Темы статей

Выбрать темы

Налог на прибыль НДС РРО ЕСВ ФЛП Увольнение Штрафы НДФЛ Отпуск Единый налог Больничные Все темы

Excel 2007: сортировка данных

Редакция БК

Бухгалтер&Компьютер Январь, 2010/№ 1

Статья

Приєднуйтесь до Telegram спільноти та дізнавайтесь найважливіші новини першими!

Продолжая знакомство с Excel 2007, мы приступаем к очень важному разделу — инструментам обработки данных. Для бухгалтера эта тема чрезвычайно важна. Ведь по своей сути бухгалтерский учет не что иное, как выборки, сортировка, реорганизация данных и выполнение над ними арифметических расчетов. Журналы проводок, главная книга, реестры — все это базы данных, с которыми бухгалтер сталкивается постоянно. Размеры этих баз могут насчитывать десятки и даже сотни тысяч записей. Обработать их без компьютера просто немыслимо. Поэтому от того, какие инструменты работы с данными предложит бухгалтеру электронная таблица, насколько они будут удобны и функциональны, во многом зависит эффективность его работы. Сегодня мы посмотрим, что предложит Excel 2007 для сортировки данных. Что нового появилось в этом инструменте и как этим воспользоваться на практике.

Николай КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедры прикладной математики и информационных технологий Харьковской национальной академии городского хозяйства

Знакомство с инструментом сортировки мы начнем с определения, что такое база данных и каким требованиям она должна соответствовать. Определившись в этом вопросе, мы рассмотрим разновидности сортировок и как ими воспользоваться. Затем отдельно остановимся на новинках в Excel 2007 и завершим наш экскурс советами по работе с сортировками на практике. Итак, приступим.

Что такое база данных

База данных в Excel — это таблица из однотипных записей (строк) с одинаковой структурой, которые по смыслу образуют единый информационный массив. База может находиться в любой части таблицы. Но обычно ее принято начинать с первой строки рабочего листа. Первая запись в базе является вспомогательной. Она не содержит информации. В этой строке расположены заголовки или так называемые поля базы данных. Имена полей должны быть уникальны, пустые названия недопустимы. Под строкой заголовков находятся данные. Имя поля в базе играет такую же роль, как и адрес на рабочем листе. Адрес позволяет обратиться к элементу рабочего листа (ячейке), поле базы данных — к элементу записи.

Совет

В принципе Excel 2007 допускает использовать поля с одинаковыми именами. Но я советую этого не делать, а давать им разные названия. Это упростит работу и устранит возможную путаницу.

В качестве примера базы данных Excel можно привести фрагмент реестра, изображенный на рис. 1. Он содержит семь полей: «

N», «Дата», «НаимПредпр», «ИНН», «ОбщСум», «СумБезНДС», «НДС». Область данных здесь начинается со второй строки рабочего листа.

Важно

! Чтобы Excel мог распознать базу автоматически, в ней не должно быть пустых строк.

С базой данных мы разобрались. Пора переходить к практической работе. А начнем мы с простого, но очень полезного инструмента — сортировки.

Сортировка таблиц

Задача сортировки состоит в том, чтобы упорядочить строки базы данных по значениям так называемых ключевых полей. Эти поля вы указываете сами перед началом операции. Отсортировать таблицу можно по возрастанию или по убыванию значения ключевого поля. При сортировке цифры сравниваются по правилам арифметических операций. Сравнение текстовых полей выполняется согласно национальному алфавиту. Для логических выражений значение «

ЛОЖЬ» предшествует значению «ИСТИНА». На мой взгляд, сортировка — уникальный инструмент, ее роль в бухгалтерской практике трудно переоценить. Отсортированные таблицы удобно анализировать, в них проще находить информацию. В упорядоченной базе хорошо видны ошибки. Представьте, сколько времени вам понадобится, чтобы найти одинаковые записи из нескольких тысяч строк? Но стоит только отсортировать таблицу — и все одинаковые строки будут собраны вместе и видны как на ладони! Знакомство с сортировкой в Excel 2007 мы начнем с самого простого случая.

