяльності:

— запровадження системи «роботи з коліс» (менше витрат і менше документів) у західних фірмах дозволило перейти на якісно новий рівень розвитку бізнесу, мінімізувати витрати, залишаючись при цьому конкурентоспроможними, та відповідно отримати більший відсоток прибутку;

— швидкість обробки замовлень особливо актуальна у сфері торгівлі. Адже чим більше замовлень підприємство зможе прийняти та оформити за день на складі, чим скоординованішою буде робота комірників, операторів та бухгалтерії, тим істотніше будуть щоденні обороти продажів і, як наслідок, сума прибутку збільшиться на декілька порядків (при тій самій величині первісно вкладених коштів);

— автоматизація управління документообігом призводить до збільшення продуктивності управління на 30 — 40 %;

— велика кількість внутрішніх документів гальмує швидкість реакції підприємства на зміни ринку (наприклад, зміну цін, валютних курсів тощо).

Але... чи припустимо для прискорення роботи скорочувати кількість документів, що формуються? Не зовсім так. Надлишок інформації, безумовно, не дозволяє керівнику швидко прийняти рішення. Але її недостатність, у свою чергу, не дозволяє досягти оптимального рішення. Як же бути? Відповідь лежить на поверхні: потрібно забезпечити необхідну кількість інформації, витративши мінімум часу. Реалізувати цей принцип і покликано системи електронного документообігу (далі — СЕД). Адже за допомогою СЕД усі «етапи» руху документа, що раніше здійснювалися шляхом ходіння з документом від одного працівника до іншого, тепер реалізуються за допомогою засобів мережевого зв’язку (ПК). На схемі (рис. 1) наведено приклад руху документа в СЕД.

Отже, прискорення документообігу — це оптимізація роботи. Як же досягти прискорення документообігу? Зробити це можна двома способами, залежно від того, які початкові умови на підприємстві. Перший підходить для фірм, де практично всі документи ведуться вручну, тобто на паперових носіях, тоді слід починати із запровадження СЕД. Другий спосіб універсальний: він підходить як для більш просунутих організацій, в яких СЕД уже використовується, так і для «паперових» підприємств. Полягає цей спосіб у використанні новітніх технічних пристроїв, які дозволяють майже миттєво перетворити паперовий документ на електронний і навпаки (це швидкодіючі сканери, принтери, факси тощо).

Сьогодні на вітчизняному ринку є велика кількість СЕД: від простих і дешевих (зручні для приватних підприємців та малих підприємств) до розгалужених і дорогих (розраховані на застосування в солідних компаніях, великих корпораціях чи холдингах). Як же вибрати з них саме ту, яка підійде для вашого підприємства? У цілому оцінити СЕД навскидку можна за такими критеріями:

— чи забезпечує СЕД введення та реєстрацію документів (уручну або із застосуванням сканера; якщо є сканер, то чи передбачено розпізнавання відсканованих документів), передавання їх з відділу у відділ, створення звітів;

— чи передбачено в СЕД можливість установлення строків передачі документів, нагадування про необхідність підготовки чергового документа, список завдань, календар тощо;

— чи є можливість установити зв’язки документів один з одним, посилання на інший документ;

— як організовано пошук документа в СЕД, за якими реквізитами, чи обов’язково їх вводити повністю. Важливо, щоб можна було задати пошук за частковим збігом слова, при цьому результат пошуку не має бути ні надмірним, ні нульовим, чи є можливість переглянути всі пов’язані зі знайденим документи;

— чи передбачено ведення архіву та роботу з архівними документами;

— чи дозволяє СЕД обмежити права доступу до документів для різних категорій користувачів;

— чи існує можливість шифрування електронних документів;

— чи є можливість накладення на документ електронного цифрового підпису (ЕЦП);

— чи існує можливість настроїти систему відповідно до потреб підприємства без участі розробника (змінити довідкові дані, шаблони документів чи звітів, строки їх складання та передачі, підкоригувати інтерфейс користувача тощо);

— чи є зв’язок СЕД з Інтернетом, зокрема, чи можна надсилати/отримувати електронні документи за допомогою електронної пошти;

— чи надає розробник програми послуги з її встановлення та навчання персоналу, чи проводить систематичну підтримку користувача, чи оновлює свій продукт, яку плату справляє за обслуговування та оновлення;

— скільки коштує програмний продукт.

