Організація партіонного обліку запасів в «1С:Бухгалтерії 7.7»

Організація партіонного обліку запасів в «1С:Бухгалтерії 7.7»

 

Партіонний облік — облік партій ТМЦ на складах підприємства. Власне кажучи, партіонний облік належить до оперативного (управлінського) обліку запасів на підприємстві. Але заснований він на механізмах аналітичного обліку, а результати його використовуються як у бухгалтерському, так і в податковому обліку. Зважаючи на це, ми вирішили присвятити опису принципів ведення партіонного обліку окрему статтю.

Сергій КАМЕНСЬКИЙ , консультант «Б & К», м. Харків

 

Методи оцінки та їх реалізація

Пункт 16 П(С)БО 9 «Запаси», затвердженого наказом Мінфіну від 20.10.99 р. № 246, зі змінами та доповненнями, дозволяє проводити оцінку вибуття запасів у бухгалтерському обліку за одним із таких методів:

— ідентифікованої собівартості відповідної одиниці запасів;

— середньозваженої собівартості;

— собівартості перших за часом надходження запасів (ФІФО);

— собівартості останніх за часом надходження запасів (ЛІФО);

— нормативних витрат;

— ціни продажу.

 

ІДЕНТИФІКОВАНИЙ МЕТОД

Згідно з нормами п. 17 П(С)БО 9 запаси, які відпускаються, та послуги, що виконуються для спеціальних замовлень і проектів, а також запаси, які не замінюють одне одного, оцінюються за ідентифікованою собівартістю. Для реалізації методу ідентифікованої собівартості необхідно відстежувати в аналітичному обліку долю кожної партії ТМЦ.

Найпростіший варіант реалізації ідентифікованого методу обліку запасів схематично показано на рис. 1.

 

Для кожної партії ТМЦ уводиться окреме субконто найнижчого рівня. Для зручності користувачів найменування субконто може містити дату оприбуткування і номер накладної.

Так роблять у багатьох програмах комп’ютерного обліку. Застосовували цей прийом і в ранніх версіях «1С:Бухгалтерії». Але починаючи з версії 7 у «1С:Бухгалтерії» до рахунка можна підключити декілька видів субконто для ведення аналітики в кількох розрізах. Третім видом субконто до бухгалтерських рахунків класу 2 в конфігурації для України підключено спеціальний вид субконто «

Партии». Модифікований варіант реалізації партіонного обліку схематично показано на рис. 2.

Як бачимо, партіонний облік ведуть в окремому розрізі аналітичного обліку. Новий елемент довідника «

Партии» (тобто нова партія) створюється при оприбуткуванні ТМЦ автоматично. А при списанні ТМЦ ви обов’язково зазначите і його партію.

На рис. 2 видно, що до субрахунку 281 «

Товары на складе», задіяному у двох різних проводках (які створені різними прибутковими накладними), підключено одне й те ж субконто — «Сумка женская». Але партії цього товару різні. Така побудова аналітики дозволяє не тільки вести ідентифікований облік товарів на складі, а й отримувати звіти за двома розрізами аналітики. Можна побудувати звіт за товарами, у їх межах — за партіями. Цей звіт покаже, які партії вибраного товару є на складі. А можна і навпаки: за партіями, потім — за товарами. Тоді легко визначити, які товари однієї й тієї самої дати поставки є в наявності.

В «1С:Бухгалтерії» між довідниками можна встановити відносини підпорядкованості. Довідник «

Партии» підпорядкований довіднику «Номенклатура». Виконавши з головного меню команду «Справочники → Номенклатура», відкриємо довідник ТМЦ (рис. 3).

Виберемо в дереві довідника товар, що нас цікавить, виділимо його курсором і клацнемо мишею по кнопці «

Открыть подчиненный справочник». Довіднику «Номенклатура» підпорядковано три довідники: «Единицы измерения», «Партии ТМЦ» та «Состав продукции». Вкажемо мишкою потрібний рядок (рис. 4) і клацнемо по кнопці «ОК».

Відкриється вікно довідника «

Партии». Кнопка групування в підпорядкованому довіднику служить для відбору тих його елементів, які належать довіднику-власникові. Клацнемо по цій кнопці, і у вікні довідника «Партии» буде видно тільки ті чотири партії, за якими оприбутковувався товар «Сумка женская» (рис. 5). Ім’я елемента довідника-власника відображено в заголовку вікна.

Довідник «

Партии» насправді дворівневий. У цьому неважко переконатися, переглянувши його структуру в Конфігураторі. Але довільні групи користувач у ньому створити не може. При спробі зробити це програма видасть попередження «Создание новых групп не предусмотрено!». У довіднику може бути автоматично створено тільки одну групу з ім’ям «Старые».

Якщо клацнути мишею по кнопці «

В группу «Старые»», той елемент довідника, на який указує курсор, автоматично переміститься в цю групу. Розкривши її (рис. 6), ми знайдемо в ній знайому партію з кодом 2.

Увійшовши до групи, ви побачите, що кнопка у вікні довідника змінила назву. Тепер вона називається «

Из группы «Старые»» і виконує зворотну дію — переносить вибраний елемент на один рівень угору, до загальної групи.

Для чого потрібна група «

Старые»? Партій протягом звітного періоду може бути зареєстровано дуже багато. Список партій, навіть відсортований за належністю до конкретної ТМЦ, може виявитися досить довгим, що незручно в роботі. Ті партії, ТМЦ з яких повністю списані, більше не використовуватимуться. Їх можна перемістити до групи «Старые», розвантаживши тим самим поточний список партій. Видаляти використані партії не можна, це порушить посилальну цілісність!

У вікні довідника «

Партии» показано тільки три реквізити: «Код», «Наименование» і «Документ». У довіднику є ще реквізити «Учетная цена» і «Дата приходования». За одним із цих реквізитів можна сортувати список партій, установивши у вікні довідника відповідну відмітку. Але змінювати ціну і дату прибуткування можна тільки у партій, створених уручну. Якщо партію автоматично створено документом (а таких партій — більшість), її облікова ціна і дата прибуткування зчитуються з документа, що «породив» партію, і захищені від змін. Звичайно, якщо змінити дату або ціну в прибутковому документі, зміняться реквізити і в партії.

 

ФІФО ТА ЛІФО

Оцінка запасів за методом ФІФО базується на припущенні, що запаси використовуються в тій послідовності, в якій вони надходили на підприємство (відображені в бухгалтерському обліку). Запаси, що відпускаються першими у виробництво (продаж та інше вибуття), оцінюються за собівартістю перших за часом надходження запасів (п. 19 П(С)БО 9).

Оцінка запасів за методом ЛІФО базується на припущенні, що запаси використовуються в послідовності, протилежній їх надходженню на підприємство (зарахуванню в бухгалтерському обліку). Запаси, що першими відпускаються у виробництво, оцінюються за собівартістю останніх за часом надходження запасів (п. 20 П(С)БО 9).

Ми не випадково виділили слово «припущення» в цитатах з бухгалтерського стандарту. Методи ФІФО та ЛІФО — приблизні.

По-перше, оцінку собівартості вибуття запасів цими методами можна застосовувати до запасів, об’єднаних за родовою ознакою. Це не тільки нафта в резервуарі, окрему партію якої виділити фізично неможливо. За родовими ознаками можна об’єднати будь-який вид запасу, що має спільні риси і схоже призначення. Наприклад консерви «Кільки в томаті» від одного і того ж виробника. Навіть якщо їх партії відрізнятимуться прибутковою (обліковою) ціною і граничним терміном реалізації, вони цілком замінюють одне одну. Отже, для розрахунку собівартості їх вибуття правомірно використовувати методи ФІФО і ЛІФО. Фактичний порядок вибуття запасів не має значення і може не збігатися з розрахунковим.

По-друге, методами ФІФО та ЛІФО оцінюють вибуття запасів за певний період часу. Згідно зі ст. 13 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (зі змінами та доповненнями) звітним періодом для складання фінансової звітності є календарний рік. Проміжна звітність складається щокварталу наростаючим підсумком з початку року. У практичній роботі собівартість вибуття запасів розраховують, як правило, за місяць.

