Деловая графика Excel 2007
 | На первый взгляд деловая графика в работе бухгалтера играет второстепенную роль. В конце концов, он не менеджер по продажам, для которого «презентабельность» материала важнее всего. На самом деле это не так. Диаграммы — удобный и наглядный способ представления информации, особенно когда нужно проанализировать большой объем данных, найти в них какие-то закономерности. С помощью деловой графики бухгалтер сможет визуально оценить структуру платежей, увидеть характер и динамику их изменения, графическим методом легко найти точку безубыточности своего предприятия и многое другое. Поэтому неудивительно, что средства построения диаграмм являются неотъемлемой частью любого табличного процессора. Как они реализованы в Excel 2007 и что нового появилось в инструментах деловой графики в программе, мы рассмотрим в этой статье. Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства |
Кому-то может показаться, что деловая графика в работе бухгалтера — излишняя роскошь и на практике не применяется. Не могу с этим согласиться. Сегодня в работе бухгалтера аналитическая составляющая становится все более весомой, и это не случайно. Кто, как не главбух, даст объективную оценку состояния предприятия? Кто вовремя подскажет о возможных финансовых проблемах и способах их решения? Кто лучше бухгалтера ориентируется в море отчетности и вовремя увидит тенденцию в изменении жизненно важных показателей? Как раз при решении таких задач деловая графика и окажет неоценимую помощь.
Разновидности деловой графики в Excel
Предлагаю сразу расставить точки над «
i» и разобраться с терминологией. В Excel 2007 есть много инструментов для работы с графикой. Это средства для рисования всевозможных автофигур (линий, стрелок, выносок, прямоугольников и т. д.), художественного оформления текста (в стиле WordArt), создания заливок, узоров, теней графических объектов и т. п. В принципе все эти инструменты имеют самое непосредственное отношение к деловой графике. С их помощью, например, удобно оформлять сложные бланки, точно позиционировать текстовые блоки относительно других надписей в документе и т. п. И все же исторически сложилось так, что под термином «деловая графика» применительно к Excel обычно понимают средства построения диаграмм. Мы не станем менять такое положение вещей, а приступим к изучению этого удобного инструмента визуального анализа данных.
Что такое диаграмма Excel и для чего она нужна
Диаграмма в Excel — это разновидность графика. Правда, внешний вид этого графика может принимать весьма причудливые формы, т. е. состоять из линий, прямоугольников, отрезков, цилиндров и даже из пирамид. Однако, несмотря на существенные отличия в оформлении, все диаграммы решают одну единственную задачу — отображают данные в графической форме. И это самое главное. Графическая форма — удобный и очень наглядный способ представления числовой информации. На диаграмме легко обнаружить тенденции, которые скрыты за сотнями колонок и строк обезличенных цифр. На ней прекрасно видны все изменения в данных, отклонения от «нормального» состояния. Диаграмма служит отличным инструментом для выявления моментов роста или падения показателей. С помощью диаграмм легко анализировать граничные условия, находить компромиссные решения и области устойчивого состояния, да и для руководства компактный график намного информативнее многостраничного отчета. Поэтому умение быстро построить наглядную диаграмму, аккуратно ее оформить и внедрить в итоговый документ — навык для бухгалтера очень даже полезный. По своему опыту скажу: работая над сугубо бухгалтерскими задачами, к деловой графике мне приходилось обращаться постоянно.
Что нужно для построения диаграммы
Совсем немногое. Чтобы построить диаграмму в
Excel 2007, нужно:1) подготовить данные для формирования диаграммы;
2) обратиться к Мастеру диаграмм;
3) указать ему область с данными;
4) выбрать тип диаграммы;
5) задать основные параметры диаграммы (которых может потребоваться совсем немного).