тандартная сортировка

Инструмент сортировки данных в Excel 2007 находится на ленте основного меню «

Главная». Он расположен в группе иконок «Редактирование» (рис. 2). Щелкаем на этой иконке левой кнопкой мыши. Раскроется меню из шести пунктов, изображенное на рис. 3. В этом меню к сортировке относятся первые три пункта. Испытаем их практически. Делаем так:

1) открываем базу данных, например как на рис. 1;

2) ставим указатель активной ячейки в колонке «

С» («НаимПредпр»);

3) открываем меню «

Главная»;

4) щелкаем левой кнопкой на иконке «

Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование». Появится выпадающее меню, подобное изображенному на рис. 3. Только его пункты будут называться так: «Сортировка от A до Я», «Сортировка от Я до А» и т. д. Это — следствие того, что Excel проанализировал содержимое ячеек в колонке «С». Он увидел, что там хранится текст, и предложил отсортировать его по алфавиту;

5) щелкаем левой кнопкой на варианте «

Сортировка от A до Я». Порядок строк в таблице изменился. Excel отсортировал таблицу по предприятиям в алфавитном порядке;

6) щелкаем на кнопке «

Отменить» или нажимаем «Ctrl+Z», чтобы восстановить исходный порядок следования строк;

7) ставим указатель активной ячейки в любом месте колонки «

Дата»;

8) щелкаем левой кнопкой на иконке «

Сортировка и фильтр» в группе «Редактирование». Появится выпадающее меню, как на рис. 3. Теперь его пункты будут называться: «Сортировка от старых к новым», «Сортировка от новых к старым» и т. д. Причина понятна: Excel обнаружил в ключевой колонке даты и предлагает отсортировать их в хронологическом порядке;

9) выбираем вариант «

Сортировка от старых к новым», таблица Excel упорядочит записи по возрастанию поля «Дата»;

10) отменяем сортировку комбинацией «

Ctrl+Z»;

11) делаем активной любую ячейку в колонке «

ОбщСум»;

12) щелкаем левой кнопкой на иконке «

Сортировка и фильтр». Название пунктов меню изменилось. Теперь это «Сортировка от минимального к максимальному» и «Сортировка от максимального к минимальному»;

13) выбираем «

Сортировка от минимального к максимальному». Строки в таблице выстроились по возрастанию общей суммы.

Настраиваемая сортировка

В предыдущем примере мы пользовались предопределенными способами сортировки. Конечно, этим не ограничены возможности Excel 2007. Более того, самые «вкусные» из этих возможностей сосредоточены в разделе «

Настраиваемая сортировка» (рис. 3). Посмотрим на них поближе. Делаем так:

1) открываем документ, изображенный на рис. 1. Ставим указатель активной ячейки в область базы данных;

2) на ленте «

Главная» в группе «Редактирование» щелкаем на иконке «Сортировка и фильтр». Откроется выпадающее меню, как на рис. 3;

3) выбираем пункт «

Настраиваемая сортировка». Появится окно, изображенное на рис. 4. Изначально в этом окне доступна одна строка «Сортировать по». Оставив в стороне некоторые элементы управления, попробуем отсортировать базу по нескольким колонкам;

4) щелкаем на списке справа от надписи «

Сортировать по». Откроется окошко с перечнем полей базы данных;

5) щелчком мыши выбираем «

Дата»;

6) щелкаем на поле «

Значения». Раскроется список из четырех элементов (рис. 4);

7) из этого списка выбираем «

Значения» — мы собираемся сортировать строки, опираясь на содержимое поля «Дата»;

8) переходим к параметру «

Порядок». Щелкаем на соответствующем списке левой кнопкой мыши. Excel предложит три варианта: «По возрастанию», «По убыванию», «Настраиваемый список…»;

9) выбираем вариант «

По возрастанию». Одно условие сортировки (по полю «Дата») у нас готово. Добавим еще две сортировки — по наименованию предприятия и по общей сумме;

