Правовые системы «Динай»: простой поиск нужной информации
 | Мы продолжаем цикл публикаций, посвященных эффективному использованию справочно-правовых систем «Динай». В «Б & К» № 21, 2010 речь шла о справочной информации, архиве и документах пользователя. Сегодня мы рассмотрим инструменты, помогающие работать непосредственно с документом. Анна СТЕПАНЕЦ, руководитель Центра обучения Компании «Динай» |
«Комментарий»
Как уже говорилось ранее, одной из отличительных черт правовых систем «Динай» является
интеллектуальная обработка, которой подвергается каждый документ. Первым ее этапом является определение тематических разделов динамического интеллектуального классификатора для каждого документа. Второй этап — определение влияния на другие документы (внесение изменений, отмена и т. п.). Для наиболее важных и значимых документов следующим этапом является написание аналитиком комментария.Формат написания комментария предполагает анализ документа и сравнение его с другими нормативными актами. В комментарии кратко излагается суть документа, отмечаются противоречия с другими документами, если таковые имеются, поясняются особенности юридического применения всего нормативного акта или отдельных его частей, даются ссылки на другие документы, указываются сведения об официальных публикациях документа, порядке вступления в силу.
Если документ вносит изменения в другие нормативные акты, аналитик излагает суть изменений и их последствия. В таких случаях комментарии особенно полезны — пользователю не придется самому разбираться, какой пункт и где поменялся, и что это влечет за собой.
Комментарий включается в систему
одновременно с комментируемым документом и «привязывается» к нему. Благодаря этому комментарий всегда можно открыть одним лишь щелчком мыши по кнопке «Комментарии»
в левой вертикальной панели документа (рис. 1). Если комментариев для данного документа нет, то кнопка «Комментарии» тоже отсутствует. Кроме того, сразу после написания комментарий попадает на сайт Компании «Динай» www.dinai.com в раздел «Новости законодательства On-line». Рекомендуем всегда знакомиться с комментарием к документу. Это поможет сэкономить время и глубже разобраться в смысле документа и его связях с другими нормативными актами.
Обратите внимание, что комментарий пишется сразу после появления документа, поэтому не всегда в нем можно встретить данные об официальной публикации — ее на момент создания комментария еще просто могло не быть. Со временем, когда нормативный акт будет официально опубликован, информация об официальном издании, в котором он опубликован раньше, чем в других, о номере выпуска и дате публикации будет занесена в
справку о документе.Пример:
появился новый Закон Украины о внесении изменений, текст которого выглядит примерно, так как показано на рис. 1. Чтобы не тратить время и не разбираться самостоятельно, как повлияет на смысл документов изъятие этих фраз, достаточно открыть комментарий экспертов и узнать суть изменений и их последствия — все это кратко, в доступной форме. 
Справка о документе
Это еще один информационный ресурс, который призван облегчить работу с документом. Для вызова справки о документе необходимо нажать кнопку «
Справка»
в левой вертикальной панели документа. В результате вместо текста документа откроется информационное окно, в котором отобразятся следующие данные: — категория документа (нормативный, ненормативный (т. е. справочный), консультация);
— тип документа;
— органы издания (их может быть и несколько — в случае совместных межведомственных нормативов);
— название документа и номер(а) документа (аналогично — каждый из органов издания может присвоить свой номер согласно своей внутренней регламентации);
— дата принятия;
— дата и номер регистрации в Минюсте (эти данные будут отображаться только для документов, зарегистрированных в Минюсте);
— официальная публикация;
— наличие документа в правовых системах (логотип системы, в котором содержится данный документ, — информация полезна в тех случаях, когда у пользователя установлено несколько СПС);
— перечень тематических разделов, в которых находится документ. Это помогает определить, какие еще вопросы регулирует документ, упрощает в дальнейшем его поиск, поиск подзаконных актов или других документов по интересующему вопросу.
Мы рассмотрели содержание справки к
нормативному документу. Соответственно справка для консультации и справочной информации будет содержать другие данные.Для
консультации справочная информация будет состоять из следующих данных: категория документа; название консультации; номер издания; издание; дата издания; автор; наличие в правовых системах; тематические разделы.Для
справочной информации: категория документа, название документа, наличие в правовых системах и тематические разделы.К примеру, справка к Закону Украины «О налоге на добавленную стоимость» покажет нам, в каком официальном издании закон опубликован раньше, чем в других изданиях, а также, в каких специализированных правовых системах он находится и в каких разделах (рис. 2).
