Excel 2007: форматирование чисел
 | Говоря о работе в Excel, я всегда придавал вопросам форматирования второстепенное значение. И это не случайно. Табличный процессор — это инструмент программирования задачи, поэтому алгоритм ее решения, способ достижения результата в данном случае играет определяющую роль. Но сейчас я хочу нарушить это правило и рассмотреть проблему форматирования подробно. И дело не в том, что в Excel 2007 появились новые возможности для оформления таблиц и пользоваться этими инструментами стало удобнее. Разработчики Excel усовершенствовали средства форматирования в той части, которая помогает контролировать данные. И не только. В редакции 2007 появилась новая возможность учитывать форматы при обработке данных, а новые инструменты условного форматирования позволяют бухгалтеру буквально с первого взгляда оценить соотношение величин в длинном списке значений. С этими и другими аспектами форматирования Excel 2007 нам и предстоит познакомиться. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Форматирование в работе бухгалтера используется в двух аспектах. С одной стороны, это средство оформления документов. С другой — инструмент для визуального контроля за данными и результатом их обработки. На практике оба эти момента тесно взаимосвязаны, поэтому и рассматривать их мы будем комплексно, применительно к каждому конкретному инструменту. А сделаем это в такой последовательности. Вначале проанализируем возможности форматирования
ячеек. Здесь нас в первую очередь будут интересовать два вопроса: какие способы форматирования наиболее приспособлены к бухгалтерской специфике и как можно воспользоваться специальными форматами для контроля данных? Поскольку бухгалтер обычно оперирует числами, мы уделим повышенное внимание проблеме форматирования чисел и работе с пользовательскими форматами. Разобравшись с форматом ячеек, перейдем к параметрам форматирования колонок. Здесь главный интерес будут представлять инструменты быстрого форматирования таблиц, в том числе работа с автоформатом. В завершение темы рассмотрим два важнейших момента — использование условных форматов и стилей, а также те новинки, которые появились в редакции Excel 2007. А начнем с интерфейса и форматирования чисел.
Инструменты
форматирования Excel 2007
Первое, что бросается в глаза при работе с Excel 2007, — отличия в пользовательском интерфейсе. Разумеется, эти отличия коснулись и средств форматирования таблиц. Теперь эти инструменты разбиты на отдельные группы и расположены на вкладке «
Главная» основного меню программы. Всего групп, которые имеют отношение к форматированию, пять (рис. 1): «Шрифт», «Выравнивание», «Число», «Стили», «Ячейки». Указанные группы иконок охватывают практически все средства форматирования, кроме одного: иконка «Формат по образу» расположена в группе «Буфер обмена».
Как видим, отличие от Excel 2003 существенное, но на самом деле это не совсем так. Главная цель разработчиков Excel 2007, на мой взгляд, состояла в том, чтобы организовать удобный доступ к инструментам форматирования, максимально сохранив при этом
преемственность предыдущих версий. И данной цели они достигли — об этом мы поговорим немного позже. А пока вкратце о составе каждой группы.Группа «
Шрифт» — включает наиболее распространенные элементы управления шрифтами в документе Excel. Перечислим их назначение в порядке слева-направо и сверху-вниз. Первые две иконки в группе позволяют выбрать гарнитуру и размер шрифта. За ними следует пара значков «Увеличить размер шрифта» и «Уменьшить размер шрифта». Во второй строке идут три иконки, чтобы задать полужирное, курсивное начертание или написать текст с подчеркиванием. Далее расположена пара иконок, которые непосредственного отношения к шрифтам не имеют. Это список для выбора границ и цвета фона у ячеек. Последняя иконка группы — список для определения цвета символов.Группа «
