Журнали в «1С:Бухгалтерії 7.7»

Журнали в «1С:Бухгалтерії 7.7»

 

Відповідаючи на запитання про порядок створення резерву на оплату відпусток у «Б & К», 2009, № 19, ви досить докладно описали процедуру введення операції вручну. Якщо можна, тепер також детально для недосвідчених користувачів «1С:Бухгалтерії» розкажіть про журнали, де зберігаються наші документи, операції та проводки після їх введення.

Волков Д., м. Харків

Відповідає Сергій КАМЕНСЬКИЙ, консультант «Б & К»

 

Отже, ви ввели і зареєстрували в «1С:Бухгалтерії» господарську операцію. Але куди вона потрапила? Де можна відшукати введені операції та документи, а також створені ними проводки? У відповідних журналах.

З «паперовими» журналами, що застосовуються, наприклад, у журнально-ордерній системі бухгалтерії, журнали «1С: Бухгалтерії» не мають нічого спільного. Журнал в «1С: Бухгалтерії» — це елемент інтерфейсу між користувачем та інформаційною базою (далі — ІБ). Інформація, що накопичується у файлах бази даних, наводиться через інтерфейс у зрозумілій для людини формі. Важливо пам’ятати, що журнал — не «сховище» підшитих до нього документів

. Документи та операції зберігаються в ІБ самі по собі. Журнал лише надає до них зручний доступ. Документ уводиться в ІБ один раз. А доступ до нього забезпечується принаймні у двох журналах: у індивідуальному журналі для документів цього виду і в Повному журналі.

Вибравши з головного меню команду «Журналы

», відкриємо список наявних журналів (рис. 1). Цей список — дворівневий. Якщо підвести курсор до елемента списку «Прочие» (як показано на рис. 1), відкриється додатковий список із журналами, що використовуються рідко. Кожен пункт меню «Журналы» відкриває індивідуальний журнал документів. Властивості журналу — його зовнішній вигляд, склад реквізитів і склад доступних із журналу документів — можна настроїти в Конфігураторі.

Усі журнали в «1С: Бухгалтерії» мають вигляд таблиць, але склад їх колонок відрізняється. Наприклад, у журналі «Зарплата» є колонки «Документ», «Номер», «Дата», «Вид выплаты», «Месяц начисления з/п» і «Автор». У журналі «Производство» реквізити інші: «Документ», «Номер», «Дата», «Продукция», «Статус», «Автор».

 

ЖУРНАЛ ОПЕРАЦіЙ

Для зручності користувачів журнали згруповано за темами: «

Договоры», «Счета входящие», «Приходные накладные», «Расходные накладные» тощо. Окремо виділено три загальні журнали в нижній частині списку: «Полный журнал», «Журнал проводок» і «Журнал операций». Журнал операцій відкриває доступ до всіх операцій, зареєстрованих в «1С:Бухгалтерії» — як уведених уручну, так і створених різними документами. Підведемо курсор до останнього пункту меню і клацнемо по ньому лівою кнопкою миші (можна користуватися клавішами зі стрілками та клавішею «Enter»). Відкриється вікно Журналу операцій (рис. 2).

Вікно Журналу операцій складається з двох частин. У верхній половині Журналу показані операції, створені документами і безпосередньо користувачами (вручну). У нижній половині вікна виводяться для перегляду проводки тієї операції (як ручної, так і створеної документом), на яку вказує курсор. Редагувати поля безпосередньо в нижньому вікні не можна: клацнувши мишкою по будь-якому з них, ви відкриєте вікно операції, що записала проводки або документ. І вже в цьому вікні продовжите редагування.

Межу між верхньою і нижньою частинами вікна Журналу операцій можна пересунути мишею. Щоб цей Журнал виглядав більш компактно, нижнє вікно можна відключити. Для цього клацанням правою кнопкою миші у верхній половині вікна викличте меню «Действия», що випадає. Знайдіть у ньому пункт «Показывать проводки» і зніміть із нього відмітку.

На рис. 2 курсор указує на операцію, уведену нами в другому прикладі. Відкривши вікно на своєму комп’ютері, ви можете не побачити цих рядків. Причина в тому, що дата операції не потрапляє в установлений для журналу діапазон видимості операцій. Клацніть мишкою по кнопці «[↔]» панелі інструментів. Відкриється вікно для встановлення інтервалу видимості операцій (рис. 3 на с. 27).

