Excel 2007: сортування даних
 | Продовжуючи знайомство з Excel 2007, ми приступаємо до дуже важливого розділу — інструментів обробки даних. Для бухгалтера ця тема надзвичайно важлива. Адже за своєю сутністю бухгалтерський облік — не що інше, як вибірки, сортування, реорганізація даних та виконання над ними арифметичних розрахунків. Журнали проводок, головна книга, реєстри — усе це бази даних, з якими бухгалтер стикається постійно. Розміри цих баз можуть налічувати десятки й навіть сотні тисяч записів. Обробити їх без комп’ютера просто неможливо. Тому від того, які інструменти роботи з даними запропонує бухгалтеру електронна таблиця, наскільки вони будуть зручні та функціональні, багато в чому залежить ефективність його роботи. Сьогодні ми подивимося, що запропонує Excel 2007 для сортування даних, що нового з’явилося в цьому інструменті та як цим скористатися на практиці. Микола КАРПЕНКО, канд. техн. наук, доцент кафедри прикладної математики та інформаційних технологій Харківської національної академії міського господарства |
Знайомство з інструментом сортування ми почнемо з визначення: що таке база даних та яким вимогам вона має відповідати. Визначившись у цьому питанні, ми розглянемо різновиди сортувань і як ними скористатися. Потім окремо зупинимося на новинках в Excel 2007 та завершимо наш екскурс порадами щодо роботи із сортуваннями на практиці. Отже, приступимо.
Що таке база даних
База даних в Excel — це таблиця з однотипних записів (рядків) з однаковою структурою, які за змістом утворюють єдиний інформаційний масив. База може знаходитися в будь-якій частині таблиці. Але зазвичай її прийнято починати з першого рядка робочого листа. Перший запис у базі є допоміжним та не містить інформації. У цьому рядку розташовано заголовки або так звані поля бази даних. Імена полів мають бути унікальними, порожні назви неприпустимі. Під рядком заголовків знаходяться дані. Ім’я поля в базі відіграє таку ж роль, як і адреса на робочому листі. Адреса дозволяє звернутися до елемента робочого листа (комірки), поле бази даних — до елемента запису.
Порада У принципі Excel 2007 допускає використання полів з однаковими іменами. Але я раджу цього не робити, а давати їм різні назви. Це спростить роботу й усуне можливу плутанину.
Як приклад бази даних Excel можна навести фрагмент реєстру, зображений на рис. 1. Він містить сім полів: «N», «Дата», «НаимПредпр», «ИНН», «ОбщСум», «СумБезНДС», «НДС». Область даних тут починається з другого рядка робочого листа.
Важливо! Щоб Excel міг розпізнати базу автоматично, у ній не повинно бути порожніх рядків.
З базою даних ми розібралися. Час переходити до практичної роботи. А почнемо ми з простого, але дуже корисного інструменту — сортування.
Сортування таблиць
Завдання сортування полягає в тому, щоб упорядкувати рядки бази даних за значеннями так званих ключових полів. Ці поля ви вказуєте самостійно перед початком операції. Відсортувати таблицю можна за збільшенням або за зменшенням значення ключового поля. При сортуванні цифри порівнюються за правилами арифметичних операцій. Порівняння текстових полів виконується згідно з національним алфавітом. Для логічних виразів значення «
ЛОЖЬ» передує значенню «ИСТИНА». На мій погляд, сортування — унікальний інструмент, його роль у бухгалтерській практиці важко переоцінити. Відсортовані таблиці зручно аналізувати, у них простіше знаходити інформацію. У впорядкованій базі добре видні помилки. Уявіть, скільки часу вам знадобиться, щоб знайти однакові записи з декількох тисяч рядків? Але варто лише відсортувати таблицю, і всі однакові рядки буде зібрано докупи і видно як на долоні! Знайомство із сортуванням в Excel 2007 ми почнемо з найпростішого випадку.
