Теми статей

Обрати теми

Податок на прибуток ПДВ РРО ЄСВ ФОП Звільнення Штрафи ПДФО Відпустка Єдиний податок Лікарняні Всі теми

Excel 2007: створення стилів таблиць

Редакція БК

Бухгалтер&Ком'пютер Вересень, 2009/№ 18

Стаття

Приєднуйтесь до Telegram спільноти та дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Стилі таблиць займають у роботі бухгалтера особливе місце. Будучи найшвидшим інструментом форматування, вони дозволяють за лічені секунди перетворити набір чисел на акуратно оформлений, структурований звіт. Але трапляються ситуації, коли можливостей стандартних стилів форматування таблиць недостатньо. Для таких випадків в Excel 2007 передбачено можливість створення власного (або призначеного для користувача) стилю. Як працювати з такими стилями, як користуватися ними на практиці, розглянемо у статті.

Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства

Оперуючи стандартними стилями, ми застосовували закладені в них параметри форматування практично без зміни. Нагадаю, що в Excel 2007 можливості коригування стандартних стилів дуже обмежені. Навіть у контекстному меню роботи із вбудованими стилями пункт «

Изменить…» недоступний. У принципі, це логічно. Вбудований стиль створено для того, щоб ним користуватися, а не для того, щоб його змінювати. А в ситуації, коли вбудованих стилів не вистачає, потрібно створювати свій стиль і робити з ним усе що завгодно. Тим більше, що здійснити це зовсім не важко. Потрібно розібратися лише у трьох моментах:

— як створити стиль таблиці;

— як визначити його параметри;

— як побудувати стиль таблиці з наявногозразка.

За цією схемою ми й побудуємо нашу статтю. І почнемо з того, як створити стиль таблиці.

Створення стилю таблиць

Інструмент для створення стилю знаходиться на палітрі роботи зі стилями таблиць. Щоб звернутися до нього, виконуємо такі дії:

1) клацаємо по іконці «

Форматировать как таблицу» (рис. 1). З’явиться вікно з переліком стилів, як показано на рис. 2;

2) у нижній частині цього вікна знаходимо рядок «

Создать стиль таблицы…» та клацаємо по ньому лівою кнопкою миші. З’явиться вікно «Создание экспресс-стиля таблицы» (рис. 3);

3) у цьому вікні потрібно заповнити параметри, але поки що ми цього не робитимемо. Зазначимо тільки назву стилю. Для цього в полі «

Имя:» записуємо, наприклад, «МойСтильТбл». Це — обов’язковий параметр;

Важливо!

Стилю без імені не буває.

4) натискуємо на «

ОК». Стиль створено. Він з’явився у загальному списку доступних стилів.

Іконка «

МойСтильТбл» знаходиться у спеціальній групі з назвою «Пользовательские», розташованій у верхній частині палітри роботи зі стилями.

Повернемося до вікна на рис. 3 і подивимося на доступні параметри для створення стилів таблиць. Їх список називається «

Элемент таблицы:». Він складається з 13 значень та знаходиться в лівій частині вікна. Кожне значення відповідає певній складовій бази даних. Для кожного елемента списку можна визначити своє індивідуальне форматування. Розглянемо призначення цих параметрів по черзі.

ПАРАМЕТР «ВСЯ ТАБЛИЦА»

Зараз у нас створено стиль «

МойСтильТбл». Щоб перейти до настроювання його параметрів, спочатку їх потрібно відкрити. Для цього виконуємо такі дії:

1) клацанням по іконі «

Форматировать как таблицу» відкриваємо палітру стилів (рис. 2);

2) у групі «

Пользовательские» знаходимо елемент «МойСтильТбл»;

3) клацаємо по ньому правою кнопкою миші. З контекстного меню вибираємо «

Изменить…». З’явиться вікно, зображене на рис. 3;

4) у списку «

Элемент таблицы:» вибираємо «Вся таблица». Залишається визначити для цього елемента параметри форматування;

5) натискуємо на кнопку «

Формат». З’явиться вікно з настройками форматування комірок (рис. 4);

6) у цьому вікні встановлюємо параметри форматування. Наприклад, у списку «

Начертание» вибираємо «полужирный»;

7) натискуємо на «

ОК». Усі дані в таблиці Excel оформлено напівжирним текстом;

8) входимо до параметрів стилю «

МойСтильТбл» і прибираємо напівжирне зображення.

Подивимося, як взаємодіють

параметри стилів таблиць із ручним форматуванням документа. Виконуємо такі дії:

1) на робочому листі виділяємо таблицю зі стилем «МойСтильТбл

»;

2) пробуємо зняти напівжирне зображення. Для цього натискуємо на «Ctrl+B» (або клацаємо по іконці «Полужирный» на стрічці «Шрифт» меню «Главная»). Стиль символів в таблиці не змінився

;

3) викликаємо вікно «

Изменение экспресс-стиля таблицы» (рис. 3);

4) у списку «

Элемент таблицы:» вибираємо елемент «Вся таблица»;

5) клацаємо по кнопці «

Формат», у вікні «Формат ячеек» (рис. 4) задаємо синій колір символів та натискуємо на «ОК»;

6) на робочому листі виділяємо дані у стилі «

МойСтильТбл»;

7) через іконку «

Цвет текста» на стрічці «Шрифт» меню «Главная» змінюємо колір. Наприклад, вибираємо «червоний». Таблиця змінилася, символи стали червоними ;

8) через іконку «Цвет текста

» на стрічці «Шрифт» вибираємо колір «Авто». Комірки в таблиці повернули свій колір, зазначений у стилі «МойСтильТбл».

Порада

Параметри стилю та звичайного форматування взаємодіють не однаково. Щоб не заплутатися, не застосовуйте ручне форматування для даних, оформлених у стилі таблиць.

Тепер повернемося до вікна «Формат ячеек» (рис. 4), щоб з’ясувати набір доступних параметрів для стилів таблиць. У вікні є три закладки — «Шрифт», «Граница», «Заливка». Порівняно зі звичайним форматуванням тут немає закладок «Выравнивание» і «Защита». Крім того, частина параметрів у вікні недоступна. Так, для оформлення символів у стилі таблиць можна використовувати їх зображення, колір, спосіб підкреслення (одинарне, подвійне чи відсутнє), а також параметр «закреслений». З незрозумілої причини розмір символів та гарнітуру змінити не можна

На закладці «Граница

» доступні всі параметри, характерні для ручного форматування. Тут можна вибрати тип ліній, колір, указати їх розташування по краях комірок (зовнішні, внутрішні тощо).

Такі самі справи і з закладкою «Заливка». Усі відомі нам параметри форматування тут теж доступні. Можна вибрати колір фону, способи заливки, колір та малюнок візерунка, навіть скористатися градієнтним заповненням. З елементом «

Вся таблица» ми розібралися. Подивимося, за що відповідають інші параметри настройки стилю таблиць.

ОФОРМЛЕННЯ СМУГ РЯДКІВ ТА КОЛОНОК

Великі таблиці з регулярною структурою зручніше читати, коли рядки та колонки в них виглядають по-різному. За таке форматування відповідають чотири параметри: «

Первая полоса строк», «Вторая полоса строк», «Первая полоса колонок» і «Вторая полоса колонок». Почнемо з форматування рядків:

1) відкриваємо документ із базою даних. Я використовував таблицю, як показано на рис. 5;

2) застосовуємо до таблиці стиль «

МойСтильТбл»;

3) викликаємо вікно «

Изменение экспресс-стиля таблицы» (рис. 3);

4) у списку «

Элемент таблицы:» вибираємо опцію «Первая полоса строк». У вікні з’явився додатковий параметр «Размер полосы». За умовчанням він дорівнює «1». Поки що його не змінюємо;

5) клацаємо по кнопці «

Формат»;

6) у вікні «

Формат ячеек» переходимо на закладку «Заливка». Параметр «Узор:» ставимо в положення «12,5% серый». Колір візерунка залишаємо за умовчанням;

7) натискуємо на «

ОК». У вікні «Изменение экспресс-стиля таблицы» знову натискуємо на «ОК».

Таблиця набула вигляду, як показано на рис. 6: рядки з непарними номерами в полі «

№» набули візерункової заливки.

Продовжимо роботу з параметром «

Первая полоса строк»:

1) клацаємо по іконці «

Форматировать как таблицу». Розкриється вікно зі списком стилів (рис. 2);

2) у групі «

Пользовательские» знаходимо елемент «МойСтильТбл». Клацаємо по ньому правою кнопкою миші;

3) з контекстного меню вибираємо «

Изменить…». З’явиться вікно, як на рис. 3;

4) у списку «

Элемент таблицы:» вибираємо опцію «Первая полоса строк». Стане доступним параметр «Размер полосы»;

5) установлюємо для цього параметра значення «

2». Це можна зробити через випадаючий список або ввести число безпосередньо з клавіатури;

6) натискуємо на «

ОК». Таблиця набула вигляду, як показано на рис. 7. Тепер перші два рядки в базі будуть на сірому фоні, потім один рядок — на білому і так далі.

Так само працює і параметр «

Вторая полоса строк». Наприклад, щоб оформити заливку в таблиці через два рядки, потрібно в обох параметрах задати «Размер полосы» рівним «2». Виконайте це самостійно.

На практиці ви можете зіткнутися із ситуацією, коли зміни в параметрах «

Первая полоса строк» і «Вторая полоса строк» ніяк не проявляються при накладенні стилю. Тут потрібно знати один нюанс.

Важливо!

Робота параметрів «Первая полоса строк» і «Вторая полоса строк» залежить від положення прапорця «Чередующиеся строки», що знаходиться у групі «Параметры стилей таблиц» (рис. 8).

Щоб побачити цей взаємозв’язок, виконайте такі дії:

1) відкрийте документ із даними у стилі «

МойСтильТбл» (рис. 6);

2) поставте покажчик в область таблиці (бази даних). У головному меню з’явиться кнопка «

Конструктор»;

3) клацніть по ній лівою кнопкою миші. Стане доступною стрічка меню з настройкою параметрів таблиць;

4) у групі «

Параметры стилей таблиц» (рис. 8) відключіть прапорець «Чередующиеся строки». Сірий фон зникне, всі рядки таблиці буде показано на білому фоні;

5) включіть прапорець «

Чередующиеся строки». Непарні рядки в базі даних знову з’являться на сірому фоні.

Параметри «

Первая полоса столбцов» і «Вторая полоса столбцов» працюють аналогічно, тільки діють вони щодо колонок бази даних. Виконуємо такі дії:

1) ставимо активну комірку всередину бази даних (рис. 6). Стане доступною кнопка «

Конструктор»;

2) клацаємо по ній лівою кнопкою миші;

3) у групі «

Стили таблиц» знаходимо елемент «МойСтильТбл»;

4) клацаємо по ньому правою кнопкою миші. Відкриється контекстне меню;

5) з контекстного меню вибираємо «

Изменить…». З’явиться вікно «Изменение экспресс-стиля таблицы», як показано на рис. 3;

6) у списку «

Элемент таблицы:» вибираємо елемент «Первая полоса столбцов»;

7) натискуємо на кнопку «

Формат». З’явиться вікно з настройками форматування комірок (рис. 4);

8) переходимо на закладку «

Шрифт», вибираємо зображення символів курсивом ;

9) натискуємо на «

ОК», щоб повернутися у вікно «Изменение экспресс-стиля таблицы»;

10) знову натискуємо на «

ОК»;

11) не виходячи з режиму «

Конструктор» у групі «Параметры стилей таблиц» включаємо прапорець «Чередующиеся столбцы».

Колонки з непарними номерами («

A», «C», «E» тощо) набули курсивного зображення.

ПАРАМЕТРИ «П

ервый столбец», «Последний столбец»

У базі даних можна виділити спеціальним форматуванням першу та останню колонки в області даних. Для цього у списку «

Элемент таблицы:» вікна «Изменение экспресс-стиля таблицы» передбачено два параметри: «Первый столбец» і «Последний столбец». Настроювання форматування для цих параметрів повністю збігається з уже описаними діями для інших елементів.

Важливо!

У параметрах «Первый столбец» і «Последний столбец» ви визначаєте спосіб форматування першої та останньої колонок бази даних. Щоб застосувати це форматування до відповідних комірок, включіть однойменні прапорці на стрічці «Конструктор» у групі «Параметры стилей таблиц» (рис. 8). Ураховуйте, що в більшості вбудованих стилів ці прапорці відключено.

ПАРАМЕТР «СТРОКА ЗАГОЛОВКА»

Цей елемент відповідає за оформлення заголовків бази даних. Робота параметра пов’язана з однойменним прапорцем у групі «

Параметры стилей таблиц» на стрічці «Конструктор». За умовчанням цей прапорець завжди включено. Якщо його відключити, то рядок заголовків зникне. Однак Excel запам’ятає вміст заголовків та відновить їх, як тільки прапорець буде включено. Спробуйте виконати такі дії:

1) відкрийте таблицю, як показано на рис. 6;

2) поставте активну комірку всередину бази даних;

3) клацніть по кнопці «

Конструктор»;

4) у групі «

Параметры стилей таблиц» зніміть прапорець «Строка заголовка». Назви колонок у першому рядку зникнуть;

5) надрукуйте нові заголовки. Наприклад, до «

A1» уведіть текст «Номер», до «B1» — текст «Дата», до «C1» — «Фирма», до «D1» — «Сумма», до «E1» — «Налог»;

6) включіть прапорець «

Строка заголовка».

Excel перемістить базу даних на один рядок униз. Первісні значення заголовків з’являться у другому рядку робочого листа. А в першому рядку залишиться введена інформація.

ПАРАМЕТР «СТРОКА ИТОГОВ»

У списку «

Элемент таблицы:» параметр «Строка итогов» відповідає за форматування підсумкового рядка в базі даних. Зазвичай для цього рядка вибирають напівжирне зображення символів або шрифт із підкресленням. Щоб показати рядок підсумків, потрібно включити однойменний прапорець на стрічці «Конструктор» у групі «Параметры стилей таблиц» (рис. 8).

Створення стилю таблиць за зразком

У багатьох випадках не потрібно формувати всі параметри стилю з нуля. Зручніше взяти за основу наявний стиль, зробити його копію, підкоригувати параметри і зберегти з новим ім’ям. Інакше кажучи, створювати стилі таблиць зручно за зразком. Цей прийом ми застосуємо для узагальнюючого прикладу роботи зі стилями таблиць. І зробимо це стосовно документа «

Прайс-лист», зображеного на рис. 9. Наше завдання буде таким. Спочатку ми виберемо стандартний стиль. Потім зробимо копію цього стилю. Змінимо його параметри, збережемо результат у вигляді нового призначеного для користувача стилю і застосуємо його до таблиці. Після цього відкоригуємо параметри роботи підсумків і в такий спосіб отримаємо остаточний документ. Послідовність дій буде такою:

1) відкриваємо документ (рис. 9);

2) виділяємо область із даними («

A1:F10»);

3) будь-яким способом відкриваємо вікно зі списком стилів (рис. 2);

4) знаходимо відповідний стиль, клацаємо по ньому правою кнопкою миші. Я вибрав елемент «

Стиль таблицы: светлый 1»;

5) клацаємо по іконці цього стилю правою кнопкою миші;

6) з контекстного меню вибираємо «

Дублировать…»;

7) з’явиться вікно «

Изменение экспресс-стиля таблицы»;

8) у полі «

Имя:» вводимо назву нового стилю. Нехай це буде «СтильПрайс»;

9) у списку «

Элемент таблицы» вибираємо опцію «Первая полоса строк»;

10) клацаємо по кнопці «

Формат». З’явиться вікно «Формат ячеек» (рис. 4);

11) переходимо на закладку «

Заливка». Вибираємо для фону візерунок «25% серый», колір візерунка — світло-сірий;

12) натискуємо на «

ОК», щоб повернутися у вікно «Изменение экспресс-стиля таблицы»;

13) у списку «

Элемент таблицы» вибираємо «Первый столбец»;

14) клацаємо по кнопці «

Формат»;

15) у вікні «

Формат ячеек» викликаємо закладку «Шрифт». Вибираємо напівжирне зображення символів;

16) натискуємо на «

ОК»;

17) вибираємо параметр «

Строка заголовка», клацаємо по кнопці «Формат»;

18) на закладці «

Шрифт» установлюємо напівжирне зображення та синій колір символів;

19) натискуємо на «

ОК»;

20) клацаємо по параметру «

Строка итогов», потім — по кнопці «Формат»;

21) у вікні «

Формат ячеек» переходимо на закладку «Шрифт». Установлюємо напівжирне курсивне зображення та червоний колір символів;

22) натискуємо на «

ОК»;

23) вибираємо параметр «

Вся таблица»;

24) клацаємо по кнопці «

Формат». Переходимо на закладку «Граница». Включаємо всі кордони ;

25) натискуємо на «

ОК». У вікні «Изменение экспресс-стиля таблицы» знову натискуємо на «ОК»;

26) на стрічці «

Конструктор» у групі «Параметры стилей таблиц» включаємо прапорці «Строка итогов», «Чередующиеся строки», «Первый столбец»;

27) робимо активною комірку «

A11». Ця комірка знаходиться в рядку підсумків. У ній розміщено текст «Итог». Уводимо замість нього «Всего по прайсу»;

28) у комірці «

F11» (сума за полем «Спец») Excel записав формулу для визначення суми за полем «Спец». Для нашого прикладу з прайсом це значення жодного сенсу не має. Клацаємо по комірці «F11» лівою кнопкою миші. Праворуч з’явиться значок списку, що розкривається;

29) клацаємо по цьому значку — з’явиться меню з 10 пунктів;

30) вибираємо варіант «

Нет»;

31) клацаємо по комірці «

B11» (колонка «Ед. изм.»). Праворуч від комірки з’явиться значок списку, що розкривається;

32) клацаємо по ньому. З меню, що з’явилося, вибираємо «

Количество». Тепер у комірці можна побачити загальну кількість позицій у прайсі;

33) клацаємо по комірці «

C11», уводимо текст «поз.». Результат наших дій показано на рис. 10;

34) виділяємо блок із даними («

A1:F11»);

35) повторно застосовуємо до нього формат «

СтильПрайс». Усі наші коригування (тексти в рядку підсумків) залишилися без змін ;

36) зберігаємо документ. Якщо форматом збереження буде «

Книга Excel97-2003», з’явиться вікно з попередженням про можливу проблему сумісності. Як правило, жодних серйозних наслідків при цьому не буде. Тому натиснемо в цьому вікні на кнопку «Продолжить». При збереженні документа у форматі Excel 2007 (з розширенням «*.xlsx») жодних попереджень, звичайно ж, не виникає.

На цьому ми завершимо знайомство зі стилями оформлення таблиць і наступного разу перейдемо до такого важливого питання, як підготовка звітів для друкування в Excel 2007.

Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum. Успішної роботи!

PRO-доступ до усіх закритих матеріалів сайту Отримати доступ

Наступна публікація