Окна и виды Excel 2007 (часть 2)
 | Продолжаем рассматривать тему, поднятую в предыдущем номере «Б & К» (см. статью «Окна и виды Excel 2007 (часть 1)», «Б & К», 2009, № 21, с. 9). Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Напомню, что в первой части статьи мы с вами выяснили, что все инструменты, необходимые для управления способами отображения электронных таблиц в Excel 2007, собраны в меню «
Вид». Однако мы пока ограничились лишь изучением ленты «Режимы просмотра книги». Между тем в этом меню еще есть ленты «Показать или скрыть», «Масштаб», «Окно», которые также могут сослужить хорошую службу, сделав работу с данными электронных таблиц удобной и наглядной. Ими-то мы сегодня и займемся.
Л
ента «Показать или скрыть»На этой ленте находятся пять параметров (рис. 10). Все они представлены в виде флажков. Вот вкратце назначение каждого их них:
— «
Линейка»: включает или отключает отображение вертикальной и горизонтальной линеек, которые используются для выравнивания объектов в документе;Важно!
Параметр «Линейка» доступен только в режиме просмотра «Разметка страницы».— «
Сетка»: включает или выключает отображение сетки на рабочем листе. Речь идет о линиях, отделяющих ячейки таблицы. На обрамление ячеек этот параметр не распространяется;Совет
Параметр «Сетка» меню «Вид» не влияет на отображение сетки при распечатке документа. Чтобы включить или скрыть сетку при печати, воспользуйтесь одноименным параметром в настройке страниц.— «
Панель сообщений»: позволяет включить или отключить панель сообщений для выполнения специальных действий в документе;— «
Строка формул»: убирает с экрана или включает отображение строки формул;— «
Заголовки»: скрывает или показывает заголовки строк и колонок электронной таблицы (так называемый бордюр).В целом параметры группы «
Показать или скрыть» большой роли в практической работе не играют. Но улучшить внешний вид документа они могут. Когда документ полностью готов, мне, например, нравится работать в режиме с отключенной сеткой. В этом случае таблица Excel больше похожа на белый лист бумаги. Но это, как говорится, дело вкуса.
Лента «Масштаб»
Пожалуй, самый простой способ повысить комфортность работы с документом — изменить его масштаб. Единых рекомендаций здесь нет. Острота зрения у людей разная, отличаются размеры и качество мониторов. И все же, если вы работаете за компьютером долго, выбирайте масштаб документа так, чтобы свободно читать текст с расстояния хотя бы 80 — 100 сантиметров. Тем более что сделать это в Excel 2007 очень просто — воспользоваться лентой «
Масштаб» (рис. 11). На ней всего три иконки: «Масштаб», «100 %», «Масштабировать выделенный фрагмент». Вот как они работают: 
1. Открываем документ
Excel. Это может быть знакомая база продаж или прайс-лист. Сейчас его масштаб установлен по умолчанию, т. е. «100 %».2. Щелкаем на иконке «
Масштаб». Появится окно, изображенное на рис. 12. В этом окне Excel предлагает семь вариантов масштабирования документа: «200 %», «100 %», «75 %», «50 %», «25 %», «по выделению», «произвольный». Думаю, с фиксированными вариантами все понятно. Установим произвольный масштаб.3. Ставим переключатель в положение «
произвольный».4. В окошке слева от переключателя печатаем значение «
145» (рис. 12). 