СТАНДАРТНЕ СОРТУВАННЯ
Інструмент сортування даних в Excel 2007 знаходиться на стрічці основного меню «
Главная», у групі іконок «Редактирование» (рис. 2). Клацаємо по цій іконці лівою кнопкою миші. Розкриється меню з шести пунктів, зображене на рис. 3. У цьому меню сортування стосуються перші три пункти. Розглянемо їх роботу на практиці за допомогою таких дій: 
1) відкриваємо базу даних, наприклад, як показано на рис. 1;
2) ставимо покажчик активної комірки на колонку «
С» («НаимПредпр»);3) відкриваємо меню «
Главная»;4) клацаємо лівою кнопкою по іконці «
Сортировка и фильтр» у групі «Редактирование». З’явиться випадаюче меню, подібне до зображеного на рис. 3, тільки його пункти називатимуться так: «Сортировка от A до Я», «Сортировка от Я до А» тощо. Це наслідок того, що Excel проаналізував уміст комірок у колонці «С». Він з’ясував, що там зберігається текст, і запропонував відсортувати його за абеткою; 
5) клацаємо лівою кнопкою по варіанту «
Сортировка от A до Я». Порядок рядків у таблиці змінився. Excel відсортував таблицю за підприємствами в алфавітному порядку;6) клацаємо по кнопці «
Отменить» або натискуємо на «Ctrl+Z», щоб відновити вихідний порядок дотримання рядків;7) ставимо покажчик активної комірки на будь-якому місці колонки «
Дата»;8) клацаємо лівою кнопкою по іконці «
Сортировка и фильтр» у групі «Редактирование». З’явиться випадаюче меню, як показано на рис. 3. Тепер його пункти називатимуться: «Сортировка от старых к новым», «Сортировка от новых к старым» тощо. Причина зрозуміла: Excel виявив у ключовій колонці дати і пропонує відсортувати їх у хронологічному порядку;9) вибираємо варіант «
Сортировка от старых к новым» — Excel упорядкує записи в таблиці за збільшенням поля «Дата»;10) скасовуємо сортування комбінацією «
Ctrl+Z»;11) робимо активною будь-яку комірку в колонці «
ОбщСум»;12) клацаємо лівою кнопкою по іконці «
Сортировка и фильтр». Назва пунктів меню змінилася. Тепер це — «Сортировка от минимального к максимальному» і «Сортировка от максимального к минимальному»;13) вибираємо «
Сортировка от минимального к максимальному». Рядки в таблиці вишикувалися за збільшенням загальної суми.
СОРТУВАННЯ, ЩО НАСТРОЮЄТЬСЯ
У попередньому прикладі ми користувалися визначеними способами сортування. Звичайно, можливості Excel 2007 цим не обмежуються. Більше того, найцікавіші з цих можливостей зосереджено в розділі «
Настраиваемая сортировка» (рис. 3). Подивимося на них ближче, виконавши такі дії:1) відкриваємо документ, зображений на рис. 1. Ставимо покажчик активної комірки на область бази даних;
2) на стрічці «
Главная» у групі «Редактирование» клацаємо по іконці «Сортировка и фильтр». Відкриється випадаюче меню, як показано на рис. 3;3) вибираємо пункт «
Настраиваемая сортировка». З’явиться вікно, зображене на рис. 4. Спочатку в цьому вікні доступний один рядок — «Сортировать по». Залишивши поза увагою деякі елементи управління, спробуємо відсортувати базу за кількома колонками; 
4) клацаємо по списку праворуч від напису «
Сортировать по». Відкриється віконце з переліком полів бази даних;5) клацанням миші вибираємо опцію «
Дата»;6) клацаємо по полю «
Значения». Розкриється список з чотирьох елементів (рис. 4);7) із цього списку вибираємо «
Значения» — ми збираємося сортувати рядки, спираючись на вміст поля «Дата»;8) переходимо до параметра «
Порядок». Клацаємо по відповідному списку лівою кнопкою миші. Excel запропонує три варіанти: «По возрастанию», «По убыванию», «Настраиваемый список…»;9) вибираємо варіант «
По возрастанию». Одна умова сортування (за вмістом поля «Дата») у нас готова. Додамо ще два сортування — за найменуванням підприємства та за загальною сумою;10) клацаємо по кнопці «
Добавить уровень» (у верхній частині вікна, рис. 4). В області параметрів сортування з’явиться новий рядок, що починається словами «Затем по…»;11) заповнюємо параметри сортування в цьому рядку так точно, як ми вже робили для поля «
Дата», тільки тепер вибираємо сортування за колонкою «НаимПредпр» і за значеннями. Вибираємо напрямок сортування «От А до Я»;12) клацаємо по кнопці «
Добавить уровень», формуємо рядок сортування за колонкою «ОбщСум» із параметрами, як показано на рис. 4;13) натискуємо на «
ОК». Фрагмент відсортованої бази показано на рис. 5. 
