Организация партионного учета запасов в «1С:Бухгалтерии 7.7»

Организация партионного учета запасов в «1С:Бухгалтерии 7.7»

 

Партионный учет — учет партий ТМЦ на складах предприятия. Вообще говоря, партионный учет относится к оперативному (управленческому) учету запасов на предприятии. Но основан он на механизмах аналитического учета, а результаты его используются как в бухгалтерском, так и в налоговом учете. Ввиду этого мы решили посвятить описанию принципов ведения партионного учета отдельную статью.

Сергей КАМЕНСКИЙ, консультант «Б & К», г. Харьков

 

Методы оценки и их реализация

Пункт 16

П(С)БУ 9 «Запасы», утвержденного приказом Минфина от 20.10.99 г. № 246, с изменениями и дополнениями, позволяет проводить оценку выбытия запасов в бухгалтерском учете одним из следующих методов:

— идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;

— средневзвешенной себестоимости;

— себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);

— себестоимости последних по времени поступления запасов (ЛИФО);

— нормативных расходов;

— цены продажи.

 

ИДЕНТИФИЦИРОВАННЫЙ МЕТОД

Согласно нормам

п. 17 П(С)БУ 9 отпускаемые запасы и услуги, выполняемые для специальных заказов и проектов, а также запасы, не заменяющие друг друга, оцениваются по идентифицированной себестоимости. Для реализации метода идентифицированной себестоимости необходимо отслеживать в аналитическом учете судьбу каждой партии ТМЦ.

Самый простой вариант реализации идентифицированного метода учета запасов схематически показан на рис. 1.

Для каждой партии ТМЦ вводится отдельное субконто самого низкого уровня. Для удобства пользователей наименование субконто может содержать дату оприходования и номер накладной.

Так делают во многих программах компьютерного учета. Применяли этот прием и в ранних версиях «1С:Бухгалтерии». Но начиная с версии 7 в «1С:Бухгалтерии» к счету можно подключить несколько видов субконто для ведения аналитики в нескольких разрезах. Третьим видом субконто к бухгалтерским счетам класса 2 в конфигурации для Украины подключен специальный вид субконто «

Партии». Модифицированный вариант реализации партионного учета схематически показан на рис. 2.

Как видим, партионный учет ведут в отдельном разрезе аналитического учета. Новый элемент справочника «

Партии» (т. е. новая партия) создается при оприходовании ТМЦ автоматически. А при списании ТМЦ вы обязательно укажите и его партию.

На рис. 2 видно, что к субсчету 281 «

Товары на складе», задействованному в двух разных проводках (какие созданы разными прибыльными накладными), подключено одно и то же субконто — «Сумка женская». Но партии этого товара разные. Такое построение аналитики позволяет не только вести идентифицированный учет товаров на складе, но и получать отчеты по двум разрезам аналитики. Можно построить отчет по товарам, в их пределах — по партиям. Этот отчет покажет, какие партии выбранного товара есть на складе. А можно и наоборот: по партиям, потом — по товарам. Тогда легко определить, какие товары одной и той же даты поставки имеются в наличии.

В «1С:Бухгалтерии» между справочниками можно установить отношения подчиненности.

Справочник «Партии» подчинен справочнику «Номенклатура». Выполнив из главного меню команду «Справочники → Номенклатура», откроем справочник ТМЦ (рис. 3).

Выберем в дереве справочника интересующий нас товар, выделим его курсором и щелкнем мышью по кнопке «

Открыть подчиненный справочник». Справочнику «Номенклатура» подчинены три справочника: «Единицы измерения», «Партии ТМЦ» и «Состав продукции». Укажем мышкой нужную строку (рис. 4) и щелкнем по кнопке «ОК».

Откроется окно справочника «

Партии». Кнопка группировки в подчиненном справочнике служит для отбора тех его элементов, которые принадлежат справочнику-владельцу. Щелкнем по этой кнопке, и в окне справочника «Партии» будут видны только те четыре партии, по которым оприходовался товар «Сумка женская» (рис. 5). Имя элемента справочника-владельца отражено в заглавии окна.