И все, диаграмма будет построена. Другое дело, что для улучшения внешнего вида диаграмм Excel 2007 предлагает массу возможностей, начиная от параметров самой диаграммы и заканчивая различными инструментами рисования. Но все эти средства можно задействовать постепенно уже на этапе редактирования имеющегося результата. По этой схеме мы и организуем нашу работу: сначала рассмотрим самый простой и быстрый способ построения диаграмм в Excel 2007, а затем перейдем к определению основных ее параметров. Причем ограничимся только теми типами диаграмм, которые наиболее востребованы в работе бухгалтера. Но прежде чем приступить к практической работе, уточним несколько основных определений.
Данные для построения диаграммы
Чтобы построить диаграмму, нужно обязательно указать для нее исходные данные. Эти данные должны быть числами (или формулами, которые возвращают числовой результат). Числа должны занимать непрерывную часть рабочего листа, так как построить диаграмму по несвязному диапазону данных нельзя. Числа могут располагаться по строкам или по колонкам, оба таких варианта допустимы. Диаграмму можно построить по данным сводной таблицы. Главное, чтобы внутри этой таблицы не было промежуточных итогов. В противном случае эти итоги
Excel воспримет как элементы графика и результат получится неправильным.Кроме чисел, для построения диаграммы в область данных можно включить и другую информацию, в том числе текстовую. Ее Excel будет использовать, например, для подписей по осям координат. В принципе информацию для подписей можно разместить где угодно, даже на другом листе. Но в большинстве случаев лучше формировать область с данными одним блоком, а информацию для подписей записывать в первую строку или в левую колонку этого блока. Вот все, что касается структуры данных. Теперь пару слов относительно самих значений.
Важно! При подготовке данных для диаграммы в первую очередь смотрите на разброс значений и на их количество.
Размер диаграммы ограничен. Если в области данных будет много чисел, элементы диаграммы получатся мелкими. Прочитать что-либо на таком графике будет практически невозможно. При большом разбросе значений картина тоже окажется неприглядной. Представьте себе, что вы решили построить график по 20 числам, причем все они находятся в диапазоне от 1 до 10, а одно равно 1000. Excel построит такой график. Но после его масштабирования окажется, что маленькие значения как бы «сольются», станут неразличимы на фоне одного выступающего пика.
Отсюда вывод: правильный подбор количества значений и их разумное масштабирование — залог построения наглядной диаграммы.
Тип диаграммы
Тип диаграммы определяет ее внешний вид. Например, круговая диаграмма отображает процентное соотношение показателей или их часть в общей сумме. Типичный пример использования круговой диаграммы — показать удельный вес статей затрат в структуре себестоимости. Гистограмма позволяет совместить на одном графике несколько величин и отследить динамику их изменения. Биржевые диаграммы, кроме динамики, могут показать разброс значений (например, курсов валют) и т. д. Всего в
Excel 2007 я насчитал 11 основных типов диаграмм и порядка 65 способов их представления. От типа диаграммы зависит не только внешний вид, но и состав исходных данных, а также то, как их будет обрабатывать программа Excel. Например, для построения круговой диаграммы достаточно указать единственный набор чисел. Эти числа должны быть расположены в пределах одной строки или колонки. Сумму всех чисел Excel примет за 100%, а на диаграмме покажет удельный вес каждого значения в общей сумме. Из-за специфики круговой диаграммы не получится проиллюстрировать с ее помощью динамику процесса (изменение значений во времени) или же сопоставить структурные характеристики по нескольким объектам. Для этого существуют другие типы диаграмм. Например, гистограммы или графики. Для построения этих диаграмм используется, как минимум, два набора данных: значения для оси X и для оси Y. Если ось X выступает как ось времени — диаграмма покажет динамику изменений заданного показателя. Если для графика или гистограммы определить несколько наборов значений для оси Y, то все они будут показаны отдельными графиками в рамках одной диаграммы.Стилей оформления диаграмм много, но большинство из них нам не нужно. Достаточно на паре примеров познакомиться с принципами построения диаграмм и настройкой их параметров. Научившись работать с основными типами диаграмм, вы легко освоите все остальные.
Параметры диаграммы
Большинство параметров диаграммы служат для настройки ее внешнего вида. Через параметры можно изменять шрифт и цвет надписей на диаграмме, цвет и толщину линий элементов диаграммы, способ масштабирования значений, характер заливок, теней и многое другое. Несмотря на обилие параметров, работать с ними очень просто. Нужно помнить всего одно правило.
Важно! Любая диаграмма состоит из набора графических элементов, объединенных в единый объект (контейнер). Такими элементами являются, например, сама диаграмма, ее заголовок, оси, подписи осей и т. д. Щелчком мыши вы можете выделить на диаграмме любой ее элемент. После этого через Конструктор диаграмм или правую кнопку мыши можно получить доступ к параметрам выделенного объекта, чтобы изменить их.
Теперь посмотрим, как все это выглядит на практике. Начнем с круговой диаграммы.
Построение диаграмм в
Excel 2007Наш первый пример по работе с диаграммой в Excel 2007 будет таким. В таблице на рис. 1 собраны сведения об объемах продаж по шести товарам. Наша цель — показать в виде круговой диаграммы процентное соотношение объемов продаж каждого товара в общем объеме реализации. Делаем так:
1. Вызываем Excel, загружаем документ с таблицей, как на рис. 1.
2. Выделяем блок с данными. В примере на рис. 1 это ячейки «
A1:B7». Строку с итогами в блок не включаем!3. Щелкаем на меню «
Вставка». Состав ленты этого меню показан на рис. 2. Нас интересует группа иконок «Диаграммы» — это и есть Мастер диаграмм Excel 2007. 
4. В группе «Диаграммы» щелкаем на иконке «Круговая». Откроется дополнительное меню из шести пиктограмм, как на рис. 3.
5. Щелкаем на пиктограмме «Круговая». В центре рабочего листа появится круговая диаграмма, изображенная на рис. 4. Разберемся, из чего она состоит.
Все элементы диаграммы помещены в прямоугольную рамку. Пространство внутри этой рамки называется «Область диаграммы». Справа в области диаграммы находятся подписи с названиями товаров. Этот элемент называется «Легенда». Легенда нужна для того, чтобы озаглавить переменные и четче обозначить их на диаграмме.
Щелкаем левой кнопкой внутри воображаемого прямоугольника, который описывает саму диаграмму (рис. 4). Выделенный объект прямоугольной формы называется «Область построения» (рис. 4). Щелкаем левой кнопкой мыши внутри диаграммы на любом из ее секторов (по контуру диаграммы на месте соединения секторов появятся круглые маркеры). Эта часть называется «Ряды данных». Отдельный сектор круговой диаграммы представляет собой «Точку данных».
Итак, результат мы получили, причем очень быстро. Конечно, диаграмма получилась не идеальная, но мы это исправим. Только вначале определимся, что конкретно будем менять.
В диаграмме на рис. 4, на мой взгляд, лишней является надпись «Объем, шт.». Excel вставил ее потому, что в первой строке блока с данными у нас расположены заголовки таблицы. Эту надпись мы удалим и освободим больше места для самой диаграммы.
Шрифт легенды мы уменьшим, а саму легенду поставим в правый верхний угол диаграммы.
Ряды данных снабдим подписями. Это будут проценты объема продаж каждого товара в общем объеме реализации.
Размер круговой диаграммы увеличим так, чтобы она занимала основную часть нашего графика.
Кроме того, мы уменьшим ширину всей диаграммы, чтобы она смотрелась пропорциональнее. Делаем так:
1. Щелкаем левой кнопкой мыши на диаграмме, чтобы выделить ее.
2. Ставим указатель мыши на правую (или левую) границу диаграммы.
3. Когда курсор приобретет форму двунаправленной стрелки, удерживаем левую кнопку мыши и перемещаем границу диаграммы по направлению к центру.