В тоже время справка к документу может помочь быстро определить тематическое содержание документа, даже не изучая его текст. Например, в справке к Закону Украины «О языках в Украинской ССР» (рис. 3) видно, к каким тематикам отнесли эксперты Компании «Динай» этот документ. Значит, он регулирует отношения в этих сферах. При необходимости можно найти эти тематики в интеллектуальном классификаторе и изучить интересующую тему более подробно.
Гипертекстовые ссылки
Гипертекстовые ссылки
можно назвать поистине глобальным изобретением информационной эпохи, которые многократно ускорили и упростили поиск нужной информации. В эру Интернета и других информационных технологий невозможно обойтись без гипертекстовых связей между разными данными. Естественно, этот механизм задействован и в компьютерных правовых системах по законодательству от Компании «Динай».Гиперссылки расставлены
в каждой информационной единице СПС (в каждом документе, в каждой редакции, в каждом комментарии и обзоре, в каждой справке и в каждом бланке для печати, в каждой консультации).Определить гиперссылку визуально очень легко — это текст синего цвета с подчеркиванием. Так, в системах «Динай» выделяются названия или реквизиты нормативных актов, а также названия консультаций и справок, упоминаемых в других документах.
Гиперссылки позволяют:
— найти нужный документ по консультации, по справочной информации, по обзору или комментарию, по изменяющему документу и т. п.;
— связать между собой
утверждающие (приказы, постановления, указы) и утверждаемые (порядки, положения, инструкции, методики и т. д.) документы;— связать между собой
старые и новые редакции законов и других нормативных актов, полностью изложенных в новой редакции, которые в системах «Динай» в некоторых случаях подключены как отдельные документы;— связать между собой нормативный акт и документ, который не вносит изменения, но содержит
очень важную информацию касательно него. Например, официальные объявления об обжаловании нормативного акта, письма уполномоченных органов о разъяснении спорных моментов. К примеру, возле письма, разъясняющего дату вступления в силу документа, ставится примерно такая пометка: [Додатково див. Лист Міністерства юстиції України N 11268-0-33-09-34 від 19.08.2009 р.]);— выбирать нужный формат формы для печати (Word, Excel или Excel с формулами), а также нормативные акты и консультации по заполнению формы из информационной карточки бланка;
— связать между собой несколько
справочных материалов, касающихся одной темы;— переходить в любой документ, упоминаемый в консультации, в справочной информации, в обзоре или комментарии, в нормативном акте. Обратите внимание, что при переходе на нормативный акт по гиперссылке возможно его открытие в
старой редакции (в зависимости от того, в какой период времени ссылались на этот текст другие документы). В таком случае на экране у пользователя появится предупреждение о том, что документ открывается в не действующей на данный момент редакции (рис. 4). 
Бывают случаи, когда из текста явно не следует, на какой именно документ он ссылается (в частности, когда не указано достаточное количество реквизитов для его идентификации). В таких ситуациях наши специалисты проводят дополнительную аналитическую обработку документа, определяют, на что он ссылается, и расставляют соответствующие гиперссылки.
Обратите внимание, что документ, открываемый по гиперссылке, может открыться как в том же окне, так и в отдельном. По умолчанию документы открываются в том же окне, а навигация по ним (переход с одного документа на другой) возможна при помощи кнопок в 
верхней панели инструментов. В той же панели инструментов есть кнопка «Открыть в новом окне» 
. Если ее нажать, то каждый новый документ будет открываться в отдельном окне.
Ссылки с документа/на документ
Эта функция помогает быстро определить все документы,
которые ссылаются на данный файл, а также увидеть перечень всех документов, на которые ссылается данный файл. Что примечательно: в перечнях «Ссылки с документа»
, «Ссылки на документ» 
отображаются абсолютно все документы любых категорий (нормативные, справочные, консультации), что дает пользователю возможность открыть любую информацию, связанную с этим документом. Как это сделать? В левой вертикальной панели документа находятся кнопки: «
Ссылки с документа» и «Ссылки на документ» (эти кнопки присутствуют, если в документе есть ссылки на другие тексты, и если существуют документы, ссылающиеся на данный). Если нажать на одну из этих кнопок, вместо текста документа откроется информационное окно с перечнем названий документов. При этом первыми в списке будут стоять нормативные акты, затем консультации, а в конце — справочная информация. Таким образом, этот механизм помогает связать между собой информацию из всех трех блоков. Нажав на название интересующего документа, можно вызвать его текст в этом же либо в отдельном окне.На рис. 5 показано, как выглядит перечень текстов, ссылающихся на данный документ. Как видите, с помощью этого инструмента легко найти консультацию, в которой упоминается документ, а также справочную информацию.
