Регістри оперативного обліку
 | Більшість бухгалтерів, які використовують «1С:Підприємство», розуміють, як працює та частина системи, що відповідає безпосередньо за бухгалтерський облік. Проте в цій програмі є й інші способи вирішення бухгалтерських завдань, причому ці механізми навіть гнучкіші, ніж сама система бухгалтерського обліку. Один з таких механізмів — регістри оперативного обліку, про які і йтиметься у цій статті. Олексій ШАМАРІН, спеціаліст із впровадження «1С:Підприємства», тел.: (063) 721-26-24, e-mail: deryni@yandex.ru |
Перш за все розберемося, навіщо бухгалтеру потрібні регістри і чи мусить він розуміти механізм їх роботи. Тут ситуація така: якщо ви користуєтеся програмою «Бухгалтерський облік для України» версії 7.7, регістри вам не потрібні хоча б тому, що в ній вони просто недоступні.
У програмі «Бухгалтерія для України» версії 8.х (типова конфігурація) регістри застосовують для накопичення всілякої допоміжної інформації. Тому вміння працювати з ними стає для бухгалтера актуальним завданням, хоча й не основним.
У складніших продуктах (наприклад, «Комплексна конфігурація», «Виробництво + Послуги + Бухгалтерія», «Торгівля + Склад» версії 7.7, «Управління торговельним підприємством», «Управління торгівлею», «Управління виробничим підприємством» версії 8.х) розуміння механізму роботи регістрів стає ключовим для завдань не лише управлінського, а й бухгалтерського обліку.
Що таке регістри?
Регістри у програмі «1С:Підприємство» — це таблиці даних, де накопичується облікова інформація. В якомусь розумінні вони схожі на класичну систему бухгалтерського обліку, але мають низку важливих відмінностей. Саме це питання я пропоную розглянути докладніше та порівняти регістри із системою бухгалтерського обліку програми «1С:Підприємство».
В основу бухгалтерського обліку в «1С» покладено план рахунків, кожен з яких відповідає за окремі ділянки обліку. До будь-якого рахунка можна підключити один або кілька списків (так звані
субконто). Використання таких списків дозволяє організувати гнучку систему аналітичного обліку, отримувати дані з різним ступенем деталізації. Для запису інформації на бухгалтерські рахунки використовують проводки. Їх формують уручну або за допомогою документів. Обороти й залишки по рахунках у програмі «1С» отримують через спеціальний механізм бухгалтерських підсумків. Робота з цим механізмом доступна лише програмісту. На підставі рухів на рахунках та бухгалтерських підсумків будують систему звітів. Таким чином, схему роботи системи бухгалтерського обліку можна показати у вигляді діаграми, як на рис. 1. 
Описаний механізм організації обліку простий, зрозумілий та дозволяє вирішити будь-які бухгалтерські завдання. Але практика показує, що його важко застосувати до завдань управлінського обліку головним чином тому, що він розрахований на бухгалтерів. Людям, далеким від бухгалтерського обліку, потрібна простіша система. Власне, для цього й було вигадано регістри.
Отже, регістр — це таблиця, де є три види «колонок»:
1) виміри — відповідають за аналітичний облік;
2) ресурси — застосовуються для накопичення кількісних показників;
3) реквізити — потрібні для зберігання додаткової інформації.
Структура такої таблиці властива для ділянки обліку, за яку вона відповідає. На відміну від бухгалтерського обліку, де існує єдиний план рахунків, в оперативному обліку кожен регістр відповідає за свою ділянку обліку. При такому підході регістр може замінити відразу кілька бухгалтерських рахунків.
Наприклад, у типових конфігураціях є регістри для обліку операцій з ТМЦ, взаєморозрахунків з покупцями тощо. Усі вони мають різну структуру, яку визначає програміст на етапі створення системи, причому в будь-який момент він може запроваджувати нові регістри, редагувати і видаляти існуючі. Тому в типових конфігураціях в управлінському обліку немає звіту на кшталт «Оборотно-сальдовая ведомость» або «Журнал-ордер». Оскільки одна ділянка обліку принципово відрізняється від іншої, для них використовуються абсолютно різні звіти, наприклад «Остатки на складе» або «Взаиморасчеты». Такий підхід дозволяє програмісту гнучкіше настроювати механізми захисту інформації, будувати системи для користувачів, не знайомих з бухгалтерським обліком, створювати системи, де немає кореспонденції рахунків, використовувати більшу кількість розрізів аналітики.
Дані до регістрів записуються документами. Ці дані прийнято називати рухами регістру. В «1С» версії 7.7 ручне коригування регістрів неприпустиме. У програмі версії 8.х регістри можна правити вручну. Якщо рух спричинює збільшення залишків регістру, він вважається прибутковим, інакше — видатковим. Поняття надходження і витрачання в цілому аналогічні поняттю дебету і кредиту в бухгалтерії. Але в бухгалтерії проводки по дебету спричинюють збільшення сальдо тільки для активних рахунків. В оперативному обліку прибутковий рух по регістру завжди веде до збільшення залишку, а видатковий — до його зменшення.
На відміну від бухгалтерського обліку, у регістрах немає механізму подвійного запису. Рухи регістрів схожі на проводки на позабалансових рахунках, які можна здійснювати без зазначення дебету і кредиту проводки. Завдяки цьому можна, наприклад, оприбуткувати товар від постачальника і зробити так, щоб заборгованість перед ним не виникала, або, скажімо, списати товар «у нікуди». З одного боку, це дає додаткову гнучкість при розробленні продуктів. З іншого — вимагає підвищеної уваги при розробленні структури регістрів та описі рухів, що виконуються документами.
Для отримання даних щодо залишків та оборотів регістрів застосовують механізм, аналогічний бухгалтерським підсумкам. Його використовують у своїй роботі лише програмісти.
У версії 7.7 розрізняють регістри залишків (в «1С» версії 8.х їх називають регістрами накопичення) і регістри оборотів.
Регістри залишків дозволяють отримувати підсумкові дані на певну дату, позицію документа, а також відомості про надходження та витрачання за період. Регістри оборотів містять зведені дані щодо обороту за певний період. Відмінність полягає в тому, що з регістру залишків можна отримати сальдо на довільний момент часу, а з регістру оборотів — лише суму обороту за певний період.
У табл. 1 наведено порівняльну термінологію при роботі з регістрами і бухгалтерськими рахунками.
Таблиця 1
| Регістри | Бухгалтерський облік |
| Регістр залишків | Рахунок або група рахунків із субконто, кількістю, сумою та валютною сумою |
| Регістр оборотів | Рахунок або група рахунків із субконто, кількістю та сумою, для яких використано тільки оборотні субконто |
| Виміри | Субконто |
| Ресурси | Кількість, Сума, Валютна сума |
| Реквізити | Реквізити проводки |
| Рухи | Проводки |
| Немає аналога | Подвійний запис |
| Надходження, Витрачання | Дебет, Кредит |
| Залишки на дату | Сальдо |
| Обороти за період | Дебетовий та кредитовий оборот |
Розглянемо стисло принцип обліку ТМЦ на підставі регістрів оперативного обліку. Напевно, багато хто з вас бачив картку складського обліку. Ця картка заводиться для кожного товару на складі. У ній зазначено назву товару, партію, склад зберігання. Крім того, у ній записано всі прибуткові та видаткові рухи щодо цього товару, а також залишок після кожного руху. За аналогією цієї картки програміст створює регістр «
Остатки товаров». Вимірами в ньому будуть атрибути «Товар», «Склад» і «Партия», ресурсами — «Количество» і «Сумма». Можна додати ще додаткову суму у валюті управлінського обліку (скажімо, у доларах) та ПДВ при купівлі. Крім того, до реквізитів регістру ми можемо записати курс валюти на момент придбання та реалізації товару. Тоді таблиця рухів по регістру «Остатки товаров» може мати такий вигляд:Таблиця 2
| Вид | Товар | Склад | Партія | К-ть | Сума | Сума, дол. | Курс | Документ |
| + | Фарба | Головний | ПН № 10 | 10,000 | 160,00 | 20,00 | 8,00 | Приб. накл. № 10 |
| - | Фарба | Головний | ПН № 10 | 5,000 | 80,00 | 10,00 | 8,10 | Вид. накл. № 12 |
| - | Фарба | Головний | ПН № 10 | 3,000 | 48,00 | 6,00 | 8,00 | Переміщення № 2 |
| + | Фарба | Магазин | ПН № 10 | 3,000 | 48,00 | 6,00 | 8,00 | Переміщення № 2 |
З реєстру ми бачимо, що товар «Фарба» було оприбутковано, продано та переміщено. У результаті на складі «Головний» залишилися дві одиниці товару на суму 36 грн., або 4 долари. На складі «Магазин» залишок склав три одиниці на суму 48 грн., або 6 доларів.
За сутністю наведена таблиця рухів аналогічна журналу проводок за тим винятком, що в ній немає подвійного запису.