Ці два допущення дозволяють застосовувати методи ФІФО і ЛІФО, не ведучи партіонного обліку. Досить протягом періоду (місяця) фіксувати всі надходження ТМЦ і в кількісному, і в сумовому виразі, а вибуття ТМЦ — тільки за кількістю. Після закінчення місяця загальну кількість ТМЦ, що вибули, потрібно «покрити» їх залишком на початок місяця і першими за часом надходженнями за місяць. Отримаємо оцінку методом ФІФО. Для оцінки за ЛІФО чинимо навпаки — «покриваємо» місячну витрату запасу останніми за часом поставками, від кінця до початку.

Але в «1С:Бухгалтерії» при застосуванні методів ФІФО та ЛІФО механізм партіонного обліку використовується. У момент оприбуткування запасів для кожного з них автоматично створюється партія, як і при ідентифікованому методі. При відпуску запасів документами «

Расходная накладная», «Перемещение ТМЦ», «Калькуляция» тощо оператор указує не конкретну партію, а службову «Партию по умолчанию». Алгоритм проведення документа відшукає першу (ФІФО) або останню (ЛІФО) за часом прибуткування непорожню партію запасу і підставить її в проводку. Якщо залишок вибраної партії не покриває кількість ТМЦ, що списуються, алгоритм відшукає наступну (ФІФО) або попередню (ЛІФО) поставку і продублює проводку, зазначивши в ній знайдену партію, і т. д. — доки не буде покрито кількість ТМЦ, що списуються.

Отже, розрахунок собівартості списання запасів методами ФІФО і ЛІФО здійснюється в програмі динамічно, на льоту. Зрозуміло, що, якщо всі запаси прибуткують в послідовності їх надходження, такий динамічний розрахунок методом ФІФО дасть той самий результат, що й класичний розрахунок за ФІФО за період. У разі оприбуткування запасів заднім числом (а в практичній роботі неодфактуровані поставки — річ звичайна) динамічний метод видасть помилку.

Динамічний розрахунок методом ЛІФО, на нашу думку, вельми спірний. Адже ніхто не може передбачити наперед, яку кількість запасу і за якою ціною буде оприбутковано в майбутньому. Утім, ця проблема має теоретичний характер. Методом ЛІФО на практиці користуються надзвичайно рідко. Найімовірніше, з двох методів ви оберете метод ФІФО. Застосовуючи його, потрібно пам’ятати про такі особливості його програмної реалізації:

1. Зазначивши в документі замість реквізиту «

Партия по умолчанию» конкретну партію, ви змусите програму списати ТМЦ саме з цієї партії, навіть якщо є більш ранні.

2. Програма аналізує порядок надходження запасів тільки в межах того місця зберігання, з якого списуються запаси. При відпуску ТМЦ з одного складу будуть проігноровані партії товарів, що надійшли раніше, зареєстровані на інших складах. Зазначимо, що згідно з п. 19 П(С)БО 9 «Запаси» оцінка запасів за методом ФІФО базується на припущенні, що запаси використовуються в тій послідовності, в якій вони надходили на підприємство, тобто на всі його склади.

3. При реєстрації повернення ТМЦ документами «

Возвратная накладная» і «Возврат розница» не відновлюється та партія, яку було списано при їх продажу. Замість цього створюється нова прибуткова партія товару з тією датою надходження, якою проведено поворотний документ.

4. При сумовому обліку товарів у роздробі оцінка їх вибуття здійснюється методом ціни продажу (п. 22 П(С)БО 9 «Запаси»), а не методом ФІФО. П(С)БО 9 дозволяє застосовувати різні методи оцінки для різнорідних запасів.

 

СЕРЕДНЬОЗВАЖЕНИЙ МЕТОД

Цей метод особливо полюбляють виробники — для них він найбільш прийнятний. «1С:Бухгалтерія» дозволяє автоматично розраховувати собівартість вибуття запасів середньозваженим методом.

Як зазначено в п. 18 П(С)БО 9 «Запаси», оцінка за середньозваженою собівартістю проводиться щодо кожної одиниці запасів діленням сумарної вартості залишку таких запасів на початок звітного місяця і вартості одержаних у звітному місяці запасів на сумарну кількість запасів на початок звітного місяця і одержаних у звітному місяці запасів. Оцінка кожної операції з вибуття запасів може здійснюватись за середньозваженою собівартістю діленням сумарної вартості таких запасів на дату операції на сумарну кількість запасів на дату операції. Саме так «1С:Бухгалтерія» розраховує собівартість запасів при застосуванні середньозваженого методу оцінки.