5. Нажимаем «
ОК». Размер документа увеличился на 45 %.6. На рабочем листе выделяем фрагмент документа, например область ячеек «
B9:H15».7. Щелкаем на иконке «
Масштаб».8. Ставим переключатель в положение «
по выделению».9. Нажимаем «
ОК». Масштаб изменился. Теперь блок «B9:H15» занял практически всю область рабочего окна MS Excel.Для работы с масштабом в Excel 2007 предусмотрена еще одна панель инструментов, которая находится в правом нижнем углу окна программы (рис. 13). На панели есть три иконки и ползунок управления масштабом. Перемещение ползунка влево-вправо плавно меняет масштаб документа. Щелчок на кнопках «
+» или «-» увеличивает или уменьшает масштаб на 10 %. Щелчок на числовом значении (рис. 13) открывает окно «Масштаб», как на рис. 12. Слева на панели расположены три иконки для изменения способа представления документа: «Обычный», «Разметка страницы» и «Страничный». Так что основные инструменты для управления видами здесь имеются. Пользоваться панелью удобно, не приходится лишний раз заходить в меню «Вид». Поэтому я советую обратить внимание на такую удобную возможность управления видами в Excel 2007 и почаще использовать ее на практике. 
Однако вернемся к ленте «
Масштаб». Мы не рассмотрели еще две иконки:— «
100 %»: щелчок на этом инструменте устанавливает масштаб отображения документа в стандартное положение, т. е. «100 %»;— «
Масштабировать выделенный фрагмент»: работает аналогично переключателю «по выделению» в окне «Масштаб» (рис. 12), а именно: вначале выделяем блок на рабочем листе, затем щелкаем на иконке «Масштабировать выделенный фрагмент». Excel сам подберет масштаб, чтобы растянуть часть документа на всю область активного окна.
Лента «ОКНО»
В функциональном отношении это, пожалуй, самая насыщенная часть ленты управления видами. Она состоит из пяти иконок: «
Новое окно», «Упорядочить все», «Закрепить области», «Сохранить рабочую область», «Перейти в другое окно» (рис. 14). Рассмотрим работу с этими иконками на конкретном примере документа «прайс-лист», изображенного на рис. 15. 
1. Открываем документ «
Прайс». Сейчас он находится в режиме «Обычный».2. Щелкаем на иконке «
Новое окно». Excel создаст новую рабочую книгу и покажет в ней копию документа «Прайс» с названием «Прайс:2». Окно с исходным документом теперь будет называться «Прайс:1».3. Пробуем изменить любые данные в документе «
Прайс:2», например откорректировать цены или удалить часть ячеек.4. Закрываем документ в окне «
Прайс:2».Обратите внимание: при закрытии файла Excel не предупредил о возможной потере сделанных изменений. Все правильно. Ведь в окнах «
Прайс:1» и «Прайс:2» находится один и тот же документ! Изменяя ячейки в окне «Прайс:2», мы фактически корректируем данные файла «Прайс». И тут есть одна важная особенность.Важно!
После того как окно с копией документа будет закрыто, отменить сделанные изменения в исходном документе уже нельзя.
Вернемся к нашему примеру. Вы создали новое окно с копией документа «
Прайс». В этом окне (оно называется «Прайс:2») стерли часть ячеек. Сейчас вы можете нажать иконку «Отменить» (или комбинацию «Ctrl + Z») и отказаться от сделанных изменений. Оставляем все как есть и закрываем окно с копией документа. Таким образом, мы вернулись к исходному прайс-листу. В нем видны все сделанные изменения, но отменить их уже не удастся. Кнопка отмены последнего действия неактивна. И здесь нужно быть очень внимательным. При закрытии окна Excel предложит сохранить документ с новыми изменениями. Если вы не хотите этого делать, откажитесь от такого предложения.Вывод: иконка «
Новое окно» позволяет открыть в отдельном окне дополнительную копию документа. Таких копий можно создать много и затем независимо просматривать отдельные фрагменты одного и того же документа. Но для этого нужно научиться отображать на экране несколько окон одновременно. Решить такую задачу можно через иконку «Упорядочить все». Делаем так:1. Открываем документ, например «
Прайс», переводим его в режим «Обычный».2. Щелкаем на иконке «
Новое окно». Появится окно с копией прайс-листа. Это окно называется «Прайс:2», и оно сейчас активно.3. Щелкаем на иконке «
Упорядочить все». Появится окно «Расположение окон», изображенное на рис. 16. В нем находится единственный переключатель «Расположить» из четырех позиций. Выбираем вариант «рядом». 
4. В окне «
Расположение окон» щелкаем «ОК». Excel разделит основное окно на две части. Слева будет видна копия, справа — основной документ «Прайс».5. В настоящий момент активным является окно с копией документа «
Прайс». Пробуем пролистать документ в этом окне или переместить указатель активной ячейки.6. Щелчком левой кнопки мыши переходим в основное окно (оно расположено справа на экране). Положение данных и активной ячейки в исходном документе не изменилось.
Вывод: создав несколько окон для одного и того же документа, вы можете одновременно видеть разные части большой электронной таблицы.
Совет
Для быстрого переключения окон удобно использовать комбинацию клавиш «Alt + Tab» или «Ctrl + F6».Остальные варианты переключателя «
Расположить» влияют только на взаимное местоположение окон на экране:— «
сверху вниз» — в этом случае Excel разделит основное окно на две части по вертикали. Сверху останется активное окно, снизу будет расположено окно с копией документа;— «
слева направо» — Excel разделит экран по горизонтали. Слева — активное окно, справа — его копия;— «
каскадом» — Excel все окна расположит с небольшим сдвигом друг относительно друга по вертикали и по горизонтали. За счет этого сдвига в режиме «каскадом» можно видеть сразу много заголовков и быстро переходить от одного окна к другому.Пару слов о флажке «
Только окна текущей книги». Допустим, что в Excel у нас открыты два документа: «Прайс.xls» и «Продажи.xls». Для документа «Прайс.xls» мы создали новое окно. В этом окне изменили способ представления. Активным на текущий момент является основной документ «Прайс.xls». Делаем так:1. Щелкаем на кнопке «
Упорядочить все», выбираем вариант расположения «рядом». В окне «Расположение окон» флажок «Только окна текущей книги» не включаем.2. Окно
Excel разделится на три части. Слева будет расположен документ «Прайс:1». Справа вверху будет видна его копия с именем «Прайс:2». Справа внизу Excel поместит окно с базой «Продажи».Повторим те же действия, но в окне «
Расположение окон» включаем флажок «Только окна текущей книги». Слева на экране будет расположено окно с документом «Прайс.xls». Справа на экране Excel покажет его копию «Прайс:2». Документ «Продажи.xls» виден не будет.Переключать окна с разными документами можно вручную. Для этого предназначена иконка «
Перейти в другое окно» (рис. 14). В настоящий момент у нас в Excel открыты три окна: «Прайс:1», копия «Прайс:2» и база «Продажи». Делаем так:1. Щелкаем на иконке «
Перейти в другое окно» (рис. 14). Появится меню, как на рис. 17. В нем видны все окна, открытые в текущем сеансе работы с Excel. 
2. Щелкаем левой кнопкой мыши по любой строке в меню. Указанное окно станет активным и выйдет на первый план.
При работе с большими таблицами постоянно возникает одна и та же проблема: при перелистывании вниз шапка (заголовки) документа остается вне области экрана. Работать в этом случае становится очень неудобно. Чтобы проверить, с какой колонкой мы сейчас работаем, приходится постоянно заглядывать в начало таблицы. Устранить такое неудобство в Excel совсем несложно. Достаточно воспользоваться иконкой «
Закрепить области». Посмотрим, как это выглядит на практике:1. Открываем документ «
Прайс.xls». Предположим, что мы решили заполнять табличную часть этого документа и она будет длинной. Это означает, что по мере продвижения вниз на экране должна оставаться строка с заголовками таблицы (на рис. 15 это строка номер «9»).2. Делаем активной ячейку «
A10».3. Щелкаем на меню «
Вид».4. В группе «
Окно» щелкаем на иконке «Закрепить области». Появится меню, изображенное на рис. 18. 
5. Выбираем пункт «
Закрепить области». Вдоль нижней строки, где находится активная ячейка, Excel проведет горизонтальную линию. Теперь часть документа, которая расположена выше этой линии, будет всегда оставаться на экране.6. Пробуем пролистать документ. Строки с номерами от «
1» до «9» остаются в видимой части экрана.Важно!
Команда «Закрепить области» замораживает строки и колонки рабочего листа, которые находятся выше и левее текущей ячейки. Проверим это:1. В группе «
Окно» щелкаем на иконке «Закрепить области». Появится меню, как на рис. 18.2. Состав этого меню изменился. Теперь первым пунктом стоит «
Снять закрепление областей». Это — результат наших предыдущих действий. Выбираем этот пункт.3. Делаем активной ячейку «
B10».4. Щелкаем на меню «
Вид», в группе «Окно» щелкаем на иконке «Закрепить области».5. Пробуем листать документ. Теперь в видимой части таблицы будут оставаться колонка «
А» и строки с номерами «1-9».Совет
Перед выполнением команды «Закрепить области» правильно позиционируйте документ. Сделайте так, чтобы лишние строки и колонки остались вне видимой части рабочего листа.В примере с прайс-листом такими «лишними» строками является заголовок документа с названием и атрибутами предприятия. Поэтому перед закреплением областей нужно пролистать документ так, чтобы строка номер «
9» (заголовки табличной части) стала первой на рабочем листе, и только после этого щелкнуть на ячейке «A10» и закрепить области.При работе с таблицами в форме баз данных можно применять быстрый способ закрепления строк. В меню на рис. 18 — это пункты «
Закрепить верхнюю строку» и «Закрепить первый столбец». Работа этих инструментов понятна из их названия.Важно!
Команды «Закрепить верхнюю строку» и «Закрепить первый столбец» ведут отсчет от первой видимой строки и колонки на рабочем листе. Пролистайте таблицу так, чтобы верхней левой ячейкой стала «C3». Тогда «Закрепить верхнюю строку» зафиксирует на экране третью строку электронной таблицы, а «Закрепить первый столбец» зафиксирует колонку «C». Действие команд «Закрепить верхнюю строку» и «Закрепить первый столбец» взаимно исключают друг друга. Так, закрепив первую строку, вы автоматически отмените закрепление первого столбца и наоборот.Чтобы отменить закрепление строк и колонок, щелкните на иконке «
Закрепить области» и выберите из меню пункт «Снять закрепление областей».Из возможностей меню «
Вид» нам осталось разобраться с единственным инструментом — иконкой «Сохранить рабочую область». Для бухгалтера тот инструмент, на мой взгляд, довольно интересен. И вот почему. Решая конкретную задачу, вам приходится иметь дело с одними и теми же файлами Excel. Так или иначе, вы открываете нужные документы, регулируете размер и расположение окон, настраиваете представления и т. д. По сути, вы строите на экране свое жизненное пространство или так называемую рабочую область, где находятся ваши данные вместе с инструментами их обработки. Иконка «Сохранить рабочую область» позволяет сохранить всю эту конфигурацию и впоследствии восстановить ее одним щелчком мыши. Вот как это сделать:1. Открываем несколько документов, настраиваем их вид и другие параметры.
2. Переходим к меню «
Вид», щелкаем на иконке «Сохранить рабочую область». Появится окно «Проводника».3. В этом окне выбираем папку для сохранения, вводим имя файла и нажимаем «
ОК». Допустим, что в качестве имени я указал «ПрайсБаза». Тогда Excel создаст файл «ПрайсБаза.xlw» и запишет его в указанное место на диске.4. Закрываем все документы и завершаем программу Excel.
5. В программе «
Проводник» находим папку с файлом «ПрайсБаза.xlw». Двойным щелчком мыши вызываем его.6. Откроется программа Excel, куда будут загружены все документы в том виде, как они были на момент создания рабочей области.
Совет
Рабочую область удобно сохранять на «Рабочий стол». Тогда вы сможете одним щелчком открыть все нужные книги сразу после загрузки компьютера. Главное при этом — соблюдать чувство меры, не плодить лишних ярлыков на рабочем столе.Обратите внимание на размер файла с конфигурацией (у нас это «
ПрайсБаза.xlw»). Он совсем маленький, в нем нет реальных данных тех рабочих книг, которые этот файл открывают. В конфигурации рабочей области хранятся только имена книг, их местоположение на диске и на экране, а также некоторые другие параметры. Поэтому вы можете смело удалить файл конфигурации, не опасаясь потерять содержимое исходных документов.Вот, пожалуй, и все, что нужно знать об управлении видами в программе
Excel 2007. Последнее, что осталось сделать, — закрепить все на практическом примере. А пример будет такой. Есть прайс-лист и база данных по продажам. Нужно сверить цены в прайсе и в этой базе. При обнаружении ошибок — откорректировать цены в базе. При этом в процессе корректировки я хотел бы видеть отклонение общего итога (после изменения цены) от его первоначального значения. Делаем так:1. Вызываем Excel, открываем документы «
Прайс.xls» и «Продажи.xls».2. Переходим в документ «
Прайс.xls», делаем активной ячейку «A10».3. Пролистываем документ так, чтобы заголовок табличной части стал первой строкой на рабочем листе.
4. Переходим в меню «
Вид», щелкаем на иконке «Закрепить области», выбираем из меню «Закрепить области». Теперь заголовки документа «Прайс» будут всегда перед глазами.5. Нажимаем «
Ctrl + F6», чтобы перейти в окно с документом «Продажи». В этой базе много лишнего, часть столбцов можно скрыть. Например, колонку с порядковым номером, идентификатором документа, объемом продаж в штуках и т. д. Делаем это .6. Щелкаем на иконке «
Новое окно». Excel создаст новое представление для базы «Продажи».7. Становимся на крайнюю левую ячейку во второй строке документа. На рис. 19 это ячейка «
D2». 
8. Переходим в меню «
Вид». Щелкаем на иконке «Закрепить области». Выбираем из меню «Закрепить области». Теперь мы будем постоянно видеть заголовки базы данных «Продажи».9. Дважды нажимаем «
Ctrl + F6», чтобы сделать активным окно «Прайс».10. В меню «
Вид» щелкаем на иконке «Упорядочить все». Выбираем вариант «рядом». Теперь левую часть окна занимает документ «Прайс». Справа расположены два представления документа «Продажи» (рис. 19).11. Щелчком мыши делаем активным нижнее правое окно с документом «
Продажи». Пролистываем его вниз до строки итогов. В примере на рис. 19 это ячейка «H44».12. В ячейку «
H45» пишем формулу « = 8590-H44». В ней число «8590» — это сумма по колонке «H» в исходном файле «Продажи». Изначально в «H45» должно получиться значение «0». Все готово.13. Переходим к правому верхнему окну с копией документа «
Продажи». Здесь мы можем просматривать базу, сверять цены с прайсом, который виден в левой части окна Excel. Обнаружив ошибку, вносим корректировки в документ «Продажи» в верхнем правом окне и тут же внизу можем видеть, как изменяется общий итог по продажам. И последнее. Сверять базу можно долго. Чтобы каждый раз не настраивать вид окна Excel, сохраним рабочую область.14. Вызываем меню «
Вид», щелкаем на иконке «Сохранить рабочую область».15. В окне «
Проводника» выбираем папку и вводим имя файла, например «ПрайсБаза».16. Закрываем все документы и завершаем программу Excel.
17. Находим на диске файл «
ПрайсБаза».18. Дважды щелкаем на нем левой кнопкой мыши. Появится окно программы Excel в том виде, как он был на момент сохранения рабочей области.
На этом мы завершим тему по работе с видами рабочих книг в Excel 2007. Надеюсь, что эти сведения помогут вам рационально организовать данные в рабочем окне, сделать свою работу более приятной. А мы в следующей статье продолжим знакомство с новыми возможностями Excel 2007 — режимами поиска и обработки данных.
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!
