Учет спецодежды
Наше предприятие запускает новое производство, которое связано с тяжелыми условиями труда. Согласно законодательству работники, занятые на таких работах, должны быть обеспечены спецодеждой. Подскажите, как ее учитывать в «1С: Бухгалтерии 8»?
В. Лозовская, г. Кривой Рог
Отвечает Анна САРАЕВА, экономист-аналитик Издательского дома «Фактор»
В принципе никаких особых трудностей операции по учету спецодежды вызвать не должны, поскольку весь процесс в программе достаточно автоматизирован.
П
окупкаПриобретение спецодежды оформляется документом «
Поступление товаров и услуг». Вид операции будет зависеть от предполагаемого срока использования спецодежды.Напомню, что сроки эксплуатации спецодежды, которая выдается штатным работникам предприятия безвозмездно, определяют, как правило, на основании типовых (отраслевых) норм бесплатной выдачи одежды. Если срок полезного использования спецодежды больше года — ее относят к малоценным необоротным материальным активам (далее — МНМА) и приходуют операцией «
Оборудование», если меньше — к МБП и вид операции будет «Покупка, комиссия». В нашем примере спецодежда относится к МНМА, поэтому в табличной части документа «Поступление товаров и услуг» мы работаем с закладкой «Оборудование» (рис. 1).
Совет
Для учета спецодежды в справочнике «Номенклатура» создайте одноименную группу.Обратите внимание: если при создании нового элемента номенклатуры не изменить счета учета, то в документ в реквизит «Счет учета» автоматически подставляется субсчет 221 (он подходит в том случае, если мы приходуем МБП). Для МНМА счет учета нужно вручную заменить на субсчет 1531, также нужно изменить и значение в реквизите «Статья прироста/убыли запасов». Но если большинство спецодежды приходуется как МНМА, то постоянно менять значения этих реквизитов — очень утомительное занятие. К тому же спецодежда покупается не так уж часто и можно попросту забыть о необходимости что-то изменять. Если у вас дела обстоят именно таким образом, советую воспользоваться настройкой счетов учета. Вот как это сделать:
1) заходим в справочник «Номенклатура»;
2) щелкаем мышкой на группе «Спецодежда» и в верхнем меню окна выбираем пункт «Перейти», вариант «Счета учета номенклатуры»;
3) в окне регистра сведений «Счета учета номенклатуры» нажимаем кнопку «Добавить»;
4) в открывшемся окне указываем следующие значения:
— в графе «Номенклатура» группу «Спецодежда»;
— в графе «Счет учета» из Плана счетов выбираем субсчет 1531;
— в разделе «Параметры налогового учета» в графе «Ст. прироста — убыли запасов» из справочника «Статьи налоговых деклараций» статью «Материальн.ценности ст-тью не более 1000 грн. и сроком исп. более 365 дней» (рис. 2 на с. 34).
5) сохраняем изменения.
В налоговом учете согласно п.п. 5.4.1 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий (в редакции Закона Украины от 22.05.97 г. № 283/97-ВР)» от 28.12.94 г. № 334/94-ВР (далее — Закон о налоге на прибыль) расходы налогоплательщика на обеспечение наемных работников специальной одеждой, обувью, обмундированием, необходимыми для выполнения профессиональных обязанностей,
включаются в состав валовых расходов по перечню, установленному Кабинетом Министров Украины. В данном случае речь идет о Перечне, утвержденном постановлением Кабмина от 27.06.2003 г. № 994, разрешающем включать в состав валовых расходы на обеспечение работников спецодеждой в пределах установленных норм.Таким образом, в валовые расходы можно относить только стоимость спецодежды в пределах норм и перечней, установленных нормативно-правовыми актами. Правда, при этом нужно помнить о правиле, изложенном в п. 2 Перечня № 994, в соответствии с которым суммы расходов на охрану труда, которые являются составляющей частью подготовки, организации и ведения производства, учитываются в составе валовых расходов
только один раз. Другими словами, отразив стоимость спецодежды в составе валовых расходов в качестве расходов на охрану труда по п.п. 5.4.1, их нельзя повторно отражать в налоговом учете по п.п. 5.2.1.
Передача в эксплуатацию
Передача спецодежды в эксплуатацию в «1С: Бухгалтерии 8» будет зависеть от того, к какому виду актива эту спецодежду отнесли. Разбить ее на подгруппы можно по следующим признакам:
— спецодежда, ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) которой больше одного года и стоимость которой превышает порог «малоценности»*, установленный в учетной политике предприятия, относится к
основным средствам (далее — ОС);* Обычно предприятия ориентируются на стоимостную границу в 1000 грн., установленную Законом о налоге на прибыль в налоговом учете для отнесения активов к основным фондам.
— предметы рабочей одежды, ожидаемый срок полезного использования которых более одного года (или операционного цикла, если он более года) и первоначальная стоимость которых меньше установленного самим предприятием стоимостного признака, относят к
МНМА;— отдельные предметы рабочей одежды, которые используются не более одного года или нормального операционного цикла (если он более одного года), относят к
МБП.В таблице приведены документы, которыми спецодежда передается в эксплуатацию в зависимости от того, к какому виду актива она отнесена.
Таблица
| № п/п | Вид актива | Документ ввода в эксплуатацию | Счет учета |
| 1 | МБП | «Передача малоценных активов в эксплуатацию» | 22 |
| 2 | МНМА | 112 | |
| 3 | ОС | «Ввод ОС в эксплуатацию» | 109 |
Документ «
Передача малоценных активов в эксплуатацию» можно ввести на основании документа «Поступление товаров и услуг». В табличной части на закладке «Малоценные активы» указывают работников, которым предоставляется спецодежда, а также ее назначение использования. Под последним подразумеваются параметры использования переданных в эксплуатацию малоценных активов (МНМА или МБП, срок полезного использования и пр.).Итак, дважды щелкнув мышкой в графе «
Назначение использования», мы откроем одноименный справочник. Новый элемент в нем создается с помощью клавиши «Insert». Рассмотрим, какую именно информацию хранит данный справочник.В справочнике «
Назначение использования» (рис. 3) реквизит «Вид малоценного актива» указывает на то, к какой категории будет относиться актив по назначению использования: малоценный быстроизнашивающийся предмет, малоценный необоротный актив или библиотечный фонд. А это, в свою очередь, влияет на счет учета его в эксплуатации. Так, для МНМА счет учета в эксплуатации (реквизит «Счет передачи») будет 1122 «Малоценные необоротные материальные активы». Эти счета подставляются по умолчанию при изменении вида актива.
Для МБП счета учета в эксплуатации не задаются, так как в отличие от основных средств, к которым относится МНМА, МБП при вводе в эксплуатацию списываются с баланса по полной стоимости, и в дальнейшем их учет ведется лишь по местам хранения.
Реквизит «
Способ отражения расходов» является обязательным для заполнения. В нем указывают, на какие счета, в какой пропорции и с какой аналитикой списывать суммы расходов по амортизации. Создадим в справочнике запись «Ремонтный участок» и в ней укажем, что затраты стоит списать на счет 91 в пропорции 80 % на затраты Цеха № 1 и 20 % — на Цех № 2 (см. рис. 3).Совет
В ситуации, когда вводится в эксплуатацию несколько малоценных активов с разными сроками полезного использования или с разными способами отражения расходов, следует создать несколько типов назначения использования по количеству уникальных сроков использования и способов отражения расходов.Заполнив табличную часть, проводим документ. В итоге будут сформированы проводки, представленные на рис. 4. Как видите, стоимость спецодежды списывается на затраты путем начисления 100 % амортизации (эти данные хранятся на счете 09), причем в пропорции, указанной в способе отражения расходов. Для целей учета таких ТМЦ в эксплуатации формируется проводка в дебет забалансового счета «МЦ» в разрезе ответственных работников, вида номенклатуры и его назначения для использования.
Сразу отметим, что выданную спецодежду нельзя рассматривать как безвозмездно переданные товары. Причина в том, что спецодежда, выданная согласно Закону «Об охране труда» от 14.10.92 г. № 2694-XII и Положению «Об утверждении Положения о порядке обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты» от 24.03.2008 г. № 53 (далее — Положение № 53), является собственностью предприятия и должна быть возвращена, даже если речь идет о «сверхнормативной» спецодежде. А стало быть, выдача спецодежды не приводит к возникновению валового дохода. Поэтому на закладке «
Налоговый учет» будут сформированы лишь проводки по кредиту счета «ЗА» (запасы). Таким образом, при передаче спецодежды в эксплуатацию ее стоимость исключается из перерасчета по п. 5.9, что позволяет уменьшить размер налогооблагаемой прибыли предприятия в этом периоде.В «1С: Бухгалтерии 8» для документа «
Передача малоценных активов в эксплуатацию» предусмотрены следующие печатные формы:— форма № МШ-7 «Ведомость учета выдачи (возвращения) спецодежды, спецобуви и предохранительных устройств»;
— форма № М-11 «Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов»;
— форма № ОЗ-1 «Акт передачи-приема-передачи (внутреннего перемещения) основных средств».
