Командировочные в иностранной валюте — учет в «1С:Бухгалтерии 8»
 | Сегодня речь пойдет о командировках за границу. Ведь отправленному в командировку работнику предприятие должно будет возместить расходы на проезд, проживание и т. п. К тому же за каждый день пребывания в командировке работнику выплачиваются суточные. А в нашем случае все эти расходы осуществляются в иностранной валюте, значит, зависят от курса валюты. Давайте рассмотрим, как правильно отразить в «1С:Бухгалтерии 8» такие командировочные расходы. Анна САРАЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор» |
Направление работника в командировку за границу предусматривает выплату ему аванса в иностранной валюте. Согласно п. 4 постановления КМУ «О нормах возмещения затрат на командировки в пределах Украины и за границу» от 23.04.99 г. № 663 (далее — постановление № 663) работникам, направляемым в командировку, суточные выплачиваются в иностранной валюте в сумме, эквивалентной установленному НБУ официальному курсу гривни к иностранным валютам на день выдачи средств из кассы уполномоченного банка и не превышающей установленных предельных норм суточных расходов.
Таким образом, для расчета аванса в части суточных расходов следует использовать официальный курс гривни к иностранной валюте, установленный НБУ на день выдачи средств из кассы банка. Напомню, что курсы валют в «1С:Бухгалтерии 8» хранятся в регистре сведений «
Курсы валют» (рис. 1). 
Для большей наглядности мы воспользуемся следующим примером.
Работник отправлен в командировку в США. Срок пребывания 6 суток. До отъезда работнику был выдан аванс 300 у. е. (курс — 791,69 грн. за 100 у. е.). Но обстоятельства сложились таким образом, что работнику пришлось пробыть в командировке на два дня дольше, чем было запланировано.
По возвращении на работу сотрудник составил авансовый отчет, согласно которому произошел перерасход командировочных на 100 у. е. В тот же день ему возместили этот перерасход (курс НБУ составил 792,1 грн. за 100 у. е.).
Прежде чем выдавать иностранную валюту из кассы, не мешало бы ее туда перевести. Перевод денежных средств в иностранной валюте со счета в банке в кассу предприятия оформим документом «
Приходный кассовый ордер» с видом операции «Получение наличных денежных средств в банке». Заполняя документ, укажем счет учета 302 «Касса в иностранной валюте» (рис. 2). 
Что касается проводок, то в бухгалтерском учете мы увидим привычную: Дт 302 — Кт 312. А вот в налоговом учете проводки будут сформированы по субсчетам «
ВЛБ» и «ВЛН». На субсчете «ВЛБ» учитывается рассчитанная в программе по средневзвешенному курсу балансовая стоимость безналичной иностранной валюты, на счете «ВЛН» — балансовая стоимость наличной валюты.При выдаче наличной иностранной валюты работнику на командировку следует учитывать действующее ограничение на вывоз валюты за пределы территории Украины. Согласно п. 2.4 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины и внесения изменений в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденных постановлением НБУ от 30.05.2007 г. № 200, общая сумма наличной иностранной валюты, которая может быть выдана одному работнику на командировку за границу, не может превышать норм вывоза иностранной валюты (дорожных чеков), установленных нормативно-правовыми актами НБУ, которые регулируют перемещение иностранной валюты (дорожных чеков) через таможенную границу Украины. Нормы вывоза иностранной валюты указаны в ст. 2 постановления НБУ «О перемещении наличности и банковских металлов через таможенную границу Украины» от 27.05.2008 г. № 148.
Выдача денежных средств подотчетному лицу в «1С:Бухгалтерии 8» оформляется документом «
Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику» (рис. 3 на с. 16). 
При этом в бухгалтерском и налоговом учете формируются проводки:
Дт 3722 — Кт 302;
Дт — Кт «
ВЛН»;Дт «
ВП» Кт —Счет «
ВП» используется для отражения в налоговом учете взаиморасчетов с подотчетными лицами в иностранной валюте.
Отчет об израсходованных средствах
После возвращения из командировки сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах до окончания третьего банковского дня, следующего за днем, в котором завершена командировка.
Для отнесения расходов на служебную командировку за границу в состав валовых расходов необходимо руководствоваться положениями п.п. 5.4.8 ст. 5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий (в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР)» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР (далее — Закон о налоге на прибыль), в котором указан перечень расходов, которые можно отнести в состав валовых.
Кроме того, в состав валовых расходов относятся суточные расходы в пределах норм, установленных постановлением № 663, за каждый день командировки, включая день отъезда и приезда. Согласно нормам этого документа суточные на зарубежные командировки, в случае когда в счет за гостиницу не включаются расходы на питание, установлены в размере 50 долларов.
По возвращении из командировки сотрудник должен отчитаться о потраченных средствах, составив авансовый отчет. В «1С:Бухгалтерии 8» для этих целей используют документ «
Авансовый отчет».Для того чтобы размер суточных был правильно посчитан, в документе «
Авансовый отчет» (рис. 4) укажите количество суток и поставьте флажок в графе «Командировка за рубеж». 
А если был перерасход?
Так, в нашем примере работнику не хватило выданного аванса для покрытия всех расходов в иностранной валюте. В этом случае на дату утверждения отчета командировочные расходы в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:
— часть расходов в пределах выданного аванса — по курсу НБУ, действовавшему на дату выдачи аванса (300 х 791,69 : 100 = 2375,07 грн.);
— часть расходов, подлежащая возмещению работнику, — по курсу НБУ, действовавшему на дату утверждения отчета (100 х 792,1 : 100 = 792,1 грн.). В программе эти расчеты отражены в одной проводке:
Дт 92 — Кт 3722 — на сумму 3166,76 грн. (2375,07 + 792,10) (рис. 5 на с. 17).
В налоговом учете будут сформированы валовые расходы исходя из балансовой стоимости валюты* согласно п.п. 7.3.2 ст. 7 Закона о налоге на прибыль.
* В программе учет балансовой стоимости валюты ведется по ее средневзвешенной стоимости. Расчет балансовой стоимости при ее выбытии ведется по среднему курсу, который рассчитывается исходя из суммового остатка на счете «ВЛ» данной валюты и ее гривневого покрытия.
Сотрудник потратил больше средств, чем ему было выдано. Предприятие обязано компенсировать эти расходы. Напомню, что в этом случае согласно п. 1.17 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом МФУ от 13.03.98 г. № 59, задолженность должна быть погашена в национальной валюте Украины по официальному курсу НБУ на день ее погашения, но не позднее третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, предоставленных на командировку. Погашение задолженности перед работником оформим документом «
Расходный кассовый ордер» с видом операции «Выдача денежных средств подотчетнику».Последнее, что нам нужно сделать, — это с помощью ручной операции произвести перезачет разницы между субсчетом 3721 и 3722, которая возникла в результате того, что задолженность была погашена в гривне. Заходим в меню «
Операция → Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» и создаем новый документ. На закладке «Бухгалтерский учет» вводим проводку Дт 3722 Кт 3721, в качестве субконто указываем работника, по которому делаем перезачет, и сумму проводки. На закладке «Налоговый учет» указываем дебет счета «ВП» и сумму, рассчитанную по средневзвешенному курсу. Другими словами, в налоговом учете сумма гривень, указанная в операции, должна соответствовать сумме гривень в остатке (рис. 6 на с. 17). 
Чтобы удостовериться в правильности проведения операций, сформируем отчет «
Оборотно-сальдовая ведомость по счету», выбрав счет 372 (рис. 7), и отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (налоговый учет)», выбрав счет «ВП» (рис. 8). 
Посмотрев отчеты, мы видим, что расчеты с подотчетным лицом, как в бухгалтерском, так и в налоговом учете, закрыты, а значит, мы все провели правильно. Ждем ваших писем на электронный адрес редакции
id@bk.factor.ua. Успехов в работе!
