Excel 2007: форматування чисел
 | Кажучи про роботу в Excel, я завжди надавав питанням форматування другорядне значення. І не випадково. Табличний процесор — це інструмент програмування завдання. Тому алгоритм його вирішення, спосіб досягнення результату в цьому випадку має визначальне значення. Але зараз я хочу порушити це правило і розглянути проблему форматування докладно. І справа не в тому, що в Excel 2007 з’явилися нові можливості для оформлення таблиць і користуватися цими інструментами стало зручніше. Розробники Excel удосконалили засоби форматування в частині, що допомагає контролювати дані. І не тільки. У редакції 2007 з’явилася нова можливість ураховувати формати при обробленні даних, а нові інструменти умовного форматування дозволяють бухгалтеру буквально одним поглядом оцінити співвідношення величин у довгому списку значень. Із цими та іншими аспектами форматування Excel 2007 нам і належить ознайомитися. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Форматування в роботі бухгалтера використовується у двох аспектах. З одного боку — це засіб оформлення документів. З іншого — інструмент для візуального контролю за даними та результатом їх обробки. На практиці обидва ці моменти тісно взаємопов’язані. Тому і розглядатимемо їх комплексно, стосовно кожного конкретного інструмента. І зробимо це в такій послідовності. Спочатку проаналізуємо можливості форматування комірок. Тут нас насамперед цікавитимуть два питання: які способи форматування найбільш пристосовані до бухгалтерської специфіки і як можна скористатися спеціальними форматами для контролю за даними. Оскільки бухгалтер зазвичай оперує числами, приділимо підвищену увагу проблемі форматування чисел та роботі з
призначеними для користувача форматами. Розібравшись з форматом комірок, перейдемо до параметрів форматування колонок. Тут головний інтерес представлятимуть інструменти швидкого форматування таблиць, у тому числі робота з автоформатом. А на завершення теми розглянемо два найважливіші моменти — використання умовних форматів та стилів, а також новинки, які з’явилися в редакції Excel 2007. Почнемо з інтерфейсу та форматування чисел.
Інструменти форматування Excel 2007
Перше, що впадає в очі при роботі з Excel 2007, — відмінності в призначеному для користувача інтерфейсі. Зрозуміло, що відмінності торкнулися і засобів форматування таблиць. Тепер ці інструменти розбиті на окремі групи та розташовані на вкладці «
Главная» основного меню програми. Усього груп, що стосуються форматування, п’ять (рис. 1): «Шрифт», «Выравнивание», «Число», «Стили», «Ячейки». Зазначені групи іконок охоплюють практично всі засоби форматування, крім одного: іконка «Формат по образу» розташована у групі «Буфер обмена». 
Як бачимо, відмінність від Excel 2003 істотна, але насправді це не зовсім так. Головна мета розробників Excel 2007 (на мій погляд) полягала в тому, щоб організувати зручний доступ до інструментів форматування, максимально зберігши при цьому
наступність з попередніми версіями. І цієї мети вони досягли, про що поговоримо трохи пізніше. А поки що стисло про склад кожної групи.Група «
Шрифт» — включає найбільш поширені елементи управління шрифтами в документі Excel. Перелічимо їх призначення в порядку зліва-направо та зверху-вниз. Перші дві іконки у групі дозволяють вибрати гарнітуру та розмір шрифту. За ними йдуть значки «Увеличить размер шрифта» та «Уменьшить размер шрифта». У другому рядку зазначено три іконки, щоб задати напівжирне, курсивне зображення або написати текст з підкресленням. Далі розташовані іконки, що безпосереднього відношення до шрифтів не мають. Це список для вибору меж та кольору фону в комірках. Остання іконка групи — список для визначення кольору символів.Група «