Разом із регістром залишків програміст створює регістр «
Продажи». У ньому він накопичуватиме дані про продажі, але вже в іншому розрізі обліку. Приклад рухів у такому регістрі показано в табл. 3.Таблиця 3
| Товар | Склад | Покупець | К-ть | Сума | Сума, дол. | Прод. сума | Курс | Документ |
| Фарба | Головний | ТОВ «Добро» | 5,000 | 80,00 | 10,00 | 120,00 | 8,10 | Вид. накл. № 12 |
Зверніть увагу, що в регістрі «
Продажи» немає колонки «Вид». Це тому, що регістр є оборотним. У ньому немає надходження та витрачання. Цей регістр призначено для побудови звіту про продажі. Більше того, такі документи, як «Приходная накладная» або «Перемещение», у регістрі «Продажи» рухів не створюють знову-таки з тієї причини, що цей регістр призначено для накопичення даних лише щодо продажів товарів.За даними зазначених регістрів програміст може побудувати звіти. Так, для регістру «
Остатки товаров» це буде звіт, де є початкові та кінцеві залишки, а також надходження та витрачання. Такий звіт буде аналогічний оборотно-сальдовій відомості по рахунку.З регістру «
Продажи» можна отримати лише звіт з обсягами реалізації товару, оскільки «Продажи» — оборотний регістр. Прямого аналога звіту за оборотним регістром у бухгалтерському обліку не існує. Єдиний схожий приклад — це позабалансові рахунки ВД і ВВ, на яких залишки не накопичуються, а підсумовуються тільки обороти. Тому, хоча в оборотно-сальдовій відомості на цих рахунках і можна побачити сальдо початкове, кінцеве, обороти по дебету і кредиту, інформативною є лише одна колонка — дебету та (або) кредиту.Підсумковий звіт можна побудувати і згрупувати за будь-яким виміром регістру. Наприклад, отримати залишки в цілому щодо товару, щодо товару і складів, щодо товару і партій тощо. Аналогічно звіт щодо продажів можна сформувати стосовно товару, щодо товару і покупця, одним словом, використовувати будь-які поєднання вимірів регістру.
У програмі «1С» версії 8.х є й інші різновиди регістрів. Оскільки вони прямо не стосуються оперативного обліку, докладно розглядати ці регістри ми не будемо, а обмежимося тільки їх стислим переліченням.
Регістри відомостей
. Відмітна особливість цих регістрів — відсутність механізму роботи з підсумками. Їх призначено переважно для накопичення довідкової, а не облікової інформації. Оскільки в довідниках програми «1С» версії 8.х не передбачено періодичних реквізитів, їх успішно замінюють періодичні регістри відомостей.Регістри бухгалтерії
. Ці регістри, по суті, є аналогом журналу проводок у програмі «1С» версії 7.7. Регістри цього типу призначено для зберігання бухгалтерських проводок та отримання підсумкових показників у бухгалтерському обліку.Регістри розрахунку
. Є аналогом журналу розрахунків у програмі «1С» версії 7.7. Цей тип регістрів призначено для накопичення результатів періодичних розрахунків.
Навіщо бухгалтеру регістри?
Спочатку може здатися, що вся ця інформація у регістрах, звичайно, є цікавою, але її практичне застосування незрозуміло. Насправді це не так. У типових конфігураціях програми «1С» версії 7.7 «Комплексна» та «Виробництво + Послуги + Бухгалтерія» (ВПБ) на регістрах будується не лише управлінський, а й бухгалтерський облік. Якщо ж говорити про «1С» версію 8.х, то тут регістри використовуються ще активніше. Тому розуміння регістрів оперативного обліку є ключовим моментом для бухгалтера-практика.
Подивимося, які регістри реально працюють у типових конфігураціях. Почнемо з програми «1С» версії 7.7, перелік регістрів якої показано в табл. 4.
Таблиця 4
| Назва регістру | Призначення | Аналог у бухгалтерському обліку конфігурації «Комплексна» | Аналог у бухгалтерському обліку конфігурації «Виробництво» |
| Залишки | Облік залишків товарів (ТМЦ) лише в кількісному виразі за складами, фірмами | Кількісний облік, рахунок 281 | Кількісний облік, рахунки обліку ТМЦ |
| Резерви | Облік резервування товарів для подальшого продажу | Не має | Не має |
| Партії | Сумовий та кількісний облік товарів (ТМЦ) за складами, фірмами, партіями, постачальниками. Облік товарів, переданих та прийнятих на комісію. При цьому облік партій за складами може бути відключено | Рахунок обліку товарів 28, рахунок обліку прийнятих на комісію товарів | Рахунки обліку ТМЦ |
| Взаєморозрахунки покупців | Облік взаєморозрахунків з покупцями в розрізі договорів, фірм, документів торговельного кредиту, ставок ПДВ | Рахунки обліку взаєморозрахунків з покупцями, де облік ведеться за замовленнями | Рахунки обліку взаєморозрахунків з покупцями, де облік ведеться за замовленнями |
| Взаєморозрахунки постачальників | Облік взаєморозрахунків з постачальниками в розрізі договорів, фірм, документів торговельного кредиту, ставок ПДВ | Рахунки обліку взаєморозрахунків з постачальниками, де облік ведеться за замовленнями | Рахунки обліку взаєморозрахунків з постачальниками, де облік ведеться за замовленнями |
| Обороти | Облік закупівель та продажів ТМЦ у розрізі покупців, постачальників, фірм, місць зберігання, менеджерів тощо | Частково рахунок 702, але прямого аналога немає | Частково рахунок 702, але прямого аналога немає |
| Виробничі витрати (лише в конфігурації ВПБ) | Облік фактичних прямих витрат у виробництві в розрізі продукції, замовлень, підрозділів, фірм, матеріалів | Рахунок 23 | Рахунок 23 |
| Випуск продукції (лише в конфігурації ВПБ) | Облік випуску продукції | Не має | Не має |
| Нормативні витрати (лише в конфігурації ВПБ) | Облік нормативних витрат у виробництві | Не має | Не має |
У цих конфігураціях застосовано таку схему обліку: спочатку документ формує рухи по регістрах і лише згодом на підставі цих рухів будуються бухгалтерські проводки. Тому коли в бухгалтера щось «не йде» на таких ділянках обліку, як виробництво, облік товарів (ТМЦ) або взаєморозрахунки, починати потрібно з аналізу відповідних звітів оперативного обліку (партії товарів, взаєморозрахунки тощо). Помилки слід шукати саме тут.
Якщо говорити про «1С» версію 8.х, то в ній система регістрів набагато складніша. Наприклад, для обліку партій ТМЦ в управлінському та податковому обліку застосовано окремі регістри. Для взаєморозрахунків використовується своя система регістрів. Є також регістри для переданих, прийнятих товарів, амортизації основних засобів в управлінському обліку, обліку руху грошових коштів за статтями витрат тощо. Звичайно, більша частина регістрів стосується виключно управлінського обліку. Але є й такі, що впливають на податковий та бухгалтерський облік.
Облікових регістрів у конфігураціях «Управління торговельним підприємством» та «Управління виробництвом» так багато, що для їх опису буде потрібен спеціальний цикл статей. Використовуються регістри також і в конфігурації «Бухгалтерський облік». Тут вони відстежують рухи ТМЦ, взаєморозрахунки з працівниками, застосовуються для визначення першої події з ПДВ, обліку основних фондів.
Щоб побачити, які рухи зробив документ у регістрах, потрібно виконати такі дії.
У програмі «1С» версії 7.7
У журналі документів натиснути на кнопку «
Печать движений» чи вибрати «Действия» — «Движения документа» для самого документа. Інший спосіб: у журналі клацнути правою кнопкою по документу, вибрати з контекстного меню «Движения документа», а потім указати потрібний регістр. Останній метод доступний у будь-яких конфігураціях програми, у тому числі й нетипових.У програмі «1С» версії 8.х
У списку документів на панелі управління натиснути на документ (угорі) «
Перейти», потім — на «Движения документа по регистрам». Можна за допомогою саме цієї кнопки вибрати конкретний регістр і побачити рухи лише в ньому. Для цього потрібно натиснути на опцію «Перейти» і вибрати в списку потрібний регістр. Те саме можна зробити безпосередньо з відкритого документа.
Висновки
Регістри оперативного обліку — важливий механізм програми «1С:Підприємство». Він активно використовується в оперативному обліку в типових конфігураціях «1С» версій 7.7. Ще більше вони задіяні в програмі «1С» версії 8.х.
Дані, накопичені в регістрах, є підґрунтям для бухгалтерського та податкового обліку. Тому розуміння принципів роботи регістрів важливе і для бухгалтера-практика.
Самі по собі регістри є таблицями, де в різних розрізах накопичується облікова інформація. Потім ця інформація потрапляє до звітів.
У кожній типовій конфігурації використовуються свої регістри оперативного обліку. Структура регістрів у різних конфігураціях відрізняється. Бухгалтеру важливо знати, які саме регістри використовуються в конфігурації «1С», що працює на його підприємстві, як дані з цих регістрів впливають на бухгалтерський облік, і нарешті — які звіти можна використовувати, щоб відстежувати рухи в регістрах оперативного обліку.
Успішної роботи! Чекаю ваших листів, пропозицій та зауважень на
bk@id.factor.ua або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum .
