Журналы в «1С: Бухгалтерии 7.7»

Журналы в «1С: Бухгалтерии 7.7»

Отвечая на вопрос о порядке создания резерва на оплату отпусков в «Б & К», 2009, № 19, вы достаточно обстоятельно описали процедуру ввода операции вручную. Если можно, теперь также детально, для неопытных пользователей «1С: Бухгалтерии», расскажите о журналах, где сохраняются наши документы, операции и проводки после их ввода.

Волков Д., г. Харьков

Отвечает Сергей КАМЕНСКИЙ, консультант «Б & К»

Итак, вы ввели и зарегистрировали в «1С: Бухгалтерии» хозяйственную операцию. Но куда она попала? Где можно отыскать введенные операции и документы, а также созданные ими проводки? В соответствующих журналах.

С «бумажными» журналами, применяемыми, например, в журнально-ордерной системе бухгалтерии, журналы «1С: Бухгалтерии» не имеют ничего общего. Журнал в «1С: Бухгалтерии» — это элемент интерфейса между пользователем и информационной базой (далее — ИБ). Информация, которая накапливается в файлах базы данных, приводится через интерфейс в понятной для человека форме. Важно помнить, что журнал не «хранилище» подшитых в него документов. Документы и операции сохраняются в информационной базе сами по себе. Журнал лишь предоставляет к ним удобный доступ. Документ вводится в ИБ один раз, а доступ к нему обеспечивается по крайней мере в двух журналах: в индивидуальном журнале для документов данного вида и в Полном журнале.

Выбрав из главного меню команду «Журналы», откроем список имеющихся журналов (рис. 1). Этот список — двухуровневый. Если подвести курсор к элементу списка «Прочие» (как сделано на рис. 1), откроется дополнительный список с журналами, используемыми редко. Каждый пункт меню «Журналы» открывает индивидуальный журнал документов. Свойства журнала — его внешний вид, состав реквизитов и состав доступных из журнала документов — можно настроить в Конфигураторе.

Все журналы в «1С:Бухгалтерии» имеют вид таблиц, но состав их колонок отличается. Например, в журнале «Зарплата» имеются колонки «Документ», «Номер», «Дата», «Вид выплаты», «Месяц начисления з/п» и «Автор». В журнале «Производство» реквизиты другие: «Документ», «Номер», «Дата», «Продукция», «Статус», «Автор».

ЖУРНАЛ ОПЕРАЦИЙ

Для удобства пользователей журналы сгруппированы по темам: «Договоры», «Счета входящие», «Приходные накладные», «Расходные накладные» и т. п. Отдельно выделены три общих журнала в нижней части списка: «Полный журнал», «Журнал проводок» и «Журнал операций». Журнал операций открывает доступ ко всем операциям, зарегистрированным в «1С: Бухгалтерии», как введенным вручную, так и созданным различными документами. Подведем курсор к последнему пункту меню и щелкнем на нем левой кнопкой мыши (можно пользоваться клавишами со стрелками и клавишей «Enter»). Откроется окно Журнала операций (рис. 2).

Окно Журнала операций состоит из двух частей. В верхней половине Журнала показаны операции, созданные документами и непосредственно пользователями (вручную). В нижней половине окна выводятся для просмотра проводки той операции (как ручной, так и созданной документом), на которую указывает курсор. Редактировать поля непосредственно в нижнем окне нельзя: щелкнув мышкой по любому из них, вы откроете окно операции, которая записала проводки или документ, и уже в этом окне продолжите редактирование.

Границу между верхней и нижней частями окна Журнала операций можно передвинуть мышью. Чтобы этот Журнал выглядел более компактно, нижнее окно можно отключить. Для этого щелчком правой кнопкой мыши в верхней половине окна вызовите выпадающее меню «Действия». Найдите в нем пункт «Показывать проводки» и снимите с него отметку.

На рис. 2 курсор указывает на операцию, введенную нами во втором примере. Открыв окно на своем компьютере, вы можете эти строки не увидеть. Причина в том, что дата операции не попадает в установленный для журнала диапазон видимости операций. Щелкните мышкой по кнопке «[↔]» панели инструментов, откроется окно для установки интервала видимости операций (рис. 3 на с. 27).

В полях этого окна можно установить начальную и конечную даты просмотра. Для этого удобно пользоваться календарем. Щелкните по значку в правой части поля и выберите из календаря нужную дату. Кнопками «<» и «>» календарь перелистывают по месяцам, кнопками «<<» и «>>» — по годам. Средняя кнопка в заглавии позволяет выбрать «стандартную бухгалтерскую дату», например конец года.

Информации в журналах выводится очень много, потому данные в журналах обязательно фильтруют, т. е. ограничивают состав выводимой информации каким-то критерием. Фильтр по датам — самый важный, он наложен на все журналы по умолчанию. Интервал, установленный кнопкой «[↔]», действует только до закрытия журнала. Диапазон видимости данных можно установить для всех журналов одновременно на закладке «Журналы» окна настройки параметров системы. Это окно (рис. 4) открывается командой «Сервис → Параметры». Интервал, заданный в этом окне, действует до его изменения. Полезно также отметить галочкой пункт «При открытии журнала переходить в конец». Тогда вы автоматически будете переходить к самой новой операции или документу. Подробно о настройке параметров системы расскажем в отдельном подразделе.

Журнал можно отфильтровать и по другим критериям. Например, поиск документов определенного вида или операций значительно облегчит отбор по колонке. На рис. 2 видно, что выделена операция № 2 в графе «Документ». Если щелкнуть мышкой по кнопке «Отобрать по колонке», журнал будет отфильтрован по выбранной колонке, в нашем случае — по введенным вручную операциям. Остальные записи будут скрыты (рис. 5).

Кнопка «Найти по номеру» позволяет отфильтровать документы и операции с конкретным номером. Кнопкой «Отбор по значению» можно создать достаточно сложный фильтр по нескольким критериям. Можно, например, вывести на экран все операции, созданные документами, в которых в качестве контрагента была указана Киевская таможня. «1С: Бухгалтерия» запоминает фильтры, применявшиеся ранее. Чтобы повторно наложить тот же фильтр, воспользуйтесь кнопкой «История отборов». Откроется окно со списком фильтров, применявшихся ранее (рис. 6).

Для отмены фильтрации журнала служит кнопка «Отключить отбор»

Назначение всех кнопок панели управления приведено в таблице.

Кнопки панели управления Журнала операций

Расскажем об одной важной кнопке, которой в приведенной таблице нет. Клавиша « F8» включает и отключает проводки операции или документа. Такие же действия доступны из выпадающего меню, которое вызывает правая кнопка мышки. Отключенные документы и операции отражаются серыми значками в крайней правой (служебной) колонке журнала.

Если операцию или документ отключить, проводки, относящиеся к ним, будут видны в журналах. Они также будут выделены значками серого цвета. Но на сальдо и обороты по счетам отключенные проводки не влияют. Они будто исчезают из учета. Вы можете открыть операцию с отключенными проводками, внести в нее изменения и заново ее сохранить. Ее проводки так и останутся отключенными, следовательно, изменения не будут отображены в бухгалтерских итогах. То же и с документом: если проводки документа отключены, то его перепроведение на итоги по счетам не повлияет. Обработка группового проведения документов, описанная в статье «Организация налогового учета. Часть 2. Налог на добавленную стоимость и общие проблемы налогового учета» (см. «Б& К», 2009, № 17, с. 25), эффекта не даст. Для группового включения/отключения проводок у операций и документов можно использовать специальный режим — «Обработка документов», доступный из меню «Сервис».

Если же часть операций и документов должна оставаться с отключенными проводками, разбираться с ними придется вручную. Увеличенный фрагмент окна Журнала операций показан на рис. 7 на с. 30. Значки операций в нем выводятся с красными и синими точками, значки документов залиты желтым цветом. Но и те и другие значки небольшие, отыскать среди них серые — непростая задача.

Для отключения проводок вместо клавиши «F8

ЖУРНАЛ ПРОВОДОК

В Журнале операций приведены операции и документы. Также можно просмотреть сформированные операцией или документом проводки. Для сплошного просмотра всех проводок, введенных в информационную базу, служит Журнал проводок. Именно для просмотра: проводку непосредственно в журнале изменить нельзя. Для ввода изменений произведите на выбранной проводке двойной щелчок левой кнопкой мыши или нажмите клавишу «Enter». Откроется документ или операция, сформировавшие эту проводку, там вы и будете ее править.

Окно Журнала (рис. 8) можно открыть командой «Журналы → Журнал проводок».

Табличная часть Журнала имеет ту же структуру, что и поле для ввода проводок операции. Состав кнопок на панели инструментов почти такой же, как и в остальных журналах. Новыми элементами интерфейса этого Журнала являются ярлыки листов.

Для каждой проводки можно индивидуально указать лист Журнала проводок, на котором ее будет видно. Листы кодируются двумя символами (буквами и/или цифрами): «00», «АВ», «БК» и т. п. Если не заполнить поле «№Ж» при вводе проводки, ее будет видно на листе с ярлыком без названия. На рис. 8 это крайний левый ярлык. Ярлыков может быть очень много, для их прокрутки влево и вправо в правом верхнем углу окна имеются две кнопки. Открывается лист щелчком мыши на выбранном ярлыке. Если снять отметку «Разделять по номерам журналов», ярлыки в заглавии окна исчезнут и все проводки будут отражаться в одном окне в последовательности их ввода.

В верхней части окна журнала дублируется информация о субконто проводки.

К Журналу проводок можно перейти из других журналов с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов или комбинации клавиш «Ctrl + F12». Из Журнала проводок можно перейти в Журнал операций с помощью кнопки или комбинации клавиш «Ctrl + F11».

ПОЛНЫЙ ЖУРНАЛ

Полный журнал, как и Журнал операций, служит для доступа ко всем документам и операциям, зарегистрированным в информационной базе. Его окно в общих чертах повторяет окно Журнала операций (рис. 9). Но есть важное отличие: в нижней части окна полного журнала имеются еще несколько дополнительных кнопок.

Кнопка «Печать движений» позволяет распечатать проводки операции или документа. На рис. 9 выделена операция № 1 от 30.09.2004, которой мы зарегистрировали формирование обеспечения отпусков. Щелкнув по кнопке «Печать движений», получим форму (рис. 10), пригодную для распечатки на принтере.

По умолчанию константа «Флаг защиты таблиц» установлена в значение «1», т. е. печатные формы, создаваемые документами, защищены от изменений. Их можно только просмотреть в окне, таком же как на рис. 10, или в специальном окне просмотра (кнопка на панели инструментов главного окна «1С:Бухгалтерии» или команда «Файл → Просмотр») и распечатать на принтере. Если установить константу в значение «0», печатные формы можно будет редактировать в графическом редакторе и хранить в виде файлов таблиц Excel, гипертекстовых документов (HTML) или обычных текстовых файлов.

Кнопка «Реестр документов» позволяет получить и распечатать полный список всех документов и операций, зарегистрированных в ИБ за определенный промежуток времени (рис. 11). Отметим, что реестры целесообразно распечатывать не из полного журнала, а из специализированных журналов документов, так сказать, «по темам». Тогда распечатку можно будет использовать в качестве описания для подшивки документов за период.

При поиске ошибок в налоговом учете очень важно еще раз проверить заказ. Как вы помните, «1С:Бухгалтерия» определяет момент осуществления первого события, анализируя цепочки расчетов с контрагентами. Кнопка «Дерево» открывает окно с деревом той цепочки подчиненных документов, к которой относится выделенный в журнале документ (рис. 12).

Эта кнопка строит в отдельном окне иерархический список документов, относящихся к одному договору или заказу. Дерево на рис. 12 начинается с документа «Счет входящий» № СВ-0000002 от 18.12.2002 (текущий документ выделен в дереве светло-желтым цветом). Но такую же цепочку можно получить, начав его построение с любого другого документа цепочки. Тогда будет выделен светло-желтым документ, находящийся внутри него.

На рис. 12 видно, что на основании входного счета была введена приходная накладная № ПН-0000005 от 20.12.2002, дополнительно к ней — документ «Расходы на приобретение» № РНП-000001 от 21.12.2002. Цепочка расчетов закончилась банковской выпиской и записью в Книге приобретений в налоговом учете НДС.

Дерево документов можно построить не только из журнала. Командой главного меню «Сервис → Дерево подчиненных документов» можно вызвать обработку, выполняющую практически те же функции. В открывшемся окне выбираем из списка интересующий нас документ, например налоговую накладную (рис. 13 на с. 33).

Откроется журнал, обеспечивающий доступ к документам выбранного вида, в нашем случае — «Книга продаж» (рис. 14).

В этом журнале выберем интересующую нас накладную, она попадет в поле выбора документа. Остается щелкнуть мышью по кнопке «Сформировать» окна обработки, и мы получим дерево документов, в которое входит выбранная налоговая накладная. Построенное дерево подобно показанному на рис. 12.

Если щелкнуть мышью в области дерева, где выводятся номер, дата и сумма документа, автоматически откроется этот документ. А если щелкнуть в расположенном справа поле «Журнал», откроется журнал, через который осуществляется доступ к документам данного вида. Кнопка «Обновить» в левом верхнем углу окна дерева документов позволяет перестроить его с учетом изменений, произошедших в ИБ.

Вот, собственно, и вся премудрость работы с журналами. Если же у вас еще остались вопросы, задайте их на форуме www.bk.factor.ua/forum.