Важливо!
Запам’ятайте загальне правило. Якщо ви явно не позначили блок на робочому листі перед початком сортування, активна комірка має знаходитися всередині області з базою даних. У цьому випадку Excel самостійно проаналізує таблицю і виділить область для сортування. При цьому потрібно простежити, щоб у базі не було порожніх записів! Якщо такі записи є, Excel неправильно визначить блок із даними та обробить базу лише частково. Якщо немає впевненості, що база не містить порожніх рядків, виділяйте блок явно перед тим, як його відсортувати. Це правило справедливе для всіх інструментів обробки даних.Отже, таблицю відсортовано правильно, але отриманий результат не вражає — ненаочно. А це означає, що порядок сортування потрібно змінити. Перш ніж зробити це, подивимося на основні елементи управління вікна сортування, зображеного на рис. 4.
Кнопка «Добавить уровень» упроваджує у вікно новий рядок для визначення додаткової умови сортування. Сортування за кількома полями виконується так: спочатку таблиця сортується за першим ключем, потім записи (рядки таблиці) з однаковими значеннями першого ключа сортуються за другим полем. Нарешті, записи з однаковими значеннями першого та другого ключів сортуються за третім полем тощо.
Важливо!
У Excel 2003 і більш ранніх версіях програми кількість рівнів сортування було чітко визначено — не більше трьох. У Excel 2007 такого обмеження немає. При сортуванні таблиці тепер можна використовувати до 64 рівнів. Думаю, для реальної роботи такої кількості більше ніж достатньо.У вікні на рис. 4 один із рівнів сортування є поточним. Його легко побачити — одне з полів цього рядка буде виділено іншим кольором. Кнопка «
Удалить уровень» стирає поточний рядок з умовами сортування. Кнопка «Копировать уровень» дублює поточний рядок умов. При копіюванні рівня в новому рядку точно повторюватимуться ім’я поля, напрямок і тип сортування.
Важливо!
При формуванні умов сортування Excel 2007 не перевіряє їх коректність. Наприклад, ви можете включити сортування за збільшенням поля «Дата», а наступною умовою поставити сортування за убуванням поля «Дата». Поки ви не почали сортувати базу, таке можливе. Але як тільки ви натиснете на кнопку «ОК», Excel видасть попередження про помилку — в умовах сортування двічі використовується одне й те саме поле.
ЗМІНА ПОРЯДКУ СОРТУВАННЯ
Праворуч від інструменту «
Копировать уровень» розташовано дві іконки із зображенням вертикальних стрілок. Одна кнопка називається «Вверх», друга — «Вниз». За їх допомогою можна змінити порядок сортування бази даних. Розглянемо, як ними скористатися, виконавши такі дії:1) відкриваємо документ, наприклад, як показано на рис. 1. Ставимо покажчик активної комірки на область бази даних;
2) на стрічці «
Главная» клацаємо по іконці «Сортировка и фильтр». Відкриється випадаюче меню, зображене на рис. 3;3) вибираємо пункт «
Настраиваемая сортировка». Відкриється вікно з умовами сортування (рис. 4);4) клацаємо лівою кнопкою миші по другому рядку умов. У прикладі на рис. 4 — це сортування за найменуванням підприємства. Щоб зайвий раз не відкривати список, можна клацнути безпосередньо по тексту «
Затем по»;5) натискуємо на кнопку «
Вверх» (з піктограмою «стрілка вгору»). Умова сортування за полем «НаимПредпр» підніметься на одну позицію вище і стане першою у списку;6) натискуємо на «
ОК». Результат обробки таблиці показано на рис. 6. 
В отриманому звіті підприємства впорядковано за абеткою. У межах однієї фірми всі платежі показано у хронологічному порядку (за збільшенням дат). А от сортування за полем «
ОбщСум» не спостерігається. Усе правильно, так і має бути. Причина в тому, що ми задали не зовсім коректну умову. У базі на рис. 6 для кожної дати в межах одного підприємства фігурує тільки одна сума. Тому сортувати за третім полем Excel було просто нема чого. Тепер виконайте такі дії:1) збережіть документ і закрийте його;
2) відкрийте документ, поставте покажчик поточної комірки на область бази даних;
3) відкрийте стрічку «
Главная», клацніть по іконці «Сортировка и фильтр»;4) виберіть варіант «
Настраиваемая сортировка». Подивіться на параметри сортування.Важливо!
При записуванні файлу на диск Excel не запам’ятовує настройки для сортувань. Вони діють лише в поточному сеансі роботи. Щоб зберегти параметри сортування для повторного застосування, перетворіть базу даних на таблицю. Тоді при повторному відкритті книги ви зможете ними скористатися. Ця дія має сенс, якщо сортування виконане за кількома критеріями, на складання яких потрібно витратити багато часу.
ЯК СОРТУВАТИ КОЛОНКИ ТА ВРАХОВУВАТИ РЕГІСТР
Повернемося до вікна на рис. 4. Клацаємо по кнопці «
Параметры». Відкриється невелике вікно, зображене на рис. 7, що містить три параметри. 
Перший — «
Учитывать регистр». Якщо цей прапорець уключено, то при сортуванні за текстовими полями Excel дивитиметься на регістр символів. У цьому випадку, наприклад, «Ооо "Колорит"» передуватиме значенню «ООО "Колорит"».Параметр «
Строки диапазона» означає, що базу ми сортуємо за рядками. Існує можливість відсортувати базу й за колонками. Для цього перемикач «Сортировать» потрібно перевести в положення «столбцы диапазона». Спробуємо цим скористатися. Наше завдання — застосувати сортування для перестановки колонок таблиці. Виконуємо такі дії:1) відкриваємо документ із базою даних, як показано на рис. 1;
2) відразу після заголовків додаємо новий рядок;
3) до цього рядка записуємо порядкові номери колонок у тій послідовності, як вони мають стояти в підсумковій таблиці. Отримуємо документ, як показано на рис. 8;
4) ставимо покажчик активної комірки на область бази даних;
5) відкриваємо стрічку «
Главная», клацаємо по іконці «Сортировка и фильтр»;6) вибираємо варіант «
Настраиваемая сортировка»;7) клацаємо на кнопці «
Параметры…» (рис. 9); 
8) ставимо перемикач «
Сортировать» у положення «столбцы диапазона»;9) натискуємо на «
ОК». Потрапляємо у вікно настройок. Тут нам потрібно вказати, в якому рядку знаходяться значення для сортування колонок. У прикладі на рис. 9 — це другий рядок таблиці: у ньому розташовано порядкові номери стовпців;10) клацаємо по списку «
Сортировать по»;11) із запропонованих варіантів вибираємо значення «
Строка 2»;12) у вікні параметрів сортування натискуємо на «
ОК». Таблиця набуде форми, як показано на рис. 10: колонки документа вишикувалися в потрібному порядку. 
Порада
Використовуйте сортування за стовпцями, щоб поміняти місцями відразу кілька колонок документа в широкій таблиці.