Справочник «

Партии» в действительности — двухуровневый. В этом нетрудно убедиться, пересмотрев его структуру в Конфигураторе. Но произвольные группы пользователь в нем создать не может. При попытке сделать это программа выдаст предупреждение «Создание новых групп не предусмотрено!». В справочнике может быть автоматически создана только одна группа с именем «Старые».

Если щелкнуть мышью по кнопке «

В группу «Старые»», тот элемент справочника, на который указывает курсор, автоматически переместится в эту группу. Раскрыв ее (рис. 6), мы найдем в ней знакомую партию с кодом 2.

Войдя в группу, вы увидите, что кнопка в окне справочника изменила название. Теперь она называется «

Из группы «Старые»» и выполняет обратное действие — переносит выбранный элемент на один уровень вверх, в общую группу.

Для чего нужна группа «

Старые»? Партий в течение отчетного периода может быть зарегистрировано очень много. Список партий, даже отсортированный по принадлежности к конкретной ТМЦ, может оказаться достаточно длинным, что неудобно в работе. Те партии, ТМЦ из которых полностью списаны, не будут использоваться. Их можно переместить в группу «Старые», разгрузив тем самым текущий список партий. Удалять использованные партии нельзя — это нарушит ссылочную целостность!

В окне справочника «

Партии» показаны только три реквизита: «Код», «Наименование» и «Документ». В справочнике есть еще реквизиты «Учетная цена» и «Дата приходования». По одному из этих реквизитов можно сортировать список партий, установив в окне справочника соответствующую отметку. Но изменять цену и дату приходования можно только у партий, созданных вручную. Если партия автоматически создана документом (а таких партий — большинство), ее учетная цена и дата приходования считываются из документа, «породившего» партию, и защищены от изменений. Конечно, если изменить дату или цену в приходном документе, изменятся реквизиты и в партии.

 

ФИФО И ЛИФО 

Оценка запасов по методу ФИФО базируется на

предположении, что запасы используются в той последовательности, в которой они поступали на предприятие (отображены в бухгалтерском учете). Запасы, которые отпускаются первыми в производство (продажа и другое выбытие), оцениваются по себестоимости первых по времени поступления запасов (п. 19 П(С)БУ 9).

Оценка запасов по методу ЛИФО базируется на

предположении, что запасы используются в последовательности, противоположной их поступлению на предприятие (зачислению в бухгалтерском учете). Запасы, которые первыми отпускаются в производство, оцениваются по себестоимости последних по времени поступления запасов (п. 20 П(С)БУ 9).

Мы не случайно выделили слово «предположение» в цитатах из бухгалтерского стандарта.

Методы ФИФО и ЛИФО — приблизительны.

Во-первых,

оценку себестоимости выбытия запасов этими методами можно применять к запасам, объединенным по родовому признаку. Это не только нефть в резервуаре, отдельную партию которой выделить физически невозможно. По родовым признакам можно объединить любой вид запасов, который имеет общие черты и похожее назначение. Например, консервы «Кильки в томате» от одного и того же производителя. Даже если их партии будут отличаться приходной (учетной) ценой и предельным сроком реализации, они полностью заменяют друг друга. Следовательно, для расчета себестоимости их выбытия правомерно использовать методы ФИФО и ЛИФО. Фактический порядок выбытия запасов не суть важен и может не совпадать с расчетным.

Во-вторых,

методами ФИФО и ЛИФО оценивают выбытие запасов за определенный период времени. Согласно ст. 13 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (с изменениями и дополнениями) отчетным периодом для составления финансовой отчетности является календарный год. Промежуточная отчетность составляется ежеквартально нарастающим итогом с начала года. В практической работе себестоимость выбытия запасов рассчитывают, как правило, за месяц.

