Правові системи «Дінай»: простий пошук потрібної інформації
 | Ми продовжуємо цикл публікацій, присвячених ефективному використанню довідково-правових систем «Дінай». У попередньому номері йшлося про довідкову інформацію, архів та документи користувача. Сьогодні розглянемо інструменти, що допомагають працювати безпосередньо з документом. Ганна СТЕПАНЕЦЬ, керівник Центру навчання Компанії «Дінай» |
Коментарі
Як уже зазначалося, однією з відмітних рис правових систем «Дінай» є інтелектуальна обробка, якої зазнає кожен документ.
Першим її етапом є визначення тематичних розділів динамічного інтелектуального класифікатора для кожного документа. Другий етап — визначення впливу на інші документи (унесення змін, скасування тощо). Для найбільш важливих та найбільш значущих документів наступним етапом є написання аналітиком коментаря.Формат написання коментаря передбачає аналіз документа і порівняння його з іншими нормативними актами. У коментарі стисло викладається суть документа, зазначаються суперечності з іншими документами, якщо такі є, пояснюються особливості юридичного застосування всього нормативного акта чи окремих його частин, даються посилання на інші документи, наводяться відомості про офіційні публікації документа, порядок набуття чинності.
Якщо документ уносить зміни до інших нормативних актів, аналітик викладає суть змін та їх наслідки. У таких випадках коментарі особливо корисні — користувачу не доведеться самостійно розбиратися, який пункт і де змінився і до чого це призвело.
Коментар підключається до системи
одночасно з документом, що коментується, і «прив’язується» до нього. Завдяки цьому коментар завжди можна відкрити одним лише клацанням миші по кнопці «Комментарии»
у лівій вертикальній панелі документа (див. рис. 1). Якщо коментарів для цього документа немає, то кнопка «Комментарии» теж відсутня. Крім того, відразу після написання коментар потрапляє на сайт Компанії «Дінай» www.dinai.com до розділу «Новости законодательства On-line». 
Рекомендуємо завжди знайомитися з коментарем до документа. Це допоможе заощадити час і при цьому глибше розібратися в змісті документа і його зв’язках з іншими нормативними актами.
Зверніть увагу, що коментар пишеться відразу після появи документа, тому не завжди в ньому можна знайти дані про офіційне опублікування — на момент створення коментаря його ще просто могло не бути. З часом, коли нормативний акт буде офіційно опубліковано, інформацію про офіційне видання, в якому його опубліковано раніше, ніж в інших, про номер випуску й дату публікації буде занесено до довідки про документ .
Приклад.
З’явився новий Закон України про внесення змін, текст якого має приблизно такий вигляд, як показано на рис. 1. Щоб не гаяти часу та не розбиратися самостійно, як вплине на зміст документів вилучення цих фраз, достатньо відкрити коментар експертів і дізнатися про суть змін та їх наслідки — усе це стисло, у доступній формі.
Довідка про документ
Це ще один інформаційний ресурс, що має на меті полегшити роботу з документом. Для виклику довідки про документ необхідно натиснути на кнопку «
Справка»
у лівій вертикальній панелі документа. У результаті замість тексту документа відкриється інформаційне вікно, в якому відображатимуться такі дані: — категорія документа (нормативний, ненормативний (тобто довідковий), консультація);
— тип документа;
— органи видання (їх може бути й декілька в разі спільних міжвідомчих нормативів);
— назва і номер(и) документа (аналогічно — кожен з органів видання може присвоїти свій номер згідно зі своєю внутрішньою регламентацією);
— дата прийняття;
— дата і номер реєстрації в Мін’юсті (ці дані відображатимуться лише для документів, зареєстрованих у Мін’юсті);
— офіційне опублікування;
— наявність документа в правових системах (логотип системи, в якій міститься цей документ, — інформація корисна в тих випадках, коли у користувача встановлено кілька спеціалізованих правових систем (далі — СПС));
— перелік тематичних розділів, в яких знаходиться документ. Це допомагає визначити, які ще питання регулює документ, спрощує його подальший пошук, пошук підзаконних актів чи інших документів з питання, що цікавить.
Ми розглянули зміст довідки до
нормативного документа. Відповідно довідка для консультації та довідкової інформації міститиме інші дані.Для
консультації довідкова інформація складатиметься з таких даних: категорія документа; назва консультації; номер видання; видання; дата видання; автор; наявність у правових системах; тематичні розділи.Для
довідкової інформації: категорія документа, назва документа, наявність у правових системах і тематичні розділи.Наприклад, довідка до Закону про ПДВ покаже нам, в якому офіційному виданні закон опубліковано раніше, ніж в інших виданнях, а також в яких СПС він знаходиться та в яких розділах (див. рис. 2).