При тестуванні СЕД за переліченими критеріями слід мати на увазі особливості роботи підприємства, для якого вибирається СЕД. Якщо воно велике, відповідно СЕД має «вміти» максимум, якщо ж, навпаки, невелике — від неї буде потрібна наявність лише базових функцій. Користуючись таким принципом, ви зможете знайти оптимальне співвідношення «ціна—якість СЕД» саме для вашої фірми.

Але… слід ураховувати, що важкі і багатофункціональні СЕД, по-перше, дуже дорогі, а по-друге, що важливіше, складні у використанні. Ефективно їх застосовувати можуть хіба що величезні організації з великою службою комп’ютерної підтримки, яка зможе навчити персонал роботі в конкретній багатофункціональній СЕД.

Тому зараз розповімо про СЕД, з якою можна почати знайомство з принципами роботи СЕД. Основними її перевагами є доступність та функціональність. До того ж програма є повністю безкоштовною, без будь-яких обмежень щодо кількості записів, робочих місць або часу. Скачати програму електронного документообігу «Регистрации документов организации

За допомогою програми «

Принципи роботи цієї СЕД такі. При внесенні документа до журналу створюється його картка. У картці документа заповнюються потрібні поля, у разі потреби може бути призначено відповідального за виконання такого документа. Якщо документ має бути виконано до певного строку, то встановіть позначку про видачу нагадування при завантаженні програми. До запису про документ можна долучити додаток (як текстовий, так і графічний). У процесі роботи передбачено можливість роздруковувати журнали та звіти.

Крім того, є можливість

Процес установлення програми досить простий. При першому запуску ви побачите діалогове вікно (рис. 2).

На цьому етапі необхідно вказати, до якої офісної програми буде відправлено звіти у процесі роботи. Якщо на вашому комп’ютері використовується Microsoft Word, слід вибрати пункт «

Робота з програмою труднощів не викличе. Для прикладу давайте розглянемо, як створити внутрішній документ. Для цього перейдемо на вкладку «

На завершення варто звернути увагу на таке: якою б зручною та продуманою не була СЕД, слід пам’ятати, що позитивний ефект вона може дати тільки при виконанні певних умов, а саме:

— розроблено перелік документів, які планується обробляти за допомогою СЕД, та шаблони, за якими створюватимуться зазначені документи;

— чітко розподілено обов’язки зі створення та обробки конкретних документів між працівниками. Оскільки вимоги СЕД можуть відрізнятися від усталених правил «паперового» документообігу, важливо стисло та дохідливо донести їх до працівників;

— обмежено права доступу до документів;

— забезпечено контроль за діями виконавців (працівників);

— забезпечено ефективну мотивацію (стимул) у самих працівників переходити до СЕД;

— ведеться електронний архів документів, тобто надійно зберігаються резервні копії.

Слід зауважити, що для успішної роботи з документацією одного програмного забезпечення недостатньо. Усе частіше виникає потреба у скануванні архівів та технічної документації, що накопичилися. Це дозволяє значно скоротити обсяг паперових документів на підприємстві, а також забезпечити до них масовий доступ. Успішне переведення документації в електронний вигляд неможливе без використання швидкісних сканерів. Існує кілька моделей спеціалізованих сканерів документів. Вони проводять швидке оцифрування ваших документів у напівавтоматичному режимі.

Паперові документи, проходячи сканування, перетворюються на електронні копії, і при роботі з ними власник інформації отримує всі переваги електронної обробки даних. Електронні копії при зберіганні займають набагато менше місця, не втрачаються, не псуються і їх можна миттєво знайти за запитом з будь-якого робочого місця, підключеного до локальної мережі (або до мережі Інтернет), що дуже зручно.