Как создать обеспечение будущих расходов на оплату отпусков?

Как создать обеспечение будущих расходов на оплату отпусков?

 

Расскажите, пожалуйста, об особенностях отражения резерва будущих расходов на оплату отпусков работникам. Типовой операции или документа в «1С: Бухгалтерии 7.7» я не нашла. Если можно, дайте подробный ответ для не очень опытного пользователя, поскольку на предыдущем предприятии у нас была другая программа. А на нынешнем и резервы было принято создавать (этого в моей работе еще не было), и программа для меня новая.

Светлана Л., г. Луганск

Отвечает

Сергей КАМЕНСКИЙ , консультант «Б & К», г. Харьков

 

Отвечая на поставленный вопрос, напомним: сначала

п. 13 П(С)БУ 11 «Обязательства», утвержденного приказом Минфина от 31.01.2000 г. № 20, с изменениями и дополнениями, устанавливал, что обеспечения могут создаваться для возмещения последующих (будущих) расходов, в частности на оплату отпусков. Когда приказом Минфина от 25.11.2002 г. № 989 из этого пункта исключили слово «могут», многие специалисты решили, что обеспечение отпусков нужно создавать обязательно, и только потом разобрались, что создание обеспечений — дело добровольное.

Следовательно, если учетной политикой вашего предприятия предусмотрено создание резерва на выплату отпускных, установите периодическую константу «

Использовать обеспечение отпусков» в значение «Да» (рис. 1).

При этом документ «

Начисление ЗП» автоматически будет относить начисленные отпускные на субсчет 471 «Обеспечение выплат отпусков», а не на «расходные» счета. Но формирование резерва отпусков в программе не автоматизировано, его следует осуществлять ручной операцией.

Сумма обеспечения определяется по учетной оценке ресурсов, необходимых для погашения соответствующего обязательства, на дату баланса (

п. 16 П(С)БУ 11 «Обязательства»). Методика расчета такой учетной оценки приведена в описании субсчета 471 «Обеспечение выплат отпусков» из минфиновской Инструкции о применении Плана счетов № 291.

Рассмотрим условный пример на основе демо-базы предприятия ООО «Добро». Допустим, что, проведя расчеты, мы определили, какую сумму следует зарезервировать на выплату отпусков в сентябре 2004 года, — 2514,38 грн. Обеспечение отпусков будет распределено следующим образом:

— 71 %, или 1785,21 грн. — на счет 91 «

Общепроизводственные затраты»;

— 15 %, или 377,16 грн. — на счет 92 «

Административные затраты»;

— 14 %, или 352,01 грн. — на счет 93 «

Затраты на сбыт».

Оформим как первичный документ бухгалтерскую справку и зарегистрируем данные из нее с помощью операции.

Выберем из главного меню команду «

Документы → Операция» и заполним ее шапку. Переход от заполненного поля к незаполненному осуществляется клавишей «Enter».

После ввода в шапку операции комментария курсор переместится на поле «

Дт» первой строки табличной части. Здесь можно ввести номер счета дебета, если вы его помните, или вызвать окно выбора счетов клавишей «F4» (рис. 2).

Отыщем счет 91 «

Общепроизводственные затраты» и нажмем на клавишу «Enter». Курсор переместится на следующее поле — для ввода аналитики по первому виду субконто. Аналитику по счету 91 ведут в разрезе видов деятельности и видов расходов. Нажав на «Enter» в этом поле, вы откроете справочник «Виды деятельности». Из этого справочника выберем элемент «Производственная» (рис. 3) и нажмем на «Enter».

Первое поле «

Субконто Дт» будет заполнено выбранным значением, и автоматически откроется окно справочника для выбора вида расходов по второму разрезу аналитики (рис. 4 на с. 15). Отыщем в группе «Общепроизводственные» элемент «Зарплата общепроизводственного персонала» и подтвердим выбор клавишей «Enter».