У полях цього вікна можна встановити початкову і кінцеву дати перегляду. Для цього зручно користуватися календарем. Клацніть по значку в правій частині поля і виберіть із календаря потрібну дату. Кнопками «<» і «>» календар перегортають за місяцями, кнопками «<<» і «>>» — за роками. Середня кнопка в заголовку дозволяє вибрати «стандартну бухгалтерську дату», наприклад, кінець року.

Інформації в журналах виводиться дуже багато, тому дані в журналах обов’язково фільтрують, тобто обмежують склад інформації, що виводиться, за якимось критерієм. Фільтр за датами — найважливіший, він накладений на всі журнали за умовчанням. Інтервал, установлений кнопкою «[↔]», діє тільки до закриття журналу. Діапазон видимості даних можна встановити для всіх журналів одночасно на закладці «Журналы» вікна настройки параметрів системи. Це вікно (рис. 4) відкривається командою «Сервис → Параметры». Інтервал, заданий у цьому вікні, діє до його зміни. Корисно також позначити галочкою пункт «При открытии журнала переходить в конец». Тоді ви автоматично переходитимете до найсвіжішої операції або документа. Докладно про настройку параметрів системи розповімо в окремому підрозділі.

Журнал можна відфільтрувати й за іншими критеріями. Наприклад, пошук документів певного виду або операцій значно полегшить відбір за колонкою. На рис. 2 видно, що виділено операцію № 2 у графі «Документ». Якщо клацнути мишкою по кнопці «Отобрать по колонке», журнал буде відфільтровано за вибраною колонкою, у нашому випадку — за введеними вручну операціями. Решту записів буде приховано (рис. 5).

Кнопка «Найти по номеру» дозволяє відфільтрувати документи та операції з конкретним номером. Кнопкою «Отбор по значению» можна створити досить складний фільтр за декількома критеріями. Можна, наприклад, вивести на екран усі операції, створені документами, в яких як контрагент було зазначено Київську митницю. «1С:Бухгалтерія» запам’ятовує фільтри, що застосовувалися раніше. Щоб повторно накласти той самий фільтр, скористайтеся кнопкою «История отборов». Відкриється вікно зі списком фільтрів, що застосовувалися раніше (рис. 6).

Для того щоб відмінити фільтрацію журналу, служить кнопка «Отключить отбор». Клацнувши по ній мишкою, ви відключите всі накладені раніше фільтри. Але «головний» фільтр — інтервал видимості операцій — ця кнопка не відключає.

Призначення всіх кнопок панелі управління наведено в таблиці.

 

Кнопки панелі управління Журналу операцій

№ з/п	Кнопка	Найменування	Комбінація клавіш	Призначення
1	2	3	4	5
1		Новая строка	Ins	Відкриває вікно введення ручної операції (як і команда «Документ → Операция»)
2		Ввести, используя типовую операцию	Ctrl + [ + ]	Викликає вікно вибору типової операції зі списку. Оскільки шаблони типових операцій до конфігурації не входять, спочатку список у вікні порожній
3		Ввести документ	Shift + F9	Відкриває вікно вибору виду документа для введення. У вікні в алфавітному порядку представлені всі наявні в конфігурації документи
4		Копировать строку	F9	Якщо курсор указує на рядок операції, копіюється операція зі всіма введеними даними, якщо на документ — копіюється документ
5		Копировать, используя типовую операцию	Ctrl + F9	Викликає вікно вибору шаблона типової операції та копіює до неї всі введені дані
6		Ввести на основании	Alt + F9	Відкриває список документів, які можна ввести на підставі вибраного
7		Открыть операцию	—	Відкриває вікно операції. Операції, уведені документами, для редагування недоступні
8		Открыть документ	Enter	Відкриває вікно документа
9		Просмотр	—	Відкриває операцію або документ у режимі перегляду. Унести зміни в цьому режимі неможливо
10		Пометить на удаление	Del	Помічає операцію (документ) на видалення
11		Интервал	—	Установлює діапазон дат, за які буде видно записи в журналі
12		Найти по номеру	Ctrl + F5	Здійснює пошук за номером документа
13		Отбор по значению	—	Дозволяє накласти на Журнал складний фільтр
14		Отобрать по колонке	—	Фільтрує інформацію в Журналі за вибраною колонкою
15		История отбора	—	Відкриває вікно з призначеними раніше фільтрами відбору
16		Отключить отбор	—	Відключає всі фільтри, крім фільтра за датами
17		Перейти в Журнал проводок	Ctrl + F12	Відкриває Журнал проводок на тому місці, в якому виводиться перша проводка операції
18		Проводки	—	Відкриває Журнал проводок, відфільтрований за проводками, що належать до вибраної операції
19		Описание	—	Виводить опис операції
20		Рассказать про...	—	Дозволяє отримати табличку з підказкою за вибраним елементом вікна