Еще раз обращаю внимание, что данный документ начисляет 100 % износ МНМА, кроме того, при таком варианте учета ведется количественный учет МНМА. Если же вы хотите выбрать другой способ начисления амортизации или вести пообъектный учет, то передачу спецодежды в эксплуатацию стоит оформить документом «
Ввод ОС в эксплуатацию» с видом операции «Оборудование». В документе на закладке «Бухгалтерский учет», щелкнув мышкой в графе «Способ начисления амортизации», можно будет выбрать один из пяти способов амортизации (рис. 5 на с. 37). Не забудьте поставить флажок напротив опции «Учитывается как запас (НУ)» на закладке «Основные средства».
Если по каким-либо причинам спецодежда выдается сверх норм, то для целей налогообложения она признается использованной не в хозяйственной деятельности. Если при покупке такой спецодежды она была оприходована для использования в хозяйственной деятельности (значение в графе «
Налоговое назначение» было указано «Хоз. д-ть.»), исправить ситуацию и ввести ее в эксплуатацию как сверхнормативную можно с помощью документа «Изменение налогового назначения запасов» с видом операции «Оборудование».Обратите внимание, что не всегда выдача спецодежды сверх установленных типовых (отраслевых) норм для целей налогообложения считается сверхнормативной. О таких случаях шла речь в письме ГНАУ «Об освобождении от налогообложения стоимости спецодежды, спецобуви и других средств индивидуальной защиты» от 23.08.2005 г. № 16782/7/17-3217.
Спецодежда как ОС
Если спецодежда подпадает под критерии отнесения к ОС, то ее передача в эксплуатацию осуществляется документом «
Ввод ОС в эксплуатацию» с видом операции «Оборудование». На закладке «Бухгалтерский учет» указывают соответствующие счета, способ амортизации; флажок напротив «Учитывается как запас (НУ)» стоять не должен.
От одного ответственного лица другому
Передача спецодежды от одного работника другому оформляется документом «
Перемещение малоценных активов в эксплуатации». Его заполнение значительно упрощается, если воспользоваться механизмом ввода на основании и ввести документ на основании документа «Передача малоценных активов в эксплуатацию». В результате останется всего лишь в реквизите «Кому» указать работника из справочника «Физические лица», которому передается спецодежда. Табличная часть будет автоматически заполнена списком перемещаемых активов и их количеством.При установленном флажке «
Указывать партию» заполнение производится в разрезе партий в эксплуатации.После проведения документа в бухгалтерском учете будут сформированы проводки по перемещению спецодежды на счете «МЦ». Если при перемещении изменился счет передачи или счет амортизации (они указываются в реквизите «
Новое назначение использования»), то в бухгалтерском учете формируются корректировочные проводки по перемещению стоимости и количества материалов на новые счета, но это возможно только для малоценных необоротных активов.
Списание из эксплуатации
Спецодежда, выданная работнику, считается собственностью предприятия, учитывается как инвентарь и подлежит обязательному возврату:
— при увольнении;
— при переводе на том же предприятии на другую работу;
— по истечении срока ее ношения вместо получаемой новой спецодежды.
Невыполнение хотя бы одного из этих условий становится причиной для включения стоимости спецодежды в совокупный налогооблагаемый доход работника. Исключением является выдача одежды сверх установленных норм в случаях, предусмотренных Положением № 53. Стоимость такой спецодежды не облагается налогом с доходов.
Для списания из эксплуатации так называемых малоценных активов, к которым мы отнесли и спецодежду, предназначен документ «
Списание малоценных активов из эксплуатации» (меню «ОС → Малоценные активы»). Его можно создать путем ввода на основании (документом-основанием является «Ввод малоценных активов в эксплуатацию») или же создать новый документ.Заполняя форму документа, в шапке обязательно указывают подразделение предприятия, с которого списывают малоценный актив (рис. 6).
Чтобы заполнить документ перечнем спецодежды, по которой истек срок полезного использования, воспользуйтесь механизмом подбора по остаткам (кнопка «
Заполнить → по остаткам»). Заполнив документ, проведите его. После этого в учете будут сформированы проводки по списанию со счета «МЦ» и по закрытию амортизации (если вид списываемой спецодежды не МБП).При возврате на склад из эксплуатации спецодежды (относящейся к МБП) в состоянии, пригодном для дальнейшего использования, она приходуется по дебету счета 22 и кредиту счета 71. Операцию оприходования из эксплуатации на склад в информационной базе можно отразить, последовательно оформив документы «
Списание малоценных активов из эксплуатации» и «Оприходование товаров».
Нами рассмотрены все основные моменты оформления в «1С: Бухгалтерии 8» операций со спецодеждой. Ждем ваших вопросов!