4. Завершив перемещение, отпускаем кнопку мыши. Размер диаграммы изменится.
Важно! Правила изменения размера и местоположения диаграммы такие же, как и для любого окна системы
Windows. Перемещение вертикальных границ изменяет ширину диаграммы. Перемещение горизонтальных границ изменяет ее высоту. Перемещение угловых маркеров изменяет и ширину, и высоту диаграммы. Если при этом удерживать нажатой клавишу «Shift», размеры диаграммы можно изменять пропорционально. Удерживая курсор внутри области диаграммы, можно перемещать ее по рабочему листу.5. Щелкаем левой кнопкой мыши на заголовке диаграммы.
6. Нажимаем клавишу «Del». Заголовок исчезнет.
7. Щелкаем левой кнопкой в области легенды диаграммы.
8. Вызываем меню «Главная».
9. В группе «Шрифт» щелкаем на иконке «Размер шрифта». Выбираем значение «8». Размер символов в легенде уменьшится.
Важно! Размер шрифта, цвет и начертание символов на любом элементе диаграммы можно изменять через меню «
главная» точно так, как и для ячеек рабочего листа.10. Щелчком мыши выделяем легенду, ставим указатель мыши на границу легенды.
11. Когда курсор примет крестообразную форму, удерживаем левую кнопку и перетаскиваем легенду в правый верхний угол диаграммы.
12. Щелкаем левой кнопкой мыши в области рядов данных. Появится контекстное меню, как на рис. 5.
13. Выбираем пункт «Добавить подписи данных». Внутри сегментов диаграммы появились значения объемов продаж каждого товара.
14. Щелкаем правой кнопкой мыши на любой подписи. Появится контекстное меню, как на рис. 6.
15. Из этого меню выбираем пункт «Формат подписей данных…». Появится окно, как на рис. 7.
16. В этом окне на закладке «Параметры подписи» убираем флажок «значения». Включаем флажок «доли». Теперь вместо значений подписи будут показывать процентный вес объемов продаж по каждому товару.
17. В переключателе «Положение подписи» выбираем вариант «У вершины, снаружи». В этом случае надписи будут расположены вне области круговой диаграммы.
18. Щелкаем на закладке «Число» (рис. 7). Окно «Формат подписей данных» примет вид, как на рис. 8 на с. 28.
19. В списке числовых форматов выбираем «Процентный». Параметр «Число десят. знаков» делаем равным «0».
20. В окне «Формат подписей данных» нажимаем кнопку «Закрыть».
В окне настройки параметров диаграммы (рис. 7) флажок «Линии выноски» остался включенным. Сейчас мы этим воспользуемся. Линия выноски нужна для того, чтобы указать принадлежность подписи конкретному сектору диаграммы. Параметр «Линии выноски» работает только для круговых диаграмм. Делаем так:
1. Щелкаем левой кнопкой на любой подписи данных. Вокруг каждой подписи появится тонкая рамка черного цвета. Это означает, что мы выделили все подписи на диаграмме.
2. Не снимая выделения, повторно щелкаем на любой подписи. Например, на значении «33%» (объем реализации товара «Ручка гел.»). Рамка останется только у выбранной подписи.
3. Ставим указатель мыши на границу рамки.
4. Когда указатель примет крестообразную форму, удерживаем левую кнопку и перемещаем элемент подписи в сторону от края круговой диаграммы. Между надписью и сектором появится линия выноски.
5. Повторяем эти действия для других подписей рядов данных.
И наконец, последние штрихи в плане оформления нашей диаграммы. Сейчас мы выделим жирным шрифтом процент самого продаваемого товара. Сектор на диаграмме, относящийся к этому товару, снабдим тенью и немного отодвинем от основной диаграммы, а вокруг легенды нарисуем рамку. Делаем так:
1. Щелкаем левой кнопкой мыши на любой надписи рядов данных диаграммы.
