Відрядження в іноземній валюті — облік в «1С:Бухгалтерії 8»
 | Сьогодні йтиметься про відрядження за кордон, адже направленому у відрядження працівнику підприємство повинне буде відшкодувати витрати на проїзд, проживання тощо. До того ж за кожен день перебування у відрядженні працівнику виплачуються добові. А в нашому випадку всі ці витрати здійснюються в іноземній валюті, отже, залежать від курсу валюти. Розглянемо, як правильно відобразити в «1С:Бухгалтерії 8» такі витрати на відрядження. Ганна САРАЄВА, економіст-аналітик Видавничого будинку «Фактор» |
Отже, відрядження за кордон, безумовно, передбачають виплату відрядженому працівникові авансу на відрядження у валюті. І згідно з п. 4 постанови КМУ «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон» від 23.04.99 р. № 663 (далі — постанова 663) працівникам, які направляються у відрядження, добові виплачуються в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день видачі коштів з каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.
Таким чином, для розрахунку авансу в частині добових витрат слід використовувати офіційний курс гривні до іноземної валюти, установлений НБУ на день видачі коштів з каси банку. Нагадаю, що курси валют в «1С:Бухгалтерії 8» зберігаються в регістрі відомостей «
Курсы валют» (рис. 1). 
Для більшої наочності скористаємося таким прикладом.
Працівника направлено у відрядження до США та заплановано, що він пробуде там 6 діб. До від’їзду працівнику було видано аванс 300 у. о. (курс 791,69 грн. за 100 у. о.). Але обставини склалися так, що йому довелося пробути у відрядженні на два дні більше, ніж було заплановано.
Після повернення на роботу працівник склав авансовий звіт. Згідно зі звітом вийшла перевитрата коштів на відрядження на 100 у. о. Того ж дня йому відшкодували цю перевитрату, а курс НБУ склав 792,10 грн. за 100 у. о.
Перш ніж видавати іноземну валюту з каси, не завадило б її туди переказати. Отримання грошових коштів в іноземній валюті з рахунка в банку до каси підприємства оформимо документом «
Приходный кассовый ордер» з видом операції «Получение наличных денежных средств в банке». Заповнюючи документ, зазначимо рахунок обліку 302 «Каса в іноземній валюті» (рис. 2). 
Що стосується проводок, то в бухгалтерському обліку ми побачимо звичну: Дт 302 — Кт 312. А от у податковому обліку проводки буде сформовано по субрахунках «ВЛБ» і «ВЛН». На субрахунку «ВЛБ» обліковується розрахована в програмі за середньозваженим курсом балансова вартість безготівкової іноземної валюти, на рахунку «ВЛН» — балансова вартість готівкової валюти.
При видачі готівкової іноземної валюти працівнику на відрядження слід ураховувати діюче обмеження на вивезення валюти за межі території України. Згідно з п. 2.4 Правил використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України, затверджених постановою НБУ від 30.05.2007 р. № 200, загальна сума готівкової іноземної валюти, яку може бути видано одному працівнику на відрядження за кордон, не може перевищувати норм вивезення іноземної валюти (дорожніх чеків), установлених нормативно-правовими актами НБУ, що регулюють переміщення іноземної валюти (дорожніх чеків) через митний кордон України. Норми вивезення іноземної валюти зазначено в ст. 2 постанови НБУ «Про переміщення готівки та банківських металів через митний кордон України» від 27.05.2008 р. № 148.
Видача грошових коштів підзвітній особі в «1С:Бухгалтерії 8» оформляється документом «Расходный кассовый ордер» з видом операції «Выдача денежных средств подотчетнику» (рис. 3 на с. 16).
При цьому в бухгалтерському та податковому обліку формуються проводки:
Дт 3722 Кт 302;
Дт — Кт «ВЛН»;
Дт «ВП» Кт — .
Рахунок «ВП» використовується для відображення в податковому обліку взаєморозрахунків з підзвітними особами в іноземній валюті.
ЗВІТ ПРО ВИТРАЧЕНІ КОШТИ
Після повернення з відрядження працівник зобов’язаний відзвітувати про витрачені кошти до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому завершено відрядження.
Для віднесення витрат на службове відрядження за кордон до складу валових витрат слід керуватися положеннями п.п. 5.4.8 ст. 5 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28.12.94 р. № 334/94-ВР (у редакції від 22.05.97 р. № 283/97-ВР, далі — Закон про податок на прибуток). Саме там установлюється перелік витрат, які можна віднести до складу валових.
Крім того, до складу валових витрат відносяться добові витрати в межах норм, установлених постановою № 663 за кожен день відрядження, уключаючи день від’їзду і приїзду. Згідно з нормами цього документа добові на зарубіжні відрядження в разі, коли до рахунка за готель не включаються витрати на харчування, передбачено в розмірі 50 доларів.
При поверненні з відрядження працівник має відзвітувати про витрачені кошти, склавши авансовий звіт в «1С:Бухгалтерії 8». Для цих цілей використовують документ «
Авансовый отчет».Для того щоб розмір добових було підраховано правильно, у документі «
Авансовый отчет» (рис. 4 на с. 16) зазначте кількість діб та поставте прапорець у графі «Командировка за рубеж». 
А ЯКЩО БУЛА ПЕРЕВИТРАТА?
Так, у нашому прикладі працівнику не вистачило виданого авансу для покриття всіх витрат в іноземній валюті. У цьому випадку на дату затвердження звіту витрати на відрядження в
бухгалтерському обліку відображаються таким чином:— частина витрат у межах виданого авансу — за курсом НБУ, що діяв на дату видачі авансу (300 х 791,69 : 100 = 2375,07 грн.);
— частина витрат, що підлягає відшкодуванню працівнику, — за курсом НБУ, що діяв на дату затвердження звіту (100 х 792,10 : 100 = 792,10 грн.). У програмі ці розрахунки відображено в одній проводці:
Дт 92 — Кт 3722 — на суму 3166,76 грн. (2375,07 + 792,10) (рис. 5 на с. 17).
У податковому обліку буде сформовано валові витрати виходячи з балансової вартості валюти* згідно з п.п. 7.3.2 ст. 7 Закону про податок на прибуток.
* У програмі облік балансової вартості валюти ведеться за її середньозваженою вартістю. Розрахунок балансової вартості при її вибутті ведеться за середнім курсом, що розраховується виходячи із сумового залишку на рахунку «
ВЛ» цієї валюти та її гривневого покриття.Працівник витратив більше коштів, ніж йому було видано, тож підприємство зобов’язане компенсувати ці витрати. Нагадаю, що в цьому випадку згідно з п. 1.17 розд. II Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.98 р. № 59, заборгованість має бути погашено в національній валюті України за офіційним курсом НБУ на день її погашення, але не пізніше третього банківського дня після затвердження керівником звіту про використання коштів, наданих на відрядження. Погашення заборгованості перед працівником оформимо документом «
Расходный кассовый ордер» з видом операції «Выдача денежных средств подотчетнику».Останнє, що нам потрібно зробити, це за допомогою ручної операції здійснити перезалік різниці між субрахунками 3721 і 3722, яка виникла в результаті того, що заборгованість було погашено у гривні. Входимо до меню «
Операция → Операция (бухгалтерский и налоговый учет)» і створюємо новий документ. На закладці «Бухгалтерский учет» уводимо проводку Дт 3722 — Кт 3721, як субконто вказуємо працівника, щодо якого здійснюємо перезалік, та суму проводки. На закладці «Налоговый учет» указуємо дебет рахунка «ВП» та суму, розраховану за середньозваженим курсом. Інакше кажучи, у податковому обліку сума гривень, зазначена в операції, має відповідати сумі гривень у залишку (рис. 6 на с. 17). 
Щоб пересвідчитися у правильності проведення операцій, сформуємо звіт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету», вибравши рахунок 372 (рис. 7), і звіт «Оборотно-сальдовая ведомость по счету (налоговый учет)» вибравши рахунок «ВП» (рис. 8).
Переглянувши звіти, ми бачимо, що розрахунки з підзвітною особою як у бухгалтерському, так і в податковому обліку закрито, а отже, ми все зробили правильно. Чекаємо ваших листів на електронну адресу редакції
id@bk.factor.ua. Успіхів у роботі!