Курсор перейдет в поле ввода счета кредита. При вводе второго счета проводки «1С:Бухгалтерия» предоставляет дополнительный сервис —

окно для выбора второго счета можно отфильтровать по счетам, которые согласовываются с уже введенным. В программе есть список корректных проводок, доступный по команде «Операции → Корректные проводки». Для того чтобы эта сервисная функция работала, константу «Использовать список корректных проводок» следует установить в значение «Да».

В поле ввода счета кредита нажмем на клавишу «

F4». В открывшемся окне выбора счета из Плана счетов щелкнем мышкой по кнопке «Использовать список корректных проводок». В окне будут автоматически скрыты счета, с которыми счет 91 по кредиту корреспондировать не может. Субсчет 471 в этом списке остался (рис. 5). Выберем его и продолжим ввод проводки.

Аналитический учет по субсчету 471 осуществляется в тех же разрезах, что и по счетам класса 9, но

только по оборотам. Это сделано для того, чтобы не «сбивалось» сальдо по субконто видов деятельности и видов расходов при вводе проводок вида Дт 91 — Кт 471. Ведь и по дебету, и по кредиту этой проводки указывается одна и та же аналитика . Выберем для субсчета 471 те же элементы справочников, что и для счета 91.

Ни по счету дебета, ни по счету кредита вводимой нами проводки не ведут валютный и количественный учет. Поэтому после ввода аналитики курсор ввода пропустит поля «

Валюта», «Курс», «Количество» и «Валютная сумма» и остановитсяна поле «Сумма». Здесь мы с клавиатуры введем сумму проводки — 1785,21 грн. А если сумма еще не рассчитана, можно сочетанием клавиш «Ctrl + F2» вызвать окно калькулятора.

Далее курсор перейдет на поле «

Комментарий». Введем с клавиатуры фразу «сен.04 — производственная» либо любую другую по вашему выбору. Нажмем на «Enter» — курсор переместится на поле выбора фирмы, от имени которой ведут учет в информационной базе. Выбор у нас небогат, поскольку в демо-базе учет ведется только от имени ООО «Добро». Это значение будет заполнено по умолчанию. Подтвердим его клавишей «Enter».

И наконец, курсор перейдет на поле ввода номера журнала, через который будет осуществляться доступ к операции. По умолчанию предлагается журнал № 0. Но наша операция относится к учету заработной платы. Введем в это поле буквы «ЗП», тогда наши проводки будут отыскиваться через тот же журнал, что и проводки, порожденные документами по начислению и выплате заработной платы. Введенная нами проводка показана на рис. 6.

Нажав на клавишу «

Insert», начнем ввод следующих проводок в дебет счетов 92 и 93. Действуем аналогично. То, что у нас получилось, показано на рис. 7.

Не забудем только указать правильные виды субконто. Для проводки Дт 92 — Кт 471 это субконто «

Общая» и «Зарплата административного аппарата», для проводки Дт 93 — Кт 471 укажем субконто «Торговая» и «Оплата труда персонала по сбыту».

Закрыть окно операции и записать проводки в информационную базу можно четырьмя способами:

— щелкнуть мышью по кнопке «

ОК» или ввести с клавиатуры «Ctrl + Enter»;

— щелкнуть мышью по кнопке «

Закрыть»;

— нажать на клавишу «

Esc»;

— воспользоваться кнопкой закрытия окна (кнопка со значком «

X», расположенная в правом верхнем углу окна операции).

Кнопка «

ОК» (или сочетание клавиш «Ctrl + Enter») закрывает окно и сохраняет изменения. Три последних способа записи вызывают диалоговое окно (рис. 8 на с.17).

Щелкнув по кнопке «

Да» этого окна, вы закроете операцию и запишете проводки в информационную базу. Кнопка «Нет» уничтожает окно новой операции или закрывает окно старой. При этом введенные в информационную базу изменения не сохраняются. Кнопка «Отмена» позволяет вернуться в окно операции и продолжить работу с ним.

 

Вот, собственно, и все. Рассмотрев вопрос, мы раскрыли порядок отражения резерва и рассказали о порядке создания ручных операций.