Вікна та види Excel 2007 (частина 2)
 | Продовжуємо розглядати тему, порушену в попередньому номері нашого видання (див. статтю «Вікна та види Excel 2007 (частина 1)» // «Б & К», 2009, № 21, с. 9). Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Нагадаю: у першій частині статті ми з вами з’ясували, що всі інструменти, необхідні для управління способами відображення електронних таблиць в Excel 2007, зібрано в меню «
Вид». Однак ми поки що обмежилися тільки вивченням стрічки «Режимы просмотра книги». Тим часом у цьому меню ще є стрічки «Показать или скрыть», «Масштаб», «Окно», які також можуть стати у пригоді та підвищити зручність і наочність при роботі з даними електронних таблиць. Саме ними ми сьогодні й займемося.
СТРІЧКА «ПОКАЗАТЬ ИЛИ СКРЫТЬ»
На цій стрічці знаходяться п’ять параметрів (рис. 10), зображені у вигляді прапорців. Ось стисле призначення кожного з них:
— «
Линейка» — включає або відключає відображення вертикальної та горизонтальної лінійок, що використовуються для вирівнювання об’єктів у документі;Важливо!
Параметр «Линейка» доступний тільки в режимі перегляду «Разметка страницы».— «
Сетка» — включає або відключає зображення сітки на робочому листі. Ідеться про лінії, що відділяють елементи таблиці. На обрамлення комірок цей параметр не поширюється;Порада
Параметр «Сетка» меню «Вид» не впливає на відображення сітки при роздрукуванні документа. Щоб включити або приховати сітку при друкуванні, потрібно скористатися однойменним параметром у настройці сторінок.— «
Панель сообщений» — дозволяє включити або відключити панель повідомлень для виконання спеціальних дій у документі;— «
Строка формул» — видаляє з екрана чи включає відображення рядка формул;— «
Заголовки» — приховує або показує заголовки рядків та колонок електронної таблиці (так званий бордюр).У цілому параметри групи «
Показать или скрыть» у практичній роботі великої ролі не відіграють. Але поліпшити зовнішній вигляд документа вони можуть. Коли документ повністю готовий, мені, наприклад, подобається працювати в режимі з відключеною сіткою. У цьому випадку таблиця Excel більше схожа на білий аркуш паперу. Але це, як мовиться, справа смаку.
СТРІЧКА «МАСШТАБ»
Мабуть, найпростіший спосіб підвищити комфортність роботи з документом — змінити його масштаб. Єдиних рекомендацій тут немає. Гострота зору в людей різна, відрізняються розміри та якість моніторів. Та все-таки, якщо ви працюєте за комп’ютером довго, вибирайте масштаб документа так, щоб вільно читати текст із відстані хоча б 80 — 100 сантиметрів. Тим більше, що зробити це в Excel 2007 дуже просто — скористатися стрічкою «
Масштаб» (рис. 11). На ній лише три іконки: «Масштаб», «100%», «Масштабировать выделенный фрагмент». Ось як вони працюють: 
1) відкриваємо документ Excel. Це може бути знайома база продажів або прайс-лист. Зараз його масштаб установлено за умовчанням, тобто «
100%»;2) клацаємо по іконці «
Масштаб». З’явиться вікно, зображене на рис. 12. У цьому вікні Excel пропонує сім варіантів масштабування документа: «200%», «100%», «75%», «50%», «25%», «по выделению», «произвольный». Думаю, з фіксованими варіантами все зрозуміло. Установимо довільний масштаб; 
3) ставимо перемикач у положення «
произвольный»;4) у віконці ліворуч від перемикача друкуємо значення «
145» (рис. 12);5) натискуємо на «
ОК». Розмір документа збільшився на 45 %;6) на робочому листі виділяємо фрагмент документа. Наприклад, область комірок «
B9:H15»;7) клацаємо по іконці «
Масштаб»;8) ставимо перемикач у положення «
по выделению»;9) натискуємо на «
ОК». Масштаб змінився. Тепер блок «B9:H15» зайняв практично всю зону робочого вікна MS Excel.Для роботи з масштабом в Excel 2007 передбачено ще одну панель інструментів. Вона знаходиться у правому нижньому куті вікна програми (рис. 13). На панелі є три іконки та повзунок управління масштабом. Переміщення повзунка вліво-вправо плавно змінює масштаб документа. Клацання по кнопках «
+» або «-» збільшує чи зменшує масштаб на 10 %. Клацання по числовому значенню (рис. 13) відкриває вікно «Масштаб», як показано на рис. 12. Ліворуч на панелі розташовано три іконки для зміни способу зображення документа. Це «Обычный», «Разметка страницы» і «Страничный». Отже, основні інструменти для управління видами тут є. Користуватися панеллю зручно, не доводиться зайвий раз заходити в меню «Вид». Тому я раджу звернути увагу на таку зручну можливість управління видами в Excel 2007 і частіше використовувати її на практиці. 
Однак повернемося до стрічки «
Масштаб». Ми не розглянули ще такі дві іконки:— «
100%» — клацання по цьому інструменту встановлює масштаб відображення документа у стандартне положення, тобто «100%»;— «
Масштабировать выделенный фрагмент» — працює аналогічно перемикачу «по выделению» у вікні «Масштаб» (рис. 12), а саме: спочатку виділяємо блок на робочому листі, потім клацаємо по іконці «Масштабировать выделенный фрагмент». Excel сам добере масштаб, щоб розтягнути частину документа на всю зону активного вікна.
СТРІЧКА «ОКНО»
У функціональному плані це, мабуть, найбільш насичена частина стрічки управління видами. Вона складається з п’яти іконок: «
Новое окно», «Упорядочить все», «Закрепить области», «Сохранить рабочую область», «Перейти в другое окно» (рис. 14). Розглянемо роботу з цими іконками на конкретному прикладі документа «прайс-лист», зображеного на рис. 15:
1) відкриваємо документ «
Прайс». Зараз він знаходиться в режимі «Обычный»;2) клацаємо по іконці «
Новое окно». Excel створить нову робочу книгу і покаже в ній копію документа «Прайс» із назвою «Прайс:2». Вікно з вихідним документом тепер називатиметься «Прайс:1»;3) пробуємо змінити будь-які дані в документі «
Прайс:2». Наприклад, відкоригувати ціни чи видалити частину комірок;4) закриваємо документ у вікні «
Прайс:2».Зверніть увагу: при закритті файлу Excel не попередив про можливу втрату здійснених змін. Усе правильно. Адже у вікнах «
Прайс:1» і «Прайс:2» знаходиться той самий документ! Змінюючи комірки у вікні «Прайс:2», ми фактично коригуємо дані файлу «Прайс». І тут є одна важлива особливість.Важливо!
Після того як вікно з копією документа буде закрито, скасувати здійснені зміни у вихідному документі вже не можна.Повернемося до нашого прикладу. Ви створили нове вікно з копією документа «
Прайс». У цьому вікні (воно називається «Прайс:2») стерли частину комірок. Зараз ви можете натиснути на іконку «Отменить» (або на комбінацію «Ctrl+Z») і відмовитися від здійснених змін. Залишаємо все як є та закриваємо вікно з копією документа. Таким чином, ми повернулися до вихідного прайс-листа. У ньому можна побачити всі здійснені зміни, але скасувати їх уже не вдасться. Кнопка скасування останньої дії неактивна. І тут потрібно бути дуже уважним. При закритті вікна Excel запропонує зберегти документ із новими змінами. Якщо ви не хочете цього робити, відмовтеся від такої пропозиції.Висновок
. Іконка «Новое окно» дозволяє відкрити в окремому вікні додаткову копію документа. Таких копій можна створити багато і потім незалежно переглядати окремі фрагменти того самого документа. Але для цього потрібно навчитися відображати на екрані кілька вікон одночасно. Вирішити таке завдання можна через іконку «Упорядочить все». Виконуємо такі дії:1) відкриваємо документ, наприклад «
Прайс». Переводимо його до режиму «Обычный»;2) клацаємо по іконці «
Новое окно». З’явиться вікно з копією прайс-листа. Це вікно називається «Прайс:2», і воно зараз активне;3) клацаємо по іконці «
Упорядочить все». З’явиться вікно «Расположение окон», зображене на рис. 16. У ньому знаходиться єдиний перемикач «Расположить» із чотирьох позицій. Вибираємо варіант «рядом»; 
4) у вікні «
Расположение окон» клацаємо по «ОК». Excel розділить основне вікно на дві частини. Ліворуч буде видно копію, праворуч — основний документ «Прайс»;5) зараз активним є вікно з копією документа «
Прайс». Спробуємо перегорнути документ у цьому вікні або перемістити покажчик активної комірки;6) клацанням по лівій кнопці миші переходимо в основне вікно (воно розташоване праворуч на екрані). Положення даних та активної комірки у вихідному документі не змінилося.
Висновок
. Створивши кілька вікон для того самого документа, ви можете одночасно бачити різні частини великої електронної таблиці.Порада
Для швидкого перемикання вікон зручно використовувати комбінацію клавіш «Alt+Tab» або «Ctrl+F6».Останні варіанти перемикача «
Расположить» впливають лише на взаємне місце розташування вікон на екрані:— «
сверху вниз» — у цьому випадку Excel розділить основне вікно на дві частини по вертикалі. Зверху залишиться активне вікно, знизу буде розташоване вікно з копією документа;— «
слева направо» — Excel розділить екран по горизонталі. Ліворуч — активне вікно, праворуч — його копія;— «
каскадом» — усі вікна Excel розташує з невеликим зрушенням одне щодо одного по вертикалі та по горизонталі. За рахунок цього зрушення в режимі «каскадом» можна бачити відразу багато заголовків і швидко переходити від одного вікна до іншого.Скажемо кілька слів про прапорець «
Только окна текущей книги». Припустимо, що в Excel у нас відкрито два документи: «Прайс.xls» і «Продажи.xls». Для документа «Прайс.xls» ми створили нове вікно. У цьому вікні змінили спосіб зображення. Активним на поточний момент є основний документ «Прайс.xls». Виконуємо такі дії:1) клацаємо по кнопці «
Упорядочить все», вибираємо варіант розташування «рядом». У вікні «Расположение окон» прапорець «Только окна текущей книги» не включаємо;2) вікно Excel розділиться на три частини. Ліворуч буде розташовано документ «
Прайс:1». Праворуч угорі можна буде побачити його копію з ім’ям «Прайс:2». Праворуч унизу Excel помістить вікно з базою «Продажи».Повторимо ті самі дії, але у вікні «
Расположение окон» уключаємо прапорець «Только окна текущей книги». Ліворуч на екрані буде розташовано вікно з документом «Прайс.xls». Праворуч на екрані Excel покаже його копію «Прайс:2». Документа «Продажи.xls» видно не буде.Перемикати вікна з різними документами можна вручну. Для цього призначено іконку «
Перейти в другое окно» (рис. 14). Зараз у нас в Excel відкрито три вікна: «Прайс:1», копія «Прайс:2» і база «Продажи». Виконуємо такі дії:1) клацаємо по іконці «
Перейти в другое окно» (рис. 14). З’явиться меню, як показано на рис. 17. У ньому видно всі вікна, відкриті в поточному сеансі роботи з Excel; 
2) клацаємо лівою кнопкою миші по будь-якому рядку в меню. Зазначене вікно стане активним і вийде на перший план.
При роботі з великими таблицями постійно виникає та сама проблема: при перегортанні вниз шапка (заголовки) документа залишається поза областю екрана. Працювати в цьому випадку стає дуже незручно. Щоб перевірити, з якою колонкою ми зараз працюємо, доводиться постійно заглядати на початок таблиці. Усунути таку незручність в Excel зовсім неважко. Достатньо скористатися іконою «
Закрепить области». Подивимося, як це виглядає на практиці:1) відкриваємо документ «
Прайс.xls». Припустимо, що ми вирішили заповнювати табличну частину цього документа і вона буде довгою. Це означає, що в міру просування вниз на екрані має залишатися рядок із заголовками таблиці (на рис. 15 це рядок номер «9»);2) робимо активною комірку «
A10»;3) клацаємо по меню «
Вид»;4) у групі «
Окно» клацаємо по іконці «Закрепить области». З’явиться меню, зображене на рис. 18; 
5) вибираємо пункт «
Закрепить области». Уздовж нижнього рядка, де знаходиться активна комірка, Excel проведе горизонтальну лінію. Тепер частина документа, розташована вище за цю лінію, завжди залишатиметься на екрані;6) спробуємо перегорнути документ. Рядки з номерами від «
1» до «9» залишаються у видимій частині екрана.Важливо!
Команда «Закрепить области» «заморожує» рядки та колонки робочого листа, розташовані вище та лівіше поточної комірки. Перевіримо це:1) у групі «
Окно» клацаємо по іконці «Закрепить области». З’явиться меню, як показано на рис. 18;2) склад цього меню змінився. Тепер першим пунктом стоїть «
Снять закрепление областей». Це — результат наших попередніх дій. Вибираємо цей пункт;3) робимо активною комірку «
B10»;4) клацаємо по меню «
Вид», у групі «Окно» клацаємо по іконці «Закрепить области»;5) спробуємо перегорнути документ. Тепер у видимій частині таблиці залишатимуться колонка «
А» та рядки з номерами «1» — «9».Порада
Перед виконанням команди «Закрепить области» правильно позиціонуйте документ. Зробіть так, щоб зайві рядки та колонки залишилися поза видимою частиною робочого листа.У прикладі з прайс-листом такими «зайвими» рядками є заголовок документа з назвою та атрибутами підприємства. Тому перед закріпленням областей потрібно перегорнути документ так, щоб рядок номер «
9» (заголовки табличної частини) став першим на робочому листі, і лише після цього клацнути по комірці «A10» і закріпити області.При роботі з таблицями у формі баз даних можна застосовувати швидкий спосіб закріплення рядків. У меню на рис. 18 — це пункти «
Закрепить верхнюю строку» і «Закрепить первый столбец». Робота цих інструментів зрозуміла з їх назви.Важливо!
Команди «Закрепить верхнюю строку» і «Закрепить первый столбец» ведуть відлік від першого видимого рядка та колонки на робочому листі. Перегорніть таблицю так, щоб верхньою лівою коміркою стала «C3». Тоді «Закрепить верхнюю строку» зафіксує на екрані третій рядок електронної таблиці, а «Закрепить первый столбец» зафіксує колонку «C». Дія команд «Закрепить верхнюю строку» і «Закрепить первый столбец» взаємно виключають одна одну. Так, закріпивши перший рядок, ви автоматично скасуєте закріплення першого стовпця і навпаки.Щоб скасувати закріплення рядків та колонок, клацніть по іконці «
Закрепить области» та виберіть із меню пункт «Снять закрепление областей».
Із можливостей меню «Вид» нам залишилося розібратися з єдиним інструментом — іконкою «Сохранить рабочую область». Для бухгалтера цей інструмент, на мій погляд, досить цікавий, і ось чому. Вирішуючи конкретне завдання, вам доводиться мати справу з тими самими файлами Excel. Так чи інакше ви відкриваєте потрібні документи, регулюєте розмір та розташування вікон, настроюєте зображення тощо. По суті, ви будуєте на екрані свій життєвий простір або так звану робочу область, де знаходяться ваші дані разом з інструментами їх обробки. Іконка «Сохранить рабочую область» дозволяє зберегти всю цю конфігурацію і згодом відновити її одним клацанням миші. От як це зробити:
1) відкриваємо кілька документів, настроюємо їх вид та інші параметри;
2) переходимо до меню «Вид», клацаємо по іконці «Сохранить рабочую область». З’явиться вікно «Проводника»;
3) у цьому вікні вибираємо папку для збереження, уводимо ім’я файлу та натискуємо на «ОК». Припустимо, що як ім’я зазначено «ПрайсБаза». Тоді Excel створить файл «ПрайсБаза.xlw» і запише його в зазначене місце на диску;
4) закриваємо всі документи і завершуємо програму Excel;
5) у програмі «Проводник» знаходимо папку з файлом «ПрайсБаза.xlw». Подвійним клацанням миші викликаємо його;
6) відкриється програма Excel, куди буде завантажено всі документи в тому вигляді, якими вони були на момент створення робочої області.