Выравнивание» — ці елементи визначають розташування тексту та чисел у межах комірки або блока комірок. Перші три іконки групи задають параметри вертикального вирівнювання («По верхнему краю», «Выровнять по середине», «По нижнему краю»). Праворуч від цих елементів розміщено іконку для зміни орієнтації тексту. Вона повертає його за чи проти годинникової стрілки, може розташувати символи в напрямі зверху-вниз тощо. Крайня права іконка в першому рядку називається «Перенос текста». Дія її очевидна: розбити довгий текст за словами на декілька рядків, щоб розташувати результат у межах заданої ширини колонки.Другий рядок групи починається трьома іконками для горизонтального вирівнювання: «
Выровнять текст по левому краю», «По центру», «Выровнять текст по правому краю». Завершують групу два інструменти: «Уменьшить отступ» та «Увеличить отступ». Вони зміщують вміст комірки вліво або вправо на фіксовану відстань. У чомусь ці інструменти схожі на дію клавіші «Tab» при роботі з текстом. Остання іконка у групі — «Объединить и поместить в центре» потрібна для того, щоб об’єднати декілька комірок робочого листа в одне ціле. Така можливість незамінна при створенні багаторівневих шапок у документі.Група «
Число» об’єднує іконки для форматування чисел. У верхній частині групи розташований список «Общий», у якому зібрані формати, що найчастіше використовуються. Нижче знаходяться іконки для призначення фінансового, відсоткового форматів. Дві останні ікони у групі (крайні праворуч) дозволяють збільшити або зменшити розрядність числа.У групі «
Стили» зібрано інструменти «інтелектуального» форматування. Насамперед це кнопка «Условное форматирование». Клацання по ній розкриває меню із восьми пунктів. Воно дозволяє відформатувати дані в таблиці за умовою з одночасним аналізом вмісту комірки. У цьому випадку зміна в даних на робочому листі змінюватиме і його форматування. Така можливість дуже корисна у практичній роботі бухгалтера. Іконки «Форматировать как таблицу» та «Стили» я б відніс до інструментів автоматичного форматування таблиць. Вони дозволяють буквально одним рухом миші виконати низку операцій з оформлення робочого листа і навіть видозмінити його структуру!У групі «
Ячейки» до інструментів форматування належить усього одна іконка «Формат». Клацання по ній розкриває меню із 12 пунктів. Тут зібрано всі засоби для управління шириною колонок, висотою рядків, захистом комірок. У цьому ж меню можна переміщати та копіювати листи, змінювати колір їх ярличків, параметри видимості рядків та колонок.Як бачимо, меню «
Формат» старого доброго Excel 2003 тепер розподілено практично на всі групи вкладки «Главная» основного меню програми. Спочатку це може здатися незвичним. Але ретельний аналіз показав, що при виконанні тих самих операцій з форматування в Excel 2007 потрібно зробити значно менше клацань мишею, ніж у попередній версії програми. Більше того, у нижньому правому кутку кожної групи є спеціальний значок. На рис. 1 його показано як «Открыть окно "Формат ячеек"». Клацання по цьому значку розкриє звичне вікно форматування Excel 2003! Причому відразу зробить активною одну із закладок «Число», «Выравнивание» або «Шрифт» — залежно від того, з якої групи було виконано цю дію. Така можливість повністю закриває питання сумісності інтерфейсу Excel 2007 та Excel 2003.Порада
Використовуйте гарячі клавіші для форматування таблиці. Усі основні комбінації Excel 2003 розробники зберегли в Excel 2007. Це не тільки найшвидший спосіб виконати дію. Гарячі клавіші завжди виручать у скрутну хвилину, коли ви заплуталися в новинках інтерфейсу Excel 2007. Крім того, намагайтеся частіше застосовувати послідовності клавіатурних скорочень для роботи з меню. Наприклад, послідовність «Alt → Я → З» умить розкриє палітру кольорів. Залишається навігаційними клавішами вибрати потрібний колір фону та натиснути «Enter».Зі структурою інтерфейсу ми розібралися. Час переходити безпосередньо до форматування. І почнемо з комірок.
