Excel 2007: перегляд і друк. Частина 2

Excel 2007: перегляд і друк. Частина 2

 

Продовжуючи розмову про підготовку звітів до друку, нам залишилося з’ясувати два моменти: настроювання параметрів принтера та роботу зі стрічкою «Разметка страницы». Робота з параметрами принтера в новій версії програми залишилася практично без змін. Що, загалом, і не дивно... А от стрічка «Разметка страницы» — новий інструмент Excel 2007. Причому інструмент дуже зручний. Розібратися з ним і буде нашим головним завданням. Микола КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

 

Порядок скрізь та в усьому — основна запорука успішної роботи бухгалтера. Цей принцип проходить червоною ниткою через усі етапи роботи досвідченого головного бухгалтера, чим би він не займався. Починаючи від організації файлів у комп’ютері та закінчуючи роздрукуванням документів. Немає нічого гіршого, ніж через силу згадувати, хто і коли надрукував документ, де знаходиться його електронна версія і наскільки вона актуальна. Допомогти в цій справі зможуть параметри настройки звітів. Щоправда, деякі з них недоступні через меню кнопки «

Офис». Для роботи з ними потрібно звернутися до можливостей стрічки «Разметка страницы». Тому сьогодні перед нами постають такі завдання:

— навчитися роздруковувати документи у програмі Excel;

— познайомитися з можливостями стрічки «

Разметка страницы» Excel 2007.

А почнемо ми з процесу роздрукування готового звіту.

 

Роздрукування документа

Отже, ми зупинилися на тому, що підготували до друку документ «

Накладная». Параметри сторінки визначено, таблиця вдало помістилася на сторінці. Залишається її надрукувати. Це можна зробити через меню «Офис» (пункти «Печать», «Быстрая печать») або прямо зі стрічки попереднього перегляду. Цим способом ми і скористаємося. На стрічці «Предварительный просмотр» натискуємо на кнопку «Печать». З’явиться вікно, зображене на рис. 1.

Відразу дивимося на список «

Имя». Якщо на комп’ютері встановлено не один принтер, у списку буде декілька значень. Розкриваємо список та вибираємо потрібний варіант. При цьому зовсім необов’язково, щоб принтери були фізично підключені до вашого комп’ютера. Ви можете ввійти до настройок Windows («Пуск → Настройка → Принтеры и факсы»), вибрати «Установка принтера». Розкриється список пристроїв, зареєстрованих у системі Windows. Подвійним клацанням миші вибираєте зі списку потрібний принтер. Система встановить його. У списку доступного друку з’явиться новий елемент.

Прапорець «

Печатать в файл» залишаємо неактивним. Якщо включити цей прапорець, Excel 2007 спрямує команди для друкування не на принтер, а запише їх у спеціальний файл (так званий бінарний файл). Щоб роздрукувати цей файл, потрібно скопіювати його на принтер так, як ви копіюєте файли з однієї папки до іншої. На перший погляд, можливість створювати бінарні файли приваблива. Ви можете заздалегідь, знаючи модель принтера, підготувати файл для друку. А потім, не вдаючись до послуг Excel, просто направити дані на друк та отримати документ. Але в цьому процесі є одна проблема, і полягає вона у ключовій фразі « знаючи модель принтера». Бінарний файл завжди формують під конкретний принтер. Для іншого пристрою він може бути абсолютно непридатний. Ця обставина істотно обмежує застосування бінарних файлів. Тим більше, що є чудова технологія роботи з pdf-документами.

Переходимо до групи параметрів «

Печать». Тут можна замовити роздрукування всіх сторінок документа (перемикач у позиції «все») або його частини. Для цього в поля «с:» та «по:» потрібно ввести початковий та кінцевий номери сторінки із загального звіту.

Група параметрів «

Вывести на печать» визначає, яку частину листа чи робочої книги буде роздруковано в поточному сеансі роботи. Excel пропонує такі варіанти: «выделенный диапазон», «выделенные листы», «всю книгу», «таблицу». Робота параметрів зрозуміла з їх назви. Дозволю собі єдиний коментар щодо друкування виділених листів.

Важливо!

Excel 2007 підтримує друк з декількох листів робочої книги. Для цього їх потрібно попередньо виділити. Зробити це можна так. Утримуючи клавішу «Ctrl», послідовно клацайте на ярличках листів. Потім викличте функцію друку. Оскільки за умовчанням прапорець «выделенные листы» включено, Excel роздрукує всі виділені листи робочої книги. Excel ураховує області друку, зазначені для різних листів робочої книги.