Эти два допущения позволяют

применять методы ФИФО и ЛИФО, не ведя партионного учета. Достаточно в течение периода (месяца) фиксировать все поступления ТМЦ и в количественном, и в суммовом выражении, а выбытие ТМЦ — только по количеству. По окончании месяца общее количество выбывших ТМЦ нужно «покрыть» их остатком на начало месяца и первыми по времени поступлениями за месяц. Получим оценку методом ФИФО. Для оценки по ЛИФО делаем наоборот: «покрываем» месячную затрату запаса последними по времени поставками, от конца к началу.

Но в «1С:Бухгалтерии»

при применении методов ФИФО и ЛИФО используется механизм партионного учета. В момент оприходования запасов для каждого из них автоматически создается партия, как и при идентифицированном методе. При отпуске запасов документами «Расходная накладная», «Перемещение ТМЦ» , «Калькуляция» и т. п. оператор указывает не конкретную партию, а служебную «Партию по умолчанию». Алгоритм проведения документа отыщет первую (ФИФО) или последнюю (ЛИФО) по времени приходования непустую партию запаса и подставит ее в проводку. Если остаток выбранной партии не покрывает количество списываемых ТМЦ, алгоритм отыщет следующую (ФИФО) или предыдущую (ЛИФО) поставку и продублирует проводку, указав в ней найденную партию, и т. д. — пока не будет покрыто количество списываемых ТМЦ.

Следовательно,

расчет себестоимости списания запасов методами ФИФО и ЛИФО осуществляется в программе динамично , на лету. Понятно, что если все запасы приходуют в последовательности их поступления, такой динамический расчет методом ФИФО даст тот же результат, что и классический расчет по ФИФО за период. В случае оприходования запасов задним числом (а в практической работе неотфактурированные поставки — вещь обычная) динамический метод даст ошибку.

Динамический же расчет методом ЛИФО, по нашему мнению, весьма спорный. Ведь никто не может предусмотреть заранее, какое количество запаса и по какой цене будет оприходовано в будущем. Впрочем, эта проблема имеет теоретический характер. Методом ЛИФО на практике пользуются чрезвычайно редко. Вероятнее всего, из двух методов вы изберете метод ФИФО. Применяя его, нужно помнить о таких

особенностях его программной реализации:

1. Указав в документе вместо реквизита «

Партия по умолчанию» конкретную партию, вы заставите программу списать ТМЦ именно из этой партии, даже если есть более ранние.

2. Программа анализирует порядок поступления запасов только в пределах того места хранения, с которого списываются запасы. При отпуске ТМЦ с одного склада будут проигнорированы поступившие ранее партии товаров, зарегистрированные на других складах. Отметим, что согласно

п. 19 П(С)БУ 9 «Запасы» оценка запасов по методу ФИФО базируется на предположении, что запасы используются в той последовательности, в которой они поступали на предприятие, т. е. на все его склады.

3. При регистрации возврата ТМЦ документами «

Возвратная накладная» и «Возврат розница» не восстанавливается партия, списанная при их продаже. Вместо этого создается новая приходная партия товара с датой поступления, которой проведен возвратный документ.

4. При суммовом учете товаров в рознице оценка их выбытия осуществляется методом цены продажи (

п. 22 П(С)БУ 9 «Запасы»), а не методом ФИФО. П(С)БУ 9 позволяет применять разные методы оценки для разнородных запасов.

 

СРЕДНЕВЗВЕШЕННЫЙ МЕТОД

Этот метод особенно любят производственники: для них он наиболее подходящий. «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматически рассчитывать себестоимость выбытия запасов средневзвешенным методом.

Как указано в

п. 18 П(С)БУ 9 «Запасы» , оценка по средневзвешенной себестоимости проводится по каждой единице запасов делением суммарной стоимости остатка таких запасов на начало отчетного месяца и стоимости полученных в отчетном месяце запасов на суммарное количество запасов на начало отчетного месяца и полученных в отчетном месяце запасов. Оценка каждой операции по выбытию запасов может осуществляться по средневзвешенной себестоимости делением суммарной стоимости таких запасов на дату операции на суммарное количество запасов на дату операции. Именно так «1С:Бухгалтерия» рассчитывает себестоимость запасов при применении средневзвешенного метода оценки.