СОРТУВАННЯ ЗА КОЛЬОРОМ
Засоби обробки даних в Excel 2007 набули істотного розвитку порівняно з попередніми версіями програми. Це твердження повною мірою стосується й інструменту сортування. Насамперед ідеться про можливості обробляти таблиці з урахуванням форматування комірок. Для бухгалтера така можливість дуже зручна. Працюючи з великим звітом, ви можете виділяти кольором окремі рядки та колонки таблиці, тобто робити своєрідні позначки. Наприклад, виділити витрати майбутніх періодів жовтим фоном, непідтверджені витрати — червоним тощо. Потім, коли знадобиться зібрати докупи певні категорії витрат, ви зможете виконати сортування даних за кольорами! Дивно, чому такої зручної можливості не було в попередніх версіях програми. Тепер подивимося, як це виглядає на практиці. Виконайте такі дії:
1) відкрийте базу даних, як показано на рис. 1;
2) змініть колір комірок. Наприклад, рядки з номерами «
1», «4», «10» виділіть жовтим фоном (це дані щодо «ЧП "Матадор"» за «4/11/09», «15/11/09», «25/11/09»). Рядки «20», «22» (дані щодо підприємств «Фирма "КХК"» за «17/11/09» і «Фирма "ЕКО"» за «6/11/09») позначте сірим фоном;3) на стрічці «
Главная» клацніть по іконці «Сортировка и фильтр»;4) виберіть пункт «
Настраиваемая сортировка» (рис. 3);5) клацніть лівою кнопкою миші по списку «
Сортировать по» (рис. 4). Виберіть варіант «НаимПредпр»;6) у списку «
Сортировка» виберіть «Цвет ячейки»;7) клацніть по значку списку (праворуч від кнопки «
Порядок»). З’явиться невелика палітра кольорів, що використовуються. У нашому прикладі вона складатиметься з трьох значень — жовтого, сірого та «Нет цвета ячейки». Останнє значення отримане за умовчанням. Залиште його як є. Праворуч від кнопки «Порядок» розташоване поле зі списком. У ньому два значення — «Сверху» і «Снизу». Палітра і цей список тісно взаємопов’язані. Вони вказують, де Excel має розташувати записи бази з певним форматуванням. За умовчанням прийнято, що кнопку «Порядок» установлено в положення «Нет цвета ячейки», а список — у положення «Сверху». Це означає, що записи без кольору буде розташовано на початку бази даних (зверху), а записи з колірним оформленням Excel відсортує і помістить у кінець таблиці. Ми хочемо, щоб кольорові записи стали на початку бази даних. Для цього виконайте такі дії:8) клацніть по списку та виберіть варіант «
Снизу». Записи з характеристикою «Нет цвета ячейки» Excel перемістить у кінець таблиці;9) натисніть на «
ОК». Результат показано на рис. 11. Записи бази з кольоровим фоном розташувалися в такому порядку: жовті, сірі, потім — записи без кольору. 
Важливо!
Сортування за кольором можна виконувати для комірок, відформатованих уручну або через умовне форматування. Головне, щоб параметрами такого форматування були колір фону чи колір шрифту. Крім того, можна сортувати записи за набором значків, створених за допомогою умовного форматування.
ДОДАЄМО РЯДКИ СОРТУВАННЯМ
Говорячи про інструменти обробки даних, хочу зробити невелике, але важливе зауваження. У практичній роботі важливі не лише можливості того чи іншого інструменту, а і спосіб його застосування. Як мовиться, «не важливий голос, важливо, як їм заспівати...». Здебільшого цей спосіб полягає в коригуванні вихідних даних перед їх обробкою. Це справедливе і для сортування. Ось невеликий приклад.
Звернемося до бази даних на рис. 1. Припустимо, що після кожної дати мені знадобилося додати порожній рядок, потрібний для певних обчислень. База даних велика, у ній зібрано дані за звітний рік. Я міг би діяти таким чином:
1) відсортувати базу за датами;
2) послідовно переглядати таблицю і в тому місці, де змінюється дата, вставляти порожній рядок.
Таку операцію мені доведеться виконати стільки разів, скільки різних дат існує в базі даних, тобто приблизно 365 разів. Є й інший варіант:
1) переходимо на кінець бази. Нагадаю, що швидко стрибнути на кінець таблиці можна за допомогою комбінації клавіш «
Ctrl+ ↓» або «End» і «↓»;2) на першій вільній комірці в колонці «
Дата» друкуємо мінімальну дату з наявних у базі. Припустимо, це «01/01/09»;3) ставимо покажчик миші на правий нижній кут комірки. Утримуючи натисненою ліву кнопку, розтягуємо комірку вниз. Цей спосіб копіювання автоматично включає автозаповнення комірок — кожне наступне значення в області копіювання буде на одиницю більше попереднього. Припустимо, що максимальна дата в базі — це «
31/12/09». Тоді ми розтягуємо комірку доти, доки не отримаємо цього значення;4) ставимо покажчик поточної комірки на будь-яке місце колонки «
Дата»;Важливо!
