Ділова графіка Excel 2007
 | На перший погляд ділова графіка в роботі бухгалтера відіграє другорядну роль. Урешті-решт, він не менеджер з продажів, для якого «презентабельність» матеріалу — найважливіше. Насправді це не так. Діаграми — зручний та наочний спосіб зображення інформації. Особливо, коли потрібно проаналізувати великий обсяг даних, знайти щодо них якісь закономірності. За допомогою ділової графіки бухгалтер зможе візуально оцінити структуру платежів, побачити характер та динаміку їх зміни. Графічним методом легко знайти точку беззбитковості свого підприємства і багато що інше. Тому не дивно, що засоби побудови діаграм є невід’ємною частиною будь-якого табличного процесора. Як вони реалізовані в Excel 2007, що нового з’явилося в інструментах ділової графіки у програмі, розглянемо в цій статті. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Комусь може здатися, що ділова графіка в роботі бухгалтера — зайва «розкіш» і на практиці вона не застосовується. Не можу з цим погодитися. Сьогодні в роботі бухгалтера аналітична складова має все більшу вагу. І це не випадково. Хто, як не головбух, дасть об’єктивну оцінку становища підприємства? Хто вчасно підкаже про можливі фінансові проблеми та способи їх вирішення? Хто краще за бухгалтера орієнтується в морі звітності та вчасно побачить тенденцію у зміні життєво важливих показників? Саме при вирішенні таких завдань ділова графіка надасть неоціненну допомогу.
Різновиди ділової графіки в Excel
Пропоную відразу розставити всі крапки над «i» та навести лад з термінологією. В Excel 2007 є багато інструментів для роботи з графікою. Це засоби для рисування всіляких автофігур (ліній, стрілок, винесень, прямокутників тощо), для художнього оздоблення тексту (у стилі WordArt), для створення заливок, узорів, тіней у графічних об’єктів тощо. У принципі, усі ці інструменти безпосередньо стосуються ділової графіки. За їх допомогою, наприклад, зручно оформляти складні бланки, точно позиціювати текстові блоки відносно інших написів у документі тощо. Та все ж історично склалося так, що під терміном «ділова графіка» стосовно Excel зазвичай розуміють засоби побудови діаграм. Ми не змінюватимемо такий стан речей, а приступимо до вивчення цього зручного інструменту візуального аналізу даних.
Що таке діаграма Excel і для чого вона потрібна
Діаграма в Excel — це різновид графіка. Щоправда, зовнішній вигляд його може приймати вельми химерні форми — складатися з ліній, прямокутників, відрізків, циліндрів, навіть із пірамід. Однак, незважаючи на істотні відмінності в оформленні, усі діаграми вирішують одне єдине завдання — відображають дані у графічній формі. І це найголовніше. Графічна форма — зручний і дуже наочний спосіб зображення числової інформації. На діаграмі легко виявити тенденції, які приховані за сотнями колонок та рядків знеособлених цифр. На ній видно всі зміни в даних, відхилення від «нормального» стану. Діаграма є чудовим інструментом для виявлення моментів зростання або падіння показників. За допомогою діаграм легко аналізувати граничні умови, знаходити компромісні рішення та області стійкого стану. Та і для керівництва компактний графік є набагато інформативнішим, ніж багатосторінковий звіт. Тому вміння швидко побудувати наочну діаграму, акуратно її оформити та впровадити до підсумкового документа — для бухгалтера навичка дуже корисна. Зі свого досвіду скажу: працюючи над суто бухгалтерськими завданнями, до ділової графіки мені доводилося звертатися постійно.
Що потрібно для побудови діаграми
Зовсім небагато. Щоб побудувати діаграму в Excel 2007, треба:
1) підготувати дані для формування діаграми;
2) звернутися до Майстра діаграм;
3) указати йому область з даними;
4) вибрати тип діаграми;
5) задати основні параметри діаграми (яких може знадобитися зовсім небагато).
