Word: прибираємо список файлів
Шановна редакціє! Я працюю головним бухгалтером. До мого комп’ютера мають доступ інші люди. Зрозуміло, вони можуть бачити у програмі Word список нещодавно відкритих документів, а це в деяких випадках небажано. Підкажіть, як можна вирішити цю проблему? Чи можна у програмі автоматично видаляти список файлів, з якими я працював? Наперед завдячую.
Валентин Афанасьєв, м. Харків
Відповідає Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства
Запитань щодо різних аспектів захисту даних у пошті нашої редакції накопичилося чимало. Проблема ця для бухгалтера важлива. До того ж вона достатньо різноманітна. І в одному з номерів «Б & К» ми обов'язково розглянемо всі основні моменти захисту інформації як на персональному робочому місці, так і при роботі в мережі. Щодо видалення списку недавно відкритих документів у програмі Word, то це всього лише невеликий елемент у загальній проблемі. Причому момент вельми цікавий, і зараз ми спробуємо з ним розібратися. Тим більше, що в питаннях захисту інформації дрібниць не буває.
На жаль, редактор Word не має спеціальних параметрів, що дозволяють автоматично видаляти список недавно відкритих документів. Але завдання вирішити можна, причому різними способами. Почнемо з коригування складу меню.
Очищення списку за допомогою команди видалення пунктів меню
Перелік недавно відкритих файлів є частиною випадного меню «
Файл». Видаливши ці пункти меню, фактично ми очистимо список файлів, що недавно відкривалися. Робимо так:1) відкриваємо програму Word, натискуємо комбінацію клавіш «
Ctrl+Alt+-». У цій комбінації символ «-» — це дефіс або символ «мінус» на цифровій клавіатурі. Покажчик миші змінить форму і стане схожий на великий символ «мінус» чорного кольору;2) викликаємо меню «
Файл», у ньому бачимо список недавно відкритих документів;3) наводимо покажчик у формі символу «мінус» на документ у складі меню «
Файл», який ви маєте намір видалити зі списку;4) клацаємо лівою кнопкою миші. Документ (пункт меню «
Файл») зникне;5) повторіть ці дії для інших документів, які необхідно видалити зі списку;
6) завершивши коригування списку недавно відкритих документів, натисніть на клавішу «
Esc» (вихід із режиму видалення пунктів меню).У запропонованого способу є два основні недоліки:
1) він незручний при роботі з великим списком файлів;
2) цей спосіб небезпечний, оскільки можна помилково видалити потрібні пункти меню.
Зазначених недоліків позбавлений другий спосіб видалення списку недавно відкритих документів, який засновано на використанні параметрів програми Word.
Очищення списку через вікно «Параметры»
Формально в редакторі Word немає спеціальних засобів для очищення списку недавно відкритих документів. Зате в нього є можливість вказати в параметрах кількість елементів цього списку, що відображаються. Причому значення цього параметра може набувати значень від «
0» до «9». Цим ми і скористаємося. Робимо так:1) викликаємо меню «
Сервис → Параметры». Відкриється однойменне діалогове вікно;2) переходимо на вкладку «
Общие»;3) знаходимо параметр «
Помнить список из:… файлов» (рис. 1). Стандартно в ньому встановлено значення «4». Воно означає, що саме така кількість недавно відкритих документів відображатиметься в меню «Файл»;
4) прибираємо прапорець з параметра «Помнить список из:… файлов»;
5) натискуємо «ОК», щоб зберегти зроблені зміни. Тепер у меню «Файл» список недавно відкритих документів не відображатиметься.
Цей спосіб також не зручний з тієї причини, що для швидкого відкриття документів, які нещодавно використовувалися, бажано бачити їх список. Тому слід знову відкрити діалогове вікно «Параметры», установити прапорець на опції «Помнить список из:… файлов» та задати кількість документів, що відображуються. До речі, усі ці дії можна записати та зберегти у вигляді макросу і потім користуватися ним у міру необхідності. Але тут є одна особливість. У принципі, можна включити режим запису макросів (меню «Сервис → Макрос → Начать запись») та повторити в цьому режимі дії з очищення списку використовуваних файлів. Але в цьому випадку код макросу буде неоптимальним. Краще скористатися редактором VBA (Visual Basic for Application) та побудувати макрос уручну. Що ми зараз і зробимо.
Очищення списку файлів за допомогою макросу
Безумовно, створення програм не є основним завданням бухгалтера. Але в нашому випадку ця процедура настільки проста, що забере не більше хвилини та не потребуватиме жодної спеціальної підготовки. Робимо так:
1) викликаємо редактор Word. Жодних документів у ньому не відкриваємо. Якщо з будь-якої причини у Word є відкриті документи, закриваємо їх. У цьому випадку макрос буде записано до глобального шаблону «
Normal.dot» і стане доступним для всіх документів, створених на підставі цього шаблону;2) викликаємо меню «
Сервис → Макрос → Редактор Visual Basic» або натискуємо поєднання клавіш «Alt+F11». Відкриється вікно вбудованого редактора VBA;3) у цьому вікні викликаємо меню «
Insert → Module». З’явиться вікно для введення коду програми (рис. 2); 
4) уведіть до цього вікна такий текст:
Sub ClrMenu()
Dim oRecFile As Word.RecentFile
For Each oRecFile In Application.RecentFiles
oRecFile.Delete
Next
End Sub
5) збережіть результат, натиснувши комбінацію «
Ctrl+S» або клацніть по іконці із зображенням дискети на панелі інструментів;6) закрийте вікно з редактором VBA (можна натиснути комбінацію «
Alt+Q»).Тепер залишилося скористатися результатами нашої роботи. Робимо так:
1) відкриваємо будь-який документ у програмі Word;
2) клацаємо по меню «
Файл», переглядаємо список недавно відкритих файлів;3) викликаємо меню «
Сервис → Макрос → Макросы» або натискуємо «Alt+F8». З’явиться вікно з переліком доступних макросів, як показано на рис. 3; 
4) вибираємо макрос з ім’ям «ClrMenu» та натискуємо на кнопку «Выполнить»;
5) знову викликаємо меню «Файл». Список останніх документів, що відкривалися, буде порожнім.
Важливо!
Для успішної роботи макросу включіть низький режим безпеки обробки документів у програмі Word. Для цього викличте меню «Сервис → Макрос → Безопасность…». У вікні, що відкрилося, переключіться на закладку «Уровень безопасности» та поставте перемикач у положення «Низкая» або «Средняя».Якщо ви часто виконуєте очищення списку, створіть виклик макросу «ClrMenu» у вигляді кнопки на панелі інструментів.
Успішної роботи! Чекаю ваших запитань, зауважень та пропозицій на
bk@id.factor.ua , nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