Ми не виділяли блок із даними перед операцією сортування, сподіваючись, що Excel зробить це автоматично. Тому в базі не повинно бути жодного порожнього запису.5) клацаємо по піктограмі «
Сортировка и фильтр». Вибираємо варіант «От старых к новым».У результаті сортування створені нами записи займуть своє місце в загальній базі: після кожної зміни дати з’явиться порожній рядок. У цьому рядку буде заповнено тільки поле «
Дата». Порівняємо обидва варіанти вирішення завдання. Щоб вставити 365 рядків, знадобиться півгодини, як не більше, стомливої роботи... А додати рядки сортуванням — справа однієї хвилини. Більше того, поміркуємо, що потрібно зробити, якщо нам знадобиться додати при зміні дати не один, а два (три тощо) рядки? Нічого особливого! Просто в кінці бази ми маємо додати не один блок із послідовністю дат, а два (чи більше), після чого виконати таке саме сортування. Часу на цю дію буде витрачено рівно стільки ж.
Як відновити порядок у базі даних
Однією з проблем при роботі із сортуваннями є повернення до первісного стану бази даних. Дійсно, сортування кардинально змінює послідовність записів. Багато разів відсортувавши таблицю, та ще й зберігши її на диск, скористатися поверненням назад уже не вдасться. Це певний дискомфорт, якщо не знати дуже простий прийом.
Порада
Перед сортуванням додайте стовпець із номерами рядків до вихідної бази даних. Тоді, відсортувавши таблицю за цими номерами, ви в будь-який момент зможете повернути її до первісного стану.У нашому прикладі на рис. 1 такий блок уже є. Це колонка «
№». Якщо у вашому конкретному випадку номерів рядків у базі немає, створіть їх! Тим більше, що це справа однієї хвилини:1) у вільній колонці для першого запису запишіть «
1»;2) для другого запису надрукуйте значення «
2»;3) виділіть обидва значення у блок і розтягніть його на всю висоту таблиці. Номери рядків Excel проставить автоматично.
Важливо!
Використовувати формули для створення номерів у цьому випадку не можна! Сортування може порушити адресацію, і формули стануть непрацездатними.
Сортування за списком
В окремих випадках бухгалтеру може знадобитися сортування даних за довільним правилом. Це може бути ознака типу «
Висока», «Середня», «Низька», назви днів, місяців тощо. У такій ситуації стандартний спосіб сортування не підходить. Потрібно використовувати спеціальний список. Роботу зі списком розглянемо на невеликому прикладі:1) відкрийте (або створіть) базу даних, як показано на рис. 12. У ній у колонках записано назви місяців. Поруч розташовано суми доходів у тис. грн.;
2) поставте поточну комірку на колонку «
Месяц»;3) клацніть по кнопці «
Сортировка и фильтр»;4) виберіть варіант «
От А до Я»;5) натисніть на «
ОК».Рядки вишикувалися в такій послідовності: «
Август», «Апрель», «Декабрь», «Июль» тощо, тобто за абеткою. Про це, до речі, свідчить пропозиція Excel відсортувати таблицю «От А до Я». Він сприйняв дані в колонці «А» як тест, а не як дату. Повторимо сортування, тільки тепер застосуємо призначений для користувача список. Цей спосіб дозволяє впорядкувати таблицю, спираючись на довільне правило. У Excel є готові списки для назв днів місяців, років, якими ми зараз і скористаємося. Але майте на увазі, що ви можете створювати свій, індивідуальний список і застосовувати його при сортуванні даних. Виконайте такі дії:1) відкрийте базу даних, як показано на рис. 12;
2) поставте поточну комірку на колонку «
Месяц»;3) клацніть по кнопці «
Сортировка и фильтр», укажіть варіант «Настраиваемая сортировка…»;4) у полі «
Сортировать по» виберіть «Месяц»;5) список «
Сортировка» поставте в положення «Значения»;6) параметр «
Порядок» установіть у положення «Настраиваемый список…». З’явиться вікно, як показано на рис. 13; 
7) у цьому вікні клацніть по рядку з повною назвою місяців («
Январь», «Февраль» тощо);8) натисніть на «
ОК», щоб повернутися у вікно параметрів сортування;9) знову натисніть на «
ОК». Таблицю буде відсортовано правильно.Рядок «
НОВЫЙ СПИСОК» у переліку «Списки:» (рис. 13) застосовується для створення так званого призначеного для користувача списку. Працювати з ним дуже просто. Виділіть рядок «НОВЫЙ СПИСОК», клацніть по кнопці «Добавить» і введіть значення. Закінчивши введення, натисніть на «ОК».Важливо!