І все, діаграму буде побудовано. Інша справа, що для поліпшення зовнішнього вигляду діаграм Excel 2007 пропонує безліч можливостей, починаючи від параметрів самої діаграми і до різних інструментів рисування. Але всі ці засоби можна задіювати поступово, уже на етапі редагування наявного результату. За цією схемою ми й організуємо нашу роботу. Спочатку розглянемо найпростіший та найшвидший спосіб побудови діаграм в Excel 2007. А потім перейдемо до визначення основних її параметрів. Причому обмежимося тільки тими типами діаграм, які найбільше потрібні в роботі бухгалтера. Але перш ніж приступити до практичної роботи, уточнимо декілька основних визначень.
ДАНІ ДЛЯ ПОБУДОВИ ДІАГРАМИ
Щоб побудувати діаграму, потрібно обов’язково вказати для неї вихідні дані. Ці дані мають бути числами (або формулами, які повертають числовий результат). Числа повинні займати безперервну частину робочого листа. Побудувати діаграму за незв’язаним діапазоном даних не можна. Числа можуть розташовуватися за рядками чи за колонками, обидва ці варіанти допустимі. Діаграму можна побудувати за даними зведеної таблиці. Головне, щоб усередині цієї таблиці не було проміжних підсумків. Інакше ці підсумки Excel сприйме як елементи графіка, і результат вийде неправильним.
Крім чисел, для побудови діаграми до області даних можна включити й іншу інформацію, у тому числі текстову. Її Excel використовуватиме, наприклад, для підписів за осями координат. У принципі, інформацію для підписів можна розмістити де завгодно. Навіть на іншому листі. Але здебільшого краще формувати область з даними одним блоком, а інформацію для підписів записувати до першого рядка або до лівої колонки цього блока. Ось і все, що стосується структури даних. Тепер кілька слів щодо самих значень.
Важливо!
При підготовці даних для діаграми насамперед дивіться на розкид значень та на їх кількість.Розмір діаграми обмежений. Якщо в області даних буде багато чисел, елементи діаграми вийдуть дрібними. Прочитати щось на такому графіку буде практично неможливо. При великому розкиді значень картина теж виявиться непривабливою. Уявіть собі, що ви вирішили побудувати графік за 20 числами. Причому всі вони знаходяться в діапазоні від 1 до 10, а одне дорівнює 1000. Excel побудує такий графік. Але після його масштабування виявиться, що маленькі значення немов би «зіллються», стануть невиразні на тлі одного піку, що виступає.
Звідси висновок: правильний підбір кількості значень, їх розумне масштабування — запорука побудови наочної діаграми.
ТИП ДІАГРАМИ
Тип діаграми визначає її зовнішній вигляд. Наприклад, кругова діаграма відображає відсоткове співвідношення показників або їх частку в загальній сумі. Типовий приклад використання кругової діаграми — показати питому вагу статей витрат у структурі собівартості. Гістограма дозволяє сумістити на одному графіку декілька величин та відстежити динаміку їх зміни. Біржові діаграми, крім динаміки, можуть показати розкид значень (наприклад, курсів валют) тощо. Усього в Excel 2007 я налічив 11 основних типів діаграм і майже 65 способів їх надання. Від типу діаграми залежить не лише зовнішній вигляд, а й склад вихідних даних. А також те, як їх оброблятиме програма Excel. Наприклад, для побудови кругової діаграми достатньо вказати єдиний набір чисел. Ці числа мають бути розташовані в межах одного рядка або колонки. Суму всіх чисел Excel прийме за 100 %, а на діаграмі покаже питому вагу кожного значення в загальній сумі. Виходячи зі специфіки кругової діаграми, вона не може проілюструвати динаміку процесу (зміну значень у часі) або ж зіставити структурні характеристики за кількома об’єктами. Для цього існують інші типи діаграм. Наприклад, гістограми або графіки. Для побудови цих діаграм використовуються, як мінімум, два набори даних: значення для осі X і для осі Y. Якщо вісь X є віссю часу, діаграма покаже динаміку змін заданого показника. Якщо для графіка або гістограми визначити декілька наборів значень для осі Y, усі вони будуть показані окремими графіками в межах однієї діаграми.