2. Повторно щелкаем левой кнопкой мыши по надписи для товара «Ручка, гел.» (значение «33%»).
3. Переходим на закладку «Главная» и щелкаем на иконке «Полужирный». Можно воспользоваться комбинацией «Ctrl+B». Надпись «33%» стала полужирной.
4. Щелкаем левой кнопкой мыши на любом секторе круговой диаграммы (выделяем всю диаграмму).
5. Щелкаем левой кнопкой на секторе для товара «Ручка, гел.». Вокруг сектора появятся маркеры выделения.
6. Щелкаем правой кнопкой на выделенном секторе. Появится контекстное меню, как на рис. 9.
7. Из этого меню выбираем пункт «Формат точки данных…». Появится окно, изображенное на рис. 10.
8. На закладке «Параметры ряда» значение «Вырезание точки» делаем равным «4%» (рис. 10). Параметр «Угол поворота первого сектора» оставляем без изменений!
9. Переходим на закладку «Тень» (рис. 11). Здесь можно поступить двумя способами. Первый — щелкнуть на выпадающем списке «Заготовки» и выбрать подходящий вариант оформления тени. Мы воспользуемся вторым способом и установим параметры вручную, а именно: из списка «Цвет» выберем цвет тени «Черный», параметр «Прозрачность:» сделаем «67%», размер тени оставим по умолчанию, т. е. «100%», параметр «Размытие:» установим «5пт», значение «Угол:» оставим в положении «135%», параметр «Расстояние:» делаем равным «7 пт.».
10. В окне «Формат подписей данных» нажимаем кнопку «Закрыть». Возвращаемся на рабочий лист.
11. Щелкаем правой кнопкой на легенде диаграммы.
12. Из контекстного меню выбираем «Формат легенды…». Появится окно, как на рис. 12.
13. Переходим на закладку «Цвет границы», одноименный переключатель ставим в положение «Сплошная линия». Вокруг легенды появилась тонкая рамка. В окне «Формат легенды» (рис. 12), помимо параметров обрамления, можно изменить местоположение легенды (закладка «Параметры легенды»), заливку, изменить цвет рамки, выбрать формат линии обрамления, включить тень и т. п.
14. В окне «Формат легенды» нажимаем кнопку «Закрыть». Окончательный вид откорректированной диаграммы показан на рис. 13. По-моему, вполне приемлемый результат.
Создавая диаграмму, мы вначале указали блок с данными, а затем вызвали Мастер диаграмм через меню «Вставка». Эту последовательность можно изменить. При этом способ создания диаграммы получится довольно оригинальным. Делаем так:
1. Открываем документ с таблицей, как на рис. 1.
2. Щелкаем на меню «Вставка». В группе иконок «Диаграммы» этого меню (рис. 2) щелкаем на пиктограмме «Круговая».
3. В дополнительном меню из шести иконок (рис. 3) выбираем «Круговая». На рабочем листе появится пустая рамка. Поскольку блок с данными мы не указали, диаграммы в рамке еще нет.
4. На рабочем листе выделяем блок ячеек с данными. В нашем примере это «A2:B7» (заголовки колонок на этот раз мы опускаем).
5. Нажимаем «Ctrl+C» (копируем данные в буфер обмена).
6. Щелкаем левой кнопкой на рамке для диаграммы (выделяем ее).
7. Нажимаем «Ctrl+V» (вставляем данные из буфера). Внутри рамки появится круговая диаграмма.
На этом мы закончим наше первое знакомство с диаграммами Excel 2007. Конечно, мы рассмотрели только основные моменты в работе с диаграммами. Вне нашего внимания остались такие важные вопросы, как работа с рядами данных, настройка осей, построение диаграмм по сводной таблице и многое другое. Но это материал нашей следующей статьи, где мы познакомимся с другими типами диаграмм Excel 2007. Успешной работы!
Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