Призначені для користувача списки можна створювати лише на основі значень. Це можуть бути текст, числа, дати й час. Додати до списку параметри форматування (колір комірок, кольори шрифту, значки) не можна. Це означає, що сортування з використанням списку не підтримує роботу з кольорами та оформленням. Максимальна довжина призначеного для користувача списку не повинна перевищувати 255 символів. Перше значення у списку не може починатися з цифри.Роботу зі списками ми розглянемо докладніше в одній з наступних статей циклу.
СОРТУВАННЯ БЕЗ ПРОБЛЕМ
На завершення теми сортувань хочу дати кілька порад загального характеру. Сподіваюся, їх дотримання вбереже від прикрих помилок, дуже небажаних у відповідальній роботі бухгалтера.
1. Перед сортуванням перевірте формати. При сортуванні даних за текстовим полем перевірте, що всі дані збережено у форматі «
Текстовый». Може виявитися, що ключовий стовпець містить числа, зображені в числовому форматі, і цей самий стовпець містить числа, відформатовані як текст. У цьому випадку сортування може працювати неправильно: числа в числовому форматі після сортування будуть розташовані вище за числа, збережені як текст. Тому перш ніж застосувати сортування, відформатуйте всі дані одноманітно.2. Видаліть зайві пробіли. Значення ключових полів у вашій базі (особливо якщо її імпортовано з іншої програми) можуть містити зайві пробіли. Видаліть їх, перш ніж починати сортування. Для видалення користуйтеся функцією «
Сжпробелы()» або інструментом контекстної заміни (іконка «Найти и выделить» чи комбінація «Ctrl+H»).3. При сортуванні за датами і часом переконайтеся, що ключові поля зображено у форматі дати й часу
. Наприклад, що вони не є текстовими рядками. Для сортування бази за назвами днів тижня відформатуйте дати так, щоб вони виглядали як дні тижня. Для сортування за днями тижня незалежно від дати перетворіть ключове поле з датою у текст функцією «Текст()». Але враховуйте, що ця функція повертає текстове значення. Тому операцію сортування буде виконано за абеткою.4.
Акуратно користуйтеся формулами. При сортуванні можуть порушитися посилання (адреси), і результат буде неправильним. При сортуванні часто є сенс перетворити формули у значення через режим спеціальної вставки.5. Простежте, щоб база даних містила заголовки. Якщо заголовків усе-таки немає, відключіть прапорець «
Мои данные содержат заголовки» у вікні параметрів сортування (рис. 4).6. Уводіть заголовки колонок тільки в один рядок!
Якщо потрібно використовувати довгі заголовки з декількох рядків, установіть параметр перенесення слів у комірці.7. Перед сортуванням відображайте приховані рядки та стовпці. При сортуванні приховані рядки та стовпці залишаються на місці (не переміщаються). Унаслідок цього результат перетворення всієї таблиці може виявитися неправильним.
Мабуть, це все, що потрібно знати про сортування в Excel 2007. Сподіваюся, що матеріал цієї статті стане вам у пригоді та підштовхне до активного застосування сортувань на практиці. А ми підемо далі — до засобів фільтрації даних. Але це — тема нашої наступної статті.
А поки що я чекаю ваших листів та пропозицій на
bk@id.factor.ua, nictomkar@rambler.ru або на форумі редакції www.bk.factor.ua/forum . Успішної роботи!
