Из Excel — в презентацию
Уважаемая редакция! Мне поручили сделать презентацию в программе PowerPoint. Исходные данные для нее (таблицы и диаграммы) подготовлены в программе Excel. Попробовал перенести эти данные из Excel в PowerPoint через буфер обмена и столкнулся с проблемой. При вставке некоторых таблиц по непонятной для меня причине изменяется высота строк, ширина колонок и т. п., хотя в Excel все выглядит безупречно. Подскажите, как быть в этой ситуации? Есть ли способ решить проблему «малой кровью»? Заранее спасибо.
В. Серебряков, г. Харьков
Отвечает Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства
Такая проблема есть, и связана она с преобразованием данных. Что происходит на самом деле? Вы копируете в буфер фрагмент листа Excel. Затем вызываете PowerPoint и нажимаете кнопку «
Вставить». Программа извлекает данные из буфера (а это объект «Лист MS Office Excel») и пытается преобразовать их в таблицу PowerPoint. Именно здесь и возникает описанная проблема. Выход прост: выбрать способ переноса, не требующий преобразования. Например, вставить данные в PowerPoint как рисунок. Вариантов здесь много, вот некоторые из них.Способ 1. Преобразование таблицы Excel в рисунок средствами PowerPoint:
1) открываем документ Excel, выделяем область таблицы;
2) копируем ее в буфер обмена («
Ctrl+C»);3) переключаемся в PowerPoint, нажимаем «
Правка → Специальная вставка». Появится окно, как на рис. 1. Чтобы отказаться от преобразования данных, выбираем любой из вариантов: «Рисунок (Метафайл Windows)», «Рисунок (расширенный метафайл)», «Независимый от устройства растр», «Растр». На слайде появится таблица в виде рисунка.
Важно!
Внедрив таблицу Excel на слайд в виде рисунка, вы не сможете менять ее содержимое, например ввести новые данные или исправить текст. Все, что можно сделать с рисунком, — это увеличить или уменьшить его размер, откорректировать яркость, контрастность и т. п. Чтобы изменить данные на слайде PowerPoint, вернитесь в Excel, откорректируйте таблицу и заново вставьте ее в виде рисунка.Способ 2. Преобразование таблицы в рисунок средствами Excel:
1) открываем документ, выделяем диапазон на рабочем листе;
2) удерживая клавишу «Shift», вызываем меню «Правка → Копировать рисунок…». Появится окно, изображенное на рис. 2;
3) выбираем вариант представления рисунка и нажимаем «
ОК»;4) переключаемся в PowerPoint, вставляем данные из буфера обмена. На слайде появится таблица в виде рисунка.
Пару слов о параметрах окна «
Копировать рисунок». Переключатель «Вид» позволяет отрегулировать качество конечного изображения, т. е. его разрешение. Вариант «как на экране» соответствует низкому разрешению. Для презентации его вполне хватает. Вариант «как на печати» позволяет снимать изображения с высоким качеством.Через переключатель «
Формат» вы можете задать тип изображения, которое попадет в буфер обмена. В положении «растровый» в буфере будет рисунок таблицы в виде множества точек. Исправлять данные в таком рисунке средствами PowerPoint нельзя. Можно изменить только размер, яркость, контрастность и т. п.Важно!
При увеличении растрового рисунка качество его ухудшится, края станут размытыми.Выбрав вариант «
векторный», вы запишете в буфер данные в виде так называемого метафайла Windows. В этом случае рисунок будет состоять из графических примитивов (линий, дуг), в таком рисунке сохранятся символы. Векторный рисунок не боится масштабирования, и при увеличении изображения качество его не пострадает. Более того, векторный рисунок можно исправить средствами PowerPoint. Разницу между описанными вариантами я покажу на таком примере:1) откройте таблицу Excel, выделите фрагмент рабочего листа;
2) удерживая «
Shift», вызовите меню «Правка → Копировать рисунок…»;3) в окне на рис. 2 установите параметры «
как на экране» и «растровый»;
4) переключитесь на PowerPoint, вставьте на слайд содержимое буфера обмена («
Ctrl+V»). На слайде появится изображение таблицы;5) щелкните на изображении правой кнопкой мыши — появится контекстное меню, как на рис. 3. Оно характерно для растрового рисунка. Пункт «
Группировка» недоступен. Единственное, что можно сделать, — это вызвать «Формат рисунка» или панель настройки изображения;
6) выберите «
Формат рисунка» — появится окно настройки изображения;7) щелкните на закладке «
Размер» и установите параметр «Масштаб» равным «200%» (по ширине и по высоте). Рисунок стал больше, но качество его ухудшилось;8) вернитесь в программу Excel. Выделите тот же блок рабочего листа;
9) удерживая «
Shift», вызовите меню «Правка → Копировать рисунок…»;10) в окне на рис. 2 установите параметры «
как на экране» и «векторный»;11) переключитесь на программу PowerPoint, вставьте на слайд содержимое буфера обмена («
Ctrl+V»);12) щелкните на вставленном изображении правой кнопкой мыши. Состав контекстного меню изменился. Стали доступны пункты «
Группировка», «Изменить изображение»;13) щелкните на изображении правой кнопкой мыши, выберите пункт «
Формат рисунка» — появится окно параметров рисунка;14) щелкните на закладке «
Размер», установите «Масштаб» равным «200%». Рисунок увеличился, но качество осталось прежним. Это хорошо видно на рис. 4. На нем слева показан результат увеличения растрового рисунка, а справа — те же действия для векторного рисунка;
15) выберите из контекстного меню «
Группировка → Разгруппировать». PowerPoint предложит преобразовать импортированный рисунок в формат MS Office. Соглашаемся с этим предложением;16) еще раз делаем «
Группировка → Разгруппировать». Ячейки таблицы превратятся в надписи. Теперь с каждой надписью можно работать отдельно: выделить в ней тест, изменить его цвет, переопределить параметры шрифта и т. д.Конечно, есть и другие способы перенести данные в PowerPoint в виде рисунка. Но я думаю, что рассмотренных вариантов более чем достаточно для решения проблемы.
Удачных презентаций! Жду ваших вопросов, замечаний и предложений на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Удачной работы!