Водночас довідка до документа може допомогти швидко визначити тематичний зміст документа, навіть не вивчаючи його текст. Наприклад, у довідці до Закону про мови (рис. 3) видно, до яких тематик віднесли експерти Компанії «Дінай» цей документ. Отже, він регулює відносини в цих сферах. За необхідності можна знайти ці тематики в інтелектуальному класифікаторі та вивчити тему, що цікавить, докладніше.
Гіпертекстові посилання
Гіпертекстові посилання
можна назвати насправді глобальним винаходом інформаційної епохи, який набагато прискорив і спростив пошук потрібної інформації. В еру Інтернету та інших інформаційних технологій неможливо обійтися без гіпертекстових зв’язків між різними даними. Звичайно, цей механізм задіяно і в комп’ютерних правових системах щодо законодавства від Компанії «Дінай».Гіперпосилання розставлено
в кожній інформаційній одиниці СПС (у кожному документі, у кожній редакції, у кожному коментарі та огляді, у кожній довідці та в кожному бланку для друкування, у кожній консультації).Визначити гіперпосилання візуально дуже легко — це текст синього кольору з підкресленням. Так у системах «Дінай» виділяються назви чи реквізити нормативних актів, а також назви консультацій та довідок, що згадуються в інших документах.
Гіперпосилання дозволяють:
— знайти потрібний документ за консультацією, за довідковою інформацією, за оглядом чи коментарем, за змінюючим документом тощо;
— зв’язати між собою
затверджуючі (накази, постанови, укази) та затверджувані (порядки, положення, інструкції, методики тощо) документи;— зв’язати між собою
старі та нові редакції законів та інших нормативних актів, повністю викладених у новій редакції, які в системах «Дінай» у деяких випадках підключено як окремі документи;— зв’язати між собою нормативний акт і документ, що не вносить зміни, але містить
дуже важливу інформацію щодо нього. Наприклад, офіційні оголошення про оскарження нормативного акта, листи уповноважених органів про роз’яснення спірних моментів. Так, біля листа, що роз’яснює дату набуття чинності документом, ставиться приблизно така позначка: [Додатково див. Лист Міністерства юстиції України № 11268-0-33-09-34 від 19.08.2009 р.];— вибирати потрібний формат форми для друкування (Word, Excel чи Excel з формулами), а також нормативні акти і консультації щодо заповнення форми з інформаційної картки бланка;
— зв’язати між собою кілька
довідкових матеріалів, що стосуються однієї теми;— переходити до будь-якого документа, що згадується в консультації, у довідковій інформації, в огляді чи коментарі, у нормативному акті. Зверніть увагу, що при переході на нормативний акт за гіперпосиланням можливе його відкриття
у старій редакції (залежно від того, в який період часу посилалися на цей текст інші документи). У такому разі на екрані у користувача з’явиться попередження про те, що документ відкривається в редакції, що не діє на поточний момент (рис. 4). 
Трапляються випадки, коли з тексту явно не видно, на який саме документ він посилається (зокрема, коли не зазначено достатню кількість реквізитів для його ідентифікації). У таких ситуаціях наші фахівці здійснюють додаткову аналітичну обробку документа, визначають, на що він посилається, і розставляють відповідні гіперпосилання.
Зверніть увагу, що документ, який відкривається за гіперпосиланням, може відкритися як у тому самому вікні, так і в окремому. За умовчанням документи відкриваються в тому самому вікні, а навігація по них (перехід з одного документа до іншого) можлива за допомогою кнопок 
у верхній панелі інструментів. У тій самій панелі інструментів є кнопка «Открыть в новом окне» 
. Якщо на неї натиснути, то кожен новий документ відкриватиметься в окремому вікні.
Посилання з документа/на документ
Ця функція допомагає швидко визначити всі документи,
що посилаються на конкретний файл, а також побачити перелік усіх документів, на які посилається цей файл. Що варте уваги: у переліках «Ссылки с документа», «Ссылки на документ» відображаються абсолютно всі документи будь-яких категорій (нормативні, довідкові, консультації), що дає користувачу можливість відкрити будь-яку інформацію, пов’язану з цим документом. Як це зробити?У лівій вертикальній панелі документа знаходяться кнопки: «
Ссылки с документа»
і «Ссылки на документ» 
(ці кнопки наявні, якщо в документі є посилання на інші тексти та якщо існують документи, які посилаються на конкретний). Якщо натиснути на одну з цих кнопок, замість тексту документа відкриється інформаційне вікно з переліком назв документів. При цьому першими в списку стоятимуть нормативні акти, потім — консультації, а наприкінці — довідкова інформація. Таким чином, цей механізм допомагає зв’язати між собою інформацію з усіх трьох блоків. Натиснувши на назву документа, що цікавить, можна викликати його текст у цьому самому чи в окремому вікні. На рис. 5 показано, який вигляд має перелік текстів, що посилаються на конкретний документ. Як бачите, за допомогою цього інструменту легко знайти консультацію, в якій згадується документ, а також довідкову інформацію.