Порада
Робочу область зручно зберігати на «Рабочем столе». Тоді ви зможете одним клацанням відкрити всі потрібні книги відразу після завантаження комп’ютера. Головне при цьому — дотримуватись відчуття міри: не плодити зайвих ярликів на робочому столі.Зверніть увагу на розмір файлу з конфігурацією (у нас це «ПрайсБаза.xlw»). Він зовсім маленький, у ньому немає реальних даних тих робочих книг, які цей файл відкриває. У конфігурації робочої області зберігаються лише імена книг, їх місце розташування на диску і на екрані, а також деякі інші параметри. Тому ви можете сміливо видалити файл конфігурації, не побоюючись утратити зміст вихідних документів.
Ось, мабуть, і все, що потрібно знати про управління видами в програмі Excel 2007. Останнє, що залишилося зробити, — закріпити все на практичному прикладі. А приклад буде таким. Є прайс-лист і база даних щодо продажів. Потрібно звірити ціни в прайсі та в цій базі. При виявленні помилок — відкоригувати ціни в базі. При цьому в процесі коригування я б хотів бачити відхилення загального підсумку (після зміни ціни) від його первісного значення. Виконуємо такі дії:
1) викликаємо Excel, відкриваємо документи «Прайс.xls» і «Продажи.xls»;
2) переходимо в документ «Прайс.xls», робимо активною комірку «A10»;
3) перегортаємо документ так, щоб заголовок табличної частини став першим рядком на робочому листі;
4) переходимо в меню «Вид», клацаємо по іконці «Закрепить области», вибираємо з меню «Закрепить области». Тепер заголовки документа «Прайс» будуть завжди перед очима;
5) натискуємо на «Ctrl+F6», щоб перейти у вікно з документом «Продажи». У цій базі багато зайвого, частину стовпців можна приховати. Наприклад, колонку з порядковим номером, ідентифікатором документа, обсягом продажів у штуках тощо. Робимо це;
6) клацаємо по іконці «Новое окно». Excel створить нове зображення для бази «Продажи»;
7) стаємо на крайню ліву комірку в другому рядку документа. На рис. 19 це комірка «D2»;
8) переходимо в меню «
Вид». Клацаємо по іконці «Закрепить области». Вибираємо з меню «Закрепить области». Тепер ми постійно бачитимемо заголовки бази даних «Продажи»;9) двічі натискуємо на «
Ctrl+F6», щоб зробити активним вікно «Прайс»;10) у меню «
Вид» клацаємо по іконці «Упорядочить все». Вибираємо варіант «рядом». Тепер ліву частину вікна займає документ «Прайс». Праворуч розташовано два зображення документа «Продажи» (рис. 19);11) клацанням миші робимо активним нижнє праве вікно з документом «
Продажи». Перегортаємо його вниз до рядка підсумків. У прикладі на рис. 19 це комірка «H44»;12) до комірки «
H45» записуємо формулу «=8590-H44». У ній число «8590» — це сума по колонці «H» у вихідному файлі «Продажи». Спочатку в комірці «H45» має вийти значення «0». Усе готово;13) переходимо до правого верхнього вікна з копією документа «
Продажи». Тут ми можемо переглядати базу, звіряти ціни з прайсом, який можна побачити в лівій частині вікна Excel. Виявивши помилку, вносимо коригування в документ «Продажи» у верхньому правому вікні та відразу внизу можемо бачити, як змінюється загальний підсумок щодо продажів. І останнє. Звіряти базу можна довго. Щоб кожного разу не настроювати вигляд вікна Excel, збережемо робочу область;14) викликаємо меню «
Вид», клацаємо по іконці «Сохранить рабочую область»;15) у вікні «
Проводника» вибираємо папку та вводимо ім’я файлу. Наприклад, «ПрайсБаза»;16) закриваємо всі документи і завершуємо програму Excel;
17) знаходимо на диску файл «
ПрайсБаза»;18) двічі клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. З’явиться вікно програми Excel в тому вигляді, яким воно було на момент збереження робочої області.
На цьому ми завершимо тему роботи з видами робочих книг в Excel 2007. Сподіваюся, що ці відомості допоможуть вам раціонально організувати дані в робочому вікні, зробити свою роботу приємнішою. А ми в наступній статті продовжимо знайомство з новими можливостями Excel 2007 — режимами пошуку та обробки даних.
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum. Успішної роботи!