Параметри форматування комірок
Усі можливі параметри форматування комірок зібрано у спеціальному вікні «
Формат ячеек», зображеному на рис. 2. Щоб викликати це вікно, слід зробити так: 
1) перейти до групи «
Число», «Шрифт» або «Выравнивание»;2) клацнути лівою кнопкою по іконці «
Открыть окно "Формат ячеек"».Цю ж дію можна виконати за допомогою правої кнопки миші. Для цього клацніть правою кнопкою по комірці, яку маєте намір відформатувати. З контекстного меню виберіть пункт «
Формат ячеек…».Порада
Послідовність «Alt → Я → ФЯ» відкриває вікно «Формат ячеек» на закладці «Число», «Alt → Я → ФТ» — на закладці «Шрифт», «Alt → Я → ФА» — на закладці «Выравнивание».Параметри форматування у вікні розподілено на шість закладок: «
Числа», «Выравнивание», «Шрифт», «Граница», «Вид», «Защита». Кожна закладка об’єднує певну групу параметрів, а саме:«
Число» — відповідає за зображення чисел;«
Выравнивание» — об’єднує параметри вертикального та горизонтального вирівнювання, напряму тексту, способів об’єднання комірок, переносу текстів за словами;«
Шрифт» — тут можна встановити параметри шрифтів та спеціальних ефектів (закреслений, підрядковий тощо);«
Граница» — на цій закладці вибирають колір, тип ліній та спосіб нанесення меж у комірках та блоках;«
Вид» — визначає колір та спосіб заливки комірок;«
Защита» — дозволяє управляти захистом комірок. Така можливість допоможе захистити формули від випадкового пошкодження.Порада
Перемикатися між закладками можна клацанням миші. Але зручніше робити це комбінаціями «Ctrl+PgUp» (перейти на закладку ліворуч), «Ctrl+PgDn» (на закладку праворуч).Першою у вікні «
Формат ячеек» розташована група «Число». Зараз наше завдання — познайомитися з основними параметрами цієї групи та вибрати найцікавіші з точки зору бухгалтерської специфіки.
ЧИСЛОВІ ФОРМАТИ
На закладці «
Число» (рис. 2) у вигляді списку наведено 12 різновидів форматування чисел. Із цього різноманіття бухгалтер може обмежитися п’ятьма: «Общий», «Числовой», «Процентный», «Дата», «Текстовый».Формат «
Общий» — у деякому розумінні «інтелектуальний». Він зручний тим, що виводить числа з урахуванням кількості знаків у дробовій частині і при цьому враховує ширину колонки. Якщо ширина колонки достатня, число виводиться повністю, якщо ні — округляється.Важливо!
Округлення чисел у результаті форматування виконується тільки на екрані. У розрахунках використовуються реальні значення, які записано в комірках.Формат «
Числовой» дозволяє явно вказати кількість цифр після коми, а параметр розділення на тріади та (дуже важливо!) — виділити червоним кольором від’ємні числа. Цей формат краще за інші пристосований до специфіки бухгалтерських та економічних розрахунків. Для відображення грошових значень чудово підходить числовий формат із двома знаками після коми та параметром відображення від’ємних значень червоним кольором. Цілі числа (кількості) виводьте без дробової частини, позначивши від’ємні значення червоним.Для зображення чисел у вигляді відсотків зручний формат «
Процентный». У ньому можна регулювати кількість знаків після коми. Наприклад, число «0,1» у відсотковому форматі з двома крапками після коми виглядатиме як «10,00%».Для відображення дат використовують формат «
Дата». Рекомендую обмежитися двома його різновидами — чотири або дві цифри року.Формат «
Текстовый» призначають даним, які не повинні брати участі в арифметичних операціях. Наприклад, якщо до комірки записати «12.5», Excel перетворить це число на дату «12 травня» (оскільки використано роздільник крапка). Щоб цього не сталося, потрібно заздалегідь присвоїти комірці текстовий формат, а потім вводити до неї дані.Для відображення суми у валюті іноді корисний формат «
Финансовый». От, мабуть, і всі основні формати для повсякденної роботи бухгалтера.
ПРИЗНАЧЕННЯ ФОРМАТУ КОМІРКАМ
Щоб присвоїти формат коміркам робочого листа, зробіть так:
1. Виділіть комірки, які потрібно форматувати.
2. Відкрийте вікно «
Формат ячейки» будь-яким з описаних способів.3. Перейдіть на закладку «
Число».4. У списку «
Числовые форматы:» виберіть потрібний формат.5. У правій частині цього вікна для кожного з форматів, крім «
Общий» та «Текстовый», з’являється набір параметрів. Ці параметри доступні для редагування.6. Установіть значення параметрів для вибраного формату та клацніть по кнопці «
ОК».Як приклад відформатуємо описаним способом фрагмент табличної частини податкової накладної (рис. 3). Послідовність дій буде такою:
1. Стаємо на «
B29», де записано дату.2. Викликаємо вікно «
Форматирование ячеек», переходимо до закладки «Числа» («Alt → Я → ФТ»).3. У списку «
Числовые форматы:» вибираємо рядок «Дата». Вікно форматування набере вигляду, як на рис. 4. 