Стилів оформлення діаграм чимало. Але більшість із них нам не потрібні. Досить на кількох прикладах познайомитися з принципами побудови діаграм, з настроюванням їх параметрів. Навчившись працювати з основними типами діаграм, ви легко освоїте всі інші.
ПАРАМЕТРИ ДІАГРАМИ
Більшість параметрів діаграми призначено для настроювання її зовнішнього вигляду. Через параметри можна змінювати шрифт і колір написів на діаграмі, колір і товщину ліній елементів діаграми, спосіб масштабування значень, характер заливок, тіней тощо. Незважаючи на велику кількість параметрів, працювати з ними дуже просто. Слід пам’ятати лише одне правило.
Важливо!
Будь-яка діаграма складається з набору графічних елементів, об’єднаних в єдиний об’єкт (контейнер). Такими елементами є, наприклад, сама діаграма, її заголовок, осі, підписи осей тощо. Клацанням миші ви можете виділити на діаграмі будь-який її елемент. А після цього через Конструктор діаграм або праву кнопку миші отримати доступ до параметрів виділеного об’єкта, щоб змінити їх.Тепер подивимося, як усе це виглядає на практиці. Почнемо з кругової діаграми.
Побудова діаграм в Excel 2007
Наш перший приклад щодо роботи з діаграмою в Excel 2007 буде таким. У таблиці на рис. 1 зібрано відомості про обсяги продажів щодо шести товарів. Наша мета — показати у вигляді кругової діаграми відсоткове співвідношення обсягів продажів кожного товару в загальному обсязі реалізації. Робимо так:
1) викликаємо Excel, завантажуємо документ з таблицею, як показано на рис. 1;
2) виділяємо блок з даними. У прикладі на рис. 1 це комірки «
A1:B7». Рядок з підсумками у блок не включаємо!3) клацаємо по меню «
Вставка». Склад стрічки цього меню наведено на рис. 2. Нас цікавить група іконок «Диаграммы»: це і є Майстер діаграм Excel 2007; 
4) у групі «Диаграммы» клацаємо по іконці «Круговая». Відкриється додаткове меню з шести піктограм, як показано на рис. 3;
5) клацаємо по піктограмі «Круговая». У центрі робочого листа з’явиться кругова діаграма, зображена на рис. 4. Розберемося, із чого вона складається.
Усі елементи діаграми поміщено у прямокутну рамку. Простір усередині цієї рамки називається «Область диаграммы». Праворуч в області діаграми знаходяться підписи з назвами товарів. Цей елемент називається «Легенда». Легенда потрібна, щоб озаглавити змінні, чітко позначити їх на діаграмі.
Клацаємо лівою кнопкою всередині уявного прямокутника, який описує саму діаграму (рис. 4). Виділений об’єкт прямокутної форми називається «Область построения» (рис. 4). Клацаємо лівою кнопкою миші всередині діаграми на будь-якому з її секторів (по контуру діаграми на місці з’єднання секторів з’являться круглі маркери). Ця частина називається «Ряды данных». Окремий сектор кругової діаграми являє собою «Точку данных».
Отже, результат ми отримали, причому дуже швидко. Звісно, діаграма вийшла не ідеальна, але ми це виправимо. Тільки спочатку визначимося, що конкретно змінюватимемо.
У діаграмі на рис. 4, на мій погляд, зайвим є напис «Объем, шт.». Excel вставив його тому, що в першому рядку блока з даними розташовані заголовки таблиці. Цей напис ми видалимо та звільнимо більше місця для самої діаграми.
Шрифт легенди ми зменшимо, а саму легенду розмістимо у правому верхньому куті діаграми.
Рядки даних забезпечимо підписами. Це будуть відсотки обсягу продажів кожного товару в загальному обсязі реалізації.
Розмір кругової діаграми збільшимо так, щоб вона займала основну частину нашого графіка.
Крім того, ми зменшимо ширину всієї діаграми, щоб вона виглядала пропорціональніше. Робимо так:
1) клацаємо лівою кнопкою миші на діаграмі, щоб виділити її;
2) ставимо покажчик миші на праву (чи ліву) межу діаграми;
3) коли курсор набуде форми двоспрямованої стрілки, утримуємо ліву кнопку миші та переміщаємо межу діаграми в напрямку до центру;
4) завершивши переміщення, відпускаємо кнопку миші. Розмір діаграми зміниться;
Важливо!
Правила зміни розміру та місця розташування діаграми такі самі, як для будь-якого вікна системи Windows. Переміщення вертикальних меж змінює ширину діаграми. Переміщення горизонтальних меж змінює її висоту. Переміщення кутових маркерів змінює і ширину, і висоту діаграми. Якщо при цьому утримувати натиснутою клавішу «Shift», розміри діаграми можна змінювати пропорційно. Утримуючи курсор усередині області діаграми, можна перемістити її по робочому листу.5) клацаємо лівою кнопкою миші по заголовку діаграми;
6) натискуємо клавішу «Del». Заголовок зникне;
7) клацаємо лівою кнопкою в області легенди діаграми;
8) викликаємо меню «Главная»;
9) у групі «Шрифт» клацаємо по іконці «Размер шрифта». Вибираємо значення «8». Розмір символів у легенді зменшиться;
Важливо!
Розмір шрифту, колір та зображення символів на будь-якому елементі діаграми можна змінювати через меню «Главная». Так само, як і для комірок робочого листа.10) клацанням миші виділяємо легенду, ставимо покажчик миші на межу легенди;
11) коли курсор набуде хрестоподібної форми, утримуємо ліву кнопку та перетягуємо легенду до правого верхнього кута діаграми;
12) клацаємо лівою кнопкою миші в області рядів даних. З’явиться контекстне меню, як показано на рис. 5;
13) вибираємо пункт «Добавить подписи данных». Усередині сегментів діаграми з’явилися значення обсягів продажів кожного товару;
14) клацаємо правою кнопкою миші по будь-якому підпису. З’явиться контекстне меню, як показано на рис. 6 (див. с. 26);
15) із цього меню вибираємо пункт «Формат подписей данных…». З’явиться вікно, як показано на рис. 7;
16) у цьому вікні на закладці «Параметры подписи» прибираємо прапорець «значения». Включаємо прапорець «доли». Тепер замість значень підписи відображатимуть відсоткову вагу обсягів продажів за кожним товаром;
17) у перемикачі «Положение подписи» вибираємо варіант «У вершины, снаружи». У цьому випадку написи розташовуватимуться поза областю кругової діаграми;
18) клацаємо на закладці «Число» (рис. 7). Вікно «Формат подписей данных» набере вигляду, як показано на рис. 8;
19) у списку числових форматів вибираємо «Процентный». Параметр «Число десят. знаков» зазначаємо рівним «0»;
20) у вікні «Формат подписей данных» натискуємо на кнопку «Закрыть».
У вікні настройки параметрів діаграми (рис. 7) прапорець «Линии выноски» залишився включеним. Зараз ми цим скористаємося. Лінія винесення потрібна для того, щоб указати належність підпису конкретному сектору діаграми. Параметр «Линии выноски» працює тільки для кругових діаграм. Робимо так:
1) клацаємо лівою кнопкою по будь-якому підпису даних. Довкола кожного підпису з’явиться тонка рамка чорного кольору. Це означає, що ми виділили всі підписи на діаграмі;
2) не знімаючи виділення, повторно клацаємо по будь-якому підпису. Наприклад, на значенні «33%» (обсяг реалізації товару «Ручка гел.»). Рамка залишиться тільки у вибраного підпису;
3) ставимо покажчик миші на межу рамки;
4) коли покажчик набуде хрестоподібної форми, утримуємо ліву кнопку та переміщаємо елемент підпису вбік від краю кругової діаграми. Між написом та сектором з’явиться лінія винесення;
5) повторюємо ці дії для інших підписів рядів даних.