Поиск внутри текста документа
Просмотр документов в системах «Динай» возможен в одном из двух режимов:
— «
Быстрый просмотр» документы отображаются с помощью встроенного просмотрщика Dinai Viewer;— «
Оригинал» — документы отображаются с помощью установленного на компьютере MS Word или Excel.В режиме «
Быстрый просмотр» к услугам пользователей представлен уникальный разработанный Компанией «Динай» механизм поиска внутри текста. Впервые в Украине реализован поиск не только по одному слову или словосочетанию, но и по фразе из текста, в том числе с учетом наличия одного или нескольких (до пяти) промежуточных слов.Путем нажатия кнопки 
на панели инструментов вызывается окно поиска, которое содержит две закладки: «
На закладке «Поиск по фразе» в строку поиска вводят предполагаемую фразу. Если нужно найти эту фразу во всех падежах, в множественном и единственном числе, то отмечаем опцию «С разными окончаниями». Если мы допускаем, что искомые слова могут быть частью других слов, которые тоже нам интересны, то указываем опцию «В составе других слов». Если нужно найти все вариации этой фразы (т. е. различные комбинации заданных слов), можно отметить «Слова во фразе могут располагаться в произвольном порядке». Ну и конечно же уникальная возможность — отметить количество допускаемых промежуточных слов или их отсутствие.
На второй закладке «Поиск по отдельным словам» (рис. 6) можно задать от одного до пяти слов, которые по очереди будут найдены в тексте. Вводить нужно только одиночные слова, текст с точками, пробелами и другими знаками не допускается. Так же, как и в предыдущем окне, можно выбрать опцию «С разными окончаниями» и «В составе других слов».
После того, как интересующие комбинации слов будут заданы, надо нажать кнопку «Найти», вследствие чего будет найден первый искомый фрагмент. Для дальнейшего поиска надо нажимать на кнопку «Повторить последний поиск» (маленький бинокль, который станет активным в иконке 
на панели инструментов).
Обратите внимание, что в режиме просмотра «Оригинал» доступна стандартная поисковая система слов внутри текста, которая вызывается той же кнопкой на панели инструментов или комбинацией клавиш «Ctrl+H». Открывается стандартное поисковое окно программы Word (рис. 7), с помощью которого можно найти лишь одно слово, точное словосочетание или одну часть слова.
Например, нам нужно найти документ, содержащий фразу «13) надходження від розміщення в установах банків тимчасово вільних бюджетних коштів, які обліковуються на рахунках Державного казначейства України;». При указании в строке поиска фразы «тимчасово вільних бюджетних коштів» найденный элемент подсвечивается пунктиром и цветом (рис. 8). При нажатии на кнопку «Повторить последний поиск» мы переходим к следующему слову из строки поиска.
Использование функции «Слова во фразе могут располагаться в произвольном порядке» даст нам уникальную возможность находить текст без знания точного расположения его в тексте. И даже поменяв слова в нашем примере, мы все равно находим нужный текст (рис. 9).
Если же в тексте между словами, которые мы ищем, располагается еще какое-то слово, то для положительного результата укажем, что искать надо с учетом промежуточных слов.
Например, мы ищем упоминания о «тимчасово вільних коштах». Но в таком виде эта фраза в тексте не встречается. Для успешного поиска укажем, что допускается определенное количество промежуточных слов между искомыми словами (рис. 10). В результате программа отыщет нужный фрагмент текста с учетом того, что слово «бюджетних» игнорируется.
Как видите, с помощью поиска в СПС от компании «Динай» можно не только кратко представить масштабы изменений в законодательных актах, заглянув в «Комментарий», но и буквально найти иголку в стоге сена. Главное — знать, как искать.