10) щелкаем на кнопке «

Добавить уровень» (в верхней части окна, рис. 4). В области параметров сортировки появится новая строка. Она начинается словами «Затем по…»;

11) заполняем параметры сортировки в этой строке точно так, как мы делали уже для поля «

Дата». Только теперь выбираем сортировку по колонке «НаимПредпр» и по значениям. Направление сортировки ставим «От А до Я»;

12) щелкаем на кнопке «

Добавить уровень», формируем строку сортировки по колонке «ОбщСум» с параметрами, как показано на рис. 4;

13) нажимаем «

ОК». Фрагмент отсортированной базы показан на рис. 5.

Важно!

Запомните общее правило. Если вы явно не указали блок на рабочем листе перед началом сортировки, активная ячейка должна находиться внутри области с базой данных. В этом случае Excel сам проанализирует таблицу и выделит область для сортировки. При этом нужно проследить, чтобы в базе не было пустых записей! Если такие записи есть, Excel неправильно определит блок с данными и обработает базу только частично. Если нет уверенности, что база не содержит пустых строк, выделяйте блок явно перед тем, как отсортировать его. Это правило справедливо для всех инструментов обработки данных.

Итак, таблица отсортирована правильно, но полученный результат не впечатляет. Ненаглядно. А это значит, что порядок сортировки нужно изменить. Прежде чем сделать это, посмотрим на основные элементы управления окна сортировки, изображенного на рис. 4.

Кнопка «Добавить уровень» внедряет в окно новую строку для определения дополнительного условия сортировки. Сортировка по нескольким полям выполняется так: вначале таблица сортируется по первому ключу. Затем записи (строки таблицы) с одинаковыми значениями первого ключа сортируются по второму полю. Наконец, записи с одинаковыми значениями первого и второго ключей сортируются по третьему полю и т. д.

Важно!

В Excel 2003 и более ранних версиях программы количество уровней сортировки было строго предопределено — не более трех. В Excel 2007 такого ограничения нет. При сортировке таблицы теперь можно использовать до 64 уровней. Думаю, для реальной работы такого изобилия более чем достаточно.

В окне на рис. 4 один из уровней сортировки является текущим. Его легко увидеть — одно из полей этой строки будет выделено другим цветом. Кнопка «Удалить уровень» стирает текущую строку с условиями сортировки. Кнопка «Копировать уровень» дублирует текущую строку условий. При копировании уровня в новой строке будут в точности повторяться имя поля, направление и тип сортировки.

Важно!

При формировании условий сортировки Excel 2007 не проверяет их корректность. Например, вы можете включить сортировку по возрастанию поля «Дата». А следующим условием поставить сортировку по убыванию поля «Дата». Пока вы не начали сортировать базу, такое возможно. Но как только вы нажмете кнопку «ОК», Excel выдаст предупреждение об ошибке — в условиях сортировки дважды используется одно и то же поле.

Изменение порядка сортировки

Справа от инструмента «

Копировать уровень» расположены две иконки с изображением вертикальных стрелок. Одна кнопка называется «Вверх», другая — «Вниз». С их помощью можно изменить порядок сортировки базы данных. Посмотрим, как ими воспользоваться. Делаем так:

1) открываем документ, например как на рис. 1. Ставим указатель активной ячейки в область базы данных;

2) на ленте «

Главная» щелкаем по иконке «Сортировка и фильтр». Откроется выпадающее меню, изображенное на рис. 3;

3) выбираем пункт «

Настраиваемая сортировка». Откроется окно с условиями сортировки (рис. 4);

4) щелкаем левой кнопкой мыши на второй строке условий. В примере на рис. 4 — это сортировка по наименованию предприятия. Чтобы лишний раз не открывать список, щелчок можно делать прямо на тексте «

Затем по»;

5) нажимаем кнопку «

Вверх» (с пиктограммой «стрелка вверх»). Условие сортировки по полю «НаимПредпр» поднимется на одну позицию выше и станет первым в списке;

6) нажимаем «

ОК». Результат обработки таблицы показан на рис. 6.