І, нарешті, останні штрихи щодо оформлення нашої діаграми. Зараз ми виділимо напівжирним шрифтом відсоток товару, який продається найкраще. Сектор на діаграмі, що стосується цього товару, забезпечимо тінню та трохи відсунемо від основної діаграми. Довкола легенди намалюємо рамку. Робимо так:
1) клацаємо лівою кнопкою миші по будь-якому напису рядів даних діаграми;
2) повторно клацаємо лівою кнопкою миші по напису для товару «Ручка, гел.» (значення «33%»);
3) переходимо на закладку «Главная» та клацаємо по іконці «Полужирный». Можна скористатися комбінацією клавіш «Ctrl+B». Напис «33%» став напівжирним;
4) клацаємо лівою кнопкою миші по будь-якому сектору кругової діаграми (виділяємо всю діаграму);
5) клацаємо лівою кнопкою по сектору для товару «Ручка, гел.». Довкола сектора з’являться маркери виділення;
6) клацаємо правою кнопкою по виділеному сектору. З’явиться контекстне меню, як показано на рис. 9;
7) із цього меню вибираємо пункт «Формат точки данных…». З’явиться вікно, зображене на рис. 10;
8) на закладці «Параметры ряда» значення «Вырезание точки» робимо рівним «4%» (рис. 10). Параметр «Угол поворота первого сектора» залишаємо без змін!
9) переходимо на закладку «Тень» (рис. 11). Тут можна діяти двома способами. Перший — клацнути по випадному списку «Заготовки» та вибрати відповідний варіант оформлення тіні. Ми вчинимо інакше. Установимо параметри вручну, а саме: зі списку «Цвет» виберемо колір тіні «Черный», параметр «Прозрачность:» зробимо «67%», розмір тіні залишимо за умовчанням, тобто «100%», параметр «Размытие:» установимо «5пт», значення «Угол:» залишимо в положенні «135%», параметр «Расстояние:» зробимо рівним «7 пт.»;
10) у вікні «Формат подписей данных» натискуємо на кнопку «Закрыть». Повертаємося на робочий лист;
11) клацаємо правою кнопкою по легенді діаграми;
12) із контекстного меню вибираємо «Формат легенды». З’явиться вікно, як показано на рис. 12;
13) переходимо на закладку «Цвет границы», однойменний перемикач ставимо в положення «Сплошная линия». Довкола легенди з’явилася тонка рамка. У вікні «Формат легенды» (рис. 12), крім параметрів обрамлення, можна змінити місце розташування легенди (закладка «Параметры легенды»), заливку, змінити колір рамки, вибрати формат лінії обрамлення, уключити тінь тощо;
14) у вікні «Формат легенды» натискуємо на кнопку «Закрыть». Остаточний вигляд відкоригованої діаграми показано на рис. 13. Здається, цілком прийнятний результат.
Створюючи діаграму, ми спочатку вказали блок з даними, а потім викликали Майстра діаграм через меню «Вставка». Цю послідовність можна змінити. При цьому спосіб створення діаграми вийде досить оригінальним. Робимо так:
1) відкриваємо документ з таблицею, як показано на рис. 1;
2) клацаємо по меню «Вставка». У групі іконок «Диаграммы» цього меню (рис. 2) клацаємо по піктограмі «Круговая»;
3) у додатковому меню із шести іконок (рис. 3) вибираємо «Круговая». На робочому листі з’явиться порожня рамка. Оскільки блок з даними ми не вказали, діаграми в рамці ще немає;
4) на робочому листі виділяємо блок комірок з даними. У нашому прикладі це «A2:B7» (заголовки колонок цього разу ми опускаємо);
5) натискуємо «Ctrl+C» (копіюємо дані в буфер обміну);
6) клацаємо лівою кнопкою по рамці для діаграми (виділяємо її);
7) натискуємо комбінацію клавіш «Ctrl+V» (вставляємо дані із буфера). Усередині рамки з’явиться кругова діаграма.
На цьому ми закінчимо наше перше знайомство з діаграмами Excel 2007. Звісно, ми розглянули тільки основні моменти роботи з діаграмами. Поза нашою увагою залишилися такі важливі питання, як робота з рядками даних, настроювання осей, побудова діаграм за зведеною таблицею та багато що інше. Але це матеріал нашої наступної статті, де ми познайомимося з іншими типами діаграм Excel 2007. Успішної роботи!
Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