4. Праворуч від списку показано зразки зображення дат. Бланк табличної частини у нас широкий. Тому вибираємо варіант форматування, де рік показано двома знаками (рис. 4). Натискуємо «
ОК».5. Виділяємо комірки з нумерацією рядків і даними про
кількість товару (у прикладі це «A29:A31» та «E29:E31»).6. Викликаємо вікно «
Формат ячейки», у списку «Числовые форматы:» вибираємо рядок «Числовой». Для вибраних комірок параметр «Число десятичных знаков:» робимо таким, що дорівнює нулю. Крім того, розумно проконтролювати невід’ємність уведених значень. Тому у списку «Отрицательные числа:» вибираємо варіант, як на рис. 2. Тепер в разі помилки від’ємні значення підсвічуватимуться червоним.7. Якщо у бланку передбачається використовувати великі числа, установіть прапорець «
Разделитель групп разрядов()». У такому разі тріади числа буде відокремлено одну від одної. Натискуємо «ОК».8. Виділяємо блок з рештою значень табличної частини. Це комірки «
F29:k31». Для них вибираємо формат «Числовой», тільки параметр «Число десятичных знаков:» установлюємо таким, що дорівнює «2». Натискуємо «ОК».Більшість описаних дій можна виконати через іконки групи «
Число». Клацаємо на випадному списку у верхній частині вікна на рис. 5. На екрані з’явиться меню із 12 пунктів. Усі вони пов’язані з параметрами форматування чисел, що застосовуються найчастіше. Але параметри цього форматування задано за умовчанням. Із запропонованого списку для нашого прикладу можна було б використовувати «Числовой». У ньому передбачено два знаки після коми, а позначення червоним від’ємних значень та розділення тріад відключено. У цілому такий формат можна застосовувати для оформлення цін та сум у табличній частині накладної. Для цієї ж мети можна було скористатися і варіантом «Денежный». Він застосує до комірок фінансовий формат без підпису типу валюти. Для дати в комірці «B29» підійшов би варіант «Краткая дата». 
П’ять елементів у нижній частині меню на рис. 6 застосовують: фінансовий формат (передбачено сім варіантів, у тому числі для валюти «грн.»), відсотковий, фінансовий з роздільниками тріад (точність — два знаки після коми) тощо. Пункт «Другие числовые форматы…» розкриває вікно «Формат ячеек». Вважаю, на цьому можна закрити питання використання стандартних форматів і розглянути додаткові можливості форматування MS Excel 2007.
ДОДАТКОВІ ФОРМАТИ
До цих можливостей на практиці звертаються рідко. Проте знати про них корисно. Наприклад, коли знадобиться ввести до робочої книги телефонний номер, поштовий індекс або табельний номер. Використовуючи додаткові формати, ви можете ввести телефонний номер як звичайне число, а Excel сам додасть між цифрами тире та візьме молодші символи у круглі дужки. Виглядає дуже акуратно. Додаткові формати зосереджено у вікні «
Формат ячеек» у розділі «Дополнительный». Усі можливі варіанти нам ні до чого. Скористаємося деякими найпопулярнішими елементами цього розділу. А як приклад оформимо невеликий фрагмент документа «Податковий розрахунок комунального податку», де містяться відомості про платника (рис. 7)*. Нас цікавлять комірки «P4», «P5», «P6», «P7». Для форматування цього блока робимо так:* У назві документа і по тексту збережено мову оригіналу. —
Прим. ред. 
1. Виділяємо комірки «
P4», «P5».2. Викликаємо вікно «
Формат ячеек», у списку «Числовые форматы:» клацаємо по рядку «Текстовый».3. Переходимо до комірки «
P4», набираємо індекс як звичайне число. У комірку «P5» друкуємо «057». Результат показано на рис. 7. Ознакою текстового формату є те, що в рядку «057» видно провідний нуль.4. Виділяємо комірки «
P6», «P7».5. Викликаємо вікно «
Формат ячеек», вибираємо зі списку рядок «Дополнительный». Вікно «Формат ячеек» набере вигляду, як на рис. 8. 
6. У списку «
Язык (местоположение):» ставимо варіант «русский». У віконці «Тип:» з’являться чотири значення.7. Зі списку «
Тип:» вибираємо «Номер телефона», натискуємо «ОК».8. Друкуємо в «
P6» рядок «80973656232», а в комірку «P7» — рядок «805723773254». Результат показано на рис. 7: Excel відформатував номер телефону, як це прийнято у практиці вітчизняного діловодства.