В полученном отчете предприятия упорядочены по алфавиту. В пределах одной фирмы все платежи показаны в хронологическом порядке (по возрастанию дат). А вот сортировки по полю «

ОбщСум» не наблюдается… Все верно, так и должно быть. Причина в том, что мы задали не вполне корректное условие. В базе на рис. 6 для каждой даты в пределах одного предприятия фигурирует только одна сумма. Поэтому сортировать по третьему полю Excel было просто нечего. Теперь сделайте так:

1) сохраните документ и закройте его;

2) откройте документ, поставьте указатель текущей ячейки в область базы данных;

3) откройте ленту «

Главная», щелкните по иконке «Сортировка и фильтр»;

4) выберите вариант «

Настраиваемая сортировка». Посмотрите на параметры сортировки.

Важно! При записи файла на диск настройки для сортировок Excel не запоминает. Они действуют только в текущем сеансе работы. Чтобы сохранить параметры сортировки для повторного применения, преобразуйте базу данных в таблицу. Тогда при повторном открытии книги вы сможете ими воспользоваться. Это действие имеет смысл, если сортировка выполнена по нескольким критериям, на составление которых нужно потратить много времени.

Как сортировать колонки и учитывать регистр

Вернемся к окну на рис. 4. Щелкаем на кнопке «

Параметры». Откроется небольшое окно, изображенное на рис. 7. В нем три параметра.

Первый «

Учитывать регистр». Если этот флажок включен, то при сортировке по текстовым полям Excel будет смотреть на регистр символов. В этом случае, например, «Ооо ″Колорит″» будет предшествовать значению «ООО ″Колорит″».

Параметр «

Строки диапазона» означает, что базу мы сортируем по строкам. Есть возможность отсортировать базу и по колонкам. Для этого переключатель «Сортировать» нужно перевести в положение «столбцы диапазона». Попробуем этим воспользоваться. Наша задача — применить сортировку для перестановки колонок таблицы . Делаем так:

1) открываем документ с базой данных, как на рис. 1;

2) сразу после заголовков добавляем новую строку;

3) в эту строку пишем порядковые номера колонок в той последовательности, как они должны стоять в итоговой таблице. Получаем документ, как на рис. 8;

4) ставим указатель активной ячейки в область базы данных;

5) открываем ленту «

Главная», щелкаем по иконке «Сортировка и фильтр»;

6) выбираем вариант «

Настраиваемая сортировка»;

7) щелкаем на кнопке «

Параметры…» (рис. 9);

8) ставим переключатель «

Сортировать» в положение «столбцы диапазона»;

9) нажимаем «

ОК». Попадаем в окно настроек. Здесь нам нужно указать, в какой строке находятся значения для сортировки колонок. В примере на рис. 9 это вторая строка таблицы, в ней расположены порядковые номера столбцов;

10) щелкаем на списке «

Сортировать по»;

11) из предложенных вариантов выбираем значение «

Строка 2»;

12) в окне параметров сортировки нажимаем «

ОК». Таблица примет форму, как на рис. 10, — колонки документа выстроились в нужном порядке.

Совет

Используйте сортировку по столбцам, чтобы поменять местами сразу несколько колонок документа в широкой таблице.

Сортировка по цвету

Средства обработки данных в Excel 2007 получили существенное развитие по сравнению с предыдущими версиями программы. Это утверждение в полной мере относится и к инструменту сортировки. В первую очередь речь идет о возможности обрабатывать таблицы с учетом форматирования ячеек. Для бухгалтера такая возможность очень удобна. Работая с большим отчетом, вы можете выделять цветом отдельные строки и колонки таблицы — делать своего рода пометки. Например, расходы будущих периодов — выделить желтым фоном, неподтвержденные расходы — красным шрифтом и т. д. Затем, когда понадобится собрать воедино определенные категории расходов, вы сможете выполнить сортировку данных по цветам! Удивительно, почему такой удобной возможности не было в предыдущих версиях программы. Теперь посмотрим, как это выглядит на практике. Сделайте так:

1) откройте базу данных, как на рис. 1;

2) измените цвет ячеек. Например, строки с номерами «

1», «4», «10» выделите желтым фоном (эта данные по «ЧП ″Матадор″» за «4/11/09», «15/11/09», «25/11/09»). Строки «20», «22» (данные по предприятиям «Фирма ″КХК″» за «17/11/09» и «Фирма ″ЕКО″» за «6/11/09») отметьте серым фоном;

3) на ленте «

Главная» щелкните по иконке «Сортировка и фильтр»;

4) выберите пункт «

Настраиваемая сортировка» (рис. 3);

5) щелкните левой кнопкой мыши на списке «

Сортировать по» (рис. 4). Выберите вариант «НаимПредпр»;

6) в списке «

Сортировка» выберите «Цвет ячейки»;

7) щелкните на значке списка (справа от кнопки «

Порядок»). Появится небольшая палитра используемых цветов. В нашем примере она будет состоять из трех значений — желтого, серого и «Нет цвета ячейки». Последнее значение принято по умолчанию. Оставьте его как есть. Справа от кнопки «Порядок» расположено поле со списком. В нем два значения — «Сверху» и «Снизу». Палитра и этот список тесно взаимосвязаны. Они указывают, где Excel должен расположить записи базы с определенным форматированием. По умолчанию принято, что кнопка «Порядок» установлена в положение «Нет цвета ячейки», а список — в положение «Сверху». Это означает, что записи без цвета будут расположены в начале базы данных (сверху), а записи с цветовым оформлением Excel отсортирует и поместит в конец таблицы. Мы хотим, чтобы цветные записи стали в начале базы данных. Для этого сделайте так:

8) щелкните на списке и выберите вариант «

Снизу». Записи с характеристикой «Нет цвета ячейки» Excel переместит в конец таблицы;

9) нажимам «

ОК». Результат показан на рис. 11. Записи базы с цветным фоном расположились в таком порядке: желтые, серые, затем записи «без цвета».

Важно!

Сортировку по цвету можно делать для ячеек, отформатированных вручную или через условное форматирование. Главное, чтобы параметрами такого форматирования были цвет фона или цвет шрифта. Кроме того, можно сортировать записи по набору значков, созданных с помощью условного форматирования.

Добавляем строки сортировкой

Говоря об инструментах обработки данных, хочу сделать небольшое, но важное замечание. В практической работе важны не только возможности того или иного инструмента, но и способ его применения. Как говорится, не важен голос, важно как им спеть… В подавляющем большинстве случаев этот способ заключается в корректировке исходных данных перед их обработкой. Сказанное справедливо и для сортировки. Вот небольшой пример.

Обратимся к базе данных на рис. 1. Допустим, что после каждой даты мне понадобилось добавить пустую строку. Эта строка мне нужна для каких-то вычислений. База данных большая, в ней собраны данные за отчетный год. Я мог бы поступить так:

1) отсортировать базу по датам;

2) последовательно просмотреть таблицу и в том месте, где изменяется дата, вставить пустую строку.

Такую операцию мне придется проделать столько раз, сколько разных дат есть в базе данных. То есть приблизительно 365 раз… Есть и другой вариант:

1) переходим в конец базы. Напомню, что быстро прыгнуть в конец таблицы можно по комбинации «

Ctrl+ ↓» или «End и ↓»;

2) на первой свободной ячейке в колонке «

Дата» печатаем минимальную дату из той, что есть в базе. Допустим, это «01/01/09»;

3) ставим указатель мыши на правый нижний угол ячейки. Удерживая левую кнопку, растягиваем ячейку вниз. Этот способ копирования автоматически включает автозаполнение ячеек — каждое следующее значение в области копирования будет на единицу больше предыдущего. Предположим, что максимальная дата в базе — это «

31/12/09». Тогда мы растягиваем ячейку до тех пор, пока не получим этого значения;

4) ставим указатель текущей ячейки в любое место колонки «

Дата»;

Важно!