　

Розповімо про одну важливу кнопку, якої немає в наведеній таблиці. Клавіша «

F8» включає і відключає проводки операції або документа. Такі самі дії доступні з меню, що випадає, яке викликає права кнопка мишки. Відключені документи та операції позначаються сірими значками в крайній правій (службовій) колонці журналу.

Якщо операцію або документ відключити, проводки, що належать до них, буде видно в журналах. Вони також будуть виділені значками сірого кольору. Але на сальдо та обороти за рахунками відключені проводки не впливають. Вони ніби зникають з обліку. Ви можете відкрити операцію з відключеними проводками, унести до неї зміни і заново її зберегти. Її проводки так і залишаться відключеними, отже, зміни не будуть відображені в бухгалтерських підсумках. Те ж саме і з документом: якщо проводки документа відключені, то його перепроведення на підсумки за рахунками не вплине. Обробка групового проведення документів, описана в статті «Організація податкового обліку. Частина 2. Податок на додану вартість та загальні проблеми податкового обліку» (див. «Б & К», 2009, № 17, с. 25), ефекту не дасть. Для групового включення / відключення проводок в операцій та документів можна користуватися спеціальним режимом — «

Обработка документов», доступним з меню «Сервис».

Якщо ж частина операцій та документів має залишатися з відключеними проводками, розбиратися з ними доведеться вручну. Збільшений фрагмент вікна Журналу операцій показано на рис. 7 на с. 30. Значки операцій у ньому виводяться з червоними і синіми крапками, значки документів залиті жовтим кольором. Але і ті й інші значки невеликі, відшукати серед них сірі — непросте завдання.

Для відключення проводок замість клавіші «

F8» зручніше користуватися позначкою операції або документа на видалення. Як ви пам’ятаєте, перед видаленням об’єктів програма проводить їх пошук і будує список помічених на видалення об’єктів. Проаналізувавши його, ви дізнаєтеся, проводки яких саме документів і операцій не беруть участі в розрахунку сальдо та оборотів за рахунками.

 

ЖУРНАЛ ПРОВОДОК

У Журналі операцій наведено операції та документи. Там само можна переглянути сформовані операцією або документом проводки. Для наскрізного перегляду всіх проводок, уведених до ІБ, служить Журнал проводок. Саме для перегляду: проводку безпосередньо в журналі змінити не можна. Для введення змін зробіть на вибраній проводці подвійне клацання лівою кнопкою миші або натисніть на клавішу «

Enter». Відкриється документ або операція, що сформували цю проводку, у ній ви й будете її правити.

Вікно Журналу (рис. 8) можна відкрити командою «

Журналы → Журнал проводок».

Таблична частина Журналу має ту саму структуру, що й поле для введення проводок операції. Склад кнопок на панелі інструментів — майже такий самий, як і в решті журналів. Новими елементами інтерфейсу цього Журналу є ярлики листів.

Для кожної проводки можна індивідуально вказати лист Журналу проводок, в якому її буде видно. Листи кодуються двома символами (літерами та/або цифрами): «00», «АВ», «БК» тощо. Якщо не заповнити поле «№Ж» при введенні проводки, її буде видно на листі з ярликом без назви. На рис. 8 це крайній лівий ярлик. Ярликів може бути дуже багато, для їх прокручування вліво і вправо у правому верхньому кутку вікна є дві кнопки. Відкривається лист клацанням миші на вибраному ярлику. Якщо зняти позначку «Разделять по номерам журналов», ярлики в заголовку вікна зникнуть, і всі проводки відображатимуться в одному вікні, у послідовності їх уведення.

У верхній частині вікна журналу дублюється інформація про субконто проводки.

До Журналу проводок можна перейти з інших журналів за допомогою відповідної кнопки на панелі інструментів або комбінації клавіш «Ctrl + F12». Із Журналу проводок можна перейти до Журналу операцій за допомогою кнопки або комбінації клавіш «Ctrl + F11».