Прапорець «

Игнорировать области печати» відміняє закріплення відповідної області при роздрукуванні документа. Про роботу з областями ми поговоримо дещо пізніше.

Важливо!

Параметр «Вывести на печать» обмежує листи та елементи електронної таблиці, з яких Excel формуватиме роздруківку. А які аркуші з цієї роздруківки відправити на принтер вказують параметри групи «Печатать».

Кнопка «

Просмотр» відкриває вікно попереднього перегляду документа в режимі відображення полів. Параметром «Число копий:» можна вказати кількість примірників для роздрукування.

 

Настроювання параметрів принтера

У вікні «

Печать» (рис. 1) нам залишилося розглянути роботу кнопки «Свойства». Вона розкриває діалог для настроювання параметрів друкувального пристрою (рис. 2). У вікні дві закладки. На закладці «Расположение» можна вибрати орієнтацію та порядок друкування аркушів (від початку до кінця або від кінця до початку документа). Вибравши значення «От конца к началу», ви позбавите себе від необхідності перекладати аркуші в роздрукованому документі.

Параметр «

Страниц на листе» розбиває друкований лист на декілька частин («2», «4», «9», «12» чи «16») і до кожної з них дозволяє помістити певний фрагмент документа. Параметр цей здебільшого встановлювати заново немає сенсу. Іноді його використовують, щоб автоматично підібрати масштаб документа під розміри аркуша. На мій погляд, для масштабування краще за все звернутися до параметрів сторінки або відповідним чином відформатувати документ.

Важливо!

Параметри сторінок і налаштування принтера в Excel 2007 можна вказати індивідуально для кожного листа робочої книги.

На закладці «

Бумага/Качество» можна вибрати джерело паперу та лоток подавального принтера. Як правило, тут усе залишають за умовчанням.

Усі перелічені параметри принтера багато в чому перетиналися з параметрами настройки сторінок. Безпосереднього відношення до якості друку вони не мали. На практиці, щоб отримати якісний звіт, іноді доводиться змінювати

настройки принтера. Для цього робимо так.

У вікні на рис. 2 натискуємо на кнопку «

Дополнительно…». Відкриється форма діалогу, як на рис. 3. Склад параметрів залежить від моделі друкувального пристрою. Цей список може бути великим. Зазвичай можна обмежитися трьома параметрами: «Размер бумаги», «Число копий» та «Качество печати». Перший визначає фізичний розмір друкованого аркуша. Він може відрізнятися від того, що встановлено в розділі «Параметры страницы». Параметр «Число копий» дозволяє відразу роздрукувати декілька примірників документа. Призначення параметра з назвою «Качество печати» зрозуміло з назви. Зазвичай під якістю розуміють розділення друку, що вимірюється кількістю крапок на дюйм («dpi»). Чим вище це значення, тим якісніше друк. Для «просунутих» принтерів можуть бути доступні й інші можливості. Якщо на вашому принтері у групі «Свойства принтера» є параметри оптимізації, згладжування, економічного режиму, поекспериментуйте з ними. Можна отримати доволі вражаючі результати.

Завершивши формування параметрів, натискуємо «

ОК» та повертаємося до роботи з вікном настроювання принтера (рис. 2). У цьому вікні знову натискуємо «ОК». Excel роздрукує документ. Залишається вийняти папір та милуватися результатом.

 

Стрічка «Разметка страницы»

Для настроювання параметрів сторінки в Excel 2007 передбачено спеціальну стрічку. Вона називається «

Разметка страницы» (рис. 4). На ній є дві групи іконок: «Параметры страницы» та «Вписать». Багато з цих інструментів повторює настройки з пункту «Печать» кнопки «Офис». Щоправда, роблять це з іншим інтерфейсом. Однак частина можливостей щодо настроювання сторінок (і дуже важливих можливостей!) доступна тільки через стрічку «Разметка страницы». Подивимося на роботу зі стрічкою «Разметка страницы», акцентуючи увагу саме на цих відмінностях.

Порада

Працюючи зі стрічкою «Разметка страницы» ми постійно переглядатимемо результат наших дій через функцію попереднього перегляду. Щоб кожного разу не викликати меню «Офис», кнопку перегляду має сенс винести на панель швидкого доступу. Для цього робимо так. Клацаємо по кнопці «Офис». Ставимо покажчик на пункт «Печать». Переходимо на «Предварительный просмотр» та клацаємо по ньому правою кнопкою миші. З контекстного меню вибираємо «Добавить на панель быстрого доступа». Тепер іконка для перегляду буде завжди перед очима. Як у старому доброму Excel 2003…

 

Кнопка «Поля»

Клацання по цій іконці відкриває діалог, як на рис. 5. У ньому перелічено чотири стандартні способи визначення полів на сторінці («

Обычное», «Широкое», «Узкое» оформлення). У нижній частині знаходиться пункт «Настраиваемые поля...». Клацання по цьому пункті відкриває вікно «Параметры страницы» та відразу переходить на закладку «Поля» (рис. 5).

