Регистры оперативного учета
 | Большинство бухгалтеров, использующих «1С:Предприятие», понимают, как работает та часть системы, которая отвечает непосредственно за бухгалтерский учет. Однако в этой программе есть и другие способы решения бухгалтерских задач, причем механизмы эти более гибкие, чем сама система бухгалтерского учета. Один из таких механизмов — регистры оперативного учета, о которых и пойдет речь в этой статье. Алексей ШАМАРИН, специалист по внедрению «1С:Предприятия», тел.: (063) 721-26-24, e-mail: deryni@yandex.ru |
Прежде всего разберемся, зачем бухгалтеру нужны регистры и должен ли он понимать механизм их работы. Здесь ситуация такова: если вы пользуетесь программой «Бухгалтерский учет для Украины» версии 7.7, регистры вам не нужны, хотя бы потому, что в ней они попросту недоступны.
В программе «Бухгалтерия для Украины» версии 8.х (типовая конфигурация) регистры применяют для накопления всевозможной вспомогательной информации. Поэтому умение работать с ними становится для бухгалтера актуальной задачей, хотя и не основной.
В более сложных продуктах (например, «Комплексная конфигурация», «Производство + Услуги + Бухгалтерия», «Торговля + Склад» версии 7.7, «Управление торговым предприятием», «Управление торговлей», «Управление производственным предприятием» версии 8.х) понимание механизма работы регистров становится ключевым не только для задач управленческого, но и бухгалтерского учета.
Что такое регистры?
Регистры в программе «1С:Предприятие» — это таблицы данных, где накапливается учетная информация. В каком-то смысле они похожи на классическую систему бухгалтерского учета, но имеют ряд важных отличий. Вот на этом вопросе я предлагаю остановиться подробнее и сравнить регистры с системой бухгалтерского учета программы «1С:Предприятие».
В основе бухгалтерского учета в «1С» лежит план счетов, каждый из которых отвечает за отдельные участки учета. К любому счету можно подключить один или несколько списков (так называемый
субконто). Использование таких списков позволяет организовать гибкую систему аналитического учета, получать данные с разной степенью детализации. Для записи информации на бухгалтерские счета используют проводки . Их формируют вручную или с помощью документов. Обороты и остатки по счетам в программе «1С» получают через специальный механизм бухгалтерских итогов. Работа с этим механизмом доступна только программисту. На основании движений по счетам и бухгалтерских итогов строят систему отчетов. Таким образом, схему работы системы бухгалтерского учета можно представить диаграммой, как на рис. 1. 
Описанный механизм организации учета прост, понятен и позволяет решить любые бухгалтерские задачи. Но практика показывает, что его сложно применить к задачам
управленческого учета. Главным образом потому, что он рассчитан на бухгалтеров. Тем, кто далек от бухгалтерского учета, нужна система попроще. Собственно для этого и были придуманы регистры.Итак, регистр — это таблица, где есть три вида «колонок»:
1)
измерения — отвечают за аналитический учет;2)
ресурсы — служат для накопления количественных показателей;3)
реквизиты — нужны для хранения дополнительной информации.Структура такой таблицы соответствует участку учета, за которую она отвечает. В отличие от бухгалтерского учета, где есть единый план счетов, в оперативном учете каждый регистр отвечает за свой участок учета. В этом смысле регистр может заменить сразу несколько бухгалтерских счетов.
