Окна и виды Excel 2007 (часть 1)
 | Для продуктивной работы с документами в Excel очень важно, как они выглядят на экране. Этому вопросу придают большое значение, например, специалисты по компьютерной графике. Чего не скажешь о большинстве пользователей электронных таблиц… В то же время для бухгалтера, который оперирует большими отчетами, управление видом документа — это не только комфортность работы. Через механизм представлений можно видеть несколько фрагментов многостраничного отчета, контролировать изменения на разных листах и даже в разных рабочих книгах. А это, в свою очередь, поможет вовремя заметить ошибку! Более того, используя механизм представлений и работу в многооконном режиме, бухгалтер получает прекрасный инструмент для сравнения списков и баз данных. Одним словом, работа с видами стоит того, чтобы разобраться с ней подробно. Что я и предлагаю сделать в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Как бы там ни было, а большую часть работы над документом вы делаете с экрана. И от того, как на этом экране представлена информация, насколько удобно ее восприятие, зависит в конечном счете эффективность всей вашей работы. Поэтому при работе в Excel нужно всегда выбирать тот способ отображения данных, который наилучшим образом соответствует конкретной задаче. Тем более что разработчики Excel 2007 предоставили для этого все необходимые инструменты. Приведу всего несколько примеров, когда «классическое» представление является не лучшим выбором при обработке электронной таблицы. Уверен, что с похожими ситуациями сталкивался каждый бухгалтер.
1. Вы создали несколько листов и связали их формулами. То есть содержимое ячеек одного листа служит данными для расчетов на другом листе. При работе с такими документами хотелось бы знать, какие изменения происходят на разных листах рабочей книги при корректировке исходных данных. В обычном представлении таблицы этого сделать нельзя, так как вы можете видеть только один лист рабочей книги.
2. У вас есть длинный список или база данных. Пролистав такую таблицу вниз, заголовки ее колонок окажутся вне области экрана, станут невидимыми. Работать с базой, не видя ее заголовков, очень неудобно. Корректируя данные, легко ошибиться колонкой и, как следствие, испортить весь отчет.
3. Вы работаете с базой данных, которая не помещается целиком на экране. Внизу базы есть строка итогов. Вам нужно заполнять базу и в то же время видеть значения этих итогов. Опять-таки, при обычном представлении таблицы вам придется постоянно перелистывать многостраничный документ, чтобы взглянуть на итоговые значения.
4. Вы создали документ, который через формулы объединяет данные из нескольких
рабочих книг. Например, в итоговом отчете за полугодие вы собрали сведения за первые два квартала. Затем вы принялись корректировать квартальные отчеты. Разумеется, неплохо было бы видеть, как меняются цифры в отчете за полугодие и т. д.На первый взгляд ситуации разные. Но все они сводятся к одному: для успешного их разрешения нужно выбрать удобный способ отображения документа.
Меню «Вид» Excel 2007
Для управления видом документа (т. е. тем, как он выглядит на экране) в Excel 2007 есть специальное меню. Оно так и называется: «
Вид». Лента этого меню состоит из пяти групп: «Режимы просмотра книги», «Показать или скрыть», «Масштаб», «Окно» и «Макросы» (рис. 1 на с. 9). Последняя группа иконок никакого отношения к виду документа не имеет. На мой взгляд, самыми важными являются «Режимы просмотра книги» и «Окно». Этим инструментам мы уделим основное внимание. А попутно разберемся и с остальными возможностями меню «Вид».
Лента «Режимы просмотра книги»
На этой ленте сосредоточены пять иконок: «
Обычный», «Разметка страницы», «Страничный режим», «Представления», «Во весь экран».Режим «
Обычный» показывает документ в том виде, как он представлен по умолчанию. То есть таблица занимает всю доступную область экрана. Вверху и слева находится «бордюр» с номерами строк и обозначением колонок. В таком виде удобно формировать документ, наполнять его данными, формулами. Причем делать это последовательно, когда не нужно постоянно перемещаться по таблице, подгонять ее под размер страницы и т. п.В режиме «
Разметка страницы» Excel 2007 добавляет к рабочему листу вертикальную и горизонтальную линейки. Они расположены на внешней стороне рабочего листа, как показано на рис. 2.
По линейкам можно оценить размер области для печати (в сантиметрах). По ним легко проконтролировать величину полей, отступы верхнего и нижнего колонтитулов. Причем все эти параметры можно изменить прямо на рабочем листе! Посмотрим, как это сделать на примере вертикальной линейки:
1) откройте документ и переключите его в режим «
Разметка страницы»;2) поставьте указатель мыши на линейке в области «
1», как показано на рис. 2;3) когда курсор примет форму вертикальной двунаправленной стрелки, нажмите левую кнопку мыши. На рабочем листе появится тонкая горизонтальная линия. Она покажет положение верхнего поля относительно границы печатного листа;
4) удерживая левую кнопку, переместите линию в вертикальном направлении (вверх или вниз). По мере перемещения будет меняться размер верхнего поля на странице;
5) отрегулировав величину поля, отпустите кнопку мыши.
Аналогичным способом вы можете изменить левое и правое поля документа на печатном листе.
Совет
Следите за всплывающей подсказкой, которую Excel покажет при изменении полей печати. В ней вы увидите точный размер отступов в сантиметрах.Регулировка полей — не единственная изюминка режима «
Разметка страницы». Обратите внимание на верхнюю часть документа, изображенного на рис. 3. Там находится поле «Верхний колонтитул». Соответственно внизу страницы расположен так называемый «Нижний колонтитул». Попробуем их изменить. Делаем так:1) щелкаем в поле «
Верхний колонтитул». На экране станет доступна область для печати текста. И сразу же в главном меню появится новый пункт «Работа с колонтитулами» и закладка «Конструктор». Работу с этими инструментами мы уже знаем;2) печатаем в области колонтитулов произвольный текст. Если нужно, включаем Конструктор колонтитулов и добавляем к тексту
поля;3) чтобы завершить работу с колонтитулом, щелкаем на любой ячейке рабочего листа.
Совет
Возможность создавать и править колонтитулы прямо на рабочем листе — удобное новшество Excel 2007. Я рекомендую пользоваться именно этим способом при оформлении верхних и нижних колонтитулов страницы. В этом случае вам не придется отвлекать внимание от работы над документом, переходить к режиму настройки страниц и т. п.Как только мы щелкнули в области колонтитулов, изменился внешний вид вертикальной линейки. Так, при работе с колонтитулом на рис. 3 сверху на вертикальной линейке появилась светлая полоска. На рисунке она обозначена как «
Область (1)». Верхняя грань этой полоски показывает поле от края страницы до верхнего колонтитула. Нижняя часть светлой полоски соответствует отступу от края листа до области печати. Изменить отступы для колонтитулов можно прямо на линейке. Например, для верхнего колонтитула делаем так:1) ставим указатель мыши на линейке в области «
1», как показано на рис. 3;2) когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, нажимаем левую кнопку мыши. На рабочем листе появится горизонтальная линия. Она показывает отступ от края страницы до верхнего колонтитула;
3) удерживая кнопку мыши, перемещаем линию по вертикали. Во всплывающей подсказке
Excel покажет точное значение отступа в сантиметрах;4) отрегулировав местоположение верхнего колонтитула, отпускаем кнопку мыши.
Разумеется, аналогичным образом можно изменить положение нижнего колонтитула.
Важно!
Главное преимущество режима «Разметка страницы» состоит в том, что вы можете одновременно изменять поля документа, отступы его колонтитулов, а также корректировать ширину колонок и высоту строк на рабочем листе. Сочетание этих возможностей делает режим «Разметка страницы» самым удобным способом компоновки страниц в Excel 2007.Думаю, каждому бухгалтеру хотя бы раз приходилось работать с многостраничным документом из множества таблиц разной ширины и высоты. Для такой ситуации характерна одна и та же проблема. Несмотря на то что каждая таблица в отдельности легко помещается на лист, некоторые из них будут напечатаны с переносом. У таких таблиц шапка (заголовки) останется на одной странице, а данные перейдут на другую. Исправить эту ситуацию через параметр повторяющихся строк нельзя, ведь этот параметр задают один раз и для всего документа. А в данном случае нужно определить повторяющиеся заголовки индивидуально для тех таблиц, которые легли на лист с переносом. Решить проблему можно по-разному. И один из самых правильных вариантов — расставить переносы страниц вручную. Сделать это можно, перейдя в представление «Страничный режим» (рис. 1).
Щелкаем на соответствующей иконке левой кнопкой мыши. Первое, что бросается в глаза, — на рабочем листе появились вертикальные и горизонтальные пунктирные линии синего цвета. Этими линиями Excel обозначил границы печатного листа. В таком виде очень удобно контролировать расположение данных в пределах страницы. В представлении «Страничный режим» прекрасно видны таблицы, которые не поместились на листе и будут напечатаны с разрывом.
Совет
Используйте «Страничный режим», чтобы вовремя увидеть ситуацию, когда некоторые строки выходят за пределы вертикальной линии разметки страниц. В этом случае Excel сформирует дополнительные страницы и напечатает на них непоместившиеся данные. В результате вы можете обнаружить в распечатке пачку практически чистых листов, на каждом из которых будет напечатано всего несколько символов от не поместившейся в ширину строки.В представлении «Страничный режим» местоположение разрывов страниц можно изменять вручную. Для этого сделайте так:
1) поставьте указатель мыши на вертикальную или горизонтальную линию разрыва (рис. 4);
2) когда курсор примет форму двунаправленной стрелки, нажмите и удерживайте левую кнопку мыши;
3) переместите линию разрыва на новое место;
4) закончив перемещение, отпустите кнопку мыши.
Важно!
В представлении «Страничный режим» изменяется состав контекстного меню правой кнопки мыши при работе с ячейками рабочего листа. В нем появляются пункты для добавления и сброса разрывов страниц.Посмотрим, как этим воспользоваться. Делаем так:
1) открываем документ, переходим в представление «Страничный режим» (рис. 4);
2) становимся на любую ячейку рабочего листа. Например, на «D5»;
3) щелкаем правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выбираем «Вставить разрыв страницы» (рис. 5). На рабочем листе появятся две сплошные синие линии. Они пройдут по правой стороне колоники «D» и по верхней границе пятой строки;
4) оставаясь на ячейке «
D5», щелкаем правой кнопкой мыши;5) выбираем из контекстного меню «
Убрать разрыв страницы». Сплошные линии исчезнут.Чтобы удалить
все линии принудительного разрыва страниц на листе, воспользуйтесь пунктом «Сброс разрывов страниц» контекстного меню (рис. 5).Важно!
Режимы представления можно задать индивидуально для каждого листа рабочей книги. Параметры представления сохраняются вместе с документом MS Excel.На практике двойной разрыв страницы (по вертикали и по горизонтали) вставлять приходится редко. Обычно используют принудительный разрыв строк, реже — колонок. Сделать это можно так:
1) откройте документ Excel, выделите строку,
после которой нужно начать новую страницу;2) щелкните правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выберите «
Вставить разрыв страницы» (рис. 5). На рабочем листе появится сплошная горизонтальная линия.Чтобы вставить принудительный разрыв колонки, сделайте так:
1) откройте документ Excel, выделите колонку,
перед которой нужно начать новую страницу;2) щелкните правой кнопкой мыши. Выберите из контекстного меню «
Вставить разрыв страницы» (рис. 5). Вертикальная линия разрыва появится слева от выделенного столбца.Совет
Поставьте указатель мыши на линию принудительного разрыва страницы. Удерживая левую кнопку, перетащите линию за пределы рабочего листа (рис. 4). Вертикальную линию перемещайте в область с номерами строк, горизонтальную — на заголовки колонок. Затем отпустите кнопку мыши. Линия разрыва исчезнет. Таким способом можно удалять лишние разрывы страниц на листе MS Excel.Каков бы ни был размер вашего экрана, пространства для работы всегда не хватает. Особенно бухгалтеру, который имеет дело с широкими таблицами и большими базами данных. Конечно, увеличить размер экрана физически вы не сможете, по крайней мере без дополнительных финансовых затрат. А вот использовать его площадь рационально — задача вполне реальная. Сделайте так:
1) откройте документ Excel;
2) щелкните левой кнопкой на иконке «
Во весь экран» (рис. 1). Excel уберет с экрана главное меню, скроет ленты, строку формул и даже статусную строку. Останется только таблица и область с названиями рабочих листов.Представление «
Во весь экран» незаменимо при работе с большими таблицами, так как оно позволяет отобразить максимум информации на экране монитора. В этом режиме удобно не только просматривать, но и создавать базы данных и объемные документы.Чтобы