Пошук усередині тексту документа
Перегляд документів у системах «Дінай» можливий в одному з двох режимів:
— «
Быстрый просмотр» — документи відображаються за допомогою вбудованого переглядача Dinai Viewer;— «
Оригинал» — документи відображаються за допомогою встановленого на комп’ютері MS Word або Excel.У режимі «
Быстрый просмотр» до послуг користувачів пропонується унікальний, розроблений Компанією «Дінай» механізм пошуку всередині тексту. Уперше в Україні реалізовано пошук не лише за одним словом або словосполученням, а й за фразою з тексту, у тому числі з урахуванням наявності одного або декількох (до п’яти) проміжних слів.Шляхом натиснення на кнопку 
на панелі інструментів викликається вікно пошуку, що містить дві закладки: «
На закладці «Поиск по фразе» до рядка пошуку вводять передбачувану фразу. Якщо потрібно знайти цю фразу в усіх відмінках, у множині та однині, то позначаємо опцію «С разными окончаниями». Якщо ми допускаємо, що шукані слова можуть бути частиною інших слів, які теж нам цікаві, то вказуємо опцію «В составе других слов». Якщо потрібно знайти всі варіації цієї фрази (тобто різні комбінації заданих слів), можна позначити «Слова во фразе могут располагаться в произвольном порядке». Ну і, звичайно ж, унікальна можливість — указати на кількість проміжних слів, що допускаються, або їх відсутність.
На другій закладці «Поиск по отдельным словам» (рис. 6) можна задати від одного до п’яти слів, які по черзі буде знайдено в тексті. Уводити потрібно лише одиночні слова, текст із крапками, пробілами та іншими знаками не допускається. Так само, як і в попередньому вікні, можна вибрати опцію «С разными окончаниями» та «В составе других слов».
Після того як комбінації слів, що цікавлять, буде задано, потрібно натиснути на кнопку «Найти», унаслідок чого буде знайдено перший шуканий фрагмент. Для подальшого пошуку потрібно натискувати на кнопку «Повторить последний поиск» (маленький бінокль, що стане активним на іконці 
на панелі інструментів).
Зверніть увагу, що в режимі перегляду «Оригинал» доступна стандартна пошукова система слів усередині тексту, що викликається тією самою кнопкою на панелі інструментів чи комбінацією клавіш «Ctrl+H». Відкривається стандартне пошукове вікно програми Word (рис. 7), за допомогою цього інструменту пошуку можна знайти лише одне слово, точне словосполучення чи одну частину слова.
Наприклад, нам потрібно знайти документ, що містить фразу «13) надходження від розміщення в установах банків тимчасово вільних бюджетних коштів, які обліковуються на рахунках Державного казначейства України;». При зазначенні в рядку пошуку фрази «тимчасово вільних бюджетних коштів» знайдений елемент підсвічується пунктиром та кольором (рис. 8). При натисненні на кнопку «Повторить последний поиск» ми переходимо до наступного слова з рядка пошуку.
Використання функції «Слова во фразе могут располагаться в произвольном порядке» дасть нам унікальну можливість знаходити текст без знання точного розташування його в документі. І навіть змінивши слова в нашому прикладі, ми все одно знаходимо потрібний текст (рис. 9).
Якщо ж у тексті між словами, які ми шукаємо, міститься ще якесь слово, то для позитивного результату вкажемо, що потрібно шукати з урахуванням проміжних слів.
Наприклад, ми шукаємо згадки про «тимчасово вільні кошти». Але в такому вигляді ця фраза в тексті не зустрічається. Для успішного пошуку зазначимо, що допускається певна кількість проміжних слів між шуканими словами (рис. 10). У результаті програма відшукає потрібний фрагмент тексту з урахуванням того, що слово «бюджетні» ігнорується.
Як бачите, за допомогою пошуку в ДПС від компанії «Дінай» можна не лише уявити масштаби змін у законодавчих актах, заглянувши в «Коментарі», а й знайти голку в скирті сіна, головне — знати, як шукати.