Например, в типовых конфигурациях есть регистры для учета операций с ТМЦ, взаиморасчетов с покупателями и т. п. Все они имеют разную структуру. Ее определяет программист на этапе создания системы, причем в любой момент он может вводить новые регистры, редактировать и удалять существующие. Поэтому в типовых конфигурациях в управленческом учете нет отчета типа «
Оборотно-сальдовая ведомость» или «Журнал-ордер». Поскольку один участок учета принципиально отличается от другого, для них используются совершенно разные отчеты, например «Остатки на складе» или «Взаиморасчеты». Такой подход позволяет программисту более гибко настраивать механизмы защиты информации, строить системы для пользователей, не знакомых с бухгалтерским учетом, создавать системы, где нет корреспонденции счетов, использовать большее количество разрезов аналитики.Данные в регистры записываются документами. Эти данные принято называть
движениями регистра. В «1С» версии 7.7 ручная корректировка регистров недопустима. В программе версии 8.х регистры можно править вручную. Если движение ведет к увеличению остатков регистра, оно считается приходным, иначе — расходным. Понятие прихода и расхода в целом аналогично понятию дебета и кредита в бухгалтерии. Но в бухгалтерии проводка по дебету ведет к увеличению сальдо только для активных счетов. В оперативном учете приходное движение по регистру всегда ведет к увеличению остатка, а расходное — к его уменьшению.В отличие от бухгалтерского учета,
в регистрах нет механизма двойной записи. Движения регистров похожи на проводки по забалансовым счетам, которые можно делать без указания дебета и кредита проводки. Благодаря этому можно, например, оприходовать товар от поставщика и сделать так, чтобы задолженность перед ним не возникала. Или, скажем, списать товар «в никуда». С одной стороны, это дает дополнительную гибкость при разработке продуктов. С другой — требует повышенного внимания при разработке структуры регистров и описании движений, выполняемых документами.Для получения данных по остаткам и оборотам регистров применяют механизм, аналогичный бухгалтерским итогам. Его используют в своей работе только программисты.
В версии 7.7 различают
регистры остатков (в «1С» версии 8.х их называют регистрами накопления) и регистры оборотов.Регистры остатков позволяют получать итоговые данные на определенную дату, позицию документа, а также сведения о приходе и расходе за период. Регистры оборотов содержат сводные данные по обороту за определенный период. Отличие заключается в том, что по регистру остатков можно получить сальдо на произвольный момент времени, а по регистру оборотов — только сумму оборота за какой-то период.
В табл. 1 приведена сравнительная терминология при работе с регистрами и бухгалтерскими счетами.
Таблица 1
| Регистры | Бухгалтерский учет |
| Регистр остатков | Счет или группа счетов с субконто, количеством, суммой и валютной суммой |
| Регистр оборотов | Счет или группа счетов с субконто, количеством и суммой, для которых использованы только оборотные субконто |
| Измерения | Субконто |
| Ресурсы | Количество, Сумма, Валютная сумма |
| Реквизиты | Реквизиты проводки |
| Движения | Проводки |
| Нет аналога | Двойная запись |
| Приход, Расход | Дебет, Кредит |
| Остатки на дату | Сальдо |
| Обороты за период | Дебетовый и кредитовый оборот |
Рассмотрим вкратце принцип учета ТМЦ на основе регистров оперативного учета. Наверняка многие из вас видели карточку складского учета. Эта карточка заводится для каждого товара на складе. В ней есть название товара, партия, склад хранения. Кроме того, в ней записаны все приходные и расходные движения по данному товару, а также остаток после каждого движения. По образу и подобию этой карточки программист создает регистр «
Остатки товаров». Измерениями в нем будут атрибуты «Товар», «Склад» и «Партия», ресурсами — «Количество» и «Сумма». Можно добавить еще дополнительную сумму в валюте управленческого учета (скажем, в долларах) и НДС при покупке. Кроме того, в реквизиты регистра мы можем записать курс валюты на момент приобретения и реализации товара. Тогда таблица движений по регистру «Остатки товаров» может выглядеть так:Таблица 2
| Вид | Товар | Склад | Партия | К-во | Сумма | Сумма дол. | Курс | Документ |
| + | Краска | Главный | ПН № 10 | 10,000 | 160,00 | 20,00 | 8,00 | Прих. накл. № 10 |
| - | Краска | Главный | ПН № 10 | 5,000 | 80,00 | 10,00 | 8,10 | Расх. накл. № 12 |
| - | Краска | Главный | ПН № 10 | 3,000 | 48,00 | 6,00 | 8,00 | Перемещение № 2 |
| + | Краска | Магазин | ПН № 10 | 3,000 | 48,00 | 6,00 | 8,00 | Перемещение № 2 |
По реестру мы видим, что товар «Краска» был оприходован, продан и перемещен. В результате на складе «Главный», осталось 2 единицы товара на сумму 36 грн. или 4 дол. На складе «Магазин» остаток составил 3 единицы на сумму 48 грн. или 6 дол.
По сути, приведенная таблица движений аналогична журналу проводок за тем исключением, что в ней нет двойной записи.
Вместе с регистром остатков программист создает регистр «
Продажи». В нем он будет накапливать данные о продажах, но уже в другом разрезе учета. Пример движений в таком регистре показан в табл. 3.Таблица 3
| Товар | Склад | Покупатель | К-во | Сумма | Сумма дол. | Прод. сумма | Курс | Документ |
| Краска | Главный | ООО «Добро» | 5,000 | 80,00 | 10,00 | 120,00 | 8,10 | Расх. накл. № 12 |
Обратите внимание, что в регистре «
Продажи» нет колонки «Вид». Это потому, что регистр оборотный. В нем нет прихода и расхода. Этот регистр предназначен для построения отчета о продажах. Более того, такие документы, как «Приходная накладная» или «Перемещение», в регистре «Продажи» движений не создают. Опять-таки, по той причине, что регистр этот предназначен для накопления данных только о продажах товаров.По данным указанных регистров программист может построить отчеты. Так, для регистра «
Остатки товаров» это будет отчет, где есть начальные и конечные остатки, а также приход и расход. Такой отчет будет аналогичен оборотно-сальдовой ведомости по счету.По регистру «
Продажи» можно получить только отчет с объемами реализации товара. Поскольку «Продажи» — оборотный регистр, прямого аналога отчета по оборотному регистру в бухгалтерском учете не существует. Единственный похожий пример — это забалансовые счета ВД и ВР, по которым остатки не накапливаются, а суммируются только обороты. Поэтому, хотя в оборотно-сальдовой ведомости по этим счетам и видны сальдо начальное, конечное, обороты по дебету и кредиту, информативной является только одна колонка — дебета и (или) кредита.Итоговый отчет можно построить и сгруппировать по любому измерению регистра. Например, получить остатки в целом по товару, по товару и складам, по товару и партиям и т. д. Аналогично отчет по продажам можно сформировать по товару, по товару и покупателю. Одним словом, использовать любые сочетания измерений регистра.
В программе «1С» версии 8.х есть и другие разновидности регистров. Поскольку они не имеют прямого отношения к оперативному учету, подробно рассматривать эти регистры мы не будем. Ограничимся только их кратким перечислением.
Регистры сведений
. Отличительная особенность этих регистров — в них нет механизма работы с итогами. Они предназначены в основном для накопления справочной, а не учетной информации. Поскольку в справочниках программы «1С» версии 8.х не предусмотрены периодические реквизиты, их с успехом заменяют периодические регистры сведений.Регистры бухгалтерии
. Эти регистры, по сути, являются аналогом журнала проводок в программе «1С» версии 7.7. Регистры данного типа предназначены для хранения бухгалтерских проводок и получения итоговых показателей по бухгалтерскому учету.Регистры расчета
. Представляют собой аналог журнала расчетов в программе «1С» версии 7.7. Этот тип регистров предназначен для накопления результатов периодических расчетов.
Зачем бухгалтеру регистры?
Поначалу может показаться, что вся эта информация по регистрам, конечно, интересна. Но ее практическое применение непонятно. На самом деле это не так. В типовых конфигурациях программы «1С» версии 7.7 «Комплексная» и «Производство + Услуги + Бухгалтерия» на регистрах строится не только управленческий, но и бухгалтерский учет. Если же говорить об «1С» версии 8.х, то здесь регистры используются еще активнее. Поэтому понимание регистров оперативного учета является ключевым моментом для практикующего бухгалтера.
Посмотрим, какие регистры реально работают в типовых конфигурациях. Начнем с программы «1С» версии 7.7, перечень регистров которой показан в табл. 4.
Таблица 4
| Название регистра | Назначение | Аналог в бухгалтерском учете конфигурации «Комплексная» | Аналог в бухгалтерском учете конфигурации «Производство» |
| Остатки | Учет остатков товаров (ТМЦ) только в количественном выражении по складам, фирмам | Количественный учет, счет 281 | Количественный учет, счета учета ТМЦ |
| Резервы | Учет резервирования товаров для последующей продажи | Не имеет | Не имеет |
| Партии | Суммовой и количественный учет товаров (ТМЦ) по складам, фирмам, партиям, поставщикам. Учет товаров, переданных и принятых на комиссию. При этом учет партий по складам может быть отключен | Счет учета товаров 28, счет учета принятых на комиссию товаров | Счета учета ТМЦ |
| Взаиморасчеты покупателей | Учет взаиморасчетов с покупателями в разрезе договоров, фирм, документов торгового кредита, ставок НДС | Счета учета взаиморасчетов с покупателями, где учет ведется по заказам | Счета учета взаиморасчетов с покупателями, где учет ведется по заказам |
| Взаиморасчеты поставщиков | Учет взаиморасчетов с поставщиками в разрезе договоров, фирм, документов торгового кредита, ставок НДС | Счета учета взаиморасчетов с поставщиками, где учет ведется по заказам | Счета учета взаиморасчетов с поставщиками, где учет ведется по заказам |
| Обороты | Учет закупок и продаж ТМЦ в разрезе покупателей, поставщиков, фирм, мест хранения, менеджеров и др. | Частично счет 702, но прямого аналога нет | Частично счет 702, но прямого аналога нет |
| Производственные затраты (только в конфигурации ПУБ) | Учет фактических прямых затрат в производстве в разрезе продукции, заказов, подразделений, фирм, материалов | Счет 23 | Счет 23 |
| Выпуск продукции (только в конфигурации ПУБ) | Учет выпуска продукции | Не имеет | Не имеет |
| Нормативные затраты (только в конфигурации ПУБ) | Учет нормативных затрат в производстве | Не имеет | Не имеет |
В этих конфигурациях применена такая схема учета: вначале документ формирует движения по регистрам, и только потом на основании этих движений строятся бухгалтерские проводки. Поэтому когда у бухгалтера что-то «не идет» на таких участках учета, как производство, учет товаров (ТМЦ) или взаиморасчеты, начинать нужно с анализа соответствующих отчетов оперативного учета (партии товаров, взаиморасчеты и т. п.). Ошибки искать нужно именно здесь.
Если говорить об «1С» версии 8.х, то в ней система регистров намного сложнее. Например, для учета партий ТМЦ в управленческом и налоговом учете применены отдельные регистры. Для взаиморасчетов используется своя система регистров. Есть также регистры для переданных, принятых товаров, амортизации основных средств в управленческом учете, для учета движения денежных средств по статьям затрат и т. п. Конечно, большая часть регистров относится исключительно к управленческому учету. Но есть и такие, которые влияют на налоговый и бухгалтерский учет.
Учетных регистров в конфигурациях «Управление торговым предприятием» и «Управление производством» так много, что для их описания потребуется специальный цикл статей. Используются регистры также и в конфигурации «Бухгалтерский учет». Здесь они отслеживают движения ТМЦ, взаиморасчеты с сотрудниками, служат для определения первого события по НДС, учета основных фондов.
Чтобы увидеть, какие движения выполнил документ в регистрах, нужно сделать так.
В программе «1С» версии 7.7
В журнале документов нажать кнопку «
Печать движений» или выбрать «Действия» — «Движения документа» для самого документа. Другой способ: в журнале щелкнуть правой кнопкой по документу, выбрать из контекстного меню «Движения документа», а затем указать нужный регистр. Последний метод доступен в любых конфигурациях программы, в том числе и не типовых.В программе «1С» версии 8.х
В списке документов нажать на панели управления документом (вверху) «
Перейти», затем «Движения документа по регистрам». Можно с помощью этой же кнопки выбрать конкретный регистр и увидеть движения только по нему. Для этого нужно нажать «Перейти» и в списке выбрать нужный регистр. То же самое можно сделать прямо из открытого документа.
Выводы
Регистры оперативного учета — важный механизм программы «1С:Предприятие». Он активно используется в оперативном учете в типовых конфигурациях «1С» версий 7.7. Еще больше они задействованы в программе «1С» версии 8.х.
Данные, накопленные в регистрах, служат основой для бухгалтерского и налогового учета. Поэтому понимание принципов работы регистров важно и для практикующего бухгалтера.
Сами по себе регистры представляют собой таблицы, где в различных разрезах накапливается учетная информация. Затем эта информация попадает в отчеты.
В каждой типовой конфигурации используются свои регистры оперативного учета. Структура регистров в разных конфигурациях отличается. Бухгалтеру важно знать, какие именно регистры используются в конфигурации «1С», которая работает на его предприятии, как данные из этих регистров влияют на бухгалтерский учет, и наконец — какие отчеты можно использовать, чтобы видеть движения в регистрах оперативного учета.
Успешной работы! Жду ваших писем, предложений и замечаний на
bk@id.factor.ua или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum .
