Нюансы печати отчетов в «1С: Бухгалтерии 7.7»
Нужно ли регулярно распечатывать и хранить стандартные отчеты, такие как Главная книга, журналы-ордера и т. д., работая в «1С: Бухгалтерии» (у нас версия 7.7), или достаточно того, что они хранятся в программе?
И еще подскажите, как перед печатью изменить стандартный шрифт отчетов и проставить нумерацию страниц?
Савченко Д., г. Николаев
Отвечает Сергей КАМЕНСКИЙ, консультант «Б & К»
Как часто печатать отчеты
Пункт 6 статьи 9
Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 г. № 996-XIV (c изменениями и дополнениями) гласит, что в случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и других органов в рамках их полномочий, предусмотренных законами.Печатать отчеты рекомендуется по окончании каждого квартала, не дожидаясь требования правоохранительных органов. Ведь данные в «1С: Бухгалтерии» не защищены от изменений задним числом. Факт внесения изменений отследить довольно трудно, и бумажные копии учетных регистров могут вам в этом помочь.
Кстати, управляет доступом к документам и проводкам уже закрытых отчетных периодов константа «Дата запрета редактирования». Составив отчетность за квартал, установите эту константу последним днем квартала, например 31.12.2009 г. Тогда при попытке изменить данные за этот и все предыдущие кварталы «1С: Бухгалтерия» будет выдавать предупреждение: «
Запрещено редактирование документов (операций), введенных по 31 декабря 2009 г.!» Документ откроется для просмотра, но изменить данные, не «откатив» дату запрета редактирования назад, будет невозможно.Состав распечатываемых регистров каждый главный бухгалтер определяет самостоятельно. Одни по традиции распечатывают Главную книгу, журналы-ордера и ведомости, другие — оборотно-сальдовую ведомость и анализы всех счетов.
Распечатывание всех отчетов производится одинаково. Когда активно окно, которое можно распечатать, станут доступными пункты «
Печать» и «Просмотр» подменю «Файл» главного меню программы. Эти пункты меню дублируют кнопки на панели инструментов (рис. 1 на с. 7). 
Обратите внимание: активным должно быть окно сформированного отчета. Окно установки его параметров не выводится на печать и активизации кнопок не вызывает.
Кнопка «Предварительный просмотр» позволяет увидеть, как отчет будет выглядеть на экране (рис. 2 на с. 7).
Пролистав страницы кнопками «След.» и «Пред.», можно щелкнуть по кнопке «Печать» окна просмотра. Откроется диалоговое окно печати, в котором можно выбрать принтер и установить количество распечатываемых копий.
И
зменение шрифтаПо умолчанию отчеты распечатываются шрифтом
Arial, кегль 8 пт. Шрифт можно изменить. Выполните команду «Сервис → Параметры». В открывшемся окне установки параметров перейдите на закладку «Интерфейс» (рис. 3). Выделите курсором строку «Табличные документы». В поле «Установленный шрифт» программа покажет, какой шрифт выбран для отображения этого элемента интерфейса. 
Щелкните мышью на кнопке «Выбрать шрифт» — откроется окно для выбора шрифта (рис. 4). В этом окне можно выбрать начертание и размер шрифта. При распечатывании больших отчетов иногда удобно уменьшить размер шрифта до минимума, чтобы отчет по ширине помещался на одном листе формата А4. Современные лазерные и струйные принтеры выводят текст, набранный шрифтом 6 пт. с удовлетворительным качеством, но такого размера шрифта в списке нет. Размер шрифта можно ввести вручную с клавиатуры в поле, на которое указывает курсор. Отчеты будут выводиться выбранным шрифтом и на экран, и на печать.
Вывод номеров страниц
Страниц в отчете может быть очень много. С большим отчетом гораздо удобнее работать, если его страницы последовательно пронумерованы. В «1С: Бухгалтерии» есть средства для автоматической нумерации страниц отчетов, но в типовой конфигурации их почему-то не применили.
Константа «
Флаг защиты таблиц» разрешает или запрещает редактирование печатных форм отчетов и сохранение их в виде файлов. По умолчанию эта константа установлена в значение «1», т. е. таблицы защищены от редактирования. Командой «Операции → Константы» откройте список констант. Отыщите константу «Флаг защиты таблиц» и установите ее в значение «0». Поле очистится, потому что нулевые значения на экран не выводятся. Теперь сформированные отчеты можно будет сохранять в виде текстовых файлов, HTML-файлов или в виде таблиц Excel. Появится и потенциальная возможность редактирования построенного отчета средствами «1С: Бухгалтерии».Если у вас не включена инструментальная панель «
Редактор таблиц», включите ее. Напомним, что для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши в области панелей инструментов главного окна и отметить этот пункт в выпадающем списке (рис. 5 на с. 8). 
Сформируйте какой-нибудь отчет, например Главную книгу. Панель инструментов редактора таблиц станет активной. Отыщите на ней кнопку «Только просмотр» и, щелкнув по ней мышью, установите кнопку в отжатое положение, как на рис. 6.
Отжав кнопку, вы разрешили редактирование конкретного отчета. Для него стал доступным пункт «Колонтитул» в подменю «Таблица» главного меню «1С: Бухгалтерии» (рис. 7).
Выберите нижний колонтитул или верхний, по вашему желанию. Откроется окно редактирования его свойств. На первой закладке этого окна с заголовком «Колонтитул» введите строку «#P» латинским шрифтом и, конечно, без кавычек (рис. 8). Обратите внимание: латинская буква «Р» должна быть заглавной! Выражение макроязыка «#P» будет добавлять в колонтитул текущий номер страницы, если отмечен галочкой пункт «Выводить с:». В расположенном рядом поле можно указать, с какого номера страницы будет выведен колонтитул.
На закладке «Шрифт» можно выбрать шрифт для вывода текста колонтитула. По умолчанию колонтитул выводится тем же шрифтом, что и текст таблицы — Arial, 8 пт. На закладке «Положение» (рис. 9) выберем положение надписи на странице в правом нижнем углу и щелкнем «ОК».
Теперь программа будет автоматически нумеровать страницы отчета, начиная с первой. Это можно проконтролировать, просмотрев отчет перед печатью (рис. 10 на с. 10). Но введенная описанным способом автонумерация страниц будет работать только в текущем отчете. Если вы сформируете Главную книгу заново, номера страниц пропадут. Чтобы эта опция работала в отчете постоянно, колонтитул с выводом номеров страниц нужно определить для этого отчета в Конфигураторе.
Закроем окно «1С: Бухгалтерии» и откроем информационную базу в режиме Конфигуратора. Отыщем в дереве метаданных ветвь «Отчеты» и выберем в ней отчет «Главная Книга», свойства которого мы намерены редактировать (рис. 11). Дважды щелкнув на нем мышкой, откроем окно его свойств (рис. 12).
На закладке «Диалог» показана форма диалога для настройки параметров отчета. На закладке «Модуль» открывается доступ к тексту программного модуля на макроязыке «1С», с помощью которого исполняется запрос к информационной базе и разворачиваются в виде таблицы результаты его работы.
Отчет «Главная Книга» имеет две табличные части — на русском и на украинском языках. Доступ к таблицам открывают две соответствующие закладки.
Перейдем на закладку «Таблица» (рис. 13 на с. 11). На ней сконструирована табличная часть отчета «Главная книга». Структура таблицы довольно сложная. При формировании отчета в ней автоматически (в цикле) добавляются и строки, и колонки. Но нас интересует только колонтитул этой таблицы. Редактируются колонтитулы из Конфигуратора точно так же, как и в режиме «1С: Бухгалтерии»:
1. Проверим, что кнопка «Только просмотр» панели инструментов «Редактор таблиц» отжата.
2. Выполним команду «Таблица → Колонтитул» из главного меню Конфигуратора (см. рис. 7) и выберем верхний или нижний колонтитул.
3. В открывшемся окне редактирования свойств колонтитула введем текст «#P» на закладке «Колонтитул» так же, как на рис. 8. Проверим, что отмечен флажок вывода колонтитулов на печать, начиная с первой страницы.
4. Перейдем на закладку «Положение» и укажем ориентацию колонтитула относительно страницы (см. рис. 9).
5. Закроем окно свойств колонтитула, щелкнув мышью на кнопке «ОК».
Остается только закрыть окно отчета «Главная книга», затем — окно с деревом конфигурации. Программа выдаст предупреждение: «Данные были модифицированы. Сохранить?»
Ответим «Да», и новая конфигурация будет записана на диск.
Для проверки внесенных изменений опять запустим «1С: Бухгалтерию». Это можно сделать непосредственно из Конфигуратора. Сформировав отчет «Главная книга», убедимся, что в печатную форму таблицы добавляются номера страниц и без нашего вмешательства.
Номера страниц будут добавляться при каждом формировании этого отчета. Если же сформировать этот отчет с табличной частью на украинском языке (для этого нужно константу «Формы на украинском» установить в значение «Да»), номеров страниц в отчете не будет, ведь мы добавили колонтитул только в русскоязычный вариант таблицы.
Описанным способом можно добавить колонтитул с номером страницы и в другие многостраничные отчеты — карточку счета, карточку субконто и т. д. Внесенные вами изменения останутся в структуре метаданных до обновления релиза «1С: Бухгалтерии».