Важливо!

Зверніть увагу на варіант «Последнее пользовательское значение». Він допоможе задати однакові поля для різних документів та листів робочої книги. Така можливість дуже корисна в роботі бухгалтера: відправляючи на принтер декілька схожих документів, вам не доведеться кожного разу згадувати настройки полів друку для кожного з них.

 

Кнопка «Ориентация»

Клацання по цій іконці відкриває допоміжне меню із двох пунктів: «

Книжная» та «Альбомная» (рис. 6). Фактично ця іконка повторює настройки «Ориентация» у вікні «Параметры страницы».

 

Кнопка «Размер»

Розкриває список доступних форматів паперу (рис. 7). Склад елементів у списку залежить від моделі принтера. На моєму комп’ютері доступні вісім варіантів. Пункт «

Другие размеры страниц…» у нижній частині списку відкриває вікно «Параметры страницы» на закладці «Страница». Робота з цим вікном нам уже знайома. У ньому теж можна скористатися параметром «Размер страницы».

 

Кнопка «Область печати»

Це дуже важливий інструмент при роботі з великими таблицями. Він дозволяє вказати фрагмент робочого листа, доступного для роздруковування. Подивимося на роботу з областями друку на прикладі документа «

Накладная» (рис. 8). Робимо так:

1) відкриваємо документ;

2) виділяємо блок комірок на робочому листі. У документі «

Накладная» це буде фрагмент «A1:F25»;

3) клацаємо по кнопці «

Область печати». З’явиться меню, як на рис. 9;

4) вибираємо пункт «

Задать».

Після цього на друк виводитимуться тільки дані із зазначеного блока. У нашому випадку це буде документ «

Накладная».

У деяких випадках можливість визначення області друку важко переоцінити.

Ось реальний приклад з моєї практики.

Працюючи з документом «

Накладная», випадково до однієї з комірок листа застосували форматування обрамленням. Це була комірка «R77», яка знаходилася далеко за межами документа. Жодної корисної інформації в цій комірці не було. Але тільки не для Excel! Програма небезпідставно вважала, що в комірці інформація є і цю інформацію потрібно надрукувати. У результаті замість блока «A1:F25» з листа «HH» Excel друкував блок «A1:R77». Принтер проганяв декілька порожніх аркушів, і лише на останньому можна було розглянути малопомітну лінію. Добре, що вона не була білого кольору!.. І все одно, помітити таку дрібницю непросто а витрачати час на боротьбу з проблемою не хотілося б. Вирішити таку ситуацію дуже просто: визначити область друку і лише після цього відправляти документ на принтер.

Порада

Намагайтеся явно вказувати області друку на робочому листі. У такий спосіб ви зможете усунути багато проблем при роздрукуванні документа.

Щоб відмінити область друку, потрібно вказати відповідний блок на робочому листі, клацнути по іконці «

Область печати» та вибрати з меню «Убрать».

 

Кнопка «Разрывы»

Будь-які коригування таблиці (додавання даних, зміна висоти рядків та ширини колонок) обов’язково порушать розбиття документа на сторінки. Це стає справжньою проблемою, коли потрібно друкувати довгий складений документ із декількох таблиць. Варто одній таблиці вийти за межі сторінки, і весь процес друкування пішов нанівець. Виходом з такої ситуації є примусове розставляння розривів сторінок. Щоб вставити розриви сторінки, робимо так:

1) ставимо покажчик активної комірки в тому місці, де повинна починатися нова сторінка;

2) клацаємо по кнопці «

Разрывы»;

3) із меню (рис. 10) вибираємо «

Вставить разрыв страницы».

На робочому листі з’явиться тонка пунктирна лінія. Так Excel покаже, що в цьому місці починатиметься нова сторінка.

Розрив сторінки Excel вставляє

перед активною коміркою. Звернемося до накладної на рис. 8. Припустимо, я вирішив внести розрив сторінки відразу після рядка із завершальним підписом. У цьому випадку слід зробити так:

1) клацаємо по будь-якій комірці на рядку з номером «

45» (наприклад, на «A45»);

2) клацаємо по кнопці «

Разрывы»;

3) із меню вибираємо «

Вставить разрыв страницы».