Мы не выделяли блок с данными перед операцией сортировки, рассчитывая, что Excel сделает это автоматически. Поэтому в базе не должно быть ни одной пустой записи.

5) щелкаем на пиктограмме «

Сортировка и фильтр». Выбираем вариант «От старых к новым».

В результате сортировки созданные нами записи займут свое место в общей базе: после каждого изменения даты появится пустая строка. В этой строке будет заполнено только поле «

Дата». Сравним оба варианта решения задачи. Чтобы вставить 365 строк, понадобится полчаса утомительной работы. Если не больше… А добавить строки сортировкой — дело одной минуты. Более того, подумаем, что нужно сделать, если нам понадобится добавить при изменении даты не одну, а две (три и т. д.) строки? Ничего особенного! Просто в конце базы мы должны добавить не один блок с последовательностью дат, а два (или больше). После чего выполнить такую же сортировку. Времени на это действие понадобится ровно столько же.

Как восстановить порядок в базе данных

Одной из проблем при работе с сортировками является возврат к первоначальному состоянию базы данных. Действительно, сортировка меняет последовательность записей кардинально. Многократно отсортировав таблицу, да еще и сохранив ее на диск, воспользоваться откатом уже не удастся. Это обстоятельство вызывает определенный дискомфорт. Вызывает, если не знать очень простой прием.

Совет

Перед сортировкой добавьте столбец с номерами строк к исходной базе данных. Тогда, отсортировав таблицу по этим номерам, вы в любой момент сможете вернуть ее в первоначальное состояние.

В нашем примере на рис. 1 такой блок уже есть. Это колонка «

№». Если в вашем конкретном случае номеров строк в базе нет, создайте их! Тем более что это дело одной минуты:

1) в свободной колонке для первой записи напечатайте «

1»;

2) для второй записи — значение «

2»;

3) выделите оба значения в блок и растяните его на всю высоту таблицы. Номера строк Excel проставит автоматически.

Важно!

Использовать формулы для создания номеров в данном случае нельзя! Сортировка может нарушить адресацию, и формулы станут неработоспособными.

Сортировка по списку

В отдельных случаях бухгалтеру может понадобиться сортировка данных по произвольному правилу. Это может быть признак типа «

Высокий», «Средний», «Низкий», названия дней, месяцев и т. п. В такой ситуации стандартный способ сортировки не подходит. Нужно использовать специальный список. Работу со списком я покажу на небольшом примере:

1) откройте (или создайте) базу данных, как на рис. 12. В ней по колонкам идут названия месяцев. Рядом расположены суммы доходов в тыс. грн.;

2) поставьте текущую ячейку в колонку «

Месяц»;

3) щелкните на кнопку «

Сортировка и фильтр»;

4) выберите вариант «

От А до Я»;

5) нажмите «

ОК».

Строки выстроились в такой последовательности: «

Август», «Апрель», «Декабрь», «Июль» и т. д. То есть по алфавиту. Об этом, кстати, свидетельствует предложение Excel отсортировать таблицу «От А до Я». Он воспринял данные в колонке «А» как тест, а не как дату. Повторим сортировку, только теперь применим пользовательский список. Этот способ позволяет упорядочить таблицу, опираясь на произвольное правило. В Excel есть готовые списки для названий дней месяцев, лет. Мы ими сейчас и воспользуемся. Но имейте в виду, что вы можете создавать свой индивидуальный список и применять его при сортировке данных. Сделайте так:

1) откройте базу данных, как на рис. 12;

2) поставьте текущую ячейку в колонку «

Месяц»;

3) щелкните на кнопку «

Сортировка и фильтр», укажите вариант «Настраиваемая сортировка…»;

4) в поле «

Сортировать по» выберите «Месяц»;

5) список «

Сортировка» поставьте в положение «Значения»;

6) параметр «

Порядок» установите в положение «Настраиваемый список…». Появится окно, как на рис. 13;

7) в этом окне щелкните на строке с полным названием месяцев («

Январь», «Февраль» и т. д.);

8) нажмите «

ОК», чтобы вернуться в окно параметров сортировки;

9) снова нажмите «

ОК». Таблица будет отсортирована правильно.

