Excel 2007: просмотр и печать. Часть 2

Excel 2007: просмотр и печать. Часть 2

 

Продолжая разговор о подготовке отчетов к печати, нам осталось выяснить два момента: настройку параметров принтера и работу с лентой «Разметка страницы». Работа с параметрами принтера в новой версии программы осталась практически без изменений, что, в общем, и неудивительно. А вот лента «Разметка страницы» — новый инструмент Excel 2007, причем очень удобный. Разобраться с ним и будет нашей главной задачей. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

 

Порядок везде и во всем — основное качество успешной работы бухгалтера. Этот принцип проходит красной нитью через все этапы работы опытного главбуха, чем бы он ни занимался, начиная от организации файлов в компьютере и заканчивая распечаткой документов. Нет ничего хуже, чем мучительно вспоминать, кто и когда напечатал документ, где находится его электронная версия и насколько она актуальна. Помочь в этом деле могут параметры настройки отчетов. Правда, некоторые из них недоступны через меню кнопки «

Офис». Для работы с ними нужно обратиться к возможностям ленты «Разметка страницы». Поэтому сегодня перед нами стоят такие задачи:

— научиться распечатывать документы в программе Excel;

— познакомиться с возможностями ленты «

Разметка страницы» Excel 2007.

Начнем мы с процесса распечатки готового отчета.

 

Распечатка документа

Итак, мы остановились на том, что подготовили к печати документ «

Накладная». Параметры страницы определены, таблица удачно поместилась на странице. Остается ее напечатать. Это можно сделать через меню «Офис» (пункты «Печать», «Быстрая печать») или прямо с ленты предварительного просмотра. Этим способом мы и воспользуемся. На ленте «Предварительный просмотр» нажимаем кнопку «Печать». Появится окно, изображенное на рис. 1.

Сразу смотрим на список «

Имя». Если на компьютере установлен не один принтер, в списке будет несколько значений. Раскрываем список и выбираем нужный вариант. При этом совсем необязательно, чтобы принтеры были физически подключены к вашему компьютеру. Вы можете войти в настройки Windows («Пуск → Настройка → Принтеры и факсы»), выбрать «Установка принтера». Раскроется список устройств, зарегистрированных в системе Windows. Двойным щелчком мыши выбираете из списка нужный принтер. Система установит его. В списке доступных печатей появится новый элемент.

Флажок «

Печатать в файл» оставляем неактивным. Если включить этот флажок, Excel 2007 направит команды для печати не на принтер, а запишет их в специальный файл (так называемый бинарный файл). Чтобы распечатать этот файл, нужно скопировать его на принтер так, как вы копируете файлы из одной папки в другую. На первый взгляд возможность создавать бинарные файлы заманчива. Вы можете заранее, зная модель принтера, подготовить файл для распечатки. А затем, не прибегая к услугам Excel, просто направить данные на печать и получить документ. Но в этом процессе есть одна проблема, которая заключается в ключевой фразе «зная модель принтера». Бинарный файл всегда формируют под конкретный принтер. Для другого устройства он может быть совершенно непригоден. Это обстоятельство существенно ограничивает применение бинарных файлов, тем более что есть прекрасная технология работы с pdf-документами.

Переходим к группе параметров «

Печать». Здесь можно заказать распечатку всех страниц документа (переключатель в позиции «все») или его части. Для этого в поля «с:» и «по:» нужно ввести начальный и конечный номер страницы из общего отчета.

Группа параметров «

Вывести на печать» определяет, какая часть листа или рабочей книги будет распечатана в текущем сеансе работы. Excel предлагает такие варианты: «выделенный диапазон», «выделенные листы», «всю книгу» и «таблицу». Работа параметров понятна из их названия. Позволю себе единственный комментарий относительно печати выделенных листов.

Важно!

Excel 2007 поддерживает печать из нескольких листов рабочей книги. Для этого их нужно предварительно выделить. Сделать это можно так. Удерживая клавишу «Ctrl», последовательно щелкайте на ярлычках листов. Затем вызовите функцию печати. Так как по умолчанию флажок «выделенные листы» включен, Excel распечатает все выделенные листы рабочей книги. Excel учитывает области печати, указанные для разных листов рабочей книги.

Флажок «

Игнорировать области печати» отменяет закрепление соответствующей области при распечатке документа. О работе с областями мы поговорим чуть позже.

Важно!

Параметр «Вывести на печать» ограничивает листы и ячейки электронной таблицы, из которых Excel будет формировать распечатку. Какие страницы из этой распечатки отправить на принтер, указывают параметры группы «Печатать».

Кнопка «

Просмотр» открывает окно предварительного просмотра документа в режиме отображения полей. В параметре «Число копий:» можно указать количество экземпляров для распечатки.

 

Настройка параметров принтера

В окне «

Печать» (рис. 1) нам осталось посмотреть на работу кнопки «Свойства». Она раскрывает диалог для настройки параметров печатающего устройства (рис. 2). В окне две закладки. На закладке «Расположение» можно выбрать ориентацию и порядок печати страниц (от начала к концу или от конца к началу документа). Выбрав значение «От конца к началу», вы избавите себя от необходимости перекладывать листы в распечатанном документе.

Параметр «

Страниц на листе» разбивает печатный лист на несколько частей («2», «4», «9», «12» или «16») и в каждую из них позволяет поместить определенный фрагмент документа. Этот параметр в большинстве случае переустанавливать нет смысла. Иногда его используют, чтобы автоматически подобрать масштаб документа под размеры листа. На мой взгляд, для масштабирования лучше обратиться к параметрам страницы или соответствующим образом отформатировать документ.

Важно!

Параметры страниц и настройки принтера в Excel 2007 можно указать индивидуально для каждого листа рабочей книги.

На закладке «

Бумага/Качество» можно выбрать источник бумаги и лоток подающего принтера. Как правило, здесь все оставляют по умолчанию.

Все перечисленные параметры принтера во многом пересекались с параметрами настройки страниц. Непосредственного отношения к качеству печати они не имели. На практике, чтобы получить качественный отчет, иногда приходится изменять

настройки принтера. Для этого делаем так.

В окне на рис. 2 нажимаем кнопку «

Дополнительно…». Откроется форма диалога, как на рис. 3. Состав параметров зависит от модели печатающего устройства. Этот список может быть большим. Обычно можно ограничиться тремя параметрами: «Размер бумаги», «Число копий» и «Качество печати». Первый определяет физический размер печатной страницы. Она может отличаться от той, что установлена в разделе «Параметры страницы». Параметр «Число копий» позволяет сразу распечатать несколько экземпляров документа. Назначение параметра с названием «Качество печати» говорит само за себя. Обычно под качеством понимают разрешение печати, измеряемое количеством точек на дюйм («dpi»). Чем выше это значение, тем качественнее печать. Для «продвинутых» принтеров могут быть доступны и другие возможности. Если на вашем принтере в группе «Свойства принтера» есть параметры оптимизации, сглаживания, экономичного режима — поэкспериментируйте с ними. Можно получить довольно впечатляющие результаты.

Завершив формирование параметров, нажимаем «

ОК» и возвращаемся к работе с окном настройки принтера (рис. 2). В этом окне снова нажимаем «ОК». Excel распечатает документ. Остается вынуть бумагу и любоваться результатом.

 

Лента «Разметка страницы»

Для настройки параметров страницы в Excel 2007 предусмотрена специальная лента. Она называется «

Разметка страницы» (рис. 4). На ней есть две группы иконок: «Параметры страницы» и «Вписать». Многие из этих инструментов повторяют настройки из пункта «Печать» кнопки «Офис», правда, делают это с другим интерфейсом. Однако часть возможностей по настройке страниц (и очень важных возможностей!) доступна только через ленту «Разметка страницы». Посмотрим на работу с лентой «Разметка страницы», акцентируя внимание именно на этих отличиях.

Совет

Работая с лентой «Разметка страницы», мы будем постоянно просматривать результат наших действий через функцию предварительного просмотра. Чтобы каждый раз не вызывать меню «Офис», кнопку просмотра имеет смысл вынести на панель быстрого доступа. Для этого делаем так. Щелкаем на кнопке «Офис». Ставим указатель на пункт «Печать». Переходим на «Предварительный просмотр» и щелкаем на нем правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выбираем «Добавить на панель быстрого доступа». Теперь иконка для просмотра будет всегда перед глазами, как в старом добром Excel 2003.

 

Кнопка «Поля»

Щелчок на этой иконке открывает диалог, как на рис. 5. В нем перечислены четыре стандартных способа определения полей на странице («

Обычное», «Широкое», «Узкое» оформление). В нижней части находится пункт «Настраиваемые поля». Щелчок на этом пункте открывает окно «Параметры страницы», и мы автоматически сразу переходим на закладку «Поля» (рис. 5).

Важно!

Обратите внимание на вариант «Последнее пользовательское значение». Он поможет задать одинаковые поля для разных документов и листов рабочей книги. Такая возможность очень полезна в работе бухгалтера: отправляя на принтер несколько похожих документов, вам не придется каждый раз вспоминать настройки полей печати для каждого из них.

 

Кнопка «Ориентация»

Щелчок на этой иконке открывает вспомогательное меню из двух пунктов: «

Книжная» и «Альбомная» (рис. 6). Фактически эта иконка повторяет настройки «Ориентация» в окне «Параметры страницы».

 

Кнопка «Размер»

Раскрывает список доступных форматов бумаги (рис. 7). Состав элементов в списке зависит от модели принтера. На моем компьютере доступны восемь вариантов. Пункт «

Другие размеры страниц…» в нижней части списка открывает окно «Параметры страницы» на закладке «Страница». Работа с этим окном нам уже знакома. В нем тоже можно воспользоваться параметром «Размер страницы».

 

Кнопка «Область печати»

Это очень важный инструмент при работе с большими таблицами. Он позволяет указать фрагмент рабочего листа, доступного для распечатки. Посмотрим на работу с областями печати на примере документа «

Накладная» (рис. 8 на с. 18). Делаем так:

1) открываем документ;

2) выделяем блок ячеек на рабочем листе. В документе «

Накладная» это будет фрагмент «A1:F25»;

3) щелкаем на кнопке «

Область печати». Появится меню, как на рис. 9;

4) выбираем пункт «

Задать».

После этого на печать будут выводиться только данные из указанного блока. В нашем случае это будет документ «

Накладная».

В некоторых случаях возможность определения области печати трудно переоценить. Вот реальный пример из моей практики.

Работая с документом «

Накладная», совершенно случайно к одной из ячеек листа применили форматирование обрамлением. Это была ячейка «R77», которая находилась далеко за пределами документа. Никакой полезной информации в этой ячейке не было. Но только не для Excel! Программа небезосновательно считала, что в ячейке информация есть и эту информацию нужно напечатать. В результате вместо блока «A1:F25» с листа «HH» Excel печатал блок «A1:R77». Принтер прогонял несколько пустых листов, и только на последнем можно было рассмотреть малозаметную линию. Хорошо, что она не была белого цвета! И все равно заметить такую мелочь непросто, а тратить время на борьбу с проблемой не хотелось бы. Решить такую ситуацию очень просто: определить область печати и только после этого отправлять документ на принтер.

Совет

Старайтесь явно указывать области печати на рабочем листе. Таким способом вы сможете устранить многие проблемы при распечатке документа.

Чтобы отменить область печати, нужно указать соответствующий блок на рабочем листе, щелкнуть на иконке «

Область печати» и выбрать из меню «Убрать».

 

Кнопка «Разрывы»

Любые корректировки таблицы (добавление данных, изменение высоты строк и ширины колонок) обязательно нарушат разбивку документа на страницы. Это становится настоящей проблемой, когда нужно печатать длинный составной документ из нескольких таблиц. Стоит одной таблице выйти за пределы страницы, и весь процесс печати пошел насмарку. Выходом из такой ситуации является

принудительная расстановка разрывов страниц. Чтобы вставить разрыв страницы, делаем так:

1) ставим указатель активной ячейки в том месте, где должна начинаться новая страница;

2) щелкаем на кнопке «

Разрывы»;

3) из меню (рис. 10 на с. 19) выбираем «

Вставить разрыв страницы».

На рабочем листе появится тонкая пунктирная линия. Так Excel покажет, что в этом месте будет начинаться новый лист.

Разрыв страницы Excel вставляет

перед активной ячейкой. Обратимся к накладной на рис. 8. Допустим, я решил внести разрыв страницы сразу после строки с завершающей подписью. В этом случае нужно сделать так:

1) щелкаем в любой ячейке на строке с номером «

45» (например, на «A45»);

2) щелкаем на кнопке «

Разрывы»;

3) из меню выбираем «

Вставить разрыв страницы».

Чтобы

удалить разрыв страницы, делаем так:

1) делаем активной ячейку в строке,

перед которой есть разрыв страницы. Для примера с накладной (рис. 8) это будет строка «45»;

2) щелкаем на кнопке «

Разрывы». Из меню выбираем «Удалить разрыв страницы».

Пункт меню «

Сброс разрывов страниц» убирает все разрывы с рабочего листа.

 

Кнопка «Подложка»

Щелчок на этом инструменте открывает окно «

Проводника» Windows. В нем выбираем графический файл (рисунок) и щелкаем на кнопке «Вставить». С этого момента фоном рабочего листа станет указанное изображение. А вместо кнопки «Подложка» появится «Удалить фон». В бухгалтерской практике такая возможность используется редко.

 

Кнопка «Печатать заголовки»

Щелчок на кнопке «

Печатать заголовки» открывает знакомое окно «Параметры страницы» на закладке «Лист» (рис. 11). Здесь, в частности, можно включить флажок «заголовки строк и столбцов», чтобы на распечатке был виден «бордюр» рабочего листа. Но есть и другие возможности.

Важно!

В окне «Печатать заголовки» стали доступны параметры «Выводить на печать диапазон:», «сквозные строки:» и «сквозные столбцы:». Это важные параметры, и мы должны с ними обязательно разобраться.

Параметр «Выводить на печать диапазон:» служит для определения диапазона данных для печати. По своему действию он похож на работу инструмента «Область печати». Диапазон можно указать непосредственно на рабочем листе.

Большие таблицы удобнее читать, когда на каждой странице они снабжены заголовками. Это могут быть как заголовки строк, так и заголовки колонок. Чтобы обеспечить печать таких заголовков, в Excel 2007 предусмотрены параметры «сквозные строки:», «сквозные столбцы:». Покажем их работу на примере документа «Накладная». Допустим, что в этот документ мы внесли дополнительные строки и он стал занимать два листа. При переходе на вторую страницу распечатку нужно снабдить заголовками колонок. Делаем так:

1) щелкаем на иконке «Печатать заголовки»;

2) в окне «Параметры страницы» на закладке «Лист» щелкаем в поле «сквозные строки:»;

3) переходим на рабочий лист и выделяем строку с номером «12»;

4) нажимаем «ОК». Переходим в режим просмотра документа.

На каждой странице Excel напечатает строку с номерами колонок.

Нам осталось познакомиться с последней группой иконок ленты «Разметка страницы» — группой «Вписать».

 

Изменение масштаба распечатки

группа «

Вписать» (рис. 4) объединяет три кнопки: «Ширина:», «Высота:», «Масштаб:». Первые две иконки нужны для изменения размеров распечатки по высоте и ширине. С их помощью легко добиться, чтобы отчет поместился на печатной странице. Вот как это работает применительно к документу «Накладная» (рис. 8):

1) открываем файл с накладной. Предположим, что он немного вышел за область листа

по ширине;

2) щелкаем на кнопке «

Ширина:». Появится меню, как на рис. 12;

3) выбираем вариант «

1 страница»;

4) жмем кнопку «

Предварительный просмотр» (меню «Офис», пункт «Печать»). Документ занял ровно одну страницу;

5) в окне предварительного просмотра щелкаем на кнопке «

Параметры страницы»;

6) переходим на закладку «

Страница» (рис. 13) и проверяем параметр «установить:» в группе «Масштаб». В моем случае он получился «85%». То есть Excel автоматически отрегулировал масштаб распечатки под заданную ширину печатного листа.

Таким же образом документ можно отмасштабировать по высоте страницы. Для этого служит кнопка «

Высота:».

Важно!

При установленных параметрах «Ширина:» или «Высота:» кнопка «Масштаб:» будет недоступна. Чтобы отрегулировать масштаб печати самостоятельно, установите параметры «Ширина:» и «Высота:» в положение «Авто». Кнопка «Масштаб:» в группе «Вписать» станет доступна.

На этом мы завершим знакомство с инструментами подготовки документов к печати в программе Excel 2007. Уверен, что рассмотренных средств более чем достаточно для получения прекрасных бухгалтерских отчетов. А в следующий раз мы перейдем к таким важным вопросам, как представление и обработка данных в Excel 2007.

 

Жду ваших писем, предложений и замечаний на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!