ПРИЗНАЧЕНІ ДЛЯ КОРИСТУВАЧА ФОРМАТИ
Бувають ситуації, коли вбудованих форматів недостатньо. Для таких випадків Excel дозволяє створювати власні формати. Такими форматами можна, наприклад, разом з датою показати день тижня або провідні нулі для чисел, менших «
1» тощо. Щоб створити призначений для користувача формат, потрібно визначити його маску. Зробити це можна так.1. Виділіть одну або декілька комірок, які маєте намір відформатувати.
2. Викличте вікно «
Формат ячеек», перейдіть на закладку «Число».3. У списку форматів виберіть елемент «
(все форматы)».4. У полі «
Тип» надрукуйте маску нового формату. За бажанням можна узяти за основу маску одного з форматів, розташованих у межах поля «Тип».5. Клацніть по кнопці «
ОК». Створений формат буде застосовано до виділених комірок.Важливо!
Призначені для користувача формати Excel зберігає у списку вікна «Формат ячеек», щоб використовувати їх у подальшому.Основна трудність при створенні форматів — формування маски. Розрізняють два види масок: для дати й часу, для числових і текстових даних.
Порада
Щоб побачити в діалоговому вікні «Формат ячеек» маску вбудованого формату, спочатку у списку «Числовые форматы» виберіть потрібний тип, потім клацніть мишею по елементу «(все форматы)». Маска зазначеного вбудованого формату з’явиться в полі «Тип». Тепер її можна відредагувати та зберегти у вигляді призначеного для користувача формату. Ось приклад. Виберіть категорію «Дата», у ній варіант «14.03.01». Не застосовуючи формат, клацніть по категорії «(все форматы)». У полі «Тип» стоятиме маска «dd.mm.yy;@». Такий прийом допоможе вам освоїти маски форматів.Для створення масок в Excel використовують спеціальні символи. Перелік основних (але не всіх!) символів для роботи з масками дати й часу наведено в табл. 1.
Таблиця 1
Основні символи для створення масок формату дат і часу
| Маска формату | Значення |
| Д | Відображення дати у вигляді числа від «1» до «31» |
| ДД | Відображення дати у вигляді числа від «01» до «31» |
| ДДД | Виведення скороченого позначення дня тижня («Пн», «Вт» тощо) |
| ДДДД | Повне відображення дня тижня («Понедельник», «Вторник» тощо) |
| М | Зображення номера місяця числом від «1» до «12». Щодо часу — відображення хвилин у вигляді числа від «1» до «60» |
| ММ | Зображення місяця числом від «01» до «12». У форматі часу — відображення хвилин у вигляді від «01» до «60» |
| МММ | Скорочене позначення місяця («Янв», «Фев» тощо) |
| ММММ | Повне відображення назви місяця («Январь», «Февраль» тощо) |
| ГГ | Зображення року двома останніми цифрами («09») |
| ГГГГ | Зображення року у форматі чотирьох знаків («2009») |
| Ч | Зображення годин значеннями від «0» до «23» |
| ЧЧ | Зображення годин значеннями від «00» до «23» |
| С | Зображення секунд значеннями від «0» до «59» |
| СС | Зображення секунд значеннями від «00» до «59» |
| АМ/РМ, am/pm | Зображення часу у форматі АМ/РМ або am/pm (до чи після полудня) |
Наведемо кілька прикладів роботи з символами маски для дат і часу.
Приклад 1.
У завершальній частині документа «Податковий розрахунок комунального податку» потрібно вписати дату в такому вигляді: «
"__" ______ 2009 г.» (лапки можна використовувати будь-які). Для вирішення завдання підійде маска «"ДД" ММММ ГГГГ "г."». Щоб випробувати формат, робимо так.1. До комірки запишемо дату, наприклад «
09/03/09».2. Призначимо комірці створений формат. Результат буде таким: «
09 Март 2009 г.».Приклад 2.
До комірки запишемо дату «
09/03/09» та застосуємо формат: «ДДД, ДД-ММ-ГГГГ». Результат на екрані виглядатиме так: «Пн, 09-03-2009». Маска «ДДДД, ДД-ММ-ГГГГ» покаже результат у вигляді «понедельник, 09-03-2009».Приклад 3.