Отметим, что

партионный учет при использовании средневзвешенного метода оценки выбытия запасов не нужен. Для расчета себестоимости выбывших запасов достаточно иметь данные количественного и суммового учета. «1С:Бухгалтерия» партионного учета не ведет. Как при оприходовании, так и при отпуске запасов программа позволяет выбрать только служебную «Партию по умолчанию» с кодом 0. Ведь вести учет по любому разрезу аналитики с использованием только одного субконто — то же, что не вести его совсем.

 

МЕТОД ЦЕНЫ ПРОДАЖИ

Оценка по ценам продажи основана на применении предприятиями розничной торговли среднего процента торговой наценки товаров (

п. 22 П(С)БУ 9). Этот метод могут применять предприятия, имеющие значительную номенклатуру товаров с приблизительно одинаковым уровнем торговой наценки, если другие методы оценки выбытия запасов не оправданы.

Оценку выбытия запасов по этому методу

П(С)БУ 9 «Запасы» предписывает проводить в три этапа:

1. Средний процент торговой наценки

определяется делением суммы остатка торговых наценок на начало отчетного месяца и торговых наценок в продажной (розничной) стоимости полученных в отчетном месяце товаров на сумму продажной (розничной) стоимости остатка товаров на начало месяца и продажной (розничной) стоимости полученных в отчетном месяце товаров.

2. Сумма торговой наценки

определяется как произведение продажной (розничной) стоимости реализованных товаров и среднего процента торговой наценки.

3. Себестоимость реализованных товаров

определяется как разница между продажной (розничной) стоимостью реализованных товаров и суммой торговой наценки на эти товары.

Как видим,

для определения себестоимости выбывших запасов по методу цены продажи не нужны ни количественный, ни партионный учет. В расчете используются исключительно данные суммового учета на синтетических бухгалтерских счетах. Однако на «розничных» субсчетах 282 «Товары в торговле» и 285 «Торговая наценка» предусмотрено ведение партионного учета. Для чего?

Учет товаров в рознице в «1С: Бухгалтерии» можно вести в двух вариантах: классическом и усовершенствованном

(с использованием механизма партионного учета). Выбор варианта учета определяет реквизит «Суммовой учет» справочника «Места хранения» (рис. 7).

Одноименный вид субконто, построенный на основе этого справочника, подключен к субсчетам счета 28 и некоторых других, т. е. аналитика в разрезе мест хранения ведется не на субсчетах низшего порядка, а на субконто.

Когда у торговой точки отмечен реквизит «

Суммовой учет», учет товаров в ней автоматически осуществляется на технологическом субконто «Товары в ассортименте» (фактически — без аналитики по товарам) и только в суммовом выражении. В качестве партии товара подставляется субконто «Партия по умолчанию» (т. е. механизм партионного учета фактически не используется). Расчет себестоимости списания запасов в этом случае осуществляется по классическому варианту, который разрешено применять только при приблизительно одинаковом уровне торговой наценки для всех товаров. Хотя допустимый интервал наценки в П(С)БУ 9 и не определен, делать наценку на один товар 20 %, а на другой — 200 % будет методологически неправильно.

Если же в реквизитах розничной торговой точки снять отметку «

Суммовой учет», товары в ней автоматически будут учитываться и по номенклатуре, и по количеству, и по партиям. Расчет себестоимости выбытия товаров будет осуществляться по усовершенствованному варианту: отдельно для каждой единицы номенклатуры товара с учетом его партий. Это позволяет назначать разным товарам разный процент торговой наценки и получать методологически правильную оценку себестоимости их выбытия. Кроме того, улучшается контроль движения товаров в торговой сети. Единственный недостаток улучшеного метода — некоторое увеличение объема учетной работы.