Щоб

видалити розрив сторінки, робимо так:

1) робимо активною комірку в рядку, перед яким є розрив сторінки. Для прикладу з накладною (рис. 8) це буде рядок «

45»;

2) клацаємо по кнопці «

Разрывы». Із меню вибираємо «Удалить разрыв страницы».

Пункт меню «

Сброс разрывов страниц» прибирає всі розриви з робочого листа.

 

Кнопка «Подложка»

Клацання по цьому інструменту відкриває вікно «

Проводника» Windows. У ньому вибираємо графічний файл (рисунок) та клацаємо по кнопці «Вставить». Із цієї миті фоном робочого листа стане зазначене зображення. А замість кнопки «Подложка» з’явиться «Удалить фон». У бухгалтерській практиці така можливість використовується рідко.

 

Кнопка «Печатать заголовки»

Клацання по кнопці «

Печатать заголовки» відкриває знайоме вікно «Параметры страницы» на закладці «Лист» (рис. 11). Тут, зокрема, можна включити прапорець «заголовки строк и столбцов», щоб на роздруківці було видно «бордюр» робочого листа. Але є й інші можливості.

Важливо!

У вікні «Печатать заголовки» стали доступними параметри «Выводить на печать диапазон:», «сквозные строки:» та «сквозные столбцы:». Це — важливі параметри, і ми повинні з ними обов’язково розібратися.

Параметр «Выводить на печать диапазон:» призначено для визначення діапазону даних для друку. За своєю дією він схожий на роботу інструмента «Область печати». Діапазон можна вказати безпосередньо на робочому листі.

Великі таблиці зручніше читати, коли на кожній сторінці вони забезпечені заголовками. Це можуть бути як заголовки рядків, так і заголовки колонок. Щоб забезпечити друкування таких заголовків в Excel 2007 передбачено параметри «сквозные строки:», «сквозные столбцы:». Покажемо їх роботу на прикладі документа «Накладная». Припустимо, що до цього документа ми внесли додаткові рядки, і він став займати два аркуші. При переході на другу сторінку роздруківку потрібно забезпечити заголовками колонок. Робимо так:

1) клацаємо на іконці «Печатать заголовки»;

2) у вікні «Параметры страницы» на закладці «Лист» клацаємо в полі «сквозные строки:»;

3) переходимо на робочий лист та виділяємо рядок з номером «12»;

4) натискуємо «ОК». Переходимо в режим перегляду документа.

На кожній сторінці Excel надрукує рядок з  номерами колонок.

Нам залишилося познайомитися з останньою групою іконок стрічки «Разметка страницы» — групою «Вписать».

 

Зміна масштабу роздруківки

Група «

Вписать» (рис. 4) об’єднує три кнопки: «Ширина:», «Высота:», «Масштаб:». Перші дві іконки потрібні для зміни розмірів роздруківки по висоті та ширині. За їх допомогою легко досягти того, щоб звіт помістився на друкованій сторінці. Ось як це працює стосовно документа «Накладная» (рис. 8):

1) відкриваємо файл з накладною. Припустимо, що він трохи вийшов за область аркуша

за шириною;

2) клацаємо по кнопці «

Ширина:». З’явиться меню, як на рис. 12;

3) вибираємо варіант «

1 страница»;

4) натискуємо кнопку «

Предварительный просмотр» (меню «Офис», пункт «Печать»). Документ зайняв якраз одну сторінку;

5) у вікні попереднього перегляду клацаємо по кнопці «

Параметры страницы»;

6) переходимо на закладку «

Страница» (рис. 13) та перевіряємо параметр «установить:» у групі «Масштаб». У моєму випадку він вийшов «85%». Тобто Excel автоматично відрегулював масштаб роздруківки під задану ширину друкованого аркуша.

Так само документ можна відмасштабувати за висотою сторінки. Для цього призначено кнопку «

Высота:».

Важливо!

При встановлених параметрах «Ширина:» чи «Высота:» кнопка «Масштаб:» буде недоступна. Щоб відрегулювати масштаб друку самостійно, установіть параметри «Ширина:» та «Высота:» у положення «Авто». Кнопка «Масштаб:» у групі «Вписать» стане доступною.

На цьому ми завершимо знайомство з інструментами підготовки документів до друку у програмі Excel 2007. Упевнений, що розглянутих засобів більш ніж достатньо для отримання чудових бухгалтерських звітів. А ми наступного разу перейдемо до таких важливих питань, як зображення та обробка даних в Excel 2007.

 

Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru  або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum. Успішної роботи!