 

ПОВНИЙ ЖУРНАЛ

Повний журнал, як і Журнал операцій, служить для доступу до всіх документів і операцій, зареєстрованих в ІБ. Його вікно у загальних рисах повторює вікно Журналу операцій (рис. 9). Але є важлива відмінність: у нижній частині вікна повного журналу є ще декілька додаткових кнопок.

Кнопка «

Печать движений» дозволяє роздрукувати проводки операції або документа. На рис. 9 виділено операцію № 1 від 30.09.2004 р., якою ми зареєстрували формування забезпечення відпусток. Клацнувши по кнопці «Печать движений», отримаємо форму (рис. 10), придатну для роздрукування на принтері.

 

За умовчанням константу «Флаг защиты таблиц» установлено в значення «1», тобто друковані форми, що створюються документами, захищені від змін. Їх можна тільки переглянути у вікні, такому ж як на рис. 10 або у спеціальному вікні перегляду (кнопка на панелі інструментів головного вікна «1С:Бухгалтерії» або команда «Файл → Просмотр») і роздрукувати на принтері. Якщо встановити константу в значення «0», друковані форми можна буде редагувати у графічному редакторі та зберігати у вигляді файлів таблиць Excel, гіпертекстових документів (HTML) або звичайних текстових файлів.

Кнопка «Реестр документов» дозволяє отримати і роздрукувати повний список усіх документів та операцій, зареєстрованих в ІБ за певний проміжок часу (рис. 11 на с. 32). Зазначимо, що реєстри доцільно роздруковувати не з Повного журналу, а зі спеціалізованих журналів документів, так би мовити, «за темами». Тоді роздруківку можна буде використовувати як опис для підшивання документів за період.

При пошуку помилок у податковому обліку дуже важливо ще раз перевірити замовлення. Як ви пам’ятаєте, «1С:Бухгалтерія» визначає момент здійснення першої події, аналізуючи ланцюжки розрахунків із контрагентами. Кнопка «Дерево» відкриває вікно з деревом того ланцюжка підпорядкованих документів, до якого належить виділений у журналі документ (рис. 12).

Ця кнопка будує в окремому вікні ієрархічний список документів, що належать до одного договору або замовлення. Дерево на рис. 12 починається з документа «Счет входящий» № СВ-0000002 від 18.12.2002 р. (поточний документ виділено в дереві світло-жовтим кольором). Але такий самий ланцюжок можна отримати, почавши його побудову з будь-якого іншого документа ланцюжка. Тоді буде виділено світло-жовтим документ, що знаходиться всередині нього.

На рис. 12 видно, що на підставі вхідного рахунка було введено прибуткову накладну № ПН-0000005 від 20.12.2002 р., додатково до неї — документ «Расходы на приобретение» № РНП-000001 від 21.12.2002 р. Ланцюжок розрахунків закінчився банківською випискою і записом у Книзі придбань у податковому обліку ПДВ.

Дерево документів можна побудувати не тільки із журналу. Командою головного меню «Сервис → Дерево подчиненных документов» можна викликати обробку, що виконує практично ті самі функції. У вікні, що відкрилося, вибираємо зі списку документ, який нас цікавить. Наприклад, податкову накладну (рис. 13 на с. 33).

Відкриється журнал, що забезпечує доступ до документів вибраного виду. У нашому випадку — «Книга продаж» (рис. 14 на с. 33).

У цьому журналі виберемо накладну, що нас цікавить, вона потрапить у поле вибору документа. Залишається клацнути мишею по кнопці «Сформировать» вікна обробки, і ми отримаємо дерево документів, до якого входить вибрана податкова накладна. Побудоване дерево подібне до показаного на рис. 12.

Якщо клацнути мишею в області дерева, де виводяться номер, дата і сума документа, автоматично відкриється цей документ. А якщо клацнути в розташованому справа полі «Журнал», відкриється журнал, через який здійснюється доступ до документів цього виду. Кнопка «Обновить» у лівому верхньому кутку вікна дерева документів дозволяє перебудувати його з урахуванням змін, що сталися в ІБ.

 

От, власне, і вся премудрість роботи с журналами. Якщо ж у вас ще залишилися запитання, задайте їх на форумі

www.bk.factor.ua/forum.