 

Настройка партионного учета

Метод партионного учета выбирается с помощью одноименной константы. Ей можно присвоить четыре значения:

— «

По партиям»;

— «

По средневзвешенной цене»;

— «

FIFO»;

— «

LIFO».

Командой «

Операции → Константы» откроем список констант, отыщем константу с именем «Метод партионного учета» и дважды щелкнем мышкой в колонке «Значение». Откроется выпадающий список возможных значений константы (рис. 8). ООО «Добро» использовало метод оценки выбытия запасов по их идентифицированной себестоимости, константа установлена в значение «По партиям». Переключим ее в значение «FIFO».

Выбрав нужное значение из списка, нажмем Enter. Выпадающий список закроется, но поле «

Значение» константы еще будет активным. Подтвердим выбор, нажав Enter еще раз.

Константа «

Метод партионного учета» — периодическая, программа хранит историю ее изменения. История у этой константы будет небогатой. Метод оценки запасов определяется учетной политикой предприятия, которую разрешено изменять лишь в случаях, оговоренных в п. 9 П(С)БУ 6 «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах», утвержденного приказом Минфина от 28.05.97 г. № 137, с изменениями и дополнениями.

По умолчанию

новое значение в истории константы запоминается на дату ее фактического изменения. В такой «автоматизации» часто кроется источник досадных ошибок. Мы изменили значение константы «23.09.04» (см. дату в заглавии окна на рис. 8). Именно эта дата и попадет в историю значений константы. До 23 сентября 2004 года программа применяла метод идентифицированной стоимости, с указанной даты применяет метод ФИФО. Задействуем новый метод с 1 января 2004 года, установив в истории константы дату «01.01.04».

Доступ к истории константы осуществляется из меню «

Действия» главного меню «1С:Бухгалтерии», из выпадающего меню, которое можно вызывать щелчком правой кнопки мыши на переменном элементе или функциональной клавишей F5. Щелкнем правой кнопкой мыши в поле «Значение» этой константы и выберем пункт «История» из выпавшего меню (рис. 9).

После этих действий откроется окно истории значений константы (рис. 10).

Исправим дату в последней строке на «

01.01.04». Для ввода даты можно пользоваться клавиатурой или календарем.

 

Восстановление последовательности списания запасов

Последовательность списания запасов нарушается при регистрации хозяйственных операций задним числом. Для ее автоматического восстановления в «1С:Бухгалтерии» есть обработка «

Проведение документов». С частью ее функций мы уже ознакомились в статье «Организация налогового учета. Часть 2. Налог на добавленную стоимость и общие проблемы налогового учета» (см. «Б & К», 2009, № 17, с. 25 — 26).

Выполнив команду «

Операции → Проведение документов», откроем окно обработки. Не лишним будет проконтролировать и провести непроведенные документы. О том, как это делать, мы уже рассказали в упомянутой статье. После контроля непроведенных документов перейдем на закладку «Последовательности» (рис. 11).

Отметим галочкой строку «

Партии ТМЦ» и щелкнем по кнопке «Выполнить». Напомним: если строка выделена серым, это значит, что в последнее время не было проведено ни одного документа, влияющего на последовательность списания ТМЦ, и перепроводить документы не нужно.

Программа предупредит: «

Точка актуальности будет перенесена. Продолжить?». Щелкнем по кнопке «Да». Спустя некоторое время «1С: Бухгалтерия» выдаст окно с сообщением «Восстановление последовательности документов завершено!». Завершим работу, щелкнув по кнопке «ОК», и закроем окно обработки кнопкой «Закрыть».

В процессе перепроведения документов отчет о результатах выполненной работы выводится в окне сообщений, расположенном в нижней части главного окна «1С: Бухгалтерии» (рис. 12). Пролистав это окно, вы увидите, какие документы были проведены заново.

 

Итак, выполнив описанные действия, вы восстановите последовательность списания запасов и избавитесь от ошибок, которые могут возникать при регистрации хозяйственных операций задним числом. А понимание того, что, как и почему делает программа, придаст вам уверенности в правильности ведения учета на вашем предприятии.