Word: убираем список файлов
Уважаемая редакция! Я работаю главным бухгалтером, но к моему компьютеру имеют доступ разные люди. Разумеется, они могут видеть в программе Word список недавно открытых документов, а это в некоторых случаях нежелательно. Подскажите, как можно решить эту проблему? Можно ли в программе автоматически удалять список файлов, с которыми я работал? Заранее благодарю.
Валентин Афанасьев, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Вопросов по различным аспектам защиты данных в почте нашей редакции накопилось немало. Проблема эта для бухгалтера важна и к тому же достаточно разнообразна. В одном из номеров Б & К мы обязательно рассмотрим все основные моменты защиты информации как на персональном рабочем месте, так и при работе в сети. Что касается удаления списка недавно открытых документов в программе Word, то это всего лишь небольшой элемент в общей проблеме, причем весьма любопытный. И сейчас мы попытаемся с ним разобраться, тем более что в вопросах защиты информации мелочей не бывает.
К сожалению, редактор Word не имеет специальных параметров, позволяющих автоматически удалять список недавно открытых документов. Но задачу решить можно, причем разными способами. Начнем с корректировки состава меню.
Очистка списка с помощью команды удаления пунктов меню
Перечень недавно открытых файлов является частью выпадающего меню «
Файл». Удалив эти пункты меню, фактически мы очистим список недавно открываемых файлов. Делаем так:1. Открываем программу
Word, нажимаем комбинацию «Ctrl+Alt+-». В этой комбинации символ «-» — это дефис или символ «минус» на цифровой клавиатуре. Указатель мыши изменит форму и станет похож на крупный символ «минус» черного цвета.2. Вызываем меню «
Файл», в нем видим список недавно открытых документов.3. Наводим указатель в форме символа «минус» на документ в составе меню «
Файл», который мы хотим удалить из списка.4. Щелкаем левой кнопкой мыши. Документ (пункт меню «
Файл») исчезнет.5. Повторите эти действия для других документов, которые нужно удалить из списка.
6. Завершив корректировку списка недавно открытых документов, нажмите клавишу «
Esc» (выход из режима удаления пунктов меню).У предложенного способа есть два основных недостатка:
1) он неудобен при работе с большим списком файлов;
2) этот способ небезопасен, так как можно ошибочно удалить нужные пункты меню.
Указанных недостатков лишен второй способ удаления списка недавно открытых документов, который основан на использовании параметров программы Word.
Очистка списка через окно «Параметры»
Формально в редакторе Word нет специальных средств для очистки списка недавно открытых документов. Зато у него есть возможность указать в параметрах количество отображаемых элементов этого списка. Причем значение этого параметра может принимать значения от «
0» до «9». Этим мы и воспользуемся. Делаем так:1. Вызываем меню «
Сервис → Параметры». Откроется одноименное диалоговое окно.2. Переходим на вкладку «
Общие».3. Находим параметр «
Помнить список из:… файлов» (рис. 1). Стандартно в нем установлено значение «4». Оно означает, что именно такое количество недавно открытых документов будет отображено в меню «Файл». 
4. Убираем флажок с параметра «Помнить список из:… файлов».
5. Нажимаем «ОК», чтобы сохранить сделанные изменения. Теперь в меню «Файл» список недавно открытых документов отображаться не будет.
Этот способ также неудобен по той причине, что для быстрого открытия недавно использовавшихся документов желательно видеть их список. Поэтому следует вновь открыть диалоговое окно «Параметры», установить флажок на опции «Помнить список из:… файлов» и задать количество отображаемых документов. Кстати, все эти действия можно записать и сохранить в виде макроса и затем пользоваться им по мере необходимости. Но здесь есть одна особенность. В принципе можно включить режим записи макросов (меню «Сервис → Макрос → Начать запись») и повторить в этом режиме действия по очистке списка используемых файлов. Но в этом случае код макроса будет неоптимальным. Лучше воспользоваться редактором VBA (Visual Basic for Application) и построить макрос вручную, что мы сейчас и сделаем.
Очистка списка файлов с помощью макроса
Безусловно, создание программ не является основной задачей бухгалтера. Но в нашем случае эта процедура настолько проста, что займет не более минуты и не потребует никакой специальной подготовки. Делаем так:
1. Вызываем редактор Word. Никаких документов в нем не открываем. Если по какой-то причине в Word есть открытые документы — закрываем их. В этом случае макрос будет записан в глобальный шаблон «
Normal.dot» и станет доступным для всех документов, созданных на основе этого шаблона.2. Вызываем меню «
Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic» или нажимаем сочетание клавиш «Alt+F11». Откроется окно встроенного редактора VBA.3. В этом окне вызываем меню «
Insert → Module». Появится окно для ввода кода программы (рис. 2). 
4. Введите в это окно такой текст:
Sub ClrMenu()
Dim oRecFile As Word.RecentFile
For Each oRecFile In Application.RecentFiles
oRecFile.Delete
Next
End Sub
5. Сохраните результат, нажав комбинацию «
Ctrl+S» или щелкнув на иконке с изображением дискеты на панели инструментов.6. Закройте окно с редактором VB
A (можно нажать комбинацию «Alt+Q»).Теперь осталось воспользоваться результатами нашего труда. Делаем так:
1. Открываем любой документ в программе Word.
2. Щелкаем на меню «
Файл», просматриваем список недавно открытых файлов.3. Вызываем меню «
Сервис → Макрос → Макросы» или нажимаем «Alt+F8». Появится окно с перечнем доступных макросов, как показано на рис. 3.4.
Выбираем макрос с именем «ClrMеnu» и нажимаем кнопку «Выполнить».5. Снова вызываем меню «
Файл». Список последних открываемых документов будет пуст.Важно! Для успешной работы макроса включите низкий режим безопасности обработки документов в программе Word. Для этого вызовите меню «
Сервис → Макрос → Безопасность…». В открывшемся окне переключитесь на закладку «Уровень безопасности» и поставьте переключатель в положение «Низкая» или «Средняя».Если вы часто выполняете очистку списка, создайте вызов макроса «ClrMenu» в виде кнопки на панели инструментов.
Удачной работы! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