Строка «

НОВЫЙ СПИСОК» в перечне «Списки:» (рис. 13) служит для создания так называемого пользовательского списка. Работать с ней очень просто. Выделите строку «НОВЫЙ СПИСОК», щелкните на кнопке «Добавить» и введите значения. Закончив ввод, нажмите «ОК».

Важно!

Пользовательские списки можно создавать только на основе значений. Это могут быть текст, числа, даты и время. Добавить к списку параметры форматирования (цвет ячеек, цвет шрифта, значки) нельзя. Это означает, что сортировка с использованием списка не поддерживает работу с цветами и оформлением. Максимальная длина пользовательского списка не должна превышать 255 символов. Первое значение в списке не может начинаться с цифры.

Работу со списками мы рассмотрим подробнее в одной из следующих статей нашего цикла.

Сортировка без проблем

В завершение темы сортировок хочу дать несколько советов общего характера. Думаю, их соблюдение убережет от досадных ошибок, которые так нежелательны в ответственной работе бухгалтера:

1. Перед сортировкой проверьте форматы. При сортировке данных по текстовому полю проверьте, что все данные сохранены в формате «

Текстовый». Может оказаться, что ключевой столбец содержит числа, представленные в числовом формате. И этот же столбец содержит числа, отформатированные как текст. В этом случае сортировка может работать неправильно: числа в числовом формате после сортировки будут расположены выше чисел, сохраненных как текст. Поэтому, прежде чем применить сортировку, отформатируйте все данные единообразно.

2. Удалите лишние пробелы

. Значения ключевых полей в вашей базе (особенно если она импортирована из другой программы) могут содержать лишние пробелы. Удалите их, прежде чем начинать сортировку. Для удаления пользуйтесь функцией «Сжпробелы()» или инструментом контекстной замены (иконка «Найти и выделить» или комбинация «Ctrl+H»).

3. При сортировке по датам и времени убедитесь, что ключевые поля представлены в формате даты и времени

. Например, что они не являются текстовыми строками. Для сортировки базы по названиям дней недели отформатируйте даты так, чтобы они выглядели как дни недели. Для сортировки по дням недели независимо от даты преобразуйте ключевое поле с датой в текст функцией «Текст()». Но учтите, что эта функция возвращает текстовое значение. Поэтому операция сортировки будет выполнена по алфавиту.

4. Аккуратно пользуйтесь формулами

. При сортировке могут нарушиться ссылки (адреса), и результат будет неправильным. При сортировке часто имеет смысл преобразовать формулы в значения через режим специальной вставки.

5. Проследите, чтобы база данных содержала заголовки

. Если заголовков все же нет, отключите флажок «Мои данные содержат заголовки» в окне параметров сортировки (рис. 4).

6. Вводите заголовки колонок только в одну строку! Если нужно использовать длинные заголовки из нескольких строк, установите параметр переноса слов в ячейке.

7. Перед сортировкой отобразите скрытые строки и столбцы

. При сортировке скрытые строки и столбцы остаются на месте (не перемещаются). В итоге результат преобразования всей таблицы может оказаться неправильным.

Пожалуй, это все, что нужно знать о сортировке в Excel 2007. Надеюсь, что материал этой статьи будет вам полезен, что он подтолкнет к активному применению сортировок на практике. А мы идем дальше — к средствам фильтрации данных. Но это — тема нашей следующей статьи.

А пока я жду ваших писем и предложений на

bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru или на форуме редакции www.bk.factor.ua/forum . Успешной работы!

PRO-доступ ко всем закрытым материалам сайта Получить доступ

Следующая публикация