Выравнивание» — эти элементы отвечают за расположение текста и чисел в пределах ячейки или блока ячеек. Первые три иконки группы задают параметры вертикального выравнивания («По верхнему краю», «Выровнять по середине», «По нижнему краю»). Справа от этих элементов стоит иконка для изменения ориентации текста. Она поворачивает его по часовой или против часовой стрелки, может выстроить символы в направлении сверху-вниз и т. д. Крайняя правая иконка в первой строке называется «Перенос текста». Действие ее очевидно: разбить длинный текст, по словам на несколько строк, чтобы расположить результат в пределах заданной ширины колонки.Вторая строка группы начинается тремя иконками для горизонтального выравнивания: «
Выровнять текст по левому краю», «По центру», «Выровнять текст по правому краю». Завершают группу два инструмента: «Уменьшить отступ» и «Увеличить отступ». Они сдвигают содержимое ячейки влево или вправо на фиксированное расстояние. В чем-то эти инструменты похожи на действие клавиши «Tab» при работе с текстом. Последняя иконка в группе «Объединить и поместить в центре» нужна для того, чтобы объединить несколько ячеек рабочего листа в одно целое. Такая возможность незаменима при создании многоуровневых шапок в документе.Группа «
Число» объединяет иконки для форматирования чисел. В верхней части группы расположен список «Общий», в котором собраны наиболее используемые форматы. Ниже находятся иконки для назначения финансового и процентного форматов. Две последние иконки в группе (крайние справа) позволяют увеличить или уменьшить разрядность числа.В группе «
Стили» собраны инструменты «интеллектуального» форматирования. В первую очередь это кнопка «Условное форматирование». Щелчок на этой кнопке раскрывает меню из восьми пунктов. Оно позволяет отформатировать данные в таблице по условию с одновременным анализом содержимого ячейки. В этом случае изменение в данных на рабочем листе будет менять и его форматирование. Такая возможность очень полезна в практической работе бухгалтера. Иконки «Форматировать как таблицу» и «Стили» я бы отнес к инструментам автоматического форматирования таблиц. Они позволяют буквально одним движением мыши выполнить целый набор операций по оформлению рабочего листа, и даже видоизменить его структуру!В группе «
Ячейки» к инструментам форматирования относится всего одна иконка «Формат». Щелчок на ней раскрывает меню из 12 пунктов. Здесь собраны все средства для управления шириной колонок, высотой строк, защитой ячеек. В этом же меню можно перемещать и копировать листы, изменять цвет их ярлычков, параметры видимости строк и колонок.Как видим, меню «
Формат» старого доброго Excel 2003 теперь распределено практически на все группы вкладки «Главная» основного меню программы. На первых порах это может показаться непривычным. Но тщательный анализ показал, что при выполнении одних и тех же операций по форматированию в Excel 2007 нужно сделать гораздо меньше щелчков мышью, чем в предыдущей версии программы. Более того, в нижнем правом углу каждой группы есть специальный значок. На рис. 1 он показан как «Открыть окно "Формат ячеек"». Щелчок на этом значке раскроет привычное окно форматирования Excel 2003! Причем сразу сделает активной одну из закладок «Число», «Выравнивание» или «Шрифт», в зависимости от того, с какой группы было выполнено это действие. Такая возможность полностью закрывает вопрос совместимости интерфейса Excel 2007 и Excel 2003.Совет
Используйте горячие клавиши для форматирования таблицы. Все основные комбинации Excel 2003 разработчики сохранили в Excel 2007. Это не только самый быстрый способ выполнить действие — горячие клавиши всегда выручат в трудную минуту, когда вы запутались в новинках интерфейса Excel 2007. Кроме того, старайтесь почаще применять последовательности клавиатурных сокращений для работы с меню. Например, последовательность «Alt → Я → З» моментально раскроет палитру цветов. Остается навигационными клавишами выбрать нужный цвет фона и нажать «Enter».Со структурой интерфейса мы разобрались. Пора переходить непосредственно к форматированию. И начнем мы с ячеек.
Параметры
форматирования ячеек
Все возможные параметры форматирования ячеек собраны в специальном окне «
Формат ячеек», изображенном на рис. 2. Чтобы вызвать это окно, нужно сделать так:1) перейти к группе «
Число», «Шрифт» или «Выравнивание»;2) щелкнуть левой кнопкой на иконке «
Открыть окно "Формат ячеек"».Это же действие можно выполнить через правую кнопку мыши. Для этого щелкните правой кнопкой на ячейке, которую хотите отформатировать. Из контекстного меню выберите пункт «
Формат ячеек…».Совет
Последовательность «Alt → Я → ФЯ» открывает окно «Формат ячеек» на закладке «Число», «Alt → Я → ФТ» — на закладке «Шрифт», «Alt → Я → ФА» — на закладке «Выравнивание».Параметры форматирования в окне распределены на шесть закладок: «
Числа», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Вид», «Защита». Каждая закладка объединяет определенную группу параметров, а именно:«
Число» — отвечает за представление чисел.«
Выравнивание» — объединяет параметры вертикального и горизонтального выравнивания, направления текста, способов объединения ячеек, переноса текстов по словам.«
Шрифт» — здесь можно установить параметры шрифтов и специальных эффектов (зачеркнутый, подстрочный и т. д.).«
Граница» — на этой закладке выбирают цвет, тип линий и способ нанесения границ у ячеек и блоков.«
Вид» — определяет цвет и способ заливки ячеек.«
Защита» — позволяет управлять защитой ячеек. Такая возможность поможет защитить формулы от случайного повреждения.Совет
Переключаться между закладками можно щелчком мыши. Но удобнее делать это комбинациями «Ctrl+PgUp» (перейти на закладку влево) «Ctrl+PgDn» (на закладку вправо).Первой в окне «
Формат ячеек» расположена группа «Число». Сейчас наша задача — познакомиться с основными параметрами этой группы и выбрать наиболее интересные с точки зрения бухгалтерской специфики.
числовые
форматыНа закладке «
Число» (рис. 2) в виде списка представлены 12 разновидностей форматирования чисел. Из этого многообразия бухгалтер может ограничиться пятью: «Общий», «Числовой», «Процентный», «Дата», «Текстовый». 
Формат «
Общий» — в некотором смысле «интеллектуальный» формат. Он удобен тем, что выводит числа с учетом количества знаков в дробной части и при этом учитывает ширину колонки. Если ширина колонки достаточна, число выводится полностью, если нет — округляется.Важно!
Округление чисел в результате форматирования выполняется только на экране. В расчетах используются реальные значения, которые записаны в ячейках.Формат
«Числовой» позволяет явно указать количество цифр после запятой, а параметр разделения на триады и (очень важно!) — выделить красным цветом отрицательные числа. Этот формат лучше других приспособлен к специфике бухгалтерских и экономических расчетов. Для отображения денежных значений прекрасно подходит числовой формат с двумя знаками после запятой и параметром отображения отрицательных значений красным цветом. Целые числа (количества) выводите без дробной части, выделив отрицательные значения красным.Для представления чисел в виде процентов удобен формат «
Процентный». В нем можно регулировать количество знаков после запятой. Например, число «0,1» в процентном формате с двумя точками после запятой будет выглядеть как «10,00%».Для отображения дат используют формат
«Дата». Рекомендую ограничиться двумя его разновидностями — четыре цифры года или две цифры года.Формат «
Текстовый» назначают тем данным, которые не должны участвовать в арифметических операциях. Например, если в ячейку записать «12.5», Excel преобразует это число в дату «12 мая» (так как использован разделитель точка). Чтобы этого не произошло, нужно предварительно присвоить ячейке текстовый формат, а затем вводить в нее данные.Для отображения суммы в валюте иногда полезен формат
«Финансовый». Вот, пожалуй, и все основные форматы для повседневной работы бухгалтера.
Назначение формата ячейкам
Чтобы присвоить формат ячейкам рабочего листа, сделайте так:
1. Выделите ячейки, которые нужно отформатировать.
2. Откройте окно «
Формат ячейки» любым из описанных способов.3. Перейдите на закладку «
Число».4. В списке «
Числовые форматы:» выберите нужный формат.5. В правой части этого окна для каждого из форматов, кроме «
Общий» и «Текстовый», появляется набор параметров. Эти параметры доступны для редактирования.6. Установите значения параметров для выбранного формата и щелкните на кнопке «
ОК».В качестве примера отформатируем описанным способом фрагмент табличной части налоговой накладной (рис. 3). Последовательность действий будет такой:
1. Становимся на «
B29», где записана дата.2. Вызываем окно «
Форматирование ячеек», переходим к закладке «Числа» («Alt → Я → ФТ»).3. В списке «
Числовые форматы:» выбираем строку «Дата». Окно форматирования примет вид, как на рис. 4. 
4. Справа от списка показаны образцы представления дат. Бланк табличной части у нас широкий. Поэтому выбираем вариант форматирования, где год показан двумя знаками (рис. 4). Нажимаем «
ОК».5. Выделяем ячейки с нумерацией строк и данными о
количестве товара (в примере это «A29:A31» и «E29:E31»).6. Вызываем окно «
Формат ячейки», в списке «Числовые форматы:» выбираем строку «Числовой». Для выбранных ячеек параметр «Число десятичных знаков:» делаем равным нулю. Кроме того, разумно проконтролировать неотрицательность введенных значений. Поэтому в списке «Отрицательные числа:» выбираем вариант, как на рис. 2. Теперь в случае ошибки отрицательные значения будут подсвечены красным.7. Если в бланке предполагается использовать большие числа, установите флажок «
Разделитель групп разрядов()». В таком случае триады числа будут отделены друг от друга. Нажимаем «ОК».8. Выделяем блок с остальными значениями табличной части. Это ячейки «
F29:k31». Для них выбираем формат «Числовой», только параметр «Число десятичных знаков:» устанавливаем равным «2». Нажимаем «ОК».Большинство описанных действий можно выполнить через иконки группы «
Число». Щелкаем на выпадающем списке в верхней части окна на рис. 5. На экране появится меню из 12 пунктов. Все они связаны с наиболее употребляемыми параметрами форматирования чисел. Но параметры этого форматирования заданы по умолчанию. Из предложенного списка для нашего примера можно было бы использовать «Числовой». В нем предусмотрены два знака после запятой, а форматирование красным отрицательных значений и разделение триад отключены. В целом такой формат применим для оформления цен и сумм в табличной части накладной. Для этой же цели можно было воспользоваться и вариантом «Денежный». Он применит к ячейкам финансовый формат без подписи типа валюты. Для даты в ячейке «B29» подошел бы вариант «Краткая дата». 
Пять элементов в нижней части меню на рис. 6 применяют: финансовый формат (предусмотрено семь вариантов, в том числе для валюты «грн.»), процентный, финансовый с разделителями триад (точность два знака после запятой) и т. д. Пункт «
Другие числовые форматы…» раскрывает окно «Формат ячеек». Думаю, на этом можно закрыть вопрос использования стандартных форматов и рассмотреть дополнительные возможности форматирования MS Excel 2007. 
Дополнительные форматы
К этим возможностям на практике обращаются редко. Тем не менее знать о них полезно. Например, когда понадобится ввести в рабочую книгу телефонный номер, почтовый индекс или табельный номер. Используя дополнительные форматы, вы можете ввести телефонный номер как обычное число, а Excel сам добавит между цифрами тире и заключит младшие символы в круглые скобки. Выглядит очень аккуратно. Дополнительные форматы сосредоточены в окне «
Формат ячеек» в разделе «Дополнительный». Все возможные варианты нам ни к чему. Воспользуемся некоторыми, самыми распространенными элементами данного раздела. А в качестве примера оформим небольшой фрагмент документа «Податковий розрахунок комунального податку», где находятся сведения о плательщике (рис. 7)*. Нас интересуют ячейки «P4», «P5», «P6», «P7». Для форматирования этого блока делаем так:* В названии документа и по тексту сохранен язык оригинала. —
Примеч. ред. 
1. Выделяем ячейки «
P4», «P5».2. Вызываем окно «
Формат ячеек», в списке «Числовые форматы:» щелкаем на строке «Текстовый».3. Переходим в ячейку «
P4», набираем индекс как обычное число. В ячейке «P5» печатаем «057». Результат показан на рис. 7. Признаком текстового формата является то, что в строке «057» виден ведущий ноль.4. Выделяем ячейки «
P6», «P7».5. Вызываем окно «
Формат ячеек», выбираем из списка строку «Дополнительный». Окно «Формат ячеек» примет вид, как на рис. 8. 
6. В списке «
Язык (местоположение):» ставим вариант «русский». В окошке «Тип:» появятся четыре значения.7. Из списка «
Тип:» выбираем «Номер телефона», нажимаем «ОК».8. Печатаем в «
P6» строку «80973656232», а в ячейку «P7» — строку «805723773254». Результат показан на рис. 7: Excel отформатировал номер телефона, как это принято в практике отечественного делопроизводства.
Пользовательские форматы
Бывают ситуации, когда встроенных форматов недостаточно. Для таких случаев Excel позволяет создавать собственные форматы. С помощью таких формататов можно, например, вместе с датой показать день недели или ведущие нули для чисел, меньших «
1», и т. д. Чтобы создать пользовательский формат, нужно определить его маску. Сделать это можно следующим образом:1. Выделите одну или несколько ячеек, которые собираетесь отформатировать.
2. Вызовите окно «
Формат ячеек», перейдите на закладку «Число».3. В списке форматов выберите элемент «
(все форматы)».4. В поле «
Тип» напечатайте маску нового формата. При желании можно взять за основу маску одного из имеющихся форматов, расположенных в области поля «Тип».5. Щелкните на кнопке «
ОК». Созданный формат будет применен к выделенным ячейкам.Важно!
Пользовательские форматы Excel сохраняет в списке окна «Формат ячеек», чтобы использовать их в дальнейшем.Основная трудность при создании форматов — формирование маски. Различают два вида масок: для даты и времени, для числовых и текстовых данных.
Совет
Чтобы увидеть в диалоговом окне «Формат ячеек» маску встроенного формата, сначала в списке «Числовые форматы» выберите нужный тип, затем щелкните мышью на элементе «(все форматы)». Маска указанного встроенного формата появится в поле «Тип». Теперь ее можно отредактировать и сохранить в виде пользовательского формата. Вот пример. Выберите категорию «Дата», в ней вариант «14.03.01». Не применяя формат, щелкните на категорию «(все форматы)». В поле «Тип» будет стоять маска «dd.mm.yy;@». Такой прием поможет вам освоить маски форматов.Для создания масок в Excel используют специальные символы. Перечень основных (но не всех!) символов для работы с масками даты и времени показан в табл. 1.
Таблица 1
Основные символы для создания масок формата дат и времени
| Маска формата | Значение |
| Д | Отображение даты в виде числа от «1» до «31» |
| ДД | Отображение даты в виде числа от «01» до «31» |
| ДДД | Вывод сокращенного обозначения дня недели («Пн», «Вт» и т. д.) |
| ДДДД | Полное отображение дня недели («Понедельник», «Вторник» и т. д.) |
| М | Представление номера месяца числом от «1» до «12». Применительно ко времени — отображение минут в виде числа от «1» до «60» |
| ММ | Представление месяца числом от «01» до «12». В формате времени — отображение минут в виде от «01» до «60» |
| МММ | Сокращенное обозначение месяца («Янв», «Фев» и т. д.) |
| ММММ | Полное отображение названия месяца («Январь», «Февраль» и т. д.) |
| ГГ | Представление года двумя последними цифрами («09») |
| ГГГГ | Представление года в формате четырех знаков («2009») |
| Ч | Представление часов значениями от «0» до «23» |
| ЧЧ | Представление часов значениями от «00» до «23» |
| С | Представление секунд значениями от «0» до «59» |
| СС | Представление секунд значениями от «00» до «59» |
| АМ/РМ, am/pm | Представление времени в формате АМ/РМ или am/pm (до или после полудня) |
Вот несколько примеров работы с символами маски для дат и времени.
Пример 1
В завершающей части документа «Податковий розрахунок комунального податку» нужно вписать дату в таком представлении: «
" __" ______ 2009 г.» (кавычки можно использовать любые). Для решения задачи подойдет маска «"ДД" ММММ ГГГГ "г."». Чтобы опробовать формат, делаем так.1. В ячейку запишем дату, например «
09/03/09».2. Назначим ячейке созданный формат. Результат будет такой: «
09 Март 2009 г.»Пример 2
В ячейку запишем дату «
09/03/09» и применим формат: «ДДД, ДД-ММ-ГГГГ». Результат на экране будет выглядеть так: «Пн, 09-03-2009». Маска «ДДДД, ДД-ММ-ГГГГ» покажет результат в виде «понедельник, 09-03-2009»Пример 3
Чтобы показать ИНТЕРВАЛ времени в маске формата, значение нужно заключить в квадратные скобки. Допустим, что в «
А1» записано значение «12.3.2009 10:15», в «А2» — значение «12.3.2009 9:42», в ячейке «A3» — формула «=А1-А2». Применим к «A3» формат «[мм]:ММ:СС». Теперь в «A3» Excel покажет интервал времени (в минутах и секундах) между этими двумя событиями, а именно «33:01:00».Работая с числовыми и текстовыми данным, вы тоже можете пользоваться масками форматов. Причем вариантов здесь гораздо больше. Основные символы для конструирования маски показаны в табл. 2.
Таблица 2
Основные символы для создания масок формата чисел и текста
| Маска формата | Значение |
| 1 | 2 |
| 0 | Символ заполнения разрядов. Нужен для контроля количества разрядов в числе. Например, число «0,15» в формате «0,000» выглядит как «0,150», а число «0,157321» — как «0,157» |
| ? | Действие символа аналогично предыдущему, но в разряды дробной части заносятся не нули, а пробелы. Для числа «0,25» маска «0,000» вернет результат «0,250», а маска «0,???» — результат «0,25» |
| # | Действие символа похоже на два предыдущих, но он ничего не добавляет к числу и не изменяет его разрядность. Символ «#» применяют, когда нужно жестко зафиксировать порядок расстановки разделителей и пробелов. Маска «# ###» покажет число «123456789» в виде «123 456 789» |
| , | Отделяет целую и дробную части. Используется только вместе с другими символами маски для управления положением запятой. Например, формат «0,###» покажет число «0,12367» как «0,124» |
| Символ пробела | Разделитель разрядов тысяч. Он может также использоваться для округления и масштабирования значений. Например, формат «# ###» расставит пробелы после каждого третьего разряда числа. Если к этому формату добавить пробел справа, значение будет округлено до тысяч. При добавлении еще одного пробела в конце маски значение будет округляться до миллионов и т. д. |
| ()$- + /, | Текстовые константы — эти символы просто попадают в указанную позицию |
| \ | Используют для добавления текста. Будучи расположенным перед любым другим символом, он переносит его в форматируемую строку. Пример: маска «\т» вставит в результат символ «т» |
| "текст" | Строковая константа. Например, с помощью маски «Часть №» в ячейке появится такая же фраза — «Часть №» |
| * | Признак повтора, дублирует следующий за ним символ до полного заполнения ширины ячейки. В маске может присутствовать только один раз |
| @ | Символ подстановки. Работает, когда в ячейке записан текст. Символ «@» указывает, где именно этот текст нужно расположить. Пример: в ячейке есть текст «: наличными», формат «"Форма оплаты"@» покажет «Форма оплаты: наличными»
|
| [цвет] | Определяет цвет, которым будет выводиться текст. Формат «[красный] # ###, ##» покажет число в ячейке красным цветом |
На практике иногда возникает потребность использовать разные способы форматирования в зависимости от текущего значения в ячейке. В Excel такая возможность есть. При создании пользовательского формата можно указать несколько масок, отделив их друг от друга точкой с запятой. Если заданы
два формата, то первый используется для положительных и нулевых значений, а второй — для отрицательных. Если указаны три формата, первый Excel применит для положительных значений, второй — для нулевых и третий — для отрицательных. Если указать четыре формата, первые три используются для положительных, отрицательных и нулевых значений, а четвертый — для текстовых данных.Пример 4
Создаем маску
«# ###; [красный]* ###; "Ноль"; "Прим.: " @» и форматируем по ней ячейку. Пишем в ячейку число «1520», результат будет «1 520». Вводим в ячейку «-500». Результат «500» будет показан красным цветом, без знака «-». Вводим в ячейку «0», результатом будет текст «Ноль». Печатаем в ячейку любой текст, например «Пусто». В результате увидим «Прим.: Пусто».Важно!
Возможность изменять форматирование в зависимости от содержимого ячеек — важный инструмент в работе бухгалтера. Он позволяет организовать визуальный контроль за данными и за их обработкой. Конечно, в Excel есть и другие способы решить такую задачу, но и умелое применение пользовательских форматов прекрасно справится с проблемой.
СОЗДАНИЕ УСЛОВНЫХ ФОРМАТОВ
Маски — очень удобный и гибкий способ форматирования ячеек. Но разработчики Excel пошли дальше. Они внедрили возможность создавать
условные форматы! В этом случае тоже используются маски, но их текст и условия нужно писать в квадратных скобках. Как видите, ничего сложного. Например, мы хотим к табличной части налоговой накладной (рис. 3) применить формат, в котором числа, меньшие или равные «10», отображались одним цветом, а большие «10» — другим. Для этого в диалоговом окне «Формат ячеек» во вкладке «Число» выберем категорию «(все форматы)» и в поле «Тип» печатаем маску: «[Красный] [<=10] ; [Синий] [>10]». Теперь числа, меньшие или равные «10», будут отображаться красным цветом, а большие «!0» — синим. В Excel доступны такие цвета: «[Черный]», «[Голубой]», «[Розовый]», «[Белый]», «[Синий]», «[Зеленый]», «[Красный]», «[Желтый]».В условных форматах можно использовать текст. Например, при использовании маски «
0" грн. (Дт)" ;-0" грн. (Кт)"» к значению числа будет добавляться денежная единица «грн.» и слово «Дт» или «Кт», в зависимости от того, будет введенное число положительным или отрицательным.
Ввод повторяющихся символов
На практике встречаются ситуации, когда поля бланка нужно заполнить повторяющимися символами. Причем сделать это независимо от ширины ячейки (которая заранее может быть и неизвестна). Решить такую задачу просто: нужно воспользоваться маской с символом «
*».Пример 5
1. Вызовите окно «
Формат ячеек», перейдите на закладку «Число».2. Перейдите в категорию «
(все форматы)», в поле «Тип» введите маску формата: «*х».3. Примените созданный формат к ячейке.
4. Все пространство ячейки будет заполнено символом «
х».5. Измените ширину колонки, в которой находится ячейка. Количество символов-заполнителей «
х» Excel подберет автоматически.6. Измените формат, выбрав маску «
о*х». Введите в ячейку число «10». Все свободное пространство справа от числа Excel заполнит символом «х».Совет
Параметр «*» (звездочка) можно использовать для выравнивания других символов по левому краю ячейки. Например, маска «"$"» * # ##0, 00» выровняет по левому краю ячейки только символ «$». В этой маске между звездочкой и оставшимися элементами обязательно нужен пробел.
ФОРМАТИРОВАНИЕ БОЛЬШИХ ЧИСЕЛ
В работе бухгалтера нередки ситуации, когда требуется сократить разрядность больших чисел, чтобы таблицу было легче читать. Типичный пример такого случая — заполнение декларации. Разумеется, при этом в таблице нужно сохранить действительные значения, которые используются в расчетах! Один из способов решения проблемы заключается в использовании маски формата с символом « » (пробел).
Напомню, что пробел в маске формата используют для округления и масштабирования значений. Начнем с маски
«# ###». Такой формат расставит пробелы после каждого третьего разряда числа. Добавим к маске символ «пробел» справа. Такой формат округлит содержимое до тысяч. Добавим в маску еще один пробел справа. Результат Excel округлит до миллионов и т. д.Пример 6
Вводим в ячейку число «
1502252». Форматируем его по маске «# ### » (в конце маски есть пробел!). Результат будет выглядеть как «1 502». Применим к нашему числу маску «# ### » (в конце есть два пробела). Результат будет «2».Важно!
При использовании масштабирования не забывайте указывать информацию об этом. Например, в виде сообщения «данные представлены в тыс. грн.».Как видите, Excel 2007 предлагает в распоряжение бухгалтера очень богатые и разносторонние инструменты форматирования чисел в ячейках. В подавляющем большинстве случаев для практической работы достаточно нескольких встроенных форматов:
«Общий», «Числовой», «Процентный», «Дата», «Текстовый». Для сложного форматирования, с проверкой условий, с возможностями неординарного заполнения ячеек, нужно воспользоваться масками форматов.На этом мы завершим тему форматирования ячеек. В следующий раз нам предстоит разобраться с выравниванием данных, использованием границ, заливок и условного форматирования.
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