выйти из режима «Во весь экран», нажмите клавишу «Esc». Другой вариант — щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке и выберите из контекстного меню «Вернуть обычный режим».Совет
Увеличить полезную площадь экрана можно за счет ленты основного меню. Для этого щелкните правой кнопкой мыши в любом месте текстового меню и поставьте галочку возле пункта «Свернуть ленту». Чтобы вернуть ленту не прежнее место, щелкните правой кнопкой мыши и снимите галочку с пункта «Свернуть ленту».Последняя иконка в группе «
Режимы просмотра» называется «Представления». Она позволяет создать несколько способов отображения рабочего листа и затем быстро переключаться между ними. Возможности представлений я покажу на примере базы данных «Продажи» (рис. 6). Делаем так:
1) открываем документ «
Продажи»;2) переходим к меню «
Вид», щелкаем на иконке «Обычный»;3) щелкаем на иконке «
Представления». Появится окно, как на рис. 7;
4) в этом окне нажимаем кнопку «
Добавить» и заполняем форму, изображенную на рис. 8. В качестве имени я указал «ВидОбычн». Флажки «параметры печати» и «скрытые строки, столбцы и параметры фильтра» оставил по умолчанию — включенными;5) нажимаем «
ОК». В форме на рис. 7 появится новая строка «ВидОбычн»;6) переходим к ленте меню «
Вид»;7) щелкаем на иконке «
Разметка страницы»;8) щелкаем на иконке «
Представления», нажимаем кнопку «Добавить»;9) в окне «
Добавление представления» (рис. 8) вводим имя «ВидРС» и нажимаем «ОК»;
10) пролистываем документ вниз и перемещаем указатель активной ячейки на последнюю строку таблицы так, чтобы видеть итоги в базе данных;
11) щелкаем на иконке «
Представления», нажимаем кнопку «Добавить»;12) в окне «
Добавление представления» вводим имя «Вид_» и нажимаем «ОК»;13) в окне «
Представления» (рис. 8) нажимаем кнопку «ОК».Мы создали три представления. Посмотрим, как ими воспользоваться:
1) щелкаем на кнопке «
Представления», появится окно, как на рис. 9; 
2) в списке выбираем представление, двойным щелчком открываем его или нажимаем кнопку «Применить». Документ примет в точности тот вид, который он имел на момент создания этого представления. Например, одним щелчком на строке «ВидРС» я смогу увидеть разбивку документа на страницы. Выбрав из списка вариант «Вид_», можно посмотреть на итоги в конце базы данных и т. д.
Представление запоминает не только вид листа, местоположение активной ячейки, позиционирование страницы на экране. Оно хранит также информацию о параметрах автофильтра, установках печати, свойствах отображения строк и колонок на рабочем листе. За три последних пункта отвечают соответствующие флажки в окне «Добавление представления» (рис. 8). В принципе работа с представлениями — довольно удобный инcтрумент Excel. Хотя пользуются им нечасто. И совершенно напрасно.
Обратимся для примера хотя бы к той же базе продаж. В статье она показана в сокращенном варианте. А на практике документ состоял из нескольких товарных групп, насчитывал около трех сотен контрагентов. В отдельных колонках были записаны данные по каждому контрагенту (полное название, ИНН, банковские реквизиты и т. д.). Вся таблица занимала несколько десятков страниц, а ширина документа была рассчитана на лист формата «А4». Однажды мне понадобилось сделать из полной базы данных несколько рабочих вариантов. Каждый из них должен был содержать часть основной базы и помещаться на лист формата «А5». У меня были два способа решения этой задачи. Первый — создать несколько таблиц, переформатировать их и сохранить на диске под разными именами. Второй — использовать автофильтр, масштабирование и представления. На нем я и остановился. Моя последовательность действий была такой:
1) в основной базе я скрыл часть неиспользуемых колонок и тем самым добился, чтобы ширина документа помещалась по ширине на страницу формата «А5»;
2) затем я скрыл лишние строки в основной базе;
3) после того как документ приобрел нужный вид, я сохранил его представление. После чего повторил эту процедуру для каждого рабочего варианта.
Что в результате я выиграл? Вместо нескольких документов у меня на диске остался один файл, но с несколькими представлениями. Лично для меня это удобнее, чем хранить на диске множество разных таблиц и затем вспоминать, чем они отличаются. Я считаю, что в варианте с представлениями порядка больше. А для бухгалтера порядок — прежде всего...
В следующем номере я расскажу вам об остальных трех группах меню «Вид» в Excel 2007. А пока жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
