Теми статей
Обрати теми

Вікна та види Excel 2007 (частина 1)

Редакція БК
Стаття

Вікна та види Excel 2007 (частина 1)

 

img 1

Для продуктивної роботи з документами в Excel дуже важливо, як вони виглядають на екрані. Цьому питанню надають велике значення, наприклад, фахівці з комп’ютерної графіки. Чого не скажеш про більшість користувачів електронних таблиць... Водночас для бухгалтера, який оперує великими звітами, керування виглядом документа — це не лише комфортність роботи. Через механізм зображень можна бачити водночас декілька фрагментів багатосторінкового звіту, контролювати зміни на різних листах і навіть у різних робочих книгах. А це, у свою чергу, допоможе вчасно помітити помилку! Більше того, використовуючи механізм зображень та роботу в багатовіконному режимі, бухгалтер отримує чудовий інструмент для порівняння списків та баз даних. Одним словом, робота з видами варта того, щоб розглянути її докладно. Що я і пропоную зробити в цій статті.

Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Як би там не було, а більшу частину роботи над документом ви виконуєте з екрану. І від того, як на цьому екрані виглядає інформація, наскільки зручним є її сприйняття, залежить, зрештою, ефективність усієї вашої роботи. Тому при роботі в Excel слід завжди вибирати такий спосіб відображення даних, який щонайкраще відповідає конкретному завданню. Тим більше, що розробники Excel 2007 надали для цього всі необхідні інструменти. Наведу всього декілька прикладів, коли «класичне» зображення є не кращим вибором при обробці електронної таблиці. Упевнений, що зі схожими ситуаціями стикався кожен бухгалтер.

1. Ви створили декілька листів та пов’язали їх формулами. Тобто вміст комірок одного листа служить даними для розрахунків на іншому листі. При роботі з такими документами хотілося б знати, які зміни відбуваються на різних листах робочої книги при коригуванні вихідних даних. У звичайному зображенні таблиці цього зробити не можна, оскільки ви можете бачити тільки один лист робочої книги.

2. У вас є довгий список або база даних. Якщо перегорнути таку таблицю вниз, заголовки її колонок виявляться поза екраном і стануть невидимими. Працювати з базою, не бачачи її заголовків, дуже незручно. Коригуючи дані, легко помилитися колонкою і, як наслідок, зіпсувати весь звіт.

3. Ви працюєте з базою даних, яка не поміщається цілком на екрані. Унизу бази є рядок підсумків. Вам потрібно заповнювати базу і водночас бачити значення цих підсумків. Знову-таки, при звичайному зображенні таблиці вам доведеться постійно перегортати багатосторінковий документ, щоб поглянути на підсумкові значення.

4.  Ви створили документ, який через формули об’єднує дані з декількох робочих книг. Наприклад, у підсумковому звіті за півріччя ви зібрали відомості за перші два квартали. Потім ви почали коригувати квартальні звіти. Зрозуміло, непогано було б бачити, як змінюються цифри у звіті за півріччя тощо.

На перший погляд, ситуації різні. Але всі вони зводяться до одного. Для успішного їх вирішення потрібно вибрати зручний спосіб відображення документа.

 

Меню «Вид» Excel 2007

Для керування виглядом документа (тобто тим, як він виглядає на екрані) в Excel 2007 є спеціальне меню. Воно так і називається — «

Вид». Стрічка цього меню складається з п’яти груп: «Режимы просмотра книги», «Показать или скрыть», «Масштаб», «Окно» і «Макросы» (рис. 1 на с. 9). Остання група іконок ніякого відношення до вигляду документа не має. На мій погляд, найважливішими є «Режимы просмотра книги» та «Окно». Цим інструментам ми приділимо основну увагу. А попутно розберемося і з рештою можливостей меню «Вид».

img 2

 

СТРІЧКА «

РЕЖИМы Просмотра КНИГИ»

На цій стрічці зосереджено п’ять іконок: «

Обычный», «Разметка страницы», «Страничный режим», «Представления», «Во весь экран».

Режим «

Обычный» показує документ у тому вигляді, як він зображений за умовчанням. Тобто таблиця займає всю доступну область екрана. Угорі та ліворуч знаходиться «бордюр» з номерами рядків та позначенням колонок. У такому вигляді зручно формувати документ, наповнювати його даними, формулами. Причому робити це послідовно, коли не потрібно постійно переміщатися по таблиці, підганяти її під розмір сторінки тощо.

У режимі «

Разметка страницы» Excel 2007 додає до робочого листа вертикальну та горизонтальну лінійки. Вони розташовані на зовнішньому боці робочого листа, як показано на рис. 2.

img 3

За лінійками можна оцінити розмір області для друку (у сантиметрах). За ними легко проконтролювати величину полів, відступи верхнього та нижнього колонтитулів. Причому всі ці параметри можна змінити прямо на робочому листі! Подивимося, як це зробити на прикладі вертикальної лінійки:

1) відкрийте документ. Переключіть його в режим «Разметка страницы»;

2) поставте покажчик миші на лінійці в області «

1», як показано на рис. 2;

3) коли курсор набуде форми вертикальної двоспрямованої стрілки, натисніть ліву кнопку миші. На робочому листі з’явиться тонка горизонтальна лінія. Вона покаже положення верхнього поля відносно межі друкарського листа;

4) утримуючи ліву кнопку, перемістіть лінію у вертикальному напрямі (вгору або вниз). У міру переміщення змінюватиметься розмір верхнього поля на сторінці;

5) відрегулювавши величину поля, відпустіть кнопку миші.

Аналогічно ви можете змінити ліве та праве поля документа на друкарському листі.

Порада

Стежте за спливаючою підказкою, яку Excel покаже при зміні полів друку. У ній ви побачите точний розмір відступів у сантиметрах.

Регулювання полів — не єдина родзинка режиму «

Разметка страницы». Зверніть увагу на верхню частину документа, зображеного на рис. 3. Там знаходиться поле «Верхний колонтитул». Відповідно внизу сторінки розташований так званий «Нижний колонтитул». Спробуємо їх змінити. Робимо так:

1) клацаємо в полі «

Верхний колонтитул». На екрані стане доступна область для друку тексту. І відразу ж у головному меню з’явиться новий пункт «Работа с колонтитулами» та закладка «Конструктор». Роботу з цими інструментами ми вже знаємо;

2)  друкуємо в області колонтитулів довільний текст. Якщо потрібно, включаємо Конструктор колонтитулів та додаємо до тексту

поля;

3) щоб завершити роботу з колонтитулом, клацаємо по будь-якій комірці робочого листа.

img 4

Порада

Можливість створювати та правити колонтитули прямо на робочому листі — зручна новинка Excel 2007. Я рекомендую користуватися саме цим способом при оформленні верхніх та нижніх колонтитулів сторінки. У цьому випадку вам не доведеться відволікати увагу від роботи над документом, переходити до режиму настройки сторінок тощо.

Як тільки ми клацнули в області колонтитулів, змінився зовнішній вигляд вертикальної лінійки. Так, при роботі з колонтитулом на рис. 3 зверху на вертикальній лінійці з’явилася світла смужка. На рисунку вона позначена як «

Область (1)». Верхня межа цієї смужки показує поле від краю сторінки до верхнього колонтитула. Нижня частина світлої смужки відповідає відступу від краю листа до області друку. Змінити відступи для колонтитулів можна прямо на лінійці. Наприклад, для верхнього колонтитула робимо так:

1) ставимо покажчик миші на лінійці в області «

1», як показано на рис. 3;

2) коли курсор набуде форми двоспрямованої стрілки, натискуємо ліву кнопку миші. На робочому листі з’явиться горизонтальна лінія. Вона показує відступ від краю сторінки до верхнього колонтитула;

3) утримуючи кнопку миші, переміщаємо лінію по вертикалі. У спливаючій підказці Excel покаже точне значення відступу в сантиметрах;

4) відрегулювавши місце розташування верхнього колонтитула, відпускаємо кнопку миші.

Зрозуміло, аналогічно можна змінити положення нижнього колонтитула.

Важливо!

Головна перевага режиму «Разметка страницы» полягає в тому, що ви можете одночасно змінювати поля документа, відступи його колонтитулів, а також коригувати ширину колонок та висоту рядків на робочому листі. Поєднання цих можливостей робить режим «Разметка страницы» найзручнішим способом компоновки сторінок в Excel 2007.

Думаю, кожному бухгалтеру хоча б раз доводилося працювати з багатосторінковим документом з безліччю таблиць різної ширини та висоти. Для такої ситуації характерна та сама проблема. Незважаючи на те що кожна таблиця окремо легко поміщається на лист, деякі з них будуть надруковані з перенесенням. У таких таблиць шапка (заголовки) залишиться на одній сторінці, а дані перейдуть на іншу. Виправити цю ситуацію через параметр рядків, що повторюються, не можна. Адже цей параметр задають один раз і для всього документа! А в цьому випадку потрібно визначити заголовки, що повторюються,

індивідуально для таблиць, які розмістилися на листі з перенесенням. Вирішити проблему можна по-різному. І один із найправильніших варіантів — розставити перенесення сторінок уручну. Зробити це можна, перейшовши до зображення «Страничный режим» (рис. 1).

Клацаємо по відповідній іконці лівою кнопкою миші. Перше, що впадає в очі, — на робочому листі з’явилися вертикальні та горизонтальні пунктирні лінії синього кольору. Цими лініями Excel позначив межі друкарського листа. У такому вигляді дуже зручно контролювати розташування даних у межах сторінки. У зображенні «

Страничный режим» чудово видно таблиці, які не помістилися на листі і будуть надруковані з розривом.

Порада

Використовуйте «Страничный режим», щоб вчасно побачити ситуацію, коли деякі рядки виходять за межі вертикальної лінії розмітки сторінок. У цьому випадку Excel сформує додаткові сторінки та надрукує на них дані, що не помістилися. У результаті ви можете виявити в роздруківці пачку практично чистих аркушів, на кожному з яких буде надруковано всього декілька символів від рядка, що не помістився за шириною.

У зображенні «

Страничный режим» місце розташування розривів сторінок можна змінювати вручну. Для цього вчиніть так:

1) поставте покажчик миші на вертикальну або горизонтальну лінію розриву (рис. 4);

img 5

2) коли курсор набуде форми двоспрямованої стрілки, натисніть та утримуйте ліву кнопку миші;

3) перемістіть лінію розриву на нове місце;

4) закінчивши переміщення, відпустіть кнопку миші.

Важливо!

У зображенні «Страничный режим» змінюється склад контекстного меню правої кнопки миші при роботі з комірками робочого листа. У ньому з’являються пункти для додавання та скидання розривів сторінок.

Подивимося, як цим скористатися. Робимо так:

1) відкриваємо документ, переходимо в зображення «

Страничный режим» (рис. 4);

2) стаємо на будь-яку комірку робочого листа. Наприклад, на «

D5»;

3) клацаємо правою кнопкою миші. З контекстного меню вибираємо «

Вставить разрыв страницы» (рис. 5). На робочому листі з’являться дві суцільні сині лінії. Вони пройдуть по правій межі колонки «D» та по верхній межі п’ятого рядка;

img 6

4) залишаючись на комірці «D5», клацаємо правою кнопкою миші;

5) вибираємо з контекстного меню «Убрать разрыв страницы». Суцільні лінії зникнуть.

Щоб видалити всі лінії примусового розриву сторінок на листі, скористайтеся пунктом «Сброс разрывов страниц» контекстного меню (рис. 5).

Важливо!

Режими зображення можна задати індивідуально для кожного листа робочої книги. Параметри зображення зберігаються разом з документом MS Excel.

На практиці подвійний розрив сторінки (по вертикалі та по горизонталі) вставляти доводиться рідко. Зазвичай використовують примусовий розрив рядків, рідше — колонок. Зробити це можна так:

1)  відкрийте документ Excel, виділіть рядок, після якого потрібно почати нову сторінку;

2) клацніть правою кнопкою миші. З контекстного меню виберіть «

Вставить разрыв страницы» (рис. 5). На робочому листі з’явиться суцільна горизонтальна лінія.

Щоб вставити примусовий розрив колонки, зробіть так:

1)  відкрийте документ Excel, виділіть колонку,

перед якою потрібно почати нову сторінку;

2) клацніть правою кнопкою миші. Виберіть з контекстного меню «

Вставить разрыв страницы» (рис. 5). Вертикальна лінія розриву з’явиться ліворуч від виділеного стовпця.

Порада

Поставте покажчик миші на лінію примусового розриву сторінки. Утримуючи ліву кнопку, перетягніть лінію за межі робочого листа (рис. 4). Вертикальну лінію переміщайте до області з номерами рядків, горизонтальну — на заголовки колонок. Потім відпустіть кнопку миші. Лінія розриву зникне. У такий спосіб можна видаляти зайві розриви сторінок на листі MS Excel.

Який би не був розмір вашого екрана, простору для роботи завжди не вистачає. Особливо бухгалтеру, який має справу з широкими таблицями та великими базами даних. Звичайно, збільшити розмір екрана фізично ви не зможете. Принаймні без додаткових фінансових витрат. А от використовувати його площу раціонально — завдання цілком реальне. Зробіть так:

1) відкрийте документ Excel;

2) клацніть лівою кнопкою по іконці «

Во весь экран» (рис. 1). Excel прибере з екрана головне меню, приховає стрічки, рядок формул і навіть статусний рядок. Залишиться тільки таблиця та область з назвами робочих листів.

Зображення «

Во весь экран» незамінне при роботі з великими таблицями, оскільки воно дозволяє відображати максимум інформації на екрані монітора. У цьому режимі зручно не лише переглядати, а й створювати бази даних та великі документи.

Щоб

вийти з режиму «Во весь экран», натисніть клавішу «Esc». Інший варіант — клацнути правою кнопкою миші по будь-якій комірці та вибрати з контекстного меню «Вернуть обычный режим».

Порада

Збільшити корисну площу екрана можна за рахунок стрічки основного меню. Для цього клацніть правою кнопкою миші в будь-якому місці текстового меню та поставте галочку біля пункту «Свернуть ленту». Щоб повернути стрічку не колишнє місце, клацніть правою кнопкою миші та зніміть галочку з пункту «Свернуть ленту».

Остання іконка у групі «

Режимы просмотра» називається «Представления». Вона дозволяє створити декілька способів відображення робочого листа і потім швидко переключатися між ними. Можливості зображень я покажу на прикладі бази даних «Продажи» (рис. 6). Робимо так:

img 7

1) відкриваємо документ «Продажи»;

2) переходимо до меню «Вид», клацаємо по іконці «Обычный»;

3) клацаємо по іконці «Представления». З’явиться вікно, як на рис. 7;

img 8

4) у цьому вікні натискуємо на кнопку «Добавить» та заповнюємо форму, зображену на рис. 8. Як ім’я я вказав «ВидОбычн». Прапорці «параметры печати» та «скрытые строки, столбцы и параметры фильтра» залишив за умовчанням — увімкненими;

5) натискуємо «ОК». У формі на рис. 7 з’явиться новий рядок «ВидОбычн»;

6) переходимо до стрічки меню «Вид»;

7) клацаємо по іконці «Разметка страницы»;

8) клацаємо по іконці «Представления», натискуємо кнопку «Добавить»;

9) у вікні «Добавление представления» (рис. 8) уводимо ім’я «ВидРС» та натискуємо «ОК»;

img 9

10) перегортаємо документ униз та переміщаємо покажчик активної комірки на останній рядок таблиці так, щоб бачити підсумки в базі даних;

11) клацаємо по іконці «Представления», натискуємо кнопку «Добавить»;

12) у вікні «Добавление представления» уводимо ім’я «Вид_» та натискуємо «ОК»;

13) у вікні «Представления» (рис. 8) натискуємо кнопку «ОК».

Ми створили три зображення. Подивимося, як ними скористатися:

1) клацаємо по кнопці «Представления». З’явиться вікно, як на рис. 9;

img 10

2) у списку вибираємо зображення, подвійним клацанням відкриваємо його або натискуємо кнопку «Применить». Документ набуде того самого вигляду, який він мав на момент створення цього зображення. Наприклад, одним клацанням по рядку «ВидРС» я зможу побачити розбиття документа на сторінки. Вибравши зі списку варіант «Вид_», можна поглянути на підсумки в кінці бази даних тощо.

Зображення запам’ятовує не лише вигляд листа, місце розташування активної комірки, позиціювання сторінки на екрані. Воно зберігає також інформацію про параметри автофільтру, установки друку, властивості відображення рядків та колонок на робочому листі. За три останні пункти відповідають відповідні прапорці у вікні «Добавление представления» (рис. 8). У принципі, робота із зображеннями — досить зручний інструмент Excel. Хоча користуються ним не часто. І даремно.

Звернемося для прикладу хоча б до тієї ж бази продажів. У статті вона показана у скороченому варіанті. А на практиці документ складався з декількох товарних груп, налічував близько трьох сотень контрагентів. В окремих колонках були записані дані за кожним контрагентом (повна назва, ІПН, банківські реквізити тощо). Уся таблиця займала кілька десятків сторінок, а ширина документа була розрахована на лист формату «А4». Одного дня мені знадобилося зробити з повної бази даних декілька робочих варіантів. Кожен із них мав містити частину основної бази та поміщатися на лист формату «А5». У мене були два способи вирішення цього завдання. Перший — створити декілька таблиць, переформатувати їх та зберегти на диску під різними іменами. Другий спосіб — використати автофільтр, масштабування та зображення. На цьому способі я й зупинився. Послідовність моїх дій була такою:

1) в основній базі я приховав частину колонок, що не використовуються, і тим самим добився, щоб ширина документа поміщалася по ширині на сторінку формату «А5»;

2) потім я приховав зайві рядки в основній базі;

3)  після того як документ набув потрібного вигляду, я зберіг його зображення. Після чого повторив цю процедуру для кожного робочого варіанта.

Що я отримав в результаті? Замість декількох документів у мене на диску залишився один файл, але з декількома зображеннями. Особисто для мене це зручніше, ніж зберігати на диску купу різних таблиць і потім згадувати, чим вони відрізняються. Я вважаю, що у варіанті із зображеннями порядку більше. А для бухгалтера порядок — перш за все...

 

У наступному номері я розповім про решту три групи меню «Вид» в Excel 2007. А поки що чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або форумі редакції www.bk.factor.ua/forum. Успішної роботи!
App
Завантажуйте наш мобільний додаток Factor

© Factor.Media, 1995 -
Всі права захищені

Використання матеріалів без узгодження з редакцією заборонено

Ознайомитись з договором-офертою

Приєднуйтесь
Адреса
м. Харків, 61002, вул. Сумська, 106а
Ми приймаємо
ic-privat ic-visa ic-visa

Ми використовуємо cookie-файли, щоб зробити сайт максимально зручним для вас та аналізувати використання наших продуктів та послуг, щоб збільшити якість рекламних та маркетингових активностей. Дізнатися більше про те, як ми використовуємо ці файли можна тут.

Дякуємо, що читаєте нас Увійдіть і читайте далі