Щоб показати ІНТЕРВАЛ часу, у масці формату значення потрібно взяти у квадратні дужки. Припустимо, що в «
А1» записано значення «12.3.2009 10:15», у «А2» — значення «12.3.2009 9:42», у комірці «A3» — формула «=А1 - А2». Застосуємо до «A3» формат «[мм]:ММ:СС». Тепер в «A3» Excel покаже інтервал часу (у хвилинах та секундах) між цими двома подіями, а саме: «33:01:00».Працюючи з числовими та текстовими даним, ви теж можете користуватися масками форматів. Причому варіантів тут значно більше. Основні символи для конструювання маски наведено в табл. 2.
Таблиця 2
Основні символи для створення масок формату чисел і тексту
| Маска формату | Значення |
| 1 | 2 |
| 0 | Символ заповнення розрядів. Потрібний для контролю за кількістю розрядів у числі. Наприклад, число «0,15» у форматі «0,000» виглядає як «0,150», а число «0,157321» — як «0,157» |
| ? | Дія символу аналогічна попередньому, але до розрядів дробової частини заносяться не нулі, а пробіли. Для числа «0,25» маска «0,000» поверне результат «0,250», а маска «0,???» — результат «0,25» |
| # | Дія символу схожа на два попередні, але він нічого не додає до числа і не змінює його розрядність. Символ «#» застосовують, коли потрібно жорстко зафіксувати порядок розставляння роздільників та пробілів. Маска «# ###» покаже число «123456789» у вигляді «123 456 789» |
| , | Кома, відділяє цілу та дробову частини. Використовується тільки разом з іншими символами маски для управління положенням коми. Наприклад, формат «0,###» покаже число «0,12367» як «0,124» |
| Символ пробілу | Роздільник розрядів тисяч. Він може також використовуватися для округлення та масштабування значень. Наприклад, формат «# ###» розставить пробіли після кожного третього розряду числа. Якщо до цього формату додати пробіл справа, значення буде округлено до тисяч. При додаванні ще одного пробілу в кінці маски значення округлятиметься до мільйонів тощо |
| ()$- + /, | Текстові константи, ці символи просто потрапляють до зазначеної позиції |
| \ | Використовують для додавання тексту. Будучи розташованим перед будь-яким іншим символом, він переносить його в рядок, що форматується. Приклад: маска «\ т» вставить у результат символ «т» |
| «текст» | Рядкова константа. Наприклад, за допомогою маски «Часть №» у комірці з’явиться така ж фраза — «Часть №» |
| * | Ознака повтору, дублює наступний за ним символ до повного заповнення ширини комірки. У масці може бути присутнім тільки один раз |
| @ | Символ підстановки. Працює, коли в комірці записаний текст. Символ «@» вказує, де саме цей текст потрібно розташувати. Приклад: у комірці є текст «: наличными», формат «"Форма оплаты"@» покаже «Форма оплаты: наличными»
|
| [колір] | Визначає колір, яким виводитиметься текст. Формат «[красный] # ###, ##» покаже число в комірці червоним кольором |
На практиці іноді виникає потреба використовувати різні способи форматування залежно від поточного значення в комірці. В Excel така можливість є. При створенні призначеного для користувача формату можна вказати декілька масок, відокремивши їх одну від одної крапкою з комою. Якщо задано два
формати, то перший використовується для додатних та нульових значень, а другий — для від’ємних. Якщо зазначено три формати, перший Excel застосує для додатних значень, другий — для нульових і третій — для від’ємних. Якщо вказати чотири формати, перші три використовуються для додатних, від’ємних та нульових значень, а четвертий — для текстових даних.Приклад 4.
Створюємо маску «
# ###; [красный]* ###; "Ноль"; "Прим.: " @» та форматуємо за нею комірку. Пишемо в комірку число «1520», результат буде «1 520». Вводимо в комірку «-500». Результат «500» буде показано червоним кольором, без знаку «-». Вводимо в комірку «0», результатом буде текст «Ноль». Друкуємо в комірку будь-який текст, наприклад, «Пусто». У результаті побачимо «Прим.: Пусто».Важливо!
Можливість змінювати форматування залежно від вмісту комірок — важливий інструмент у роботі бухгалтера. Він дозволяє організувати візуальний контроль за даними та їх обробкою. Звичайно, в Excel є й інші способи вирішити таке завдання. Але й уміле застосування призначених для користувача форматів дасть змогу чудово впоратися з проблемою.