Зазначимо, що партіонний облік при використанні середньозваженого методу оцінки вибуття запасів не потрібний. Для розрахунку собівартості запасів, що вибули, досить мати дані кількісного і сумового обліку. «1С:Бухгалтерія» партіонного обліку й не веде. Як при оприбуткуванні, так і при відпуску запасів програма дозволяє вибрати тільки службову «

Партию по умолчанию» з кодом 0. Адже вести облік за будь-яким розрізом аналітики з використанням тільки одного субконто — те саме, що не вести його зовсім.

 

МЕТОД ЦІНИ ПРОДАЖУ

Оцінка за цінами продажу заснована на застосуванні підприємствами роздрібної торгівлі середнього відсотка торговельної націнки товарів (п. 22 П(С)БО 9). Цей метод можуть застосовувати підприємства, що мають значну номенклатуру товарів з приблизно однаковим рівнем торговельної націнки, якщо інші методи оцінки вибуття запасів не виправдані.

Оцінку вибуття запасів за цим методом П(С)БО 9 «Запаси» наказує проводити в три етапи:

1. Середній відсоток торговельної націнки визначається діленням суми залишку торговельних націнок на початок звітного місяця і торговельних націнок у продажній (роздрібній) вартості одержаних у звітному місяці товарів на суму продажної (роздрібної) вартості залишку товарів на початок місяця і продажної (роздрібної) вартості одержаних у звітному місяці товарів.

2. Сума торговельної націнки визначається як добуток продажної (роздрібної) вартості реалізованих товарів і середнього відсотка торговельної націнки.

3. Собівартість реалізованих товарів визначається як різниця між продажною (роздрібною) вартістю реалізованих товарів і сумою торговельної націнки на ці товари.

Як бачимо, для визначення собівартості запасів, що вибули, за методом ціни продажу не потрібні ні кількісний, ні партіонний облік. У розрахунку використовуються виключно дані сумового обліку на синтетичних бухгалтерських рахунках. Проте на «роздрібних» субрахунках 282 «

Товары в торговле» і 285 «Торговая наценка» передбачено ведення партіонного обліку. Для чого?

Облік товарів у роздробі в «1С:Бухгалтерії» можна вести у двох варіантах: класичному і вдосконаленому (з використанням механізму партіонного обліку). Вибір варіанта обліку визначає реквізит «

Суммовой учет» довідника «Места хранения» (рис. 7).

Однойменний вид субконто, побудований на основі цього довідника, підключено до субрахунків рахунка 28 і деяких інших, тобто аналітика в розрізі місць зберігання ведеться не на субрахунках нижчого порядку, а на субконто.

Коли у торговельної точки відзначено реквізит «

Суммовой учет», облік товарів у ній автоматично здійснюється на технологічному субконто «Товары в ассортименте» (фактично — без аналітики за товарами) і лише в сумовому виразі. Як партія товару підставляється субконто «Партия по умолчанию» (тобто механізм партіонного обліку фактично не використовується). Розрахунок собівартості списання запасів у цьому разі здійснюється за класичним варіантом, який дозволено застосовувати тільки при приблизно однаковому рівні торговельної націнки для всіх товарів. Хоча допустимий інтервал націнки в П(С)БО 9 і не визначено, робити націнку на один товар 20 %, а на іншій — 200 % буде методологічно неправильно.

Якщо ж у реквізитах роздрібної торговельної точки зняти відмітку «

Суммовой учет», товари в ній автоматично обліковуватимуться і за номенклатурою, і за кількістю, і за партіями. Розрахунок собівартості вибуття товарів здійснюватиметься за вдосконаленим варіантом: окремо для кожної одиниці номенклатури товару з урахуванням його партій. Це дозволяє призначати різним товарам різний відсоток торговельної націнки і отримувати методологічно правильну оцінку собівартості їх вибуття. Крім того, поліпшується контроль руху товарів у торговельній мережі. Єдиний недолік поліпшеного методу — деяке збільшення обсягу облікової роботи.

 

Настройка партіонного обліку

Метод партіонного обліку вибирається за допомогою однойменної константи. Їй можна присвоїти чотири значення:

— «

По партиям»;

— «

По средневзвешенной цене»;

— «

FIFO»;

— «

LIFO».

Командою «

Операции → Константы» відкриємо список констант, відшукаємо константу з ім’ям «Метод партионного учета» і двічі клацнемо мишкою в колонці «Значение». Відкриється список, що випадає, можливих значень константи (рис. 8). ООО «Добро» використовувало метод оцінки вибуття запасів за їх ідентифікованою собівартістю, константу встановлено у значення «По партиям». Перемкнемо її у значення «FIFO».

Вибравши потрібне значення зі списку, натиснемо

Enter. Список, що випадає, закриється, але поле «Значение» константи ще буде активним. Підтвердимо вибір, натиснувши Enter ще раз.

Константа «

Метод партионного учета» — періодична, програма зберігає історію її зміни. Історія у цієї константи буде небагата. Метод оцінки запасів визначається обліковою політикою підприємства, яку дозволено змінювати лише у випадках, застережених у п. 9 П(С)БО 6 «Виправлення помилок і зміни у фінансових звітах», затвердженому наказом Мінфіну від 28.05.97 р. № 137, зі змінами та доповненнями.

За умовчанням нове значення в історії константи запам’ятовується на дату її фактичної зміни. У такій «автоматизації» часто криється джерело прикрих помилок. Ми змінили значення константи 23.09.2004 (див. дату в заголовку вікна на рис. 8). Саме ця дата і потрапить до історії значень константи. До 23 вересня 2004 року програма застосовувала метод ідентифікованої вартості, із зазначеної дати застосовує метод ФІФО. Задіюємо новий метод з 1 січня 2004 року, установивши в історії константи дату 01.01.2004.

Доступ до історії константи здійснюється з меню «

Действия» головного меню «1С:Бухгалтерії», з меню, що випадає, яке можна викликати клацанням правої кнопки миші на змінному елементі, або функціональною клавішею F5. Клацнемо правою кнопкою миші в полі «Значение» цієї константи і виберемо пункт «История» з меню, що випало (рис. 9).

Після цих дій відкриється вікно історії значень константи (рис. 10).

Виправимо дату в останньому рядку на 01.01.04. Для введення дати можна користуватися клавіатурою або календарем.

 

Відновлення послідовності списання запасів

Послідовність списання запасів порушується під час реєстрації господарських операцій заднім числом. Для її автоматичного відновлення в «1С:Бухгалтерії» є обробка «

Проведение документов». Із частиною її функцій ми вже ознайомилися у статті «Організація податкового обліку. Частина 2. Податок на додану вартість та загальні проблеми податкового обліку» (див. «Б & К», 2009, № 17, с. 25 — 26).

Виконавши команду «

Операции → Проведение документов», відкриємо вікно обробки. Не зайвим буде проконтролювати і провести непроведені документи. Про те, як це робити, ми вже розповіли у згаданій статті. Після контролю непроведених документів перейдемо на закладку «Последовательности» (рис. 11).

Позначимо галочкою рядок «

Партии ТМЦ» і клацнемо по кнопці «Выполнить». Нагадаємо: якщо рядок позначено сірим, це означає, що останнім часом не було проведено жодного документа, який впливає на послідовність списання ТМЦ, і перепроводити документи не потрібно.

Програма попередить: «

Точка актуальности будет перенесена. Продолжить?». Клацнемо по кнопці «Да». Через деякий час «1С:Бухгалтерія» видасть вікно з повідомленням «Восстановление последовательности документов завершено!». Завершимо роботу, клацнувши по кнопці «ОК», і закриємо вікно обробки кнопкою «Закрыть».

У процесі перепроведення документів доповідь про результати виконаної роботи виводиться у вікні повідомлень, розташованому в нижній частині головного вікна «1С:Бухгалтерії» (рис. 12). Перегорнувши це вікно, ви побачите, які документи було проведено заново.

 

Отже, виконавши описані дії, ви відновите послідовність списання запасів і позбавите себе помилок, які можуть виникати при реєстрації господарських операцій заднім числом. А розуміння того, що, як і чому робить програма, надасть упевненості у правильності ведення обліку на вашому підприємстві.