Темы статей

Выбрать темы

Налог на прибыль НДС РРО ЕСВ ФЛП Увольнение Штрафы НДФЛ Отпуск Единый налог Больничные Все темы

Excel 2007: создание стилей таблиц

Редакция БК

Бухгалтер&Компьютер Сентябрь, 2009/№ 18

Статья

Приєднуйтесь до Telegram спільноти та дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Стили таблиц занимают в работе бухгалтера особое место. Будучи самым быстрым инструментов форматирования, они позволяют в считанные секунды превратить набор чисел в аккуратно оформленный, структурированный отчет. Но бывают ситуации, когда возможностей стандартных стилей форматирования таблиц недостаточно. Для таких случаев в Excel 2007 предусмотрена возможность создания собственного (или пользовательского) стиля. Как работать с такими стилями и как пользоваться ими на практике, мы рассмотрим в этой статье.

Николай КАРПЕНКО , канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

Оперируя стандартными стилями, мы применяли заложенные в них параметры форматирования практически без изменения. Напомню, что в Excel 2007 возможности корректировки стандартных стилей очень ограничены. Даже в контекстном меню работы со встроенными стилями пункт «

Изменить…» недоступен. В принципе это логично. Встроенный стиль создан для того, чтобы им пользоваться, а не для того, чтобы его менять. В ситуации, когда встроенных стилей не хватает, нужно создавать свой стиль и делать с ним все что угодно. тем более что осуществить это совсем несложно. Нужно разобраться всего в трех моментах:

— как создать стиль таблицы;

— как определить его параметры;

— как построить стиль таблицы из имеющегося образца.

По этой схеме мы и построим нашу статью. И начнем с того, как создать стиль таблицы.

Создание стиля таблиц

Инструмент для создания стиля находится на палитре работы со стилями таблиц. Чтобы обратиться к нему, делаем так:

1) щелкаем на иконке «

Форматировать как таблицу» (рис. 1). Появится окно с перечнем стилей, как на рис. 2;

2) в нижней части этого окна находим строку «

Создать стиль таблицы…» и щелкаем на ней левой кнопкой мыши. Появится окно «Создание экспресс-стиля таблицы» (рис. 3 на с. 32);

3) в этом окне нужно заполнить параметры, но пока мы этого делать не будем. Укажем только

название стиля. Для этого в поле «Имя:» пишем, например, «МойСтильТбл». Это обязательный параметр;

Важно!

Стиля без имени не бывает.

4) Нажимаем «

ОК». Стиль создан. Он появился в общем списке доступных стилей.

Иконка «

МойСтильТбл» расположена в специальной группе с названием «Пользовательские». Она находится в верхней части палитры работы со стилями.

Вернемся к окну на рис. 3 и посмотрим на доступные

параметры для создания стилей таблиц. Их список называется «Элемент таблицы:». Он состоит из 13 значений и находится в левой части окна. Каждое значение соответствует определенной составляющей базы данных. Для каждого элемента списка можно определить свое индивидуальное форматирование. Рассмотрим назначение этих параметров по порядку.

ПАРАМЕТР «В

ся таблица»

В настоящий момент у нас создан стиль «

МойСтильТбл». Чтобы перейти к настройке его параметров, вначале их нужно открыть. Для этого делаем так:

1) щелчком на иконке «

Форматировать как таблицу» открываем палитру стилей (рис. 2);

2) в группе «

Пользовательские» находим элемент «МойСтильТбл»;

3) щелкаем на нем правой кнопкой мыши. Из контекстного меню выбираем «

Изменить…». Появится окно, изображенное на рис. 3;

4) в списке «

Элемент таблицы:» выбираем «Вся таблица». Остается определить для этого элемента параметры форматирования;

5) нажимаем кнопку «

Формат». Появится окно с настройками форматирования ячеек (рис. 4);

6) в этом окне устанавливаем параметры форматирования. Например, в списке «

Начертание» выбираем «полужирный»;

7) нажимаем «

ОК». Все данные в таблице Excel оформил полужирным шрифтом;

8) входим в параметры стиля «

МойСтильТбл» и убираем полужирное начертание.

Посмотрим, как

взаимодействуют параметры стилей таблиц с ручным форматированием документа. Делаем так:

1) на рабочем листе выделяем таблицу со стилем «

МойСтиль Тбл»;

2) пробуем

снять полужирное начертание. Для этого нажимаем «Ctrl+B» (или щелкаем по иконке «Полужирный» на ленте «Шрифт» меню «Главная»). Стиль символов в таблице не изменился;

3) вызываем окно «

Изменение экспресс-стиля таблицы» (рис. 3);

4) в списке «

Элемент таблицы:» выбираем элемент «Вся таблица»;

5) щелкаем на кнопке «

Формат», в окне «Формат ячеек» (рис. 4) задаем цвет символов «синий» и нажимаем «ОК»;

6) на рабочем листе выделяем данные в стиле «

МойСтильТбл»;

7) через иконку «

Цвет текста» на ленте «Шрифт» меню «Главная» меняем цвет, например выбираем «красный». Содержимое таблицы изменилось — символы стали красными;

8) через иконку «

Цвет текста» на ленте «Шрифт» выбираем цвет «Авто». Ячейки в таблице вернули цвет, который указан в стиле «МойСтильТбл».

Совет

Параметры стиля и обычного форматирования взаимодействуют неодинаково. Чтобы не запутаться, не применяйте ручное форматирование для данных, оформленных в стиле таблиц.

Теперь вернемся к окну «

Формат ячеек» (рис. 4), чтобы выяснить набор доступных параметров для стилей таблиц. В окне есть три закладки — «Шрифт», «Граница» и «Заливка». По сравнению с обычным форматированием здесь нет закладок «Выравнивание» и «Защита». Кроме того, часть параметров в окне недоступна. Так, для оформления символов в стиле таблиц можно использовать их начертание, цвет, способ подчеркивания (одинарное, двойное или отсутствует), а также параметр «зачеркнутый». По непонятной причине размер символов и гарнитуру изменить нельзя.

На закладке «

Граница» доступны все параметры, характерные для ручного форматирования. Здесь можно выбрать тип линий, цвет, указать их расположение по краям ячеек (внешние, внутренние и т. д.).

Так же обстоят дела и с закладкой «

Заливка». Все нам известные параметры форматирования здесь тоже доступны. Можно выбрать цвет фона, способы заливки, цвет и рисунок узора, даже воспользоваться градиентным заполнением. С элементом «Вся таблица» мы разобрались. Посмотрим, за что отвечают остальные параметры настройки стиля таблиц.

оформление полос строк и колонок

Большие таблицы с регулярной структурой удобнее читать, когда строки и колонки в них выглядят по-разному. За такое форматирование отвечают четыре параметра: «

Первая полоса строк», «Вторая полоса строк», «Первая полоса колонок» и «Вторая полоса колонок». Начнем с форматирования строк:

1) открываем документ с базой данных. Я использовал таблицу, как на рис. 5;

2) применяем к таблице стиль «

МойСтильТбл»;

3) вызываем окно «

Изменение экспресс-стиля таблицы» (рис. 3);

4) в списке «

Элемент таблицы:» выбираем «Первая полоса строк». В окне появился дополнительный параметр «Размер полосы». По умолчанию он равен «1». Пока его не меняем;

5) щелкаем на кнопке «

Формат»;

6) в окне «

Формат ячеек» переходим на закладку «Заливка». Параметр «Узор:» ставим в положение «12,5% серый». Цвет узора оставляем по умолчанию;

7) нажимаем «

ОК». В окне «Изменение экспресс-стиля таблицы» снова нажимаем «ОК».

Таблица стала выглядеть, как на рис. 6: строки с нечетными номерами в поле «

№» приобрели узорную заливку.

Продолжим работу с параметром «

Первая полоса строк»:

1) щелкаем на иконке «

Форматировать как таблицу». Раскроется окно со списком стилей (рис. 2);

2) в группе «

Пользовательские» находим элемент «МойСтильТбл». Щелкаем на нем правой кнопкой мыши;

3) из контекстного меню выбираем «

Изменить…». Появится окно, как на рис. 3;

4) в списке «

Элемент таблицы:» выбираем «Первая полоса строк». Станет доступным параметр «Размер полосы»;

5) устанавливаем для этого параметра значение «

2». Это можно сделать через выпадающий список или ввести число прямо с клавиатуры;

6) нажимаем «

ОК». Таблица стала выглядеть, как на рис. 7. Теперь первые две строки в базе будут на сером фоне, затем одна строка — на белом и т. д.

Таким же образом работает и параметр «

Вторая полоса строк». Например, чтобы оформить заливку в таблице через две строки, нужно в обоих параметрах задать «Размер полосы» равный «2». Проделайте это самостоятельно.

На практике вы можете столкнуться с ситуацией, когда изменения в параметрах «

Первая полоса строк» и «Вторая полоса строк» никак не проявляют себя при наложении стиля. Здесь нужно знать одну тонкость.

Важно!

Работа параметров «Первая полоса строк» и «Вторая полоса строк» зависит от положения флажка «Чередующиеся строки», который находится в группе «Параметры стилей таблиц» (рис. 8).

Чтобы увидеть эту взаимосвязь, сделайте так:

1) откройте документ с данными в стиле «

МойСтильТбл» (рис. 6);

2) поставьте указатель в область таблицы (базы данных). В главном меню появится кнопка «

Конструктор»;

3) щелкните на ней левой кнопкой мыши. Станет доступной лента меню с настройкой параметров таблиц;

4) в группе «

Параметры стилей таблиц» (рис. 8) отключите флажок «Чередующиеся строки». Серый фон пропадет, все строки таблицы будут показаны на белом фоне;

включите флажок «Чередующиеся строки». Нечетные строки в базе данных снова появятся на сером фоне.

Параметры «

Первая полоса столбцов» и «Вторая полоса столбцов» работают аналогично, только действуют они на колонки базы данных. Делаем так:

1) ставим активную ячейку внутрь базы данных (рис. 6). Станет доступна кнопка «

Конструктор»;

2) щелкаем на ней левой кнопкой мыши;

3) в группе «

Стили таблиц» находим элемент «МойСтильТбл»;

4) щелкаем на нем правой кнопкой мыши. Откроется контекстное меню;

5) из контекстного меню выбираем «

Изменить…». Появится окно «Изменение экспресс-стиля таблицы», как на рис. 3;

6) в списке «

Элемент таблицы:» выбираем «Первая полоса столбцов»;

7) нажимаем кнопку «

Формат». Появится окно с настройками форматирования ячеек (рис. 4);

8) переходим на закладку «

Шрифт», выбираем начертание символов курсивом;

9) нажимаем «

ОК», чтобы вернуться в окно «Изменение экспресс-стиля таблицы»;

10) снова нажимаем «

ОК»;

11) не покидая режима «

Конструктор», в группе «Параметры стилей таблиц» включаем флажок «Чередующиеся столбцы».

Колонки с нечетными номерами («

A», «C», «E» и т. д.) приобрели курсивное начертание.

Параметры «Первый столбец» и «Последний столбец»

В базе данных можно выделить специальным форматированием первую и последнюю колонки в области данных. Для этого в списке «

Элемент таблицы:» окна «Изменение экспресс-стиля таблицы» предусмотрены два параметра: «Первый столбец» и «Последний столбец». Настройка форматирования для этих параметров полностью совпадает с уже описанными действиями для других элементов.

Важно!

В параметрах «Первый столбец» и «Последний столбец» вы определяете способ форматирования первой и последней колонок базы данных. Чтобы применить это форматирование к соответствующим ячейкам, включите одноименные флажки на ленте «Конструктора» в группе «Параметры стилей таблиц» (рис. 8). Учтите, что в большинстве встроенных стилей эти флажки отключены.

Параметр «Строка заголовка»

Этот элемент отвечает за оформление заголовков базы данных. Работа параметра связана с одноименным флажком в группе «

Параметры стилей таблиц» на ленте «Конструктора». По умолчанию этот флажок всегда включен. Если его отключить, то строка заголовков исчезнет. Однако Excel запомнит содержимое заголовков и восстановит их, как только флажок будет включен. Попробуйте выполнить такие действия:

1) откройте таблицу, как на рис. 6;

2) поставьте активную ячейку внутрь базы данных;

3) щелкните на кнопке «

Конструктор»;

4) в группе «

Параметры стилей таблиц» снимите флажок «Строка заголовка». Названия колонок в первой строке исчезнут;

5) напечатайте новые заголовки. Например, в «

A1» введите текст «Номер», в «B1» — текст «Дата», в «C1» — «Фирма», в «D1» — «Сумма», в «E1» — «Налог»;

6) включите флажок «

Строка заголовка».

Excel переместит базу данных на одну строку вниз. Первоначальные значения заголовков появятся во второй строке рабочего листа, а в первой строке останется введенная информация.

Параметр «Строка итогов»

В списке «

Элемент таблицы:» параметр «Строка итогов» отвечает за форматирование итоговой строки в базе данных. Обычно для этой строки выбирают полужирное начертание символов или шрифт с подчеркиванием. Чтобы показать строку итогов, нужно включить одноименный флажок на ленте «Конструктор» в группе «Параметры стилей таблиц» (рис. 8).

Создание стиля

таблиц по образцу

Во многих случаях не нужно формировать все параметры стиля с нуля. Удобнее взять за основу имеющийся стиль, сделать его копию, подкорректировать параметры и сохранить с новым именем. Иными словами,

создавать стили таблиц удобно по образцу. Этот прием мы применим для обобщающего примера по работе со стилями таблиц и сделаем это применительно к документу «Прайс-лист», который изображен на рис. 9. Наша задача будет такой. Вначале мы выберем стандартный стиль. Затем сделаем копию этого стиля, изменим его параметры, сохраним результат в виде нового пользовательского стиля и применим его к таблице. После этого мы откорректируем параметры работы итогов и таким образом получим окончательный документ. Последовательность действий будет такой:

1) открываем документ (рис. 9);

2) выделяем область с данными («

A1:F10»);

3) любым способом открываем окно со списком стилей (рис. 2);

4) находим подходящий стиль, щелкаем на нем правой кнопкой мыши. Я выбрал элемент «

Стиль таблицы: светлый 1»;

5) щелкаем на иконке этого стиля правой кнопкой мыши;

6) из контекстного меню выбираем «

Дублировать…»;

7) появится окно «

Изменение экспресс-стиля таблицы»;

8) в поле «

Имя:» вводим название нового стиля. Пусть это будет «СтильПрайс»;

9) в списке «

Элемент таблицы» выбираем «Первая полоса строк»;

10) щелкаем на кнопке «

Формат». Появится окно «Формат ячеек» (рис. 4);

11) переходим на закладку «

Заливка». Выбираем для фона узор «25% серый», цвет узора — светло-серый;

12) нажимаем «

ОК», чтобы вернуться в окно «Изменение экспресс-стиля таблицы»;

13) в списке «

Элемент таблицы» выбираем «Первый столбец»;

14) щелкаем на кнопке «

Формат»;

15) в окне «

Формат ячеек» вызываем закладку «Шрифт». Выбираем полужирное начертание символов;

16) нажимаем «

ОК»;

17) выбираем параметр «

Строка заголовка», щелкаем на кнопке «Формат»;

18) на закладке «

Шрифт» устанавливаем полужирное начертание и синий цвет символов;

19) нажимаем «

ОК»;

20) щелкаем на параметре «

Строка итогов», затем на кнопке «Формат»;

21) в окне «

Формат ячеек» переходим на закладку «Шрифт». Устанавливаем полужирное курсивное начертание и красный цвет символов;

22) нажимаем «

ОК»;

23) выбираем параметр «

Вся таблица»;

24) щелкаем на кнопке «

Формат». Переходим на закладку «Граница». Включаем все границы;

25) нажимаем «

ОК». В окне «Изменение экспресс-стиля таблицы» снова нажимаем «ОК»;

26) на ленте «

Конструктора» в группе «Параметры стилей таблиц» включаем флажки «Строка итогов», «Чередующиеся строки», «Первый столбец»;

27) делаем активной ячейку «

A11». Эта ячейка расположена в строке итогов. В ней находится текст «Итог». Вводим вместо него «Всего по прайсу»;

28) в ячейке «

F11» (сумма по полю «Спец») Excel записал формулу для определения суммы по полю «Спец». Для нашего примера с прайсом это значение никакого смысла не имеет. Щелкаем на ячейке «F11» левой кнопкой мыши. Справа появится значок раскрывающегося списка;

29) щелкаем на этом значке — появится меню из 10 пунктов;

30) выбираем вариант «

Нет»;

31) щелкаем на ячейке «

B11» (колонка «Ед. изм.»). Справа от ячейки появится значок раскрывающегося списка;

32) щелкаем на значке. Из появившегося меню выбираем «

Количество». Теперь в ячейке видно общее количество позиций в прайсе;

33) щелкаем на ячейке «

C11». Вводим текст «поз.». Результат наших действий показан на рис. 10;

34) выделяем блок с данными («

A1:F11»);

35) повторно применяем к нему формат «

СтильПрайс». Все наши корректировки (тексты в строке итогов) остались без изменений;

36) сохраняем документ. Если форматом сохранения будет «

Книга Excel97-2003», появится окно с предупреждением о возможной проблеме совместимости. Как правило, никаких серьезных последствий при этом не будет, поэтому жмем в этом окне кнопку «Продолжить». При сохранении документа в формате Excel 2007 (с расширением «*.xlsx») никаких предупреждений, конечно же, не возникает.

На этом мы завершим знакомство со стилями оформления таблиц и в следующий раз перейдем к такому важному вопросу, как подготовка отчетов для печати в Excel 2007.

Жду ваших писем, предложений и замечаний на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!

PRO-доступ ко всем закрытым материалам сайта Получить доступ

Следующая публикация