СТВОРЕННЯ УМОВНИХ ФОРМАТІВ
Маски — дуже зручний та гнучкий спосіб форматування комірок. Але розробники Excel пішли далі. Вони впровадили можливість створювати
умовні формати! У цьому випадку теж використовуються маски, але їх текст та умови потрібно зазначати в квадратних дужках. Як бачите, нічого складного. Наприклад, ми хочемо до табличної частини податкової накладної (рис. 3) застосувати формат, в якому числа, менші або рівні «10», відображуються одним кольором, а більші ніж «10» — іншим. Для цього в діалоговому вікні «Формат ячеек» на вкладці «Число» вибираємо категорію «(все форматы)» та в полі «Тип» друкуємо маску: «[Красный] [<=10] ; [Синий] [>10]». Тепер числа, що менші або дорівнюють «10», відображатимуться червоним кольором, а більші «10» — синім. В Excel доступні такі кольори: «[Черный]», «[Голубой]», «[Розовый]», «[Белый]», «[Синий]», «[Зеленый]», «[Красный]», «[Желтый]».В умовних форматах можна використовувати текст. Наприклад, при використанні маски «
0" грн. (Дт)" ;-0" грн. (Кт)"» до значення числа додаватиметься грошова одиниця «грн.» і слово «Дт» або «Кт» залежно від того, буде введене число додатним чи від’ємним.
УВЕДЕННЯ СИМВОЛІВ, ЩО ПОВТОРЮЮТЬСЯ
На практиці зустрічаються ситуації, коли поля бланка потрібно заповнити символами, що повторюються. Причому зробити це
незалежно від ширини комірки (яка заздалегідь може бути і невідома…). Вирішити таке завдання просто: потрібно скористатися маскою з символом «*».Приклад 5.
1. Викличте вікно «
Формат ячеек», перейдіть на закладку «Число».2. Перейдіть до категорії «
(все форматы)», у полі «Тип» уведіть маску формату: «*х».3. Застосуйте створений формат до комірки.
4. Увесь простір комірки буде заповнено символом «
х».5. Змініть ширину колонки, в якій знаходиться комірка. Кількість символів-заповнювачів «
х» Excel підбере автоматично.6. Змініть формат, вибравши маску «
о*х». Уведіть до комірки число «10». Увесь вільний простір праворуч від числа Excel заповнить символом «х».Порада
Параметр «*» (зірочка) можна використовувати для вирівнювання інших символів по лівому краю комірки. Наприклад, маска «"$" * # ##0, 00» вирівняє по лівому краю комірки лише символ «$». У цій масці між зірочкою та елементами, що залишилися, обов’язково потрібний пробіл .
ФОРМАТУВАННЯ ВЕЛИКИХ ЧИСЕЛ
У роботі бухгалтера часто виникають ситуації, коли потрібно скоротити розрядність великих чисел, щоб таблицю було легко читати. Типовий приклад такого випадку — заповнення декларації. Зрозуміло, при цьому в таблиці потрібно зберегти дійсні значення, які використовуються в розрахунках! Один зі способів вирішення проблеми полягає у використанні маски формату з символом « » (пробіл).
Нагадаю, що пробіл у масці формату використовують для округлення та масштабування значень. Почнемо з маски «
# ###». Такий формат розставить пробіли після кожного третього розряду числа. Додамо до маски символ «пробіл» справа. Такий формат округлить вміст до тисяч. Додамо до маски ще один пробіл справа. Результат Excel округлить до мільйонів тощо.Приклад 6.
Уводимо до комірки число «
1502252». Форматуємо його за маскою «# ### » (у кінці маски є пробіл!). Результат виглядатиме як «1 502». Застосуємо до нашого числа маску «# ### » (у кінці є два пробіли). Результат буде «2».Важливо!
При використанні масштабування не забувайте вказувати інформацію про це. Наприклад, у вигляді повідомлення «дані наведено в тис. грн.».Як бачите, Excel 2007 надає в розпорядження бухгалтера дуже багаті та різнобічні інструменти форматування чисел у комірках. Здебільшого для практичної роботи вистачає декількох вбудованих форматів: «
Общий», «Числовой», «Процентный», «Дата», «Текстовый». Для складного форматування, з перевіркою умов, з можливостями неординарного заповнення комірок, потрібно скористатися масками форматів.На цьому завершимо тему форматування комірок. Наступного разу нам треба буде розібратися з вирівнюванням даних, використанням меж, заливок та умовного форматування.
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
